5.1 Beheersorganisatie havengebied Vlissingen en Borsele 1.2

Stichting Beveiliging Haven Vlissingen/Borsele

|

4 mei 2023 #FAF AD2

Doel en inrichting van de beoogde beheersorganisatie

Versiebeheer: Versie 0.1: 14 april 2023 Versie 0.2: 26 april 2023 Versie 1.0: 4 mei 2023 Versie 1.1.: 12 mei 2023

Beheersorganisatie

|

Aanleiding

De scope van maatregelen die binnen het project ‘fysieke beveiligingsmaatregelen Bijleveldhaven’ vallen, zijn in het Mainportprogramma beschreven, zie figuur 1. Tijdens de ISC bijeenkomst op 20 december 2022, is bepaald dat ook aanvullende maatregelen binnen de projectscope vallen, waaronder de realisatie van een beheersorganisatie, zie figuur 2. Collectief beheer van de beveiligingsmaatregelen in de Bijleveldhaven was de onderligger voor de wens een beheersorganisatie te realiseren.

Figuur 1: maatregelen benoemd in Mainportprogramma (bron: Mainport Meerjarenprogramma 2023-2030)

2

Figuur 2: opsomming beoogde maatregelen ISC 20/12/22 (bron: notulen ISC 20/12/22)

Beheersorganisatie

|

Voortschrijdend inzicht

Uit nadere analyse bleek dat er nog andere argumenten zijn voor de realisatie van een beheersorganisatie: 1. Uit de stakeholder analyse blijkt dat er bij de ondernemers in de haven van Vlissingen/Borsele behoefte is aan: Visievorming op beveiliging in de haven Samenwerking tussen alle partijen, publiek en privaat Gezamenlijk stellen van doelen en komen tot acties ter verbetering van de fysieke beveiligingsmaatregelen Deze uitkomsten van de stakeholderanalyse maken de realisatie van een beheersorganisatie logisch. 2. De No-regret gelden zijn ter beschikking gesteld voor incidentele maatregelen gericht op het bestrijden van grootschalige georganiseerde criminaliteit. De gelden zijn verder beschikbaar gesteld op basis van cofinanciering (gemeenten, North Sea Port en ondernemers). Mede met het oog op toekomstige overheidsfinanciering maken beide bepalingen een publiek-private organisatievorm die richting geeft aan de realisatie van maatregelen in de haven van Vlissingen/Borsele noodzakelijk. 3. In Moerdijk is reeds een organisatie aanwezig voor het collectieve beheer van bestaande beveiligingsmaatregelen en de ontwikkeling van nieuwe maatregelen: de Stichting Beveiliging Industrieterrein Moerdijk (SBIM). Deelname aan deze stichting is in de vestigingsvoorwaarden als verplichting opgenomen.

Het bestuur van de stichting bestaat uit de gemeente Moerdijk, Port of Moerdijk, Politie en een afvaardiging van de ondernemers in Moerdijk. De SBIM vormt de visie op beveiliging, biedt een structuur voor samenwerking en stelt (ontwikkel)doelen en zorgt ervoor dat projecten worden gestart. De projecten worden uitgevoerd door projectleiders van het Mainportprogramma. Een vergelijkbare stichting zou in de haven van Vlissingen/Borsele mogelijk zijn.

Beheersorganisatie Vlissingen/Borsele

| Doel

De op te richten Beheersorganisatie in de haven van Vlissingen/Borsele heeft als doel: Partijen te verenigen en te komen tot publiek-private samenwerking in de realisatie en het beheer van collectieve security en safety maatregelen. Activiteiten die vallen onder de beheersorganisatie: • Vormen van een visie en beleid t.a.v. security en safety binnen het beheersgebied • Komen tot menings- en besluitvorming n.a.v. visie en beleid • Opdracht geven tot en toezien op uitvoering van realisatieprojecten • Financiële middelen realiseren en beheren: • No-Regret gelden • Cofinanciering projecten • Toezien op verantwoording bestedingen

