Mei 2024 - 01 Raadsvoorstel Vernieuwing bibliotheek Zuid-Kennemerland 2024000145.pdf

*

Bloemendaal Aan de Gemeenteraad. Raadsvergadering d.d. Commissie Portefeuillehouder Taakveld Registratienummer Productiedatum

30 mei 2024 Samenleving A. Gamri 5.6 Media 1231966 20 februari 2024

Onderwerp Dit voorstel gaat over de vernieuwing van de Bibliotheek Zuid-Kennemerland te Bloemendaal. Voorgesteld besluit: De raad van de gemeente Bloemendaal; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 februari 2024

besluit:

1.

2. 3.

A. Een eenmalig extra bedrag van E 68.510 ten behoeve van het uitbreiden van de boekencollectie en de dienstverlening ten laste van de flexibele algemene reserve via verwerking in het begrotingsresultaat 2024 beschikbaar te stellen en de begroting 2024 te wijzigen; B. Een tweede eenmalig extra bedrag van E 317.574 ten behoeve van de verbouwing ten laste van de flexibele algemene reserve via verwerking in het begrotingsresultaat 2024, onder voorbehoud van de toekenning van de Rijksbijdrage SPUK van E220.000, beschikbaar te stellen en de begroting 2024 te wijzigen. Het huidig structureel exploitatietekort ad E 35.700 aan te vullen en het benodigd bedrag ten laste van de flexibele algemene reserve via verwerking in het begrotingsresultaat 2024 beschikbaar te stellen en de begroting 2024 te wijzigen; Het totale extra structurele bedrag vanaf 2025 van E 81.776 in combinatie met de rijksbijdrage van E 72.000 in de meerjarenraming 2025-2027 van de begroting 2024 op te nemen.

De raad voornoemd, d.d.

de griffier,

3 0 MEI 2024 de voorzitter,

2 Voorgesteld besluit 1. Voor 2024 een eenmalig extra bedrag van 6 386.084 ten behoeve van de uitvoering van het vernieuwde plan van bibliotheek (d.d. 6 december 2023) ten laste van de flexibele algemene reserve via verwerking in het begrotingsresultaat 2024 beschikbaar te stellen en de begroting 2024 te wijzigen; 2. Het huidig structureel exploitatietekort ad E 35.700 aan te vullen en het benodigd bedrag ten laste van de flexibele algemene reserve via verwerking in het begrotingsresultaat 2024 beschikbaar te stellen en de begroting 2024 te wijzigen; 3. Het totale extra structurele bedrag vanaf 2025 van C 81.776 in combinatie met de rijksbijdrage van E 72.000 in de meerjarenraming 2025-2027 van de begroting 2024 op te nemen. -

-

Aanleiding en beoogd effect Aanleiding De bibliotheek Zuid-Kennemerland gevestigd op de Korte Kleverlaan 9 te Bloemendaal heeft extra middelen aangevraagd bij de gemeente Bloemendaal voor de realisatie van de vernieuwing van het pand. De bibliotheek Zuid-Kennemerland beschikt over drie vestigingen in de gemeente Bloemendaal zijnde Bloemendaal, Vogelenzang en Bennebroek. Bij de kadernota voor de begroting 2021 is besloten de gemeentelijke bijdrage aan de bibliotheek geleidelijk te verminderen en de bibliotheekfunctie tot een minimum te beperken. Tegelijkertijd verkeren zowel de bibliotheek als het bijbehorende gebouw momenteel in een staat van veroudering en behoeven vernieuwing om mee te gaan in de hedendaagse ontwikkelingen. De alarmerende berichtgeving omtrent de leesachterstanden bij kinderen is ook aanleiding om de Bibliotheek ZuidKennemerland te vernieuwen. Daarbij treedt naar verwachting in 2025 de Wet stelsel openbare bibliotheek (Wsob) in werking. Met deze aanpassing wordt de huidige bevorderingstaak van gemeenten en provincies in 2025 omgezet in een zorgplicht. Om dit te realiseren krijgen gemeenten extra middelen ter beschikking van het Rijk. De maatschappelijke rol van de bibliotheek en de toegankelijkheid en bereikbaarheid van de bibliotheek zijn hierin belangrijke voorwaarden.

