03 Protocol accountantscontrole 2025-2026 2025001624.pdf
Tekst van het document
Zaaknr. 1338211
PROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE VAN DE JAARREKENING 2025 - 2026 VAN DE GEMEENTE BLOEMENDAAL 1
Inleiding
Voor u ligt het protocol accountantscontrole jaarrekening 2025-2026. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad een controleprotocol vaststellen. Het controleprotocol heeft een geldigheidsduur van het verslagjaar 2025 tot en met het verslagjaar 2026. We stellen u voor om dit protocol accountantscontrole jaarrekening voor twee jaar vast te stellen, omdat uit het verleden is gebleken dat nadere aanwijzingen voor de uitvoering en rapportering van de accountantscontrole ieder jaar nagenoeg hetzelfde zijn. Mocht er aanleiding zijn voor een wijziging van het protocol accountantscontrole jaarrekening dan wordt de wijziging aan u voorgelegd. Het normenkader, het kader van de controle, wijzigt wel ieder jaar. Het normenkader zal jaarlijks aan het eind van het jaar door de raad worden vastgesteld. Op deze wijze wordt de raad in de gelegenheid gesteld om het normenkader aan te vullen. Vanaf 1 januari 2025 zijn belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Voorheen hanteerde de accountant aparte toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%). Die worden nu samengevoegd tot één goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (excl. toevoegingen aan reserves).
1.1
Doelstelling
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 20252026 van de gemeente Bloemendaal. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. 1.2
Wettelijk kader
Artikel 213 van de Gemeentewet(GW) schrijft voor, dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een Controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is. Het actualiseren van het normenkader is een taak van het college (conform de kadernota rechtmatigheid van commissie BBV). Na vaststelling door het college wordt het normenkader ter kennisname aan de raad gestuurd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het boekjaar 2025-2026.
2
Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd worden door de door de raad benoemde accountant. Met ingang van 2023 is het college van B&W verantwoordelijk voor een Rechtmatigheidsverantwoording. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:
• • • • •
Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium
Afgedekt door getrouw beeld van de controleverklaring
•
Leveringscriterium
• • •
Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Afgedekt door verantwoording college
De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording – als een onderdeel van de jaarrekening. In de Controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over:
•
de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;
•
de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;
•
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
•
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (BBV);
•
de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;
•
de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het BBV.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV (Besluit begroting en verantwoording), alsmede de uitgangspunten en aanwijzingen die volgen uit het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), de Nadere voorschriften controle en overige standaarden (COS) en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke interne regelgeving”, waaronder gemeentelijke verordeningen.
3
Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
3.1 Goedkeuringstoleranties gemeente Bloemendaal getrouwheid De goedkeuringstolerantie geeft aan tot welk bedrag de gezamenlijke som van fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle acceptabel is, zonder dat dit de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de gebruikers aantast. De goedkeuringstolerantie is daarmee bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) heeft per 1 januari 2025 de volgende wijzigingen vastgesteld. De belangrijkste aanpassingen zijn: 1. Gecombineerde goedkeuringstolerantie
2
Er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen fouten en onzekerheden. In plaats daarvan geldt een gecombineerde tolerantie van 2% van de totale lasten. De eerdere afzonderlijke grenzen van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden komen hiermee te vervallen. 2. Nieuwe grondslag voor tolerantie en materialiteit De grondslag voor de goedkeuringstolerantie wordt gewijzigd naar de totale lasten exclusief dotaties aan reserves. Dit houdt in dat zowel de goedkeuringstolerantie als de materialiteit vanaf het boekjaar 2025 wordt berekend op basis van deze aangepaste lasten. o De controlerend accountant hanteert vanaf 2025 een materialiteit van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. o Door deze wijziging kan de drempel voor het afgeven van een anders dan goedkeurende verklaring lager uitvallen. 3. Oordeel over rechtmatigheid van specifieke uitkeringen (Sisa) De accountant blijft verplicht om een oordeel te geven over de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen die zijn opgenomen in de Sisa-bijlage. Dit oordeel moet worden opgenomen in een afzonderlijke sectie van de controleverklaring, getiteld: "Verklaring betreffende overige door wet- en regelgeving gestelde eisen." 4.
