03 Bijlage 2 Projectplan IHP 2026000766.pdf

Projectplan Integraal Huisvestingsplan 2026-2041 Bloemendaal

PROJECTPLAN IHP

Inhoudsopgave Achtergrond ...................................................................................................... 3 Aanleiding .................................................................................................................... 3 Rollen en verantwoordelijkheden in onderwijshuisvesting ................................................... 5 Het bouwheerschap van scholen................................................................................... 6

Projectplan IHP .................................................................................................. 7 Projectopdracht IHP ....................................................................................................... 7 Doelstellingen projectorganisatie IHP ............................................................................... 7 Beoogde resultaten ....................................................................................................... 8 Projectscope en uitsluitingen IHP..................................................................................... 9 Motie onderzoek haalbaarheid postcode-wijkgebonden toelatingsbeleid Bloemendaalse scholen ................................................................................................................... 10 Amendement nota Sport en Bewegen: Integrale blik op sportaccommodaties .................. 11 Belanghebbenden ........................................................................................................ 11 IHP projecten eerste vierjaarstermijn 2026- 2029 ........................................................... 11 Randvoorwaarden ....................................................................................................... 12 Afhankelijkheden......................................................................................................... 12

Projectorganisatie ............................................................................................ 14 Interne organisatie IHP: ............................................................................................... 14 Verbinding van de interne met de externe projectorganisaties binnen het IHP:.................... 15 Overlegcyclus intern en extern ...................................................................................... 15 Planning en fasering .................................................................................................... 16 Fasering interne projectorganisatie:............................................................................ 16 Fasering externe projectorganisatie: ........................................................................... 16 Benodigde ambtelijke en schoolbestuurlijke ureninzet en capaciteit ................................... 17 Meerjarig overzicht ureninzet ambtelijke organisatie: .................................................... 20 Rapportageafspraken intern en extern ........................................................................... 21 Formele besluitmomenten ............................................................................................ 22 Onderwijshuisvestingsprogramma aanvraag en beoordeling ...........................................

22 Kredietaanvraag raad: .............................................................................................. 22 Uitvoeringsafpraken per project: ................................................................................ 23 Goedkeuring ontwerp ............................................................................................... 23 Goedkeuring aanbestedingsresultaat........................................................................... 23 Projectverantwoording en evaluatie: ........................................................................... 23 Escalatie .................................................................................................................... 24 Communicatie............................................................................................................. 24

2

PROJECTPLAN IHP

Achtergrond Voor een groot gedeelte bestaat het scholenlandschap in Bloemendaal uit karakteristieke en deels monumentale schoolgebouwen. Hoewel deze gebouwen zeer waardevol zijn vloeit hier ook de urgentie voor een gedragen en volledig IHP uit voort. De combinatie van een sterk verouderd scholenlandschap, een relatief kleine basisgeneratie (het aantal kinderen in de basisschoolleeftijd dat in de kern woont), de geografische ligging van Bloemendaal en de behoefte aan het realiseren van meer samenhang in het scholenlandschap vraagt om gezamenlijke sturing op de investeringen in de onderwijshuisvesting. De schoolgebouwen in Bloemendaal hebben een gemiddeld bouwjaar van 1950 (landelijk: 1983), waarbij slechts 2 van de 18 schoolgebouwen relatief nieuw zijn. Veel van de gebouwen hebben daarnaast een monumentale of karakteristieke waarde wat het behoud van deze gebouwen waardevol maakt. Na het niet vaststellen van het vorige IHP door de gemeenteraad in 2018 zijn (de beperkte) investeringen in de onderwijshuisvesting veelal ad-hoc gedaan zonder een integrale visie op het geheel. Het huidige scholenlandschap omvat 15 basisscholen en 3 middelbare scholen, verdeeld over de vijf kernen. De leerlingprognoses tonen de komende jaren een lichte daling in het primair onderwijs (-2,9% tot 2035) en stabiele aantallen in het voortgezet onderwijs (hiervoor zijn regionale afspraken gemaakt).

De afgelopen jaren heeft het leerlingaantal in het PO een sterke(re) daling van ongeveer 12% laten zien. De aankomende wetswijziging 'Planmatige aanpak onderwijshuisvesting' maakt het hebben van een IHP vanaf 2027 daarnaast wettelijk verplicht voor gemeenten. De gemeente staat hiermee voor een dubbele wettelijke opgave: zorgplicht voor adequate en kwalitatief goede onderwijshuisvesting én voldoen aan de Klimaatwet (het realiseren van 55% CO₂-reductie in 2030 en energieneutraal in 2050). Voor de uitvoering en de bewaking van het IHP is het college door de raad gevraagd een projectorganisatie in te richten. Dit dient te gebeuren aan de hand van een raadsvoorstel waarin een projectorganisatie/projectregie is uitgewerkt om daarmee kwaliteit en financiële randvoorwaarden van de uitvoering van het IHP over lange tijd te borgen.

Aanleiding Op 11 december 2025 is het Integraal Huisvestingsplan voor onderwijshuisvesting door de gemeenteraad in Bloemendaal vastgesteld. Met de vaststelling van en het beschikbaar stellen van een adequaat budget voor het Integraal Huisvestingsplan (IHP) voor het primair en voortgezet onderwijs legt de gemeente Bloemendaal samen met de schoolbesturen het fundament waarmee de komende járen gebouwd kan worden aan toekomstbestendige, goede, gezonde en bovenal prettige onderwijshuisvesting. Goede onderwijshuisvesting is immers een van de randvoorwaarden voor kwalitatief goed onderwijs. Het integraal huisvestingsplan (IHP) onderwijs is een langetermijnvisie voor onderwijshuisvesting en is opgesteld in samenwerking met de schoolbesturen uit de gemeente Bloemendaal. Zij staan achter het vastgestelde IHP en hebben zich gecommitteerd aan de opzet en uitgangspunten. Het IHP geeft inzicht in de bestaande en benodigde schoolgebouwen, het meerjarig perspectief van deze gebouwen, de kwaliteitskaders die gelden voor renovatie en nieuwbouw en de benodigde financiën hiervoor. De financiële kaders van het IHP zijn 3

PROJECTPLAN IHP

verwerkt in de begroting en de meerjarenraming. Voor het IHP is voor voorbereidingskredieten €1.000.000 voor 2026 vastgesteld door gemeenteraad, de overige jaren zijn in beeld gebracht in het meerjareninvesteringsplan. Deze bedragen zullen jaarlijks met de BDB-index worden geïndexeerd. Het IHP vraagt om keuzes die invloed hebben op de totale begroting. Toch is deze investering noodzakelijk om toekomstbestendige, goed gefaciliteerde onderwijsvoorzieningen te waarborgen. Dit betekent dat er scherpe keuzes gemaakt zijn; middelen die worden ingezet voor het IHP, kunnen niet op andere onderdelen worden besteed. Het IHP heeft een looptijd van 16 jaar (2026-2041) en is opgedeeld in vier termijnen van vier jaar met een vierjaarlijkse herijking van het IHP. Het IHP biedt een overzicht van de uit te voeren projecten inclusief financiële ramingen. De raad heeft zich met het vaststellen van de begroting 2026 waarin de voornemens in het IHP zijn verwerkt en met het IHP zelf gecommitteerd aan de uitvoering van de eerste termijn en stelt hiervoor jaarlijks krediet beschikbaar. Daarnaast heeft de raad kennisgenomen van de planning en het benodigd budget voor de twaalf opvolgende járen van de tweede tot en met de vierde vierjaarstermijn. Dit is te zien als een strategisch kader voor de komende 16 jaar en dit wordt herijkt in een nieuw IHP begin 2029.

