14.1 Businesscase JB west Zeeland definitief

5.908

5.840 5.908 68

6.026 5.908 118

tabel 16 Tarieven business case versus IJZ (per dag)

Hieruit blijkt dat de geharmoniseerde tarieven van IJZ nauwelijks afwijken van JB west. Met ingang van 2021 heeft JB west van alle regio’s ook de 2% risico-opslag gekregen om weerstandsvermogen op te gaan bouwen/in stand te houden. Uitgangspunten voor berekening directe kosten We hebben zoals in voorgaande paragraaf aangegeven dat we als uitgangspunt kiezen voor 6 volwaardige teams te hebben van 9 fte en een minimumbezetting van 54 fte aan jeugdbeschermers. Maatregel

Voogdij OTS < 1 OTS > 1 Jeugdreclassering Verzuim Verloop

Caseload

24,5 16,0 17,5 20,4 4,65% 12,50%

Uren per week per maatregel 1,47 2,25 2,06 1,76 In fte’s 2,5 6,8

tabel 17 Normen direct personeel

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

24

Door de beperkte omvang van de Stichting JB west Zeeland lopen we met deze normen een groot risico. De andere twee uitvoerende stichtingen (Haaglanden en Zuid-Holland) zijn circa 3x zo groot. Bij een hoger verzuim dan 2,5 fte of een verloop van meer dan 2 fte per kwartaal moeten we, als we de werkdruk niet willen laten oplopen, meer kosten gaan maken. Hierbij realiseren we ons dat naast de aandacht voor eigen vitaliteit en begeleiding deze cijfers ook worden beïnvloed door de complexiteit van casuïstiek en de privé-situatie waarin medewerkers verkeren. Zie hiervoor het in paragraaf 3.5 genoemde percentage werkdrukbeleving. Het realiseren van een gezonde bedrijfsvoering kan door het verhogen van de tarieven met risicoopslag en/of het kunnen terugvallen op een weerstandsvermogen. Hiermee kunnen kleine schokken in de bedrijfsvoering opgevangen worden door de Stichting JB west Zeeland zelf. Wij willen daarom de volgende afspraken maken: - Op de huidige tarieven een risico-opslag van 2% op te nemen om daarmee risico’s op te vangen en als deze zich niet voordoen deze gebruiken om een risicobuffer in stand te houden. Met deze afspraak realiseren we dan dezelfde tarieven als onze andere 4 inkoopregio’s. Deze tarieven gaan dan na de aanbesteding ook voor de andere gecertificeerde instellingen gelden in deze regio.

- Een start risicobuffer van 15% van de omzet (als budgetratio één van de indicatoren in het onderzoek van de Jeugdautoriteit en gebaseerd op de normen van het Waarborgfonds). Deze laatste is ook voor de centrale systeemverantwoordelijke van belang om zekerheid te hebben van een regionale stabiele GI. Risico op dekking van indirecte kosten Uit bovenstaande cijfers blijkt dat we met de huidige tarieven een break-even resultaat kunnen bereiken bij een percentage van 23% als verhouding indirecte kosten en omzet. Een groot deel van de indirecte kosten (vanaf 1 juli 2021 bij Stichting B&B JB west ondergebracht) is constant en niet variabel met de omzet en daarom is een minimumomzet noodzakelijk van € 7,0 miljoen voor de komende vijf jaar. Als deze omzet onder dit niveau daalt lopen de andere inkoopregio’s van JB west een dekkingsverlies. Het laten meebewegen van de kosten van B&B plaatsen wij in het totaal van alle afspraken met al onze inkoopregio’s. Daarbij moeten we met elkaar helder hebben wat de totale omzetontwikkeling op langere termijn is van alle inkoopregio’s samen. Om dit financiële risico te dekken willen wij dan ook over een periode van 5 jaar zekerheid over een geïndexeerd omzetniveau van € 7,0 miljoen. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en overige subsidiedeel kan per jaar verschillen.

Hiermee hebben de Zeeuwse gemeenten de zekerheid dat voor alle vergoedingen ook daadwerkelijk inhoudelijke tegenprestaties worden geleverd (rechtmatigheid).

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

25

4. Overige onderwerpen 4.1. Opstellen detailplannen van aanpak Nadat we de vragen zoals samengevat in hoofdstuk 1 met elkaar hebben besproken of zoveel eerder als we zekerheid hebben dat we de volgende stap kunnen gaan maken zullen wij in zes weken tijd een aantal deelproducten gaan opleveren. Onderstaand zijn deze op hoofdlijnen weergegeven. Externe omgevingsanalyse Het maken van een externe omgevingsanalyse waarin met zorgaanbieders, Raad voor de Kinderbescherming, rechtbank, collega GI’s, Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland en de wethouders van de 13 gemeenten een helder beeld wordt geschetst wat wij van elkaar mogen verwachten in inhoudelijke samenwerking, het productievolume en dergelijke. Cliëntperspectief Tijdens de eerste fase hebben we twee keer gesproken met de cliëntenraad van Intervence. In fase twee gaan we een plan maken hoe de cliëntenraad geïntegreerd wordt binnen JB west. De clientenraad van JB west heeft positief gereageerd op het onderzoeken van de mogelijkheid tot overname, ze hopen dat het gaat lukken omdat ze denken dat dit goed is voor de cliënten in Zeeland. Belangrijk is dat de belangen van de cliënten van Zeeland goed vertegenwoordigd worden. Vanzelfsprekend bepalen we in fase 2 ook wanneer de cliënten van Intervence geïnformeerd kunnen worden over de toekomst, dat zal met prioriteit gebeuren.

