12.25 RUD Plan van aanpak Robuuste RUD
Tekst van het document
Voorwoord RUD Zeeland moet én wil robuust worden. Voor u ligt het plan van aanpak om te voldoen aan de landelijke robuustheidscriteria voor omgevingsdiensten. Het Interbestuurlijk Programma versterking stelsel Vergunningen Toezicht en Handhaving (IBP VTH) heeft deze criteria in haar eindnotitie van 15 juni 2023 vastgelegd. Dit plan van aanpak heeft als titel ‘Samen naar een robuuste RUD Zeeland’. Hiermee benadrukken we dat het een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van RUD Zeeland en de deelnemers (gemeenten en Provincie) om te komen tot een robuuste omgevingsdienst en dit ook te blijven. Om die reden is voor het opstellen van het plan van aanpak een ambtelijke werkgroep ingericht die bestaat uit een afvaardiging van de: • RUD Zeeland • Provincie Zeeland • Zeeuwse gemeenten Het plan van aanpak is gebaseerd op het ingevulde Toetsingskader dat het Algemeen Bestuur van RUD Zeeland in zijn vergadering van 2 oktober 2023 heeft vastgesteld (Bijlage 1). Bij het opstellen van het plan van aanpak heeft de werkgroep ook rekening gehouden met de Checklist plan van aanpak van het IBP VTH. De werkgroep heeft RUD Zeeland en de deelnemers actief betrokken bij het proces. Tijdens het traject hebben we nieuwsbrieven verzonden en bijeenkomsten gehouden met het Dagelijks Bestuur (DB), Algemeen Bestuur (AB), gemeenteraden en provinciale staten.
Afgelopen december reisde Jozias van Aartsen, destijds voorzitter van de adviescommisie VTH, voor een bijeenkomst zelfs af naar Zeeland om het belang van een robuuste RUD te benadrukken. Met die betrokkenheid zijn wij erg blij. De ontvangen input hebben we waar mogelijk verwerkt in het plan van aanpak. De deadline voor het indienen van het plan van aanpak is 1 april 2024. Dankzij de inspanningen van de werkgroep en de betrokkenheid en flexibiliteit van alle stakeholders is het mogelijk om dit plan van aanpak op tijd in te dienen. Hiermee is een goede basis gelegd voor een robuuste RUD Zeeland.
1
Samenvatting Toetsingsresultaat Het resultaat van het toetsingskader laat zien dat RUD Zeeland niet robuust is. Door passende maatregelen kan RUD Zeeland dat wél worden. Deze maatregelen zetten we in dit plan van aanpak uiteen op volgorde van de door het IBP VTH opgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). RUD Zeeland voldoet reeds aan twee KPI’s: KPI 2 (Kwaliteitscriteria) en KPI 6 (Samenhang werkgebied). Dit betekent dat RUD Zeeland voor de volgende KPI’s maatregelen neemt om aan de gestelde normen voor robuustheid te voldoen: • • • •
KPI 1 Omvang werkprogramma KPI 3 Innovatieagenda KPI 4 Weerstandsvermogen KPI 5 Informatiegestuurd werken
Voorgestelde maatregelen In tabel 1 is per KPI aangegeven wat de invloed van de maatregelen is op de begroting van RUD Zeeland. Daarbij is opgenomen wat de toename in fte en budget is vanaf 2026 ten opzichte van de begroting 2023 van RUD Zeeland. Tabel 1 Overzicht per KPI en invloed op begroting RUD Zeeland Totaaloverzicht KPI's
Toename fte
Toename €
KPI 1 - Omvang werkprogramma KPI 1 - Inbreng nieuwe taken KPI 3 - Innovatieagenda KPI 4 - Weerstandsvermogen KPI 5 - Informatiegestuurd werken Opleidingsbudget Toename inclusief overhead
40,6 PM
€ 5.172.600 PM € 180.000
3,0
€ 330.000 € 100.000 € 5.782.600 + PM
Begroting 2023 (inclusief overhead Perspectief 2026 (inclusief overhead)
101,0 144,6
Begroting 2023 (exclusief overhead Perspectief 2026 (exclusief overhead)
87,0 122,6
Tijdelijke capaciteit implementatie (2024-2026)
2,0
43,6
Waarvan Basis op orde fte
Waarvan Basis op orde €
25,3 PM
€ 2.747.000 PM
25,3 + PM
€ 2.747.000 + PM
€ 12.576.000 € 18.358.600
€ 220.000
2
In tabel 2 is per maatregel aangegeven wat het effect is op de begroting. Daarbij is ook inzichtelijk gemaakt welke maatregelen (wettelijk) verplicht zijn en welke randvoorwaardelijk. In de laatste kolom is aangegeven welke maatregelen bijdragen aan de basis op orde.
Tabel 2. Overzicht specifiek te nemen maatregelen Maatregel
4,3 4,0 2,3 5,0
Waarvan Basis op orde € 473.000 JA € 440.000 JA € 253.000 € 550.000
X X X X X
6,0 7,0 3,0 4,0 5,0
€ 100.000 € 180.000 € 624.000 € 770.000 € 330.000 € 440.000 € 550.000
Overhead organisatieuitbreiding Materieel PIOFACH Inbreng nieuwe taken Totaal
X X
3,0
Tijdelijke capaciteit implementatie 2024-2026
X
Energiebesparing Ketentoezicht Invoering Omgevingswet Programmatische aanpak Weerstandsvermogen Opleidingsbudget Innovatieagenda Strategisch werven Actuele milieuzaken Informatiegestuurd werken Opleiding/werving Overhead
Verplicht
Randvoorwaardelijk
X X X X X X X
fte
€
PM 43,6
€ 330.000 € 742.600 PM € 5.782600
2,0
€ 220.000
JA JA
JA 4,0 fte
PM € 2.747.000
3
Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 1 Samenvatting........................................................................................................................................... 2 Toetsingsresultaat ........................................................................................................................... 2 Voorgestelde maatregelen .............................................................................................................. 2 Afkortingenlijst ........................................................................................................................................ 6 1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 7 Visie ..................................................................................................................................................... 7 Robuustheidscriteria ........................................................................................................................... 7 Uitkomst toetsingskader ..................................................................................................................... 7 Uitgangspunten plan van aanpak ........................................................................................................ 7 Monitoring ........................................................................................................................................... 8 Leeswijzer ............................................................................................................................................ 8
2.
Waar voldoet RUD Zeeland al aan................................................................................................... 9 2.1 Kwaliteitscriteria VTH (KPI 2) ......................................................................................................... 9 2.2 Samenhang werkgebied (KPI 6) ..................................................................................................... 9
3.
KPI 1: Omvang regionaal werkprogramma ................................................................................... 10 3.1.
Wettelijk verplichte maatregelen.......................................................................................... 10
3.1.1.
Energiebesparing ........................................................................................................... 11
3.1.2.
Ketentoezicht ................................................................................................................ 11
3.1.3.
Invoering Omgevingswet: wijziging basistakenpakket .................................................. 11
3.1.4.
Programmatische aanpak .............................................................................................. 11
3.1.5.
Conclusie Wettelijk verplichte maatregelen ................................................................. 11
3.2.
Randvoorwaardelijke maatregelen ....................................................................................... 12
3.2.1.
Strategisch werven ........................................................................................................ 12
3.2.2.
Actuele Milieuzaken ...................................................................................................... 12
3.2.3.
Opleiding/Werving ........................................................................................................ 12
3.2.4.
Overhead ....................................................................................................................... 12
3.2.5.
Materieel Piofach .......................................................................................................... 13
3.2.6.
Overhead management vanwege uitbreiding organisatie ............................................ 13
3.2.7.
Tijdelijke capaciteit implementatie plan van aanpak .................................................... 13
3.2.8.
Conclusie Randvoorwaardelijke maatregelen ............................................................... 13
3.3.
