12.58 MZ Advies begeleidingscommissie

Advies Begeleidingscommissie Gemeenschappelijke Regeling (GR) de Zeeuwse Muziekschool Datum: 7 mei 2024

Inhoudsopgave Jaarstukken 2023 ............................................................................................................. 3 Begroting 2025 ................................................................................................................. 6

2

Jaarstukken 2023 Onderwerp Totaaladvies Begeleidingscommissie vorig jaar

Advies Begeleidingscommissie Geen zienswijze uitgebracht bij jaarstukken

Resultaat GR

€ 37.297

Speerpunten gerealiseerd: ja of nee?

Ja. De Zeeuwse Muziekschool opereert binnen drie pijlers: Academie, Muziekfabriek (nu Educatie) en Sociaal Domein. Binnen elke pijler zijn aparte doelstellingen geformuleerd die overwegend zijn behaald. Op basis van de ontvangen stukken is het bereik onder scholen echter moeilijk te toetsen. Daarnaast is tot doel gesteld om de samenwerking met culturele en maatschappelijke instellingen intensiveren. Dit is gelukt. Ja

Analyse resultaat duidelijk: ja of nee? Zie tabel 1 Toelichting rekeningresultaat Rechtmatigheidsverantwoording dagelijks bestuur: staan er fouten, onduidelijkheden, overschrijdingen, ongeautoriseerde reservemutaties en overige afwijkingen in? Ja? Dan uitleggen. Inhoud controleverklaring accountant: - goedkeurend - met beperking - oordeelonthouding - afkeurend Met beperking, oordeelonthouding of afkeurend? Dan uitleggen.

Wat is de hoogte van de algemene reserve? Voldoet aan VZG-richtlijn reservevorming (5% van alle baten van de GR): ja of nee?

Nee. In het algemeen is het de begeleidingscommissie onduidelijk hoe hiermee wordt omgegaan. We constateren dat hierover geen juiste afspraken zijn gemaakt tussen DB en AB. Zie hiervoor de stellige uitspraak van de commissie BBV in de Kadernota rechtmatigheid 2023. Zo missen we bijvoorbeeld ook toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering. Er is een voorlopige jaarrekening overlegd die nog niet is gecontroleerd door de accountant. Wel constateren wij significante tekortkomingen ten aanzien van het navolgen van de BBVvoorschriften. Zonder hierbij een volledige opsomming te geven, merken wij onder andere op dat de indeling van de begroting en de jaarstukken identiek te zijn (art. 4 BBV). Verder constateren wij afwijkingen in de indeling en voldoet de opzet van het jaarverslag niet aan het bepaalde in artikel 25 BBV. € 239 -/-

Ja, waarbij wordt opgemerkt dat een negatieve stand van de algemene reserve in principe niet mogelijk is. Dit omdat de deelnemers tekorten op de reserve dienen aan te zuiveren.

Ja? Geen zienswijze nodig. Nee? Zienswijze vragen. 3

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie

Zie tabel 2 Onderbouwing VZG-richtlijn reservevorming Bestemming resultaat: toevoeging aan algemene reserve? Ja? Geen zienswijze nodig. Nee? Zienswijze vragen.

Jaarstukken aangeboden voor zienswijze of ter kennisname?

Nee, deels. Het betreft een toevoeging aan de algemene reserve van € 23.151 en een toevoeging aan een nieuwe bestemmingsreserve Kunst en Cultuur Educatie Oosterschelderegio (KCE) van € 14.146. De begeleidingscommissie constateert dat dit het saldo betreft van programma 4 KCE. Er is in de jaarrekening niet expliciet toegelicht waarom hiervoor een bestemmingsreserve is opgericht. De begeleidingscommissie ziet echter geen probleem in het oprichten van deze bestemmingsreserve, omdat dit saldo slechts ziet op een deel van de deelnemende gemeenten en het specifieke bestedingsdoel van Cultuureducatie kent.

Zienswijze

Totaaladvies Begeleidingscommissie: wel Wel akkoord of niet akkoord? Niet akkoord? Dan uitleggen.

Tabel 1 Toelichting rekeningresultaat Omschrijving Programma 1 Academy

Bedrag € 183.503

Programma 2 Sociaal Domein Programma 3 Muziekschool Educatie Programma 4 KCE Programma 5 Projecten Programma 6 Organisatiekosten Programma 7 Vaste kosten

€ 70.956-/-

Mutatie reserve

€ 21.252 € 14.232-/€ 5.074 -/€ 58.262-/€ 18.933-/Nihil 4

Toelichting Dit wordt o.a. veroorzaakt door garantie verplichtingen en door lagere salariskosten door vertrek van personeel. Wel zijn de kosten voor personeel niet in loondienst toegenomen door inhuur van docenten. Dit wordt veroorzaakt door meer personeelskosten. Dit wordt veroorzaakt door lagere personeelskosten en inhuur. Geringe afwijking Geringe afwijking Lagere baten, hogere lasten. Geen uitleg aanwezig wat de reden hiervan is. Hogere lasten. Geen uitleg aanwezig wat de reden hiervan is.