Integratie gezinsgericht werken en kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) Het verder ontwikkelen van de gezinsgerichte aanpak (GGA/FFP). Het neerzetten van het fundament voor de professionals in de vorm van een werkende driehoek van gedragswetenschapper, gespreksbegeleider en teammanager. Op basis van gesprekken, inzicht in de werkelijke kwaliteit van de dossiers en assessments zullen we een analyse maken van huidige talenten en ontwikkel-potentieel van de bestaande functionarissen. Deze groep wordt opgeleid als de “change agent” voor de inhoudelijke doorontwikkeling en de managers worden voorbereid op hun rol als het managementteam voor deze regio met belangrijke portefeuilles als kwaliteit, bedrijfsvoering en extern. Alvorens Intervence overgaat naar het KMS van JB west is het vereist dat er een interne audit wordt uitgevoerd waarin we toetsen in hoeverre het huidige KMS van Intervence voldoet aan het KMS van JB-West. Daar waar dat niet het geval is, dient te worden bepaald hoe daar alsnog aan te voldoen (een integratieplan). De overname van Intervence vereist vanuit de accreditatieregels een ‘uitbreidingsaudit’ uitgevoerd door het Keurmerkinstituut. Deze audit dient plaats te vinden kort nadat de overgang van het KMS daadwerkelijk plaatsgevonden heeft. IT-integratieplan Het maken van een IT-migratieplan rondom WIJZ, front- en backoffice systemen.

Hierbij zal de organisatie direct voldoen aan het kwaliteitsniveau NEN 7510 (informatiebeveiligingsnorm voor de zorg) van Jeugdbescherming west. Een dergelijke overgang betreft niet alleen techniek maar ook het ontwikkelen van het juiste gedrag bij medewerkers, hier zal in voldoende mate in geïnvesteerd moeten worden. In de volgende fase zal onderzocht worden wat hierin precies nodig is.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

26

Het uitwerken van een huisvestingsvisie en -plan. Het pand in Middelburg zal verbouwd en heringericht moeten worden tot een ontmoetings/werkplekfunctie voor professionals en ondersteunende lokale functies. Dossierarchivering We zullen een onderzoek doen naar alle archieven (klant, personeel en financieel ed.) om vast te stellen dat deze voldoen aan de daarvoor geldende richtlijnen van de Archiefwet 1995. In ons onderzoek ten behoeve van deze business case hebben wij geen aanwijzingen gevonden dat dit niet geval zou zijn. Bij een bestuurlijke fusie behoeft er ook geen formele overdracht plaats te vinden. Mochten we naar aanleiding van dit blijken dat de huidige archiefvoering niet voldoet aan de vereisten en hier extra kosten aan verbonden zijn om dit op orde te krijgen, dan zullen we u daarvan direct op de hoogte stellen en zullen deze kosten onderdeel worden van de business case. Vitaliteitsscan Het maken van een vitaliteitsscan waarin we zicht krijgen op de weerbaarheid van de het huidige bestand aan professionals. Integratieplan voor de interne beleids- en financiële processen. Dit vormt de basis voor het sociaal plan dat wij met de vakbonden zullen bespreken.

We zullen alle processen stroomlijnen en zorgen dat er een scenario aanwezig is dat bij vroegtijdig vertrek van nietgeplaatste medewerkers de continuïteit van de intern beleids- en financiële proces wel geborgd blijft. Juridische en fiscale due diligence Mede in het kader van de bestuurlijke aansprakelijkheid zullen we voor de bestuurlijke fusie een externe jurist en fiscalist vragen deze due diligence uit te voeren. Als voorbeelden van juridische aandachtspunten kunnen worden genoemd: mogelijke claims (bijvoorbeeld van cliënten) en risico's op basis van gesloten overeenkomsten, uitgevoerde zorg, ingehuurd personeel of werknemers, data/privacy issues, samenwerkingsverbanden, wijze van financiering en compliance met geldende regelgeving en de eventuele goedkeuring door het ACM van de bestuurlijke fusie. Wat betreft de goedkeuring door de ACM en/of Nza gaan we er vooralsnog van uit dat hier geen sprake van is omdat niet wordt voldaan aan de grootte criteria (totale omzet blijft onder de € 55 miljoen en de omzet van Intervence ligt niet boven de € 10 miljoen). Fiscale risico's kunnen zijn gelegen in de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de loonheffing, sociale verzekeringen, schenkbelastingen en overdrachtsbelastingen.

Communicatie en cultuurplan Het maken van een communicatie- en cultuurplan om Intervence en JB west beter met elkaar te laten kennis maken en in- en externe partijen mee te nemen in deze transitie.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

27

Conform eerder gemaakte afspraken zullen we deze plannen opnieuw ter toetsing voorleggen aan de Inspectie GJ en Jeugd Autoriteit. De kosten voor het maken van deze plannen is opgenomen in de bedragen zoals genoemd in hoofdstuk 2. Mochten we naar aanleiding van deze plannen en de verdere onderzoeken onze kostenramingen substantieel moeten bijstellen, dan zullen we u daarvan direct op de hoogte stellen. Deze kostenramingen vormen geen bindende verplichtingen voor Jeugdbescherming west.

