Zienswijze jaarrekening BEL Combinatie 2025 Bijlage 3 Bestuurlijke reactie Accountantsverslag

Bestuurlijke reactie op Accountantsverslag 2025

Inleiding Voor de behandeling van de jaarstukken 2025 ontvangt u het accountantsverslag, inclusief de goedkeurende controleverklaring op het aspect getrouwheid van de jaarrekening 2025 en hiermee ook van de rechtmatigheidsverantwoording 2025 van de BEL Combinatie. Hiermee heeft het BEL bestuur zekerheid, dat de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening en balans een juiste, getrouwe weergave geven van de werkelijkheid en dat de algemeen directeur met de rechtmatigheidsverantwoording op een juiste en volledige wijze de rechtmatigheid heeft gecontroleerd (het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium). Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant op basis van de (gewijzigde) Gemeentewet vanaf het jaar 2023 verslag van de kwaliteit van de interne beheersing van de BEL Combinatie of de beheersing een getrouwe verslaglegging mogelijk maakt. Door deze wetswijziging geeft de accountant nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De resultaten van de jaarrekeningcontrole 2025 zijn door de accountant vastgelegd in het accountantsverslag. In deze bestuurlijke reactie gaan wij in op de belangrijkste boodschappen uit het accountantsverslag, zoals benoemd op pagina 4-6. Daarbij geven wij aan hoe het bestuur hier tegenaan kijkt.

Controleverklaring In de afgelopen maanden heeft de controle van de jaarrekening 2025 plaatsgevonden. De controle door de accountant richt zich op de getrouwheid van de cijfers evenals de getrouwheid van de door de algemeen directeur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarrekening. De accountant heeft geen ongecorrigeerde fouten en onzekerheden geconstateerd. Rechtmatigheidsverantwoording De verantwoording over de rechtmatigheid wordt vanaf 2023 gegeven door de algemeen directeur en niet meer door de accountant. De algemeen directeur heeft, op basis van een voorgeschreven format, in de jaarrekening verantwoording afgelegd over het rechtmatig handelen in 2025 en heeft verklaard niet rechtmatig te hebben gehandeld. Hierbij heeft de algemeen directeur de in de financiële verordening opgenomen, en de door het bestuur vastgestelde, verantwoordingsgrens van € 645.000 gehanteerd. De onrechtmatigheden bedragen € 4.041.328 en overschrijden daarmee deze verantwoordingsgrens. Hierdoor luidt het oordeel van de algemeen directeur over de rechtmatigheidsverantwoording negatief. De accountant heeft vastgesteld dat deze rechtmatigheidsverantwoording getrouw is opgesteld. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium ziet toe op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen.

De voorwaarden hebben onder andere betrekking op het voldoen aan wet- en regelgeving bijvoorbeeld de Europese aanbestedingsregels. Bij de BEL Combinatie is de van toepassing zijnde wet- en regelgeving vastgelegd in het normenkader welke door het bestuur is vastgesteld. Als de van toepassing zijnde voorwaarden niet zijn nageleefd, kan dit leiden tot een onrechtmatigheid. De accountant heeft de analyse met betrekking tot Europees aanbesteden en de daaruit voortvloeiende conclusies onderzocht. De analyse is uitgevoerd op de totalen per leverancier, met een verdiepingsslag naar de aard van de dienstverlening. De accountant kan zich vinden in de aanpak en komt bij een nadere analyse niet tot een andere conclusie. De totaal geconstateerde onrechtmatigheden over boekjaar 2025 bedragen € 4.041.328. Het aantal crediteuren dat onrechtmatig is en de achtergrond hieromtrent is naar het oordeel van de accountant toereikend toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De accountant heeft vastgesteld de intern uitgevoerde controles met voldoende diepgang zijn uitgevoerd en dat hierbij de juiste conclusies zijn getrokken. Naar aanleiding van de in 2025 geconstateerde onrechtmatigheden zijn maatregelen getroffen om herhaling te voorkomen en de interne beheersing te versterken.

De effecten hiervan zijn nog niet volledig zichtbaar, omdat een deel van de maatregelen zich in de implementatiefase bevindt. De

**

aanbevelingen uit voorgaande jaren zijn voortvarend opgepakt en bij de jaarrekeningcontrole 2025 is beoordeeld in hoeverre deze maatregelen effectief zijn gebleken. Deze maatregelen zijn erop gericht om de naleving van aanbestedingsregels te borgen, contractbeheer te professionaliseren en toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium ziet toe op het budgetrecht van het bestuur. Financiële handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en de mutaties in de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium). De begroting is hiermee kaderstellend en afwijkingen hiervan zijn in principe onrechtmatig. Voor de jaarrekening 2025 geldt de financiële verordening, welke in 2025 is geactualiseerd. In de financiële verordening is opgenomen dat het bestuur tijdig wordt geïnformeerd over eventuele lastenoverschrijdingen. In lijn met de conclusie van de algemeen directeur stelt de accountant vast dat er op programmaniveau en op het niveau van investeringskredieten geen sprake is geweest van begrotingsonrechtmatigheden groter dan de verantwoordingsgrens. Dat er geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheid is (deels) te danken aan een slotwijziging die voor 31 december 2025 door het bestuur is vastgesteld.

In deze slotwijziging zijn afwijkingen van de begroting opgenomen, die op dat moment bekend waren, en deze afwijkingen zijn door het bestuur goedgekeurd. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, dan wel met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude, om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan (de ‘geest van de wet’). De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. Ook dit kan tot een onrechtmatigheid leiden.