Controletolerantie bij deelverantwoordingen Voor deelverantwoordingen waarvoor een aparte controleverklaring vereist is, geldt voortaan dezelfde controletolerantie van 2%. De nieuwe tabel met af te geven oordelen luidt als volgt: Minimumeisen strekking controleverklaring Soort controleverklaring Fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle (% lasten)
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding/ Afkeurend
≤2%
>2 %<4 %
≥4%
De gemeenteraad kan ook de goedkeuringstolerantie lager vaststellen. Het verlagen van de goedkeuringstolerantie zal als consequentie hebben dat de accountant sneller een niet goedkeurende verklaring zal afgegeven. De hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden en de kosten van de controle door de accountant zullen toenemen, en de vergelijkbaarheid met andere gemeenten wordt kleiner. Op basis van de primaire begroting 2025 van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten en onzekerheden in de jaarrekening van circa € 1.580.080 een goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. In de praktijk is de foutenmarge een stuk lager, aangezien dat de accountant ook rekening houdt met onontdekte fouten. Op basis van de jaarrekeningcijfers worden door de accountant de definitieve goedkeuringstoleranties in euro’s bepaald. 3.2 Verantwoordings- en rapporteringgrens rechtmatigheidsverantwoording De accountant geeft vanaf boekjaar 2023 alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de Controleverklaring van de accountant komt te vervallen. De rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording hebben geen invloed op de strekking van de Controleverklaring, tenzij ze ook de getrouwheid beïnvloeden.
Dit betekent dat de Controleverklaring getrouwheid goedkeurend kan zijn, zelfs als er aanzienlijke rechtmatigheidsfouten zijn gerapporteerd. De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording ligt volledig bij het college. De raad kan nog steeds een kritisch gesprek aangaan over de rechtmatigheidsfouten. Het verslag van bevindingen en de Controleverklaring van de accountant bevatten geen afzonderlijk oordeel meer over rechtmatigheid, maar focussen alleen op de getrouwheid. Het college is verantwoordelijk voor de inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording. Met betrekking tot rechtmatigheid wordt gesproken van verantwoording, niet van een controleoordeel, wat een wezenlijk verschil is. De gemeenteraad moet aangeven welke grens het college moet hanteren voor de verantwoording van rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens wordt gedefinieerd als het bedrag waarboven het college van B&W afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het percentage geldt zowel voor fouten als onduidelijkheden, en deze mogen niet bij elkaar opgeteld worden.
3
Wat betreft de rapporteringsgrens is het voorstel die op EUR 100.000 te zetten, dat sluit goed aan bij de grens die door de accountant wordt gebruikt voor de Controleverklaring getrouwheid. Het voorstel is dus dat de verantwoordingsgrens op 2% van de totale lasten (excl. reserves) komt en de rapporteringsgrens op € 100.000. Dat sluit goed aan bij het advies van de BADO. 3.3 Rapporteringstolerantie getrouwheid Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000 rapporteert t.a.v. getrouwheid. Rapporteringtolerantie Single information Single audit (SiSa) Vanaf 2006 is Single Information Single Audit (SiSa) van toepassing voor de gemeenten. Dit houdt in dat de gemeenten minder en maar op één moment verantwoordingsinformatie dienen te verstrekken aan het rijk en provincie over specifieke uitkeringen. De verantwoording wordt geïntegreerd in de reguliere jaarrekening van de gemeente. Daarmee worden ook de totale controlewerkzaamheden van deze informatie verminderd. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) actualiseert de regeling jaarlijks met betrekking tot het aantal regelingen dat onder SiSa valt. Het meest recente overzicht is te vinden op de website van het ministerie.
De accountant voert de controle uit aan de hand van de verwachtingen zoals beschreven in de "nota verwachtingen accountantscontrole". In het verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering de fouten en onzekerheden op die niet door de gemeente kunnen worden gecorrigeerd. De rapporteringtolerantie bijlage specifieke uitkeringen is conform artikel 5 lid 4 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Per specifieke uitkering wordt gerapporteerd met een rapportagetolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar. De financiële grens verschilt per specifieke uitkering. In onderstaande tabel zijn de rapporteringtolerantie specifieke uitkeringen (SiSa) opgenomen: Omvang specifieke uitkering
Rapporteringstolerantie
< € 125.000
€ 12.500
> € 125.000 en < € 1 miljoen
10% van de specifieke uitkering
> € 1 miljoen
€ 125.000
De rapporteringtolerantie voor specifieke uitkeringen heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.
4
Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan zes van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal aanvullend gecontroleerd moeten worden op de volgende 3 rechtmatigheidscriteria: 4.1 Het begrotingscriterium 4.2 Het voorwaardencriterium 4.3 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). 4.1 Het begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en in de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV wordt het begrotingscriterium als volgt omschreven: Definitie “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld.
Dit houdt in dat de
4
financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, en het begrotingsjaar van belang zijn.” Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium richt zich op de baten en lasten op programmaniveau en de investeringskredieten. Het bestaande beleid van de raad wordt afgeleid uit: • De programmabegroting met toelichting; • De begrotingswijzigingen met toelichting zoals blijkend uit de tussentijdse rapportages (voorjaarsnota en najaarsnota) en raadsbesluiten. Begrotingsafwijkingen worden in de jaarrekening/het jaarverslag toegelicht. De algemene lijn is dat begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders van de raad passen niet meegewogen worden in het accountantsoordeel.
