12.19 RUD Jaarstukken 2023
Tekst van het document
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Inhoudsopgave VOORWOORD ........................................................................................................................................................................... 1 1
SAMENVATTING ............................................................................................................................................................... 2
2023 IN HET KORT..................................................................................................................................................................... 4 2
3
4
PROGRAMMA’S ................................................................................................................................................................ 6 2.1
PROGRAMMA MILIEU.......................................................................................................................................... 6
2.2
PROGRAMMALIJN VERGUNNINGVERLENING ..................................................................................................... 8
2.3
PROGRAMMALIJN TOEZICHT EN HANDHAVING ............................................................................................... 11
2.4
OVERZICHT BATEN EN LASTEN PROGRAMMA MILIEU ..................................................................................... 13
OVERZICHTEN ................................................................................................................................................................. 14 3.1
OVERHEAD ......................................................................................................................................................... 14
3.2
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN...................................................................................................................... 14
PARAGRAFEN .................................................................................................................................................................. 15 4.1
BEDRIJFSVOERING ............................................................................................................................................. 15
4.2
FINANCIERING ................................................................................................................................................... 21
4.3
WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ........................................................................................... 22
5
VERANTWOORDING BEGROTINGSRECHTMATIGHEID ................................................................................................... 26
6
JAARREKENING 2023 ...................................................................................................................................................... 27 6.1
BALANS .............................................................................................................................................................. 27
6.2
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN .................................................................................................................. 32
6.3
WET NORMERING TOPINKOMENS (WNT) ........................................................................................................ 35
6.4
TOELICHTING BATEN EN LASTEN PER PROGRAMMA ....................................................................................... 37
6.5
OVERZICHT INCIDENTELE LASTEN EN BATEN ................................................................................................... 39
6.6
RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING .......................................................................................................... 39
7
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT .............................................................................. 40
8
BIJLAGEN JAARREKENING 2023 ..................................................................................................................................... 41 8.1
Informatie paragraaf verbonden partijen deelnemers ..................................................................................... 41
8.2
SiSa-bijlage bij de jaarrekening.......................................................................................................................... 42
8.3
Lasten en baten per taakveld ............................................................................................................................ 42
8.4
realisatie 2023 versus voorschot 2023 ............................................................................................................. 43
Jaarverslag en jaarrekening 2023
VOORWOORD Voor u ligt de jaarrekening van de RUD Zeeland over 2023
1
Jaarverslag en jaarrekening 2023
1 SAMENVATTING In dit hoofdstuk vindt u een samenvatting van onze prestaties. Algemeen
Steeds meer Zeeuwen zijn zich bewust van de kwaliteit van hun fysieke leefomgeving en willen wonen en werken in een gezond, veilig en schoon Zeeland. Zo is bekend dat de uitstoot van fijnstof zorgt voor nadelige gezondheidseffecten voor de mens en levert het lozen van schadelijke stoffen in het afvalwater schade op aan het milieu. Door het uitvoeren van onze vergunningverlening, toezicht- en handhavingstaken, zetten we ons dagelijks in voor een gezonde, veilige en schone Zeeuwse leefomgeving. Het jaar 2023 stond in het teken van nieuwe ontwikkelingen: De invoering van Rx.Mission en het wachten op inwerkingtreding van de Omgevingswet. Ook startten we met de verkenning naar samenwerking met de GGD en Veiligheidsregio in Zeeland, zowel op inhoud als qua huisvesting. Tot slot waren we betrokken bij de ontwikkeling van het provinciale milieuprogramma en het traject Interbestuurlijk Programma VTH. Al deze ontwikkelingen brengen uitdagingen met zich mee. Als RUD Zeeland vertalen we deze ontwikkelingen in concrete stappen voor onze organisatie. Daarbij vinden we het belangrijk om onze interne en externe stakeholders zo goed mogelijk hierover te informeren. Vergunningverlening
Het is gelukt om 92% van de geraamde uren op ‘reguleren’ te realiseren. Samen met de huidige capaciteit aangevuld met inhuur hebben we dit resultaat behaald. Voor een jaar waarin de voorbereidingen voor de invoering van de Omgevingswet en de overgang naar een nieuw zaaksysteem de nodige aandacht heeft gevraagd, is dit een mooi resultaat. De samenwerking met de deelnemers om de invoering van de Omgevingswet zo goed mogelijk voor te bereiden is, met name wat betreft het Digitale Stelsel Omgevingswet, goed en succesvol verlopen. Helaas is het aantal vergunningen in de werkvoorraad wel opgelopen. Toezicht en handhaving
De overgang naar RxMission heeft de afdeling Toezicht & Handhaving veel tijd gekost. De module toezicht en handhaving was niet volledig klaar voor gebruik. Zo was de planmodule en het programma ‘Op Pas’ niet actief en misten we informatie uit ons oude systeem Squit. De administratieve afhandeling van een controle kostte hierdoor 15-20 minuten meer tijd. In 2024 werken we verder aan duurzame oplossingen voor deze problemen. Net als voorgaande jaren ontvingen we meer handhavingsverzoeken en WOO verzoeken. Dit resulteert in meer juridische handelingen en aanzienlijk meer juridische beoordelingen. Bedrijven maken bijvoorbeeld meer gebruik van juridische procedures. Wel zien we als positieve ontwikkeling dat we de rechtszaken die daaruit voorkomen, hebben gewonnen. Ook zien we dat het ‘geluid meten bij evenementen’ steeds meer onder de aandacht komt bij gemeenten en organisatoren. Deelnemers maken in hun evenementenprogramma’s steeds vaker aan de voorkant afspraken met de organisatoren over geluidshinder bij evenementen. Dit heeft ertoe geleid dat we in 2023 een tweede set voor geluidsmeting in gebruik hebben genomen om aan de toenemende vraag te kunnen voldoen. Tot slot zien we bij energiecontroles positieve ontwikkelingen. We adviseren de bedrijven over passende maatregelen waardoor het energieverbruik in beduidende mate afneemt en de ondernemer bespaart op zijn energiekosten.
Zo werken we samen om het overtredingspercentage van 90% te laten dalen en energie te besparen. Financieel resultaat 2023
Het resultaat van de jaarrekening 2023 bedraagt € 752.728 negatief. De belangrijkste oorzaken voor dit resultaat zijn: - We hebben 98% van de begrote uren gerealiseerd (inclusief generieke uren). Concreet betekent dit dat de opbrengst van productieve uren daarmee €300.000 lager is dan begroot. Dit aantal lagere productieve uren
2
Jaarverslag en jaarrekening 2023
komt door een hoger ziekteverzuim dan we vooraf raamden (+ 1,4%). Ook zijn er 15 nieuwe medewerkers gestart. Door het inwerktraject maken zij in de periode minder productieve uren. In de 2e voortgangsrapportage werd nog een onderproductie van € 1 miljoen verwacht, maar door meer inhuur van medewerkers liepen we deze onderproductie deels in. - Ten laste van 2023 troffen we een voorziening van ruim € 4 ton in verband met een lopend onderzoek naar de herwaardering van functies. Dit leidt mogelijk tot een nabetaling over 2022 en 2023. Naast deze verschillen zijn er nog afwijkingen als gevolg van de besteding van subsidies en overige inkomsten van derden ten opzichte van de begroting. Deze afwijkingen hebben effect op de lastenkant en batenkant van de begroting. Per saldo verandert het resultaat daarom niet.
3
Jaarverslag en jaarrekening 2023
2023 IN HET KORT
Mens Verzuim
Aantal medewerkers
6,6%
106
2022
8,8%
101
Werk (procentueel) Vergunningen
Meldingen activiteitenbesluit
Milieuklachten
80%
69%
97%
106%
(raming 2023: 3.992 )
(raming 2023: 240)
(raming 2023: 546)
(raming 2023: 1.218)
68%
94%
182%
Inspecties (grijs)
1
2022
80%
Middelen (in Euro’s) Uitgaven2
Inkomsten2
Restant onvoorzien
Personeel van derden
15,1 mln. 111%
14,4 mln. 106%
€ 173.000 100%
1,6 mln. 472%
(begroot 2023: 13,6 mln.)
