11.1 Eindrapport i-Visie

I-Visie Juni 2022

Stuurgroep: Loes Meeuwisse, Jack Jansen en Koen van Veen Opgesteld door: Lobke Westra

Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2. Doelen 3. Leeswijzer 4. De weg naar de I-Visie - Aanpak - Uitgangspunten 5. Speerpunten i-Visie 6. Welke stappen eerst? 7. Randvoorwaarden 8. Uitdagingen 9. 2023 en verder 10. Bijlagen - Overzicht geïnterviewde betrokkenen - Maatschappelijke, wettelijke en bestuurlijke uitdagingen - Afkortingen toegelicht - Projectmatig werken – rol van de opdrachtgever - Projectmatig werken – rol van de opdrachtnemer - Analyse punten vorig jaar

1. Aanleiding Naar aanleiding van het in juni 2021 verschenen Evaluatierapport Strategische Informatievoorziening is er begin 2022 opdracht gegeven tot het opstellen van 1 I-Visie voor alle zes de deelnemende organisaties.

De samenleving vraagt steeds meer aanpassingen binnen de overheid om producten en diensten digitaal aan te bieden. Dit vraagt van de overheid om flexibeler en transparanter te worden om zo in te kunnen spelen op deze veranderende vraag. Het creëren van een wendbare organisatie is belangrijk om in te kunnen spelen op de technologische ontwikkelingen. De beweging die eerder in gang is gezet omtrent digitaal werken was het omzetten van een papieren proces naar een digitaal proces. Nu ontstaat er steeds meer een digitale werkelijkheid met daarbij behorende uitdagingen en kansen, maar ook belangrijke dilemma’s om nu bij stil te staan. Deze I-Visie zorgt voor een stip op de horizon waar alle organisaties naartoe bewegen de komende vijf jaar om de kansen die de samenwerking biedt zo optimaal mogelijk te benutten en de dienstverlening te optimaliseren.

2. Doelen I-Visie Deze I-Visie heeft de volgende doelen beoogd:

1. Het bepalen van de stip op de horizon op het gebied van ICT, Informatievoorziening en Informatiebeheer. Deze stip helpt de komende jaren bij het maken van keuzes binnen deze gebieden met als doel om over 5 jaar een stabiele toekomstbestendige organisatie te hebben staan. Belangrijk hierbij op te merken is dat het werken vanuit een I-Visie niet alleen de ICT, maar de gehele organisatie raakt. Het betreft de gehele informatievoorziening, waarbij samenhang tussen ICT, data en organisatie wordt gecreëerd. 2. Het optimaliseren van de samenwerking op de gebieden van ICT/IV/IB om kwetsbaarheid te verminderen, een dusdanige schaalgrootte te creëren zodat alle producten en diensten geleverd kunnen blijven worden om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. 3. Het bieden van de benodigde kaders die nodig zijn voor het omhoog brengen van het niveau van de ICT/IV/IB om ongewenste en onveilige situaties in de informatiehuishouding te voorkomen: de informatiehuishouding moet op orde zijn, weten welke informatie waar staat en hoe deze toegankelijk is. 4. Het in beeld brengen van de benodigde investeringen en vervangingen zodat de kosten op het gebied van ICT voorspelbaarder worden.

3. Leeswijzer De volgende punten komen aan bod in deze I-Visie: Er wordt gestart met een korte toelichting op de weg naar de I-Visie. Hier wordt beschreven hoe deze I-Visie tot stand is gekomen. Vervolgens worden de vier uitgangspunten die de basis zijn geweest voor deze I-Visie benoemd. De maatschappelijke, wettelijke en bestuurlijke verplichtingen die de komende periode spelen bij de deelnemers zijn kort benoemd in de bijlage. Vervolgens worden de vier speerpunten die de kaders zijn voor de I-Visie besproken. Ieder speerpunt is onderverdeeld in een aantal punten. Deze worden kort toegelicht in dit document. Uit ieder speerpunt volgen projecten en benodigde beleidsdocumenten. Hiervoor is een separaat backlog opgesteld welke als basis is gebruikt voor het Informatiejaarplan 2022-2023. Na vaststellen van de speerpunten in dit document dient er een projectenplanning opgesteld te worden voor de komende periode. Op deze manier kunnen de speerpunten steeds verder uitgewerkt worden tot concrete plannen inclusief benodigde budgetten. Om deze I-Visie te realiseren zal er een groot aantal projecten en acties moeten worden uitgezet. Om hier overzicht in te bieden wordt er aan het einde van dit document een advies gegeven voor de eerste stappen gevolgd door de randvoorwaarden die vanuit de organisaties geborgd dienen te worden en de uitdagingen waar de organisaties voor staan.

Afgesloten wordt met een hoofdstuk waarin de adviezen voor 2023 en verder worden benoemd.