Sinds de bezuinigingen zijn er gesprekken gaande tussen Bibliotheek Zuid-Kennemerland, Welzijn Bloemendaal en het Wmo-loket om de samenwerking te intensiveren. Doelstelling van deze samenwerking is om maatschappelijke meerwaarde te creëren Daarnaast kunnen door gezamenlijke huisvesting in de Bibliotheek Bloemendaal kosten worden bespaard. De gezamenlijke huisvesting met Welzijn Bloemendaal en het WMO-loket in één pand heeft (positieve) gevolgen voor de huidige huurkosten van Welzijn Bloemendaal. De gezamenlijke te huren oppervlakte, inclusief het gebruik van gemeenschappelijke ruimten en voorzieningen, bedraagt 142m2 voor Welzijn Bloemendaal en 11 m2 voor het WMO-loket, wat een afname betekent ten opzichte van de huidige situatie. De samenwerkende partijen hebben nog geen definitieve afspraken gemaakt over de toekomstige huurprijs. De verwachting is dat de zowel Welzijn Bloemendaal als het Wmo-loket lagere huisvestingslasten heeft in de nieuwe situatie. De uitwerking van deze gewenste vernieuwing is geconcretiseerd en vastgelegd in een vernieuwingsplan. Een gevolg van de bezuinigingen is onder andere het inkrimpen van de boekencollectie.

In de eerste plannen werd uitgegaan van een beperking van de fysieke boekencollectie tot 307d ten opzichte van de initiële collectie uit 2019, een vermindering van 707o, Het college van B&W en de gemeenteraad hebben aangegeven dat zij een dergelijke verlaging van de boekencollectie niet wenselijk vinden, onder andere in het licht van eerder genoemde leesachterstanden, en hebben gevraagd om aanpassingen in het plan. In het nu aangeboden aangepaste vernieuwingsplan wordt uitgegaan van een vermindering van 307o van de boekencollectie, daarmee blijft deze op minimaal 707o van de collectie t.o.v. de collectie van 2019. Een grotere fysieke boekencollectie is niet mogelijk, gelet op de beschikbare ruimte, wanneer de samenwerking met Welzijn Bloemendaal en het Wmo-loket in stand blijft. Daarnaast worden de boekencollectie en de dienstverlening, met 4 uur per week, uitgebreid op alle drie de locaties. De afgelopen járen zijn er geen financiële verzoeken ingediend door de bibliotheek bij de gemeente. De in 2020 geraamde budgettering voor de verbouwing is door de inflatie niet meer haalbaar. De bibliotheek heeft een bijgesteld plan aangeleverd met hierin een raming van de financiële middelen

-3die nodig zijn voor het realiseren van een toekomstbestendige bibliotheek op lange termijn voor drie locaties. Met de aanvulling van het exploitatietekort en de extra aangevraagde structurele middelen is de financiële situatie van de bibliotheek voor de komende járen gegarandeerd. Beoogd effect Met dit besluit wordt de toekomst van de bibliotheek voor een lange termijn geborgd en wordt het volgende gerealiseerd: 1. Een toekomstbestendig en toegankelijk bibliotheekgebouw aan de Korte Kleverlaan; 2. Versterking van de maatschappelijke functie van de bibliotheek en borging van de samenwerking tussen de bibliotheek, Welzijn Bloemendaal en het Wmo-loket, door hen een plek te geven in het huidige gebouw; 3. Vergroten van de bereikbaarheid en het aanbod van de bibliotheek door de collectie op de locatie Vogelenzang uit te breiden en het aanbod op de locatie Bennebroek en Bloemendaal meer aan te laten sluiten op de gebruikers. De fysieke boekencollectie meer aan laten sluiten bij de gebruikerswensen kan bijdragen aan het voorkomen van leesachterstanden bij kinderen; 4. Eén locatie voor de inwoners van de gemeente Bloemendaal waar maatschappelijke instellingen gecentraliseerd zijn; 5. Daarnaast voldoet de gemeente hiermee aan de zorgplicht vanuit de nieuwe Wet stelsel openbare bibliotheek (Wsob) die vermoedelijk in werking treedt in 2025.