(begroot 2023: 13,6 mln.)
(begroot 2023: € 173.000)
(begroot 2023: € 339 )
94%
€ 118.000
€ 1.095.000
2022
97%
1 2
Alle inspecties binnen productgroep TH01 (periodieke controles, aspectcontroles, hercontroles, etc). Exclusief materiële budgetten ten opzichte van de begroting en mutaties reserves.
4
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Financiën x € 1 mln
Inkomsten
Uitgaven 2023
-14,4
15,1
2022 -11,6
12,6
2021 -12,4
11,5
Lasten: per kostensoort
Lasten: per programma
x € 1mln
x € 1mln
10,7
11,0
9,2
8,0
8,6 4,4
3,4
3,3 0,2
2021
2023
Overhead
2022
Personele kosten
Reserves
Personeel Openstaande vacatures
3,0 1,1
0,7
-
2022 Milieu
3,4
2,2 -
2021
8,1
1,1 2023
Organisatiekosten
Materieel budget
Taken (aantallen) Verzuim %
Vergunningen
Periodieke inspecties
per 31/12 10,8
8,7
146
169
165
1.557
1.525
1.501
2021
2022
2023
2021
2022
2023
6,6 4,5 1,0
1,5
2021
2022
2023
2021
2022
2023
5
Jaarverslag en jaarrekening 2023
2 PROGRAMMA MILIEU In dit hoofdstuk lichten we de resultaten van programma Milieu toe. Het programma bestaat uit twee onderdelen: Vergunningverlening en Toezicht & Handhaving. Tot slot geven we een overzicht van de baten en lasten programma Milieu.
2.1
PROGRAMMA MILIEU
In de onderstaande alinea’s lichten we in algemene zin de uitvoering van onze primaire taken toe. De realisatie is gebaseerd op de uitvoering van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023. In de deelnemersrapportages rapporteren we over de uitvoering van de taken specifiek per deelnemer. Figuur 2-1 Productieve uren 2023
Realisatie versus raming uren (in %) 130%
100% 80% 60% 92%
40%
73%
20% 0% TH
RE realisatie
TH RE Overig
Overig
Niet gerealiseerd
: Toezicht en handhaving : Regulering (vergunningen en meldingen) : Bezwaar, beroep, adviesverzoeken, projecten, informatie-ontsluiting en generiek
Tabel 2-1 Directe uren inzet per deelnemer Deelnemer Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen Waterschap Scheldestromen Provincie Zeeland Totaal
Raming direct uren Jaarplan 2023
Gerealiseerde directe uren 2023
Gerealiseerde uren 2023 in %
5.669 6.150 5.401 2.511 2.319 2.625 4.528 6.717 7.265 9.640 3.338 2.191 4.004 339 42.705 105.400
4.364 4.785 5.115 1.784 2.328 2.255 4.110 5.990 6.176 8.873 2.347 1.841 2.879 44 37.393 90.283
77% 78% 95% 71% 100% 86% 91% 89% 85% 92% 70% 84% 72% 13% 88% 86%
6
Jaarverslag en jaarrekening 2023 Tabel 2-2 Generieke uren inzet per deelnemer Deelnemer Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen Waterschap Scheldestromen Provincie Zeeland Totaal
Raming generieke uren Jaarplan 2023 706 750 697 323 284 346 597 888 914 1.163 411 277 357 119 4.269 12.100
Gerealiseerde generieke uren 2023 1.250 1.328 1.233 571 502 612 1.056 1.571 1.617 2.058 727 491 632 211 7.555 21.413
Gerealiseerde uren 2023 in % 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177% 177%
Effect lagere realisatie directe uren
Toelichting vergunningverlening Een realisatie van 92% van de geraamde uren op het product ‘reguleren’ is een mooi resultaat, gezien de uitdagingen met de inwerkingtreding Omgevingswet en de relatief hoge inzet van inhuurkrachten. Dit resultaat bereikten we door een combinatie van realistische werkafspraken met de individuele medewerker, een goed programma ter voorbereiding op de Omgevingswet en effectieve inhuur. Toelichting toezicht en handhaving Steeds meer Zeeuwen zijn zich bewust van de kwaliteit van hun fysieke leefomgeving en willen wonen en werken in een gezond, veilig en schoon Zeeland. Door het uitvoeren van onze toezicht- en handhavingstaken, zorgen we voor een goede naleving van de wet- en regelgeving, welke de milieuschade inperkt. Door onbalans tussen de opdracht en de beschikbare capaciteit realiseerden we niet de afgesproken prestatieafspraken. Hierdoor ontstaan risico’s. Er kan schade veroorzaakt worden aan het milieu en de leefomgeving op punten die mogelijk voorkomen hadden kunnen worden door tijdige uitvoering van toezicht. We kunnen als RUD Zeeland of als bevoegd gezag hier aansprakelijk voor worden gesteld. Hierdoor kan het vertrouwen van burgers en bedrijven in goed milieutoezicht afnemen. De afdeling Toezicht en Handhaving prioriteerde ook in 2023 haar werk op basis van de hoog risicobedrijven.
Dat betekent dat we aan de categorie hoog risico bedrijven een hogere prioriteit geven en dat we daar bepaalde controles vaker uitvoeren. Aan specifieke en complexe dossiers geven we prioriteit bij het toezicht houden. We kijken daarbij ook naar voorgedane incidenten. We werken hierbij nauw samen met het bevoegd gezag. Op verzoek van het bevoegd gezag volgen we ad-hoc verzoeken en casuïstiek op. Langlopende en complexe zaken als geluidsoverlast pakken we projectmatig op.
7
Jaarverslag en jaarrekening 2023
2.2
PROGRAMMALIJN VERGUNNINGVERLENING
De onderstaande grafiek geeft de geleverde vergunningen en meldingen ten opzichte van de afspraken (raming) weer. Figuur 2-2 Omgevingsvergunningen en meldingen activiteiten besluit
Het aantal in 2023 verleende vergunningen is vrijwel gelijk aan 2022. Net als in 2022 bleef dit achter bij de raming. Wat opvalt is dat in 2023 105 vergunningen en 90 meldingen méér in de fase van uitvoering c.q. werkvoorraad staan dan in 2022. Halverwege 2023 werd duidelijk dat de Omgevingswet op 1 januari 2024 in werking zou treden. We hebben ons ingespannen om bepaalde vergunningprocedures (zoals ambtshalve wijzigingen) nog in gang te zetten. Ook handelden we diverse meldingen af. Eind 2023 ontvingen we circa 12 vergunningaanvragen die de uitgebreide procedure volgen. De gevolgen hiervan voor de werkvoorraad in 2024 zijn nog niet te overzien. Vijf reguliere procedures handelden we niet binnen de termijn af. Deze vergunningen zijn daardoor van rechtswege verleend. De oorzaak zat met name in een miscommunicatie met betrekking tot termijnverlengingen of in de planning. Indien nodig hebben wij alsnog voorschriften aan de betreffende vergunning verbonden. Naast de inspanningen die zijn verricht om voorbereid te zijn op de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2024, is er een overstap gemaakt naar een nieuw zaaksysteem. Ondanks de eerder vermelde technische hindernissen heeft de afdeling vergunningverlening deze grote veranderingen goed kunnen absorberen, en hebben deze een positief effect gehad op de collegiale samenwerking.
De vaardigheden flexibiliteit en oplossingsgerichtheid zijn met succes optimaal ingezet. Op inhoud melden we de volgende hoofdzaken: 1) SPUK Bodem PFAS aandachtslocaties Provincie Zeeland heeft voor het project PFAS aandachtslocaties een specifieke uitkering (SPUK) toegekend gekregen. Voor PFAS is onvoldoende in beeld of en waar lokale PFAS-bronnen zich bevinden en/of blootstelling heeft plaatsgevonden. Om inzicht te krijgen in de humane risico’s en de verspreiding van PFAS is het noodzakelijk om aanvullend onderzoek te doen. In 2022 hebben we samen met Provincie Zeeland een start gemaakt met de adviesaanvraag project PFAS aandachtslocaties. We inventariseren daarin de PFAS aandachtslocaties. In 2023 hebben we de theoretische inventarisatie afgerond.
