5.1 Collegebrief onjuiste toepassing verdeelsleutel begroting VRZ

Aan college van burgemeester en wethouders van de Zeeuwse gemeenten Onderwerp: Onjuiste toepassing verdeelsleutel begroting

Geacht college, Op verzoek van het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Zeeland informeren wij u over het volgende. Onjuiste toepassing verdeelsleutel begroting Bij het opstellen van de VRZ-begroting 2024 (begin dit jaar), is geconstateerd dat in de periode 2016 t/m 2023 een fout is gemaakt in de berekening van de gemeentelijke bijdragen in de begrotingen van Veiligheidsregio Zeeland. Dit betekent dat over deze jaren gemeenten te veel of te weinig doorberekend hebben gekregen op basis van de kostenverdelingssystematiek zoals beschreven in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zeeland (GR). Wij betreuren dat deze fout heeft kunnen ontstaan en willen u door middel van deze brief informeren over de oorzaak en de gekozen oplossing. Opbouw verdeelsleutel Voor de berekening van de gemeentelijke bijdragen in onze begroting gaan wij uit van de op dat moment geldende GR. Daarin staat dat de bijdrage als volgt wordt berekend: 1. Regionale bijdrage per gemeente. Dit zijn vaste bedragen per gemeente; 2. Bijdrage per gemeente, te verdelen op basis van de verhouding tussen de gemeenten in het cluster Orde & Veiligheid vanuit het gemeentefonds; 3. Een bijdrage per gemeente ten behoeve van de uitvoering van de taken voor bevolkingszorg en de daarbij behorende overheadkosten op basis van inwoneraantallen. 4. Mitigatiebijdrage.

Dit betreft een vast bedrag vanaf 2013 om gemeenten met nadelen als gevolg van de overgang naar deze verdeelsleutel te compenseren. 5. In de periode 2013 t/m 2021 was sprake van een ingroeiregeling om de verschillen tussen berekening op basis van historische kosten en de berekening op basis van de verhoudingen in het cluster Orde & Veiligheid van het gemeentefonds in 2013 geleidelijk (in 8 jaar) te overbruggen. Kortom, meerdere factoren hebben invloed op de totstandkoming van de gemeentelijke bijdrage.

• Crisisbeheersing en Rampenbestrijding • Risicobeheersing • Brandweerzorg • Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR)

Datum: 19-09-2023

Verzenddatum: 19-09-2023

Inlichtingen: Bestuursondersteuning VRZ Tel. : 0118 – 42 11 00 Fax : 0118 – 42 11 01 Email: Bestuursondersteuning@vrzeeland.nl

Aantal bijlagen: 6

Adres: Postbus 8016 4330 EA Middelburg Segeerssingel 10 4337 LG Middelburg Internet: www.vrzeeland.nl Bank: IBAN: NL06BNGH0285027956 BIC: BNGHNL2G t.n.v. Veiligheidsregio Zeeland

1

Hoe is de fout ontstaan? Zoals hierboven beschreven, wordt een belangrijk deel van de gemeentelijke bijdragen aan VRZ, gedekt uit het gemeentefonds. Het gemeentefonds wordt door de Rijksoverheid periodiek herijkt. Door wijzigingen in het gemeentefonds in de afgelopen jaren zijn de inkomsten voor gemeenten veranderd en daarmee de onderlinge verhoudingen in de totale gemeentelijke bijdrage aan VRZ. De wijzigingen in het gemeentefonds hebben onterecht invloed gehad op de mitigatiebijdrage en de ingroeiregeling, terwijl dit vaste bedragen zijn die zijn berekend door verschil te bepalen tussen historische kosten en verhouding in het cluster Orde & Veiligheid uit het gemeentefonds in 2013. Meer achtergrondinformatie over de opbouw van de verdeelsleutel en de ontstane fout vindt u in bijlage 1 en 2. Het gaat om een interne fout, die mede door de ingewikkelde berekeningswijze van de gemeentelijke bijdragen in de gemeenschappelijke regeling, tot interpretatieverschillen heeft geleid en daardoor niet is opgemerkt. Deze fout is helaas zowel intern als extern niet opgemerkt. Gevolgen Voor de omvang van de begrotingen van VRZ heeft dit geen consequenties (gehad). De totale bijdrage die VRZ aan de gemeenten heeft berekend is juist, echter de onderlinge verdeling van het totaalbedrag tussen de gemeenten is onjuist berekend.