Politieke keuzeruimte Naar verwachting treedt in 2025 de nieuwe Wet stelsel openbare bibliotheek (Wsob) in. De gemeente zal dan vanaf 2025 extra middelen ontvangen van het Rijk om uitvoering te geven aan de nieuwe Wsob. In de Wsob staat onder andere dat iedereen een volwaardig bibliotheek in de buurt moet hebben en dat een volwaardige bibliotheek maatschappelijke functies moet bieden. Met het beschikbaar stellen van het voorgestelde budget anticipeert de gemeente op deze aanstaande zorgplicht. De rijksbijdrage aan de gemeente zal, naar verwachting, rond de C 3,00 per inwoner per jaarzijn (ca. C 72.000). De gemeente kan besluiten de inwerkingtreding van deze wet af te wachten. Gelet op de nodige vernieuwing van het bibliotheekwerk en de locatie Bloemendaal en de kansen die er liggen bij verdere samenwerking op het maatschappelijk vlak, is dit niet aan te bevelen. Gedachtegang Argumenten Maatschappelijke voordelen samenwerking en toegankelijkheid De gemeente vindt het van essentieel belang dat de maatschappelijke rol van de bibliotheek wordt versterkt door het inhuizen van Welzijn Bloemendaal en het Wmo-loket. De samenwerking wordt efficiënter en effectiever indien de medewerkers van Welzijn Bloemendaal en het Wmo loket ook in de bibliotheek een werkplek krijgen.

Daarnaast is een belangrijk voordeel van de samenwerking dat het bereik van het publiek (zowel in aantallen als verschillende doelgroepen) groter wordt Uit gesprekken met belanghebbenden blijkt er in Bloemendaal behoefte aan een laagdrempelige, goed ingerichte ontmoetingsplek voor iedereen. In de bibliotheek worden flexibele ruimtes gecreëerd: een activiteitenruimte voor diverse activiteiten zoals de Taalsoos, de Peuterbieb en een podium voor lezingen en optredens van bijvoorbeeld lokale schrijvers. Met de nieuwe inrichting sluit de bibliotheek nog beter aan op de behoeften van jongeren die in de bibliotheek willen studeren, ouderen met lessen rondom digitale vaardigheden en gezinnen. Het uitgangspunt is hierbij dat zaken makkelijk aangepast kunnen worden aan de functie waar bezoekers op dat moment behoefte aan hebben. Denk hierbij aan bijvoorbeeld tafels die makkelijk aan de kant geschoven kunnen worden om een open podium te realiseren. Groter aanbod aan collectie met een minimale collectie van 70oZo Het behoud van een brede en diverse boekencollectie vindt de gemeenteraad belangrijk Naar aanleiding van de beoogde inkrimping van de huidige collectie in de eerdere plannen is er een motie de raad aangenomen. In de motie is opgenomen dat de boekencollectie tot 80oZo behouden moet worden.

Dit is niet mogelijk in combinatie met de gewenste inhuizing en samenwerking met Welzijn Bloemendaal en het Wmo-loket. Een uitbreiding tot maximaal 7007o kan daarentegen wel

-4gecombineerd worden met de genoemde samenwerking. Dit betekent dat er een minimale fysieke boekencollectie van 700Zo wordt aangeboden, uitgaande van het aantal banden in 2019. Bouwkundige aanpassingen De toegankelijkheid van de entree en de toiletten worden tevens aangepast, als gevolg van verscherpte toegankelijkheideisen. Hierdoor is de bibliotheek nog beter toegankelijk voor minder valide bezoekers Toegankelijk Bloemendaal is in gesprek met de bibliotheek over de verbouwingsplannen. Voor de werknemers en vrijwilligers van zowel de bibliotheek, Welzijn Bloemendaal als het Wmo-loket wordt er ruimte gemaakt voor kantoren. In het nieuwe ontwerp wordt uitgegaan van een loket ruimte waar Wmo-consulenten dagelijks gebruik van mogen maken van 09.00 uur tot 14.00 uur en twee werkplekken in geschikte werkruimtes die in lijn zijn met het personeelsbeleid. Daarnaast zijn er kantoorruimtes met genoeg ruimte voor Welzijn Bloemendaal en de Bibliotheek. Er wordt als aanvulling op de werk- en ontmoetingsplekken een koffiebar geplaatst. Voor jonge kinderen is een apart gedeelte met zithoekjes om bijvoorbeeld voorgelezen te worden. Ook wordt een goede ventilatie en sfeervolle/aanpasbare verlichting geplaatst en wordt er ruimte gemaakt voor kantoren voor werknemers en vrijwilligers van de Bibliotheek, Welzijn Bloemendaal en het WMO-loket.