Omschrijving Resultaat

Bedrag € 37.297

Toelichting

Tabel 2 Onderbouwing VZG-richtlijn reservevorming VZG-richtlijn reservevorming VZG-richtlijn in percentage van de baten Totale baten jaarrekening Maximale reservevorming op basis van VZG-richtlijn

5% € 3.912.127 € 195.606

Algemene reserve in jaarrekening Algemene reserve in jaarrekening in percentage

€ 239 -/0%

5

Begroting 2025 Onderwerp Totaaladvies Begeleidingscommissie vorig jaar

Wat zijn belangrijke beleidsafspraken, ontwikkelingen en/of speerpunten in deze begroting?

Bijdrage deelnemers lopende jaar (na wijziging)

Advies Begeleidingscommissie 1. Niet in te stemmen met de procedure tot het indienen van zienwijzen en de voorgestelde datum van vaststelling; 2. De begroting 2024 en meerjarenraming 2025 – 2027 sluitend te maken door middel van het opnemen van een taakstelling in plaats van een structurele onttrekking aan de reserve activiteiten; 3. Uiterlijk 15 juli 2023 een uitwerking van de taakstelling toe te zenden aan de deelnemende gemeenten; 4. Deze niet gepaard te laten gaan met een gewijzigde begroting 2024; 5. De stand van de algemene reserve juist weer geven; 6. De paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing te concretiseren. 7. In de 1e begrotingswijzing 2024 te heroverwegen een aangepaste VZGrichtlijn te volgen. In 2025 zet de Zeeuwse Muziekschool de ingezette lijn voort binnen de drie pijlers Academie, Muziekeducatie en Samenleving (nu Sociaal Domein). Naast het sociaal domein wordt nu ook amateurkunst betrokken binnen de pijler Samenleving. Bestaande en nieuwe projecten met muziekverenigingen vallen hier ook onder. Nieuw is de ambitie om een Metropole Seaswing Orchestra voor talenten van alle leeftijden. De wens om de samenwerking met culturele en maatschappelijke organisaties verder te intensiveren blijft staan. Ook wordt als focuspunt benoemd om muziekonderwijs vast onderdeel van het curriculum te maken en vakoverstijgend te werken. € 2.087.377

Bijdrage deelnemers voor het jaar waarvoor de begroting voorligt

€ 2.615.555

Financieel en beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming: ja of nee?

Ja

6

Onderwerp Voldoet aan VZG-richtlijn indexering: ja of nee? Zie tabel 1 VZG-richtlijn

Advies Begeleidingscommissie Nee

Is de maximale VZG-richtlijn indexering nodig om een sluitende begroting aan te bieden: ja of nee?

Ja

Nee? Waarom niet? Gemeenschappelijke regelingen waarbij sprake is van een significante afwijking van de verhouding tussen lonen en materialen kunnen om een aanpassing van de toegepaste verhouding tussen lonen en materialen vragen. Voorwaarde is dat dit ook nodig is. Het gaat hier om de Zeeuwse Muziekschool, RUD en GGD.

Ja, bij deze GR is sprake van een significante afwijking van de verhouding tussen lonen en materialen. De GR heeft een verzoek tot het afwijken van de richtlijn ingediend. Dit echter zonder cijfermatige onderbouwing.

Hebben zij gevraagd om aanpassing van de toegepaste verhouding? Voldoet aan VZG-richtlijn bezuiniging: ja, nee of niet van toepassing?

Niet van toepassing

Voldoet aan VZG-richtlijn reservevorming (5% van alle baten van de GR): ja of nee?

Ja

Risicoanalyse aanwezig: ja of nee?

Nee. Summier zijn er risico’s geïdentificeerd, doch naar de mening van de begeleidingscommissie in onvoldoende mate. Deze is van mening dat het grootste risico ligt in de financiële beheersing van de bedrijfsvoering. Ondanks het aangenomen herstelplan leiden factoren zoals een hogere indexatie op lonen tot het onvoldoende financieel in control zijn. Dit leidt vervolgens weer tot de in de begroting opgenomen verhoging van de deelnemersbijdragen. Niet akkoord

Welke risico’s vragen volgens de Begeleidingscommissie de meeste aandacht? Benoem eventueel de grootste risico’s in omschrijving en bedrag.