De visie & ambitie van het IHP is gebaseerd op acht kernuitgangspunten: • Kwalitatief hoogwaardige onderwijsomgeving (Frisse Scholen B + energieneutraal); • Thuisnabij onderwijs voor Bloemendaalse kinderen; • Doelmatige spreiding en een passend onderwijslandschap; • Beheersbare schoolomvang (200-250 leerlingen); • Renovatie tenzij de kwaliteit of indeling onvoldoende is op te waarderen; • Ruimte voor samenwerking met kindpartners; • Adequate en toekomstbestendige gymvoorzieningen in overeenstemming met KVLO-normen; • Realistische en uitvoerbare financiële planning.

4

PROJECTPLAN IHP

Rollen en verantwoordelijkheden in onderwijshuisvesting Vanuit de wetgeving (Wet op Primair Onderwijs (WPO), Wet op het Voortgezet Onderwijs 2020 (WVO) en de Wet op Expertisecentra (WEC)) hebben gemeenten een zorgplicht voor het beschikbaar stellen van voldoende en adequate onderwijshuisvesting. Gemeenten zijn hiermee ook verantwoordelijk in het periodiek investeren in nieuwbouw van schoolgebouwen wanneer de gebouwen niet langer van een ‘redelijk niveau’ zijn. Hiertoe behoort ook huisvesting voor bewegingsonderwijs. Een gemeente behoudt het economisch claimrecht, ook wel economisch eigendom genoemd, op de schoolgebouwen en de gronden. Maar vanaf het moment van ingebruikname komt het juridisch eigendom van schoolgebouwen te liggen bij het schoolbestuur. Het schoolbestuur is vanaf dat moment verantwoordelijk voor het onderhouden van het gebouw gedurende de levensduur en daarmee het zijn van een ‘goed huisvader’. Op het moment dat een school het gebouw verlaat valt het eigendom weer terug naar de gemeente. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk wanneer het eigendom van een schoolgebouw historisch anders georganiseerd is geweest, zoals gebouwen of gronden die volledig in eigendom zijn van een school(bestuur) of secundaire stichting. Gemeenten ontvangen niet geoormerkte financiële middelen voor investeringen in onderwijshuisvesting via de Algemene Middelen.

Schoolbesturen ontvangen financiële middelen vanuit de landelijke overheid voor de instandhouding en exploitatie van de schoolgebouwen. De hoogte van beide financieringsstromen staat onder druk en zijn in de praktijk structureel te laag om te voldoen aan de verantwoordelijkheid die erbij hoort. Schoolbesturen in het basisonderwijs, voor het voortgezet onderwijs geldt dit niet, kennen op dit moment nog een investeringsverbod. Dit betekent dat zij beperkt zijn in het doen van investeringen in gebouwen. Een uitzondering hierop is het doen van investeringen in exploitatie verlagende maatregelen, mits deze binnen een acceptabele termijn kunnen worden terugverdiend. De aanstaande wetswijziging voorziet in een versoepeling van dit investeringsverbod. Waarmee de mogelijkheden voor het basisonderwijs vergelijkbaar worden met het voorgezet onderwijs. Het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) stelt sinds 2024 de minimale landelijke eisen aan nieuwbouw en verbouw van schoolgebouwen op veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid en energiezuinigheid. In goed overleg is het op dit moment mogelijk dat schoolbesturen mee investeren in bepaalde aanvullende ambities die verder gaan dan deze minimumeisen. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid of onderwijskundige functionaliteit.

Echter zijn deze mogelijkheden binnen de huidige wetgeving beperkt en dienen deze, op projectniveau, in goed overleg en onderbouwd middels een businesscase tot stand te komen. Wanneer de wetswijziging Planmatige aanpak onderwijshuisvesting van kracht wordt is de verwachting dat dit investeringsverbod wordt opgeheven. De voorziening ‘renovatie’ heeft in de huidige wetgeving nog geen eenduidige plek. Op dit moment wordt renovatie veelal gezien als grootschalig onderhoud halverwege of aan het einde van de levensduur van een gebouw om de levensduur van een gebouw (kortstondig; +/- 20 jaar) te verlengen. Dit levert discussie op wiens verantwoordelijkheid de bekostiging hiervan is; gemeente (investering) of schoolbestuur ((groot) onderhoud).

5

PROJECTPLAN IHP

In het, momenteel in behandeling zijnde, wetsvoorstel ‘Planmatige aanpak onderwijshuisvesting’ wordt ‘Renovatie’ opgenomen als mogelijk volwaardig alternatief voor nieuwbouw. Mits ook nagenoeg dezelfde kwalitatieve prestaties gerealiseerd worden. Hiermee wordt ‘aan nieuwbouw gelijkwaardige renovatie’ een verantwoordelijkheid voor gemeenten. Dit is een belangrijke toevoeging aan de wetgeving, met name voor gemeenten met veel historisch waardevolle schoolgebouwen zoals de gemeente Bloemendaal. Het geeft gemeente en schoolbesturen de mogelijkheid om historische gebouwen te koesteren maar deze kwalitatief en energetisch wel naar de huidige standaarden te brengen en middels renovatie de levensduur te verlengen met minimaal 40 jaar. In de nota activabeleid van de gemeente Bloemendaal is hierop geanticipeerd en is de afschrijvingstermijn voor een levensduurverlengde verbouwing op 40 jaar gesteld Het bouwheerschap van scholen Het bouwheerschap in de onderwijshuisvesting verwijst naar de partij die formeel verantwoordelijk is voor het (laten) realiseren van een bouwproject voor een schoolgebouw. Het bouwheerschap bepaalt wie de opdrachtgever is, wie besluiten neemt, en wie verantwoordelijk is voor budget, planning en kwaliteit. In de onderwijswetgeving is dit bouwheerschap belegd bij het schoolbestuur en kan op verzoek van het schoolbestuur worden belegd bij de gemeente.

Het bouwheerschap omvat: • Het formele opdrachtgeverschap voor de bouw- of verbouwopgave. • De verantwoordelijkheid voor het regelen van de aanbesteding. • Het selecteren en aansturen van architecten, adviseurs en aannemers. • Het bewaken van budget, planning, functionaliteit en kwaliteit. • De zorg voor vergunningen en wettelijke procedures. • De risico’s die verbonden zijn aan de uitvoering van het project. Kortweg ligt de financiering en procesbewaking van nieuwbouw en renovatie bij de gemeente en ligt de uitvoering van deze werkzaamheden bij het schoolbestuur als bouwheer. In samenwerking met de schoolbesturen worden de kaders voor onderwijshuisvesting vastgelegd in een IHP, financiert de gemeente de projecten en ziet toe op de aansluiting op de kaders uit het IHP. Er zijn voor de procesbewaking aan gemeentezijde een aantal formele besluitmomenten zoals goedkeuring op het ontwerp, de aanbesteding en de vergunningstrajecten. In de projectorganisatie wordt geanticipeerd op de verschillende rollen en verantwoordelijkheden in dit proces.