4. De weg naar de I-Visie Als start van dit traject is de input die tijdens de brainstormsessie in 2021 door de deelnemers aan de evaluatie is gegeven geanalyseerd. De punten die tijdens deze sessie zijn genoemd zijn gecategoriseerd en overeenkomsten en verschillen zijn in beeld gebracht. Aan de hand van deze analyses zijn de gesprekonderwerpen voor de eerste ronde interviews bepaald. Daarnaast zijn de belangrijkste maatschappelijke, wettelijke en bestuurlijke uitdagingen in beeld gebracht. Deze onderwerpen zijn nodig om ervoor te zorgen dat de opgestelde I-Visie daadwerkelijk bijdraagt aan een toekomstbestendige organisatie. Waar nodig zijn deze uitdagingen dan ook nog toegevoegd aan de gespreksonderwerpen voor de interviews. Vervolgens heeft er een eerste ronde interviews plaatsgevonden met de burgemeesters, gemeentesecretarissen en DOI leden van alle vijf de gemeenten. Tevens is er gesproken met de directeur van de GR en leidinggevende en vertegenwoordigers van de ICT afdeling. De eerste ronde van interviews heeft geleid tot vier speerpunten. Deze speerpunten zijn vervolgens in diverse sessies verder uitgewerkt. Zo hebben er verdiepende interviews met vakspecialisten binnen het P&O, privacy, informatieveiligheid en archief domein plaatsgevonden om de consequenties van de voorgestelde speerpunten in beeld te brengen.

Daarnaast is het bestand met alle opgehaalde speerpunten iedere twee weken besproken in het DOI overleg. Alle input is iedere keer zo snel mogelijk verwerkt zodat de speerpunten steeds beter passen bij de organisaties. De voortgang van dit project is iedere drie weken besproken in de stuurgroep. Tevens heeft er een overleg met de regiegroep plaatsgevonden om de eerste uitdagingen die bij de uitvoering van deze I-Visie naar boven zullen komen te bespreken. In totaal hebben er 50 interviews plaatsgevonden.

In het DOI is afgesproken dat deelnemers zorgen voor draagvlak binnen hun organisatie. Vanuit twee MT’s is het verzoek gedaan om de I-Visie door KBenP te laten toelichten tijdens een sessie. De input van deze sessies is ook weer verwerkt en alles heeft uiteindelijk tot dit eindproduct geleid.

Uitgangspunten I-Visie De I-Visie gaat over meer dan alleen ICT, het betreft de gehele informatievoorziening van de 6 organisaties. Informatievoorziening is het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van de organisaties. De I-Visie is opgesteld met het doel om een robuuste organisatie te creëren waarbij gedacht wordt vanuit het perspectief van 100.000+ inwoners waar ook de ambities op afgestemd worden. Er is 1 visie opgesteld voor alle 6 de organisaties. Dus waar gesproken wordt over wij, dan geldt dat voor alle 6 de organisaties. Niet alle speerpunten zullen voor iedere deelnemer even herkenbaar zijn. Op sommige vlakken zal er door slechts 1 organisatie actie ondernomen moeten worden, het vertrekpunt is namelijk voor iedere organisatie anders. Het doel van deze I-Visie is dat de stip op de horizon voor alle 6 de organisaties hetzelfde gaat zijn, om zo een sterke en duurzame organisatie neer te kunnen zetten. Samenwerken op basis van gelijkwaardigheid.

5. Speerpunten I-Visie Speerpunt 1: We versterken het contact met onze klanten Speerpunt 2: We hebben een toekomstgerichte duurzame organisatie

Speerpunt 3: We werken data gedreven Speerpunt 4: We investeren in (digitaal) samenwerken, zowel intern als extern

Speerpunt 1: We versterken het contact met onze klanten Digitaal waar kan, maatwerk waar nodig. • Het wordt voor inwoners en bedrijven zo makkelijk mogelijk gemaakt om contact te leggen met de gemeenten. De organisaties geven de voorkeur aan het digitale kanaal, deze wordt ook actief gepromoot. Waar persoonlijk contact de voorkeur heeft, is dit mogelijk. • Eenvoudige vragen worden in het Frontoffice beantwoord, vraag-antwoord combinaties worden hiervoor opgesteld. Complexe vragen worden doorgezet naar de backoffice afdelingen. • Social media wordt ingezet daar waar kansen liggen om de doelgroep goed te bereiken. We werken zo optimaal mogelijk zaakgericht ten behoeve van de dienstverlening aan onze klanten. • Doorontwikkeling zaakgericht werken krijgt prioriteit binnen alle organisaties. • Het zaaksysteem is het centrale archiefregistratiesysteem van alle organisaties. Applicaties waar ook archief in wordt opgebouwd worden gekoppeld aan het zaaksysteem. • 1 systeem waarin het totale klantbeeld wordt vastgelegd. • De behandelaar is verantwoordelijk voor het juist en volledig opbouwen van de zaak. De procesverantwoordelijke is eindverantwoordelijk. We verhogen de kwaliteit van onze dienstverlening door het verbeteren van onze werkprocessen. • Onderzoeken waar kansen liggen voor harmonisatie door de deelnemende organisaties.

Ieder proces heeft een procesverantwoordelijke die namens de organisaties verantwoordelijk is voor het correct volgen van het proces en eventuele wijzigingen hierin accepteert en borgt binnen de organisaties. Voorwaarde is dat de kwaliteit binnen het proces er voor geen enkele deelnemer op achteruit mag gaan.