Totaaladvies Begeleidingscommissie: wel of niet akkoord? Niet akkoord? Dan uitleggen.

De begeleidingscommissie stelt primair als zienswijze voor de raden voor te leggen niet in te stemmen met de voorliggende ontwerpbegroting 2025. Dit omdat sprake is van een afwijking van de VZGindexatierichtlijn. Van deze richtlijn kan in de ontwerpbegroting alleen negatief worden afgeweken indien de GR in de 7

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie begeleidingsbrief bij de begroting duidelijk en transparant uitlegt waarom deze hoger moet worden. Het VZG-rapport impliceert dat het bestuur van de GR voorstelt dat de extra kosten voor rekening van de deelnemers komen, omdat er geen (voldoende) bezuiniging elders binnen de begroting mogelijk is. Een dergelijke, degelijk onderbouwde toelichting ontbreekt echter. Ook de na verzoek van de begeleidingscommissie toegezonden nadere informatie leidt niet tot een ander oordeel van de commissie. Omdat de begeleidingscommissie het wenselijk acht dat de GR kan werken met een begroting voor 2025 stelt de commissie voor de deelnemersbijdragen ten opzichte van de vastgestelde begroting 2024 te verhogen met de maximale VZGindexatierichtlijn van 3,9%. Daarbij wijst de begeleidingscommissie erop dat de GR via een begrotingswijziging 2024 alsnog een deugdelijk gemotiveerd verzoek tot een hogere deelnemersbijdrage ter zienswijze aan de raden voor kan leggen. Deze kan structurele doorwerking hebben, wel verzoekt de begeleidingscommissie het DB kritisch te zijn en waar mogelijk extra lasten incidenteel bij te ramen. Verder stelt de begeleidingscommissie de volgende, aanvullende zienswijzen voor: 1. Via het AB te bevorderen dat de juiste wijze van besluitvorming binnen de GR wordt nagevolgd rond het (tijdig) aanbieden van de ontwerpbegroting door het DB aan de raden.

2. De begeleidingscommissie tijdig te betrekken bij de besluitvorming van de P&C-documenten en daarbij de juiste bestuurlijke stukken te overleggen. 3. In de begroting (maar ook in de jaarrekening) op een juiste wijze de vereiste wet- en regelgeving toe te passen.

8

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie Ad. 1 Op grond van het bepaalde in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen dient het DB de ontwerpbegroting toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. De begeleidingscommissie constateert dat niet de juiste procedure hierbij is gevolgd, te weten dat het DB niet expliciet heeft ingestemd met de definitieve aan de raden toegezonden stukken. Ad. 2 Tijdens de voorbereiding van dit advies is de begeleidingscommissie geconfronteerd met diverse, wisselende versies van de stukken. Dit maakte het voor commissie lastig om de stukken te doorgronden en er adequaat advies over uit te brengen. Ad. 3 De begeleidingscommissie constateert dat het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en onderliggende notities van de commissie BBV op diverse onderdelen niet is opgevolgd en toegepast. De stukken voldoen daarmee niet aan de vereiste weten regelgeving.

Tabel 1 VZG-richtlijn VZG-richtlijn voor het jaar waarvoor de begroting voorligt Deelnemersbijdrage vorig jaar VZG-richtlijn indexering 3,9% Totaal deelnemersbijdrage volgens VZG-richtlijn voor het jaar waarvoor de begroting voorligt

9

€ 2.087.377 € 81.408 € 2.168.785

Tabel 2 Begroting vergeleken met de VZG-richtlijn Deelnemersbijdrage Deelnemersbijdrage volgens VZG-richtlijn voor het jaar waarvoor de begroting voorligt Deelnemersbijdrage Muziekschool cf begroting 2025 Totaal verschil vergeleken met de VZGrichtlijn

€ 2.168.785 € 2.615.555 €

446.770 -/-

Tabel 3 Bijdragen deelnemers Deelnemer

Vorig jaar

Lopende jaar

Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Tholen Veere

€ 154.444 € 385.451 € 308.896 € 150.020 € 603.084 € 87.785 €109.248 € 332.340 € 214.035 € 243.896

€ 124.511 € 310.746 € 249.028 € 120.944 € 486.198 € 70.771 € 88.074 € 267.929 € 172.552 € 196.624

10

Jaar waarvoor de begroting voorligt € 156.017 € 389.375 € 312.040 € 151.546 € 609.224 € 88.679 € 110.361 € 335.723 € 216.214 € 246.378

11