13.4 Werkafspraken monitoring BW

Werkafspraken tussen gemeenten onderling en met CZW-bureau over de monitoring van de maatschappelijke opvang en beschermd wonen in Zeeland Artikel 1 Startdatum Per 1 januari 2023 wordt er gestart met de monitoring van beschermd wonen en maatschappelijke opvang. Artikel 2 Definitieomschrijvingen a) Onder beschermd wonen wordt in het kader van de monitoring verstaan: beschermd wonen intramuraal, geclusterd en IBT; b) Onder maatschappelijke opvang wordt verstaan: de door de betrokken organisaties (Leger des Heils, Emergis, Juvent en Meld- en Actiepunt Bemoeizorg) geleverde zorg en begeleiding, te weten: o dag- en nachtopvang, o sociale pensions, o ambulante begeleiding, o 24-uurs opvang, o outreachende aanpak. c) De definitie van beschermd wonen en maatschappelijke opvang is steeds gelijk aan de producten die regionaal (lees: Zeeuws) worden ingekocht en gesubsidieerd. Artikel 3 Bronnen a) De monitoring van beschermd wonen is gebaseerd op en (vooralsnog) begrensd tot de gegevensregistratie die plaatsvindt in het kader van de iWmo door de gemeenten in Zeeland (zie bijlage 1); b) De monitoring van de maatschappelijke opvang is gebaseerd op en (vooralsnog) begrensd tot de gegevens die zorgaanbieders van de maatschappelijke opvang aanleveren in het kader van de gemeentelijke monitor sociaal domein (GMSD) (zie bijlage 1). Artikel 4 Kwaliteit a) Gegevensregistratie m.b.t.

beschermd wonen in de iWmo vindt plaats conform de hiervoor (landelijk) opgestelde iStandaarden te vinden op iWmo | iStandaarden en de werkafspraken zoals opgesteld in bijlage 2; b) Om de kwaliteit van de gegevensregistratie in de iWmo te borgen vindt er in het eerste kwartaal van 2023 scholing plaats bij gemeenten over de wijze van uitvoering van de iStandaarden en het administratieprotocol; c) Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens in iWmo; d) Het CZW Bureau toetst per maand onder gemeenten de volledigheid van gegevensregistratie in de iWmo. Het CZW Bureau heeft een signalerende functie als het gaat om de gegevensregistratie. Indien er opvallende afwijkingen worden gezien in de gegevensaanlevering, neemt het bureau contact op met betreffende regiogemeente. e) Voor MO wordt de aanlevering van de gegevens en de kwaliteit daarvan geborgd via de subsidieverleningsbeschikking en de daarin opgenomen prestatieafspraken. Artikel 5 Aanleveren a) Aanlevering vindt plaats aan het CZW-bureau; b) Gemeenten leveren uiterlijk de 10e van de maand de (nieuwe) mutaties uit de iWmo voor de monitoring van beschermd wonen over de maand ervoor aan;

c) Zorgaanbieders maatschappelijke opvang leveren de gegevens voor de monitoring van de maatschappelijke opvang per halfjaar aan bij het CZW Bureau (aanlevertijd GMSD); d) Voor de aanlevering van gegevens gebruiken gemeenten en zorgaanbieders het format opgenomen als bijlage 3 en 4 waarbij de uitvraag vanuit de GMSD als basis dient; e) De aanlevering van de gegevens voor de monitoring van beschermd wonen door de gemeenten binnen de Oosterschelderegio en de gemeente Veere geschiedt automatisch; f) De aanlevering van de gegevens voor de monitoring van beschermd wonen door de gemeenten op Zeeuws Vlaanderen en Middelburg en Vlissingen geschiedt via een CSVbestand. Dit CSV-bestand wordt gedownload (export) uit de regie- en backoffice applicatie en vervolgens ge-upload in het WUP-Portaal; g) De aanlevering van de gegevens voor de monitoring van de maatschappelijke opvang door de zorgaanbieder geschiedt rechtstreeks aan het CZW Bureau via een upload in het WUP-Portaal. Artikel 6 Wijze van rapporteren a) Er wordt door het CZW-bureau per half jaar een feitelijk rapport opgeleverd; b) Het feitelijk rapport bevat een analyse op basis van de vooraf vastgestelde indicatoren (bijlage 1); c) Welke analyses het CZW-bureau op basis van de vooraf vastgestelde indicatoren uitvoert wordt in de werkgroep Monitoring BW/MO vastgesteld.