We bieden mogelijkheden voor burgerparticipatie en burgerpanels. • Met digitale vormen van burgerparticipatie heb je een groter bereik. Er wordt 1 platform aangeboden voor alle organisaties. Organisaties kiezen welke vorm van participatie passend is (fysiek of digitaal). • Voor digitale achterblijvers worden voorzieningen getroffen, zodat men niet van deelname is uitgesloten. • De gebeurtenis of het product van de online dienst is op passende wijze vastgelegd en gedocumenteerd en wordt correct gearchiveerd. We bieden transparantie in de gemeentelijke informatievoorziening (oa Wet Open Overheid, Wet elektronische publicatie, Wet digi-toegankelijkheid). • De informatiehuishouding is dusdanig op orde dat binnen 14 dagen na formele vaststelling publicatie van de 11 categorieën plaatsvindt. We investeren in de digitale vaardigheden van de medewerkers inclusief de bewustwordingvan het veilig gebruik van de ICT middelen en data. • De organisaties dragen zorg voor digitaal vaardige medewerkers. • Door middel van trainingen houden we de kennis en vaardigheden op peil. • Superusers/kerngebruikers zijn formele rollen binnen de gebruikersorganisatie en worden als zodanig gewaardeerd. Zij hebben een taak in het 'meenemen' van de achterlopers en het optimaliseren van het gebruik van de applicaties binnen het team.

• Beveiliging heeft een zo gebruikersvriendelijk mogelijke vorm op een hoog niveau van interoperabiliteit: een zo veilig en beveiligd mogelijke omgeving met een optimale balans tussen veiligheid en gebruikersvriendelijkheid. We onderzoeken welke kansen we zien om innovatie toe te passen in onze dienstverlening. • Gezamenlijk uitgangspunten formuleren voor Artificiële intelligentie (AI) en Robotisering (RPA), werken met slimme algoritmes.

Speerpunt 2: We hebben een toekomstgerichte duurzame organisatie We werken aan de hand van duidelijke architectuur principes. • Cloud tenzij… • ICT binnen de GR heeft een bindende adviesfunctie met betrekking tot welke software in een gegeven situatie het beste gebruikt kan worden en beheert de gehele softwareportfolio. • Als er voor een bepaalde functie een landelijke voorziening is, wordt daar gebruik van gemaakt (Wet Digitale Overheid). • Waar Common Ground producten bijdragen aan de manier waarom onze informatievoorziening werkt sluiten we aan zodra de werking bewezen is.

We hebben de continuïteit van onze omgeving gewaarborgd. • De infrastructuur van de GR en bijbehorende organisaties is op orde. • Uitwijk en continuïteit zijn hierin solide geborgd. De organisatie is dusdanig ingericht dat er snel geschakeld kan worden bij een crisis. We bieden gestandaardiseerde hardware. • Vanuit de GR wordt een vaststaand portfolio aan hardware en producten aangeboden, afwijken kan onder voorwaarden. We bieden een geharmoniseerde virtuele werkplek. • Voor elke applicatiefunctie is slechts één applicatie actief binnen alle zes de organisaties. Deze wordt bijgehouden in het architectuuroverzicht en in de assetmanagement portfolio. • Uitgangspunt voor de werkplek is een flexibel kantoorconcept: plaats en tijdonafhankelijk werken. • Er is een volledige thuiswerkomgeving beschikbaar die gebruikt dient te worden om in applicaties te werken als er buiten kantoor gewerkt wordt.

We harmoniseren applicaties en beheer • Harmonisatie van de applicaties is het uitgangspunt. Hierbij is ook het uitgangspunt dat de inrichting van de systemen wordt geharmoniseerd. • Harmonisatie van het beheer van de applicaties.

We brengen de kwaliteit van het archief omhoog, inclusief archivering van social media. • Archiefvorming begint bij de (digitale) bron door aan elk informatieobject passende (zoek)sleutels (metadata) toe te voegen. • Implementatie van de nieuwe archiefwet • De proceseigenaar is eindverantwoordelijk. • De rol van DIV blijft in ontwikkeling. DIV treedt op als adviseur, de verantwoordelijkheid voor het dossier ligt volledig bij de behandelaar.

De focus ligt op de informatieveiligheid bij alle inrichtingsvraagstukken (BIO, AVG). We gebruiken hierbij het uitgangspunt: veiligheid en privacy by design. • Elke vorm van informatie/gegevens die binnen de organisaties aangewend wordt heeft een eigenaar/verantwoordelijke. • Van informatie die verzameld wordt is bekend wat de inhoud is en waarom deze verzameld wordt. • Voor de opslag van informatie zijn daarvoor geschikte locaties ingericht, met overeenkomstige beveiligingseisen. • Passwordmanagement is onderdeel van de standaard werkplek. • Multi-Factor Authenticatie wordt gehanteerd. • Data protection impact assessment (DPIA) traject is standaard onderdeel van de implementatie van nieuwe systemen (waar nodig). • Het in dienst-doorstroom-uit dienst proces wordt opnieuw ontworpen waarbij alle betrokken afdelingen direct de juiste informatie ontvangen. Er wordt hierbij gewerkt met profielen om de juiste autorisaties te bepalen. We zetten in op zo veel mogelijk self-service voor medewerkers binnen de ondersteunende bedrijfsvoering processen. • Selfserviceprocessen worden digitaal aangeboden. • Stufbots

