Document · PDF

4.5 Boardletter 2021 - Gemeente Borsele

Besluitvormende raadsvergadering 7 april 2022, gemeente BorseleBij agendapunt: Ingekomen stukken/Klankbordgroepen8.276 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Boardletter Gemeente Borsele Boekjaar 2021

Aan de leden van de auditcommissie van de Gemeente Borsele Postbus 1 4450 AA HEINKENSZAND

ONDERWERP: Boardletter 2021

23 februari 2022

Geachte leden van de auditcommissie, Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021 van gemeente Borsele hebben wij de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld, teneinde onze controlewerkzaamheden in overeenstemming met Nederlands recht waaronder de controlestandaarden te kunnen bepalen. De opzet, het bestaan en in voorkomende gevallen de werking van de interne beheersingsmaatregelen van de belangrijkste bedrijfsprocessen, inclusief de geautomatiseerde gegevensverwerking, in de gemeente zijn beoordeeld en getoetst, zodat we een terugkoppeling kunnen geven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. Onze bevindingen zijn gebaseerd op de normale werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Deze brief bevat daardoor niet alle onvolkomenheden in de organisatie, die bij een eventueel uitgebreid en hierop specifiek gericht onderzoek naar voren zouden kunnen komen. Zoals u zult begrijpen, is de managementletter van nature kritisch. Wij rapporteren over de eventuele leemtes of mogelijkheden ter verbetering van de financiële en administratieve processen, de administratieve organisatie daarvan en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing.

Op uw verzoek geven wij in deze boardletter aan op welke wijze verbeteringen van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing kunnen worden gerealiseerd. De aanbevelingen en oplossingsrichtingen zoals beschreven in deze boardletter bieden het college handvatten voor deze uitwerking. Wij hebben de concept managementletter, welke als basis dient voor deze boardletter, toegelicht en besproken met de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. Deze boardletter is door ons opgesteld voor uw informatie en mag niet zonder onze uitdrukkelijke toestemming geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking worden gesteld. Wij danken het college en de medewerkers van de gemeente Borsele voor de samenwerking en zijn graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. R. Opendorp RA

Inhoudsopgave CONTACT drs. R. Opendorp RA Partner r.opendorp@bakertilly.nl D. Eijke MSc RA Senior Manager d.eijke@bakertilly.nl R. Buijze MSc Junior Manager r.buijze@bakertilly.nl

1. Bestuurlijke samenvatting

2. Bevindingen en aandachtspunten

3. Bevindingen IT-beheersing

Bijlage 1: Actuele ontwikkelingen

KANTOORGEGEVENS Baker Tilly (Netherlands) N.V. Stationspark 8b 4462 DZ Goes Postbus 85 4460 AB Goes 0113 – 24 20 00

1. Bestuurlijke samenvatting 4

1. Bestuurlijke samenvatting Timing van werkzaamheden Onze bevindingen in de boardletter zijn gebaseerd op de door ons uitgevoerde interim-controle tot en met medio november 2021. Eventuele ontwikkelingen die hierna hebben plaatsgevonden zijn daarom niet meegenomen in deze managementletter.

Algemene conclusie interne beheersing De interne beheersing van de gemeente Borsele is in de basis op orde. We hebben geen significante tekortkomingen in de AO/IB van de gemeente Borsele geconstateerd. Wel geven we in deze boardletter een aantal aanbevelingen om processen verder te optimaliseren. Daarnaast gaan we in op de noodzaak tot het verder ontwikkelen van de algehele beheersomgeving en verdere verbetermogelijkheden binnen de IT-beheersing.

Ontwikkeling interne beheersing We constateren dat de gemeente op een aantal punten haar interne beheersing heeft verbeterd. Voorbeelden hiervan zijn de verbetering van het financieel afsluitproces bij de jaarrekening 2020, het opstellen van een intern controleplan en het vaststellen van de “Notitie Prestatielevering” met als doel de prestatielevering effectiever te borgen in het inkoopproces. Wij vinden dit positieve ontwikkelingen. Anderzijds constateren we dat een aantal boardletter punten bewust nog niet is opgevolgd in 2021. In verband met de overgang naar een nieuw financieel pakket in 2022 heeft de gemeente ervoor gekozen om een aantal van onze boardletter punten op te pakken bij de invoering van het nieuwe financieel pakket. Wij vertrouwen erop dat het college de opvolging van deze punten bij de implementatie van het nieuwe financiële pakket borgt. Verder vragen we aandacht voor de doorontwikkeling van interne controles.

Covid-19 heeft ook voor 2021 nog een belangrijke invloed op de gemeente, de gemeentelijke processen en de financiële stromen. In lijn met voorgaand jaar heeft de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers), welke uitgevoerd wordt door GR de Bevelanden maar welke verantwoord wordt in de jaarrekening van de gemeente Borsele, doorgelopen. Wij verzoeken het college om concrete afspraken te maken met GR de Bevelanden over de (tijdige) aanlevering van verantwoordingsinformatie. Daarnaast adviseren we de gemeente om voor de jaarrekeningcontrole 2021, net als vorig jaar, in kaart te brengen welke impact Covid-19 heeft gehad en indien noodzakelijk tijdig acties te ondernemen, zoals bij verstrekte subsidies waarbij de prestatieverplichtingen mogelijk niet gerealiseerd zijn in boekjaar 2021. 5

1. Bestuurlijke samenvatting Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf 2022 dient het college van burgemeester en wethouders zelfstandig verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid. Om dit te kunnen realiseren heeft de gemeente een aantal stappen gezet. Zo heeft de gemeente in 2021 haar financieel afsluitingsproces verbeterd, een intern controleplan 2021 opgesteld en richtlijnen vastgesteld omtrent de prestatielevering binnen het inkoopproces. Daarnaast is in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording een plan van aanpak opgesteld en vastgesteld door de raad. Wel constateren we dat de gemeente met name ten aanzien van het opstellen van procesbeschrijvingen, het opstellen van een fraude-risicoanalyse en het implementeren van zichtbare beheersmaatregelen in de primaire processen nog stappen moet zetten. Daarnaast vragen we aandacht voor het (systeemtechnisch) borgen van de prestatielevering binnen het inkoopproces. Tevens constateren we dat de diepgang en de (onafhankelijke) uitvoering van interne controles nog verder ontwikkeld dient te worden. Wij vragen hiervoor aandacht aan het college.