8
Jaarverslag en jaarrekening 2023
In 2024 bepalen we welke locaties we gaan bemonsteren en rapporteren we hierover. 2) Helsinki/Espoo Provincie Zeeland is geconfronteerd met een lozing van PFAS op de Westerschelde door een bedrijf in België. Dit heeft geleid tot een intensivering van de uitvoering op onze taken in het kader van de Verdragen van Helsinki en Espoo. Deze taken behelzen – kort gesteld – het beoordelen van effecten van bedrijven in België op het milieu in Zeeland. Voor een maximale toets wordt rekening gehouden met een benodigde capaciteit van ca. 3 fte. Een pilot die heeft gelopen van 1 september tot 31 december 2022 had als doel om een betrouwbaar beeld te krijgen van de werkelijk benodigde capaciteit. In april 2023 boden we het evaluatierapport aan de Provincie aan. Daarmee deden we concrete voorstellen hoe de werkzaamheden voor deze verdragen eruit kunnen zien. Goede afstemming met de Belgische overheidspartners is van groot belang in dit dossier. Zo kunnen we efficiënt en effectief de advieswerkzaamheden verrichten. In 2023 is een kennismakingsoverleg met de provincie OostVlaanderen geweest. Verder is op verzoek de provincie Zeeland op specifieke dossiers geïnformeerd en er is afstemming geweest. We overlegden met de gemeenten Reimerswaal, Sluis, Terneuzen en Hulst op welke wijze zij willen omgaan met informatie van Belgische overheidspartners.
Hiervoor hebben wij, indien van toepassing, separaat per casus geadviseerd. De grensgemeenten overwegen of het een optie is dat informatie van de Belgische overheidspartners wordt gepubliceerd. Provinciaal Milieuprogramma Voor het opstellen van het provinciaal Milieuprogramma leverden we in 2022 input op diverse thema’s zoals bodem, lucht, geluid, etc. Dit traject kenmerkt zich door een prettige samenwerking en vroegtijdige betrokkenheid. Het Milieuprogramma is gereed en de uitvoering van taken die bij ons liggen zou in 2023 gaan starten. Echter, de afstemming op inzet en middelen, maar met name de prioritaire inzet op implementatie van de Omgevingswet en invoering van het nieuwe zaaksysteem, heeft een vertragende werking gehad op het oppakken van taken gericht op uitvoering van het milieuprogramma. Voor nieuwe onderwerpen, zoals circulaire economie en licht stemmen we de wederzijdse verwachtingen verder af. Met name de monitoring van milieugegevens om de vorderingen richting de kwantitatieve doelstellingen van het programma te kunnen meten, vraagt om aandacht. Luchtvaart Het provinciale dossier Vliegveld Midden-Zeeland is een aandachtsdossier. De aanvraag voor de baanverdraaiing is in het 4de kwartaal van 2023 ingediend. De zaak met betrekking tot het handhavingsverzoek, wat betrekking heeft op de inzet van SAR helikopters, loopt nog.
De ureninzet op de taak ‘luchtvaart’ is fors hoger uitgevallen dan begin 2023 was geraamd. De Provincie houdt ook in haar jaarplan 2024 rekening met een continuering van deze (gevraagde) extra inzet. Bodem(sanering) In het kader van warme overdracht hebben we drie extra locaties op de spoedlijst geplaatst. Deels is op deze locaties in 2022 al onderzoek uitgevoerd. Voor deze drie locaties is door de Rijksoverheid SPUK geld beschikbaar gesteld. Naar verwachting worden in 2023/2024 voor de locaties beschikkingen genomen. Het verlenen van beschikkingen is in 2022 door een aantal ingrijpende personele wisselingen in een verdere vertraging gekomen. Om dit zoveel mogelijk op te vangen, regelden we extra inhuur. De zorgen over de te krappe capaciteit op bodemtaken zijn ook in 2023 blijven bestaan. Dit heeft er bijvoorbeeld in geresulteerd dat adviezen met betrekking tot BRZO-bedrijven aan de DCMR forse vertraging hebben opgelopen. Er zijn echter wel goede stappen gezet op een prioritair dossier van een nieuw initiatief bij een BRZO-bedrijf. Pas met het invoeren van de Omgevingswet kunnen we de benodigde capaciteit goed bepalen.
9
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Beschikkingen nemen we op in het kadaster. Door technische problemen bij het kadaster én bij de RUD lukte het niet om de het kadaster bij te werken en liep de achterstand op. We hebben in 2023 geïnventariseerd hoe groot deze achterstand is. Inmiddels zijn de technische problemen opgelost en zijn er met de Provincie afspraken gemaakt over het zo snel mogelijk inlopen van de achterstanden. Dit is overigens een landelijk probleem. Zeer Zorgwekkende Stoffen/Pfas In 2021 benaderden we diverse bedrijven (die vallen onder het bevoegd gezag van provincie Zeeland) om informatie aan te leveren met betrekking tot het gebruik van Zeer Zorgwekkende Stoffen (ZZS). De destijds verkregen informatie betrekken wij bij vergunningverlening en de taken voor toezicht en handhaving. De landelijke aanpak van ZZS vordert maar traag en wordt nog steeds gevolgd. Specifieke aandacht is er voor PFAS. De aanpak van PFAS wordt enerzijds programmatisch opgepakt en anderzijds zijn halverwege 2023 individuele bedrijven aangeschreven met de vraag of PFAS bij hen voortkomt. De respons is matig en in 2024 zijn vervolgstappen nodig om het beeld van PFAS bij en afkomstig van bedrijven completer te krijgen; aan een plan van aanpak hiervoor wordt gewerkt.
Inmiddels zijn bij vier waterzuiveringsinstallaties de vergunningen op dit punt aangescherpt, en hebben 3 provinciale inrichtingen een stevige (onderzoeks)investering gedaan of gepland om PFAS uit afvalwater te verwijderen. Om de algehele PFAS problematiek te bespreken en oplossingsrichtingen te verkrijgen (zeker bij bestaande reeds vergunde processen) is afstemming met en inzet van allerlei stakeholders vereist. Ook hiervoor zullen naar verwachting acties worden uitgezet. Actualiseringen In 2021 startten we met de programmatische aanpak van actualiseringen. Op basis van een risicoanalyse maakten we een planning om binnen vijf jaren geen bedrijfsdossier met een vergunning van ouder dan 10 jaar meer te hebben. Het uitgangspunt was dat 138 dossiers een actualisatietoets zouden ondergaan. Najaar 2022 kregen we steeds meer de indruk dat de Omgevingswet per 1 januari 2023 in werking zou treden waardoor wij gemeend hebben om destijds een extra inspanning te verrichten door de toetsing voor 2023 naar voren te halen en er 53 actualisatietoetsingen zijn gepland. In de loop van 2023 is door de omschakeling van Squit naar RX Mission een vertraging opgetreden in het project en de noodzakelijke (externe) inzet op lopende vergunningsdossiers.
Desondanks zijn 7 actualiseringsbesluiten genomen, van 9 vergunningssituaties beoordeeld dat actualisering niet nodig is en voor 3 bedrijven is het actualiseringsproces on-hold gezet in verband met een lopende vergunningprocedure. Voor 2024 staan 35 actualiseringstoetsingen gepland. Vanaf 1 januari 2024 zal de toetsing moeten worden uitgevoerd op basis van de wet- en regelgeving zoals vastgelegd in de Omgevingswet die centraal staat. Een toetsingsmethodiek zal daarbij opnieuw moeten worden (her)ontwikkeld om vervolgens via de reguliere werkwijze de actualisatietoetsingen af te handelen. BRIKS RUD Zeeland coördineert BRIKS taken vanuit het wettelijk uitgangspunt dat de Provincie het bevoegd gezag is wat betreft BRIKS-taken voor provinciale bedrijven en dat de Provincie de BRIKS-besluitvorming heeft gemandateerd aan de omgevingsdiensten. Om de provinciale BRIKS-taken te kunnen en mogen uitvoeren, moet worden voldaan aan de kwaliteitseisen VTH2.2. Daarom is er een samenwerkingsovereenkomst opgesteld tussen iedere gemeente, DCMR Milieudienst Rijnmond en RUD Zeeland. Daarmee is de specifieke kennis geborgd die nodig is voor de werkzaamheden ten behoeve van de BRIKS-taken. Eind 2023 is op ambtelijk niveau een eindevaluatie opgesteld. Ambtelijk is het beeld dat de werkprocessen goed op elkaar aansluiten.
