11.71 MZ advies begeleidingscommissie

Aan de leden van het Algemeen Bestuur van Muziekschool Zeeland en de raden van de deelnemende gemeenten aan deze gemeenschappelijke regeling

Tholen / Zierikzee, 8 mei 2023

Onderwerp: advies ten aanzien van Begro ng 2024 en Gewijzigde begro ng 2023 Gemeenschappelijke regeling Zeeuwse Muziekschool (h.o.d.n. Muziekschool Zeeland)

Geacht Algemeen Bestuur, geachte leden van de raad,

Onlangs hee de Begeleidingscommissie van Muziekschool Zeeland, waarin diverse gemeenten vertegenwoordigd zijn, zich op hoofdlijnen gebogen op de begro ng 2024 en de gewijzigde begro ng 2023. Vooraf besprak de begeleidingscommissie diverse aandachtspunten met Muziekschool Zeeland. Defini eve documenten werden echter op 29 april jl. ontvangen. Daardoor was het niet mogelijk om voor 30 april advies uit te brengen en nog een aantal inhoudelijke zaken vooraf ambtelijk te bespreken. De begeleidingscommissie adviseert de gemeenten voor de gewijzigde begro ng 2023 alsmede de begro ng 2024 diverse zienswijzen in te dienen. Deze worden hieronder toegelicht.

a. Gewijzigde begro ng 2023 Zienswijzen: 1. Niet in te stemmen met de procedure tot het indienen van zienwijzen en de voorgestelde datum van vaststelling; 2. Ter zake van de gewijzigde begro ng: o in te stemmen met het verwerken van de aangepaste VZG-richtlijn; o het nega eve rekeningresultaat 2022 eerst in minder te brengen op het eigen vermogen; o vervolgens het nega eve rekeningresultaat 2022 aan te zuiveren met een eenmalige verhoogde deelnemersbijdrage van € 135.396; o niet in stemmen met het ten laste brengen van het verwachte tekort 2023 ad € 435.060 via een on rekking aan de reserve ac viteiten; o in plaats daarvan de deelnemersbijdrage eenmalig te verhogen met een bedrag van € 435.060. 3. Het signaal af te geven dat het niet acceptabel is dat deelnemende gemeenteraden pas op een erg laat jds p zijn geïnformeerd over het ontstane significante tekort; 4. Op te dragen dat beheermaatregelen worden genomen en dat deze ook geborgd worden binnen de P&C-cyclus. Ad. 1. In de begeleidende brief van Muziekschool Zeeland wordt gevraagd om een eventuele zienswijze uiterlijk 15 juni kenbaar te maken in verband met de op 29 juni 2023 geplande AB-vergadering.

Deze gestelde termijn is strijdig met het bepaalde in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen en sluit ook niet aan met de – weliswaar vanaf begro ngsjaar 2024 geldende - procedure zoals opgenomen in het VZG-rapport “Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland (herzien 2022)”, hierna te

noemen ‘het VZG-rapport’. Zie ook verderop in dit advies. De begeleidingscommissie adviseert de deelnemende gemeenten daarom niet in te stemmen met de procedure tot vaststelling van de gewijzigde begro ng 2023 en de zienswijzen, conform de procedure rond de begro ng 2024, uiterlijk 14 juli aan het dagelijks bestuur van Muziekschool Zeeland aan te bieden. Ad 2 In de gewijzigde begro ng 2023 is de aangepaste VZG-richtlijn van +7,2% (is +4,5% als aanvulling op de ini ële richtlijn 2023) verwerkt, zowel aan de baten- als aan de lastenkant. Rond deze wijziging adviseert de begeleidingscommissie posi ef. Daarbij worden gemeenten gevraagd het nega eve rekeningresultaat 2022 ad € 415.600 via een hogere deelnemersbijdrage aan te zuiveren. Uit de jaarrekening 2022 blijkt echter een nega eve stand van de algemene reserve van € 15.919 en een posi eve stand van de reserve ac viteiten van € 296.123. Ergo, het nega eve rekeningresultaat kan voor € 280.204 worden opgevangen binnen de eigen reserves. De begeleidingscommissie kan daarom alleen akkoord gaan met het eenmalig verhogen van de deelnemersbijdrage met een bedrag van € 135.396 zijnde de nega eve stand van het eigen vermogen per ul mo 2022. In de gewijzigde begro ng 2023 is het verwachte tekort € 435.060 gedekt door een on rekking aan de reserve ac viteiten. Dat is om twee redenen niet mogelijk: 1.