Inbreng nieuwe taken............................................................................................................ 14
3.3.1. 3.3.2
Inbrengen milieu plustaken deelnemers bij RUD Zeeland ............................................ 14 Grensoverschrijdende milieurisico’s: Espoo-Helsinki ......................................................... 15
3.3.3 Conclusie inbreng nieuwe taken ............................................................................................... 16 4
3.4
3.4.1
Taken die door andere omgevingsdiensten voor RUD Zeeland worden uitgevoerd .... 17
3.4.2
Robuustheid en afspraken uitname (plus)taken ........................................................... 17
3.5 4
Overige zaken (voortvloeiend uit ingevuld toetsingskader) ................................................. 17
Conclusie KPI 1 Omvang regionaal werkgebied .................................................................... 18
KPI 3: Innovatieagenda .................................................................................................................. 19 Conclusie KPI 3 .............................................................................................................................. 19
5
KPI 4: Weerstandsvermogen ......................................................................................................... 20 Conclusie KPI 4 .................................................................................................................................. 21
6
KPI 5: Informatiegestuurd werken ................................................................................................ 22 6.1
Opleidingsprogramma ........................................................................................................... 22
6.2
Business intelligence strategie .............................................................................................. 22
6.3
Conclusie KPI 5 ...................................................................................................................... 23
7
Financiële effecten ........................................................................................................................ 24
8
Ingroeimodel ................................................................................................................................. 26
9 Rollen en verantwoordelijkheden ...................................................................................................... 27 RUD Zeeland ...................................................................................................................................... 27 Algemeen Bestuur (AB) ................................................................................................................. 27 Dagelijks Bestuur (DB) ................................................................................................................... 27 Directeur ....................................................................................................................................... 27 Werkgroep Plan van aanpak ............................................................................................................. 27
BIJLAGEN Bijlage 1 Ingevuld toetsingskader Bijlage 2 Begeleidende brief Ministerie IenW ingevuld toetsingskader Bijlage 3 Ingroeimodel
5
Afkortingenlijst AB BI DB DCMR GR GGD Zeeland IBP VTH Ministerie IenW KPI PIOFACH Rapport robuuste milieutaken Zeeland
RUD Zeeland Seveso-inrichtingen
SPUK
VTH VRZ
Algemeen Bestuur Business Intelligence Dagelijks Bestuur Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijke gezondheidsdienst Zeeland Interbestuurlijk Programma versterking van het VTH stelsel Ministerie Infrastructuur en Waterstaat Kritische Prestatie Indicator Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting In opdracht van Provincie Zeeland opgesteld door TwynstraGudde, 2023. Onderdeel van traject ‘Toekomstverkenning samenwerking milieutaken Zeeland’ Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland Seveso-inrichtingen en inrichtingen tot het exploiteren van een IPPC-installatie/industriële activiteiten, als bedoelt in categorie 4 van bijlage 1 van de richtlijn industriële emissies (waarvoor Provincie Zeeland bevoegd gezag is). Specifieke Uitkering, een bedrag dat overheidsorganisaties van het Rijk krijgen om een taak uit te voeren. Vergunningverlening, toezicht en handhaving Veiligheidsregio Zeeland
6
1. Inleiding Een schoon, veilig en gezond Zeeland, daar zetten de medewerkers van RUD Zeeland zich elke dag voor in. In opdracht van de dertien Zeeuwse gemeenten en Provincie Zeeland voert RUD Zeeland deze taken uit. Het is van belang dat RUD Zeeland dit ook in de toekomst kan blijven doen. Daar is een robuuste Zeeuwse omgevingsdienst voor nodig.
Visie De bestuurlijke visie is om de Zeeuwse milieutaken te laten uitvoeren door een robuuste Zeeuwse omgevingsdienst, die een passend werkgebied heeft en daardoor weet wat er speelt. Een Zeeuwse omgevingsdienst met als werkgebied de gehele provincie Zeeland sluit aan op de Zeeuwse context. Naast RUD Zeeland opereren ook Provincie Zeeland, Veiligheidsregio Zeeland (VRZ), Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) Zeeland en het Waterschap Scheldestromen binnen dit werkgebied. Samen pakken zij de vele Zeeuwse maatschappelijke opgaven aan. Een Zeeuwse omgevingsdienst sluit daar het beste op aan.
Robuustheidscriteria Het IBP VTH heeft zes robuustheidscriteria (KPI’s) voor omgevingsdiensten geformuleerd. Het ministerie van IenW heeft elke omgevingsdienst verzocht de organisatie te toetsen op deze criteria. Als de omgevingsdienst niet voldoet aan één of meer van deze criteria, is het opstellen van een plan van aanpak verplicht. In het plan van aanpak laten omgevingsdiensten zien hoe zij uiterlijk in april 2026 wel een robuuste omgevingsdienst zijn en kunnen blijven. RUD Zeeland heeft haar organisatie getoetst aan de robuustheidscriteria. Op 2 oktober 2023 heeft het AB het ingevulde toetsingskader voor RUD Zeeland vastgesteld en aangeboden aan het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW).
Uitkomst toetsingskader RUD Zeeland voldoet aan twee criteria: KPI 2 kwaliteitscriteria en KPI 6 Samenhang werkgebied. Aan de volgende vier KPI’s voldoet RUD Zeeland momenteel niet: • • • •
KPI 1 Omvang werkprogramma KPI 3 Innovatieagenda KPI 4 Weerstandsvermogen KPI 5 Informatiegestuurd werken
Met dit plan van aanpak geven we aan welke maatregelen noodzakelijk te zijn om wel aan alle KPI’s te kunnen voldoen.
Uitgangspunten plan van aanpak Bij het opstellen van het plan van aanpak zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • •
•
De begroting 2023 van de RUD Zeeland is de basis voor de berekening van de effecten van de voorgestelde maatregelen. Voor de berekening van de kosten per fte geldt het normbedrag van € 110.000 per fte uit de Eindnotitie Stuurgroep IBP/VTH Pijler 1 Robuuste omgevingsdiensten (15 juni 2023). Bij de RUD Zeeland kost 1 fte gemiddeld € 108.000. Dit wijkt niet veel af van het normbedrag. Voor het overige hanteren we de financieringssystematiek PxQ van de RUD Zeeland.
7
Monitoring Op 1 april 2026 dient RUD Zeeland te voldoen aan de robuustheidscriteria die door het IBP zijn opgesteld. Het IBP VTH vraagt daarnaast aan alle omgevingsdiensten om een monitoringsprogramma op te zetten om te controleren of de dienst nog steeds robuust is. RUD Zeeland neemt hiervoor met ingang van 2024 in het jaarverslag en in voortgangsrapportages een paragraaf op. In deze paragraaf geeft RUD Zeeland weer hoe er wordt voldaan aan de robuustheidscriteria die zijn opgesteld in het IBP VTH, in relatie tot het ingroeipad dat het plan van aanpak beschrijft.
Leeswijzer Allereerst omschrijven we in hoofdstuk 2 aan welke KPI’s RUD Zeeland voldoet. Vervolgens gaan we in de hoofdstukken 3 tot en met 6 in op de verschillende KPI’s en welke stappen we zetten in de komende jaren. Hoofdstuk 7 bevat de financiële effecten van de voorstellen. In hoofdstuk 8 geven we een doorkijk naar het ingroeimodel. Tot slot omschrijven we in Hoofdstuk 9 welke partijen een rol hebben bij de uitvoering van het plan van aanpak.
8
2. Waar voldoet RUD Zeeland al aan RUD Zeeland voldoet aan twee van de zes KPI’s, zoals blijkt uit het toetsingskader. Deze KPI’s lichten we hier kort toe.
2.1 Kwaliteitscriteria VTH (KPI 2) Wat wordt er gevraagd “De dienst voldoet aan geldende kwaliteitscriteria VTH voor zowel de basistaken als de plustaken.” Stand van zaken RUD Zeeland RUD Zeeland voldoet aan de landelijke VTH-kwaliteitscriteria (voor alle taken).1 Dit blijkt uit een analyse door een extern, gespecialiseerd bureau.2 Hiermee voldoet RUD Zeeland aan KPI 2. Wel wijst het rapport op vier aandachtspunten die verbetering behoeven. Deze aandachtspunten betreffen Vergunningverlening milieu – Afval, Toezicht en handhaving milieu, juridische aspecten afwijkingsbesluiten en Energie & duurzaamheid. RUD Zeeland pakt deze punten op en zet daarnaast een monitoringsprogramma op voor de kwaliteitscriteria zodat RUD Zeeland ook in de toekomst aan deze KPI blijft voldoen.
