12.3 Bijdrageregeling GR Publiek Vervoer Zeeland

Bijdrageregeling gemeenschappelijke regeling Publiek Vervoer Zeeland, inclusief reservebeleid

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: Deelnemer: het college van Burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeente en het college van Gedeputeerde Staten van de Provincie Zeeland in de Gemeenschappelijke regeling Publiek Vervoer Zeeland. Gemeenschappelijke regeling: De gemeenschappelijke regeling Publiek Vervoer Zeeland Artikel 2 Doel en reikwijdte Deze regeling regelt nadere bepalingen over de grondslag en de bepaling van de bijdrage die elke deelnemers verschuldigd is in de gemeenschappelijke regeling. In overeenstemming met artikel 25, lid 1 van de gemeenschappelijke regeling, wordt deze bijdrageregeling eerst voor zienswijze aangeboden aan de gemeenteraden en Provinciale Staten alvorens deze regeling wordt vastgesteld door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Artikel 3 Begroting Ieder boekjaar stelt het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling een begroting op. Uit deze begroting blijkt de bijdrage per gemeente en provincie voor de uitvoering van de taken van de gemeenschappelijke regeling. Artikel 4 Fixatie De bijdragen die de deelnemers doen in de gemeenschappelijke regeling zijn gebaseerd op fixatie. Dit houdt in dat de bijdrage over 2026 vanuit de gemeenten wordt berekend op basis van de werkelijke besteding 2024 verhoogd met de NEA index per jaar.

De bijdragen over 2027 t/m 2029 worden eveneens gefixeerd op basis van 2026 verhoogd met de (voorlopige) NEA index. De definitieve bijdrage wordt bepaald aan de hand van de definitieve NEA index voor het betreffende jaar. De bijdrage van de Provincie Zeeland in de Flex wordt ieder jaar ook geïndexeerd met de NEA index. Indien in een jaar sprake is van een aanbesteding wordt het eventuele prijseffect meegenomen in de fixatie. Op de secretariaatskosten gemeenschappelijke regeling en uitvoeringskosten mobiliteitscentrale worden ieder jaar geïndexeerd met een gemiddeld indexcijfer van de loonstijgingen vanuit de mobiliteitscentrale over de afgelopen 3 jaar. Een uitzondering is het jeugdzorgvervoer. Ook deze kosten zijn gefixeerd, echter grote fluctuaties in de afname van jeugdzorgvervoer wordt niet uitgesloten. Daarom is het mogelijk om de fixatie bij grote verandering van het vraagafhankelijk jeugdzorgvervoer aan te passen. Aanpassing gebeurt alleen bij grote verandering (15% verschil tussen realisatie en begroting in een jaar). Het gefixeerde bedrag wordt bijgesteld in het jaar na verandering.

In de bijlage is een voorbeeld ter illustratie opgenomen hoe de fixatie in de praktijk werkt. Artikel 5 Bevoorschotting Iedere deelnemer betaalt per maand de deelnemersbijdrage op grond van de vastgestelde bijdrage volgens de begroting. Deze bijdrage wordt bij wijze van voorschot betaald. De bijdrage wordt uiterlijk op de 1e dag van de betreffende maand overgemaakt aan de gemeenschappelijke regeling. Artikel 6 Afrekening en reservebeleid Na afloop van het boekjaar stelt de gemeenschappelijke regeling een jaarrekening op waaruit blijkt of sprake is van een tekort of overschot. Indien sprake is van een overschot wordt dit gereserveerd. We hanteren hierbij de Zeeuwse richtlijn reservevorming. Echter wanneer de omvang van de reserve de richtlijn overschrijdt, zal hiervan gemotiveerd worden afgeweken, zodat alle overschotten gedurende de periode 2026-2029 zullen worden gereserveerd. Indien sprake is van een tekort zal eerst een beroep worden gedaan op de aanwezige reserves. Als deze niet toereikend zijn, zal op basis van managementinformatie en werkelijk verbruik per vervoerssoort, worden beoordeeld waar de overschrijding het gevolg van is en aan welke deelnemer(s) dit is toe te wijzen. Daar zullen deze extra kosten ook in rekening worden gebracht. Het algemeen bestuur besluit over de definitieve afrekening.