Inkoop- en aanbestedingsproces Met ingang van 2021 heeft de gemeente Borsele gekozen om inkoopbureau West-Brabant in te huren om de gemeente te begeleiden in het uitvoeren van aanbestedingen. Op deze manier is het mogelijk het aanbestedingsproces beter te structureren en te professionaliseren hetgeen wij een goede ontwikkeling achten. Wel hebben wij ten aanzien van het inkoop- en aanbestedingsproces nog een aantal bevindingen en verbeterpunten. Zo constateren we dat binnen de gemeente Borsele geen verplichtingenadministratie aanwezig is en dat de volledigheid van het contractenregister niet structureel is geborgd. De gemeente heeft aangegeven dat de verplichtingenadministratie inmiddels is ingevoerd met de implementatie van het nieuwe financiële pakket in 2022. Tevens stellen we vast dat de prestatielevering van inkopen nog niet systeemtechnisch geborgd is. We achten het een positieve ontwikkeling dat de gemeente richtlijnen heeft opgesteld ten aanzien van de prestatielevering, maar we vragen wel aandacht voor de effectieve implementatie van de prestatielevering in het inkoopproces. Als laatste hebben we vastgesteld dat in het aanbestedingsproces geen structureel vier-ogen principe geborgd is ten aanzien van het proces verbaal en de interne kwaliteitsbeoordeling van offertes.

Actuele ontwikkelingen We hebben in deze boardletter een bijlage opgenomen met actuele ontwikkelingen. Belangrijke elementen zijn hier onder andere in het feit dat de commissie BBV afgelopen jaar een aantal belangrijke notities uitgebracht heeft. Dit betreft onder andere de Notitie Lokale Heffingen, de Kadernota Rechtmatigheid 2022, Addendum Kadernota rechtmatigheid 2021 en de notitie paragraaf bedrijfsvoering. In de bijlage worden de belangrijkste aandachtspunten toegelicht. Daarnaast is de regeling Schatkistbankieren gewijzigd, wat gevolgen heeft voor de verantwoording in de jaarrekening. Tot slot wijzen we u op een aantal ontwikkelingen binnen de vastgoedmarkt, het sociaal domein en de HR-processen.

2. Bevindingen en aandachtspunten 7

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.1 Algemeen Inleiding Doel en reikwijdte

Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordelen wij of de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor onze oordeelsvorming en geven wij geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferanalyses, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van ons oordeel.

Risicoanalyse

Onze risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico’s die voor de gemeente relevant zijn in onze controle meenemen. De risicoanalyse is een continue proces en stellen wij gedurende de controle indien nodig bij. De belangrijkste bij de gemeente onderkende risico’s / kernpunten in de controle zijn: • Waardering van de grondexploitaties. • Rechtmatigheid van lasten in het kader van de Europese aanbestedingsregelgeving. • De verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT). • Het risico dat het management van de gemeente de procesafspraken kan doorbreken, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Als wij kijken naar de jaarrekening van de gemeente ziet dit eventuele risico met name toe op de schattingsposten in de grondexploitatie. In ons verslag van bevindingen rapporteren wij naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole over bovenstaande punten. Deze punten zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar.

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.2 Processen - Controleomgeving Beeld interne beheersing Algemeen

We hebben geen significante tekortkomingen in de AO/IB geconstateerd. Wel constateren we dat de gemeente nog een aantal belangrijke stappen moet zetten in het kader van de naderende rechtmatigheidsverantwoording waarbij het van belang is dat reeds uitgevoerde controles binnen de gemeente zichtbaar gemaakt worden. Voor de belangrijkste processen van de gemeente zijn in onze managementletter een aantal bevindingen en aanbevelingen opgenomen. Deze kunnen helpen in het verder aanscherpen van de beheersing van de processen. We constateren dat deze punten bij de organisatie bekend zijn. In het vervolg van dit hoofdstuk hebben we een aantal aandachtspunten ten aanzien van de interne beheersing opgenomen.

Ontwikkeling interne beheersing

We constateren dat de gemeente twee managementletter punten uit boekjaar 2020 heeft opgevolgd. Op basis van de jaarrekening 2020 hebben we geconstateerd dat de gemeente Borsele haar afsluitproces aantoonbaar heeft verbeterd waarmee de bevinding opgevolgd is. Daarnaast hebben we vastgesteld dat de gemeente ons managementletterpunt ten aanzien van het interne controleproces heeft opgevolgd. We constateren ook dat de meeste van de managementletter punten uit 2020 nog niet volledig is opgevolgd. Voor een aantal punten is dit een bewuste keuze vanuit de gemeenten omdat met ingang van 2022 een nieuw financieel pakket geïmplementeerd is waarbij de door ons aangedragen bevindingen meegenomen worden. We vertrouwen erop dat de gemeente deze punten op een adequate manier opvolgt. In een aantal andere gevallen zijn er wel stappen gezet om bevindingen op te lossen, echter is de implementatie daarvan nog niet dusdanig dat de bevinding opgelost is. Een onderdeel waarin stappen zijn gezet betreft bijvoorbeeld het proces interne controle waarbij voor 2021 een intern controleplan is opgesteld waarmee de interne controle geformaliseerd wordt. Ten aanzien van het inkoopproces heeft de gemeente in 2021 richtlijnen opgesteld om de vastlegging van de prestatielevering effectiever te borgen.

Doordat onze bevindingen nog niet structureel geborgd zijn constateren we, in overeenstemming met afgelopen jaren, dat processen met name beheerst worden door interne controles achteraf. We stellen vast dat ten aanzien van deze controles nog enkele belangrijke stappen gezet dient te worden. Op pagina 11 hebben we onze bevindingen en adviezen omtrent interne controles verder uitgewerkt. We adviseren verder om meer (zichtbare) interne beheersmaatregelen aan te brengen in de primaire processen, om zo de hoeveelheid aan (formele) bevindingen te verminderen. Hiermee kan aangetoond worden of de gemeente zichtbaar in control is.

Procesbeschrijvingen

We hebben vastgesteld dat de gemeente Borsele, behoudens het subsidieproces, nog geen procesbeschrijvingen voor de belangrijkste financiële processen heeft opgesteld. We adviseren de gemeente in het kader van de naderende rechtmatigheidsverantwoording spoedig te starten met het beschrijven van de belangrijkste financiële processen. Daarbij is het ook van belang een koppeling te maken met de interne beheersmaatregelen binnen de gemeentelijke processen. 9

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.2 Processen - Inkopen Actualisatie beleidsdocumenten

We hebben geconstateerd dat in de nota grondbeleid nog oude regelgeving is opgenomen. Wij adviseren het college de diverse nota’s en beleidsdocumenten, daar waar noodzakelijk, te actualiseren en tevens zorg te dragen dat nota’s periodiek geactualiseerd worden. We hebben vastgesteld dat in december 2021 een nieuwe financiële verordening is vastgesteld, waarin termijnen voor de actualisatie van verschillende beleidsdocumenten staan opgenomen.

Inkoopproces

Ten aanzien van het inkoopproces hebben we de volgende openstaande verbeterpunten onderkend.

Contractenregister

Uit verkregen inlichtingen komt naar voren, in lijn met voorgaande jaren, dat het contractenregister nog niet volledig is. Wel is medewerkers vorig jaar verzocht is om contracten in Topdesk te registeren. De gemeente heeft aangegeven dat begin 2022 de volledigheid van het contractenregister gecontroleerd zal worden door middel van interne controles over het tweede halfjaar van 2021. We constateren dat er momenteel geen maatregelen zijn getroffen die ervoor zorgdragen dat het contractregister juist en volledig is. Wij vragen hiervoor aandacht.