2.2 Samenhang werkgebied (KPI 6) Wat wordt er gevraagd “De dienst past bij de identiteit van het werkgebied en er is sprake van samenhang (coherentie) in het takenpakket en logica in het geografisch werkgebied. De maatschappelijke opgave staat centraal.” Stand van zaken RUD Zeeland De bestuurlijke visie is om de Zeeuwse milieutaken te laten uitvoeren door een robuuste Zeeuwse omgevingsdienst, die een passend werkgebied heeft en daardoor weet wat er speelt. Een Zeeuwse omgevingsdienst met als werkgebied de gehele provincie Zeeland sluit aan op de Zeeuwse context. Naast RUD Zeeland opereren ook Provincie Zeeland, Veiligheidsregio Zeeland (VRZ), Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) Zeeland en het Waterschap Scheldestromen binnen dit werkgebied. Samen pakken zij de vele Zeeuwse maatschappelijke opgaven aan. Een Zeeuwse omgevingsdienst sluit daar het beste op aan. RUD Zeeland heeft een werkgebied dat congruent is met het karakter van het werkgebied en de maatschappelijke opgaven. Het werkgebied is de provincie Zeeland, met een grotendeels landelijk karakter en relatief veel industrie. De provincie Zeeland heeft als kenmerk dat zij, na het havengebied Rotterdam, het tweede risicogebied van Nederland is op het gebied van milieu. Ook valt het gebied Nort Sea Port als NOVEX-gebied geheel binnen het werkgebied van RUD Zeeland.
1 O.a. te raadplegen via: Kwaliteitscriteria vergunningverlening, toezicht en handhaving | Informatiepunt Leefomgeving
(iplo.nl). 2 Libereaux, “Rapportage Nulmeting KC2.2”, september 2022.
9
3. KPI 1: Omvang regionaal werkprogramma Wat wordt er gevraagd “De omvang van het regionaal werkprogramma (VTH-uren) (inclusief ketentoezicht) gecombineerd met percentage medewerkers in eigen dienst. Deze omvang (basis- en milieu gerelateerde plustaken) is minimaal € 16,5 miljoen, (inclusief overhead) (prijspeil 2023) en 80% van de medewerkers in het primaire proces is in dienst van de organisatie.” Stand van zaken RUD Zeeland RUD Zeeland voldoet gedeeltelijk aan deze KPI. RUD Zeeland heeft 90% van zijn medewerkers in eigen dienst. De omvang van het regionaal werkprogramma (€ 12,6 miljoen) voldoet niet aan de ondergrens van € 16,5 miljoen. Voor het vaststellen van de ondergrens is uitgegaan van de minimaal benodigde capaciteit in het primaire proces van 114 fte3. RUD Zeeland voldoet met 87 fte beschikbaar voor de primaire taken, niet aan deze ondergrens. Concrete maatregelen om de KPI te behalen In de volgende paragrafen beschrijven we de maatregelen die nodig zijn om de KPI te behalen. De maatregelen zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: - Wettelijk verplichte maatregelen - Randvoorwaardelijke maatregelen - Inbreng van nieuwe taken Dit onderscheid zorgt er voor dat bij de implementatie van de maatregelen uit dit plan van aanpak duidelijk is welke bouwstenen als eerste uitgevoerd dienen te worden. In het ingroeimodel in hoofdstuk 9 wordt de fasering uitgewerkt.
Binnen de wettelijk verplichte en randvoorwaardelijke maatregelen zijn enkele taken aangemerkt als ‘Basis op orde’. Basis op orde definiëren we als volgt: “Het kwalitatief, maar vooral ook kwantitatief kunnen uitvoeren van de huidige taken die bij RUD Zeeland sinds de oprichting zijn belegd via opdrachten of wettelijke bepalingen.” Op dit moment voert RUD Zeeland verschillende taken uit voor haar deelnemers. In de afgelopen jaren is gebleken dat de taken die bij RUD Zeeland belegd zijn, niet in balans zijn met de huidige formatie.4 Dit beeld komt ook terug in de jaarlijkse deelnemersrapportages.
3.1. Wettelijk verplichte maatregelen Er zijn twee taakgebieden die tot het wettelijke basistakenpakket van een omgevingsdienst behoren, maar waar RUD Zeeland nog geen of onvoldoende formatie beschikbaar voor heeft. Dit betreffen de bouwstenen ‘Energiebesparing’ en ‘Ketentoezicht.’ Daarnaast zijn er deels nieuwe taken die wettelijk verplicht zijn. Dit betreft een uitbreiding van het basistakenpakket per 1 januari 2024 als gevolg van de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Tot slot heeft RUD Zeeland geen formatie beschikbaar om te werken volgens de Programmatische aanpak. Deze aanpak vloeit voort uit de aanbevelingen van de commissie van Aartsen en vormt ook onderdeel van pijler 5 Onafhankelijke uitvoering van toezicht en handhaving van het IBP VTH.
3 4
Bijlage 4 Eindnotitie Robuuste omgevingsdiensten Jaarverslag 2022 RUD Zeeland
10
3.1.1.
Energiebesparing
Energiebesparing is een wettelijk verplichte maatregel. Deze maatregel is sinds 1 juli 2023 een basistaak en wordt momenteel nog niet volledig uitgevoerd door RUD Zeeland. In 2023 is vanuit de Specifieke Uitkering (SPUK) middelen gestart met de uitvoering van deze taak. Dit zijn incidentele middelen. Het is van belang dat alle deelnemers voorzien in een structurele bijdrage voor deze taak. De onderbouwing van het aantal fte vindt zijn grondslag in het Rapport robuuste milieutaken Zeeland. Het huidige bedrijvenbestand / inrichtingenbestand vraagt om een formatie van 4,3 fte.
3.1.2.
Ketentoezicht
Ketentoezicht is een basistaak. Deze wordt nog niet uitgevoerd door RUD Zeeland. Het Rapport robuuste milieutaken Zeeland onderbouwt het aantal fte dat hier voor nodig is, namelijk 5 fte. 1 fte daarvan valt onder business intelligence en is daarom opgenomen onder KPI 5 Informatiegestuurd werken. Om die reden zijn er onder Ketentoezicht nu 4 fte opgenomen.
3.1.3.
Invoering Omgevingswet: wijziging basistakenpakket
Per 1 januari 2024 is het inrichtingenbestand voor de basistaken gewijzigd door nieuwe classificaties als gevolg van invoering van de Omgevingswet. Dit heeft gevolgen voor vijf gemeenten die hun plustaken (gedeeltelijk) zelf uitvoeren. Voor deze 5 gemeenten gaan als gevolg van deze nieuwe classificatie naar schatting 900 inrichtingen over van plustaak naar basistaak en gaan over van gemeenten naar RUD. Een inschatting (op basis van de huidige PxQ financieringssystematiek) is dat deze overdracht circa 2,3 fte uitbreiding vergt voor VTH. Voor de overblijvende plustaken bij deze vijf gemeenten: zie 3.3.1.1 Inrichtingsgebonden plustaken.
3.1.4.
Programmatische aanpak
Het Rapport robuuste milieutaken Zeeland bevat 5 programma’s. Deze programma’s voldoen aan de uitkomsten van pijler 5 van het IBP. Deze programma’s bevatten onderwerpen die belangrijk zijn voor het milieu, bijvoorbeeld circulaire economie. Deze onderwerpen kunnen projectmatig aangepakt worden. Het Rapport robuuste milieutaken Zeeland onderbouwt dat hier 5 fte voor nodig is.
3.1.5.