Speerpunt 3: We werken data gedreven Beschikbare data (zowel vraag gestuurd als proactief) wordt in een managementdashboard weergegeven (Business Intelligence) en kan worden ingezet voor het risicomanagement. • Data gedreven werken zorg voor meer grip op je organisatie door het faciliteren van doordachte en significant goed onderbouwede keuzes. Data gedreven werken helpt bij het leggen van verbanden die niet altijd direct zichtbaar zijn. • Elke nieuwe dienst levert informatie die bruikbaar is voor gebruik in sturingsinformatie / kaartdata (data import/export). • Een voorwaarde voor de aanschaf van een nieuwe applicatie of systeem is een beschikbaar en inzichtelijk datamodel. • Bij elke ontwikkeling hoort de afweging tussen gebruik van data en de waarborg van ethiek. • Ontwikkelen van een digitale representatie van alle gemeenten (3D weergave). We gaan actief aan de slag met het verbeteren van de kwaliteit van de data. Hiervoor richten we een nieuw data-kwaliteit team op. • Er is een centrale plek/dashboard waar sturingsinformatie beschikbaar wordt gesteld uit meerdere bronnen. • Business Intelligence wordt ingezet om het effect van maatregelen, dienstverlening en andere vormen van interactie te meten. • Met de organisaties worden de meetbare randvoorwaarden van 'succes' in producten en diensten vastgesteld. Hiervoor wordt zo veel mogelijk vanuit de gezamenlijkheid gewerkt.

• Alle processen hebben een eigenaar die verantwoordelijk is voor de kwaliteit en veiligheid (classificatie). • Tenminste 1 keer per jaar wordt de huidige datakwaliteit over de brede informatieverzameling gemeten, om bij te sturen waar dat nodig is. • Individuele informatieverzamelingen worden gecontroleerd op kwaliteit op basis van de impact die verkeerde informatie kan hebben op het primaire proces van de organisatie. • Innoveren met datagebruik vind plaats in overleg met de organisaties. , Informatievoorziening heeft een actieve rol in het inspireren en begeleiden van de organisaties in het gebruik van data.

Speerpunt 4: We investeren in (digitaal) samenwerken, zowel intern als extern We werken zo veel mogelijk via een platform samen met (keten)partners • Er is een digitaal samenwerkingsplatform (online community) beschikbaar waarin collega’s van alle organisaties en medewerkers van externe organisaties met elkaar samenwerken en kennis kunnen delen. We sluiten aan op landelijke en regionale voorzieningen (berichtenverkeer, PiP, Mijnoverheid, eIDAS) • eIDAS is een wettelijke verplichting. • Mijnoverheid is nodig om informatieveiligheid te kunnen waarborgen, bijvoorbeeld bij diensten die door burgerzaken worden geleverd. We investeren in het mogelijk maken van gegevensuitwisseling • Er is zicht en regie op de gegevensuitwisselingen, zowel intern als met SaaS applicaties. Gegevens blijven altijd eigendom van de respectievelijke organisaties. We maken het mogelijk om intern samen te werken (projecten) • Projecten met een ICT-component worden altijd begeleid door ICT, die tenminste een technisch projectleider levert. • Projectmanagement professioneel inrichten om het kwaliteitsniveau van nieuwe implementaties te verhogen. Ieder project start met een business case. Er wordt gewerkt met een opdrachtgever, voor de start van een project is er altijd overleg met ICT en IV, de CISO, FG en PO. • ICT voert assetmanagement en lifecycle management uit voor alle assets in beheer.

Daarmee voert het ook de contractadministratie voor alle soft- en hardware uit. • Er is te alle tijden inzicht in de stand van zaken van projecten wat betreft voortgang, resources en budget uitputting.

6. Welke stappen eerst? Duidelijke en realistische prioritering Er is een duidelijk en realistische prioritering van de projecten op het gebied van de informatievoorziening nodig. Deze dient afgestemd te worden op de ambities en beschikbaar gestelde middelen. Om tot deze prioritering te komen is het advies om gezamenlijke sessies te beleggen waarin de punten uit deze I-Visie verder op inhoud worden besproken. Zo kan er ook gestuurd worden op het creëren van gezamenlijke uitgangspunten voor de uitvoering. Informatiehuishouding op orde: transparante overheid Informatie wordt nu versnippert in mailboxen, persoonlijke en team schijven en in diverse applicaties opgeslagen. Hierdoor kan er niet aan de AVG worden voldaan, is continuïteit bij een eventuele storing niet volledig te waarborgen en is het niet te controleren of het archief volledig is.