6

PROJECTPLAN IHP

Projectplan IHP Projectopdracht IHP De opdracht is het in kaart brengen en inrichten van de benodigde projectorganisatie voor de uitvoering van het IHP. Voor zowel het interne gedeelte dat bij de gemeente Bloemendaal ligt als de verbinding met de projectorganisaties van de verschillende projecten in de eerste termijn van het IHP die zijn belegd bij de schoolbesturen. De projectorganisatie verbindt de interne projectorganisatie van de gemeente Bloemendaal met de externe projectorganisaties en heeft het doel de voortgang, planning, financiën en kwaliteit van de bouw- en verbouwprojecten voor scholen te faciliteren en te bewaken. Het is daarmee de verbindende schakel met de schoolbesturen die als bouwheer van de projecten fungeren.

Doelstellingen projectorganisatie IHP De projectorganisatie is bedoeld voor: -

-

-

-

de beschrijving van de rollen en verantwoordelijkheden van de intern en extern betrokken partijen. het reserveren van en leggen van een claim op ambtelijke capaciteit bij de verschillende betrokken gemeentelijke afdelingen stedenbouw, ruimtelijke ordening, verkeer, erfgoed, financiën, vergunningen, duurzaamheid, ecologie. Het reserveren van budget voor benodigde externe expertise op het gebied van bouwkunde, financiële en juridische vraagstukken, bouwkostendeskundigheid op incidentele basis en interne projectleiding van het IHP op structurele basis. En de uitvoering van de motie onderzoek postcodebeleid en het amendement voor de koppelkansen voor sport. een duidelijke overlegstructuur binnen de interne organisatie een duidelijke overlegstructuur en verbinding met de externe projectorganisaties die zijn belegd bij de schoolbesturen een duidelijke werkwijze voor de projecten voor uitvoeringsafspraken en afspraken over: o financiering en budget o afspraken en contracten o planning o verantwoording o tijdelijke huisvesting een duidelijke werkwijze voor rapportages en verantwoording de facilitering en bewaking van de afzonderlijke projecten binnen het IHP het beheer en de bewaking van het IHP als samenhangend geheel

De inrichting van de projectorganisatie draagt bij aan het behalen van het doel van het IHP; het realiseren van kwalitatief goede schoolgebouwen voor de kinderen en leerkrachten in Bloemendaal, zodat kinderen zich optimaal kunnen ontwikkelen.

7

PROJECTPLAN IHP

Beoogde resultaten 1. Het inrichten van een projectteam IHP die projecten uit het IHP en de uitwerkingslijnen van het IHP voor plaatsingsbeleid, samenwerking met kinderopvang en sport begeleidt en uitvoert. 2. Het verkennen van koppelkansen bij gymzalen om de beschikbare sportcapaciteit te vergroten. (Amendement E nota sport en bewegen aangenomen en vastgesteld dd. 291-2026) 3. Een projectstructuur die de interne werkzaamheden binnen de gemeente Bloemendaal voor de renovaties en nieuwbouwprojecten uit het IHP faciliteert en bewaakt voor: a. de bestuurlijke besluitvorming over: i. vrijgeven kredieten aan de hand van een uniform format ii. goedkeuring ontwerpen renovaties en nieuwbouw iii. vergunningen b. Informatievoorziening naar management, college en raad over: i. projectvoortgang ii. financiën iii. planning iv. kansen en risico’s c. het projectteam waarbij structureel overleg en afstemming plaatsvindt en capaciteit van benodigde betrokkenen is geregeld. d. Verbinding van de externe projectorganisaties met de interne projectorganisatie 4. Een projectstructuur die de externe werkzaamheden voor de renovaties en nieuwbouwprojecten van de schoolbesturen faciliteert en bewaakt voor: a. Het maken van uitvoeringsafspraken met de schoolbesturen over scope, financiën, planning, risico’s, verantwoording en overlegstructuren b.

Verbinding van de externe projectorganisatie met de interne projectorganisatie c. Deelname vanuit de gemeente aan de verschillende externe overleggen bij projecten d. Het faciliteren van de externe fasering en verbinden met de interne organisatie en collega’s voor vooroverleg en advies 5. Met het beschikbare budget de projecten realiseren en innovatieve werkwijze onderzoeken en implementeren. 6. Innovatie aanjagen van de werkzaamheden door middel van het aanreiken en (laten) begeleiden van versnellingsproducten vanuit het landelijke programma Onderwijshuisvesting (POHV), zoals: a. Businesscase b. Generieke PVE c. Stichtingskostencalculator d. Total Cost of Ownership modellen e. Restwaarde en circulariteit f. Inkoopstrategie voor schaalvoordeel en bundeling projecten en tijdelijke huisvesting 7. Voor de benodigde tijdelijke huisvesting strategische wissellocaties aanwijzen om kosten zo laag mogelijk te houden. Dit betekent dat de fasering van projecten afgestemd wordt. 8. Regionale afstemming met omliggende gemeenten over ontwikkelingen op het gebied van: a. IHP’s en projecten b. Groei en krimp leerlingen 8

PROJECTPLAN IHP

c. Plaatsingsbeleid d. Voorzieningen zoals speciaal onderwijs en nieuwkomersonderwijs e. Internationaal onderwijs 9. Periodieke evaluatie van de samenwerkingsvorm en overlegstructuren inclusief verslag richting de raad. 10. Voorbereiding van werkzaamheden voor de herijking van het IHP dat dient plaats te vinden in 2028 en voorgelegd wordt aan de raad medio 2029 zodat voorbereide projecten voor de tweede termijn voortgang behouden.

Projectscope en uitsluitingen IHP Het IHP biedt een strategisch kader voor de vastgestelde investeringen in de onderwijshuisvesting (PO & VO) voor de eerste termijn van 2026-2029 en biedt een doorkijk op de opvolgende drie termijnen 2030-2041. Dit projectplan richt zich op de uitvoering van het IHP voor de gemeente Bloemendaal. In het IHP zijn de volgende uitgangspunten opgenomen die de scope en uitsluitingen vormen: 1. Onderwijskwaliteit als vertrekpunt: De ambitie is het realiseren of renoveren van schoolgebouwen tot het niveau Frisse Scholen klasse B en deze, waar mogelijk, energieneutraal (ENG) te maken. 2. Thuisnabij onderwijs: de schoolbesturen hebben aangegeven het gesprek op te willen starten over het mogelijk sturen op leerlingstromen. Het uitgangspunt hierbij is dat er voor Bloemendaalse kinderen altijd plek moet zijn op een thuisnabije Bloemendaalse school. Dit gesprek moet verder gevoerd worden ook in overleg met de buurgemeenten. 3. Doelmatige en evenwichtige spreiding van voorzieningen: om het leerlingenaantal op de lange termijn dichter bij de eigen basisgeneratie te brengen, moeten gesprekken met de regio worden opgestart. In het IHP wordt daarnaast een eerste aanzet gedaan om het aantal schoollocaties op termijn terug te brengen. 4. Beheersbare schaal per locatie: Het aantal scholen per kern moet passen bij het aantal leerlingen.

