20. Voorstel instemmen controleprotocol jaarrekening 2023-2024

Zaaknummer: Z23.031890

Raadsvoorstel

*Z02D775CC04*

Nummer raadsvoorstel Raadsvergadering Portefeuillehouder

20 7 december 2023 Wethouder Witkam

Onderwerp

Controleprotocol jaarrekening voor de verantwoordingsjaren 2023 en 2024

Geachte raad, Hiermee leggen wij aan u een voorstel over bovengenoemd onderwerp ter besluitvorming voor. VOORSTEL Wij stellen u voor om in te stemmen met het ‘Controleprotocol jaarrekening 2023-2024’.

RAADSVOORSTEL

AANLEIDING EN DOEL Ter voorbereiding op de aanbesteding van de accountantsdiensten in 2019 heeft u op 6 juni 2019 besloten het programma van eisen voor de selectie van de accountant voor de begrotingsjaren 2019 tot en met 2021 vast te stellen. Onderdeel van dit besluit vormde ook het controleprotocol. In een dergelijk protocol zijn - ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole - een aantal zaken op hoofdlijnen vastgelegd. Het controleprotocol gold in principe voor de periode van de oorspronkelijke contractduur van 2019 tot en met 2021. Ook na verlenging van het huidige contract met de accountant is besloten dit controleprotocol van toepassing te laten zijn. Dit is op 22 september 2022 afgestemd met de auditcommissie. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Voor de jaarrekening over het verantwoordingsjaar 2023 is dit het geval. Op 27 september 2022 nam de Eerste Kamer de Wet versterking decentrale rekenkamers aan. De wijziging in de rechtmatigheidsverantwoording vloeit hieruit voort. Tot en met het verantwoordingsjaar 2022 verstrekte onze accountant een controleverklaring; met daarin ook een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid bij onze gemeentelijke jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit.

Voor ons als college betekent dit dat we – in 2024 - over het verslagjaar 2023 voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgeven. De accountant kijkt nog wel of onze rechtmatigheidsverantwoording ‘getrouw’ is. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. Het gewijzigde controleprotocol (zie bijlage) dat we aan u voorleggen, geldt voor de verantwoordingsjaren 2023 en 2024.

Pagina 1 van 4

ARGUMENTEN A. Dit controleprotocol, heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over: - De reikwijdte van de accountantscontrole. - De daarvoor geldende normstellingen bij deze controle. - De te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Borsele. B. Ook geeft dit controleprotocol de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van: - De rechtmatigheidsverantwoording door het college. - De rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden, door het college in de paragraaf bedrijfsvoering vast te leggen. Ad A. De goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de accountant zijn wettelijk bepaald. In het ‘Besluit accountantscontrole decentrale overheden’ zijn de minimumeisen voorgeschreven voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening. De goedkeuringstoleranties zijn bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Als gemeenteraad mag u de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring.

RAADSVOORSTEL

Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Borsele wordt de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de minimumeisen zoals wettelijk bepaald. Dit betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves) en 3% voor onzekerheden (3% van de lasten inclusief reserves). Achteraf wordt de tolerantie definitief bepaald op basis van de werkelijke cijfers. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. De geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten, en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan uw raad in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid. Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van programma’s elke fout of onzekerheid van € 50.000 of hoger rapporteert in het verslag van bevindingen. Ad B. Ten aanzien van de verantwoordingsgrens die voor ons als college geldt, is bepaald dat deze valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves. Op 1 april 2021 heeft uw raad - bij de vaststelling van het ‘plan van aanpak rechtmatigheid’ – een besluit genomen over de verantwoordingsgrens.

Voor fouten en onduidelijkheden heeft u deze grens vastgesteld op 1% van het lastentotaal, inclusief toevoegingen aan reserves. Hierbij vindt aansluiting plaats met de grens van 1% Pagina 2 van 4

voor de accountant ten behoeve van de afgifte van de goedkeurende controleverklaring. Schematisch hebben we dit weergegeven in de onderstaande tabel:

Ten aanzien van de rapporteringsgrens die voor ons college geldt, is de verplichting opgenomen dat onrechtmatigheden worden toegelicht in de paragraaf ‘bedrijfsvoering’, als de geconstateerde onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens overschrijden. Wij hechten er waarde aan om het gesprek te voeren over bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperken we ons niet alleen tot het geven van een toelichting op overschrijden van de verantwoordingsgrens. We rapporteren daarom alle bevindingen over de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens, de paragraaf ‘bedrijfsvoering’. In deze paragraaf beschrijven we ook de acties we ondernemen om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

RAADSVOORSTEL

Op 1 april 2021 heeft u besloten een rapporteringstolerantie van € 50.000 te hanteren voor het rapporteren van fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering. U sluit hiervoor aan bij de minimumvereisten die ook door de commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) zijn gegeven. Deze staan vermeld op bladzijde 13 van het plan van aanpak. Schematisch hebben we dit in de onderstaande tabel weergegeven.

(JURIDISCHE) CONSEQUENTIES Het niet voldoen aan de vastgestelde rapporterings- en goedkeuringstoleranties kan leiden tot een niet goedkeurende rechtmatigheidsverklaring door het college of een afkeurende verklaring door de accountant. FINANCIËN Niet van toepassing. UITVOERING / PLANNING / EVALUATIE We hebben het controleprotocol jaarrekening 2023-2024 besproken in de vergadering van de auditcommissie van 31 oktober 2023. De auditcommissie kon zich vinden in het voorstel. Het door de raad vastgestelde controleprotocol wordt toegepast bij de controles over het boekjaar 2023 en 2024 om te komen tot een rechtmatigheidsverklaring. Pagina 3 van 4

PARTICIPATIE Niet van toepassing. COMMUNICATIE Niet van toepassing. BESLUIT De raad besluit in te stemmen met het Controleprotocol jaarrekening 2023-2024 TER INZAGE LIGGENDE STUKKEN Er liggen geen stukken ter inzage. BIJLAGE(N) Bij dit advies hoort/horen de volgende bijlagen: Documentnr. Join D23.634354

Naam van de bijlage Controleprotocol jaarrekening 2023-2024

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Borsele, G.M. Dijksterhuis, burgemeester

RAADSVOORSTEL

J.M. Jansen, secretaris

Pagina 4 van 4