Door alle bovengenoemde aanpassingen aan de collectie, het gebouw en de samenwerking met Welzijn Bloemendaal en het Wmo loket wordt de Bibliotheek een aantrekkelijke en veelzijdige (ontmoetings)plek. Naar verwachting zal het aantal bezoekers toenemen. De bibliotheek is gevestigd op Korte Kleverlaan 9, de Stichting Bibliotheek Zuid-Kennemerland erfpachter en de gemeente is bloot eigenaar van het perceel (kadastraal Bloemendaal A10910 A17). De erfpacht is gesloten voor 40 jaar en eindigt op 9 november 2030. Kanttekeningen De kanttekening is dat de gemeente extra middelen beschikbaar moet stellen voor het realiseren van de verbouwing in combinatie met bovengenoemde wensen ten aanzien van het behoud van de fysieke boekencollectie tot 700A en het versterken van de maatschappelijke functie van de bibliotheek. Alternatieven Toekenning middelen voor bibliotheek exclusief samenwerking Welzijn Bloemendaal en Wmo Indien er gekozen wordt om een minimaal budget beschikbaar te stellen zal de samenwerking met Welzijn Bloemendaal en het Wmo-loket vervallen. Dit is niet wenselijk omdat de vernieuwing in het teken staat van de samenwerkingen en het bieden van de maatschappelijke functies aan de inwoners van onze gemeente. De maatschappelijke rol kan niet volledig ingevuld worden.

De bibliotheek heeft onderzocht of de verbouwingskosten velen malen lager zouden uitvallen als de samenwerking niet doorgaat. Hieruit is gebleken dat de samenwerking hooguit C70.000 bespaart. Relatief gezien is dit bedrag laag ten aanzien van de totale bouwkosten. Alternatieven locaties Er is onderzocht of er eventuele alternatieven voorhanden zijn, waardoor de boekencollectie op het niveau van 2019 gehouden kan worden en er meer ruimte is voorde andere maatschappelijke partners. Dit zou een andere locatie Ínhouden. Deze is niet voorhanden. Bovendien lopen de kosten dan verder op. Alternatieve locaties zijn besproken en onderzocht met zowel Welzijn Bloemendaal als de Bibliotheek. Uit de gesprekken en het onderzoek blijkt dat dit de beste oplossing is voor alle partijen. Overwegingen van het college Burgemeester en wethouders vinden het bijgesteld plan Tot bloei komen’ (d.d. 6 december 2023) een goed en volledig beeld geven over de verbouwingsplannen en invulling van de vernieuwde bibliotheek. Het toekomstbestendig en toegankelijk maken van het gebouw is noodzakelijk. Daarnaast ziet het college de meerwaarde van de samenwerking en de toevoeging van de maatschappelijke functies die aangeduid worden in de Wet stelsel openbare bibliotheek. Middelen

-5De gemeente heeft reeds « 168.000 betaalbaar gesteld voor de verbouwing van de bibliotheek. Daarnaast is in de begroting rekening gehouden met een bedrag van « 191.761 zijnde ontvangen rijksmiddelen voor ondersteuning van de lokale en regionaal culturele infrastructuur om de gevolgen van de getroffen noodmaatregelen als gevolg van de coronacrisis te verlichten. Dit bedrag voor in totaal « 359.761 is op dit moment niet toereikend om het vernieuwde plan uit te voeren. Voor de reguliere exploitatie ontvangt de bibliotheek een jaarlijks subsidiebedrag van « 531.640. Ook dit bedrag is niet voldoende om de toekomstbestendigheid van de bibliotheekfunctie in de gemeente te waarborgen. De bibliotheek verzoekt de gemeente om extra middelen voor zowel de verbouwing als de exploitatie beschikbaar te stellen. De extra aangevraagde middelen voor het begrotingsjaar 2024 bedragen in totaal « 421.784 en deze zijn uitgesplitst in een structureel bedrag ^« 35.700) en een incidenteel bedrag (-i. 386 084). Vanaf het begrotingsjaar 2025 verzoekt de bibliotheek om een extra aanvullend structureel budget van « 117.476 Dit voor de dienstverlening en het onderhouden van de uitgebreide collectie op alle 3 locaties. De Wet stelsel openbare bibliotheek gaat naar verwachting in vanaf 2025. De verwachting is dat er een rijksbijdrage uitgekeerd zal worden aan de gemeente ad « 3,00 per inwoner per jaar.