Het streven is naar één doorlopende leerlijn in het PO (200-250 leerlingen). Kleinere scholen zijn kwetsbaar, onder andere door het wegvallen van de kleine scholensubsidie. Ingrepen vanuit het IHP richten zich op een robuust en uitvoerbaar scholenaanbod per kern. Gebouwen moeten daarnaast bij voorkeur flexibel inzetbaar zijn bij veranderende omstandigheden. 5. Renovatie tenzij: renovatie wordt gelijkgesteld aan nieuwbouw en kent dezelfde afschrijvingstermijn van 40 jaar. Daarbij wordt voor het investeringsbedrag uitgegaan van het bestaande metrage, zonder uitbreidingen. In de uitvoering zijn functionele uitbreidingen wel toegestaan, mits deze binnen het bestaande projectbudget worden gerealiseerd. Het opgenomen budget is daarmee dus kaderstellend. 6. Streven naar onderwijsinhoudelijke ontwikkellijn 0-12 jaar: Op dit moment zijn geen investeringen opgenomen voor het aanvullend realiseren van ruimten voor kindcentra. In sommige situaties is het te renoveren gebouw groter dan waar de school ‘recht’ op heeft. Hier ontstaan mogelijkheden om deze leegstaande ruimtes kostprijsdekkend te verhuren aan kindpartners. Voor een gedeelte zijn deze kindpartners op dit moment ook al aanwezig in de gebouwen. Bij andere gebouwen kan op een later moment besloten worden om ruimtes toe te voegen aan het gebouw.

Dit gebeurt altijd kostenneutraal (langjarige overeenkomsten met kostprijsdekkende huur) en heeft daarmee geen directe invloed op de begroting van de gemeente. 9

PROJECTPLAN IHP

7. Evenwichtig en doelmatig gymlandschap: De ambitie is het realiseren van toekomstbestendige gymvoorzieningen in lijn met de KVLO-normen. Per project worden de koppelkansen onderzocht voor gebruik van sportverenigingen van de gymzalen. Hiermee wordt tevens uitvoering gegeven aan het later aangenomen amendement voor de nota sport en bewegen. 8. Realistische planning en bestuurlijke uitvoerbaarheid: Frisse scholen B en ENG is het uitgangspunt voor ieder project. Per project wordt via een businesscase beoordeeld wat de mogelijkheden zijn voor de cofinanciering vanuit het schoolbestuur. Motie onderzoek haalbaarheid postcode-wijkgebonden toelatingsbeleid Bloemendaalse scholen Bij de vaststelling van het IHP is een motie aangenomen waarin het college wordt opgeroepen uitvoering te geven aan een onderzoek over plaatsingsbeleid. In de projectorganisatie wordt hier uitvoering aangegeven in samenwerking met de schoolbesturen en de omliggende gemeenten. Voor plaatsingsbeleid luidt de motie: 1. Voor 1 juli 2027 een gedegen onderzoek uit te voeren (of te laten uitvoeren) in samenwerking met de schoolbesturen naar de wenselijkheid en haalbaarheid van een postcode- of wijkgebonden toelatingsbeleid voor de Bloemendaalse basisscholen, waarbij in elk geval aandacht wordt besteed aan: a. de huidige en verwachte leerlingenaantallen en de herkomst daarvan (binnenen buitenleerlingen); b.

de financiële gevolgen voor de gemeente (investeringen in schoolgebouwen bij voortzetting van het huidige beleid versus invoering van een postcodebeleid); c. de effecten op segregatie, sociale menging en onderwijskwaliteit; d. de juridische mogelijkheden en beperkingen binnen de Wet primair onderwijs; e. de ervaringen en resultaten in gemeenten als Amstelveen, Haarlem en Heemstede; f. de rol en impact van actieve werving van buitenleerlingen door Bloemendaalse scholen; g. de randvoorwaarden voor draagvlak bij schoolbesturen, ouders en medezeggenschapsraden; 2. In dit onderzoek expliciet te berekenen hoeveel extra investeringen in schoolgebouwen (zowel nu als in de toekomst) toe te rekenen zijn aan buitenleerlingen en wat het financiële voordeel voor de gemeente zou zijn bij een substantiële afname daarvan; 3. Het onderzoek te laten begeleiden door een onafhankelijke stuurgroep waarin in elk geval zitting hebben: vertegenwoordigers van de schoolbesturen, de gemeenteraad, de ouder- en medezeggenschapsraden en een deskundige op het gebied van toelatingsbeleid; 4. De uitkomsten van het onderzoek, inclusief een concreet voorstel met varianten en een planning, uiterlijk 1 oktober 2027 aan de raad voor te leggen, zodat tijdig een weloverwogen besluit kan worden genomen vóór de volgende investeringsronde in schoolgebouwen.

10

PROJECTPLAN IHP

Amendement nota Sport en Bewegen: Integrale blik op sportaccommodaties Op 29 januari 2026 is de nota sport en bewegen aangenomen in de gemeenteraad. Hierbij is een amendement aangenomen waarbij het college wordt opgeroepen koppelkansen met de gymzalen van de Bloemendaalse scholen te verkennen. Deze oproep is in het IHP al meegenomen onder uitgangspunt 7. In de projectorganisatie wordt hier uitvoering aangegeven in samenwerking met de schoolbesturen en de omliggende gemeenten. Voor de koppelkansen voor sport luidt het amendement: Er is een lokaal en regionaal tekort aan zaalcapaciteit, met name voor zaalhockey. Door aan te sluiten bij de ontwikkelingen binnen het Integraal Huisvestingsplan (IHP), kunnen we gericht onderzoeken waar kansen liggen om gym- en sportzalen efficiënter en intensiever te gebruiken. Wanneer zalen worden vernieuwd, bekijken we of het mogelijk is deze zo in te richten dat zij ook geschikt zijn voor gebruik in de avonduren door hockeyen andere sportverenigingen. Op deze manier verkennen we op een doelmatige en toekomstgerichte wijze hoe we de beschikbare sportcapaciteit kunnen vergroten.