Verplichtingenadministratie

In overeenstemming met eerdere jaren is binnen de gemeente geen sprake van een verplichtingenadministratie. De gemeente geeft aan dat er aandacht zal zijn voor het systeemtechnisch borgen van een verplichtingenadministratie bij de implementatie van het nieuwe financieel pakket in 2022. Door het niet hebben van een volledig contractenregister en het niet hebben van een verplichtingenadministratie heeft de gemeente geen actueel beeld van aangegane verplichtingen hetgeen de budgetbewaking bemoeilijkt.

Vastlegging prestatielevering

In voorgaande jaren stelden we vast dat geen sprake was van een eenduidige vastlegging van de prestatielevering binnen het inkoopproces. Om de eenduidige vastlegging van de prestatielevering binnen het inkoopproces te verbeteren heeft het College de Notitie Prestatieleveringen vastgesteld in 2021. Naleving van deze notitie zal worden getoetst door middel van het uitvoeren van interne controles over het tweede halfjaar. Gezien deze controles nog niet uitgevoerd konden worden hebben we nog niet vast kunnen stellen of de notitie helpt bij het eenduidig vastleggen van de prestatielevering bij het proces inkopen. Vanuit de afdeling financiën heeft aangegeven dat er procesmatig geen wijzigingen hebben plaatsgevonden in het inkoopproces ten opzichte van 2020. Wel is aangegeven dat binnen de organisatie meer aandacht is voor de prestatielevering, maar dat deze nog niet is geborgd in het primaire proces. Daarnaast merken wij op dat binnen de gemeente nog niet systeemtechnisch afgedwongen wordt dat de prestatielevering vastgelegd moet worden. De gemeente neemt deze aanbeveling mee bij de implementatie van het nieuwe financiële pakket in boekjaar 2022.

Mogelijkheid tot aanpassen factuurbedrag na autorisatie

Wij hebben sinds boekjaar 2019 geconstateerd dat het bedrag van de factuur in het systeem nog aangepast kan worden nadat deze is geautoriseerd. De gemeente heeft aangegeven dat deze bevinding inmiddels opgelost is door implementatie van een nieuw financieel pakket in 2022. Wij zullen dit bij de volgende interim-controle vaststellen.

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.2 Processen – Aanbestedingen, subsidies en omgevingsvergunningen Aanbestedingsproces Zichtbare functiescheiding bij proces-verbaal en beoordelingen van aanbestedingen

In de afgelopen jaren hebben we vastgesteld dat bij het opstellen van het proces verbaal van aanbesteding geen zichtbaar vier-ogen principe wordt toegepast. Daarbij constateerden we tevens dat de gemeente bij het uitvoeren van de kwaliteitsbeoordeling en de totaalbeoordeling geen zichtbaar 4-ogen-principe heeft geïmplementeerd. We constateren dat deze bevinding nog niet is opgevolgd in 2021. In het kalenderjaar 2021 heeft de gemeente gebruik gemaakt van verschillende externe aanbestedingsbureau waarbij de werkwijze per aanbestedingsbureau verschilt. De gemeente heeft dit zelf ook onderkend waardoor in 2021 besloten is in principe enkel nog samen te werken met het inkoopbureau West-Brabant zodat aanbestedingen op één manier kunnen plaatsvinden. Daarbij is ook besloten om aanbestedingen zoveel als mogelijk plaats te laten vinden via Tenderned zodat een aanbestedingsproces beter vastgelegd kan worden. Wij achten beide ontwikkelingen positief in het kader van het professionaliseren, structureren en het documenteren van het aanbestedingsproces. Mede omdat wijziging gedurende 2021 hebben plaatsgevonden is in 2021 nog geen sprake van een gestructureerd en eenduidig aanbestedingsproces. Om dit te realiseren adviseren wij het college naast de doorgevoerde verbeteringen in 2021 om een procesbeschrijving op te stellen waarmee één vaste aanbestedingswerkwijze wordt afgedwongen.

Daarnaast adviseren wij het college de betrokkenheid van minimaal twee personen zichtbaar te maken met betrekking tot het proces verbaal van aanbesteding en de kwaliteitsbeoordeling / totaalbeoordeling. In het verlengde daarvan adviseren we om middels interne controles periodiek het vier-ogen principe binnen het aanbestedingsproces te toetsen, om vast te stellen of de organisatorische maatregelen in de praktijk zijn opgevolgd.

Subsidieproces

We merken een tweetal bevindingen op ten aanzien van het subsidieproces.

Formele rechtmatigheidsfouten

Conform voorgaande jaren constateren we formele rechtmatigheidsfouten. We hebben vastgesteld dat het standaard aanvraagformulier niet gehanteerd was bij een subsidieaanvraag voor 2021. Daarnaast constateerden we bij een subsidievaststelling over boekjaar 2020 dat de vaststelling te laat had plaatsgevonden. Deze formele fouten hebben geen impact op ons oordeel, maar rapporteren wij wel. Wij adviseren het college waarborgen binnen het subsidieproces te treffen die de naleving van de algemene subsidieverordening borgen. We hebben wel geconstateerd dat de gemeente tweemaal per jaar middels interne controles de rechtmatigheid van de subsidielasten en de naleving van de subsidieverordening toetst. Dit achten we een positieve ontwikkeling.

Subsidieregister

Omgevingsvergunningen

We stellen tevens vast dat de gemeente geen jaarlijks subsidieregister opstelt. We adviseren de gemeente om een dergelijke subadministratie op stellen, om zo de interne beheersing binnen het subsidieproces te verbeteren. Een subsidieregister geeft onder andere volledig inzicht in de verstrekte subsidies met de uiterlijke data waarop de gemeente actie moet ondernemen. Dit helpt de afdeling om formele deadlines, vanuit de subsidieverordening, te voorkomen te overschrijden. In voorgaand jaar constateerden we dat er geen collegiale toetsing plaatsvindt op de uitgevoerde werkzaamheden om te komen tot een besluit ten aanzien van de omgevingsvergunningen. De gemeente heeft aangegeven dat deze bevinding in boekjaar 2021 nog niet is opgevolgd. Wij adviseren het college een zichtbare collegiale toetsing uit te laten voeren alvorens een omgevingsvergunning wordt verstrekt. Daarnaast heeft de gemeente aangegeven dat er uit de interne controles over het eerste halfjaar van 2021 enkele aansluitingsverschillen blijken tussen de financiële administratie en het vergunningensysteem. We adviseren de gemeente om waarborgen te treffen om dergelijke verschillen te voorkomen. 11

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.2 Processen - Interne controles Interne controles