In deze werkgroep zijn naast het CZW-bureau vanuit gemeenten de disciplines beleid, uitvoering en data-analist vertegenwoordigd. De werkgroep wordt voorgezeten door een kernteamlid; d) De analyses vinden plaats en worden gepresenteerd op gemeenteniveau en Zeeuws niveau; e) De aanlevering van de feitelijke rapportage door het CZW-bureau geschiedt digitaal aan de 13 gemeenten in Zeeland en kernteam MO; f) De aanlevering wordt tevens ge-upload in het WUP Portaal. Artikel 7 Bespreking en vervolgacties a) De uitkomst van artikel 6 wordt ten behoeve van beleidsmatige interpretatie geagendeerd voor het kernteam. Het CZW-bureau schuift hierbij aan voor toelichting op het feitelijke rapport; b) Indien het feitelijk rapport daartoe aanleiding geeft vindt op basis daarvan advisering plaats; c) Dit advies komt in werkgroepverband tot stand. De werkgroep wordt voorgezeten door een kernteamlid; d) Na akkoord kernteam vindt agendering van de resultaten voor het ambtelijk afstemmingsoverleg plaats. e) Doel van bespreking in AA MO is: • Ter informatie over tussenopbrengst; of • Ter informatie en advisering f) In het geval het rapport een advies bevat vervolgt het vervolgens de reguliere route richting PMO en verder.

Artikel 8 Opdrachtgeverschap a) Gemeente Vlissingen is in haar hoedanigheid als centrumgemeente opdrachtgever en rechtstreeks aanspreekpunt voor het CZW-bureau namens de gemeenten in Zeeland voor deze werkafspraken; b) Deze afspraken gelden vanaf 1 januari 2023 en eindigen op het moment dat een nieuwe Governance is ingericht en tussen partijen Partnerschapsafspraken zijn gemaakt, of zoveel eerder wanneer de 13 gemeenten daartoe besluiten.

Opdracht 9 Evaluatie Deze werkafspraken worden in 2024 geëvalueerd door Kernteam MO in afstemming met de werkgroep.

Bijlage 1 Gegevensregistratie iWmo en GMSD

GMSD BW GMSD MO

iWmo

Indicator

x x

x x

Aantal unieke cliënten (achtergrondkenmerk) Afgenomen product

x

Afgenomen product Looptijd afgegeven beschikkingen Wachttijd aanbieders Looptijd afgegeven beschikkingen

Per persoon BSN Productcategorie Productcode Beoogde startdatum ondersteuning

x

x

Beoogde einddatum ondersteuning

x

x

Daadwerkelijke startdatum ondersteuning

x

x

Daadwerkelijke einddatum ondersteuning

x

x

Looptijd feitelijk ingezette zorg Wachttijd aanbieders Looptijd feitelijk ingezette zorg

Verstrekkingsvorm (ZIN of PGB)

x

x

Financieringsvorm

Reden beëindiging

x

x

Reden toewijzing wijziging toewijzing

x

x

Redenen beëindiging van zorg Redenen (tijdelijke) stopzetting van zorg ➢ Verhuizing Redenen wijziging van zorg

Reden afwijzing wijziging toewijzing

x

Redenen wijziging van zorg

Geboortedatum

x

Leeftijd (achtergrondkenmerk) en leeftijdsopbouw

Geslacht

x

Geslacht (achtergrondkenmerk)

Naam aanbieder

x

Aanbieder (achtergrondkenmerk)

Gemeentecode

x

Woonplaats (achtergrondkenmerk)

Startnummer iEb

x

Gemeente aanmelding CAK

Berichtcode

x

Status casus en ter controle

Per aanbieder Centrumgemeente, opvangorganisaties, trajectbegeleiding, GGD, Onbekend, Anders, namelijk:

x

Soort organisatie (achtergrondkenmerk)

x

Aantal registraties voor voorzieningen

x

Aantal unieke personen

x

Aantal afdelingen/organisaties per type bron

Briefadres

x

Opvangadres

x

Verblijfplaats

Bijlage 2

Werkafspraken verbeterplan berichtenverkeer BW regio Zeeland Gebruik en inhoud berichtenverkeer Beschermd Wonen Nr. 1

Regiogemeenten hanteren de i-standaard iWmo en iEb. Onderstaande codes vallen hier onder: o

o o o o

WMO301 (gemeente, toewijzing) ▪ Productcode: ▪ Productcategorie: eerste 2 cijfers van productcode ▪ Eenheid: 83 euro’s ▪ Frequentie: 4 maandelijks ▪ Volume: tarief desbetreffend product ▪ Datum: begindatum beschikking ▪ Einddatum (tot en met): • onbepaalde tijd (31-12-2099) • bepaalde tijd: datum einde beschikking • NB Bij zorg beëindiging voor afloop beschikking pas je de einddatum aan ▪ Reden wijziging WMO302 (aanbieder, retourbericht) WMO305 (aanbieder, start zorg) WMO306 (gemeente, retourbericht) WMO307 (aanbieder, stopzorg) ▪ Reden stop WMO308 (gemeente, retourbericht) WMO317 (aanbieder, verzoek om wijziging Wmo hulp) WMO318 (gemeente, retourbericht) WMO319 (gemeente, antwoordbericht)

o o o o

IBT en Geclusterd WMO401 (gemeente, start eigen bijdrage) WMO402 (CAK, retourbericht) WMO403 (gemeente, stop eigen bijdrage) WMO404 (CAK, retourbericht)

o o

Intramuraal WMO407 (gemeente, eigen bijdragebericht beschermd wonen) WMO408 (CAK, retourbericht)

o o o o

Nr. 2

Berichten worden steeds binnen 5 werkdagen verstuurd.