Belanghebbenden Binnen de gemeente en daarbuiten zijn de belangrijkste belanghebbenden vanuit de schoolbesturen en de interne organisatie: Belanghebbende WijWijzer Twijs Antoniusschool BSV/Josephschool Dunamare Kennemer Lyceum

Belang Schoolbestuur van 8 PO-scholen Schoolbestuur van 4 PO-scholen Zelfstandig PO schoolbestuur Zelfstandige PO schoolbesturen Schoolbestuur van 2 VO-scholen Zelfstandig VO schoolbestuur

Rol Uitvoerend: bouwheer Uitvoerend: bouwheer Uitvoerend: bouwheer Uitvoerend: bouwheer Uitvoerend: bouwheer Uitvoerend: bouwheer

College van B&W Gemeenteraad B ’daal Ambtelijke organisatie

Invullen zorgplicht + duurzaamheid Bewaken uitvoering+ budget Faciliteren en bewaken uitvoering

Kaderstellend Besluitvormend, controlerend Adviserend

IHP projecten eerste vierjaarstermijn 2026- 2029 De IHP projecten die in het de eerste vier jaar beoogd tot uitvoering komen zijn: • De Paradijsvogel (incl. gymzaal & bredere MFA) Renovatie • Willinkschool Renovatie • Vondelschool (incl. gymzaal) Renovatie • Kennemer Lyceum fase 1 Renovatie • Gymzaal Bornwaterschool Nieuwbouw

11

PROJECTPLAN IHP

De IHP projecten die in het de eerste vier jaar worden voorbereid maar nog niet tot uitvoering komen zijn: • Gebouw BSV of Josephschool (incl. nieuwbouw gymzaal) Renovatie • Hartenlust Renovatie • Gebouw Bornwaterschool Renovatie • Julianaschool (incl. gymzaal) Renovatie • Antoniusschool Renovatie

Randvoorwaarden •

Capaciteit: zorg voor voldoende expertise in de projectgroepen om te zorgen voor snelle besluitvorming; • Budget: de in het IHP opgenomen budgetten dienen jaarlijks door de raad beschikbaar te worden gesteld; • Tijdigheid: zorg voor voldoende tijdsmarge in ontwerp en vergunningstrajecten t.a.v. definitieve besluitvorming; • Communicatie: tijdige, volledige informatie en communicatie vanuit gemeente en de schoolbesturen naar de belanghebbenden is essentieel voor een succesvol verloop en uitvoering van de projecten; • Omvang: onderzoek de wenselijkheid/haalbaarheid van het koppelen van sportverenigingen aan bestaande gymzalen zonder dat dit vertragend werkt; • Ontwikkeling: zorg dat de projectorganisaties lerend zijn en door ontwikkelen om de projecten gaandeweg steeds beter en efficiënter te faciliteren. Plan evaluatie en verbetermomenten in en vier en deel de successen die er zijn.

Afhankelijkheden Met de volgende onderwerpen en aandachtspunten bestaat een relatie/afhankelijkheid waar tijdens het project rekening mee dient worden gehouden. - Goede interne afstemming met betrokken vakafdelingen - Goede externe afstemming met de schoolbesturen - Uitvoeringsafspraken voor de projecten - Netcongestie kan een sterk vertragende rol spelen dit dient te worden ondervangen door vanuit gemeentezijde een prioritering aan te geven bij de netwerkbeheerder. Dit wordt in Q1 2026 afgestemd met team Duurzaamheid en gecommuniceerd naar de afzonderlijke projectorganisaties. - Vergunningstrajecten en mogelijke bezwaren: o Vooroverleg met benodigde vakafdelingen en omgevingsdienst o Goede afstemming en communicatie met belanghebbenden en omwonenden van de projecten. - Stikstof: dit dient te worden ondervangen in de afzonderlijke projectorganisaties. - Gemeenteraadsverkiezingen: de nieuwe raad gaat zich buigen over deze projectorganisatie en het vervolg van het IHP - Tijdelijke huisvesting: locaties vormen een uitdaging en de beschikbaarheid dient tussen de projecten te worden afgestemd. Hiervoor wordt in samenwerking met de schoolbesturen een plan ontwikkeld om er voor te zorgen dat de planvorming van de verschillende projecten op elkaar aansluit. Het doel is te komen tot een plan voor vaste wissellocaties waar scholen opvolgend gebruikt van kunnen maken. Dit 12

PROJECTPLAN IHP

-

moet leiden tot een efficiënt gebruik van financiële middelen. Dit kan betekenen dat een project getemporiseerd of aangejaagd moet worden in verband met de beschikbaarheid van de tijdelijke huisvesting. Gymcapaciteit is een aandachtspunt wanneer een school gebruik maakt van tijdelijke huisvesting. Het uitgangspunt is binnen de verwijzingsgrenzen van de verordening een alternatieve gymlocatie te vinden. In het uiterste geval wordt gymvervoer van en naar de alternatieve gymlocatie ingezet wanneer er geen nabije locatie voorhanden is.

13

PROJECTPLAN IHP

Projectorganisatie Interne organisatie IHP: Voor de interne projectorganisatie wordt voorgesteld om de volgende opbouw en overlegstructuur in te richten: ❖ Bestuurlijk opdrachtgever: Wethouder OHV ❖ Ambtelijk opdrachtgever: Domeinmanager sociaal ❖ Stuurgroep IHP: o Ambtelijk opdrachtgever: Domeinmanager sociaal o Bestuurlijk opdrachtgever: Wethouder OHV o N.t.b. domeinmanager financiën, beheer of fysieke leefomgeving o Projectleider IHP o Vertegenwoordiging vanuit schoolbesturen o Nader in te vullen ❖ Projectleider IHP ❖ Projectteam: o Projectleider o Beleidsmedewerker onderwijshuisvesting o Teamleider sociaal domein en OOV ❖ Deelprojectteams: Naar gelang van de fase waar in de projecten van het IHP is deelname gevraagd van de onderstaande medewerkers. Deze deelname hoeft niet voor alle deelnemers structureel te zijn maar kan naar gelang van de vraag en behoefte vanuit de projecten worden ingevuld. o Financieel adviseur o Beleidsmedewerker ruimtelijke ordening o Beleidsmedewerker erfgoed o Beleidsmedewerker sport/ toegankelijkheid o Beleidsmedewerker verkeer o Beleidsmedewerker communicatie o Medewerker vergunningen o Programmamanager/ beleidsadviseur duurzaamheid o Beleidsmedewerker klimaatadaptatie o Beleidsmedewerker ecologie o Beleidsmedewerker juridische zaken o Beleidsmedewerker Vastgoed ❖ Klankbordgroep: optioneel in te stellen en overlegfrequentie n.t.b.

o Raadsleden o Stafleden schoolbestuur o Schooldirecteuren o Projectleider ❖ Schoolbestuurlijk overleg/ OOGO: o Overleg met alle schoolbesturen en de wethouder o Doel is aansluiten bij reeds bestaande overlegstructuur ❖ Regionaal bestuurlijk overleg/ portefeuillehouders OHV: o nader in te stellen in overleg

14

PROJECTPLAN IHP

Verbinding van de interne met de externe projectorganisaties binnen het IHP: Voor de verbinding met de externe projectorganisaties wordt voorgesteld de volgende opbouw en overlegstructuur in te richten: ❖ Accountoverleg onderwijshuisvesting/ IHP met schoolbesturen o huisvestingsmedewerkers schoolbesturen o directeur/ bestuurder o projectleider IHP gemeente Bloemendaal o beleidsmedewerker onderwijshuisvesting gemeente Bloemendaal ❖ Projectteamoverleg van afzonderlijke IHP projecten o huisvestingsmedewerkers schoolbesturen o projectleider namens schoolbesturen o afgevaardigden namens school ( directeur, conrector, facilitair medewerker etc.) o projectleider IHP gemeente Bloemendaal o beleidsmedewerker onderwijshuisvesting gemeente Bloemendaal ❖ Bouwteamoverleg van afzonderlijke IHP projecten o huisvestingsmedewerkers schoolbesturen o projectleider namens schoolbesturen o afgevaardigden namens school ( directeur, conrector, facilitair medewerker etc.) o Op afroep/ gedeeltelijk naar gelang nut en noodzaak: ▪ projectleider IHP gemeente Bloemendaal ▪ beleidsmedewerker onderwijshuisvesting gemeente Bloemendaal