Dit betekent voor Bloemendaal een rijksbijdrage van ca. « 72.000. Indien dit bedrag definitief wordt toegekend wordt deze in de begroting opgenomen ter compensatie c q dekking voor de meerkosten ad «81.776. Financiële middelen De extra kosten 2024 ad « 421.784 worden additioneel aangevraagd en gewijzigd in de begroting 2024 (inclusief structureel exploitatietekort ad « 35.700). De raad wordt voorgesteld een bedrag van in totaal « 421.784 ten behoeve van de bibliotheekfunctie ten laste van de flexibele algemene reserve via verwerking in het begrotingsresultaat 2024 beschikbaar te stellen en de begroting 2024 te wijzingen. De flexibele algemene reserve is daarvoor toereikend. Dit is onderdeel van besluitvorming. Na vaststelling van dit raadsbesluit zal het college van B&Ween subsidieverleningsbesluit nemen. Ten behoeve van een duurzaam verblijf van de bibliotheek op de Korte Kleverlaan, zal het college verplichtingen opnemen in de beschikking van de eenmalige subsidieverlening. Hierdoor wordt verzekerd dat de investering vanuit de gemeente bijdraagt aan een langdurige huisvesting van de bibliotheek op deze locatie.

Daarnaast zal de subsidievaststelling afhankelijk worden gesteld van de volledige financiering van de verbouwing De extra structurele kosten vanaf 2025 ad « 81.776 (inclusief het structureel exploitatietekort 2024 van « 35.700) zullen worden opgenomen in de jaarschijf 2025 van de meerjarenraming 2025-2027. Afhankelijk van de toekenning van de Rijksbijdrage Wet stelsel openbare bibliotheek in 2025 zal er een bedrag van « 3,00 per inwoner ^ca « 72.000) per jaar uitgekeerd worden aan de gemeente Zodra de Rijksbijdrage definitief bekend is wordt deze evenals de structurele meerkosten ad « 81.776 in de jaarschijf 2025 van de meerjarenraming 2025-2027 opgenomen ter dekking van de structurele meerkosten. De raad wordt voorgesteld zowel de structurele meerkosten als de ontvangen rijksbijdrage in de jaarschijf 2025 van de meerjarenraming 2025-2027 op te nemen. Dit is onderdeel van besluitvorming. Op 5 december 2023 is er een aanvraag bij het ministerie van OCW ingediend door de Bibliotheek Zuid-Kennemerland voor « 220.000,-. Mocht dit worden toegekend, dan wordt dit bedrag in mindering gebracht op het bedrag van de aanvullende incidentele aanvraag bij de gemeente Bloemendaal.

Extra aangevraagde middelen 2024 «317.574 «40.430 «28.080

Omschrijving Inflatie verbouwingkosten (incidenteel) Uitbreiding collectie op 3 locaties (incidenteel) Uitbreiding dienstverlening op 3 locaties (incidenteel)

-----------------------------------------------------4

«386.084 «35.700 «421.784

Totaal extra aangevraagde middelen 2024 (incidenteel) Exploitatie tekort (structureel) Totaal extra aangevraagde middelen 2024 incidenteel * structureel

6-

-

6365.000

Reeds toegekend door gemeente

6786.784

Totale incidentele bijdrage gemeente

Extra aangevraagde middelen 2025 en verder 642.776 639.000 ................... ~ + 681.776

Omschrijving Onderhouden van uitgebreide collectie op 3 locaties (structureel) Dienstverlening op 3 locaties (structureel) Totaal extra aangevraagde middelen 2025 en verder