Dit neemt echter niet weg dat er verbeterpunten zijn gesignaleerd waaraan gewerkt dient te worden. Het ligt nu in handen van de provincie wat er gaat gebeuren met deze evaluatie.
10
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Geitenhouderijen In 2023 zijn er 2 prioritaire dossiers ontstaan met betrekking tot geitenhouderijen. In beide gevallen is er veelvuldig overleg gepleegd op ambtelijk en bestuurlijk niveau met medewerkers van de RUD en de deelnemers. In 2024 zullen deze dossiers ook nog de nodige aandacht vragen.
2.3
PROGRAMMALIJN TOEZICHT EN HANDHAVING
De doelstelling van programmalijn Toezicht & Handhaving van RUD Zeeland is om tot een kwalitatief goede en eenduidige uitvoering van de overgedragen milieutaken in Zeeland te komen. We voeren adequaat toezicht uit op de wet- en regelgeving en treden waar nodig handhavend op volgens de Landelijke handhavingsstrategie (LHS). Daarnaast werken we actief samen met de omliggende omgevingsdiensten en ketenpartners. We stemmen toezicht en handhaving af in de gebieden die provinciaal elkaar raken. We maken afspraken om toezicht en handhaving zo efficiënt en adequaat mogelijk vorm te geven. Dit houdt in dat we actief inzetten op integrale samenwerking om elkaars kennis en kunde te bundelen en onze taken uit te voeren. Deze samenwerking heeft geresulteerd in multidisciplinair gericht toezicht die succesvol zijn verlopen. Het al jaren succesvolle verloop van rechtszaken heeft zich ook dit jaar herhaald in een 100% score. De succesvolle samenwerking tussen de inspecteur, juridisch medewerkers en leidinggevenden is in deze randvoorwaardelijk. Daarom investeren we in een goede afstemming tussen de verschillende teams en volgen we bijscholing zoveel mogelijk gezamenlijk. Onze BOA’s worden ingezet voor strafrecht en ook de kennis en kunde van de BOA’s draagt bij aan de succesvolle vervolging door het OM.
In het afgelopen jaar heeft RUD Zeeland steeds actiever geanticipeerd op de ondermijningsvraagstukken, met name bij georganiseerde, integrale ondermijning controles. In 2023 hebben wij op basis van SPUK gelden een energieteam opgericht ten behoeve van controles. De energiecontroles leveren in de meeste gevallen overtredingen op. De eigenaren / bedrijven ervaren dit echter als een positief punt, omdat in de oplossingsrichting adviezen gegeven worden die direct tot besparing leidt, zowel in gebruik als financieel. In 2023 zijn we gestart met een droneteam. Het is een noodzakelijke aanvulling ten behoeve van Toezicht & Handhaving die we in meerdere branches kunnen toepassen. Overtredingen die vanaf de grond niet waarneembaar zijn, worden nu ook zichtbaar. We zijn gestart met het middels drones in kaart brengen van de bedrijventerreinen en daarbij maken we gebruik van warmtebeeldcamera’s om goed in beeld te brengen waar energiebesparende maatregelen doorgevoerd kunnen worden. Bij controle van zwemwater is geconstateerd dat bij herhaling de badgasten mogelijk gevaar liep. Door diepgaand administratief onderzoek is een handhavings- en strafrechtprocedure gestart. Een effect was dat het zwembad uit veiligheidsoverwegingen gesloten werd, om negatieve gevolgen voor de gezondheid van mensen te minimaliseren.
Meerdere malen heeft de afdeling succesvol toezicht gehouden op (geluidsoverlast bij) evenementen. Dit vraagt om specialistische kennis en materialen om gedurende het evenement continu het geluidsniveau te monitoren en zo nodig direct te schakelen met de organisatie. Onze expertise wordt niet alleen door deelnemers gevraagd, maar ook door de organisatoren zelf. De samenwerking tussen organisatoren en RUD Zeeland verloopt ook goed. Festivalorganisatoren werken actief mee aan de controles, mede in belang van toekomstige vergunningen. Binnen asbest zien we dat een aantal saneerders bij herhaling de grenzen van wet- en regelgeving opzoeken en zelfs over de grenzen heengaan. Deze worden bovengemiddeld gecontroleerd en dat vraagt meer tijd. Wat hebben we gedaan?
11
Jaarverslag en jaarrekening 2023 Figuur 2-3 Ureninzet Inspecties, klachten en handhaving
Ureninzet inspecties, klachten en handhaving 40.000 30.000 20.000 10.000 0 Inspecties
Klachten & meldingen Raming
Handhaving
Realisatie
Figuur 2-4 Toezicht en handhaving levering aantallen producten
Aantallen producten 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 Periodieke inspecties
Hercontroles Raming
Klachten en meldingen Last onder dwangsom
Realisatie
In uitvoering
\ Figuur 2-5 Afgehandelde milieuklachten In 2023 registreerde RUD Zeeland 1.293 milieuklachten.
Aantal afgehandelde klachten 1.200 1.000 800 600 400 200 Geluid
Geur 2021
Stof 2022
Overig
2023
Tabel 2-2
KPI’s Toezicht en handhaving
12
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Omschrijving
KPI
Uitvoering geplande periodieke controles
99% van het aantal geplande periodieke controles voeren we uit.
76%
We besteedden meer uren aan niet geplande/ ad hoc zaken, zoals aandachtsdossiers, opleiden en inwerken nieuwe medewerkers, opleiden i.k.v. invoering OW en de invoering van het nieuwe zaaksysteem RxMission. Dit gaat ten koste van de uitvoering van periodieke controles.
Hercontroles
99% van hercontroles voeren we uit.
100%
Alle hercontroles zijn uitgevoerd.
2.4
Realisatie Toelichting t/m 31-12-2023
OVERZICHT BATEN EN LASTEN PROGRAMMA MILIEU
In het onderstaande overzicht staan de lasten van het programma Milieu waarbij een ‘V’ staat voor voordeel en een ‘N’ voor Nadeel. Tabel 2-3 Lasten en baten programma Milieu 2023 Programma Milieu (bedragen * € 1.000) Lasten Personele lasten Reis- en verblijfkosten Inhuur personeel van derden Overige directe kosten Materiele budgetten Totaal
Baten Overige inkomsten Materiele budgetten Totaal Saldo
Begroting na wijziging
Gerealiseerd
Verschil
V/N
8.294 392 339 163 26 9.214
7.731 234 1.526 165 1.057 10.713
-564 -157 1.186 2 1.031 1.499
V V N N N N
-17 -17
-149 -1.057 -1.206
-132 -1.057 -1.189
V V V
9.198
9.507
309
N
* Afwijking ten opzichte van 1e begrotingswijziging 2023 (begrotingstotaal afgerond € 13.493.000) is het gevolg van het salderen van huurbaten en toelage in de lasten in de begrotingswijziging. Derhalve worden deze baten in de jaarrekening als baten gepresenteerd, waardoor het begrotingstotaal ca. € 90.000 hoger is.
Een toelichting op de baten en lasten en een analyse van de resultaten staat in de paragraaf 6.2.1 Analyse Rekeningresultaat.