Beheersorganisatie Vlissingen/Borsele

| Inrichting

De voorgestelde inrichting van de Beheersorganisatie is als volgt: Organisatievorm Als organisatievorm wordt een stichting voorgesteld. Belangrijkste motivaties daarvoor zijn: Non-profit: De Beheersorganisatie dient een commercieel belangeloze organisatie te zijn. Dat maakt dat er feitelijk twee organisatievormen in aanmerking komen: stichting en vereniging. Beleid- besluitvorming: in een stichting bepaalt het bestuur het beleid en de acties die daaruit volgen. Dit in tegenstelling tot een vereniging, waar besluiten alleen d.m.v. een stemming in een ledenvergadering genomen kunnen worden. In het licht van de ambitie om de Beheersorganisatie uit te breiden met alle bedrijven in de haven, komt dit ten goede van de snelheid van besluitvorming. Eenvoud van oprichting/wijziging: het oprichten van een Stichting moet bij de Notaris gebeuren. Het proces van oprichting is laagdrempelig en de kosten voor oprichting zijn beperkt: €70,- voor de inschrijving bij de KVK + de notariskosten (naar schatting €1.000,-). Voor de oprichting moet een bestuur worden geformeerd en dienen statuten opgesteld te worden. Bestuur In navolging van het advies van de Notaris. Is het voorstel om de stichting in te richten met een uitvoerend en niet uitvoerend bestuur. Het niet uitvoerende bestuur is feitelijk het toezichthoudende orgaan van de stichting en kiest uit haar midden een uitvoerend bestuur.

Het uitvoerende bestuur bestaat in elk geval uit een secretaris en een penningmeester. Voor de Stichting Beveiliging Haven Vlissingen-Oost is het advies om een 3-koppig uitvoerend bestuur aan te wijzen, dat bestaat uit vertegenwoordigers van de gemeenten, North Seaport en de bedrijven. Raad van Advies De Raad van Advies bestaat uit vertegenwoordigers van Politie, Douane en KMAR. Deze diensten kunnen vanuit hun publieke taak geen onderdeel uitmaken van de Beheersorganisatie maar wensen wel betrokken te zijn bij de Beheersorganisatie. De Raad van Advies kan op elk moment gevraagd en ongevraagd advies geven aan de Beheersorganisatie. Op deze manier is de betrokkenheid van en de samenwerking met de diensten geborgd.

Beheersorganisatie Vlissingen/Borsele Rollen in het bestuur Het niet uitvoerende bestuur levert de voorzitter van het bestuur en kiest uit haar midden het uitvoerende bestuur. Het uitvoerende bestuur van de Stichting Beveiliging Haven Vlissingen-Oost bestaat drie uit drie bestuursleden: een secretaris, een penningmeester en een algemeen bestuurslid. Figuur 3 geeft een overzicht van de partijen, vertegenwoordiger en de rollen in de stichting. Het voorstel is om de rol van voorzitter (niet-uitvoerend bestuur) te rouleren tussen de beide Burgemeesters. De periode van voorzitterschap is in overleg nader te bepalen.

| Inrichting

Partij

Vertegenwoordiger

Uitvoerend / niet uitvoerden

Rol

Gemeenten Vlissingen

Niet uitvoerend bestuur

Voorzitter

Gemeente Borsele

Uitvoerend

Algemeen Bestuurslid

Bow Terminal

Niet-uitvoerend

Algemeen Bestuurslid

ZZC

Niet-uitvoerend

Algemeen Bestuurslid

AMC

Niet-uitvoerend

Algemeen Bestuurslid

Supermaritime

Niet-uitvoerend

Algemeen Bestuurslid

North Seaport

Uitvoerend

Secretaris

Mainport programma

Advies aan uitvoerend bestuur

Adviseur

Lineage Medibel Juice Terminal

Voor de invulling van de Penningmeester-positie hebben zich de vertegenwoordigers van Medibel en Lineage gemeld – met hen volgt een overleg over de invulling. De Penningmeester krijgt ondersteuning van een onafhankelijk financieel adviseur.