Allereerst onderkennen we dat de gemeente Borsele een aantal verbeteringen heeft doorgevoerd ten aanzien het interne controleproces. We hebben vastgesteld dat de gemeente een intern controleplan heeft opgesteld. Hierin is onder andere een detailplanning opgenomen. Uit de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden in 2021 blijkt daarnaast een koppeling tussen het toetsingskader en de checklists. Echter, hebben we wel een aantal belangrijke nieuwe bevindingen onderkend. De interne controleafdeling van de gemeente bepaalt voor een aantal financieel belangrijke processen steekproeven die gecontroleerd worden in het kader van de interne controlewerkzaamheden. De gemeente heeft de uitvoering van de interne controle werkzaamheden in “ de lijn” belegd waardoor medewerkers van de primaire processen betrokken zijn bij de uitvoering van interne controlewerkzaamheden. De interne controleafdeling controleert vervolgens steekproefsgewijs de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Doordat interne controles uitgevoerd worden door medewerkers die betrokken zijn bij de primaire processen is in basis geen sprake van een onafhankelijke uitvoering. Dit risico wordt door de gemeente niet volledig ondervangen doordat de uitgevoerde interne controles slechts steekproefsgewijs worden gecontroleerd. Daarnaast is binnen de afdeling interne controle geen zichtbare review aanwezig.

Verder constateren we dat de getrokken steekproeven onzuiver zijn, doordat de test op de inkopen bijvoorbeeld ook subsidiekosten en inkomensoverdrachten bevat. Daarmee zijn de uitgevoerde steekproeven maar beperkt geschikt om te gebruiken ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Voor het bepalen van de steekproeven is het van belang om populaties zoveel als mogelijk uit te splitsen en apart te controleren. We adviseren, mede in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, om populaties beter uit te splitsen zodat uit te voeren controles gerichter kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast adviseren wij het college om de steekproefomvang en steekproefpopulatie met ons af te stemmen voordat de interne controlewerkzaamheden worden uitgevoerd zodat deze werkzaamheden beter afgestemd kunnen worden met onze werkzaamheden.

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.3 Frauderisicoanalyse Verantwoordelijkheid College

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het College van Burgemeester en Wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Status frauderisicoanalyse

Op basis van onze uitgevoerde interim-controle hebben wij vastgesteld dat de gemeente, in overeenstemming met vorig jaar, wel aandacht heeft voor frauderisico’s en de preventie daarvan, maar nog niet beschikt over een geformaliseerde frauderisicoanalyse. Wij adviseren om een frauderisicoanalyse op te stellen en deze te formaliseren. Wij adviseren het college verder om deze risicoanalyse uit te breiden met een gewogen afweging welke risico’s de gemeente accepteert en welke risico’s de organisatie mitigeert. De verbijzonderde interne controle kan ook aan waarde winnen als deze betrokken wordt bij de interne frauderisicoanalyse. Hierdoor sluiten de IC-werkzaamheden beter aan op de onderkende risico’s binnen de organisatie. Op deze wijze wordt de verbijzonderde interne controle volwaardiger en volwassener.

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.4 Overzicht bevindingen In het overzicht hiernaast is een overzicht gegeven van de ontwikkeling in het aantal bevindingen ten opzichte van het voorgaande boekjaar. Een overzicht van de detailbevindingen is opgenomen op de volgende pagina’s van deze managementletter.

Ontwikkeling bevindingen ten opzichte van 2020 Bevindingen met prioriteit hoog

Overige bevindingen

Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren

Waarvan opgelost in 2021

Resterende aanbevelingen uit voorgaande jaren

Aantal nieuwe aanbevelingen

Aantal openstaande aanbevelingen

Waarvan onderhanden maar nog niet afgerond per oktober 2021

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.4 Overzicht procesmatige bevindingen Onze bevindingen in de managementletter zijn gebaseerd op de door ons uitgevoerde interimcontrole tot en met medio november 2021. Eventuele ontwikkelingen die hierna hebben plaatsgevonden zijn om die reden niet meegenomen in de managementletter 2021. Deze werkzaamheden zijn dan ook niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van de organisatie als geheel. Voorgaande jaren hebben wij tijdens onze besprekingen met het college diverse aanbevelingen benoemd ter verdere optimalisering van de bestaande administratieve organisatie en interne beheersing. In deze boardletter geven wij u een schriftelijke update van onze bevindingen. In het overzicht hiernaast zijn de bevindingen met de ingeschatte prioriteit opgenomen. Een gedetailleerde beschrijving van de detailbevindingen is opgenomen in bijlage 1. De kleur van de het symbool geeft de status van de constatering aan.  = opgelost  = actie ondernomen, maar nog niet afgerond  = geen actie ondernomen  = nieuwe bevinding

Proces

Bevinding

Controleomgeving

Status

Prioriteit 2021

Prioriteit 2020

Geen (actuele) procesbeschrijvingen



Gemiddeld

Controleomgeving

Actualisatie beleidsdocumenten



Laag

Inkoop en aanbesteding

Geen (zichtbaar) vier-ogen principe bij opmaken proces verbaal van aanbesteding en totaalbeoordeling / kwaliteitsbeoordeling aanbestedingen



Gemiddeld

Inkoop en aanbesteding

Contractenregister is onvolledig / geen verplichtingen administratie aanwezig



Gemiddeld

Inkoop en aanbesteding

Autorisatie en onderbouwing prestatieleveringen



Hoog

Inkoop en aanbesteding

Mogelijkheid tot aanpassen factuurbedrag na doorlopen autorisatieproces inkopen



Gemiddeld

Subsidieverstrekkingen

Formele rechtmatigheidsfouten subsidieproces



Gemiddeld

Omgevingsvergunningen

Collegiale toetsing omgevingsvergunningen



Gemiddeld

Interne controle

Uitvoering van interne controles



Gemiddeld

Automatisering

Mandaatlijst



Gemiddeld

2. Bevindingen en aandachtspunten 2.4 Overzicht procesmatige bevindingen #

Proces

Bevinding

Automatisering

Status

Prioriteit 2021

Prioriteit 2020

Logging autorisaties in Workflow 2.0



Laag

Automatisering

Beheersen mutaties



Gemiddeld

Automatisering

Hoge rechten



Gemiddeld

Automatisering

Wachtwoorden netwerk



Gemiddeld

Automatisering

Soll-positie autorisatiematrix



Gemiddeld

Controleomgeving

Interne controle



Gemiddeld

Financieel afsluitproces



Hoog

3. Bevindingen IT-beheersing 17

3. Management samenvatting IT-beheersing Wij beschouwen de IT-omgeving van groot belang voor de gemeente Borsele en daarmee ook voor onze controle. De reden hiervoor is de hoge mate van directe verwevenheid van de IT-systemen met primaire processen binnen de organisatie. Het grote belang van de IT-omgeving leidt ertoe dat de organisatie bedrijfs- en controlerisico’s kan lopen als gevolg van tekortkomingen in de beheersing van de ITomgeving. Door de impact die tekortkomingen kunnen hebben, hanteren wij strengere normen voor het voldoen van de IT-omgeving, dan het geval zou zijn bij een organisatie waar de IT omgeving van minder groot belang is. Wij schatten in dat met name het waarborgen van de continuïteit van de IT-omgeving en toegangsbeveiliging tot IT-systemen van groot belang zijn voor de organisatie, omdat de impact van tekortkomingen in deze I-T aandachtsgebieden een relatief grote uitstroom van middelen en/of discontinuïteit van de organisatie kunnen veroorzaken.