4.2 Het voorwaardencriterium Dit rechtmatigheidscriterium ziet toe op de mate waarin lasten, baten en balansmutatie gebaseerd zijn op handelingen die voldoen aan in wet- en regelgeving gestelde voorwaarden (algemeen verbindende voorschriften van de Europese Unie, formele wetten, algemene maatregelen van bestuur, ministeriële regelingen, raadsbesluiten, verordeningen, richtlijnen, protocollen e.d. met een wettelijke grondslag en jurisprudentie). Zeven aspecten kunnen hierbij in ogenschouw worden genomen. Recht, hoogte en duur 1. De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; 2. De heffings- en / of declaratiegrondslag; 3. Normbedragen (hoogte en duur); Overige 4. De bevoegdheden; 5. Administratieve bepalingen; 6. Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; 7. Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling en declaratie. De eerste drie aspecten worden samen ook wel recht, hoogte en duur genoemd. Deze 3 aspecten zijn direct relevant voor de financiële rechtmatigheid en zijn verplicht. De overige 4 aspecten zijn facultatief en niet direct relevant voor de financiële rechtmatigheid binnen het voorwaardencriterium.
4.3 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O criterium) Eén van de rechtmatigheidcriteria is het beleid ten aanzien van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (het zogenaamde M&O-criterium). M&O-beleid maakt een organisatie weerbaar tegen misbruik en oneigenlijk gebruik. M&O-beleid komt terug in het opzetten van de eigen uitvoeringsorganisatie maar ook in het redigeren van de eigen regelgeving, zoals verordeningen en werkinstructies. Te denken is hierbij aan subsidies, kwijtschelding, uitkeringen, vergunningverlening, maar ook om de juistheid en volledigheid van de opbrengsten (bijvoorbeeld de verstrekte gegevens die hebben geleid tot het opleggen van de gemeentelijke belastingen). Ook in externe regelgeving wordt vaak al rekening gehouden met M&O-aspecten.
In de kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV wordt het misbruik en oneigenlijk gebruik als volgt omschreven: Definitie misbruik “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.” Definitie oneigenlijk gebruik “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.” Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet.
5
Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening van de gemeente geen terugvordering is verantwoord is er geen sprake van een getrouw beeld en is er sprake van een financiële rechtmatigheidsfout. Wanneer oneigenlijk gebruik van overheidsgelden is geconstateerd, is er geen sprake van een rechtmatigheidsfout Externe en interne werking M&O Het begrip M&O kan van toepassing zijn op de derden waar de gemeente Bloemendaal zaken mee doet. Er is dan sprake van externe werking. Het kan ook van toepassing zijn op de interne organisatie; de medewerkers en bestuurders van de gemeente Bloemendaal. In dit laatste geval heeft het begrip een interne werking. Externe werking Er is sprake van adequate externe werking van M&O beleid als de kans dat derden overheidsbijdragen verkrijgen of het niet dan wel een te laag bedrag van heffingen aan de overheid betalen zo klein mogelijk is. Toelichting: Indien de wet- en regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt (‘de mazen van de wet’) is het noodzakelijk dat de wet- en regelgeving wordt aangepast en/of duidelijker wordt toegelicht. De externe werking van M&O beleid vereist dat er zodanige beheersmaatregelen in de organisatie bestaan dat ongeoorloofd handelen zoveel mogelijk wordt voorkomen.
Interne werking Naast de reguliere control instrumenten die zijn ingebed in de werkprocessen die vooral voor de externe werking van belang zijn, heeft de interne werking van M&O beleid (voorkomen dat zaken binnen de organisatie fout lopen) nadrukkelijk te maken met houding en gedrag. Dus met integriteit van zowel bestuurders als ambtenaren. Toelichting: Ook binnen een organisatie dient er aandacht te zijn voor het risico dat er sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik. Niet integer handelen, kan leiden tot misbruik (lees fraude) en oneigenlijk gebruik. De interne werking van M&O en de te nemen maatregelen hebben dus veel raakvlakken met het integriteitsbeleid. Intern controleplan gemeente Bloemendaal Een jaarlijks inventarisatie en risicoanalyse van het M&O criterium maakt onderdeel uit van het intern controleplan van de gemeente Bloemendaal.
6
5
Reikwijdte accountantscontrole
De verantwoording van rechtmatigheid door het college maakt vanaf boekjaar 2023 deel uit van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid minimaal op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de Controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. Zie verder het normenkader alsmede de aanwijzingen in dit protocol. 6.