13
Jaarverslag en jaarrekening 2023
3 OVERZICHTEN 3.1
OVERHEAD
Tabel 3-1 Overhead 2023 Overhead (bedragen * € 1.000)
2023 Begroting na wijziging
2023 Gerealiseerd
2023 Verschil
V/N
Organisatie kosten incl. salarissen Totaal
4.195 4.195
4.402 4.402
206 206
N N
Baten Overige inkomsten Totaal
-633 -633
-783 -783
-151 -151
V V
Saldo
3.563
3.618
56
N
Lasten
3.2
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN
Onder de algemene dekkingsmiddelen nemen we de bijdragen van de deelnemers op. Tabel 3-2 Lasten en baten Algemene dekkingsmiddelen 2023 Omschrijving (bedragen * € 1.000) Lasten Onvoorziene lasten Totaal lasten
2023 Begroting na wijziging 173 173
2023 Gerealiseerd
2023 verschil
V/N
-
-173 -173
V V
12.189
N V N N
N V N V N
Baten Algemene dekkingsmiddelen BTW-compensatie Waterschap Scheldestromen Onttrekkingen algemene reserves Totaal baten
12.576 -31 389 12.934
184 12.374
-387 31 -205 -560
Saldo Algemene dekkingsmiddelen BTW-compensatie Waterschap Scheldestromen Algemene reserve Onvoorziene lasten Totaal saldo
-12.576 31 -389 173 -12.761
-12.189 -184 -12.374
387 -31 205 -173 387
Onvoorzien De directeur van RUD Zeeland mag beschikken over onvoorzien tot een bedrag van € 25.000 per besluit. In 2023 is het niet nodig geacht gebruik te maken van de post onvoorzien. Het uiteindelijke niet benutte bedrag is € 173.000.
14
Jaarverslag en jaarrekening 2023
4 PARAGRAFEN In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen te weten: - lokale heffingen; - weerstandsvermogen en risicobeheersing; - onderhoud kapitaalgoederen; - financiering; - bedrijfsvoering; - verbonden partijen; - grondbeleid. Deze paragrafen zijn niet allemaal relevant voor RUD Zeeland. In deze jaarstukken zijn de volgende paragrafen opgenomen: Bedrijfsvoering, Financiering en Weerstandvermogen & Risicobeheersing.
4.1
BEDRIJFSVOERING
Bouwsteen Structuur Landelijke ontwikkelingen Na diverse onderzoeksrapporten, waaronder van commissie Van Aartsen in 2021, volgde vanaf juli 2022 het Interbestuurlijk Programma versterking VTH-stelsel (IBP VTH). Het programma bestaat uit 6 pijlers. . Pijler 1 betreft de robuuste omgevingsdienst en de normfinanciering. Om de huidige robuustheid van de omgevingsdiensten te bepalen zijn alle diensten verzocht zichzelf voor 1 oktober 2023 te toetsen aan landelijk geformuleerde KPI’s en randvoorwaarden. RUD Zeeland heeft een werkgroep samengesteld voor het toetsten aan de robuustheidscriteria. De gemeenten leverden per regio een afgevaardigde, de provincie participeerde en uiteraard ook de RUD. De toetsing is tijdig toegestuurd aan het ministerie van IenW en had als resultaat dat RUD Zeeland niet aan alle normen voor robuustheid voldeed om als zelfstandige omgevingsdienst te functioneren. RUD Zeeland voldeed op dat moment aan twee van de zes voorgeschreven KPI’s. Dat waren KPI 2, het voldoen aan de geldende kwaliteitscriteria VTH voor zowel basistaken als plustaken, en KPI 6, een congruent werkgebied. Aan de overige KPI’s werd niet voldaan. RUD Zeeland voldeed daarmee niet aan de gevraagde minimale omvang van het regionaal werkprogramma met bijbehorend aantal werknemers.
Daarnaast beschikte RUD Zeeland niet over een innovatieagenda en vrij besteedbaar budget voor innovatie van 1% van de begroting. Het gevraagde weerstandsvermogen was onvoldoende, er dient een businessintelligence strategie opgesteld te worden en het opleidingsbudget dient aangevuld te worden tot minstens 3% van de loonsom.
Na de toetsing is dezelfde werkgroep aan de slag gegaan om een plan van aanpak te maken om wel aan de normen te gaan voldoen. Het plan van aanpak moet uiterlijk 1 april 2024 naar het ministerie van IenW gestuurd worden. Na de zienswijzeprocedure, die loopt van 1 april tot en met juli 2024, neemt het AB in september 2024 een definitief besluit over het plan van aanpak. Bedrijfsvoering en huisvesting De contracten met gemeente Terneuzen, voor de dienstverlening op de terreinen van de bedrijfsvoering en de huisvesting, waren geldig van 2014 tot en met 2023. De voorbereidingen voor het vervolg zijn al in 2019 gestart. De huisvestingsvisie is in 2020 gemaakt en in 2021 is een eerste verkenningsstudie gedaan voor de huisvesting na afloop van het bestaande contract. Parallel is in 2021 het rapport van de ‘Verkenning naar de samenwerking tussen de gemeenschappelijke regelingen GGD, RUD en Veiligheidsregio van Zeeland’ opgeleverd door Berenschot. Deze verkenning bevat een zeer breed spectrum. Naast samenwerking op inhoud is de samenwerking op bedrijfsvoering aan de orde. Tevens wordt er gesproken over de huisvesting.
15
Jaarverslag en jaarrekening 2023
In 2022 zijn we begonnen met de uitwerking van diverse thema’s zoals het stroomlijnen van begrotings-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen en samenwerking met de GGD en VRZ op bedrijfsvoering en de samenwerking op het gebied van de Omgevingswet. In de bestuursvergaderingen van december 2023 is hierover een terugkoppeling gegeven en aangegeven dat dit traject wordt geïntegreerd in de nieuwe (vervolg)opdracht. In april 2022 gaven de algemeen besturen opdracht tot het uitvoeren van een verkenning naar draagvlak en aanvaardbaarheid van een gezamenlijke aanpak van de huisvestingsvraagstukken van GGD, RUD en VRZ én het geven van een advies over de aanpak hiervan. Voor deze verkenning zijn gesprekken gevoerd met diverse stakeholders (ambtelijk, directie en bestuurlijk) en de afzonderlijke algemeen besturen. Het rapport is na de zomer opgeleverd. In september 2023 hebben de dagelijks besturen aan de directeuren de opdracht gegeven om: • een gezamenlijke gebiedsverkenning voor huisvesting in Goes-West uit te voeren. • een inhoudelijke samenwerkingsagenda (voor de toekomst van circa 5 jaar) én een agenda voor de gemeenschappelijke bedrijfsvoering(staken) op te stellen. • de beschikbare ruimte in het pand van VRZ in Middelburg (Segeerssingel 10) in te richten als (tijdelijke) gemeenschappelijke ontmoetings-/werk-/overlegruimte.
Om de organisaties te ondersteunen bij de uitvoering van deze opdrachten is een projectleider aangesteld. Hij heeft zich verdiept in wat er in het verleden is onderzocht en op papier is gezet aan visies, onderzoeken en besluiten. Deze documenten zijn opnieuw beoordeeld en geactualiseerd. De drie opdrachten dienen in april 2024 op hoofdlijnen gereed te zijn voor een eerste bespreking in de drie algemeen besturen. Voor de zomer van 2024 worden de gebiedsverkenning en de samenwerkingsagenda's definitief opgeleverd aan de algemeen besturen, waarbij een besluit wordt gevraagd. Zowel nieuwe huisvesting als een nieuwe dienstverlening op de bedrijfsvoering vragen veel voorbereidingstijd. De samenloop van de verkenningen van samenwerking en de eindigheid van de bestaande contracten met gemeente Terneuzen stroken niet met elkaar. Eind 2022 is gemeente Terneuzen gevraagd om de beide contracten met twee jaar te verlengen tot eind 2025. Hiertoe zijn nieuwe contracten ondertekend. In 2023 zijn door de RUD zelfstandig stappen gezet om een aanbesteding van de bedrijfsvoering voor te bereiden. De uitkomst van de samenwerking met de GGD en VRZ is immers niet bekend.