Omgeving

Authenticatie

Autorisatie

Wijzigingsbeheer

Netwerk 2021

NVT

Netwerk 2020

NVT

Continuïteit

CiVision Middelen 2021 CiVision Middelen 2020 Netwerk Ten aanzien van authenticatie stellen we vast dat voor enkele accounts geen periodieke verplichte wachtwoordwijzigingen worden afgedwongen. Wij adviseren om deze accounts in samenspraak met GR De Bevelanden te beoordelen en wachtwoorden van alle ‘niet-serviceaccounts’ periodiek te laten verlopen. Verder stellen we vast dat autorisaties niet toegekend worden op basis van een functie-autorisatiematrix. Wij adviseren het college een functie-autorisatiematrix op te stellen en de ingerichte autorisaties daaraan periodiek en aantoonbaar te toetsen.

Overige punten m.b.t. bijvoorbeeld beleid binnen de organisatie hebben met name een indirecte impact op de organisatie en de jaarrekeningcontrole.

Continuïteit Ten aanzien van continuïteit constateren we dat de gemeente haar recovery en uitwijkprocedures nog verder kan optimaliseren. Wij raden het college aan om hiervoor in overleg te treden met GR De Bevelanden.

De mate van risico’s die gemeente Borsele loopt bij constateringen verschilt per aandachtsgebied. De kleur van de het symbool geeft de status van de constatering aan.

Verbetering benodigd op (korte) termijn Adviespunt, verdere aanscherping mogelijk

Impact op de controle

De inrichting van toegangsbeveiliging heeft een hoge impact op onze controle, net als wijzigingsbeheer. Tekortkomingen hierin kunnen zorgen voor inefficiënties in de controle en in het ergste geval het niet meer controleerbaar zijn van de organisatie.

Financiële applicatie De authenticatie binnen de financiële applicatie is op dit moment op orde. Ten aanzien van autorisatie zijn administrator-rechten niet beperkt tot onafhankelijke functionarissen. Wij adviseren de gemeente om een autorisatiematrix op te stellen en de ingerichte autorisaties periodiek zichtbaar te toetsen. De gemeente heeft aangegeven dat deze aanbeveling wordt meegenomen bij de inrichting van de nieuwe financiële applicatie. Ten aanzien van change-management constateren we dat risico-inschattingen niet zichtbaar worden vastgelegd en dat er niet wordt gewerkt met een testplan. Daarnaast vinden testwerkzaamheden op wijzigingen beperkt plaats. De resultaten hiervan worden niet vastgelegd. Wij raden het college aan om het wijzigingsbeheerproces aan te scherpen.

Toegangsbeveiliging

Wijzigingsbeheer

Continuïteit Overige punten

Op dit moment voldoende Belang voor de organisatie

Bijlage: Actuele ontwikkelingen 19

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Wijziging Schatkistbankieren In de beleidsdoorlichting schatkistbankieren van juli 2019 is onder meer geconstateerd dat decentrale overheden kampen met administratieve lasten bij schatkistbankieren. Het kabinet heeft in de beleidsdoorlichting het probleem erkend dat met name decentrale overheden die structureel rood staan en slechts incidenteel overtollige middelen hebben met hogere administratieve lasten te maken hebben dan gewenst is. Met een eventuele verhoging dan wel een andere berekening van het drempelbedrag komt het kabinet aan deze bezwaren tegemoet. Vanaf 1 juli 2021 is voor gemeenten (en provincies, waterschappen en hun gemeenschappelijke regelingen) met een begrotingstotaal tot € 500 miljoen de drempel voor het verplicht schatkistbankieren verhoogd naar 2% van het begrotingstotaal (was 0,75%) met een minimum van € 1 miljoen (was € 250.000). Voor gemeenten met een begrotingstotaal van € 500 miljoen of meer wordt de drempel € 10 miljoen (was € 3,75 miljoen) plus 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. Dit betekent dat de gemeente Borsele op basis van de verantwoordingsvoorschriften twee drempelbedragen voor 2021 moet hanteren, te weten: 

een drempelbedrag voor het eerste half jaar (huidige situatie);



een drempelbedrag voor het tweede half jaar (nieuwe situatie).

Voor de berekening van het nieuwe drempelbedrag heeft het Rijk de volgende voorbeeld berekening ter beschikking gesteld: https://www.dsta.nl/schatkistbankieren/documenten/publicaties/2021/06/29/voorbeeld-berekening-drempelbedrag In de voorbeeld jaarrekening welke Baker Tilly eind 2021 heeft gepubliceert is ook een verantwoordingsvoorbeeld voor de jaarrekening met een splitsing naar de oude en de nieuwe situatie opgenomen.

Notitie Lokale Heffingen Deze notitie (o.a. ter vervanging van de Notitie Riolering 2014) geeft een overzicht van alle relevante aspecten van lokale heffingen en bijbehorende voorzieningen en reserves met betrekking tot vraagstukken van begroting en verantwoording voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. In deze notitie zijn stellige uitspraken opgenomen, welke met ingang van begrotingsjaar 2022, of zoveel eerder als mogelijk, van toepassing zijn. Daarbij de opmerking dat onderstaande punten niet allemaal nieuw zijn. Echter, voor de volledigheid zijn alle stellige uitspraken uit de nieuwe notitie hieronder opgenomen. 

De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan gemeentelijke taakvelden.



Indien een voorziening onderhoud (artikel 44, lid 1, sub c BBV) onvoldoende is onderbouwd dan komen deze gelden niet in een reserve maar in een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV. Dit geldt ook voor de baten uit lokale heffingen die aan het einde van het belastingjaar niet zijn besteed omdat begrote investeringen en (onderhouds)werkzaamheden niet zijn uitgevoerd.



Als een gemeente spaart in het tarief voor toekomstige vervangingsinvesteringen in de voorziening toekomstige vervangingsinvesteringen ex. artikel 44, lid 1, sub d BBV, dan mogen deze niet gebruikt worden om boekwaarden van eerdere, bestaande investeringen af te boeken.



Ook wanneer de jaarlijkse spaarbedragen voor de heffing gelijk zijn aan de jaarlijkse vervangingsinvesteringen (=ideaalcomplex) moeten de ‘spaarbedragen’ als last worden geboekt en wordt vervolgens de daarmee gevormde voorziening afgeboekt op de geactiveerde vervangingsinvesteringen.



Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten van de heffing) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV. Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd.