Dit betekent dus dat sommige gemeenten te veel en andere gemeenten te weinig hebben doorberekend gekregen vanuit VRZ. In bijlage 3 vindt u een overzicht van de gecorrigeerde bedragen per gemeente. Gelopen proces Bij het ontdekken van de fout zijn de volgende acties ondernomen: • Het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van VRZ zijn op de hoogte gebracht. • De berekening van de correcte gemeentelijke bijdragen over de jaren 2023 en 2024 (lopende begrotingsjaren) zijn in de reguliere P&C-cyclus verwerkt in de programmabegroting 2024 en de tweede begrotingswijziging 2023. Deze documenten zijn voor zienswijzen aan u voorgelegd. • Het dagelijks bestuur heeft opdracht gegeven tot het inwinnen van onafhankelijk advies: • 1. Juridisch advies (adviesbureau Cooperación, bijlage 4). Uit de bevindingen blijkt dat vanuit juridisch oogpunt geen afdwingbare verplichting volgt tot herberekening. Dit neemt niet weg dat het politiek gezien wenselijk kan zijn om tot een herberekening over te gaan. • 2. Controle van de kostentoedeling (Bosland Advies & Projectmanagement, bijlagen 1 en 2). VRZ heeft een herberekening verricht op de jaren 2016 t/m 2022. Deze herberekeningen zijn door Bosland Advies & Projectmanagement gecontroleerd en gevalideerd voor de jaren 2017 t/m 2022.

Bosland concludeert dat de tekst van de geldende GR in 2016 onvoldoende duidelijk is om voor de begroting 2016 tot een oordeel te komen. • Over het al dan niet corrigeren van de bijdrage over de jaren 2016 t/m 2022 heeft het algemeen bestuur op 7 juli 2023 gesproken. Naar aanleiding van deze vergadering van het algemeen bestuur is de werkgroep Verbonden Partijen van de Vereniging voor Zeeuwse Gemeenten (VZG) gevraagd een procesvoorstel uit te werken, met als vertrekpunt volledige verrekening. • De werkgroep Verbonden Partijen heeft op 12 september 2023 zijn advies opgeleverd (bijlage 5). De werkgroep adviseert in het boekjaar 2023 in één keer een volledige verrekening op basis van de juiste verdeelsleutel via VRZ uit te voeren. Ten tijde van het opstellen van het advies was de werkgroep Verbonden Partijen nog niet op de hoogte van het advies van Bosland Advies & Projectmanagement over 2016. Beide adviezen zijn integraal besproken in de vergadering van het algemeen bestuur op 14 september.

2

Oplossing Het algemeen bestuur heeft op 14 september besloten over te gaan tot volledige verrekening in één keer in het boekjaar 2023 op basis van de juiste verdeelsleutel voor alle gemeenten over de periode 2017 t/m 2022. VRZ zal de financiële afwikkeling faciliteren. Dit betekent dat u op korte termijn een factuur dan wel creditnota ontvangt voor de financiële afwikkeling over de periode 2017 t/m 2022. Wij verzoeken u deze brief te bespreken tijdens uw collegevergadering op uiterlijk 26 september en deze brief vervolgens door te geleiden naar uw gemeenteraad. Daarnaast ontvangt u in opdracht van het algemeen bestuur een overzicht veelgestelde vragen die u kunt gebruiken om uw gemeenteraad nader te informeren. Tot slot zullen de voorzitter en waarnemend directeur op 27 september om 9:00 uur in een persgesprek toelichting geven op de ontstane situatie en de oplossing daarvan. We realiseren ons dat de ontstane situatie impact heeft voor uw gemeente en dat betreuren wij. Uiteraard zullen we intern kritisch kijken om een dergelijke fout in de kostenverdeling in de toekomst te voorkomen. Namens het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Zeeland, Voorzitter H.J.A. van Merrienboer

Secretaris J. Gaemers

3

Bijlagen Bijlage 1: Brief Bosland Advies & Projectmanagement kostenverdeelsleutel VRZ 2022 (17 augustus 2022) Bijlage 2: Onderzoek toepassing kostenverdeelsleutel Bosland Advies & Projectmanagement (8 september 2023) Bijlage 3: Gevalideerde bedragen voor 2017 t/m 2022

Bijlage 4: Adviesrapportage Cooperación (5 juni 2023) Bijlage 5: Adviesrapportage werkgroep Verbonden Partijen VZG (12 september 2023) Bijlage 6: Overzicht veelgestelde vragen

4