01 Raadsvoorstel vergaderschema 2027 - 2028 2026001289.pdf

Aan de Gemeenteraad. Onderwerp Vaststellen vergaderschema 2027 en 2028 Voorgesteld besluit: De raad van de gemeente Bloemendaal; b e s l u i t: 1. het vergaderschema 2027 van de gemeente Bloemendaal vast te stellen en daarbij te kiezen voor variant 2; 2. het vergaderschema 2028 van de gemeente Bloemendaal vast te stellen. De raad voornoemd, d.d. 17 september 2026 de griffier, de voorzitter, Raadsvergadering d.d. : 17 september 2026 Registratienummer : Bijlagen : 3 Productiedatum : 20 augustus 2026 -2- Voorgesteld besluit De raad besluit: 1. het vergaderschema 2027 van de gemeente Bloemendaal vast te stellen en daarbij te kiezen voor variant 2; 2. het vergaderschema 2028 van de gemeente Bloemendaal vast te stellen. Aanleiding en beoogd effect Op grond van artikel 17, eerste lid, van de Gemeentewet bepaalt de gemeenteraad zelf de frequentie van zijn vergaderingen. Tijdens het raadsweekend op 30 en 31 mei 2026 is met de raads- en duo-commissieleden gesproken over het huidige vergaderschema en de wenselijkheid om deze aan te passen. De huidige planning leidt niet altijd tot een optimale spreiding van vergaderingen en onderwerpen. Ook is er beperkt ruimte om uitloop op te vangen. Met name in de periode voorafgaand aan een reces kan dit leiden tot een hoge vergaderdruk en minder ruimte voor een zorgvuldige voorbereiding en behandeling van onderwerpen.

Er is toen verkend hoe de vergaderstructuur effectiever, evenwichtiger en beter voorspelbaar kan worden ingericht. Daarbij is ook gekeken naar de praktische gevolgen van een kortere vergaderfrequentie voor de agenda’s van raads- en duo- commissieleden. Voor 2027 zijn twee varianten uitgewerkt. In de eerste variant wordt de huidige planning gedurende heel 2027 voortgezet en wordt de nieuwe werkwijze vanaf 2028 ingevoerd. In de tweede variant wordt de nieuwe werkwijze al na het zomerreces van 2027 ingevoerd. Bij de uitwerking van het vergaderschema is rekening gehouden met nationale feestdagen, recesperioden en mogelijke uitloopmomenten. Voorgestelde wijziging van de vergadersystematiek De belangrijkste wijziging is dat de periode tussen opeenvolgende vergadercycli wordt verkort. De vergadercyclus gaat over van een 5-wekelijkse cyclus naar een 4-wekelijkse cyclus. De commissievergaderingen worden verspreid over maandag, dinsdag en woensdag. Indien de behandeling van onderwerpen meer tijd vraagt, kan de daaropvolgende donderdag als uitloopmoment worden benut, waarbij per commissie ruimte is voor een uur uitloop De raadsvergadering vindt plaats op dinsdag, met eveneens de mogelijkheid om de vergadering op de daaropvolgende donderdag voort te zetten indien uitloop noodzakelijk is.

Door de uitloopdata anders in te richten, hoeft niet langer structureel een volledige week voor mogelijke uitloop gereserveerd te worden. De uitloop blijft binnen dezelfde vergaderweek, waardoor de planning minder kwetsbaar is voor onderbrekingen als gevolg van vakanties of reces tussen de reguliere vergadering en de uitloopdatum. Deze inrichting biedt daarmee meer flexibiliteit in de planning en voorkomt dat onnodig capaciteit en vergadertijd wordt gereserveerd. De gewijzigde inrichting van de uitloopdata vormde de aanleiding om de vergaderstructuur opnieuw te bezien en heeft uiteindelijk geleid tot de voorgestelde 4-wekelijks vergadercyclus. De voorgestelde werkwijze maakt het mogelijk onderwerpen gelijkmatiger over het jaar en over de verschillende vergadercycli te verdelen. Hierdoor wordt de kans kleiner dat onderwerpen zich in de periode voorafgaand aan een reces opstapelen en ontstaat meer ruimte voor een zorgvuldige voorbereiding en behandeling. Dit is wenselijk voor een effectieve besluitvorming en een verspreiding van vergaderdruk voor zowel raads- en duo-commissieleden, als het college, ambtelijke organisatie en de griffie. Daarnaast zijn de fractieavonden verplaatst naar de maandag, voorafgaand aan de beeldvormende avond.