4.2. Belangrijkste strategische risico’s In deze paragraaf hebben we de op dit moment de belangrijkste strategische risico’s opgenomen die voor Jeugdbescherming west spelen. Het risico dat bestaande begeleiding bij gezinnen/ jeugdigen van Intervence wegvalt Voor de gezinnen die op dit moment worden begeleid door de professionals van Intervence is het onzeker of hun vaste jeugdbeschermer blijft. Deze zorg hebben wij ook terug gehoord in de gesprekken met de cliëntenraad en in het advies van een groep cliënten. We zullen na de afronding van de fase 2 met elkaar moeten bespreken welke communicatie we opzetten voor deze groep van gezinnen/jeugdigen zodat in ieder geval het proces van het realiseren van acute en blijvende veiligheid van de kinderen ongestoord doorgang kan vinden. Het risico dat we in de complexiteit van de regels afdwalen van de bedoeling In ons werk met jeugdigen en gezinnen zeggen we vaak: “Als er gemakkelijke oplossingen waren geweest, waren wij niet betrokken bij deze gezinnen”. Om tot een oplossing te komen in onze gezinnen vraagt altijd een goede gezamenlijke analyse maar bovenal een gezamenlijke gedefinieerde haalbare eindsituatie. Daarna komt de creativiteit, professionaliteit en ondersteuning om stappen te gaan zetten. Het verdragen dat iets soms langer duurt of dat er een terugval is, is een basisvereiste voor elke jeugdbeschermer.

Dit geldt ook voor het oplossen van de continuïteit van de regionale GIfunctie in Zeeland; dit is complex en vraagt ook creativiteit, flexibiliteit en professionaliteit van alle betrokken partijen. Het risico dat we onvoldoende samenwerken en daarmee het gezamenlijk doel niet bereiken. De gemeenten zijn onze opdrachtgever en onze belangrijkste strategische partner in de regio. Daarom vinden wij het belang elkaar goed te leren kennen, elkaar te begrijpen en ook in alle transparantie alles met elkaar te kunnen bespreken. We merken dat op dit moment door de complexiteit van het proces, de grote hoeveelheid partijen, de media-aandacht en de onduidelijkheid over wie waar over gaat het risico bestaat dat we tegenover elkaar staan en tegen elkaar blijven praten in plaats van met elkaar en voor elkaar oplossingen te zoeken. Het risico dat we de vitaliteit van medewerkers uit het oog verliezen. Door alle ontwikkelingen ervaren ook de medewerkers een onzekere tijd. Dit kan zich uiten in een mindere vitaliteit met verzuim tot gevolg of (ongewenst) vertrek uit de organisatie. Het is in ons aller belang om snel met een positieve en gezamenlijke boodschap te komen om deze onzekerheid weg te nemen. Daarnaast willen wij ook met elkaar het principe toepassen dat we niet over, maar met mensen, functies of organisatie praten.

Het risico dat we onduidelijk of onvoldoende communiceren over planning en besluitvorming We hebben de afgelopen periode gezien dat, naast het inhoudelijke besluitvormingsproces over bepaalde keuzes, vooral onrust is ontstaan over onduidelijkheid van wanneer zaken worden besproken. Wij willen graag een bijdrage leveren om met elkaar een goede besluitvormingskalender

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

28

op te stellen zodat iedere betrokkene weet wanneer we met elkaar iets moeten bespreken en besluiten. Daarnaast helpt dit ook in de juiste voorbereiding op de besluitvorming. Dit alles met in achtneming van het het feit dat dit document een afronding is van fase 1. Indien uit de verdergaande analyse blijkt dat de mogelijke kosten hoger of lager zijn zal de business case op deze onderdelen worden aangepast ten behoeve van de uiteindelijke contractuele afspraak.

4.3. Wie hebben we betrokken bij deze business case We hebben de afgelopen zes weken intensief samengewerkt met een groot aantal mensen en organisaties om dit plan mogelijk te maken en iedereen mee te nemen in zijn of haar belangrijke aandachtpunten. We hebben, naast een aantal leveranciers, en adviseurs gesproken met: - Alle groepen van functionarissen bij Intervence en vooral met een aantal medewerkers uit de ondersteunende diensten. Daarnaast ook met het MT, de bestuurder en Raad van Toezicht.; - De cliëntenraad, de ondernemingsraad en we gaan nog in gesprek met een afvaardiging van een groep ouders van Intervence die een advies hebben gegeven. - De betrokken wethouders, inkoopbureau en beleidsondersteuners van de kopgroep; - De medewerkers van de Jeugdautoriteit, de Inspectie GJ en het Ministerie van VenJ; - De regiobestuurder en kaderleden van vakbond FNV; - De wethouders en beleidsmedewerkers van onze huidige 4 inkoopregio’s; - Onze eigen Ondernemingsraad en Raad van Toezicht; - Zorgaanbieders en justitiële ketenpartners; - Vertegenwoordiger van KMI. We danken iedereen voor deze inzet. De positieve reacties en de feedback die wij hebben gekregen in deze gesprekken maakt het ook dat we nog steeds enthousiast zijn om dit proces tot een succesvol eind te brengen

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

29

Bijlage 1

Financieel historisch perspectief 2015-2020

In deze bijlage is de ontwikkeling van het resultaat en het eigen vermogen in de periode 2015 (start nieuwe stelstel) tot en met 2020 weergegeven. Bedragen afgerond x € 1 miljoen

2015

2016

2017

2018

2019

2020

Zorgprestaties Detachering en overig Som opbrengsten12

9,6 0,9 10,5

8,2 0,5 8,7

7,6 0,4 8,0

7,7 0,5 8,2

7,3 0,5 7,8

6,5 0,1 6,6

20152020 -3,1 -0,8 -3,9

Directe personele kosten13 Indirecte personele kosten Ov. Bedrijfskn. + afschrijvingskn. Som kosten

6,8 1,2 2,1 10,1

5,7 1,2 1,7 8,6

5,7 1,2 1,7 8,6

5,8 1,4 2,2 9,5

4,9 2,1 2,1 9,1

4,6 1,3 1,9 7,8

-2,2 0,1 -0,2 -2,3

Bedrijfsresultaat Extra bijdrage gemeente Nettoresultaat

0,5

0,2

-0,6

-1,2

0,5

0,2

-0,6

-1,2

-1,3 0,8 -0,5

-1,2 0,6 -0,6

-1,6 0,6 -1,0

Directie kosten in % opbrengst Indirecte kosten in % opbrengst

65% 32%

66% 33%

66% 36%

70% 43%

58% 59%

70% 47%

+5% +15%

tabel 18 Exploitatie (bron formele jaarverslagen Intervence)