Hardheidsclausule
Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld, is het onmogelijk te garanderen dat dit normenkader hiermee limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader, niet voorziet dan wel (interpretatie) ruimte laat, het college gemandateerd is om beslissingen te nemen. 7. Communicatie en periodiek overleg Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole heeft periodiek overleg tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, het hoofd Financiën, Concerncontroller, medewerker Verbijzonderde Interne controle (VIC) en coördinator team financiën (afstemmingsoverleg) plaats. In bijlage 1 is het communicatietraject nader uitgewerkt. De vragen van raadleden aan de accountant worden via de auditcommissie gesteld.
7
8 Rapportering accountant en college Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort als volgt: 8.1 Interim controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders en een boardletter (hoofdlijnen van de managementletter) wordt aan de griffie en auditcommissie gestuurd, waarvan een afschrift aan de raad kan worden gezonden. 8.2 Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen (accountantsverslag) uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In dit verslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. 8.3 Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde afwijkingen worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.
De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. 8.4 Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De Controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De Controleverklaring is bedoeld voor de raad om de jaarrekening vast te stellen. De raad kan de jaarrekening overigens ook zonder Controleverklaring vaststellen al is dat natuurlijk niet wenselijk. 8.5 College: Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2023 rapporteert het college over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag alsmede de rechtsmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt de geconstateerde afwijkingen toegelicht. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De accountant zal rapporteren tijdens en na de controlewerkzaamheden.
Het opvolgen van bevindingen uit zowel interne als externe controles is belangrijk binnen de verbetercyclus.
8
Bijlagen: 1. Communicatie en periodiek overleg 2. Rapportagemomenten Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de Gemeente Bloemendaal, gehouden op 11 december 2025.
, voorzitter
, griffier
Bijlage 1:
Communicatie en periodiek overleg
Toelichting De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is een subcommissie van de commissie Bestuur en Middelen en heeft als taak het adviseren van de gemeenteraad. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. De Gemeentesecretaris en het hoofd Financiën zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners tijdens de jaarrekeningcontrole binnen de gemeentelijke organisatie.
9
Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaar controle. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Binnen de afdelingen zal in het kader van deze controle nader overleg van toepassing kunnen zijn met de directeur, afdelingshoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. In onderstaand overzicht een richtlijn van de belangrijkste bestuurlijke en management rollen binnen het proces van de controle. Gremium/functie
Toelichting
Vragen van raadsleden aan de accountant via auditcommissie
De vragen van raadsleden aan de accountant dienen door de auditcommissie beoordeeld worden om vast te stellen of dit vragen zijn die in aanmerking komen voor beantwoording door de accountant. De accountant kan zo vragen efficiënter en doelmatiger beantwoorden.
Gemeenteraad en commissie bestuur en middelen
De raad is opdrachtgever van de accountant en stelt het controleprotocol vaststelt. De raad kan met het controleprotocol nadere aanwijzingen geven voor de controle. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van de gemeenteraad.
Auditcommissie
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controle-opdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pre-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaar controle (op basis van het rapport van bevindingen) worden besproken in de auditcommissie. Op verzoek zal de accountant advies en uitleg geven aan de auditcommissie.
Gemeentesecretaris/hoofd Financiën/Concerncontroller
De Gemeentesecretaris en het hoofd Financiën zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. De Concerncontroller is voor de accountant het eerste aanspreekpunt de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de (concept-) managementletter) en de eindejaar controle (op basis van het concept rapport van bevindingen).
Afdelingen
Binnen de afdelingen zal, in het kader van deze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de hoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Portefeuillehouder Financiën
Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim-controle en eindejaar controle.
College van burgemeester en Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college. Het wethouders college is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van het controletraject, kan de managementletter behandelen en zal in ieder geval de jaarstukken voorleggen aan de raad.
10
Bijlage 2: Rapportage
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Managementletter
Na afronding van de interim-controle.
Mogelijke risico’s, verbeteren aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
Gemeentesecretaris en Concerncontroller
Boardletter
Na afronding van de bespreking van de managementletter met de gemeentesecretaris en concerncontroller.
Mogelijke risico’s, verbeteren aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
College (College van B&W) kan zelf een afschrift sturen aan Raad (Auditcommissie)
Verslag van bevindingen
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen.
Raad en in afschrift naar het college
Controleverklaring
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Accountant: Het oordeel of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met de voorschriften ten aanzien van de verslaglegging en voldoet aan de eisen.
Raad
Rechtmatigheidsve rantwoording
Onderdeel van de jaarrekening.
Het college legt verantwoording af over de rechtmatige besteding van geld(rechtmatigheid) van de gemeente.
Raad
11