Zoals reeds door de accountant gemeld in de managementletter beschikt de BEL organisatie nog niet over een organisatiebreed beleid inzake Misbruik & Oneigenlijk gebruik. De accountant adviseert beleid vast te lasten stellen door het bestuur en te implementeren in de organisatie. Binnen de organisatie wordt gewerkt aan een breed risicomanagement systeem waar de frauderisicoanalyse onderdeel van wordt. Analyse resultaat en vermogenspositie Het gerealiseerd saldo van baten en lasten over 2025 bedraagt € 779.899,- positief. Kwaliteit van de interne beheersing Zoals vorig jaar gerapporteerd en opgenomen in de managementletter 2025 ziet de accountant de nodige doorgevoerde verbeteringen in de interne beheersing binnen de BEL Combinatie. In de afgelopen twee jaar heeft de BEL organisatie belangrijke en noodzakelijke stappen gezet in het verbeteren van de primaire processen. In vergelijking met het jaarrekeningproces van eerdere jaren constateert de accountant sinds vorig jaar belangrijke vooruitgang bij de BEL Combinatie als het gaat om de kwaliteit van het proces en de inhoud van de jaarstukken en het balansdossier. De accountant spreekt over een mindset en een kwaliteitsverbetering die maken dat er een goede jaarrekening tot stand komt binnen het daarvoor gestelde tijdsbeslag, zodat de jaarrekening tijdig kan worden vastgesteld door het bestuur.

Desondanks spreekt de accountant over enige teruggang in die verbeterslagen tijdens de start van de controle. De jaarrekening was nog niet gereed en het balansdossier niet compleet bij aanvang van de controle. Voorziening verlof In de jaarrekening is een voorziening voor (spaar)verlof opgenomen van ruim € 425.000. Het deel van de voorzienig dat betrekking heeft op spaarverlof is juist bepaald. Het grootste deel van de voorziening heeft echter betrekking op

bovenwettelijk en bovenmatig verlof. Deze voorziening kan getroffen worden voor het verlof dat uitgaat boven het verlofsaldo dat binnen het beleid van de gemeenschappelijke regeling of de CAO past. Voorwaarde voor het mogen vormen van de voorziening is een niet gelijkmatig verloop van het verlofsaldo over de jaren. Doorbreken van interne beheersmaatregelen Het risico op doorbreken van interne beheersmaatregelen door de hoogste leiding, betreft met name het risico op resultaatsturing om het geprognosticeerd resultaat te behalen. Dit risico onderkent de accountant voornamelijk bij posten met schattingselementen zoals voorzieningen en overloopposten. Op deze posten voert de accountant detailwerkzaamheden uit. Hiernaast voert de accountant aanvullende controlewerkzaamheden uit op de memoriaalboekingen. De accountant heeft geen bevindingen naar aanleiding van deze controlewerkzaamheden. Het controlerisico is voldoende gemitigeerd. In 2025 is wel sprake van een duidelijke toename van het aantal memoriaalboekingen ten opzichte van 2024. Deze toename wordt met name veroorzaakt door correcties op de loonjournaalpost als gevolg van een onjuiste aanlevering vanuit BCS en door de overgang van de applicatie SAP naar KEY2Financiën, waarbij boekingen via memoriaal zijn verwerkt.

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden heeft de accountant vastgesteld dat deze toename grotendeels een technisch/administratief karakter heeft en niet leidt tot aanvullende bevindingen voor de jaarrekening. Het advies is wel om aandacht te houden voor een strak en beheerst afsluitproces, zodat de afhankelijkheid van memoriaalboekingen en correcties zoveel mogelijk wordt beperkt. Beeld BEL Bestuur De afgelopen jaren zijn er binnen de BEL organisatie forse inspanningen geleverd om de interne beheersing en de verslaglegging over de activiteiten te verbeteren en al dat harde werken heeft resultaat gehad. Over de jaarrekening 2025 geeft onze externe accountant Eshuis wederom een goedkeurende verklaring af. Het accountantsverslag helpt de organisatie de interne beheersing verder aan te scherpen en de gerealiseerde verbeteringen als successen te kunnen vieren. We concluderen als bestuur dat er goede stappen zijn gezet en geven de organisatie mee vooral door te gaan op de ingeslagen weg. De komende periode gaat de organisatie met de verschillende (detail)bevindingen en beheersmaatregelen verder aan de slag en we zullen als bestuur de colleges en raden van de BEL gemeenten transparant blijven informeren over de vorderingen. We zien als bestuur de noodzaak te blijven investeren in de kwaliteit van de organisatie en daarmee in de kwaliteit van beheersing en verslaglegging.

Tot slot Zoals eerder aangegeven bij de bestuurlijke reactie op de managementletter onderschrijven wij grotendeels de bevindingen van de accountant en ziet het bestuur mogelijkheden om op de genoemde punten verdere verbeteringen door te voeren binnen de BEL organisatie. In grote lijnen zien wij dat de accountant positief oordeelt over de jaarrekening en de stappen die zijn gezet in het versterken van de interne beheersing. Voor een goede borging van de opvolging is het wenselijk dat de algemeen directeur het bestuur tijdig en transparant blijft informeren over de vorderingen. Een tijdige oplevering van de managementletter en accountantsverslag is daarbij van groot belang. Wij spreken onze dank uit voor de positieve en constructieve samenwerking met de accountant. We zullen over de voortgang van de verbeteringen naar aanleiding van dit accountantsverslag het gesprek blijven voeren.

Pagina 3 van 3