Het bedrijfsresultaat is in de periode 2015 – 2017 omgeslagen van een positief resultaat van € 0,5 miljoen naar een negatief resultaat van € 0,5 miljoen. Vervolgens is er sprake van een negatief bedrijfsresultaat (exclusief de incidentele bijdragen gemeentes) van circa € 1,2 miljoen per jaar vanaf het jaar 2018. Bedragen afgerond x € 1 miljoen Eigen vermogen inclusief reserves (=weerstandsvermogen) Stand 1/1 Resultaat boekjaar Stelselwijziging14 Stand 31/12

2015

2016

2017

2018

2019

2020

20152020

1,5 0,5 0,0 2,0

2,0 0,2 0,0 2,2

2,2 -0,6 0,0 1,6

1,6 -1,2 0,0 0,4

0,4 -0,5 0,4 0,3

0,3 -0,6 0,0 -0,3

1,5 -2,2 0,4 -0,3

Norm 15% omzet Afwijking

1,6 +0,4

1,3 +0,7

1,2 +0,4

1,2 -0,8

1,2 -0,8

1,0 -0,9

Tabel 19 Eigen vermogen ontwikkeling (bron formele jaarrekeningen van Intervence)

De structurele verliessituatie heeft ervoor gezorgd dat de afgelopen vijf jaar het weerstandsvermogen per saldo met € 1,8 miljoen is afgenomen waardoor er inmiddels sprake is van een negatief eigen vermogen en een te laag weerstandsvermogen om tijdelijke fluctuaties in het resultaat op te vangen.

12

In de jaarrekening is de extra bijdrage van de 13 gemeentes opgenomen in de reguliere omzet en in deze tabel is deze voor vergelijkbaarheid over de jaren opgenomen na presentatie van het bedrijfsresultaat. 13 We hebben de directe en indirecte kosten in 2019 aangepast omdat er € 0,4 miljoen langdurig verzuim in indirecte kosten was opgenomen. 14 De wijziging in waarderingsgrondslag voor de voorziening grootonderhoud is direct verwerkt in het vermogen.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

30

Bijlage 2

Financiële positie per 31 december 2020

De financiële positie per 31 december 2020 zoals opgenomen in de conceptjaarrekening 2020 is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de bestuurder van Intervence. Wij hebben gesproken met de accountant van Intervence over de grondslagen en uitgangspunten voor het opstellen van de jaarrekening. Daarbij is vastgesteld dat de grondslagen ongewijzigd gebaseerd blijven op een continuïteitsveronderstelling van de bestaande activiteiten. De accountant zal conform de reguliere afspraken de controle op de cijfers uitvoeren voor 1 juni 2021 en een daarbij een controleverklaring verstrekken. Wij hebben voor deze business case voldoende aan het eigen uitgevoerde onderzoek maar maken een voorbehoud voor issues op het gebied van waardering en resultaatbepaling die mogelijk nog uit de accountantscontrole naar voren komen. Onderstaande tabel is afgeleid uit de concept jaarrekening (in € 000): Activa Materiele vaste activa

2020 1.243

2019 1.296

Passiva Eigen vermogen

2020 -283

2019 331

Debiteuren en overige vorderingen

740

731

Voorzieningen

426

445

Langlopende schulden

742

771

Kortlopende schulden

1.599 2.484

1.870 3.417

Liquide middelen

501 2.484

1.390 3.417

Tabel 20 Samenvatting concept balans per 31 december 2020 (bron concept jaarrekening 2020)

Materiele vaste activa De materiële vaste activa bestaat uit verschillende onderdelen. In onderstaand overzicht is deze gespecificeerd en toegelicht (in € 000): Materiële vaste activa Gebouwen

€ 915

Auto’s

28

Inventaris Activa in uitvoering

82 196

Computers-inventaris

23

Toelichting Onder langlopende schulden staat een hypotheek ad € 304 (+ € 18 kort) als mede een egalisatiereserve € 431 die gerealiseerd zijn aan het gebouw. Auto’s voor professionals, is als onderwerp geparkeerd tot tweede fase plannen van aanpak. Moeten wel vervangen worden. Geen onderzoek naar gedaan Betreft WIJZ kosten. De geactiveerde WIJZ-kosten zijn een risicopost in bijlage 4 gaan we hier verder op in. Geen onderzoek naar gedaan wordt geheel afgeschreven in 2021 voor overdracht.

1.243 Tabel 21 Specificatie van boekwaarde materiële vaste activa per 31 december 2020 (bron conceptjaarrekening 2020)

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

31

Debiteuren De debiteuren bestaan uit vorderingen op debiteuren, inkooporganisatie Zeeland en overige vorderingen (bedragen in €000): Debiteuren en overige vorderingen Debiteuren algemeen

€ 285

Vordering IJZ

396

Overige vorderingen/activa

59 740

Toelichting Dit betreft voornamelijk p x q zorgpresentatie die buiten regionaal worden gefactureerd. Wij gaan er van uit dat dit bedrag geheel zal worden ontvangen door Intervence voor 1 juli 2021 Wij gaan er van uit dat deze vorderingen uit 2019 terecht zijn opgenomen en voor 1 juli door IJZ zijn voldaan aan Intervence.