Overlegcyclus intern en extern Voor de planning en de logistiek van de overleggen met de opdrachtgevers, stuurgroep, de verschillende (deel)projectteams en de schoolbesturen worden de volgende frequenties en locaties voorgesteld: Overleg

Wanneer

Waar

Staf Wethouder OHV Stuurgroep IHP Interne projectteam IHP Deelprojectteam IHP Klankbordgroep IHP Schoolbestuurlijke overleggen Regionaal bestuurlijk portefeuillehouders Accountoverleg onderwijshuisvesting Projectteam IHP projecten Bouwteamoverleg project

Wekelijks Maandelijks Tweewekelijks Zeswekelijks Halfjaarlijks In overleg Halfjaarlijks Zeswekelijks In onderling overleg In onderling overleg

kantoor van de wethouder gemeentehuis Bloemendaal gemeentehuis Bloemendaal gemeentehuis Bloemendaal gemeentehuis Bloemendaal in overleg locatie roulerend in gemeente bij schoolbesturen projectlocatie projectlocatie

15

PROJECTPLAN IHP

Planning en fasering Er wordt met verschillende faseringen gewerkt binnen de interne en de externe projectorganisatie. Deze fasering geeft globaal aan welke werkzaamheden er tijd en aandacht wordt besteed. Fasering interne projectorganisatie: Voor de interne projectorganisatie wordt voorgesteld de volgende fasering te hanteren: 1. Jaarlijkse onderwijshuisvestingsprogramma aanvraag en beoordeling. 2. Evaluatie en jaarlijkse voortgangsrapportage voor college en raad opstellen. 3. Het maken van uitvoeringsafspraken met de schoolbesturen over scope, financiën, planning, risico’s ,verantwoording en overlegstructuren over de projecten: a. Projectomschrijving b. Locatie en randvoorwaarden c. Bouwheerschap d. Planning en plantoetsing e. Eigendomsverhoudingen f. Bekostiging en eigen bijdrage g. Werkingsduur h. Oplevering en verantwoording 4. Kredietverstrekking; vaststellen en toekennen. 5. Vooroverleg over en beoordeling van het ontwerp 6. Vooroverleg en vergunningsverlening 7. Instemmen met het resultaat van de aanbesteding 8. Oplevering en verantwoording van het project intern administratief verwerken 9. Evaluaties van de projecten en herijking van het IHP in het derde/ begin vierde jaar van de eerste vierjaarstermijn. Fasering externe projectorganisatie: Voor de externe projectorganisatie die is belegd bij de schoolbesturen wordt voorgesteld de volgende fasering te hanteren 1.

Initiatieffase/Visievorming: hierin wordt de huisvestingsbehoefte en doelen bepaald. 2. Definitiefase en businesscase: het opstellen van programma’s van Eisen (PvE) en een businesscase. 3. Ontwerpfase: het uitwerken van het schets-, voorlopig en definitief ontwerp, verzoek goedkeuring gemeente en vergunningsaanvragen (omgevingsvergunning). 4. Aanbestedingsfase: het selecteren van een aannemer of bouwteam en verzoek goedkeuring aanbestedingsresultaat bij gemeente. 5. Uitvoeringsfase/realisatie: de daadwerkelijke bouw, renovatie van de school. a. De school maakt gebruik van tijdelijke huisvesting gedurende de bouwwerkzaamheden. 6. Oplevering en nazorg: de oplevering van het gebouw, controle van installaties en afwerking en evaluatie van het gefaseerde proces.

16

PROJECTPLAN IHP

Benodigde ambtelijke en schoolbestuurlijke ureninzet en capaciteit In de eerste termijn staan de volgende projecten vanuit het IHP in de planning. De IHP projecten die in het de eerste vier jaar beoogd tot uitvoering komen zijn: • De Paradijsvogel (incl. gymzaal & bredere MFA) Renovatie • Willinkschool Renovatie • Vondelschool (incl. gymzaal) Renovatie • Kennemer Lyceum fase 1 Renovatie • Gymzaal Bornwaterschool Nieuwbouw De IHP projecten die in het de eerste vier jaar worden voorbereid maar nog niet tot uitvoering komen zijn: • Gebouw BSV of Josephschool (incl. nieuwbouw gymzaal) Renovatie • Hartenlust Renovatie • Gebouw Bornwaterschool Renovatie • Julianaschool (incl. gymzaal) Renovatie • Antoniusschool Renovatie De projectorganisatie vraagt capaciteit vanuit de ambtelijke organisatie en om incidentele aanvulling bij specialistische vraagstukken op het gebied van bouwkunde, financiële en juridische vraagstukken, externe projectleiding en de uitvoering van de motie onderzoek postcodebeleid en het amendement voor de koppelkansen voor sport. Voor deelname aan de diverse overleggen is hieronder globaal de tijdsinvestering weergege-ven voor de verschillende overleggen ten bate van de uitvoering van het IHP.

Voor voorbereiding en eventuele opvolging van actiepunten wordt voorgesteld uit te gaan van een verdubbeling van de tijdsinvestering van de overleggen en dit te verwerken in de reservering van de ambtelijke capaciteit. Overleg

Maandelijkse ureninzet

Jaarlijkse ureninzet O.b.v. 47 werkweken

Staf wethouder OHV Stuurgroep IHP Intern projectteam IHP Deelprojectteam IHP Klankbordgroep IHP Schoolbestuurlijk

4* 0,5 uur

22 uur

Jaarlijkse ureninzet Incl. voorbereiding en opvolging (*2) 44 uur

11* 1,5 uur 2* 1,5 uur

16,5 uur 33 uur

33 uur 66 uur

1 uur

11 uur

22 uur

Halfjaarlijks In overleg

Ca. 3 uur Ca. 3 uur

6 uur 6 uur 17

PROJECTPLAN IHP

Regionaal PHO Accountoverleg OHV Projectteam extern Bouwteamoverleg

Halfjaarlijks Zeswekelijks

Ca. 3 uur 72 uur

6 uur 144 uur

In overleg In overleg

onderling

Ca. 18 uur

36 uur

onderling

Ca. 12 uur

24 uur

Werkzaamheden die naast deze overleggen plaatsvinden voor de geformuleerde interne werkzaamheden zoals opgenomen bij planning en fasering worden geraamd op: 1. Onderwijshuisvestingsprogramma aanvraag en beoordeling + besluitvormingstraject Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet Projectleider IHP 12 uur Beleidsmedewerker onderwijshuisvesting 36 uur Beleidsmedewerker financiën 6 uur Teamleider sociaal domein en OOV 6 uur 2. Evaluatie en jaarlijkse voortgangsrapportage voor college en raad opstellen. Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet Projectleider IHP 24 uur Beleidsmedewerker onderwijshuisvesting 16 uur Teamleider sociaal domein en OOV 8 uur Beleidsadviseur financiën 6 uur 3. Het maken van uitvoeringsafspraken Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet Projectleider IHP 30 uur Beleidsadviseur juridische zaken 10 uur Teamleider sociaal domein en OOV 5 uur Ambtelijk opdrachtgever 5 uur 4. Kredietverstrekking en besluitvorming Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet Projectleider IHP 12 uur Beleidsmedewerker onderwijshuisvesting 36 uur Beleidsadviseur financiën 12 uur Teamleider sociaal domein en OOV 6 uur 5. Vooroverleg en beoordeling van het ontwerp + besluitvorming v.a. ‘27 Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet v.a.