De dienstverlening hangt mogelijk samen met de huisvesting en zou zowel door een deelnemer van de RUD kunnen worden vervuld, maar indien die mogelijkheid er niet blijkt te zijn, is het inkopen van een commerciële partij ook mogelijk. Gedurende de verkenning naar gezamenlijke huisvesting heeft de voorbereiding voor de opvolging van de contracten met Terneuzen een iets lagere prioriteit. Privacywetgeving De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening die rechtstreeks van toepassing is op onze werkzaamheden op het gebied van privacy. De Functionaris Gegevensbescherming houdt onafhankelijk toezicht op het naleven van de regels. Gedurende het jaar zijn diverse werkzaamheden uitgevoerd om deze wetgeving nog beter in de organisatie in te bedden. Denk daarbij aan het opstellen van verwerkingsregisters en het uitvoeren van een nulmeting. Alle medewerkers hebben allemaal een voorlichting AVG gekregen. Het bewust omgaan met persoonsgegevens is en blijft echter een aandachtspunt. In de interne nieuwsbrief is hier ook weer opnieuw aandacht aan besteed. Wet Open Overheid en publiceren De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden en vervangt de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Grofweg bestaat deze nieuwe wet uit twee onderdelen, de passieve en actieve openbaarmaking.
Passief wil zeggen dat er op verzoek informatie door ons moet worden geleverd, actief houdt in dat we zelf informatie openbaar moeten maken. Beide onderdelen vergen nadere uitwerking en aanscherping van al bestaande
16
Jaarverslag en jaarrekening 2023
processen, of er moet een nieuw proces voor opgesteld worden. Om dit alles goed uit te werken is een werkgroep opgericht met medewerkers van de drie afdelingen. Immers, de Woo houdt zich niet aan een specifieke afdeling. Met het nieuwe e-mailadres woo@rud-zeeland.nl wordt alle communicatie hieromtrent zoveel mogelijk gestroomlijnd. Nog steeds zien we een toename van steeds omvangrijkere en complexere Woo-verzoeken. In het plan van aanpak Robuuste RUD is op basis van een schatting opgenomen om 2 fte aan te nemen ten behoeve van de Woo. Om de bewustwording over de Woo verder te vergroten is in de interne nieuwsbrief ook aandacht geschonken aan de Woo. Bouwsteen Cultuur Kwaliteitscriteria 2.2 Tweemaal per jaar worden we door Libereaux zowel als organisatie als individuele medewerker getoetst of we voldoen aan de kwaliteitscriteria. Tot 1 januari 2024 zijn dit de KC2.2, hierna zijn dit de KC2.3. Deze laatste versie is aangepast aan de Omgevingswet en kent als suggestie diverse rolbeschrijvingen en bijbehorende competenties, de zogenaamde softskills. In december 2023 zijn totaal 65 VTH-medewerkers volledig getoetst aan de KC 2.2. Ten opzichte van 2022 zijn we duidelijk gegroeid op het gebied van Energie & Duurzaamheid. Voor een tweetal deskundigheidsgebieden worden momenteel diverse medewerkers opgeleid. We voldoen aan de kwaliteitscriteria.
Daarnaast is in 2023 gestart met de bovengenoemde softskills. Hiervoor is een project opgestart wat uiteindelijk in de loop van 2024 een Strategisch Ontwikkel Plan zal opleveren. ISO 9001 certificaat kwaliteitsmanagementsysteem In 2023 stond een hercertificering voor ons ISO9001 certificaat op de planning. Alle processen binnen de scope moeten eenmaal per 3 jaar worden ge-audit. Bij een positieve uitkomst van de audit wordt het certificaat voor 3 jaar verlengd. Onze interne audit laten we jaarlijks in mei uitvoeren zodat er nog voldoende tijd over is om eventueel benodigde acties af te ronden voor de externe audit plaatsvindt. Deze externe audit vindt meestal in oktober plaats. Bij de externe audit van 2023 zijn enkele minor tekortkomingen geconstateerd. Hier is een plan van aanpak voor opgesteld. Dit plan van aanpak is door de certificerende instelling akkoord bevonden, waarna het ISO certificaat weer voor 3 jaar verlengd is. Wel zal bij de komende audits worden toegezien op het daadwerkelijk uitvoeren van het plan van aanpak. Website Met een jaargemiddelde van ongeveer 10 bezoekers per dag, wordt onze website redelijk bezocht. De meest weergegeven pagina is de hoofdpagina, gevolgd door Vacatures en Werken bij RUD Zeeland. Opvallend is verder dat het meest gebruikte apparaat om ons te bezoeken een mobiele telefoon is.
Met het aannemen van een eigen communicatiemedewerker heeft de website een positieve impuls gekregen. Regelmatig wordt er nieuwe content geplaatst en spelen we in op de landelijke en regionale ontwikkelingen. Voor het 10-jarig bestaan van RUD Zeeland is een aparte pagina aangemaakt. Met de inzet van huidige middelen proberen we zo goed als mogelijk digitaal toegankelijk te zijn. De status van onze digitale toegankelijkheid is B, wat wil zeggen dat we gedeeltelijk voldoen. In augustus heeft de Veiligheidsregio Zeeland naar aanleiding van een brand nabij Antwerpen, direct een banner op onze website geplaatst. Op deze banner wordt dan voor meer informatie verwezen naar Zeelandveilig.nl. Op deze wijze wordt een uniforme berichtgeving naar verontruste burgers bereikt. De VRZ kan dit 24/7 bij ons doen om zo de burgers van dienst te zijn. Onderzoek naar bereikbaarheid
17
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Medio 2023 is er door een externe partij een maand lang onderzoek uitgevoerd naar onze bereikbaarheid. Zowel de telefonische bereikbaarheid als onze bereikbaarheid per e-mail. Daarbij is niet alleen gekeken naar de kwantiteit, maar ook de kwaliteit van de gesprekken. Oftewel, neemt men op en zo ja hoe snel? Maar ook of de beller goed te woord wordt gestaan. Uit het rapport blijkt dat er onder andere verbeterpunten zijn op gebied van terugbellen, doorverbinden en ontvangstbevestigingen. Voor de verbeterpunten is een plan van aanpak opgesteld waarmee onze bereikbaarheid verhoogd zal worden. Het callcenter is hierbij ook meegenomen. Integriteit In 2023 is op de Dag van de Integriteit een bijeenkomst voor het gehele personeel georganiseerd met als doel bewustwording op het gebied van integriteit. Die dag is gelijk gebruikt om ten overstaan van de voorzitter de eed of belofte af te laten leggen. Deze actie was vanwege corona de voorgaande jaren niet georganiseerd. Nieuwe medewerkers worden kort na binnenkomst als onderdeel van de introductie gevraagd om de eed of belofte af te leggen. Er heeft in 2023 een wisseling plaatsgevonden op het gebied van de vertrouwenspersoon. De Arbo-Unie had in Zuidwest Nederland geen capaciteit meer beschikbaar. We zijn weer een contract aangegaan met Middelhuis & de Wit.
Zij verzorgen nu voor de RUD de vertrouwenspersoon integriteit en ongewenste omgangsvormen en ook ondersteunen ze op het terrein van bedrijfsmaatschappelijk werk. Uit de jaarrapportage van de vertrouwenspersoon blijkt dat er 5 meldingen zijn geweest. Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) Eind 2023 is een bedrijfsbrede RI&E aan het MT en OR voorgelegd. Deze zal in 2024 worden vastgesteld en de acties die vloeien uit de RI&E worden volgens de planning uit het Plan van Aanpak uitgevoerd.