De wet digi-toegankelijkheid verplicht bestuursorganen (bijvoorbeeld gemeenten en provincies) om alle officiële publicaties online te zetten via de website officielebekendmakingen.nl. De Wet Open Overheid stelt dat de gemeenten 14 dagen na vaststellen van een besluit binnen 11 verschillende categorieën deze dienen te publiceren op PLOOI. Om hieraan te kunnen voldoen dient de Informatiehuishouding op orde te zijn. Er dient in beeld gebracht te worden welke informatie waar staat om een goede publicatiestrategie te kunnen opstellen. Architectuur/ de basis op orde Overzichtelijk in beeld brengen welke applicaties in beheer zijn en hoe deze zich tot elkaar verhouden. Welke informatie wordt waar verwerkt? Hiervoor dient het volledige ICT landschap in beeld gebracht te worden. Vervolgens kan er onderzocht worden hoe het landschap geoptimaliseerd kan worden. Ook kan zo het contractmanagement op orde gebracht worden en de vervangingskalender worden opgesteld zodat per jaar op voorhand helder is welke aanbestedingen noodzakelijk zijn inclusief bijkomende projectkosten. Voor het beoordelen van wijzigingen dient een CAB (voor kleine wijzigingen) en CI-Office (voor grote wijzigingen) ingericht te worden.

Optimaliseren Zaakgericht Werken Zaakgericht Werken helpt gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Voor veel gemeentelijke processen is dit een natuurlijke manier van werken en ondersteunt de organisatie bij het op orde krijgen van de informatiehuishouding. Het formuleren van gezamenlijke uitgangspunten voor beheer en inrichting helpt tevens bij het creëren van een robuuste organisatie. Optimaliseren dienstverlening inwoners Digitale dienstverlening is steeds meer de norm, maar kan het fysieke contact niet helemaal vervangen, wel ondersteunen. Voor het optimaliseren van gegevensuitwisseling dient de aansluiting op mijnoverheid.nl gezamenlijk te worden opgepakt.

Planmatig werken Projecten planmatiger uitvoeren: werken met een helder projectplan en goedkeuring alvorens het project start. Bij de start van projecten dienen de CISO, FG, PO en ICT/IV altijd betrokken te worden. Vooraf dient duidelijk te zijn wat de beoogde resultaten zijn en welke middelen hiervoor nodig zijn. Er wordt altijd gewerkt met een gemandateerd opdrachtgever vanuit 1 van de MT’s voor een goede borging van de resultaten en om ervoor te zorgen dat de implementatie past bij de wensen en eisen van de organisaties. Rol van de proceseigenaar Deze dient goed belegd te worden binnen de organisaties: wat wordt er verwacht van deze medewerker en hoe zorgen we dat deze rol gaat bijdragen aan harmonisatie.

7. Randvoorwaarden Basis op orde (uitwerkingen van speerpunt2) De basis waarop gebouwd gaat worden de komende jaren dient solide te zijn. De eerste stap is het vaststellen van de definitie: wanneer de basis op orde is. Vanuit deze vastgestelde uitgangspunten kunnen stappen gezet worden om deze basis solide te krijgen, wat tevens dient om het vertrouwen in de samenwerking op het gebied van ICT en informatievoorziening te herstellen. Belangrijk hierbij is ook het invullen van alle vlakken van het Amsterdams Informatie Model (ook wel 9-vlaksmodel). Dit model van Prof. Dr. Ir. R. Maes wordt gebruikt om het informatiemanagement inzichtelijk te maken en de samenhang in de gehele informatievoorziening te overzien. Capaciteit Er is capaciteit nodig voor de uitvoering van de plannen die voortvloeien uit deze I-Visie. Er dient een Programmamanager Regionale Informatievoorziening aangesteld te worden voor het gezamenlijk realiseren van de projecten en acties voortkomend uit deze speerpunten. Voor de uitvoering van de projecten dient binnen iedere organisatie ook capaciteit beschikbaar gesteld te worden, zowel binnen de GR als de deelnemende organisaties. Geadviseerd wordt om te werken met jaarplannen en een heldere projectkalender waar capaciteit in wordt gereserveerd. Voorafgaand aan het project dient een business case opgesteld te worden waarin ook interne capaciteit wordt opgenomen.

Inhuur expertise bij aanbestedingen Er dient budget gereserveerd te worden voor de externe inhuur van expertise bij aanbestedingen. Deze inhuur heeft kennis van de markt en helpt om de juiste eisen en wensen te formuleren die opgenomen worden in het Programma van Eisen. Dit voorkomt dat er een pakket wordt aangeschaft dat niet aansluit bij de verwachtingen van de organisaties.

Datakwaliteit Om te kunnen denken en werken vanuit databronnen dienen deze beschikbaar en betrouwbaar te zijn, de kwaliteit van de data is hierbij van wezenlijk belang. Hier moet je op kunnen vertrouwen. Inzetten op de kwaliteit van je data zal dan ook altijd een belangrijk uitgangspunt zijn. Ontsluiten van data De gegevenshuishouding dient op orde te zijn voordat overgegaan kan worden tot hergebruik en delen van informatie. Er dienen heldere geharmoniseerde kaders opgesteld te worden voor het gegevensbeheer om er zorg voor te kunnen dragen dat altijd de laatste en meest actuele data gebruikt wordt. Zorgvuldig, bewust, ethisch en veilig Transparant zijn over welke gegevens waar gebruikt worden.