Indien baten van lokale heffingen in één jaar geraamd en gerealiseerd worden en de lasten zich over meerdere jaren uitstrekken, is het toegestaan deze te matchen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV (baat gaat voor de last uit) of de balanspost ‘nog te verrekenen bedragen’ (last gaat voor de baat uit; dit laatste is enkel toegestaan bij bouwvergunningen).



Investeringen in riolering in uitbreidingsgebieden kunnen ten laste van de grondexploitatie worden gebracht. De bijdragen die de gemeente via de grondprijs ontvangt, zijn te beschouwen als bijdragen van derden, die de gemeente op grond van artikel 62, lid 2 BBV op de waardering van de investering in mindering brengt.

Notitie Lokale heffingen (vervolg) Naast de bovenstaande stellige uitspraken heeft de commissie ook een aantal aanbevelingen gedaan: 

De commissie BBV adviseert (documenten die ondersteunend zijn aan) onderhouds- en investeringsplannen die basis zijn voor de berekening van tarieven voor heffingen en rechten uiterlijk eens in de vijf jaar te actualiseren en vast te laten stellen door de raad vanuit hun kaderstellende rol en de rechtmatigheidstoets. De raad kan besluiten deze actualisatie uit te stellen op basis van een raadsbesluit. Binnen deze vijf jaar dienen de onderhouds- en investeringsplannen wel tussentijds te worden bijgesteld als ze niet meer actueel zijn.



De commissie BBV adviseert dat in het geval dat een gemeente kiest voor tariefegalisatie dit vast te leggen in een raadsbesluit.



De commissie BBV adviseert om periodiek een analyse uit te voeren op de begrote en gerealiseerde lasten en baten van de lokale heffingen. Het inzichtelijk maken van de opbouw van de voorzieningen ex artikel 44, lid 1, sub c, lid 1, sub d, en lid 2 BBV vormt een expliciet onderdeel van deze analyse.



De commissie BBV adviseert in geval van heffingen die beogen het gedrag te beïnvloeden de risico’s die hiermee samenhangen op te nemen in de paragraaf lokale heffingen.



De commissie BBV adviseert om in de paragraaf lokale heffingen onder het onderdeel beleid een overzicht op te nemen van de te onderscheiden lokale heffingen, de maatstaf en de doelstelling die wordt beoogd met het opleggen van de heffing.



De commissie BBV adviseert om in het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) eenduidig onderscheid te maken tussen onderhoud en vervangingsinvesteringen.

We adviseren het college voor de jaarrekening 2022 kennis te nemen van deze notitie en onder andere na te gaan in hoeverre de gemeente Borsele reeds voldoet aan de stellige uitspraken en de aanbevelingen. Op deze wijze heeft het college inzichtelijk of er in 2022 nog herstelacties noodzakelijk zijn.

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Kadernota rechtmatigheid

2021

De commissie BBV heeft recent een addendum op de Kadernota 2018 uitgebracht. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan. We adviseren het college hier bij het opstellen van de jaarstukken 2021 rekening mee te houden. We merken daarbij op dat de twee laatste aanbevelingen ook al in de Kadernota 2018 waren opgenomen, maar dat wij constateren dat niet alle gemeenten een duidelijke invulling hebben gegeven aan deze afspraken tussen college en raad. Stellige uitspraken •

Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en bijbehorende regelingen moeten in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen en toegelicht.

Aanbevelingen

2022

•

De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

•

De commissie BBV adviseert om afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vast te leggen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet.

•

De commissie BBV adviseert om kaders op te nemen in de financiële verordening, ex artikel 212 Gemeentewet, indien specifieke budgetten bij onder uitputting op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen.

Met ingang van het verslagjaar 2022 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. In de bestuurlijke samenvatting en het hoofdstuk bevindingen en aandachtspunten hebben we de huidige status hiervan bij de gemeente Borsele beschreven. De Kadernota Rechtmatigheid is vooruitlopend op de wetswijziging geheel herzien, daarbij is een groot aantal stellige uitspraken en aanbevelingen herzien ten opzichte van voorgaande uitingen. We adviseren het college integraal kennis te nemen van de notitie. Het is daarnaast belangrijk om op korte termijn voorbereidingen te treffen, daarbij zijn onder andere de volgende stappen van belang: -

Stel het normenkader op en werk deze uit door middel van een toetsingskader en een controleplan. Stem dit controleplan, op basis waarvan het college van plan is de rechtmatigheid in de jaarstukken aan te tonen, vooraf met de accountant af.

Stem tijdig de kaders tussen college en raad af. Doe dit door niet alleen het normenkader en de verantwoordingsgrens vast te laten stellen, maar ook goede afspraken over de inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering te maken.

Gebruik 2021 als “oefenjaar” om enerzijds de afspraken tussen raad en college op de juiste wijze te krijgen ingericht en anderzijds om de verbijzonderde interne controle verder te optimaliseren. We adviseren het college om dit moment van de invoering van de rechtmatigheidsmededeling te gebruiken om de inrichting van de administratieve organisatie en interne controle tegen het licht te houden.

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Notitie paragraaf bedrijfsvoering

Notities BBV

De commissie BBV heeft, mede naar aanleiding van het uitbrengen van de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid, recent de notitie Paragraaf Bedrijfsvoering aangepast. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan die ingaan over het boekjaar 2022. Stellige uitspraken •

In de paragraaf bedrijfsvoering wordt, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de gemeenteraad, aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording.

•

In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie hij onderneemt om de afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen.

•

Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Aanbevelingen •

De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van bedrijfsvoering niet bij de begroting vorm te geven, maar door middel van de (financiële) verordening of nota bedrijfsvoering aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien.

•

De commissie BBV adviseert focus aan te brengen in de paragrafen. Minimaliseer herhalingen tussen verordeningen, nota’s, programma’s en paragrafen. Maak hierbij gebruik van verwijzingen binnen begroting of jaarverslag teneinde de omvang van deze documenten te beperken en daarmee de toegankelijkheid voor de raad te vergroten.

•

De commissie BBV adviseert om afspraken te maken tussen raad en college over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Deze afspraken kunnen onderdeel zijn van de nota bedrijfsvoering of de financiële verordening.

•

De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude(s) vanuit de eigen organisatie door bijvoorbeeld eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Grensbedrag belangrijke verplichtingen

Financiële verordening

Vanuit de wetgeving is voorgeschreven om belangrijke financiële verplichtingen op te nemen en toe te lichten onder de ‘Niet in de balans opgenomen verplichtingen’. Er is echter geen nadere duiding gegeven aan het begrip ‘belangrijk’ waardoor dit ter interpretatie is door de gemeente zelf. Om te waarborgen dat dit op een consistente wijze en in overeenstemming met de verwachtingen vanuit de raad wordt toegepast adviseren wij het college om een grensbedrag op te nemen in de financiële verordening. Aankondiging impact NV COS 315

Wijziging in controlestandaarden

Vanaf boekjaar 2022 treedt de nieuwe controlestandaard 315 in werking. Deze standaard vormt het ‘hart’ van de controleaanpak en behandelt de risicoanalyse. Er wordt meer nadruk gelegd op het risico-inschattingsproces wat de basis verschaft voor het identificeren en inschatten van de risico’s op een afwijking van materieel belang en het opzetten van verdere controlewerkzaamheden. Daarnaast komen er wijzigingen ten aanzien van indirecte en directe interne beheersingsmaatregelen en in hoeverre deze geëvalueerd worden bij de opzet of implementatie. De exacte impact op de uitwerking voor de controleopdracht 2022 zal in de komende periode meer duidelijk worden en in aanloop naar de controle 2022 zullen wij dit met het college bespreken.