Conclusie Wettelijk verplichte maatregelen
Het effect van de 4 bouwstenen die wettelijk verplicht zijn, staat in onderstaande tabel. Maatregel Energiebesparing Ketentoezicht Invoering Omgevingswet Programmatische aanpak TOTAAL
fte 4,3 4,0 2,3 5,0 15,6
€
Basis op orde € 473.000 JA € 440.000 JA € 253.000 € 550.000 € 1.716.000
11
3.2. Randvoorwaardelijke maatregelen Naast wettelijk verplichte taken zijn er randvoorwaardelijke maatregelen nodig om te voldoen aan de robuustheidscriteria. Hoewel deze bouwstenen niet wettelijk verplicht zijn, zijn deze wel essentieel voor een kwalitatieve en kwantitatieve uitvoering van het takenpakket van RUD Zeeland.
3.2.1.
Strategisch werven
De formatie van RUD Zeeland is niet in balans met het takenpakket. Dit heeft invloed op het financiële resultaat. In het jaarverslag 20225 zijn hiervoor verschillende oorzaken benoemd. De belangrijkste oorzaak was productieverlies door het opleiden en inwerken van nieuwe medewerkers. Het voorstel strategisch werven waar het AB op 4 december 2023 mee heeft ingestemd, is hier een eerste maatregel voor. De kosten hiervoor bedragen € 624.000. Dit besluit voorziet in 6 fte aan opleidingsplaatsen. Daarmee komt er ruimte in de begroting voor het werven en opleiden van personeel.
3.2.2.
Actuele Milieuzaken
Actuele milieuzaken bestaan uit aandachtsdossiers, actuele milieuproblematiek (bijvoorbeeld PFAS/indirecte lozingen) en de Wet Openbare Overheid (WOO). Aandachtsdossiers zijn complexe dossiers en calamiteiten die aanzienlijk meer ureninzet vragen dan de vastgestelde kengetallen per dossier. Voor actuele milieuproblematiek en de WOO geldt dat er op dit moment en in de nabije toekomst veel inzet op gepleegd wordt én zal worden. Door capaciteit hiervoor vrij te maken, worden inhuur en lagere productiecijfers voorkomen. Op basis van onder meer het Rapport robuuste milieutaken Zeeland en cijfers over de afgelopen vier jaren, is een inschatting gemaakt van de benodigde formatie: • • • •
Aandachtsdossiers - 3,5 fte Actuele milieuproblematiek - 4 fte Stikstof - 1,5 fte WOO - 2 fte
Dit komt samen op 11 fte, waarvan 4 fte zijn ondergebracht bij het opleiden van personeel gedurende de transitieperiode. Deze 4 fte worden uitgewerkt in de volgende subparagraaf Opleiding/Werving.
3.2.3.
Opleiding/Werving
Het opleiden en inwerken van nieuw personeel gaat ten koste van de productie en heeft effect op het financiële resultaat. De verwachting is dat de uitbreiding van de VTH formatie door dit plan van aanpak eenzelfde effect zal hebben. Vandaar dat er naar analogie van het voorstel strategisch werven 4 fte is opgenomen om te voorzien in opleiding en vervanging van de extra fte’s. Deze fte’s zullen de eerste twee jaar voor opleiding en werving worden ingezet en daarna voor actuele milieuproblematiek, zoals aangegeven in paragraaf 3.2.2.
3.2.4.
Overhead
De bouwstenen die tot nu toe beschreven zijn, zijn gericht op uitbreiding van de VTH formatie. Om deze groei en bijbehorende ambitie waar te kunnen maken is een versterking van de organisatie nodig. Op dit moment is er sprake van tijdelijke uitbreiding van de staf in 2023 en 2024. Dit betreft twee strategisch adviseurs (ondersteuning van management & directie) en een communicatiemedewerker. In het kader van het robuust worden en blijven van RUD Zeeland is het 5
RUD Zeeland, Jaarverslag 2022, 2023.
12
noodzakelijk om deze formatie structureel te maken. Aanvullend is een extra fte nodig voor de versterking van de financiële (beheer)functie en een extra fte voor directiesecretariaat.
3.2.5.
Materieel Piofach
RUD Zeeland heeft voor PIOFACH-taken een contract met de gemeente Terneuzen. Dit betekent dat de gemeente Terneuzen taken uitvoert op het gebied van Personeel, I(C)T, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie en Huisvesting. Voor elke fte geldt een bijdrage van € 16.000 voor PIOFACH-taken bij de gemeente Terneuzen. In dit plan van aanpak rekenen we met dit bedrag per fte. Daarnaast komt als gevolg van de organisatie-uitbreiding er in totaal € 45.000 bij voor accountants- en overige kantoorkosten.
3.2.6.
Overhead management vanwege uitbreiding organisatie
De huidige organisatiestructuur en wijze van aansturing zijn niet toereikend om de voorgenomen robuuste RUD Zeeland aan te sturen. Dit is nu geen onderdeel van de Overhead in paragraaf 3.2.4. Gezien de omvang van de uitbreiding van de organisatie, is de inschatting dat er structureel 3 fte managementuitbreiding nodig is voor aansturing van de organisatie. Bovendien is het randvoorwaardelijk om te bezien of de organisatievisie, organisatiestructuur en competentieprofielen nog passend zijn in het licht van een robuuste RUD Zeeland.
3.2.7.
Tijdelijke capaciteit implementatie plan van aanpak
Er is capaciteit nodig om de implementatie van het plan van aanpak te begeleiden. Gedurende de implementatie van het plan van aanpak is 2 fte nodig voor de begeleiding van dit proces.
3.2.8.
Conclusie Randvoorwaardelijke maatregelen
Per fte wordt gerekend met € 110.0006, met daarbovenop € 16.000 voor PIOFACH-taken bij de gemeente Terneuzen en een totale toename van € 45.000 bij voor accountants- en overige kantoorkosten. Uitzondering hierop vormt het onderdeel Strategisch werven.
6
Maatregel Strategisch werven Actuele milieuzaken Opleiding/werving Overhead
fte 6,0 7,0 4,0 5,0
Overhead organisatieuitbreiding Materieel PIOFACH TOTAAL Tijdelijke capaciteit implementatie (2024-2026)
3,0 N.v.t. 25,0 2,0
€ € 624.000 € 770.000 € 440.000 € 550.000
Basis op orde JA JA JA 4,0 fte
€ 330.000 € 742.600 € 3.456.600 € 220.000
conform de eindnotitie van het IBP VTH
13
3.3. Inbreng nieuwe taken In deze paragraaf geven we inzicht in welke taken deelnemers aanvullend kunnen inbrengen en welk effect dat heeft op de robuustheid van RUD Zeeland.
3.3.1.
Inbrengen milieu plustaken deelnemers bij RUD Zeeland
Bevoegde gezagen kunnen ervoor kiezen om naast de wettelijk verplichte taken (basistaken), ook andere taken door RUD Zeeland te laten uitvoeren. Dit worden plustaken genoemd. Binnen de milieu-gerelateerde plustaken maken we onderscheid tussen: -
Inrichtingsgebonden plustaken Plustaken bodem Overige milieutaken.
Overdracht van deze taken kan bijdragen aan een effectieve taakuitvoering door RUD Zeeland. Eenduidige opdrachtverstrekking zorgt voor bestuurlijke eenduidigheid, bestendigheid en eenheid in de uitvoering, een gelijk speelveld en een verbetering van de condities voor de uitvoeringsactiviteiten. Hiermee wordt de professionaliteit van de dienstverlening vergroot en kwetsbaarheid verkleind. Dit draagt bij aan een schoon, veilig en gezond Zeeland. Uniformiteit is belangrijk voor zowel de RUD als voor de deelnemers en de bedrijven. Daarnaast kan het deelnemers ontlasten, doordat zij zelf niet hoeven te werven voor deze taken. Aan de andere kant zal een overdracht de uitvoering kunnen bemoeilijken. Bijvoorbeeld als er specifieke wensen van de individuele deelnemers zijn op het gebied van kwaliteit, inhoud, opdrachtgeverschap, communicatie en urgentie. 3.3.1.1. Inrichtingsgebonden plustaken Stand van zaken RUD Zeeland In Zeeland hebben 9 van de 13 gemeenten hun inrichtingsgebonden plustaken overgedragen aan RUD Zeeland. Alleen de gemeenten Middelburg, Tholen, Veere en Vlissingen voeren de plustaken zelf uit. Tot 1 januari 2024 waren dat in totaal ruim 3.000 milieu-inrichtingen. De gemeente SchouwenDuiveland heeft deze taken enkele jaren geleden grotendeels overgedragen en heeft nu alleen de afhandeling van meldingen nog niet overgedragen aan de RUD Zeeland.