De stand van reserve ac viteiten is per ul mo 2022 € 296.123. De reserve bevat onvoldoende middelen om het verwachte tekort 2023 te dekken. 2. De begeleidingscommissie adviseert de reserve ac viteiten aan te wenden ter dekking van het nega eve rekeningresultaat 2022. Zover de kennis van de begeleidingscommissie reikt, is het niet mogelijk binnen de gewijzigde begro ng 2023 dekking te vinden voor het verwachte tekort. Daarnaast acht de begeleidingscommissie het niet opportuun een taakstelling in het lopende jaar te verwerken. Om deze redenen is de begeleidingscommissie van mening dat er geen andere mogelijkheid is het verwachte tekort 2023 te dekken door de deelnemersbijdrage eenmalig te verhogen met € 435.060. Ad. 3 en 4 De begeleidingscommissie acht het niet acceptabel dat deelnemende gemeenten niet tussen jds zijn geïnformeerd over het ontstane, significante tekort over 2022. Daarbij is de begeleidingscommissie pas begin maart 2023 geïnformeerd over de financiële situa e en het nega eve toekomstperspec ef op financieel gebied bij een beleidsarme begro ng. Het advies is dan ook dat de P&C-cyclus van Muziekschool Zeeland procedureel wordt aangepast opdat deelnemende gemeenten regelma g worden geïnformeerd over de voortgang van de gemaakte afspraken en eventueel informa e over de middelen. Wij verwijzen hiervoor naar de procedure zoals opgenomen in het VZG-rapport.

b. Begro ng 2024 Zienswijzen: 1. Niet in te stemmen met de procedure tot het indienen van zienwijzen en de voorgestelde datum van vaststelling; 2. De begro ng 2024 en meerjarenraming 2025 – 2027 sluitend te maken door middel van het opnemen van een taakstelling in plaats van een structurele on rekking aan de reserve ac viteiten; 3. Uiterlijk 15 juli 2023 een uitwerking van de taakstelling toe te zenden aan de deelnemende gemeenten; 4. Deze niet gepaard te laten gaan met een gewijzigde begro ng 2024;

5. De stand van de algemene reserve juist weer geven; 6. De paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing te concre seren. 7. In de 1e begro ngswijzing 2024 te heroverwegen een aangepaste VZG-richtlijn te volgen. Ad. 1 Vanaf begro ngsjaar 2024 dienen gemeenschappelijke regelingen te handelen conform het VZG-rapport. In dat rapport is bepaald dat deelnemende gemeenten tot 15 juli 2023 de jd moeten hebben om hun zienswijze kenbaar te maken. In de begeleidende brief wordt gevraagd een eventuele zienswijze uiterlijk 15 juni kenbaar te maken in verband met de op 29 juni 2023 geplande AB-vergadering. Deze planning loopt dus niet in de pas met de termijnen zoals opgenomen in het VZG-rapport. Daarom adviseert de Begeleidingscommissie hierover een zienswijze in te dienen. Deze gestelde termijn is ook strijdig met het bepaalde in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen. De begeleidingscommissie adviseert de deelnemende gemeenten daarom niet in te stemmen met de procedure tot vaststelling van de begro ng 2024 en de zienswijzen uiterlijk 14 juli aan het dagelijks bestuur van Muziekschool Zeeland aan te bieden. Ad. 2 Muziekschool Zeeland presenteert een sluitende begro ng 2024 en meerjarenraming 2025 – 2027. Deze is sluitend gemaakt door een structurele on rekking aan de reserve ac viteiten.

Nog los van feit dat de betreffende reserve onvoldoende saldo hee om de gepresenteerde tekorten te dekken, is het ook in strijd met het BBV om structurele tekorten te dekken met incidentele middelen (reserves). Daarom adviseert de Begeleidingscommissie dat de begro ng 2024 en meerjarenraming 2025 – 2027 hierop wordt aangepast door een taakstelling op te nemen. Wij verwijzen u hiervoor verder naar hetgeen wij adviseren rond de punten 3 en 4. Overigens is op pagina 5 van de begro ng 2024 wel een passage terug te lezen over de te realiseren taakstelling doch is deze niet cijferma g verwerkt. Ad. 3 In de begro ng is vermeld dat Muziekschool Zeeland ernaar stree om najaar 2023 een gewijzigde begro ng 2024 voor te leggen, waarin het herstelplan tot uitvoering wordt gebracht. In de voorliggende begro ng 2024 wordt op pagina 5 aangegeven dat het herstelplan wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur in de vergadering van juni 2023. De begeleidingscommissie is van mening dat het voor op dit moment voldoende is dat de op te nemen taakstelling wordt uitgewerkt c.q. geconcre seerd waarbij deze onderbouwing eigenlijk al onderdeel had moeten uitmaken van de voorliggende begro ng.