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Auditplicht bij de Wet politiegegevens Auditplicht bij de Wet politiegegevens

De gemeente heeft boa’s in dienst. Dat betekent dat de Wet politiegegevens (WPG) en Besluit politiegegevens (BPG) voor de gemeente van toepassing is. Voor het uitvoeren van de opsporingstaken van sommige boa’s is toegankelijkheid van bevoegde medewerkers tot politiegegevens van belang. Dit betreft zeer gevoelige informatie. Bij specifieke taken op het gebied van opsporing is voor de beveiliging van persoonsgegevens de Wet politiegegevens (WPG) van toepassing en niet de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Boa’s combineren vaak opsporingstaken met toezichthoudende taken in hun werkzaamheden. Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitoefenen van opsporingstaken voor strafbare feiten valt onder de WPG. Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitoefenen van toezichthoudende taken valt onder de AVG. Dit betekent dat registratie en toezicht vanuit twee perspectieven plaats moeten vinden. De WPG komt in grote lijnen overeen met de AVG. Toch zijn er ook belangrijke verschillen. De WPG is een wet die de rechten en plichten van de politie en de burger regelt voor het verwerken van deze politiegegevens. Verschillen met de AVG zijn onder meer dat er specifieke verwerkingsgrondslagen met eigen voorwaarden en verwerkingstermijnen zijn voor politiegegevens. Daarnaast is de rol van de privacyfunctionaris anders ingericht.

Het meest in het oog springende verschil tussen AVG en WPG is de auditplicht op de gegevensverwerking bij opsporingstaken voor de WPG. Jaarlijks voert het college een interne audit uit. Eenmaal in de vier jaar moet het college een externe audit laten uitvoeren. Het eerste jaar waarin deze externe audit uitgevoerd dient te worden is 2021 (twee jaar na invoering van deze wet in 2019). Om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen zijn de volgende stappen van belang: 1. Stel een normenkader op voor de interne beheersing en om de interne en externe audits te kunnen voorbereiden en uitvoeren. Dit normenkader dient tenminste de verplichte elementen in het kader van de privacy audit te bevatten. 2. Verkrijg inzicht in de scope van de audit. Breng daarbij in beeld - welke medewerkers en applicaties betrokken zijn - welke type boa’s worden gebruikt - welke alle gegevensverwerkingen in het kader van de WPG worden gebruikt - of door de door de leverancier al een WPG audit op de applicatie is uitgevoerd - welke verantwoordelijkheden er over blijven voor de organisatie. 3. Voer een nulmeting uit. Hierna weet het college waar de organisatie staat en welke verbeterslagen de gemeente nog kunt maken. 4. Laat de interne en/of externe audit uitvoeren c.q. voer de interne en/of externe audit uit.

Wij kunnen het college, indien gewenst, op verschillende manieren helpen aan het tijdig voldoen aan de auditverplichtingen in het kader van de WPG. 26

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Toenemende vraag naar woningen en verduurzaming maatschappelijk vastgoed vraagt extra aandacht van de interne organisatie Ontwikkelingen op het gebied van gebiedsontwikkeling en vastgoed

“Het woningtekort is opgelopen tot meer dan 300.000 woningen. Als er niet rigoureus wordt ingrepen wordt het alleen maar erger. De sleutel ligt in meer aanbod, vooral in het middensegment. Om weer naar gezonde regionale woningmarkten te groeien, moet de woningbouwproductie in alle prijssegmenten verhoogd worden.” * Omvang en complexiteit van de woningbouwopgave neemt toe Gemeentes krijgen door het woningtekort te maken met een sterke kwantitatieve groei van het te realiseren aanbod. De huidige prognoses gaan uit van een woningbouw opgave van 900.000 tot 1,0 miljoen woningen voor 2030, welke zelfs oploopt tot 1,7 miljoen woningen in 2050. Daarbij komt ook een toenemende complexiteit bij het invullen van deze woningbouwopgave, op termijn zijn er geen ‘eenvoudige’ ontwikkellocaties meer. De groei en complexiteit zal enerzijds leiden tot een capaciteitsvraagstuk (voldoende mensen/ planeconomen) om de opgave aan te kunnen, en anderzijds tot een toenemende behoefte aan efficiëntie en beheersing (organisatorische optimalisatie en risicomanagement). Verduurzaming van maatschappelijk vastgoed zet door De verduurzaming van maatschappelijk vastgoed vraagt om een grote financiële impuls, zonder dat daar concrete opbrengsten tegen overstaan.

Daarbij komt de verplichting vanuit het Bouwbesluit dat kantoorgebouwen waarbij de gebruiksoppervlakte aan kantoorfuncties 50% of meer beslaat van het totaal én groter is dan 100m2 in 2023 minimaal moet beschikken over een energielabel C. Er wordt van (lokale) overheidsinstanties verwacht dat zij een voortrekkersrol in de verduurzaming vervullen. Lokale overheden zijn nu met name gericht op de Regionale Energie Strategieën. Aandacht voor de verduurzaming van de (eigen) maatschappelijke vastgoedportefeuille neemt, mede door de aanscherpende wet- en regelgeving, toe. De vraag is wat dit betekent voor de financiële positie van de gemeente. Waarbij de impact van disrupters als stikstof/ PAS en PFAS nog steeds niet zijn opgelost. De impact van de verduurzaming(-splicht) leidt tot (1) een toenemende financiële impuls voor extra benodigde investeringen in het vastgoed en (2) impact op het bouwvolume door vertraagde (bouw)aanvragen in relatie tot stikstof/ PAS en PFAS. Nu tijd om te anticiperen Tijdig anticiperen op de groeiende vraag en complexiteit van de woningbouw en de verduurzaming van de maatschappelijke vastgoed portefeuille is noodzakelijk om de gevolgen voor de (interne) organisatie te kunnen inschatten en beheersen. Denk daarbij aan capaciteit, sturing en beheersing en procesoptimalisatie.