8. Uitdagingen Denken en werken vanuit een visie Dit document is niet meteen een stappenplan voor het oplossen van de uitdagingen binnen de organisatie, maar is de basis voor toekomstige beslissingen zodat de stip op de horizon voor iedereen hetzelfde is. Dit kan ertoe leiden dat niet alle punten voor iedere organisatie direct herkenbaar zijn. Besluitvorming en escalatie Het proces rondom de besluitvorming dient vooraf helder te zijn voor alle deelnemers. Welk overlegorgaan mag over welke zaken een besluit nemen en zitten in dit overlegorgaan de juiste mensen aan tafel. Het is raadzaam om vooraf de escalatieladder uit te werken.

Daarnaast dienen er ook vooraf heldere afspraken gemaakt te worden hoe omgegaan wordt met lokale wensen inclusief structurele financiële doorrekening. Urgentie van samenwerking Samenwerking biedt veel mogelijkheden en kansen, maar dat wordt niet altijd zo gevoelt binnen de organisaties. Goed om hier op te sturen en successen met elkaar te delen. Beheer versus innovatie ICT/IV/IB is gericht op beschikbaarheid en continuïteit van het primaire proces, hier wordt de architectuur op ingericht met als uitgangspunt zo veel mogelijk standaardisatie en harmonisatie. Maar innovatie is ook noodzakelijk om in te kunnen spelen op uitdagingen en kansen.

Openheid versus veiligheid Als overheid wil je zo veel mogelijk data delen om transparant te zijn maar het is tevens de taak van de overheid om gegevens te beschermen.

Alles wordt uiteraard zo ingericht om informatieverlies te voorkomen, maar toch zal er ook aandacht moeten zijn voor het plan voor het omgaan met verlies van gegevens. Dit kan zijn: verlies van gegevens, uitval van ICT of onbevoegde kennisname of manipulatie van bepaalde informatie. Dit kan ernstige gevolgen hebben voor het functioneren van de gemeenten. Naast vertrouwelijkheid van informatie zijn integriteit en beschikbaarheid de drie bekende aspecten van informatiebeveiliging. De informatiebeveiliging is gericht op de bescherming van (gemeentelijke) informatie. Deze bescherming maakt het mogelijk elektronische dienstverlening en gegevensuitwisseling verantwoord uit te voeren en faciliteert nieuwe, innovatieve manieren van werken. Proces versus informatie Door informatie gestuurd te gaan werken, wordt de informatie centraal gesteld bij het optimaliseren van het proces. Door slimme (geautomatiseerde) analyse van data en door verbinding met andere databronnen wordt de beschikbare informatie verrijkt. Voor de verbinding met andere databronnen is het een vereiste om te redeneren vanuit de informatie en over de werkprocessen heen te kijken. Informatie wint aan relevantie door de verbinding te maken met ketens, netwerken en andere organisaties.

Bij het zoeken naar evenwicht is het de uitdaging om te zoeken welke informatie moet worden losgekoppeld van het werkproces om meerwaarde op te kunnen leveren.

9. 2023 en verder Inzetten datagedreven werken op thema’s Maatschappelijke thema’s als participatie, verduurzaming, energietransitie, zorg en preventie en veiligheid kunnen met hulp van datagedreven werken verdiept worden. Met hulp van digital twinning kunnen modellen gemaakt worden die beleidskeuzes onderbouwen aan burgers en bestuurders. Als hiervoor een fundament aanwezig kunnen de thema’s naar behoefte worden uitgebreid en kan zelf data worden ontsloten. Uniformeren Zaakgericht werken Gezamenlijke uitgangspunten formuleren voor het inrichten en beheren van de zaaktypen. Kwetsbaarheid in beheer kan worden opgevangen door het aanbrengen van meer uniformiteit. Daarnaast kan bekeken worden op welke manier Zaakgericht Werken nog beter kan bijdragen aan de ambities op het gebied van dienstverlening van de gemeenten. Ondersteuning Omgevingswet De implementatie van de Omgevingswet vraagt om flexibiliteit van de IVorganisatie. Plansoftware, software voor toepasbare regels en een vergunningenapplicatie ondersteunen de interne organisatie. Het DSO zorgt voor de ontsluiting naar burgers en ketenpartners. De digitale toegankelijkheid zal hiervoor op orde moeten zijn.

Voorbereiden innovatie De ambities binnen de deelnemers lopen uiteen. Op verschillende gebieden kunnen innovaties worden voorbereid door pilots op te starten, hieraan deel te nemen of door thema’s verder te onderzoeken, zoals: • • •

Opzetten / deelnemen pilot Common Ground Deelname aan GGU initiatieven Onderzoek inzet RPA, AI, algoritmes

Uitbouwen van datagedreven werken op thema’s De thema’s waarom datagedreven werken kan worden ingezet worden als concrete projecten verder opgepakt. Uitvoeren van innovatieprojecten Op verschillende initiatieven zijn pilots uitgevoerd en/of onderzoeken gedaan. Afhankelijk van de resultaten vloeien hier concreter projecten uit voort om uit te gaan voeren.