Naar schatting 900 inrichtingen gaan ingevolge invoering Omgevingswet over van plustaak naar basistaak en gaan over naar de RUD (zie 1.1.1. Invoering Omgevingswet). Het aantal plus-inrichtingen waarvoor de vier gemeenten na 1 januari 2024 zelf de milieutaken blijven uitvoeren, is dan ongeveer 2.100 (exclusief milieumeldingen Schouwen-Duiveland). Concrete maatregelen om de KPI te behalen RUD Zeeland neemt het initiatief om met de vier gemeenten en de gemeente Schouwen-Duiveland te onderzoeken of overdracht van (een deel van) deze plustaken haalbaar is en onder welke voorwaarden. Hierover zal uiterlijk december 2024 worden gerapporteerd aan het AB. Hiervoor is grofweg structureel tussen de 4 en 7 fte nodig. In omzet uitgedrukt komt dit uit op een bedrag tussen de € 440.000 en € 770.000. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek past RUD Zeeland in overleg met de deelnemer het jaarplan aan. 3.3.1.2 Inbrengen plustaken bodem Met het inwerkingtreden van de Omgevingswet per 1 januari 2024 zijn taken op het gebied van chemische bodemverontreiniging en bodemsanering (grotendeels) overgegaan van provincie naar gemeenten. Het betreft zowel ‘basistaken’ als ‘niet basistaken’(hierna plustaken genoemd). 14
Stand van zaken RUD Zeeland Een werkgroep heeft zich in opdracht van het Zeeuws platform Bodembeheer over de overdracht en implementatie gebogen. Wat betreft de uitvoering van de plustaken op het gebied van bodemverontreiniging en bodemsanering is er ambtelijk een enquête uitgezet onder de gemeenten. Uit de resultaten volgt dat de gemeenten positief staan tegenover het overdragen van plustaken op het gebied van VTH. De meeste van die plustaken worden feitelijk nu al door de RUD uitgevoerd. Uit de ambtelijke enquête blijkt ook dat op het gebied van advisering en uitvoering van projecten de gemeenten de taken zelf willen blijven uitvoeren. Het betreft veelal aan ruimtelijke ontwikkeling gerelateerde zaken. Uitgaande van gemiddeld 1 fte capaciteit per gemeentelijke deelnemer bedraagt het totaal aan ‘niet basistaken’ 13 fte. Hoewel niet wordt verwacht dat een substantiële overdracht van deze taken op korte termijn realistisch is, is een nadere verkenning van overdracht van specifieke taakonderdelen wel wenselijk, bijvoorbeeld in het geval van vacatures. Concrete te nemen stappen om de KPI te behalen De RUD laat in 2024 een onderzoek uitvoeren naar de overdacht van plustaken, op het gebied bodemverontreiniging en bodemsanering, van gemeenten naar RUD Zeeland. Het ligt voor de hand dit onderzoek uit te laten voeren door het Zeeuws Bodemplatform.
Het overdragen van deze taken kan een groei tussen de 1 en 13 fte betekenen voor RUD Zeeland. Dat is een omzetgroei tussen grofweg € 110.000 en € 1.430.000. 3.3.1.3 Andere milieugerelateerde plustaken Buiten de hierboven genoemde activiteiten, voeren de deelnemers nog diverse andere milieugerelateerde plustaken zelf uit of besteden deze uit aan adviesbureaus. Uit een korte inventarisatie bij de gemeenten gaat het met name om: geluidmetingen, geluidonderzoek, natuur/stikstofonderzoek, asbestonderzoek, geuronderzoek en diverse opdrachten voor milieuonderzoeken en milieuparagrafen in het kader van ruimtelijke ordening (RO) trajecten. Opdrachtverlening, begeleiding en beoordeling hiervan gebeurt veelal door de gemeenten zelf. Soms wordt RUD Zeeland daarvoor ingeschakeld. Omdat de deelnemers deze taken nu zelf uitvoeren, is er geen precieze indicatie te geven van de omvang van fte/kosten die daar mee gemoeid zijn. Concrete te nemen stappen om de KPI te behalen We schatten in dat hier kansen liggen voor RUD Zeeland als de deelnemers (een deel van) deze taken overdragen. RUD Zeeland vraagt haar deelnemers in hoeverre de deskundigheid van RUD Zeeland meer kan worden ingezet in het kader van advies op milieuaspecten als alternatief voor de inzet van eigen of externe capaciteit.
3.3.2 Grensoverschrijdende milieurisico’s: Espoo-Helsinki Vanwege de geografische ligging heeft de provincie Zeeland te maken met buurland België. Via de VN-Verdragen Espoo (1991) en Helsinki (1992) wordt gezorgd voor de bescherming van mens en milieu tegen grensoverschrijdende milieugevolgen. Het doel van beide verdragen is om landen in staat te stellen invloed uit te oefenen op milieueffecten in hun eigen leefomgeving, ook al bevinden de bronnen daarvan zich in het buitenland. Stand van zaken RUD Zeeland Provincie Zeeland heeft RUD Zeeland gemandateerd voor de uitvoering van beide verdragen. In de praktijk betekent dit dat er wordt gebogen over vergunningen en veiligheidsrapporten (Helsinki) en over MER-rapporten (Espoo). Daarnaast is, mede vanwege de ontstane PFAS-problematiek, enkele jaren geleden de werkgroep Helsinki/Espoo opgericht.
15
Een goede uitvoering van beide verdragen kost de nodige inzet en capaciteit. In 2023 is dit met een pilot door RUD Zeeland in beeld gebracht. De pilot leidde tot de uitkomst dat er circa 3 fte nodig is om deze taak op het gewenste ambitieniveau uit te voeren. Concrete maatregelen om de KPI te behalen Om deze taak goed te kunnen uitvoeren zijn extra fte’s bij RUD Zeeland nodig. Dit vergt voornamelijk overdracht vanuit de provincie, maar ook een gedeeltelijke inbreng vanuit de (grens)gemeenten. Het zal waarschijnlijk een groei van in totaal circa 3 fte betekenen voor RUD Zeeland. Dat komt neer op een omzetgroei van een bedrag € 330.000. RUD Zeeland is hierover in gesprek met de provincie en de betreffende gemeenten.
3.3.3 Conclusie inbreng nieuwe taken De kansen op omzetverhoging als gevolg van nieuwe taken zijn in de volgende tabel samengevat. Afhankelijk van de daadwerkelijke inbreng van nieuwe taken, komen de kosten voor PIOFACH per deelnemer hier nog bovenop.
Nieuwe taak Plustaken 5 gemeenten Bodemplustaken Overige plustaken
Grensoverschrijdende risico (Helsinki-Espoo)
fte’s 4,0 – 7,0 1,0 – 13,0 0, geen substantiële toename verwacht tot 2027 3,0
Omzet per jaar € 440.000 - € 770.000 € 110.000 - €1.430.000 0, geen substantiële toename verwacht tot 2027
€ 330.000
16
3.4 Overige zaken (voortvloeiend uit ingevuld toetsingskader) 3.4.1 Taken die door andere omgevingsdiensten voor RUD Zeeland worden uitgevoerd Onderstaande taken worden in samenwerking uitgevoerd: 1. Meldkamer Voor de meldkamer werkt RUD Zeeland samen met Omgevingsdienst Midden- en WestBrabant (OMWB). 2. Waakvlamovereenkomsten thema’s geur en groen Op deze thema’s werkt RUD Zeeland samen met Dienst centraal milieubeheer Rijnmond (DCMR), Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ) en OMWB 3. Milieuklachten Samen met de drie Brabantse omgevingsdiensten ODBN, ODZOB, OMWB, maakt RUD Zeeland gebruik van een gemeenschappelijke meldkamer MKA (Milieuklachtenapplicatie) De uitvoering van deze taken door andere omgevingsdiensten, betreft een zeer klein deel van de totale omzet van RUD Zeeland. In zowel 2021, als 2022 betrof dit € 30.000, waarvan het grootste gedeelte (75%) voor de meldkamer van de OMWB was. Anderzijds voert RUD Zeeland specialistische taken uit voor de DCMR. Zo huurt de DCMR incidenteel geluidspecialisten in bij RUD Zeeland voor de van de Seveso-inrichtingen in Zeeland. Concluderend, op dit gebied voorzien we nu geen extra acties of wijzigingen.