Dit en ook het proces dat bij het concre seren van deze taakstelling gevolgd gaat worden is zowel voor u als voor de provinciaal toezichthouder noodzakelijke informa e voor inzicht in de financiële posi e van Muziekschool Zeeland. De begeleidingscommissie adviseert het herstelplan zo snel mogelijk toe te zenden aan de deelnemende gemeenten alsmede aan de provinciaal toezichthouder doch uiterlijk 15 juli 2023. Ad. 4 In het VZG-rapport zijn criteria opgesteld waaraan begro ngswijzigingen dienen te voldoen. Het voorleggen van een wijziging zoals door Muziekschool Zeeland is aangegeven, voldoet daar niet aan. Vanuit de lijn dat begro ngswijzigingen worden voorgelegd aan de hand van financiële rapportages, is de begeleidingscommissie van mening dat Muziekschool Zeeland uiterlijk 1 juni 2024 per stand 1 april 2024 de 1e begro ngswijziging over 2024 dient op te stellen. Daarin kan dan de uitvoering van het herstelplan in worden meegenomen. Ad. 5 Op pagina 27 is in de geprogno seerde balans een stand van de algemene reserve meerjarig opgenomen van € 45.000. Daarop is op pagina 12 een nihilstand van de algemene reserve opgenomen. Deze beide zaken kunnen niet juist zijn. Uit de jaarrekening 2022 blijkt immers een nega eve stand van de algemene reserve van € 15.919. De stand van de algemene reserve dient zowel in de begro ng 2024 als in de meerjarenraming

2025 – 2027 juist te worden weergeven waarbij de begeleidingscommissie tevens verwijst naar het voorstel tot zienswijze als opgenomen onder 2. bij de gewijzigde begro ng 2023. Ad. 6 De begeleidingscommissie constateert dat de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing een aantal risico’s benoemt, maar niet de omvang van deze. Daarbij wordt aangegeven dat het eigen vermogen als weerstandsvermogen dient. Dit terwijl geen sprake is van eigen vermogen. Mede gelet op het feit dat het tekort over 2022 pas op een erg laat jds p naar voren is gekomen, hecht de begeleidingscommissie veel waarde aan een juiste en concrete paragraaf. Ad. 7 In het VZG-rapport is de mogelijkheid opgenomen bij de begro ng een onderbouwd verzoek tot het afwijken van de VZG richtlijn op te nemen voor gemeenschappelijke regelingen die een significant ander verhoudingsgetal lonen-prijzen (dan 2/3 - 1/3) hebben. Dit is onder andere van toepassing voor Muziekschool Zeeland. De begeleidingscommissie is – mede gelet op de financiële posi e van Muziekschool Zeeland – verbaasd dat in de begro ng 2024 niet van deze mogelijkheid gebruik is gemaakt. Het advies is dan ook bij de 1e begro ngswijziging 2024 dit alsnog te heroverwegen. Verder merkt de begeleidingscommissie in het kader van het VZG-rapport het volgende op: -

-

-

-

VZG-bezuinigingsrichtlijn: voor het jaar 2024 geldt geen bezuinigingsrichtlijn. De algemene richtlijn 2024 van 3,4% is juist toegepast. Waarbij verwezen wordt naar het voorstel tot zienswijze als opgenomen onder 7. VZG-reserverichtlijn: deze richtlijn behelst dat reservevorming uit ba ge saldi beperkt wordt toegestaan waarbij uitgegaan wordt van de norm van 5% van alle baten van de desbetreffende regeling. Deze norm dekt dan het totaal van alle vormen van reservevorming af. De begro ng 2024 voldoet aan deze norm. Financieel en beleidsma g onderbouwde meerjarenraming: De begro ng 2024 is voorzien van een meerjarenraming. Hoewel deze geen beleidsma ge toelich ng bevat, dient opgemerkt te worden dat de meerjarenraming is gebaseerd op basis van bestaand beleid. Risicoanalyse: de begro ng 2024 bevat een paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” waarin de aanwezige financiële risico’s worden genoemd. De omvang van deze risico’s wordt niet benoemd. Waarbij verwezen wordt naar het voorstel tot zienswijze als opgenomen onder 6.

Het opstellen en uitwerken van het herstelplan zal voor Muziekschool Zeeland intensieve inspanningen vragen als ook extra inzet vergen bij de deelnemende gemeenten, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Een spannende periode waarbij de begeleidingscommissie aandacht vraagt de raden van de deelnemende gemeenten goed op de hoogte te houden van het verloop van het proces. Daarbij dient Muziekschool Zeeland daarbij zeker de rol van de begeleidingscommissie als ook de klankbordgroep niet uit het oog te verliezen. Wij hopen hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groeten, de Begeleidingscommissie Muziekschool Zeeland

Hanneke Geluk – van der Plicht, Roxanne van Dorst en Danny de Jonge