10. Voorstel vaststellen plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021

Zaaknummer:

Raadsvoorstel

**

Nummer raadsvoorstel Raadsvergadering Portefeuillehouder

10 1 april 2021 Wethouder Witkam

Onderwerp

Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021

Geachte raad,

RAADSVOORSTEL

Hiermee leggen wij aan u een voorstel over bovengenoemd onderwerp ter besluitvorming voor. VOORSTEL Wij stellen u voor om: 1. in te stemmen met het plan van aanpak rechtmatigheid 2021 en te bepalen dat: 2. als ambitieniveau voor de rechtmatigheidsverantwoording 2021 gekozen wordt voor variant 1 genoemd in het plan van aanpak, te weten: verantwoording gericht op de financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen; 3. een verantwoordingsgrens te hanteren voor fouten en onduidelijkheden van 1% van het lastentotaal, inclusief toevoegingen aan de reserves; 4. fouten en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening; 5. een rapporteringstolerantie te hanteren van € 50.000, voor het rapporteren van fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering en hiervoor aan te sluiten bij de minimum vereisten die ook door de commissie BADO zijn gegeven en in het PVA staan vermeld op blz. 13. AANLEIDING EN DOEL Vanaf het boekjaar 2021 dient het college van B&W verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid. De accountant zal in dit geval geen oordeel meer geven over de rechtmatigheid in zijn controle verklaring. De rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt dan onderdeel van de getrouwheidsverklaring van de accountant.

Het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021, dat als bijlage 1 bij dit voorstel is gevoegd, is opgezet met als doel inzicht te bieden waar de gemeente nu staat en waar wij naar toe willen ontwikkelen. Om dit te realiseren, wordt het jaar 2021 als ontwikkeljaar beschouwd. Zaken die in dit plan van aanpak aan de orde komen zijn de keuzes voor de variant van de rechtmatigheidsverantwoording, de verantwoordings- en Pagina 1 van 4

rapporteringstolerantie en het huidige en gewenste niveau met betrekking tot de borging van de rechtmatigheid in de organisatie. Ten aanzien van het laatste is aangegeven wat het meest voor de hand ligt gebaseerd op het huidig functioneren van control. In dit plan van aanpak wordt uitgegaan van een geleidelijke doorontwikkeling. Dit sluit aan op wat de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) voorstelt te weten een groeiproces. Het plan van aanpak is mede tot stand gekomen aan de hand van de notities van de commissie BADO, Vereniging Nederlandse Gemeenten(VNG) en de commissie BBV. Deze notities zijn als bijlagen 2 t/m 4 bij dit voorstel gevoegd.

RAADSVOORSTEL

ARGUMENTEN Met de rechtmatigheidsverantwoording 2021 wordt verantwoording afgelegd over de naleving van financiële wet- en regelgeving. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen is in de begroting. In de BADO notitie Rechtmatigheidsverantwoording (bijlage 2), zijn de achtergronden, doelstelling en inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording beschreven. Ook wordt ingegaan op de rollen en verantwoordelijkheden en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording en de herziene/ gewijzigde rol van de accountant. In het plan van aanpak wordt beschreven hoe onze organisatie zich voorbereidt op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek tussen de raad en het college over de financiële rechtmatigheid te ondersteunen. Dit met het doel de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken. Hierbij is het van belang dat de raad: 1. een uitspraak doet over het ambitieniveau (van minimaal financiële rechtmatigheid naar maximaal een brede In Control Statement (ICS); 2. de verantwoordingsgrens bepaalt van de totale lasten (tussen de 0% en 3%) en de verantwoording hiervan in de rechtmatigheidsverklaring; 3. een rapporteringstolerantie vaststelt voor het rapporteren van fouten en onduidelijkheden en de wijze waarop deze worden opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf Het besluit wat nu wordt voorgelegd is afgestemd met onze accountant Baker Tilly. De auditcommissie heeft op 15 maart jl. een positief advies gegeven over bovengenoemde zaken die hebben geleid tot het nu voorliggende besluit. (JURIDISCHE) CONSEQUENTIES N.v.t.

Pagina 2 van 4

FINANCIËN N.v.t. UITVOERING / PLANNING / EVALUATIE Na besluitvorming door uw raad wordt er een controleplan voor het jaar 2021 opgesteld, wat aansluit op het plan van aanpak rechtmatigheid. COMMUNICATIE De organisatie zal in kennis worden gesteld van de veranderingen als gevolg van de nieuwe wetgeving.

RAADSVOORSTEL

BESLUIT 1. in te stemmen met het plan van aanpak rechtmatigheid 2021 en te bepalen dat: 2. als ambitieniveau voor de rechtmatigheidsverantwoording 2021 gekozen wordt voor variant 1 genoemd in het plan van aanpak, te weten: verantwoording gericht op de financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen; 3. een verantwoordingsgrens te hanteren voor fouten en onduidelijkheden van 1% van het lastentotaal, inclusief toevoegingen aan de reserves; 4. fouten en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening; 5. een rapporteringstolerantie te hanteren van € 50.000, voor het rapporteren van fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering en hiervoor aan te sluiten bij de minimum vereisten die ook door de commissie BADO zijn gegeven en in het PVA staan vermeld op blz. 13. TER INZAGE LIGGENDE STUKKEN Er liggen geen stukken ter inzage. BIJLAGE(N) Bij dit advies hoort/horen de volgende bijlage(n): Documentnr. Join Naam van de bijlage D21.547106 plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021 D21.55354 Notitie rechtmatigheidsverantwoording (commissie BADO) D21.55357 Notitie rechtmatigheidsverantwoording- adviezen en best practices (VNG) D21.55353

Notitie rechtmatigheidsverantwoording (commissie BBV)

Pagina 3 van 4

RAADSVOORSTEL

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Borsele, G.M. Dijksterhuis,

burgemeester.

J.M. Jansen,

secretaris.

Pagina 4 van 4