Tabel 22 Specificatie van debiteuren. (bron: specificatie concept jaarrekening 2020)

Bij Intervence was het, gezien de hoge administratieve last, gebruikelijk om 1x per jaar de buitenregionale pxq omzet te declareren. Daarmee komt geld later binnen en bestaat er een risico op oninbaarheid. Voorziening langdurig verzuim Naast de voorziening jubileum uitkering (€ 26.000) is er alleen een voorziening voor langdurig verzuim opgenomen. Voor medewerkers waarvan zeker is dat ze niet zullen terugkeren in het reguliere arbeidsproces en uitstromen in de WIA wordt ter grootte van het salaris en eventueel uit te betalen en niet terug te vorderen transitievergoeding een voorziening gevormd. Hierdoor komen deze kosten niet meer ten laste van de reguliere exploitatie. Onderstaand meerjarenoverzicht laat het verloop van deze voorziening over de jaren zien (in €000): 2017 Stand 1/1 Dotatie in jaar Onttrekking Saldo 31/12

2018 0 59 0 59

2019 59 32 -25 65

2020 65 404 -65 404

Totaal 404 240 -244 400

735

Tabel 23 Verloop voorziening langdurig verzuim (bron jaarrekeningen en info salaris adm).

In totaal is er de afgelopen 4 jaar € 735.000 gedoteerd aan deze voorziening. Ultimo 2020 zijn er nog 9 mensen (8,3 fte) waarvan 2 (1,8 fte) ondersteunend personeel opgenomen in de voorziening.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

32

Bijlage 3

Mobiliteitsplan

Aanleiding en uitgangspunt Het uitgangspunt van de noodzakelijke transformatie naar de vorm van een JB westregiostructuur vraagt een zo kort mogelijke overgangsperiode om frictiekosten te drukken en de continuïteit te kunnen waarborgen. Uitwerking Op basis van de huidige inventarisatie (1 maart 2021) is er een analyse gemaakt van het aanwezige personeel. Deze zal opnieuw worden gemaakt op het moment dat wij het mobiliteitsplan ter instemming voorleggen aan OR en ter bespreking met de vakbonden conform hetgeen afgesproken is in artikel 3.10 van de nu geldende CAO.

Aanwezige formatie - minus eerder vertrek Direct personeel & Huisvesting

Passende functie

Geen passende functie

(vallen buiten mobiliteit)

(Maatwerk naar B&B regio Zeeland)

(Maatwerk naar andere werkgever)

Afbeelding 4 Opbouw mobiliteitsplan

Functiegroep

Primair proces Bestuur/MT Beleidsondersteuning Bedrijfsvoering Totaal aantal Totaal fte Extra inzet bij JB west Besparing

Stand 1 mrt

Eerder vertrek

74 7 6 8 95 79,1

-8 -2 -2 0 -12 -10,6

Vervalt met tijd contract 0 0 -1 -2 -3 -1,8

Vervalt met vast contract

Bij

Plan

Waarvan naar B&B

0 -3 0 0 -3 -3,0

5 0 1 0 6 5,4

71 2 4 6 83 69,1

0 0 2 3 5 4,1

Jaarlijkse besparing

767 -294 473

tabel 24 Mobiliteitsplan 2021 in aantallen en fte op basis van inventarisatie per 1 maart 2021

De 12 mensen die vertrekken voor de datum van 1 juli hebben betrekking op uitstroom naar de WIA15 (9), beoogd vervroegd pensioen (1) en de door medewerker zelf opgezegde arbeidscontracten (2). Er vervallen 6 functies waarvan drie met tijdelijke contracten. Hieruit blijkt dat de organisatie al duidelijk heeft voorgesorteerd op verdere afslanking en geen nieuwe vaste contracten meer heeft afgesloten. Mocht uit nieuwe informatie blijken dat deze veronderstellingen wijzigen zullen wij het mobiliteitsplan hier op wijzigen tot dat wij definitieve overeenstemming hebben bereikt over de bestuurlijke fusie16. Primair proces Het direct uitvoerend personeel van Intervence is afgezet tegen de norm van JB west. Waarbij de omzet/productie van maart 2021 (51,3 fte jeugdbeschermers) gebruikt is als referentie. Hierbij is verondersteld dat de werving van jeugdbeschermers door blijft gaan per 1 maart zodat deze formatie blijft aansluiten bij de beoogde productieontwikkeling.

15

Betreft medewerkers die op basis van medische gronden na 2 jaar uitstromen in de Wet Inkomen naar Arbeidsvermogen. 16 Dit risico is opgenomen in de risico matrix onder punt x in hoofdstuk 5

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

33

Al het personeel werkzaam in het primaire proces blijft ongewijzigd in functie en valt buiten het mobiliteitsplan. Het Centraal Secretariaat en de Jurist Primair proces vallen in de nieuwe structuur en werkwijze onder teamondersteuning. Wel zullen de functiebenamingen worden aangepast aan functienamen van het functiehuis JB west. Management/RvB Jeugdbescherming west werkt in haar organisatiemodel met teammanagers. Deze zijn naast de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor het team ook als regionaal MT verantwoordelijk voor bedrijfsvoering, kwaliteit en externe relaties. De bestaande regiomanagers worden geplaatst in de functie van teammanager. De overige managementfuncties van Intervence zullen verdwijnen en worden overgenomen door bestaande functies bij B&B van JB west. Beleidsondersteuning De beleidsondersteuning wordt uitgevoerd via het bedrijfsonderdeel B&B van JB west. Als uitzondering op het bestaande model zullen we HR en Kwaliteit integreren maar blijft de plaatsingsregio Zeeland. Communicatie wordt wel centraal geregeld en vervalt in Zeeland. Met de kracht en efficiency van JB west gebundeld werken we samen verder aan het terugdringen van verzuim en verloop. De teammanagers zullen daarnaast worden ondersteund door een nieuwe functie van beleidsmedewerker/accountmanager voor deze regio.