3.4.2 Robuustheid en afspraken uitname (plus)taken In de Gemeenschappelijke regeling (GR) en het dienstverleningshandvest zijn afspraken gemaakt over uitname van plustaken en/of (partiele) uittreding. Bij inbreng van structurele taken gebeurt dit voor minstens 5 jaar. Bij (partiële) uittreding dient er een liquiditeitsplan opgemaakt te worden. In de wijziging van de GR die nu voorligt, is hier een termijn van 5 jaar aan gekoppeld. Bij uitname van plustaken dienen er frictiekosten betaald te worden. Na besluitvorming over het plan van aanpak wordt het begrip frictiekosten nader uitgewerkt in het dienstverleningshandvest. Hiermee wordt robuustheid verder geborgd en worden afspraken over frictiekosten nader uitgewerkt en vastgelegd.
17
3.5 Conclusie KPI 1 Omvang regionaal werkgebied Totaal fte’s en financiën Wettelijk verplichte en randvoorwaardelijke maatregelen Maatregel Energiebesparing Ketentoezicht Invoering Omgevingswet Programmatische aanpak Strategisch werven Actuele milieuzaken Opleiding/werving Overhead
fte 4,3 4,0 2,3 5,0 6,0 7,0 4,0 5,0
Overhead organisatieuitbreiding Materieel PIOFACH TOTAAL Tijdelijke capaciteit implementatie (2024-2026)
3,0 N.v.t. 40,6 2,0
€
Basis op orde € 473.000 JA € 440.000 JA € 253.000 € 550.000 € 624.000 JA € 770.000 JA € 440.000 € 550.000 JA 4,0 fte € 330.000 € 742.600 € 5.172.600 € 220.000
Totaal kansen fte’s en financiën bij inbreng nieuwe taken Onderstaande taken betreffen kansen die kunnen leiden tot uitbreiding van de omvang van het werkprogramma. Door gesprekken en onderzoek concretiseert RUD Zeeland komende jaren deze punten. Om die reden zijn de financiële gevolgen op pro memorie (PM) gezet in het totaaloverzicht in Hoofdstuk 7 Financiële effecten. Nieuwe taak Plustaken 5 gemeenten Bodemplustaken Overige plustaken
Grensoverschrijdende risico (Helsinki-Espoo)
fte’s 4,0 – 7,0 1,0 – 13,0 0, geen substantiële toename verwacht tot 2027 3,0
Omzet per jaar € 440.000 - € 770.000 € 110.000 - €1.330.000 0, geen substantiële toename verwacht tot 2027
€ 330.000
18
4 KPI 3: Innovatieagenda Wat wordt er gevraagd “De dienst heeft voldoende aandacht, capaciteit en budget voor innovatie blijkend uit aanwezigheid van een (meerjarige) innovatieagenda en vrij besteedbaar budget voor innovatie.” De omgevingsdienst moet dus in staat zijn tijdig en adequaat producten en diensten te ontwikkelen met het oog op toekomstige opgaven. Er dient daartoe voldoende aandacht, capaciteit en budget te zijn voor innovatie. Onder innovatie wordt verstaan: een sterk vernieuwd product, dienst, proces. Innovatie mag niet ten laste komen van het primaire proces. Op enig moment worden de ontwikkelde innovaties onderdeel van het primair proces. Uit de (meerjarige) innovatiekalender moet blijken hoe innovatie binnen de organisatie is geagendeerd en georganiseerd. De omvang van het innovatiebudget wordt gesteld op 1% van de begroting. Stand van zaken RUD Zeeland RUD Zeeland beschikt momenteel niet over een innovatieagenda en een innovatiebudget. Concrete te nemen stappen om de KPI te behalen In 2025 stelt RUD Zeeland een innovatieagenda op. Om te komen tot een innovatieagenda stelt RUD Zeeland een plan op met daarin de eisen waar deze agenda aan moet voldoen. In deze innovatieagenda beschrijft RUD Zeeland welke knelpunten zij komende jaren met innovatie op wil lossen. De innovatieagenda wordt door RUD Zeeland gekoppeld aan het (regionale) meerjarenprogramma.
Bij het opstellen van deze agenda legt RUD Zeeland contact met andere omgevingsdiensten. Zo streeft RUD Zeeland er naar om ‘best practices’ meteen in praktijk te brengen. Om de innovatieagenda uit te voeren is capaciteit en budget noodzakelijk. Uitgaande van een begrotingsomvang in 2026 van circa € 18 miljoen (gebaseerd op dit plan van aanpak) vraagt dit dan een minimaal innovatiebudget van € 180.000.
Conclusie KPI 3 Om te voldoen aan KPI 3 is een budget van circa € 180.000 nodig. Als concreet eindproduct levert RUD Zeeland in 2025 een innovatieagenda op.
19
5 KPI 4: Weerstandsvermogen Wat wordt er gevraagd “De dienst kan risico’s en veranderingen in de omvang van het overgedragen takenpakket opvangen door het aanhouden van buffers (weerstandsvermogen). Dit blijkt uit afdoende algemene reserve voor geïdentificeerde risico’s en onverwachte operationele tegenvallers en expliciete afspraken over uitname. Het percentage voor het weerstandsvermogen wordt in het kader van het onderzoek naar de robuuste financiering nader bepaald.” De KPI en het toetsingskader vragen de omgevingsdienst om, conform de voorschriften uit het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV), bij de begroting en de jaarstukken het weerstandsvermogen in beeld te brengen. Doel van het weerstandsvermogen is om afdoende algemene reserve te hebben voor geïdentificeerde risico’s en onverwachte operationele tegenvallers. Op basis van een actuele risicobeoordeling vindt er jaarlijks een actualisatie van de bepaling van het weerstandsvermogen plaats. Daarbij wordt ook de financiële impact van risico’s geactualiseerd. Concreet wordt er gevraagd in het plan van aanpak op te nemen hoe aan een weerstandsratio van minimaal 0,8 gaat worden voldaan, dan wel hoe vastgelegd gaat worden dat risico’s worden opgevangen door de deelnemers.
Wat is weerstandsvermogen? De beschikbare risicobuffer wordt bepaald door de omvang van de algemene reserve en het beschikbare budget voor onvoorzien. De ratio weerstandsvermogen is de beschikbare risicobuffer gedeeld door de benodigde risicobuffer.
Stand van zaken RUD Zeeland Momenteel heeft RUD Zeeland een weerstandsratio van ongeveer 0,42. Zonder budget onvoorzien is de ratio 0,32. De weerstandsratio voldoet dus niet aan de gevraagde 0,8. In de Bijdrageverordening 2021 is vastgelegd dat tekorten blijkend uit de jaarrekening met de deelnemers worden verrekend op basis van hun werkelijke relatieve bijdragen in de dienst over dat jaar. Er zijn verder geen expliciete afspraken vastgelegd in de GR of beleidsregels dat (bepaalde) risico’s worden opgevangen door de deelnemers. Concrete te nemen stappen om de KPI te behalen Bij de laatste risico-inventarisatie zijn zes risico’s geïnventariseerd:7 1. Onbalans in taken 2. Onevenwichtig personeelsbestand en krapte arbeidsmarkt 3. Implementatie omgevingswet 4. Uitbestede taken (beperkte kwaliteitscriteria PIOFACH taken) 5. Onveilige werkomstandigheden THV uitvoering 6. Inrichting van de huisvesting is niet optimaal Totaal benodigde risicobuffer
7
€ 845.000 € 605.000 € 300.000 € 20.000 € 10.000 € 15.000 € 1.795.000
RUD Zeeland, vastgestelde Begroting 2024, (in het AB van) 31 augustus 2023.