Contact

Heeft u vragen over deze I-Visie, neem dan contact op met: Lobke Westra lobke.westra@kbenp.nl

www.KBenP.nl www.systemeninbeeld.nl KBenP Postbus 164 2270 AD Voorburg

10. Bijlagen - Overzicht geïnterviewde betrokkenen - Maatschappelijke, wettelijke en bestuurlijke uitdagingen - Afkortingen toegelicht - Projectmatig werken – rol van de opdrachtgever - Projectmatig werken – rol van de opdrachtnemer - Analyse punten onderzoek 2021

Overzicht geïnterviewde betrokkenen Kapelle Arnold van de Berge Fons Naterop Linda van Duiven Goes Hans Schild Margo Mulder Linda Baks Jelmer Geluk Floor van Dijk Maurits van Belzen

Reimerswaal Frans Marquinie Wim Davidse Leo Addink Borsele Jack Jansen Gerben Dijksterhuis Manon Holster

Noord Beveland Bas Melis Loes Meeuwisse Wilco Fokke

GR de Bevelanden Wilfried van Hese Bram Siebum Koen van Veen Patrick Schouw

CISO Jelmer Geluk Leo Addink Leo Schoor Rinske Karman Rolf Goetheer Sjoerd Klippel Wilko Fokke DIV/Archiefbeheer Mirjam Louisse Rik de Brouwer Jacqueline de Pree Raoul de Bruin Joyce van Kruiselbergen Frank Davidse Ruby Hoorenman Linda Koole Lisa Weeber

ZeeuwsArchief Frank Bloemsaat FG/PO Sjoerd Klippel Ingrid Oonk Rob van Keulen Najma Oulad Mousa Mayke Meijerink Robbert Lievense Caroline Jansen Dike Grossouw Maurits van Belzen Evita Warmenhoven

P&O Marc de Crom

gesproken of via mail input geleverd geen reactie, heeft stukken wel ontvangen

Maatschappelijke, wettelijke en bestuurlijke uitdagingen Circulaire economie Nieuw economisch systeem voor het hergebruik van diensten, producten en grondstoffen. Door het gebruik van online platforms en sociale media zijn er steeds minder schakels nodig om vraag en aanbod bij elkaar te brengen.

Netwerksamenleving Inwoners en bedrijven willen steeds meer meedoen, meepraten en meebeslissen. Dit wordt ook steeds beter mogelijk door nieuwe technologieën en een groeiende hoeveelheid aan beschikbare data. Voorbeelden van de participatiesamenleving zijn verbeterdebuurt.nl, waarstaatjegemeente.nl. Data gedreven werken Onder data gedreven werken bij de overheid verstaan we het gebruik van data als fundamenteel onderdeel van het tot stand komen, uitvoeren en meten van beleid. Het komt erop neer dat beslissingen worden genomen waarbij data als basis dient. Data kan gebruikt worden om beleid efficiënter, effectiever en inclusiever te maken, met betere prestaties als beoogd resultaat. Voorbeelden van de inzet van data zijn: Big data, Smart City, InternetOfThings. 24/7 online Dit brengt nieuwe verwachtingen van de dienstverlening met zich mee. Statusinformatie dient actueel gehouden te worden, aanbieden van producten en diensten door gemeenten wordt steeds meer locatie en tijdsonafhankelijk. De nieuwe medewerker Werkzaamheden worden steeds meer tijd en plaats onafhankelijk uitgevoerd.

Wet Elektronische publicaties Deze wet verplicht bestuursorganen (bijvoorbeeld gemeenten en provincies) om alle officiële publicaties online te zetten via de website officielebekendmakingen.nl. Dienstenwet De Dienstenwet is de Nederlandse ‘vertaling’ van de Europese Dienstenrichtlijn. De Dienstenrichtlijn zorgt ervoor dat ondernemers makkelijker in andere EU-landen hun diensten kunnen aanbieden. Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en WMO Door deze wet kunnen gemeenten eerder mensen helpen die door schulden in de problemen dreigen te komen. Dat is mogelijk door een wijziging in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Gemeenten moeten ervoor zorgen dat mensen zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen. De gemeente geeft ondersteuning thuis via de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO).

Maatschappelijke, wettelijke en bestuurlijke uitdagingen Informatieveiligheid en privacy Informatieveiligheid is gericht op het waarborgen van de betrouwbaarheid van de informatie(voorziening). Dit betekent dat informatie beschikbaar, tijdig, juist en actueel is, en dat informatie niet beschikbaar is voor onbevoegden. Privacy gaat om de informatie die geclassificeerd wordt als persoonsgegeven. Privacy is afhankelijk van adequate informatieveiligheid. Om de privacy te waarborgen geldt de verplichting om adequate passende technische en organisatorische maatregelen te treffen. Hier gaat het om de effectiviteit van informatieveiligheid. Is de Informatieveiligheid niet op orde, dan kan de privacy niet gewaarborgd worden. Besluit digitale toegankelijkheid overheid In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor iedereen. Niet alleen bijvoorbeeld gebouwen en het openbaar vervoer, maar ook overheidswebsites. Daarom is digitale toegankelijkheid belangrijk én verplicht voor alle overheidsinstanties. Wet Open Overheid Deze wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.