De bij B&B geïntegreerde medewerkers kunnen naast werkzaamheden voor de regio ook ingezet worden voor werkzaamheden binnen B&B. Bedrijfsvoering Door het aanhouden van locatie Middelburg blijft het pandpersoneel behouden. Deze drie hieraan gekoppelde functies zijn ook in deze categorie opgenomen. We bieden de ICT-beheerder, salarisadministrateur en financieel administratief medewerker een passende functie aan bij B&B van JB west waarbij gezien de aard van de werkzaamheden deze ook grotendeels lokaal uitgevoerd kunnen worden. Alle registratie- en administratieve systemen worden centraal ingericht vanwege efficiëntie. Alle overige functies, die allen met tijdelijke contracten zijn opgevuld, komen op de locatie Zeeland te vervallen en worden overgenomen door B&B bij JB west. Uitwerking Het bestaande sociaalplan 2019-2021 (getekend op 15 oktober 2019) en eisen gesteld in het ultimatum van de vakbonden zijn door de zittende bestuurders ondertekend, zijn van toepassing op dit plan. Wij stellen daarom ook voor om gebruik te maken van de maatwerkmogelijkheid in artikel 1.5 in het sociaalplan zodat we:

17

•

De 5 medewerkers die wij willen plaatsen bij B&B van JB west krijgen direct een contract voor onbepaalde tijd op basis van dezelfde inschaling en anciënniteit. Daartegenover vervallen dan de aanspraken uit het sociaalplan.

•

De 3 medewerkers met een vast contract waar de functie komt te vervallen willen we direct een individueel maatwerktraject kunnen aanbieden. De verwachte datum van boventalligheid is 1 juli 2021. Direct na overeenstemming met de OR en vakbonden17 gaan we starten met het individuele traject per medewerker. We willen met deze medewerkers een vaststellingsovereenkomst aangaan met een wederzijdse inspanningsverplichting die binnen 6 maanden (waarvan de laatste drie vrijgesteld van werk) moet leiden tot het vinden van een nieuwe baan elders. Is er na deze zes maanden geen baan gevonden dan wordt het

Wij overleggen met de FNV. De andere bonden laten zich hier in vertegenwoordigen.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

34

contract met wederzijds goedvinden beëindigd en de afgesproken transitievergoeding (regeling conform CAO Jeugdzorg) uitgekeerd.

Frictiekosten mobiliteit Met deze mobiliteitsregeling gaan de volgende eenmalige frictiekosten gepaard (in €000): Onderdeel Transitievergoeding (basis CAO JZ regeling 1-5-2016) Loondoorbetaling bij 3 maanden vrijgesteld van werk Mobiliteitsbijdrage tot € 5.000 per medewerker (x 3) Mobiliteitscentrum, begeleiding en juridische ondersteuning Kwalitatieve frictie Totale kosten

€ 155 80 15 10 100 360

Tabel 25 berekening frictiekosten mobiliteitsplan (afgeronde bedragen)

De loondoorbetaling van 1 juli tot 1 oktober is in de reguliere exploitatiekosten opgenomen omdat tegen over deze betaling ook prestaties geleverd worden. Bij eerder vertrek zal deze loonruimte nodig zijn om deze activiteiten wel doorgang te laten vinden voordat ze zijn overgedragen aan JB west. De kwalitatieve frictiekosten zijn opgenomen voor de mogelijkheid om geplaatste medewerkers, die niet over de juiste competenties beschikken een passend traject te kunnen bieden.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

35

Bijlage 4

Overgang naar IT-infrastructuur JB west

Het uitgangspunt bij deze bestuurlijke fusie is dat alle informatie- en registratiesystemen overgaan naar de infrastructuur van JB west. Op deze wijze blijft een kwalitatief hoogwaardige ondersteuning mogelijk en kunnen toch schaal- en synergievoordelen gerealiseerd worden. Om dit mogelijk te maken is het nodig dat de conversie van primair cliëntsysteem IJ/GGW naar het nieuwe (landelijk) cliëntregistratiesysteem WIJZ wordt afgerond, dat de overige applicaties worden geconverteerd of aanvullend worden uitgerold en dat ook de hardware aangepast wordt aan de standaard van JB west. In onderstaand overzicht staan de hiermee gepaard gaande kosten samengevat: Onderdeel (bedragen x €000) Extra kosten afronden overgang naar WIJZ Conversie overige applicaties Hardware Onvoorzien en coördinatiekosten 1 fte 6 mnd. (€ 50.000) Totale kosten Eenmalige afschrijving van bouw- en ontwikkelkosten WIJZ

Conversiekosten 0 185 45 50 280

Achter stallig 70 0 80 50 200 155

Tabel 26 Overzicht transitiekosten IT-infrastructuur

Primaire systeem WIJZ De overgang van IJ/GGW naar WIJZ als primair dossier is afgelopen jaar bij Intervence stopgezet en deze moet worden afgemaakt. Op dit moment werkt Intervence met een versie van IJ + een technische schil om IJ om gezinsgericht werken mogelijk te maken. Intervence heeft ervoor gekozen om de aanschaf (bijdrage in centrale bouw Jeugdzorg Nederland) ad € 105.000 en de gemaakte implementatiekosten in 2019 ad € 91.000 (uren) te activeren in 2019. Overige kosten zijn direct in de exploitatie genomen. Op basis van onze eerste inventarisatie hebben we vastgesteld dat het afmaken van de conversie en het inpassen in WIJZ bij JB west in totaal nog circa € 70.000 gaat kosten. We hebben geoordeeld dat de bijdrage in de centrale bouw geen meerwaarde heeft voor JB west en hebben deze daarom in een keer afgeschreven. Ten aanzien van de gemaakte implementatie uren hebben wij een grove inschatting gemaakt dat circa € 50.000 (betreft projectmanagement, afstemming JZN, andere keuze inrichting, opbouw kennis) hiervan niet voor ons bruikbaar zijn. Een aandachtspunt is dat voor de rechtbank in de regio West-Brabant/Zeeland in september 2021 de communicatie met de Rechtbanken (project ARC) gekoppeld wordt aan WIJZ. Een workaround met IJ of handmatige oplossingen zijn mogelijk kostbaar en geeft veel extra administratieve lasten.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