20
In hoofdstuk 3 van dit plan van aanpak is uitgewerkt wat nodig is om het takenpakket uit te voeren. Met de daar voorgestelde aanpassingen zullen de belangrijkste risico’s, de onbalans in taken en de onevenwichtigheid van het personeelsbestand en krapte op de arbeidsmarkt, voor een groot deel opgelost worden. Na het oplossen van die twee grootste risico’s, resteert een benodigde risicobuffer van circa € 345.000. Na verwerking van het jaarrekeningresultaat 2022 resteert er een algemene reserve van circa € 527.000 en een post onvoorzien van € 177.000. Hiermee komt de ratio uit op circa 2,0 en haalt daarmee ruim de gestelde minimale norm van 0,8 van het IBP. Ook voldoen we daarmee ruim aan de doelstelling in de begroting 2024: een ratio weerstandsvermogen tussen 1,0 tot 1,4. Hoe RUD Zeeland ook in de toekomst kan blijven voldoen aan dit criterium Voor gemeenschappelijke regelingen in Zeeland schrijft de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG) voor Zeeuwse gemeenten voor dat de algemene reserve niet meer mag bedragen dan 5% van het totaal van de baten volgens de begroting. Het AB heeft besloten deze lijn van toepassing te verklaren op alle deelnemers. Uitgaande van een beoogde minimale begrotingsomvang van € 16,5 miljoen mag de algemene reserve € 825.000 bedragen. Gezien het huidige risicoprofiel en de omvang van de algemene reserve is dit voldoende.
Ook geeft dit ruimte om de algemene reserve nog te laten toenemen. Door de voorgestelde maatregelen in hoofdstuk 3 zou het risico ‘onbalans in taken’ opgelost moeten worden, waarmee het risico op het niet behalen van de beoogde productie wordt beperkt. Hiermee kan een belangrijke oorzaak voor het negatieve rekeningresultaat in 2022 (en ook verwacht in 2023) voorkomen worden. Aanvullende maatregelen: -
-
-
Mocht de algemene reserve niet voldoende zijn om het negatieve rekeningresultaat op te vangen, dan staan de deelnemers volgens de Bijdrageverordening 2021 aan de lat om dit tekort op te vangen Eventuele toekomstige positieve jaarrekeningresultaten worden aan de algemene reserve toegevoegd, tot het maximum dat door de VZG is bepaald Minimaal één keer per jaar het risicoprofiel actualiseren (bij voorkeur twee keer), om te bezien of de geïdentificeerde risico’s nog actueel en volledig zijn Mocht het risicoprofiel groter worden dan de beschikbare risicobuffer, dan zal de omgevingsdienst een voorstel aan de deelnemers voorleggen met beheersmaatregelen (en financiële gevolgen) om binnen de norm van 0,8 te blijven Bij wijziging van de omvang van taken wordt een voorstel aan deelnemers voorgelegd met de financiële gevolgen (personeel en materieel) om onbalans te voorkomen Aanvullende bepalingen in verordening en/of dienstverleningsovereenkomsten opnemen, hoe om te gaan met de situatie van uitname van plustaken
Conclusie KPI 4 Met de voorgenomen maatregelen in hoofdstuk 3 en de aanvullende maatregelen zoals geformuleerd in dit hoofdstuk, is het haalbaar om te blijven voldoen aan deze KPI.
21
6 KPI 5: Informatiegestuurd werken Wat wordt er gevraagd “De dienst kan relatie leggen tussen werk, mensen en geld. Er wordt informatiegestuurd gewerkt. Dat komt tot uitdrukking in het percentage van de uitvoeringsformatie VTH voor businessintelligence en opleidingsbudget van 3% van de loonsom.” De omgevingsdienst heeft een opleidingsprogramma met daarin opgenomen het reguliere onderhoud van kennis, kunde en vaardigheden én de benodigde investeringen in opleiding en training t.b.v. nieuwe kennis, kunde en vaardigheden. Het opleidingsbudget is tenminste 3% van de loonsom. De begroting dekt de benodigde middelen voor de uitvoering van het opleidingsprogramma. De omgevingsdienst beschikt over een business-intelligence (BI) strategie. Die beschrijft onder andere hoe de organisatie gegevens verzamelt, analyseert en benut om beslissingen te nemen en welke ambities men heeft met het beoogde resultaat en hoe dat te realiseren. Het advies is dat de omgevingsdienst drie fte in dienst heeft die werkzaam zijn op het gebied van BI. Stand van zaken RUD Zeeland Bij RUD Zeeland is er momenteel een link te leggen tussen mens, werken en geld, maar er wordt zeer beperkt informatiegestuurd gewerkt. Op dit moment kan RUD Zeeland niet voldoende informatiegestuurd werken, omdat zij slechts over 1 fte beschikt voor een informatiespecialist. Het huidige opleidingsbudget is € 182.000.
Gerelateerd aan de begroting van 2023 zou dit € 280.000 zijn om 3% van de loonsom te behalen. Tot slot heeft RUD Zeeland geen Business Intelligence (BI) strategie. Concrete te nemen stappen om de KPI te behalen
6.1 Opleidingsprogramma Om te toetsen of RUD Zeeland voldoet aan de Kwaliteitscriteria 2.1, zijn RUD medewerkers in 2022 door Libereaux getoetst aan deze criteria. Er is een monitoringsprogramma opgezet. Dit laat zien welke medewerkers voldoen en welke opleidingen nog gepland staan. Om alle medewerkers aan de Kwaliteitscriteria te laten voldoen, stelt RUD Zeeland een programma op met een opleidingsagenda. Opleidingsbudget Het huidige opleidingsbudget is € 182.000 en dat is ongeveer 2% van de loonkosten. Om dit budget op het vereiste niveau van 3% van de loonkosten van de huidige formatie te brengen, is een ophoging van € 100.000 nodig. Bij de berekening van de kosten van het aantal fte’s is al rekening gehouden met 3% opleidingsbudget (dit is inclusief bij de gehanteerde € 110.000 per fte).
6.2 Business intelligence strategie Deze KPI komt voort uit de programmadoelen van het IBP VTH Pijler 3. Deze staat in het teken van het verbeteren en optimaliseren van de (organisatie van) de informatievoorziening van het VTHstelsel Milieu. De acties om de doelen te behalen voert RUD Zeeland niet allemaal tegelijk uit. In 2025 stelt RUD Zeeland een BI-strategie en een uitvoeringsprogramma op. De omvang van de uitbreiding is afhankelijk van het ambitieniveau in de BI-strategie. Bij deze KPI is het advies vanuit het IBP om 3 fte beschikbaar te stellen om informatiegestuurd te werken. Op basis van informatie van de omgevingsdienst OZHZ, lijkt 3 fte structurele uitbreiding noodzakelijk.
22
6.3 Conclusie KPI 5 Om te voldoen aan KPI 5 is in 2026 eenmalig een extra budget van circa € 100.000 voor opleidingen nodig. De RUD levert een opleidingsprogramma en een Business Intelligence strategie op. Daarnaast is 3 fte nodig (€ 330.000) structureel nodig voor informatiegestuurd werken.
