3.2 Collegebesluit Keuze van het onderwerp 'contractmanagement' voor het '213a-onderzoek'

Besluit B&W

Zaakkenmerk / Documentkenmerk Onderwerp Afdeling Steller Portefeuillehouder Besloten in de vergadering van Besluit

Z25.041846 / D25.682758 Keuze van het onderwerp 'contractmanagement' voor het '213a-onderzoek' in 2026 Staf Keulen, Rob van A.P. Witkam

College van B&W d.d. 06 jan 2026 Akkoord (Ongewijzigd besloten)

Toelichting besluit

VOORSTEL

Wij stellen voor om het onderwerp 'contractmanagement' te kiezen voor het '213a-onderzoek' in 2026.

BESLUIT

Het college besluit het onderwerp 'contractmanagement' te kiezen voor het '213a-onderzoek' in 2026.

AANLEIDING EN DOEL

Jaarlijks wordt er op grond van de 'Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Borsele 2022' (hierna: de verordening) ten minste één en ten hoogste twee onderzoeken verricht. De grondslag hiervoor is gelegen in artikel 213a van de Gemeentewet. In de verordening is in artikel 2 het volgende bepaald: “Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid en doeltreffendheid van onderdelen van de organisatie van de gemeente en/of (delen van) programma’s en paragrafen”. Naast het onderzoeken van specifieke organisatieonderdelen kan - net als in andere jaren - ook een actueel onderwerp worden onderzocht. In de verordening is verder vastgelegd dat de onderzoeksresultaten jaarlijks in maart en juli worden aangeboden aan de raad. Ook is in de verordening opgenomen dat jaarlijks in maart een onderzoeksplan voor de te onderzoeken onderwerpen in dat jaar wordt aangeboden.

Behalve het onderwerp voor het onderzoek in 2026, informeren we u hierbij over de voortgang van het onderzoek uit 2025. U heeft besloten voor het jaar 2025 één onderwerp te onderzoeken met als titel 'Effectiviteit van het subsidiebeleid'. Dit onderzoek is afgerond en zal via een afzonderlijk voorstel aan zowel u, het managementteam als de auditcommissie worden aangeboden.

ARGUMENTEN

Voor het jaar 2026 dient er weer een nieuw onderwerp te worden gekozen. Uit de onderwerpen die voor het jaar 2025 zijn aangedragen, is besloten om de effectiviteit van het subsidiebeleid te onderzoeken. Uit de andere onderwerpen die destijds zijn aangedragen, kan voor het jaar 2026 een keuze worden gemaakt, te weten: A. Digitalisering van Dienstverlening Hier kan de doelmatigheid en/of doeltreffendheid van de digitalisering van gemeentelijke dienstverlening worden onderzocht. Hierbij kan worden gekeken naar online services, e-government-initiatieven en de impact op de efficiëntie van processen. B. Proces omgevingsvergunningen Dit betreft een procesonderzoek waarbij onder andere wordt gekeken naar de doelmatigheid en efficiency van het proces voor het verlenen van omgevingsvergunningen. C. Contractmanagement Contractmanagement omvat het proces van het beheren van alle stadia van een contract; vanaf de initiële creatie en onderhandeling tot de uitvoering, naleving, wijzigingen en beëindiging. Bij dit onderzoek kan worden gekeken in hoeverre contractmanagement in onze organisatie wordt toegepast en of dit doelmatig en effectief is. D. ICT uitbesteden versus in eigen beheer De gemeentesecretaris heeft aangegeven een onderzoek te willen doen naar de mogelijkheid om de ICT, die nu is uitbesteed aan de GR de Bevelanden, in eigen beheer te doen. ad D.

Dit laatste onderwerp past niet goed binnen het kader van een '213aonderzoek'. De '213a-onderzoeken' zijn specifiek bedoeld voor het beoordelen van de doelmatigheid en doeltreffendheid van onderdelen van onze gemeentelijke organisatie en programma’s. Dit betekent dat een '213a-onderzoek' zich richt op het analyseren van bestaande processen, diensten of programma’s binnen onze eigen organisatie en of deze optimaal functioneren. Het onderzoeken van een fundamentele wijziging in de organisatievorm, zoals het verlaten van een gemeenschappelijke regeling en het volledig zelf uitvoeren van ICT, gaat verder dan een beoordeling van interne efficiëntie en effectiviteit. Dit is een strategische beleidskeuze die vraagt om een bredere analyse, bijvoorbeeld een businesscase of een governance-onderzoek, waarin ook juridische, financiële en organisatorische aspecten worden betrokken. Als we willen onderzoeken of de samenwerking via de GR nog passend is, is het aan te raden dit te doen in een afzonderlijk, beleidsgericht traject. Op deze manier houden we onze '213a-onderzoeken' helder en doelgericht en

tegelijkertijd besteden we op een passende manier aandacht aan de strategische keuzes, die we willen maken. Op 11 december 2025 heeft het managementteam de onderzoeksonderwerpen besproken. Het managementteam stelt u voor om te kiezen voor 'onderwerp C': een onderzoek naar het 'contractmanagement'. Na de bekrachtiging door uw college stellen we een onderzoeksplan op dat als basis dient voor het uit te voeren onderzoek.

(JURIDISCHE) CONSEQUENTIES

Niet van toepassing

FINANCIEN

Niet van toepassing.

UITVOERING / PLANNING / EVALUATIE

De definitieve keuze van het onderzoek voor 2026 delen we met de auditcommissie tijdens de vergadering van 20 januari 2026. Het onderzoeksplan leggen we in maart 2026 aan u voor. De resultaten van dit onderzoek zullen in maart 2027 worden gepresenteerd.

PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE

Bij het uitwerken van het onderzoek betrekken we de medewerkers uit de organisatie die zijn belast met contractbeheer. We houden het managementteam op de hoogte van de voortgang.

INTEGRALITEIT

Niet van toepassing.

BIJLAGEN (TOELICHTING)

Niet van toepassing.