Bij niet tijdig anticiperen neemt de risicoblootstelling toe met mogelijke financiële consequenties tot gevolg. Verandering vraagt tijd. Nu actief inspelen op deze ontwikkelingen stelt het college in staat de organisatie bewust te maken van de opgave en maatregelen te treffen om de verandering succesvol en tijdig te laten verlopen. * Actieagenda Wonen 2021, Opgesteld door 33 organisaties die allemaal dagelijks bezig zijn met wonen, bouwen, zorg en welzijn 27

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Digitalisering HR processen HR proces

Veel organisaties zijn bezig met het digitaliseren van standaard HR-processen. De komende jaren zal deze ontwikkeling sterk doorzetten. Als gevolg van digitalisering zullen nog meer HR-processen geautomatiseerd worden en kan de gemeente data binnen de organisatie steeds beter benutten. Het HR-proces is grotendeels uitbesteed aan GR de Bevelanden. We adviseren het college contact op te nemen met de GR omtrent dit aandachtspunt. Human Resources is een essentieel onderdeel van elke organisatie. Vroeger bestond de afdeling voor het merendeel uit handmatige en administratieve processen. De technische ontwikkelingen binnen het HR vakgebied hebben een ware evolutie ondergaan. HR-processen kunnen tegenwoordig vergaand geautomatiseerd worden, waardoor we meer tijd kunnen besteden aan de werknemers en ons als bedrijf kunnen focussen op de strategie. Daarnaast wordt het werknemersbestand steeds meer ingevuld door de Generatie Z. Deze generatie is opgegroeid in het digitale tijdperk en verwacht van hun werkgever ook deze manier van werken. Digitalisering is dan ook zeker een onderdeel van het binden en boeien van (toekomstige) werknemers. Om als organisatie in control te blijven is het belangrijk dat: •

•

• •

Het college er voor zorgdraagt dat het college voor haar werknemers de HR-processen zo innovatief mogelijk heeft geregeld. Digitalisering kan namelijk bijdragen aan werknemerstevredenheid en meer betrokkenheid. In zijn algemeenheid heeft digitalisering een gunstig effect op de verdieping van de functie-inhoud van de werknemer. Het college als gevolg daarvan de administratieve processen efficiënt heeft ingeregeld, wat verlaging van kosten met zich meebrengt. Deze besparingen kunnen substantieel zijn. Daarnaast is personeel schaars en willen we ze vooral de juiste dingen laten doen, die bijdragen aan het succes van de organisatie. Het college dus ook de beschikking heeft over real-time personeelsdata, waar het college gericht op kunt sturen als onderdeel van de strategie. Data-analyse wordt hierin steeds belangrijker, ook als onderdeel van bijvoorbeeld strategische personeelsplanning of bijvoorbeeld het verzuim. Het college door het automatiseren van de HR-processen de administratie op orde heeft conform de geldende wettelijke en fiscale richtlijnen. Denk hierbij ook aan bijvoorbeeld de AVG-wetgeving of de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Deze onderwerpen kunnen, indien niet goed toegepast, grote financiële risico’s met zich mee brengen.

Is de gemeente in control omtrent deze onderwerpen? Wij kunnen passende oplossingen bieden die passen bij de omvang van de organisatie, danwel met onze professionals met het college meedenken hoe en met welke instrumenten we dit onderwerp binnen de organisatie verder kunnen brengen. Mocht het college over dit onderwerp en de bijbehorende uitdagingen meer willen weten kan contact opnemen met onze HR-consultants binnen Employment Advisory.

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Prestatielevering sociaal domein Sociaal domein ‘in control’

Een voorwaarde om aan de rechtmatigheids- en getrouwheidseisen van de uitgaven binnen het sociaal domein te voldoen is dat de prestatie, in dit geval dus de ingekochte zorg, daadwerkelijk is geleverd aan de inwoner van de gemeente. In de praktijk is dit bij veel gemeenten al meerdere jaren een complexe situatie. De prestatielevering binnen het sociaal domein is mede een complex proces omdat de privacy van de inwoners, welke de zorg ontvangen, vanzelfsprekend van belang is. In de huidige situatie zijn veel gemeenten (nog) in belangrijke mate afhankelijk van de productieverantwoordingen met bijbehorende controleverklaringen van ZIN (zorg in natura) zorgaanbieders voor het aspect prestatielevering. Daarbij merken we op dat de gemeente Borsele de inkoop van zorg grotendeels heeft gedelegeerd aan de GGD en SWVO, waarbij de vaststelling van de prestatielevering door de gemeente Borsele zelf minder van belang is. Gemeente Borsele heeft daarnaast een deel van de inkoop van zorg gemandateerd aan GR de Bevelanden. Onderstaande teksten zijn daarom mede geschikt voor de beheersing van uitbestede zorginkopen. De afhankelijk van de productieverantwoording (met bijbehorende controleverklaring) leidt er in de praktijk veelal toe dat het jaarrekeningproces en de planning & control cyclus van de gemeente wordt vertraagd in afwachting van de productieverantwoordingen.

Daarnaast worden eventuele verschillen in de productie o.b.v. de administratie van de zorgaanbieder en de administratie van de gemeente pas in een laat stadium inzichtelijk, hetgeen nadelig is voor de beheersbaarheid en het tijdig inzichtelijk hebben van de bestedingen. De problematiek omtrent het onderwerp prestatielevering binnen de zorg speelt landelijk en is niet nieuw. Om deze reden heeft de NBA reeds in 2019 de notitie ‘controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ gepubliceerd. In deze notitie wordt onder andere het onderwerp prestatielevering nader uitgewerkt. Een aantal gemeenten hebben de afgelopen jaren reeds meer aandacht geschonken aan het onderwerp prestatielevering binnen het sociaal domein. Meerdere gemeenten verrichten inmiddels bijvoorbeeld aanvullend onderzoek naar de prestatielevering voor zorg welke wordt gefinancierd middels persoonsgebonden budget waarmee eventuele rechtmatigheids- en getrouwheidsonzekerheden kunnen worden verminderd. Wij zien dat ook ten aanzien van ZIN verhoogde interesse bij diverse gemeenten is om voor het aspect prestatielevering de regie in eigen hand te nemen en ook hierin zijn de eerste stappen gezet door een aantal gemeenten. Wij adviseren gemeenten om voor het aspect prestatielevering binnen het sociaal domein een ambitieniveau te bepalen.

Is de huidige werkwijze omtrent het borgen van de prestatielevering binnen het sociaal domein de meest geschikte optie voor de gemeente, of heeft de gemeente de wens om meer de regie in eigen hand te nemen voor het borgen van de prestatielevering? Hierbij is er vanuit de wetgeving geen exacte methode bepaald op welke wijze de prestatielevering van ingekochte zorg aangetoond dient te worden. Dit geeft gemeenten een vorm van vrijheid om meerdere informatiebronnen en stromen, bijvoorbeeld reeds ontvangen informatie m.b.t. klachten, te gebruiken voor het aantonen van de prestatielevering. Wij denken graag mee met de gemeente op welke wijze, die aansluit met de ambitie en behoefte, de prestatielevering van de ingekochte zorg kan worden aangetoond. Mogelijk kan dit bijdragen aan een verbeterde planning & control cyclus, waarbij op onverwachte en ongewenste gebeurtenissen eerder bijgestuurd kan worden. 29

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11326220/1