23
7 Financiële effecten Op basis van voorgaande hoofstukken beschrijven we in dit hoofdstuk de financiële gevolgen om te voldoen aan de robuustheidscriteria. De bedragen die zijn genoemd, zijn inschattingen van de kosten. Deze zijn gebaseerd op de informatie die we op het moment van opstellen van het plan van aanpak beschikbaar hadden. Bij de nadere uitwerking en implementatie van het plan van aanpak, zullen deze gevolgen concreter worden. Zoals aangegeven bij het onderdeel Monitoring leggen we eventuele bijstellingen aan het AB voor. Bij de nadere uitwerking zullen we waar mogelijk afstemming/samenwerking opzoeken met andere omgevingsdiensten. In tabel 1 is per KPI aangegeven wat de invloed van de maatregelen is op de begroting van RUD Zeeland. Daarbij is opgenomen wat de toename in fte en budget is vanaf 2026 is ten opzichte van de begroting 2023 van RUD Zeeland. Het perspectief voor 2026 komt op een omzet boven de in KPI 1 voorgeschreven minimumomzet van € 16,5 miljoen. Wil RUD Zeeland voldoen aan alle robuustheidscriteria, dan is € 16,5 miljoen niet toereikend. Met de voorgestelde maatregelen in dit plan van aanpak komen we tot een robuuste RUD Zeeland en kunnen we in de toekomst ook robuust blijven. Tabel 1 Overzicht per KPI en invloed op begroting RUD Zeeland Totaaloverzicht KPI's
Toename fte
Toename €
KPI 1 - Omvang werkprogramma KPI 1 - Inbreng nieuwe taken KPI 3 - Innovatieagenda KPI 4 - Weerstandsvermogen KPI 5 - Informatiegestuurd werken Opleidingsbudget Toename inclusief overhead
40,6 PM
€ 5.172.600 PM € 180.000
3,0
€ 330.000 € 100.000 € 5.782.600 + PM
Begroting 2023 (inclusief overhead Perspectief 2026 (inclusief overhead)
101,0 144,6
Begroting 2023 (exclusief overhead Perspectief 2026 (exclusief overhead)
87,0 122,6
Tijdelijke capaciteit implementatie (2024-2026)
2,0
43,6
Waarvan Basis op orde fte
Waarvan Basis op orde €
25,3 PM
€ 2.747.000 PM
25,3 + PM
€ 2.747.000 + PM
€ 12.576.000 € 18.358.600
€ 220.000
24
In tabel 2 is per maatregel aangegeven wat het effect is op de begroting. Daarbij is ook inzichtelijk gemaakt welke maatregelen (wettelijk) verplicht zijn en welke randvoorwaardelijk. In de laatste kolom is aangegeven welke maatregelen bijdragen aan de basis op orde.
Tabel 2. Overzicht specifiek te nemen maatregelen Maatregel
4,3 4,0 2,3 5,0
Waarvan Basis op orde € 473.000 JA € 440.000 JA € 253.000 € 550.000
X X X X X
6,0 7,0 3,0 4,0 5,0
€ 100.000 € 180.000 € 624.000 € 770.000 € 330.000 € 440.000 € 550.000
Overhead organisatieuitbreiding Materieel PIOFACH Inbreng nieuwe taken Totaal
X X
3,0
Tijdelijke capaciteit implementatie 2024-2026
X
Energiebesparing Ketentoezicht Invoering Omgevingswet Programmatische aanpak Weerstandsvermogen Opleidingsbudget Innovatieagenda Strategisch werven Actuele milieuzaken Informatiegestuurd werken Opleiding/werving Overhead
Verplicht
Randvoorwaardelijk
X X X X X X X
fte
€
PM 43,6
€ 330.000 € 742.600 PM € 5.782600
2,0
€ 220.000
JA JA
JA 4,0 fte
PM € 2.747.000
25
8 Ingroeimodel Het voorgestelde pakket van maatregelen zal veel vragen op organisatorisch en financieel gebied. Daarom stellen we een ingroeipad voor, waarmee we in de periode 2024-2027 gefaseerd toewerken naar een robuuste organisatie. Voor de organisatie betekenen de voorgestelde maatregelen een grote verandering, onder meer in het aantal fte’s. Om deze verandering goed door te kunnen voeren is het belangrijk dat de fte’s niet in één keer in de organisatie zullen landen. Daarnaast betekenen de voorgestelde maatregelen een significante verhoging van de deelnemersbijdragen. Om de impact van de verhoging op de begroting van de deelnemers behapbaar te maken, is een fasering wenselijk. In bijlage 3 is het ingroeimodel opgenomen. Bij het opstellen van het ingroeimodel is een prioritering aangebracht, op basis van de wettelijke verplichting en randvoorwaardelijkheid van de maatregelen. Hierbij is prioriteit gegeven aan maatregelen die bijdragen aan de Basis op orde, zoals beschreven in hoofdstuk 3 van dit plan van aanpak. Door de geformuleerde stappen en voorgestelde prioritering in het ingroeimodel te volgen, is het naar verwachting haalbaar op 1 april 2026 een robuuste RUD Zeeland te bereiken. In hoofdstuk 1 is geïntroduceerd dat er wordt voorzien in monitoring, in de al bestaande planning & control cyclus. Op basis van dit plan van aanpak wordt een implementatieplan opgesteld.
Met ingang van 2024 komt er in het jaarverslag en in voortgangsrapportages een monitoringsparagraaf. Hierin wordt per KPI en over het totale plan van aanpak gerapporteerd over de voortgang en indien nodig worden er voorstellen gedaan tot bijsturing. In deze rapportage zal daarnaast inzichtelijk worden gemaakt welke synergievoordelen zich (eventueel) voordoen.
26
9 Rollen en verantwoordelijkheden RUD Zeeland Algemeen Bestuur (AB) Het AB is verantwoordelijk voor de totstandkoming en het vaststellen van het plan van aanpak; Middels besluitvorming in het AB stelt het AB het plan van aanpak vast (gekwalificeerde meerderheid 2/3). Het AB stelt hierbij ook de benodigde financiële kaders per deelnemer vast. Het AB wordt door het DB geïnformeerd over de uitvoering van het plan van aanpak.
Dagelijks Bestuur (DB) Het DB is verantwoordelijk voor het proces dat voorafgaat aan de vaststelling van het plan van aanpak door het AB. Het DB inventariseert de kaders voor de robuustheid en geeft opdracht deze verder te laten uitwerken door de ambtelijke werkgroep Plan van aanpak. Het DB draagt zorg voor het indienen van het concept plan van aanpak en de zienswijze periode die daarop volgt. Het DB stelt het implementatieplan vast. Bij de uitvoering heeft het DB de bevoegdheid om te beslissen over aanpassingen in de uitvoering van het plan van aanpak. Eventuele aanpassingen legt het DB ter besluitvorming voor aan het AB.
Directeur De directeur van RUD Zeeland vervult de rol als opdrachtnemer/projectleider in het robuustheidstraject. De directeur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het plan van aanpak en het opstellen van het implementatieplan. De directeur zorgt ervoor dat het robuustheidstraject binnen de vastgestelde kaders waaronder planning en het beschikbare budget wordt uitgevoerd. Als opdrachtnemer houdt de directeur ook rekening met wat er in de omgeving van het traject gebeurt. Zo organiseert de directeur de besluitvorming rond het traject. Ook stelt de directeur een organisatieontwikkelingsplan op voor de implementatiefase. In dit plan staan de doelen, rollen en verantwoordelijkheden genoemd. De directeur zorgt voor een gedegen communicatie naar haar opdrachtgever(s) en stakeholders.
Werkgroep Plan van aanpak De werkgroep stelt in opdracht van het DB het concept plan van aanpak op. De werkgroep bestaat uit een vertegenwoordiging van RUD Zeeland en haar deelnemers. Na het opleveren van dit plan van aanpak aan het AB, vervult de werkgroep in deze vorm geen rol meer in het robuustheidsproces.
Deelnemers (ambtelijk) De deelnemers zijn ambtelijk via de werkgroep betrokken bij het opstellen van het plan van aanpak. Daarnaast zijn de ambtelijke vertegenwoordigers via het Deelnemersoverleg plus bij het implementatieproces betrokken. In het Deelnemersoverleg plus worden de concept plannen gedeeld en ter consultatie voorgelegd door de opdrachtnemer.
Deelnemers (raden en staten) Raden en staten stellen de (financiële) kaders vast voor de opdrachtverlening aan RUD Zeeland. Het vaststellen van het (financiële) kader van het plan van aanpak verloopt via een zienswijzeprocedure op het plan van aanpak met bijbehorende begrotingswijziging. De voortgangsrapportages over de uitvoering ontvangen zij ter informatie. 27
28