Omgevingswet Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Zodat het straks bijvoorbeeld makkelijker is om bouwprojecten te starten. Thuiswerken Gemeenten moeten op dit moment alles op alles zetten om hun dienstverlening op orde te houden richting burgers. Dit vereist flexibiliteit van zowel de werkgever als van medewerkers. In de meeste gevallen beschikken medewerkers over middelen om thuis hun werk goed te kunnen doen. Door het thuiswerken hebben nieuwe technologieën zoals Teams een vlucht genomen. Hierbij ontbreekt de governance op informatie nog regelmatig. Inmiddels heeft het hybride werken haar intrede gedaan, dit zorgt voor nieuwe uitdagingen in het samenwerken, gegevensbeheer en informatieveiligheid.

Maatschappelijke, wettelijke en bestuurlijke uitdagingen Archiefwet 2021 De oude Archiefwet wordt gemoderniseerd zodat deze volledig is toegespitst op het digitale tijdperk. Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties hebben daardoor voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archief. Hierdoor blijft het archief actueel, blijft cultureel erfgoed beter bewaard, zijn overheden transparanter en krijgen bijvoorbeeld onderzoekers en journalisten eerder toegang tot voor hen belangrijke gegevens. De Archiefwet heeft onder andere grote impact op de inrichting van het zaaksysteem. Common Ground Gemeenten hebben een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. Want het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in de weg. Vanuit die behoefte is Common Ground ontstaan. In de kern gaat het bij Common Ground hierom: een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan.

Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Dat stelt ze in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven.

Afkortingen toegelicht CISO Chief Information Security Officer. Verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging.

PO Privacy Officer. Verantwoordelijk voor het ontwikkelen en bewaken van het privacybeleid. DPIA Data Protection Impact Assessment. Dat is een instrument om vooraf de privacy risico's van een gegevensverwerking in kaart te brengen. En om daarna maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen. FG Functionaris voor de gegevensbescherming. De interne toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens. Soms wordt hier de Engelse naam gebruikt: Data Protection Officer (DPO).

23

Projectmatig werken – rol van de opdrachtgever De belangrijkste taken van de opdrachtgever zijn:

1. Bepalen van de koers en kaders van het project: Het opstellen van de projectopdracht en benoemen van een projectleider; Het vertalen van de opdracht naar een concreet project; Het vaststellen van het projectplan; Het vaststellen van (scope)wijzigingen tijdens het project 2. Eindverantwoordelijk voor het project: Het toetsen en vaststellen van faseresultaten en rapportages; Het toetsen van het eindresultaat; Decharge verlenen aan de projectleider 3. Samenwerking met en tussen de betrokken functies bewerkstelligen: Het verzorgen van draagvlak in de organisatie(s); Het steunen van het project door te helpen problemen op te lossen

4. Middelen toezeggen: Het ondersteunen bij het voorzien van het project van adequate bemensing en middelen 5. Effectieve besluitvorming verzekeren: Resultaat van het project accepteren en borgen binnen de organisatie. Indien noodzakelijk het project beëindigen.

6 Effectieve communicatie verzekeren: Communicatie met belanghebbenden in de organisatie, die het mandaat voor het opdrachtgeverschap voor de opdracht hebben gegeven. Verantwoording afleggen over de voortgang gedurende het project aan de mandaterende organisatie. Binnen de projecten kan er sprake zijn voor twee opdrachtgevers: ambtelijk en bestuurlijk. Voorafgaand aan het project worden deze benoemd. De opdrachtgever krijgt zijn mandaat van het college, de directie en/of het management.

24

Projectmatig werken – rol van de opdrachtnemer De opdrachtnemer is degene die door de opdrachtgever wordt benoemd om het project uit te voeren. Belangrijk bij de start van het project is het afstemmen van de volgende punten: Definitie van het project; Waarom wordt dit project uitgevoerd; De randvoorwaarden van het project: deadline, budget, beschikbare capaciteit etc. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor: 1. Projectplan 2. Planning 3. Uitvoering plan

4. Bewaken van de kaders en randvoorwaarden 5. Het op de hoogte houden van de opdrachtgever door regelmatig over de voortgang van het project ten opzichte van het goedgekeurde plan te rapporteren. Indien nodig stuurt de opdrachtnemer het project bij, binnen zijn bevoegdheden. Let op: 1. Zodra een probleem te groot dreigt te worden m.b.t. die bevoegdheden, verwijst de projectleider door naar de stuurgroep voor beslissing.

2. Uitbreiding van de scope - dit kunnen geheel nieuwe vragen zijn of uitbreiding/wijziging van de scope van een lopend project – moet aangeboden worden aan de stuurgroep. De opdrachtnemer heeft geen mandaat om hier beslissingen over te nemen.

25

Analyse punten onderzoek 2021

Analyse punten onderzoek 2021