‘27 Projectleider IHP 15 uur Beleidsadviseur onderwijshuisvesting 15 uur Adviseur vergunningen 25 uur Beleidsadviseur erfgoed 25 uur Beleidsadviseur verkeer 10 uur Beleidsadviseur ruimtelijke ordening 15 uur Beleidsadviseur stedenbouw 15 uur Beleidsmedewerker duurzaamheid 25 uur Beleidsmedewerker ecologie 10 uur Beleidsmedewerker sport 25 uur Beleidsmedewerker klimaatadaptatie 10 uur 18

PROJECTPLAN IHP

Teamleider sociaal domein en OOV 5 uur Ambtelijk opdrachtgever 5 uur 6. Vooroverleg en vergunningsverlening v.a. ‘27 Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet Projectleider IHP 10 uur Adviseur vergunningen 80 uur Beleidsadviseur ruimtelijke ordening 15 uur Beleidsadviseur stedenbouw 15 uur Beleidsadviseur erfgoed 10 uur Beleidsadviseur verkeer 15 uur Beleidsadviseur ecologie 10 uur Beleidsadviseur duurzaamheid 10 uur Beleidsmedewerker klimaatadaptatie 10 uur Beleidsmedewerker onderwijshuisvesting 10 uur Teamleider sociaal domein en OOV 5 uur Ambtelijk opdrachtgever 5 uur Beleidsadviseur communicatie 5 uur 7. Instemmen met het resultaat van de aanbesteding + besluitvorming v.a. ‘27 Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet Projectleider IHP 15 uur Beleidsadviseur onderwijshuisvesting 40 uur Beleidsadviseur juridische zaken 15 uur Teamleider sociaal domein en OOV 5 uur Ambtelijk opdrachtgever 5 uur Beleidsadviseur communicatie 5 uur 8. Oplevering en verantwoording van het project intern administratief verwerken v.a. 28 Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet Projectleider IHP 10 uur Beleidsmedewerker onderwijshuisvesting 36 uur Beleidsadviseur financiën 40 uur Beleidsmedewerker Vastgoed 10 uur Beleidsadviseur communicatie 5 uur 9.

Evaluaties projecten en herijking IHP in ’28 en ’29 Betrokken medewerker Jaarlijkse ureninzet Projectleider IHP 250 uur Beleidsmedewerker onderwijshuisvesting 125 uur Beleidsadviseur financiën 20 uur Teamleider sociaal domein en OOV 20 uur Ambtelijk opdrachtgever 10 uur Er wordt gebruik gemaakt van incidentele externe inhuur voor bouwkundige, financiële en juridische vraagstukken en de uitvoering van de motie voor postcodebeleid en het amendement voor de koppelkansen voor sport. Er wordt gebruik gemaakt van structurele inhuur van projectleiding voor de interne werkzaamheden van het IHP.

19

PROJECTPLAN IHP

Meerjarig overzicht ureninzet ambtelijke organisatie: Voor deelname aan de interne en externe overlegstructuren en de bijdragen aan de geformuleerde werkzaamheden binnen de interne en externe fasen is de meerjarige ureninschatting:

Projectleider IHP Beleidsmedewerker onderwijshuisvesting Beleidsmedewerker sport Teamleider sociaal domein en OOV Ambtelijk opdrachtgever Totaal sociaal domein

2026 465 455 22 25 22 989

2027 500 490 47 42 22 1101

2028 775 640 47 92 47 1601

2029 775 640 47 92 47 1601

Beleidsmedewerker financiën

35

35

55

95

Beleidsadviseur juridische zaken Adviseur vergunningen Beleidsmedewerker vastgoed Totaal domein Beheer

21 11 11 43

21 36 11 68

36 116 21 173

36 116 21 173

Beleidsadviseur erfgoed Beleidsadviseur verkeer Beleidsadviseur ruimtelijke ordening Beleidsadviseur stedenbouw Beleidsmedewerker duurzaamheid Beleidsmedewerker ecologie Beleidsmedewerker klimaatadaptatie Totaal domein fysieke leefomgeving

11 11 11 11 11 11 11 77

36 36 41 41 46 31 31 262

36 36 41 41 46 31 31 262

36 36 41 41 46 31 31 262

Beleidsadviseur communicatie

11

16

21

21

20

PROJECTPLAN IHP

Rapportageafspraken intern en extern Voor alle belanghebbenden bij de IHP projecten is een goede afstemming en samenwerking een vereiste om voortgang en resultaat te kunnen boeken. Om dit te kunnen volgen en bewaken worden de volgende afspraken gemaakt ten aanzien van de informatieuitwisseling en rapportages. Het doel is dit zo mager mogelijk in te richten waarbij het wel voldoet aan de informatiebehoefte maar administratieve druk zoveel mogelijk wordt vermeden. Voor de belanghebbenden wordt voorgesteld: Ambtelijke en bestuurlijke opdrachtgever: De beide opdrachtgevers zijn wekelijks aanwezig op de staf en ontvangen hier updates en voortgangsrapportages. Hier wordt ook de bredere informatievoorziening voor MT, college en raad besproken en voorbereid. Raad: Er wordt een format voor een voortgangsrapportage opgesteld voor de raad van het IHP en de projecten die in Q4 2026 samen met het jaarlijkse onderwijsprogramma en overzicht met de raad worden gedeeld. Deze wordt in samenwerking met de schoolbesturen en de projectteams opgesteld. Het voorstel is om de raad een jaarlijkse voortgangsrapportage te doen toekomen in mei ter informatie en/of bespreking en in Q4 een update gelijktijdig met het jaarlijkse onderwijsprogramma en overzicht. Er wordt hiermee twee keer per jaar een update gegeven van de stand van zaken en de voortgang.

Daarnaast zullen we zoveel mogelijk aansluiten bij de P&C cyclus. Projectteams van de afzonderlijke projecten onder leiding van de schoolbesturen: Het voorstel is om gedurende de projecten te werken met voortgangsrapportages (VGR). Dit wordt in samenwerking met de schoolbesturen nader uitgewerkt waarbij de uitgangspunten een goede informatie-uitwisseling, transparantie en het voorkomen van papieren rompslomp is. Het schoolbestuur levert beknopte voortgangsrapportages gebaseerd op de GROTIK. • Geld: budgetbewaking, kostenramingen en financiële haalbaarheid. • Risico’s: signaleren, analyseren en beheersen van risico’s (kansen & bedreigingen) • Organisatie: rollen, verantwoordelijkheden, opdrachtgever–opdrachtnemer, besluitvorming. • Tijd: planning, mijlpalen en kritieke paden. • Informatie: communicatie, rapportage, documentatie, besluitvorming op basis van juiste informatie. • Kwaliteit: eisen, normen, prestaties en kwaliteitsborging van het eindproduct.