Bouwsteen Mensen Instroom / uitstroom / doorstroom In 2023 hebben we van tien medewerkers afscheid genomen. Dit waren voor de helft mensen die hun carrière elders voortzetten en de andere helft ging met pensioen. Elf collega’s zijn op interne vacatures doorgestroomd. We hebben vijftien nieuwe collega’s mogen verwelkomen. Voor de nieuwe medewerkers en doorstromers kennen allen een inwerk- en opleidingsperiode. Deze personeelsmutaties gedurende 2023 gingen ten kosten van de beschikbare capaciteit. Werving en selectie In de huidige arbeidsmarkt is het een uitdaging om gekwalificeerde nieuwe medewerkers te vinden. In 2023 zetten we daarom verschillende middelen in voor goede werving en selectie. Zo publiceerden we de vacatures op meerdere platforms voor een optimale zichtbaarheid. Ook gebruikten we functiebenamingen ‘aankomende milieu professional’ en ‘startende inspecteur’. Voor deze functies hebben we de instroomvereisten verlaagd.. We kijken steeds meer hoe een sollicitant in onze organisatie past en welk opleidingstraject daarbij aansluit. We zien dat deze aanpak goed aansluit bij de huidige arbeidsmarkt. Het levert meer kandidaten op per vacature. Tegelijkertijd zien we dat deze aanpak meer vraagt van het inwerktraject. Het duurt bijvoorbeeld langer voordat een medewerker geheel zelfstandig aan het werk kan. Dit vraagt van onze organisatie maatwerk en flexibiliteit.
Tot slot ervaarden we in 2023 dat voldoende bezetting bij (financiële) staffuncties cruciaal is. We deden daarom ook een concreet voorstel om ook in de toekomst voor voldoende bezetting te zorgen. In 2024 geven we hier verder uitvoering aan. Verzuim
18
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Het ziekteverzuim is in 2023 gestaag gedaald. Deze daling is het totaal voor de gehele organisatie. Per afdeling zitten er nuances. De daling is ontstaan door meerdere factoren. Mensen hebben zich minder vaak ziek gemeld; er was veel aandacht bij ziekmeldingen en een aantal langdurig zieken zijn hersteld of uitgestroomd. De uitdaging is nu om deze dalende lijn vast te houden. Grafiek 8 Ziekteverzuim
ziekteverzuim (in %) 12 10 8 6
4 2 0 1
2
3 2023
4
5 2022
6
7 8 9 10 voortschrijdend gemiddelde 2023
11
12
Bouwsteen Middelen SPUK
RUD Zeeland heeft in 2023 gebruik gemaakt van 2 Specifieke Uitkeringen (SPUK): SPUK Toezicht en Handhaving Energiebesparingsplicht (THE) en SPUK Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel (IBP-VTH). Met de SPUK THE middelen is een start gemaakt met het uitvoeren van energiecontroles bij bedrijven. Het is een vereiste om uit SPUK THE minstens één fte aan personeel in dienst te nemen die energiewerkzaamheden uitvoert. Dit nieuwe personeelslid en vier collega’s uit regulier toezicht zijn verder opgeleid om uitvoering te geven aan de energiewerkzaamheden. Van het totale budget voor SPUK THE van €575.000 in 2023 is ongeveer €330.000 gerealiseerd. Het overige budget kan in de komende jaren ingezet worden. Grootste reden voor het niet volledig realiseren van het SPUK THE budget betreft opstarten van de energiewerkzaamheden en ziekteverlof. De verwachting is dat dit gedurende de looptijd van de gehele SPUK regeling (2022 t/m 2026) bij zal trekken. SPUK IBP-VTH kent een looptijd van 2023 tot en met 2024. Het totale budget bedraagt €375.000. In 2023 is circa 2/3 hiervan gerealiseerd. Activiteiten die bekostigd zijn uit SPUK IBP zijn met name scholing- en opleidingskosten om te voldoen aan de kwaliteitscriteria (€153.121), kosten voor aanleveren van data aan het IBP (€45.000, voor o.a.
invullen van het toetsingskader van een robuuste RUD en het opstellen van bijbehorend plan van aanpak) en kosten voor visitaties bij omgevingsdiensten (€11.000). De verwachting is dat de rest van het budget in 2024 volledig besteed wordt. Overgang VTH-applicatie
In 2023 was het eindelijk zover dat het VTH-zaaksysteem Squit XO werd vervangen door de nieuwste versie van dezelfde leverancier namelijk Rx.Mission. Onze dienstverlener op dit terrein is gemeente Terneuzen. Zij hebben het gehele project geleid. De overgang heeft veel voeten in aarde gehad. De inrichting moest voor een deel nog onder
19
Jaarverslag en jaarrekening 2023
de WABO-wetgeving kunnen werken, terwijl ook de voorbereiding voor de aanstaande Omgevingswet meegenomen moest worden. Alle gegevens zijn geconverteerd naar het nieuwe systeem. De koppelingen met ons tijdschrijfsysteem TimeTell en het rapportagesysteem heeft veel extra werk gekost. Het automatisme dat gestarte zaken direct beschikbaar waren om de uren op te verantwoorden kwam veel later op gang dan gewenst. Als gevolg hiervan zijn ruim 3.500 uren volgens de generieke verdeelsleutel toegerekend aan onze deelnemers. Daar waar koppelingen wel werkten, moesten de rapportages, tegen de verwachtingen en afspraken met onze dienstverlener in, opnieuw gebouwd worden. Hiervoor hebben we een stevig beroep moeten doen op de externe partij. Binnen onze gelederen hebben we slechts zeer beperkte capaciteit en kennis om rapportages te bouwen. Betrouwbaarheid van de gegevens in de rapportages is de eerste vereiste om verdere conclusies te trekken of verantwoordingen af te leggen. Tot het einde van het jaar heeft het veel gevraagd van de organisatie en medewerkers. We zijn er gezamenlijk in geslaagd om tijdig betrouwbare cijfers en rapportages te genereren. Migratie zaaksysteem IZIS Bij de overgang naar de nieuwe VTH-applicatie is er een scheiding gemaakt tussen VTH-zaken en bedrijfsvoeringszaken. Deze zaken stonden allemaal in IZIS.
De VTH-zaken zijn gesplitst in zaken voor gemeente Terneuzen en zaken voor de RUD. Deze laatste zijn overgezet naar Rx.Mission. Voor de bedrijfsvoeringszaken is Rx.Enterprise beschikbaar gesteld door de gemeente Terneuzen. De inrichting van Rx.Mission had de hoogste prioriteit mede doordat dit voor de komst van de Omgevingswet volledig operationeel moest zijn om de continuïteit van de werkzaamheden te borgen. Veel bedrijfsvoeringszaken en daarbij horende documenten stonden in IZIS. Daarnaast is Sharepoint een plaats geworden waar veel documenten zijn opgeslagen. Daar is echter geen goed informatiebeheer op mogelijk. Het terugvinden van de juiste, actuele documenten was een nog op te pakken project. Hiervoor is in 2023 een plan van aanpak gemaakt. Zorgvuldigheid begint in deze met een goede voorbereiding en de inrichting van het systeem. Met de daadwerkelijke implementatie en uitrol verwachten we heel 2024 bezig te zijn. Archivering Bij de overgang van Squit XO/IZIS naar Rx.Mission en Rx.Enterprise kwam ook de vraag aan de orde hoe om te gaan met de afgewerkte dossiers. Dit onderwerp is onderdeel van een breder geheel over informatiebeheer. Een werkgroep vanuit de deelnemers, waarbij ook het Zeeuws Archief is aangehaakt, is samen met de RUD al langere tijd bezig om hier een eenduidig proces voor op te tuigen. De voorstellen worden in 2024 verwacht.
Het Zeeuws Archief heeft in 2023 de optie om gebruik te gaan maken van het e-depot reeds geoffreerd. ICT Zoals hiervoor aangegeven heeft de overgang van Squit XO naar Rx.Mission voor verstoring gezorgd. De apparatuur en de verbindingen blijven veel aandacht vragen. In het eerste kwartaal is op verzoek van Provincie Zeeland een test gedaan over de beveiliging van onze digitale systemen. Aangezien deze dienstverlening door gemeente Terneuzen wordt verzorgd is dit onderzoek voornamelijk daar uitgevoerd. Deze meting heeft ervoor gezorgd dat we een aantal maatregelen hebben genomen om de veiligheid te verhogen. In nauwe samenwerking met de CISO van gemeente Terneuzen is de tweefactorauthenticatie uitgebreid en zijn er meerdere bewustwordingsactiviteiten opgestart.