Hierdoor hebben de fracties de gelegenheid om zich tijdig voor te bereiden en technische vragen te formuleren die tijdens de daaropvolgende beeldvormende avond aan de orde kunnen komen. Deze werkwijze draagt bij aan een effectieve besluitvorming: doordat technische vragen zoveel mogelijk vooraf worden voorbereid en tijdens de beeldvormende avond kunnen worden behandeld, ontstaat in de commissievergaderingen meer ruimte voor inhoudelijk debat en politieke afweging. Voorgesteld wordt om de nieuwe vergaderstructuur al vanaf de eerste vergadercyclus na het zomerreces van 2027 in te voeren. Hiermee wordt aangesloten bij de wens voor een evenwichtigere vergaderdruk, een betere voorspelbaarheid van de planning en een flexibelere en voortvarendere besluitvorming.

-3- Voordelen: • een evenwichtigere spreiding van onderwerpen over de vergadercycli: waardoor raadsleden voldoende ruimte hebben om voorstellen inhoudelijk voor te bereiden, met elkaar het politieke debat te voeren en tot een zorgvuldig afgewogen besluit te komen; • meer ruimte voor politiek debat en inhoudelijke verdieping: doordat agendapunten minder snel onder tijdsdruk hoeven te worden behandeld en er meer gelegenheid is voor bespreking (tijdens fractievergaderingen), beraadslaging en het stellen van vragen; • meer ruimte voor inhoudelijk debat: door technische vragen voorafgaand aan de beeldvormende avond voor te bereiden en daar te behandelen, worden in de commissievergaderingen minder technische vragen gesteld. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor inhoudelijk debat en politieke afweging, wat bijdraagt aan een effectievere besluitvorming.

• een zorgvuldiger en meer voorspelbaar besluitvormingsproces: waarbij de verschillende stappen in de voorbereiding en behandeling van raadsvoorstellen beter op elkaar kunnen worden afgestemd; • voldoende flexibiliteit om uitloop op te vangen: zonder dat dit direct gevolgen heeft voor de planning van volgende vergaderingen of leidt tot vertraging in de besluitvorming; • een betere balans in de vergaderdruk, waarbij de belasting voor raads- en duo- commissieleden, het college, de ambtelijke organisatie en de griffie beter over de tijd wordt gespreid; • een meer samenhangende en beheersbare vergaderplanning: die de raad in staat stelt zijn kaderstellende en controlerende rol op een effectieve wijze uit te oefenen en tegelijkertijd bijdraagt aan een efficiºnte samenwerking tussen raad, college, ambtelijke organisatie en griffie. Varianten Voor 2027 zijn de volgende twee varianten uitgewerkt: Variant 1: overgang vanaf 2028 De huidige 5-wekelijkse vergadercyclus wordt gedurende heel 2027 gehandhaafd. Vanaf 2028 wordt overgestapt op een 4-wekelijkse cyclus. Variant 2: overgang vanaf zomerreces 2027 De huidige 5-wekelijkse cyclus wordt tot en met het zomerreces van 2027 voortgezet. Vanaf de eerste vergadercyclus na het zomerreces wordt overgestapt op de 4-wekelijkse cyclus. Op basis van de uitgewerkte schema’s wordt voorgesteld te kiezen voor variant 2.

Daarmee kan de nieuwe vergaderstructuur al in 2027 worden ingevoerd. Omdat het jaar 2027 nog start volgens de huidige cyclus, hebben de raads- en duo-commissieleden, het college en de ambtelijke organisatie voldoende tijd om hun agenda’s hier tijdig op af te stemmen. Indien de raad kiest voor variant 1, kan besluitpunt 1 bij amendement worden gewijzigd. Variant 1 treedt in dat geval met ingang van 1 januari 2027 in werking. Vervolg Na instemming van de gemeenteraad, zal het vergaderschema zo snel mogelijk worden gepubliceerd. Op die manier wordt het voor alle betrokken partijen inzichtelijk wanneer Raads- en commissievergaderingen in 2027 en 2028 plaatsvinden. Bijlagen: Variant 1 Vergaderschema 2027 gemeenteraad Bloemendaal Variant 2 Vergaderschema 2027 gemeenteraad Bloemendaal Vergaderschema 2028 gemeenteraad Bloemendaal