21

PROJECTPLAN IHP

Deze VGR’s hebben per fase waarin het project zich bevindt een eigen frequentie. In de eerste vier fases binnen de externe projectorganisatie is het voorstel dit eens per half jaar op te stellen. Voor de vijfde fase (uitvoering) is het voorstel dit eens per kwartaal te doen. Voorgesteld wordt om deze projectvoortgangsrapportages te delen met de interne projectteams, het MT en de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever.

Formele besluitmomenten Onderwijshuisvestingsprogramma aanvraag en beoordeling Indiening voor voorzieningen voor onderwijshuisvesting worden door de schoolbesturen gedaan en beoordeling en planning loopt volgens het IHP en de verordening. Het college stelt het programma en overzicht vast. De raad stelt middelen beschikbaar en het college geeft deze vrij conform de uitgangspunten IHP in de jaarlijkse begroting. Kredietaanvragen + beschikbaarstelling voor de projecten worden hier gebundeld aan gekoppeld. Kredietaanvraag raad: De raad stelt investeringskredieten vast die zijn onderbouwd en gespecificeerd en voortvloeien uit het IHP. Het college doet jaarlijks in het jaarlijkse onderwijsprogramma en -overzicht aan de raad een voorstel voor het vrijgeven van de kredieten voorzien van de specificaties uit het IHP en de nota activabeleid. De aanvraag voor het voorbereidings- en uitvoeringskrediet is gebaseerd op het IHP 20262041 en omvat de volgende elementen uit de nota activabeleid: 1 Specificatie van de investeringsaanvraag (inclusief: looptijd, investeringsbedrag, uitsplitsing naar eventuele deelprojecten); 2 Deelprogramma waartoe de investering behoort; 3 Betreft het een vervanging- of uitbreidingsinvestering.

Indien het een vervangingsinvestering betreft wordt aangeven of er nog een inhaalafschrijving dient plaats te vinden op het te vervangen actief; 4 Afschrijvingstermijn, inclusief aanvullende motivatie wanneer de termijn eventueel afwijkt van de afschrijvingstabel; 5 Wijze van dekking; 6 Jaarlijkse exploitatielasten, d.w.z. de kapitaallasten en overige exploitatiekosten; 7 Liquiditeitsplanning, waarin is aangegeven in welk tempo de investeringsbedragen zullen worden aangewend; 8 Eventueel te hanteren circulaire restwaarde voor investeringen in gebouwen en infrastructuur met een concrete onderbouwing en uitwerking; 9 Eventuele betrokken partijen en bijdragen van - en aan derden; 10 Eventueel aan te vragen subsidies; 11 Voor investeringen worden eventuele risico’s benoemd die met de investering samenhangen en op welke wijze het college deze risico’s (gaat) beheersen.

22

PROJECTPLAN IHP

Uitvoeringsafpraken per project: Per project worden uitvoeringsafspraken gemaakt over: - Het bouwheerschap - De financiering - De planning - Formele beslismomenten - Tijdelijke huisvesting - Samenwerking met de gemeente - Verantwoording en evaluatie De ondertekening van de uitvoeringsafspraken wordt gedaan door de domeinmanager/ ambtelijk opdrachtgever. Goedkeuring ontwerp Conform afgesproken scope en uitvoeringsafspraken middels een collegebesluit. Goedkeuring aanbestedingsresultaat Conform scope IHP en uitvoeringsafspraken middels een collegebesluit. Projectverantwoording en evaluatie: Na de oplevering van het schoolgebouw levert het schoolbestuur een financiële projectverantwoording aan, dit wordt beoordeeld en na toetsing aan scope en IGP, wordt bij goedkeuring het laatste kredietdeel uitgekeerd en het project hiermee afgerond.

23

PROJECTPLAN IHP

Escalatie In het geval van dreigende projectrisico’s wordt de volgende escalatieladder volgordelijk gehanteerd. Deze volgordelijkheid kan worden aangepast naar gelang van het projectrisico en de urgentie. In dat geval worden de overgeslagen leden op de escalatieladder schriftelijk geïnformeerd en betrokken bij de situatie en het beoogde vervolg. ▪ Beleidsadviseur onderwijshuisvesting ▪ Projectleider ▪ Projectteam ▪ Deelprojectteam ▪ Ambtelijk opdrachtgever ▪ Bestuurlijk opdrachtgever ▪ College van B en W ▪ Gemeenteraad Bloemendaal

Communicatie Per project wordt bij de definitiefase van het project en dus ruim voordat de uitvoering wordt gestart, een communicatieplan opgesteld door de betrokken beleidsadviseur van de gemeente Bloemendaal. Daarin kunnen een aantal fasen worden onderscheiden waar de communicatie op aan kan worden gesloten: de planning van de werkzaamheden, de opstart- en ontwerpfase, uitvoering, fase van uitvoering en de realisatiefase. Elke fase heeft haar specifieke momenten om met communicatie op aan te sluiten. Voor het communiceren met de verschillende en diverse doelgroepen gaan we steeds de juiste mix van media en middelen inzetten. Per boodschap, doelgroep en communicatiemoment kiezen we het juiste middel of de juiste combinatie van middelen. Ook zorgen we voor de juiste balans tussen online en offline, zodat iedere doelgroep optimaal bereikt wordt en waar nodig kan reageren. Denk aan: Bewonersbrieven afhankelijk van inzet (basiscommunicatie ligt bij de scholen, maar denk aan bijvoorbeeld verkeersimpact) Gemeentepagina in de lokale krant de Bloemendaler (projectprocedures) Interviews door betrokken wethouder Gemeentewebsite www.bloemendaal.nl (projectinformatie) Digitale bewonersbrief gemeente – voor betrokken inwoners die graag op de hoogte willen worden gehouden van de stand van zaken, introduceren we een digitale bewonersbrief. De inhoud blijft serieus en relevant.

We versturen deze alleen als er echt iets te melden is. Hiermee kunnen we ook de fysieke post reduceren Tijdslijn Waarover en hoe communiceren we: • Communicatie per projectdeel • Heldere samenvatting van keuzes en argumentatie • Communicatie over effecten per buurt/kern • Regelmatige updates resultaten • Gebruikmaken van mijlpalen om communicatie te op te zoeken De schoolbesturen zijn verantwoordelijk voor de communicatie naar hun belanghebbenden. Desgewenst kan de beleidsadviseur van de gemeente Bloemendaal 24

PROJECTPLAN IHP

hierbij adviseren. Van de schoolbesturen wordt voorafgaand aan de uitvoering een Bereikbaarheid, Veiligheid, Leefbaarheid en Communicatieplan (BVLC) gevraagd. Dit kan intern en extern worden ingezet om te informeren over maatregelen, fasering en aandachtspunten voor betrokkenen en omwonenden.

25