Nr. 3

In het Wmo 407-bericht wordt door elke regiogemeente een uniek nummer gebruikt, het startnummer. Dit bestaat uit 8 posities, waarbij de eerste twee posities per gemeente te bepalen zijn. Elke regiogemeente gebruikt een eigen startnummer voor de aanmelding bij het CAK, te weten: o

Borsele (01)

o o o o o o o o o o o o

Goes (02) Hulst (03) Kapelle (04) Middelburg (05) Noord Beveland (06) Reimerswaal (07) Schouwen Duiveland (08) Sluis (09) Terneuzen (10) Tholen (11) Veere (12) Vlissingen (13)

Achtergrondinformatie: In het aanmeldproces naar het CAK kan de situatie ontstaan dat twee of meer regiogemeenten een klant aanmelden met hetzelfde BW-startnummer. Omdat geen eigen bijdrage kan worden afgedragen aan een centrumgemeente voor meerdere klanten met hetzelfde BW-startnummer vallen deze berichten uit. In de regio moet daarom worden afgestemd wie welke range startnummer gaat gebruiken zodat niet hetzelfde BWstartnummer wordt aangeleverd. Dit moet een getal onder de twintig zijn. Nr. 4

Regiogemeenten gebruiken de volgende productcodes: o 10A13 : IBT o 10A14 : IBT (extra module) o 15A54 : Geclusterd o 15A04 : Intramuraal standaard o 15A07 : Intramuraal specialistisch

Nr. 5

Regiogemeenten vullen bij de aanmelding van intramurale cliënten de gemeentecode van Vlissingen in (0718) voor de afdracht van de eigen bijdragen.

Nr. 6

Ingeval van verlenging of her-indicatie wordt de oude toewijzing gestopt en een nieuwe gestart de dag ná de einddatum van de oude toewijzing. Dit om te voorkomen dat er data verloren gaan door overschrijving daarvan. Bij verhuizing vindt er een warme overdracht plaats tussen vertrekgemeente en de (nieuwe) woongemeente met als doel dat de gegevensregistratie een- op een op elkaar aansluit.

Nr. 7

Aanlevering gegevens BW aan het CZW Bureau Nr. 8 Nr. 9

Nr. 10

In februari leveren gemeenten de bestaande cliënten beschermd wonen, IBT en geclusterd initieel aan bij het CZW-bureau conform format BW met peildatum 1 januari 2023. Regiogemeenten leveren uiterlijk de 10e van de maand de (nieuwe) mutaties uit de iWmo van beschermd wonen over de maand ervoor aan bij het CZW Bureau, ten behoeve van de bekostiging aanbieders BW en de monitoring BW. Voor de aanlevering van gegevens gebruiken regiogemeenten en zorgaanbieders het format opgenomen als bijlage 2 en 3 waarbij de uitvraag vanuit de GMSD als basis dient.

Nr. 11

De aanlevering van de gegevens van beschermd wonen door de gemeenten binnen de Oosterschelderegio en de gemeente Veere geschiedt automatisch.

Nr. 12

De aanlevering van de gegevens van beschermd wonen door de gemeenten op Zeeuws Vlaanderen en Middelburg en Vlissingen geschiedt via een CSV bestand. Dit CSV-bestand wordt gedownload (export) uit de regie- en backoffice applicatie en vervolgens ge-upload in het WUP-Portaal.

Bijlage 3

Aanmaakdatu Startnum Gemeente Geboorted Productc mtijd bestand mer iEb code BSN atum ategorie Productcode 123456789 DD-MM-JJ 10 OF 15 10A13 OF 15A54 OF 15A04 OF 15A07

type maatwerkarran Datum_start_ Datum_einde_ Datum_start_ Datum_einde_d Leveringsv gement Nummer beoogd beoogd daadwerkelijk aadwerkelijk orm declaratie toewijzing DD-MM-JJ DD-MM-JJ DD-MM-JJ DD-MM-JJ

Beschikte Geleverd Beschikt_ Beschikte _frequent e_eenhei Geleverd volume _eenheid ie d _volume Reden_einde 83 4 83 4 02; 19 t/m 23; 31; 36 t/m 39

Reden_wi jziging_to AGBewijzing code

Bijlage 4 Aanmaakdat um bestand 1_Bron 2_Client_id Indien beschikbaar BSN, anders uniek cliëntnummer

2a_ BSN_Besch 5_Gemeentecode 6_Gemeentecode 7_Persoonlijke_kenm 8_Oorzaak 9_Melding_ 10_Type_ingezett 11_Passende_wach 12_Opvang_ 13_Opvang_ei 14_Directe_opvang_(crisis/ 15_Directe_opvang_(crisis/n 16_(Langdurige)_opv 17_(Langdurige)_op 18_Uitstroom_ 19_Type_ver ikbaar 3_Geslacht 4_Geboortejaar _melding _herkomst erken_instroom _instroom datum e_opvang ttijdzorg_ingezet startdatum nddatum nood)_startdatum ood)_einddatum ang_startdatum vang_einddatum reden volgplek 20_Terugval