36

Overige ondersteunende systemen Ten aanzien van de ondersteunende systemen is het voornemen om de conversie en implementaties te gaan uitvoeren. Daarmee komen al deze systemen in de Cloud te staan en is er geen lokale hardware et cetera meer nodig. In onderstaand overzicht zijn de hiermee gepaard gaande kosten samengevat (bedragen x €000): Functionaliteit Databestanden, MSteams en website HR en salarissystemen

Collabris (productieinformatie) Financiële systemen Registratiesysteem Beveiligd mailen Totaal

Toelichting Overzetten naar JB west Microsoft omgeving. Contract met Openline loopt tot 1 november. Geen afkoopkosten Werken beide met Beaufort/Youforce. Alleen conversie noodzakelijk. Contracten opzeggen/integreren Inrichten van Plusport (opleidingen), Mobility Concept (vervoer) en Appical (begeleiding nieuwe medewerkers) Werken beide met Collabris. Uitzoeken of opnieuw inrichten voordeliger is dan conversie. Overdragen data en archiveren oude systemen. Uitbreiding inrichting Final/Factflow bij JB west Uitbreiden van Topdesk naar Zeeland Omzetten van Crypthare naar Zivver

€ 85 40

25 25 5 5 185

Tabel 27 Overzicht conversie of implementatie van alle overige applicaties

Technische infrastructuur (hardware) Om alle functionaliteiten die WIJZ en de applicaties bieden te gebruiken dient ook de hardware (en de ontsluiting van de hardware) te worden aangepast. Daarbij hebben wij vastgesteld dat alle laptops technisch en economisch verouderd zijn en toe zijn aan vervanging. Om integratie en beveiligingsrisico’s te voorkomen kiezen wij er voor de gehele infrastructuur te vervangen. Normaal zouden de kosten gespreid worden over de verschillende jaren. Daarom hebben wij onze business case bij deze vervanging 2 jaar afschrijvingskosten opgenomen als kosten voorgaande jaren en nemen we 1 jaar op in de reguliere exploitatie. In onderstaand overzicht zijn de hiermee gepaard gaande kosten samengevat (x €000): Functionaliteit Printers, scanners Werkplekken Ontsluiting Implementatie Totaal

Toelichting Plaatsing van 4 multifunctionals op alle locaties Uitrol van 60 schermen en 100 laptops Af: 2 jaar toekomstige afschrijvingskosten Verbindingen in netwerk, switches etc. Eenmalig kosten inrichting, uitrol en licenties

€ 50 190 -160

€

80 15 30 125

tabel 28 Kosten hardware

De visie van Jeugdbescherming west op IT Onze IT-infrastructuur moet het tijd- en plaatsonafhankelijk werken volledig en 24/7 in de week mogelijk maken. We hebben alle noodzakelijke kennis in huis en huren voor projecten en innovaties specifieke kennis in. We hebben de aanbeveling van Jeugdzorg Nederland en Ministerie van VWS opgevolgd om de gehele organisatie eind dit jaar NEN 7510 te laten certificeren. We werken op dit moment hierbij nauw samen met FOX-IT en Microsoft. Daarmee voldoen we aan de strengste eisen die gesteld worden aan een zorgorganisatie.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

37

Bijlage 5

Vitaliteit personeel

We hebben in het kader van het hoge verzuim specifiek gekeken naar de ontwikkeling van het verzuim en de mogelijke financiële impact van verzuim op onze business case. Algemene toelichting op verzuim Onderstaande verzuimcijfers laten zien dat het verzuim in periode 2017 – 2019 boven het landelijke gemiddelde ligt en dat het in 2020 sterk is gestegen en daarnaast is opvallend dat een groot deel van verzuim ook direct langdurig verzuim betreft. Verzuimcijfers 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

% 5,0 6,6 6,7 5,2 8,1 7,2 6,4 12,5

> 6 wkn % 3,5 4,8 5,0 3,7 6,6 5,7 4,9 11,2

Freq 1,5 1,5 1,4 1,2 1,2 1,3 1,0 0,8

Tabel 29 Verzuimcijfers

Langdurig verzuim instroom WIA Per 1 maart 2020 zijn er 12 medewerkers ziek, waarvan 3 kortdurend verzuim waaronder 1 afwezig in verband met zwangerschap. De negen medewerkers die langdurig uitgevallen zijn betreffen 7 gezinsmanagers en 2 medewerkers ondersteuning. Start Jan – juni 2019 Juli – dec 2019 Jan - juni 2020

Instroom

Twee jaar tot 1 juli 1 4 4 9

Twee jaar Aug – dec 1 0 0 1

0 4 0 4

Twee jaar 2022 0 0 4 4

Tabel 30 Ontwikkeling langdurig verzuim

Ten aanzien van deze gegevens zien we: - Geen nieuwe instroom in het lang verzuim na juni 2020 (slechts 3 kortdurend verzuim wat inhoudelijk beheersbaar is) - De verwachting is dat 4 medewerkers met 100% verzuim uitstromen naar de WIA (deze zijn ook voorziening in de jaarrekening). Hierbij bestaat een loondoorbetalingsrisico als er onvoldoende gedaan is aan mogelijk re-integratie. Op basis van onze Quick scan en toelichting van de HR-adviseur schatten wij dit risico laag in. - De andere 5 medewerkers hebben maatwerk in re-integratie in bestaand of ander werk. Deze kosten zijn voorzien in de exploitatiekosten 2021. In onze business case zijn alle verwachte niet inzetbare uren op de oorspronkelijke functie opgenomen als improductief. Voor zover het de vier medewerkers betreft die zullen uitstromen zijn deze kosten als in 2020 genomen in de voorziening langdurig zieken.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

