11.1 Offerte evaluatie begraafbeleid Borsele (geanonimiseerd)

OFFERTE

Evaluatie

begraafbeleid Gemeente

Borsele

(geanonimiseerd) Contactpersoon KYBYS

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) 24-2223 15 mei

2024

voor

ingenieul[r]s advies

Inleiding

De gemeente Borsele bestaat uit 15 dorpen

heeft nu ongeveer 22. 500 inwoners. In de gemeente zijn 13 gemeentelijke begraafplaatsen in gebruik en er is één gesloten gemeentelijke begraafplaats. Het begraafbeleid dateert van december 2007. Naar aanleiding van een langlopende maatschappelijke discussie heeft de gemeenteraad op 7 juli 2011, in afwijking van het toen geldende beleid, bepaald dat grafmonumenten op kindergraven, op graven uitgegeven voor 1970 en op graven met een grafrecht van (minimaal) 40 jaar, niet worden geruimd. Alleen wanneer er ruimtegebrek ontstaat of dreigt te ontstaan, dan worden de grafbedekkingen van deze graven geruimd. Het verwijderen

en

grafmonumenten en het onderhoudsniveau van de begraafplaatsen is een gevoelig onderwerp in de gemeente Borsele. Incidenteel worden hier door fracties vragen aan het college over gesteld. In december 2023 zijn er wederom vragen gesteld over het beleid en het onderhoud. Naar aanleiding hiervan heeft de gemeente aan KYBYS gevraagd offertes op te stellen. U ontvangt drie offertes van ons. Deze hebben betrekking op: 1.

2. 3.

van

de evaluatie van het begraafbeleid de financiële consequenties bij verschillende kwaliteitsniveaus de voorwaarden bij overname van bijzondere begraafplaatsen door de gemeente

In onderstaande offerte lichten we

onze

aanpak voor offerte 1 ‘de evaluatie van het begraafbeleid’ toe.

Prijsopgave

KYBYS voert de werkzaamheden

voor u uit voor

€ 26. 500,- excl. BTW.

Onze aanpak

Fase 1 - Inventarisatie Doel Het verkrijgen van alle benodigde informatie en kennis over de begraafplaatsen.

Uitgangspunten ▪

De gemeente levert de volgende o o o

gegevens aan:

Gedetailleerde begroting begraafplaatsen 2024; Eerder vastgestelde beleids- en beheerplannen, inclusief het besluit van 7 juli 2011; Plattegronden;

…voor

ingenieu[r]s advies

1

telefoonnummers van de uitvaartondernemers die we kunnen interviewen; o Vigerende beheersverordening, uitvoeringsbesluit en tarieventabel; o Alle gestelde raadsvragen sinds juli 2011 over begraafplaatsen en begraven. Voor het berekenen van de behoefte- en capaciteit per begraafplaats dient er een inventarisatieformulier ingevuld te worden. Na opdrachtverlening ontvangt u een formulier van ons. o

▪

Namen

en

Werkzaamheden KYBYS voert de volgende werkzaamheden uit: ▪ Initiëren van een startoverleg op locatie. Hierin bespreken we de uitgangspunten, doelstellingen, wensen, knelpunten en de planning. ▪ Aansluitend aan het startoverleg nodigen we graag medewerkers van de afdelingen financiën, administratie en buitenruimte (beheerders) uit voor een werksessie. In dit overleg bespreken we onder andere de werkprocessen en eventuele aandachtspunten. ▪ Bezoeken van alle 14 gemeentelijke begraafplaatsen. Hierdoor krijgen we een goed beeld van de kwaliteit, uitstraling, ligging, omgeving, type graven, belangstelling in de begraafplaats van bezoekers et cetera. We voeren een kwaliteitsscan van de begraafplaatsen uit. De begraafplaatsen zijn te vinden op de volgende locaties: 1. Baarland, Hellenburgstraat

Borssele, Oostsingel Driewegen, van Tilburghstraat 4. Ellewoutsdijk, Langeviele 5. ’s-Gravenpolder, Lenshoekdijk 6. ’s-Heer Abtskerke, Sinoutskerke 7. ’s-Heerenhoek, Molendijk (gesloten) 8. Heinkenszand, Kerklaan 9. Heinkenszand, Noordlandseweg 10. Hoedekenskerke, Waardweg 11. Nieuwdorp, Korenweg 12. Nisse, Paul Krügerstraat 13. Oudelande, Lindestraat 14. Ovezande, Pastoor Fransestraat 2. 3.

▪ ▪

▪

▪ ▪

Meningen en ideeën ophalen van gemeenteraadsleden door middel van een informatiemiddag. Bij voorkeur houden we deze informatiemiddag op een van de gemeentelijke begraafplaatsen. Meningen en ideeën ophalen van inwoners via het inwonerspanel. We stellen een vragenlijst op en bespreken deze met de gemeente. De gemeente plaatst de vragenlijst op de gemeentelijke website. De gemeente levert de uitkomsten op een duidelijke en leesbare wijze bij ons aan. We interviewen telefonisch drie uitvaartondernemers. We vragen naar hun ervaringen, wensen en meningen met betrekking tot onder meer het aanbod, de termijnen, de tarieven, het onderhoudsniveau, het weghalen van grafmonumenten en het proces tot begraven. De resultaten nemen we mee in de analyse. We berekenen de behoefte- en capaciteit per begraafplaats tot 2050 van de 13 actieve begraafplaatsen. Van de gesloten begraafplaats maken we geen berekening. We maken een analyse van de exploitatie, tariefstelling en kostendekking.