Bouwsteen Resultaten
Klachtenverordening
20
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Hoewel elke klacht er een teveel is, hebben we in 2023 slechts maar een drietal klachten ontvangen. Dit betrof een klacht over een inspecteur bij een bedrijfscontrole. Zowel de klager als de medewerker zijn gehoord, waarna de klacht ingetrokken is. Daarnaast hebben in de loop van het jaar een tweetal klagers hun beklag gedaan over het callcenter. Met deze klagers is contact opgenomen en zijn de klachten besproken. Daarnaast is het callcenter ingelicht over deze klachten en besproken hoe deze klachten in de toekomst voorkomen kunnen worden.
4.2
FINANCIERING
Algemeen De Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) kent als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van de transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van de renterisico’s. Het beheersen van de risico’s uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm, het afsluiten van geldleningen en het uitzetten van gelden. Daarnaast bestaat de verplichting om een treasurystatuut op te stellen. In deze paragraaf geven we de ontwikkelingen aan met betrekking tot onder andere de kasgeldlimiet en de ontwikkeling wat betreft de renterisiconorm. Treasurystatuut In 2016 stelden we een treasurystatuut op en dit is in 2023 nog steeds actueel. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet stelden we in de wet FIDO een norm op voor het maximumbedrag waarop overheidsinstanties haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Het doel hiervan is om renterisico’s op korte termijn te beperken. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van stortingen in de reserves. Voor 2023 bedraagt de kasgeldlimiet € 1,2 miljoen. In 2023 overschreden we de kasgeldlimiet niet.
Renterisico De renterisiconorm heeft als doel om het renterisico bij herfinanciering van leningen te beheersen. De renterisiconorm is vastgelegd in de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden en houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossing en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. De renterisiconorm speelt bij RUD Zeeland niet omdat RUD Zeeland geen geldleningen heeft. Schatkistbankieren Alle decentrale overheden, dus ook RUD Zeeland, moeten banktegoeden aanhouden bij het Ministerie van Financiën (schatkist), met uitzondering van een drempelbedrag. Het is niet meer toegestaan om beleggingen en deposito’s zelfstandig aan te gaan. Het drempelbedrag is in 2022 verhoogd van 0,75% naar 2%. In 2023 hield RUD Zeeland het positieve saldo op haar bankrekeningen, boven het drempelbedrag (€ 1.000.000), aan bij het ministerie van Financiën. Koers- en valutarisicobeheer Wij gingen geen belangrijke c.q. omvangrijke financiële transacties in vreemde valuta aan. Daarmee zijn er geen koers- en valutarisico’s. Relatiebeheer
21
Jaarverslag en jaarrekening 2023
We sloten een rekening-courant overeenkomst af bij de BNG-bank waarbij RUD Zeeland tot een bedrag van € 0,8 miljoen een roodstandfaciliteit heeft. In 2023 maakten we daar geen gebruik van.
4.3
WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING
Organisaties willen doelen bereiken. Er bestaan altijd risico’s die de realisatie van doelstellingen in de weg kunnen staan. RUD Zeeland wil risico’s, kansen en onzekerheden tijdig onderkennen en deze risico’s optimaal beheersen. Op organisatieniveau is per risico de gevolgklasse gerelateerd aan de kansklasse. Zo ontstaat de risicoscore. De risicoscore is bepalend voor de aandacht die een specifiek risico krijgt van het management en het bestuur. De risicoscore (op organisatieniveau) op basis van de geactualiseerde risico-inventarisatie ziet er als volgt uit:
Kansklasse Risicoklasse groter dan 50.000
hoog
4
tussen 40.000 en 50.000
gemiddeld hoog
3
tussen 30.000 en 40.000
gemiddeld
2
tussen 15.000 en 30.000
gemiddeld laag
1
tussen 5.000 en 15.000
laag
5
< 10%
10 - 30%
30 - 50%
50 - 70%
> 70%
laag
gemiddeld laag
gemiddeld
gemiddeld hoog
hoog
3.
1.
4. 5.
6.
Tabel 4-1 Geïdentificeerde risico’s en doorrekening (bedragen in €) per 31-12-2023 Omschrijving risico
Score
2024
2025
2026
2027
845.000
875.000
906.000
938.000
0
0
0
0
3. Implementatie Omgevingswet (incl aanpassing begrotingssystematiek)
300.000
311.000
322.000
333.000
4. Uitbestede taken (beperkte kwaliteitscriteria)
20.000
21.000
22.000
23.000
5. Onveilige werkomstandigheden THV uitvoering
10.000
10.000
11.000
11.000
6. Inrichting van de huisvesting is niet optimaal
15.000
15.000
0
0
1. Onbalans in taken 2. Onevenwichtig personeelsbestand en krapte arbeidsmarkt
Totaal benodigde weerstandscapaciteit
n.v.t.
1.190.000 1.232.000 1.261.000 1.305.000
Toelichting en ontwikkelingen We actualiseerden de bedragen van eerder opgenomen risico’s. Gezien het besluit om met ingang van 2024 een begrotingswijziging door te voeren, waarbij 6 fte extra formatie voor strategisch werven is toegevoegd, is het risico (nr. 2) van een onevenwichtig personeelsbestand en krapte op de arbeidsmarkt vervallen. Daarnaast zijn de bedragen vanaf 2025 jaarlijks met een index verhoogd, gelijk aan de indexering van de begroting 2025.
22
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Een niet eerder opgenomen en gekwantificeerd risico betreft de mogelijke herwaardering van functies in verband met een collectief ingediend verzoek naar de huidige indeling en waardering. Voor het opvangen van de financiële impact over 2023 en eerder is een voorziening opgenomen ten laste van 2023. Indien de herwaardering een feit wordt zal voor de financiële impact vanaf 2024 een begrotingswijziging voor 2024 en verder worden opgesteld. Opgetreden risico’s 2023 Risico 1 en 2: Onbalans in taken en onevenwichtig personeelsbestand en krapte op de arbeidsmarkt: Het is een blijvend risico dat we capaciteit moeten inzetten op taken waarvoor op voorhand geen capaciteit beschikbaar is. In 2023 realiseerden we niet alle geplande uren. Het risico blijft na 2023 voortbestaan. Het landelijke interbestuurlijk project VTH is aanleiding geweest voor het opstellen van een plan van aanpak om te komen tot een robuuste RUD. In de uitwerking daar zijn deze risico’s ook onderkend, waardoor de onbalans in taken en capaciteit teruggebracht kan worden. Besluitvorming hierover dient nog afgewacht te worden. Door onze financieringssystematiek kon een medewerker pas na uitdiensttreding worden vervangen. In vrijwel alle gevallen dient de nieuwe medewerker te worden opgeleid en/of ingewerkt, waardoor er verlies aan productiviteit is.
Het voorstel om structureel budget beschikbaar te stellen, zodat tijdig capaciteit kan worden aangetrokken en opgeleid en dit risico kan worden gemitigeerd, is gehonoreerd met ingang van 2024. Dit risico is daarom bijgesteld. Actueel risico (2024 e.v.): € 845.000 Risico 3: Implementatie Omgevingswet De nieuwe Omgevingswet is met ingang van 1 januari 2024 een feit. De invoering van alle wijzigingen kosten tijd en leidt tot oponthoud in de verwerking van aanvragen. Ook heeft de implementatie van de nieuwe wet gevolgen voor de financieringssystematiek. Via het project Omgevingswet besteden we aandacht aan deze risico’s. Actueel risico (2024 e.v.): € 300.000 Risico 4: Uitbestede taken PIOFACH (beperkte kwaliteitscriteria) Alle taken op het gebied van PIOFACH (Personeel & Organisatie, ICT, Financiën en Communicatie) zijn uitbesteed bij een deelnemer waarbij de dienstverleningsovereenkomst in beperkte mate kwaliteitscriteria bevat. Dit risico is ongewijzigd en het risico zal vermoedelijk nog de gehele contractduur (1 januari 2026) voortbestaan. Er is sprake van mogelijke verlenging van het contract tot 1 januari 2026. Het vervolg van de PIOFACH is nog niet te bepalen.