Verantwoordelijkheden en taken per rol: Figuur 3: voorgesteld uitvoerende en niet uitvoerende bestuursleden Elke vaste rol in het bestuur heeft specifieke verantwoordelijkheden en taken. De taken van de Penningmeester kunnen uitbesteed worden, echter het bestuurslid met de rol van Penningmeester blijft verantwoordelijk voor de resultaten. Het aanbod van gemeente Borsele is om de controller van de gemeente Borsele de uitvoerende taken van de Penningmeester te laten uitvoeren. Voorzitter: Is het gezicht van de stichting Taken: • Leiden vergaderingen • Leiden van het bestuur • Vertegenwoordiging van het bestuur naar binnen en naar buiten

Secretaris: is de schrijver van de stichting Taken: • Notulen vergadering verzorgen • Stukken schrijven namens de stichting • Brieven/stukken archiveren

Penningmeester: Beheert het geld van de stichting Taken: • Kasbeheer • Betalen en factureren • Bijhouden kasboek • Maken financieel jaarverslag • Bewaken begroting

Beheersorganisatie Vlissingen/Borsele

| werkwijze en financiering

Werkwijze

Vergaderfrequentie – het voorstel is om vanaf de oprichting in mei 2023 het bestuur nog in elk geval 3 maal bijeen te laten komen (ongeveer om de maand). In de opstartfase van de Stichting is afstemming belangrijk. Voor een regulier jaar (vanaf 2024) is het uitgangspunt dat er 4 bestuursvergaderingen zijn.

Agenda Bestuursvergaderingen – In lijn met de doelstelling en de activiteiten van de Stichting is de agenda van de bestuursvergadering toegespitst op: - Vormen en bevestigen van de visie op beveiliging in de haven van Vlissingen/Borsele - Vaststellen en volgen van realisatieprojecten - Budgetbeheer

Realisatie van Projecten – De realisatie van projecten ligt bij het Mainport programma die hiervoor projectleiders beschikbaar heeft. De projectleiders houden buiten de bestuursvergaderingen om contact met de Beheersorganisatie via de Secretaris. Tijdens de bestuursvergaderingen geven de projectleiders een statusupdate. Financiering

Cofinanciering – De basis voor het budget van de Beheersorganisatie zijn de door de Rijksoverheid beschikbaar gestelde No-regret gelden. Zoals benoemd is een van de voorwaarden voor de toekenning van deze gelden dat maatregelen o.b.v. cofinanciering tot stand komen. De partijen die onderdeel zijn van de cofinanciering zijn de Gemeenten, North Sea Port en de ondernemers.

Cofinanciering in de praktijk – In de praktijk betekent cofinanciering dat per project gekeken moet worden naar de stakeholders voor de respectievelijke inbreng van budget voor de realisatie. In de bijlage van dit document worden 2 fictieve voorbeelden beschreven ter verduidelijking.

‘Kosten voor deelname aan de Stichting’ – In Moerdijk betalen alle aangesloten bedrijven een fee die wordt bepaald o.b.v. een aantal criteria die vastliggen in de statuten. Uit het budget dat hierdoor beschikbaar komt wordt de collectieve beveiligingsdienstverlening (meldkamer + surveillant) betaald. Op dit moment is een collectieve beveiligingsdienstverlening voor Vlissingen/Borsele niet voorzien, waardoor er voor alsnog geen aanleiding lijkt voor een fee voor deelname aan de Stichting Beveiliging Haven Vlissingen/Borsele. Het bestuur kan besluiten dat er in de toekomst toch een fee wordt geheven.