Personele middelen De dienstverlening wordt op drie locaties uitgebreid. Voor zowel Bloemendaal, Vogelenzang als Bennebroek geldt een uitbreiding van 4 uur per week In 2024 is het uurtarief gerekend op 6 60,00. In 2025 zal het uurtarief 6 62,50 bedragen. Deze kosten maken onderdeel uit van de hiervoor opgesomde incidentele en structurele bedragen voor 2024 en 2025. Organisatorische middelen N.v.t. Participatie Voordat de plannen voor de vernieuwing waren gemaakt heeft de bibliotheek bij inwoners en bezoekers nagevraagd wat hun wensen zijn voor een nieuwe bibliotheek. Hieruit kwam sterk naar voren dat de inwoners en bezoekers een bibliotheek wensen met meer functies dan alleen het uitlenen van boeken. Het vernieuwde plan wordt dan ook gedragen door de inwoners. Het college vraagt de Wmo-raad om advies uit te brengen over het voorstel. Het advies van de Wmo raad wordt vóór de commissie Samenleving op 3 april as. verstuurd naar het college en de gemeenteraad. Toegankelijk Bloemendaal is daarnaast ook gevraagd om een advies uit te brengen over het plan 'Tot bloei komen', deze zullen zij net als de Wmo-raad vóór de commissie Samenleving op 3 april toezenden. Beide adviezen worden uiterlijk op 26 maart as. verwacht. Communicatie In de brief TCS 126’ is de raad geïnformeerd over de huidige stand van zaken.

Op 21 november in brief ‘update bibliotheek Zuid-Kennemerlanď heeft u de vervolgstappen kunnen lezen. Naar aanleiding hiervan heeft de bibliotheek een bijgesteld plan opgesteld. De Bibliotheek Zuid-Kennemerland, Welzijn Bloemendaal en het Wmo-loket worden op de hoogte gesteld van het raadsbesluit. Verdere communicatie omtrent de verbouwing, de invulling van de samenwerkingen en de uitbreiding van boekencollectie en dienstverlening op drie locaties worden verzorgd door de bibliotheek. Samenwerking Samenwerking vindt plaats met bibliotheek Zuid-Kennemerland, Welzijn Bloemendaal en het WMO loket. Het doel van de bibliotheek is om haar maatschappelijke rol meer in te bedden, dit kan door de samenwerking met beide maatschappelijke organisaties. Daarbij heeft de bibliotheek op deze wijze een nauw aansluitende samenwerking met de gemeente Bloemendaal door de huisvesting van het WMO-loket. Vervolgproces/evaluatie Vervolgproces Ontvangst formeel advies Wmo-raad Ontvangst advies Toegankelijk Bloemendaal Behandeling voorstel in commissie samenleving: Behandeling voorstel in raadsvergadering: Behandeling vaststellen subsidieverlening door college B&W Verlenen subsidiebeschikking met prestatieafspraken: Start verbouwing: Oplevering vernieuwde bibliotheek met maatschappelijk functie:

26 maart 26 maart 3 april 18 april 30 april 1 mei Najaar 2024 Q1 2025

-7Intrede WMO loket/Welzijn Bloemendaal: Evaluatie: Evaluatierapportage naar Raad:

Q1 2025 December 2025 Q1 2026

Evaluatie De gemeente en de bibliotheek zullen gezamenlijk prestatieafspraken vastleggen Daarnaast wordt de bibliotheek jaarlijks gevraagd om de raad te informeren over de stand van zaken. Bijlagen Bijgesteld plan 'Tot bloei komen’ d.d. 6 december 2023 Overzicht financiële investering incidenteel en structureel exploitatiekosten Offertes Advies Wmo-raad Advies Toegankelijk Bloemendaal Achterliggende documenten Motie ‘Pas op de plaats Bibliotheek Zuid-Kennemerlanď Brief aan de raad ‘Update bibliotheek Zuid-Kennemerlanď [2023001081] Subsidieoverzicht omliggende gemeente Provincie Noord-Holland Burgemeester en wethouders van Bloemendaal,

, burgemeester.

gemeentesecretaris.