…voor

ingenieu[r]s advies

2

Resultaat Inzicht in de

Fase

2

-

huidige situatie, de behoefte

en

specifieke aandachtspunten

voor

de

begraafplaatsen.

Rapportage

Doel Het evalueren

van

het

huidige beleid en daarbij voorstellen doen

voor

verbetering.

Werkzaamheden

"Opstellen van

fase

benoemen »

huidige begraafbeleid afzetten tegen de input voorstellen eventuele aanvullingen op het huidige beleid. Tevens Hierbij doen we de huidige trends en ontwikkelingen en stellen een toekomstperspectief op.

van

1.

concept rapportage waarbij

een

we

we

het

voor

_ Bespreken van de concept rapportage op locatie.

»

Eventueel aanpassen

de rapportage

van

en

deze definitief maken.

Resultaat

Voorstellen

voor

een

geactualiseerd begraafbeleid.

Optioneel Het informeren

gemeenteraad, het bijpraten van de wethouder en het meeschrijven aan college- en raadsvoorstellen kunnen wij voor u verzorgen. Deze werkzaamheden rekenen wij af op basis van de werkelijk bestede tijd. Hierbij houden wij de volgende tarieven (exclusief BTW) aan: van

de

Consultant

€

Projectleider

€

113,50 p/uur 120,00 p/uur

Reiskosten

€

0,38 p/km

“Een helder een

geformuleerd begraafbeleid vormt belangrijk vertrekpunt over de koers,

uitgangspunten, ambities en de essentiële keuzes die worden

gemaakt.”

(geanonimiseerd) Projectleider -

„voor

ingenieu[r]s

advies

3

Planning

We bespreken de definitieve planning graag in het startoverleg met

u. We gaan uit van een doorlooptijd circa zes maanden. Onze maandelijkse bureaukosten voor projectadministratie en -facturatie zijn inbegrepen in de genoemde prijs. In deze aanbieding is rekening gehouden met een doorlooptijd van 6 maanden. We baseren ons daarbij op projecten van vergelijkbare aard en omvang en houden daarbij rekening met gangbare reactietijden van de opdrachtgever en eventuele stakeholders. Wijzigingen in de doorlooptijd buiten onze directe invloedssfeer worden aanvullend verrekend á € 100,- per maand exclusief van

BTW.

Algemene uitgangspunten

▪

De door de opdrachtgever te verstrekken documenten worden bij de start van het project verstrekt in

bewerkbaar digitaal formaat; Er zijn geen onderzoeken, specialistische adviezen of inmetingen opgenomen, anders dan expliciet ▪ benoemd in deze offerte; ▪ De werkzaamheden worden in één doorlopend proces uitgevoerd, opknippen of verder faseren is niet voorzien; ▪ Opmerkingen op conceptstukken worden eenmalig, gebundeld en gefilterd van onderlinge tegenstrijdigheden aangeleverd; ▪ Documenten leveren we aan in digitaal formaat (PDF); Afwijkingen van bovengenoemde uitgangspunten kunnen leiden tot meerkosten.

…voor

ingenieu[r]s advies

4

Algemene voorwaarden

Op alle aanbiedingen van

KYBYS

van

zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen,

de

volgende voorwaarden

toepassing: Deze aanbieding is geldig tot één maand na dagtekening; Alle genoemde bedragen zijn exclusief omzetbelasting; Bij opdrachtverlening wordt 50% van het vaste geoffreerde bedrag in rekening gebracht. Verdere facturering vindt maandelijks plaats aan de hand van de voortgang van de werkzaamheden; Bij opdrachtverlening gaat opdrachtgever akkoord dat haar gegevens gebruikt worden voor het uitwerken van dit project en bijbehorende facturering, eindevaluatie en publicatie als projectreferentie; In afwijking van artikel 56 lid 4 van de DNR 2011 bedraagt de betalingstermijn 14 kalenderdagen; Op alle aanbiedingen, overeenkomsten, werkzaamheden en overige rechtshandelingen van KYBYS is ‘De Nieuwe Regeling 2011, Rechtsverhouding opdrachtgever architect, ingenieur en adviseur DNR 2011’ (kortweg 'DNR 2011’) van toepassing, in de laatst uitgegeven versie. Voorwaarden van de opdrachtgever worden nadrukkelijk uitgesloten. Door opdrachtverlening geeft de opdrachtgever aan bekend te zijn met de inhoud van de DNR 2011 en deze te accepteren. Om kosten en papier te besparen is de DNR 2011 niet meegezonden. Via de website van Koninklijke NLingenieurs is de DNR 2011 Eerste herziening, juli 2013 gratis te raadplegen. Indien gewenst zendt KYBYS u kosteloos een -

-

exemplaar

de DNR 2011 toe.

van

Ondertekening

Aldus

opgemaakt

Namens

KYBYS

Boxtel, d.d.

te

mei 2024

15

B.V.

(geanonimiseerd) Directeur

KYBYSBV.

Vestiging Boxtel: Postbus 371, 5280 AJ Boxtel Vestiging Alphen aan den Rijn: A. Van Leeuwenhoekweg 38B16, 2408 AN Alphen aan den Rijn IBAN NL90RABO0170667316 KvK: 16075147 telefoon

-

BTW:

—

BIC RABONL2U

-

8023 999 64 BO2

+31(0)411 678 055

-

e-mail: info@kybys.nl

-

www.kybys.nl