Beheersorganisatie Vlissingen/Borsele

| Blik op de toekomst

In de realisatie van de Stichting Beveiliging Haven Vlissingen/Borsele kiezen we voor de aanpak ‘think big, start small’. Daarom zal de Stichting starten in de Bijlveldhaven, met de partijen die hierbij betrokken zijn: Supermaritime, AMC, Medibel Juice Terminal, ZZC, Bow Terminal, Lineage, North Sea Port, Gemeente Vlissingen, Gemeente Borsele. In de Raad van Advies zullen Douane, Politie en KMAR vertegenwoordigd zijn. Omdat de veiligheid in de haven van Vlissingen-Oost verder reikt dan de Bijleveldhaven, is de ambitie is om in de toekomst de beheersorganisatie uit te breiden met bedrijven uit andere delen van de haven van Vlissingen-Oost. Dit is overeenkomstig met de wens van de bestuurders in de Havendriehoek (haventafel). Op welke manier en onder welke voorwaarden de beheersorganisatie in de toekomst wordt uitgebreid is nader te bepalen.

Cofinanciering

| Fictief voorbeeld 1

Digitale identiteit en biometrische verificatie Eén van de maatregelen die genoemd is in het Mainport meerjarenprogramma is Biometrische toegangscontrole. Wanneer deze maatregel gerealiseerd wordt is er dus o.b.v. cofinanciering budget beschikbaar vanuit de No-regret gelden. De No-Regret gelden kunnen alleen ingezet worden voor incidentele maatregelen die ten goede komen aan het bestrijden van georganiseerde criminaliteit. Er moet dus een relatie zijn met openbare orde en veiligheid. Dat betekent dat de No-regret gelden niet ingezet kunnen worden voor maatregelen t.b.v. een individuele ondernemer.

In het geval van biometrische toegangscontrole houdt dit in dat de No-Regret gelden wel ingezet kunnen worden voor: - Een proof of concept / pilot - Collectieve inkoop / raamovereenkomst met leverancier (collectieve aanbesteding, collectieve projectleiding, etc.) - Stimuleringssubsidie aan ondernemers die biometrische toegangscontrole adopteren De financiële bijdrage van de ondernemers aan de realisatie van biometrische toegangscontrole zou zijn: - Kosten voor implementatie van biometrische toegangscontrole op het eigen terrein (software, hardware) - Running costs biometrische toegangscontrole (uitgifte passen, onderhoud hardware/software) De financiële bijdrage van North Sea Port zou kunnen zijn - Bijdrage aan de stimuleringssubsidie voor ondernemers die biometrische toegangscontrole adopteren.

Cofinanciering

| Fictief voorbeeld 2

Slimme hekwerken Eén van de maatregelen die genoemd is in het Mainport meerjarenprogramma is de toepassing van slimme hekwerken. Wanneer deze maatregel gerealiseerd wordt is er dus o.b.v. cofinanciering budget beschikbaar vanuit de No-regret gelden. De No-Regret gelden kunnen alleen ingezet worden voor incidentele maatregelen die ten goede komen aan het bestrijden van georganiseerde criminaliteit. Er moet dus een relatie zijn met openbare orde en veiligheid. Dat betekent dat de No-regret gelden niet ingezet kunnen worden voor maatregelen t.b.v. een individuele ondernemer. In het geval van biometrische toegangscontrole houdt dit in dat de No-Regret gelden wel ingezet kunnen worden voor: - Een proof of concept / pilot - Collectieve inkoop / raamovereenkomst met leverancier (collectieve aanbesteding, collectieve projectleiding, etc.) - Stimuleringssubsidie aan ondernemers die slimme hekwerken installeren De financiële bijdrage van de ondernemers aan de plaatsing van slimme hekwerken zou zijn: - Kosten voor plaatsing van de hekwerken op het eigen terrein (software, hardware) - Onderhoud en reparatie van de hekwerken De financiële bijdrage van North Sea Port zou kunnen zijn - Bijdrage aan de stimuleringssubsidie voor ondernemers die slimme hekwerken plaatsen - Financiering van hekwerk op grondgebied van NSP - Deel-financiering van specifieke hekwerken, bijvoorbeeld langs de nieuw

aan te leggen rondweg