38

Het eigenrisicodragerschap voor de UWV-kosten (WGA-risico) is in oktober 2020 op advies van Robidus opnieuw herverzekerd. Dit omdat Intervence als kleine organisatie met een relatieve hoge instroom in de WIA deze kosten niet zelfstandig kan dragen. De herverzekeringspremie bij Avero/ Achmea bedraagt 1,07% over het WIA-loon en dekt alle instroom gestart na 1 januari 2018. Het contract heeft een einddatum van 31 december 2021. JB west zal dit contract moeten voortzetten omdat de schadelast voor de huidige instroom nog hoog is. Dit verhoogt wel de werkgeverslasten met circa € 50.000 per jaar. Beleidsplan rondom vitaliteit Er is een basaal arbobeleidsplan met daarbij een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) welke in de arbo-commissie periodiek wordt besproken. We zien op dit moment hier geen actuele risico’s in. Intervence maakt gebruik van de diensten van de Arbo-unie voor de functie van bedrijfsarts en oriënteert zich op mogelijke inzet van een arbeidsconsultant. Het contract met de arbodienstverlener is kortlopend en loopt eind 2021 af. Op dit moment hebben wij geen verder onderzoek naar integratie of verbetering uitgevoerd ingeval van overname door JB west. Dit nemen wij in het vervolgonderzoek fase 2 mee.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

39

Bijlage 6

Toetsingskader inspectie

In deze bijlage is o.b.v. de brief van de Inspectie Gezondheid en Jeugd (kenmerk IJZ/2020-12-KR) een reactie gegeven op de daarin genoemde aandachtspunten. De vragenlijst is geschoond voor onderwerpen die te maken hadden met overdracht naar andere GI’s en afbouw van Intervence. Cliëntperspectief Inspraak/betrokkenheid van cliënten (zowel bij het maken van het plan als bij uitvoering ervan). Betrokkenheid en draagvlak cliëntenraad.

Geen achteruitgang in reistijd en mate van bereikbaarheid van kantoren/ gespreksruimtes van de GI voor cliënt. Voortgang behandeling van klachten van cliënten bij Intervence. Medewerkers perspectief Inspraak/betrokkenheid van medewerkers (zowel bij het maken van het plan als bij de uitvoering ervan) Sociaal plan voor personeel (14 medewerker Intervence langdurig ziek, staf/ondersteuning) Voldoende mate van draagvlak en medezeggenschap van de ondernemingsraden en medewerkers van alle betrokken GI’s. Geen extra belasting in de vorm van bureaucratie voor medewerkers (denk aan het actieplan (ont)regel de zorg Inwerken van nieuwe medewerkers bij de beoogd overnemende GI’s ten aanzien van (interne)werkprocessen Kwaliteitszorg Facilitering van medewerkers opdat zij cf geldende wet- en regelgeving, werkprocessen, richtlijnen jeugdhulp en beroepscode kunnen blijven werken. Ketenpartners & stakeholders Afstemming met (jur.) netwerkpartners zoals de Raad voor de Kinderbescherming, en kinderrechters Afstemming met (inhoudelijke) netwerkpartners over bereikbaarheid en aanwezigheid, (voortzetting van) samenwerkingsafspraken/ -convenanten, geldigheid beschikkingen of jeugdhulpbepalingen Afstemming met het KMI

Reactie Jeugdbescherming west We hebben twee keer met de cliëntenraad gesproken en we gaan nog een keer apart spreken met een afvaardiging van cliënten. Daarbij is vooral behoud van de locaties (dicht bij) en het behoud van relatie medewerker/ gezin genoemd. Beide realiseren we met deze business case. We handhaven de huidige locaties en daarmee is er geen achteruitgang in bereikbaarheid. Met het behouden van de jurist (overgang naar B&B van JB west) blijft dit proces doorlopen. We zijn 3 dagen naar Zeeland gegaan om ook met medewerkers te spreken en hun input te vragen. Zie hiervoor de bijlage rondom mobiliteit en langdurig verzuim. We hebben twee keer met OR gesproken en ook twee keer met de vakbonden. Vooral de transparantie en ingebrachte oplossingen en kennis rondom de bedrijfsprocessen werd gewaardeerd. Door samenwerking met B&B van JB west is er de mogelijkheid om administratieve lasten te verlagen (mobility-app, nalatenschappen en vermogensdesk, pupillen administratie en zorgcoördinatie). De nieuwe organisatie gaat meedoen in ons inwerkprogramma. Dit in samenwerking met Advizo (werving en selectie) en JBRA (opleidingen) Met integratie in B&B van JB west wordt dit volledig geïntegreerd in de bedrijfsprocessen.

We hebben deze partners gesproken. In fase 2 zullen we hier verder op gaan investeren. Bestaande contacten blijven gehandhaafd. We hebben met belangrijkste netwerkpartner kennis gemaakt en informatie over de regio gedeeld. We hebben met het KMI gesproken en in ons gesprek geconcludeerd dat dit voor wat de certificaatstatus van Intervence en JB west betreft een overzichtelijke en beheersbare overgang betekent. Gezamenlijk is een traject uitgewerkt dat waarborgt dat er voor wat het de certificatiestatus geen complicaties optreden

Tabel 31 Toetsingskader inspectie

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

40

Bijlage 7

Toekomstige huisvesting (vertrouwelijke bijlage)

Deze bijlage is verwijderd in verband met concurrentie gevoelige informatie

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

41