Artikel 7 Afname aanvullende diensten Voor de front-office is, conform de Toelichting Bestuurlijk Arrangement Publiek Vervoer Zeeland, de afspraak gemaakt dat alle aanvullende front- en backoffice taken ten behoeve van Publiek Vervoer voor 100% worden betaald door de provincie Zeeland. Wanneer de Provincie Zeeland aanvullende front- of backofficetaken bij de mobiliteitscentrale wenst te beleggen, komen deze extra kosten 100% voor rekening van de Provincie Zeeland. Als de kosten voor aanvullende taken expliciet zijn toe te wijzen aan gemeentelijke taken (bijvoorbeeld WMO-vervoer) worden deze betaald door de gemeenten. Hierbij wordt de verdeling toegepast volgens (gefixeerde) bijdrage in de begroting. Als sprake is van een overschrijding op de secretariaatskosten of uitvoeringskosten dan komen deze kosten voor rekening van de deelnemers op basis van stemverhouding in de gemeenschappelijke regeling. Voor aanvullende mid-office taken is in de basis afgesproken dat de kosten hiervan voor 70% ten laste komen van de provincie Zeeland en voor 30% ten laste van de gemeenten. De toerekening aan gemeenten gebeurt op basis van stemverhouding. Als aanvullende diensten worden afgenomen door een deelnemer of onder specifieke voorwaarden worden hierover separate afspraken gemaakt.

Conform artikel 25 van de GR behoeven bovenstaande aanpassing in de bijdrage altijd unanieme instemming van het algemeen bestuur. Artikel 8 Doorvoeren wijzigingen Het doorvoeren van wijzigingen in de bijdrageregeling kunnen uitsluitend plaatsvinden als alle deelnemers in de gemeenschappelijke regeling hiermee akkoord zijn. Besluitvorming vindt plaats via het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 9 Inwerkingtreding Deze bijdrageregeling treedt in werking na vaststelling hiervan door het algemeen bestuur. Bijlage Fixatie in de praktijk De Mobiliteitscentrale krijgt de ruimte om, binnen het totaal gefixeerde vervoersbudget van het vraaggestuurd WMO vervoer, het vraaggestuurd jeugdvervoer en het flexvervoer, het vervoersaanbod voor alle doelgroepen in alle gemeenten zo optimaal mogelijk in te richten. In de praktijk kan het voorkomen dat de vervoersvraag vanuit een gemeente groter is dan de gefixeerde bijdrage die zij inlegt. Of dat de vervoersvraag voor Flex groter is dan de inleg van de Provincie voor deze vervoersstroom. Er wordt tijdens de fixatieperiode geen afrekening gedaan op basis van daadwerkelijk verreden kilometers per vervoersstroom. Een voorbeeld ter illustratie: Het totaal gefixeerde vervoersbudget is 15 miljoen per jaar. Hiervan komt 11 miljoen van gemeenten en 4 miljoen van de provincie. Doordat de Mobiliteitscentrale kan aansturen over contracten heen vindt er een efficiencyslag plaats waardoor de daadwerkelijke kosten voor het vraagafhankelijke WMO- en Jeugdzorgvervoer neerkomt op 10 miljoen. Aan de andere kant blijkt de Flex een groot succes en zijn er meer inzeturen nodig voor deze vervoersvorm. De daadwerkelijke vervoerskosten voor Flex worden 5 miljoen in plaats van de 4 miljoen die door de Provincie is ingebracht.

Het totaal van de daadwerkelijke vervoerskosten blijft binnen de gefixeerde begroting van 15 miljoen. Het jaar erop leggen alle deelnemers weer dezelfde gefixeerde bedragen in. Aan het eind van het jaar wordt niet afgerekend per deelnemer zolang de totale vervoerskosten binnen de gefixeerde begroting blijven. Het overschot zal conform artikel 6 worden gereserveerd.

Belangrijk hierbij is dat de gefixeerde budgetten, voor zowel vervoer als uitvoering, gelden als taakstellende budgetten richting de Mobiliteitscentrale B.v. De opdrachtgeveropdrachtnemer relatie die beide organisaties hebben beperkt het risico op tekorten tot een minimum. Echter, als de vraag naar Flex groter blijkt dan de vervoerscapaciteit die kan worden ingekocht met het gefixeerde budget, is het aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling om te besluiten hoe hiermee om te gaan. Er zijn hierin een aantal opties mogelijk. De eerste optie is dat de spelregels van de Flex worden gewijzigd waardoor met de bestaande capaciteit toch een grotere vraag weggereden kan worden. Dit kan bijvoorbeeld door het verlengen van wachttijden en omrijtijden. De andere optie is het inhuren van meer vervoerscapaciteit. Het inhuren van extra capaciteit leidt tot overschrijding van het gefixeerde budget. Besluitvorming hierover is aan het algemeen bestuur waarbij de vastgelegde spelregels worden gevolgd om tot aanpassing budget GR te komen.