Uniforme programmastructuur begroting 2025 en verder rvs

BESLISVOORSTEL RAAD BLARICUM Besluitvormend orgaan Gemeente Blaricum - Gemeenteraad Gemeentecode Blaricum Onderwerp Uniforme programmastructuur begroting 2025 en verder Portefeuillehouder Kennis, A.M. Openbaar Ja Korte inhoud Planning & Control (hierna P&C) is het geheel van activiteiten dat moet worden uitgevoerd om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (=planning), de rapportage daarover en de benodigde bijsturing en uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten (=beheersen). Dit doen we aan de hand van onze P&C producten. Dit zijn opeenvolgend de kadernota, de begroting, de zomernota en de jaarstukken van de gemeente. De gemeente geeft door middel van haar P&C documenten inzicht in de doelstellingen (de beoogde maatschappelijke effecten), de wijze waarop ernaar gestreefd wordt die effecten te bereiken, de betrokkenheid hierbij van de verbonden partijen en de raming van de baten en lasten. Door middel van de P&C documenten wordt sturing gegeven aan de doelstellingen en wordt verantwoording afgelegd over de resultaten. Volgens de verslaggevingsregels doen gemeenten dit via zogenaamde programma’s. Hierbij is een programma een samenhangend geheel van activiteiten. Deze programmastructuur is voor de drie BEL gemeenten niet gelijk.

Met dit voorstel uniformeren we de programmastructuur voor de drie BEL gemeenten. Besluiten 1. De programmastructuur vast te stellen en deze vanaf de P&C cyclus 2025 toe te passen in de P&C documenten Aanleiding voorstel Binnen het Ontwikkelplan “Samen op weg naar een toekomstbestendige en stabiele BEL

Combinatie” (hierna MJON) is onder andere de ambitie uitgesproken de Basis op orde te Pagina 1 van 5

brengen om zo de ontwikkelkracht van de BEL Combinatie voor de drie gemeenten te vergroten. Specifiek voor de P&C cyclus geldt dat de ambitie is uitgesproken te groeien naar een moderne en efficiënte P&C organisatie met een stevige en betrouwbare eenheid Control & Financiën, die uitdaagt en ondersteunt om de bestuurlijke ambities nu en in de toekomst helpt waar te maken. Door de programmastructuur uniform en eenduidige voor zowel Blaricum, Eemnes en Laren in te richten hebben we communiceerbare en herkenbare programma’s voor inwoners, bedrijven en de raad. Daarnaast kunnen we hiermee de P&C en administratie ook uniform en eenduidig inrichten, weet de organisatie op welke plek welke activiteit thuishoort en kunnen we zo efficiënt werken. Doel Een uniforme en communiceerbare programmastructuur toe te passen voor de gemeente Blaricum, Eemnes en Laren om zo een efficiënte P&C mogelijk te maken. Toelichting besluit (argumenten)

1.1 De programmastructuur is uniform, communiceerbaar en eenduidig. Om tot een uniforme programmastructuur te komen hebben we eerst een aantal uitgangspunten geformuleerd voor de uitwerking. De belangrijkste hieruit zijn dat de programma’s communiceerbaar en herkenbaar moeten zijn voor de inwoners, bedrijven

en de raad. De programma’s zijn ingedeeld volgens een logisch samenhang en duidelijke indeling: De programma’s moeten activiteiten bevatten die logisch met elkaar verbonden zijn. We combineren de “zachte” sector (sociaal domein) daarmee niet met de “harde” sector (ruimtelijke ordening of openbare ruimte). Ook hebben we het uitgangspunt gehanteerd dat kwaliteit boven kwantiteit gaat: Op dit moment hebben Eemnes zestien en Blaricum en Laren vijftien programma’s. Om ervoor zorg te dragen dat er meer

uniformiteit in de verschillende programma’s ontstaat zetten we de kwaliteit van een programma boven de kwantiteit. Uiteraard is het uitgangspunt van uniformiteit voor de drie gemeenten ook een uitgangspunt geweest en hebben we de financiële omvang van de programma’s zoveel als mogelijk in balans gehouden. De volgende programmastructuur is bepaald: Programma 1 Besturen en diensten verlenen in een veilig Blaricum Programma 2 Buitenruimte onderhouden in Blaricum Programma 3 Duurzaam en prettig wonen in Blaricum Programma 4 Sporten, ontwikkelen en leren in Blaricum Programma 5 Meedoen in Blaricum Programma 6 De algemene inkomsten en uitgaven van Blaricum

1.2 Zo is een meer efficiënte P&C mogelijk. Pagina 2 van 5

Door de programmastructuur uniform en eenduidige voor zowel Blaricum, Eemnes en Laren in te richten, kunnen we de P&C en administratie ook uniform inrichten, weet de organisatie op welke plek welke activiteit thuishoort en kunnen we efficiënt werken.

1.3 De mogelijkheid van vergelijkende cijfers blijft bestaan. In de programmabegroting wordt normaliter de lasten en baten van het betreffende programma voor het boekjaar vergeleken met het vorige boekjaar. Door de inrichting van dit traject blijft het mogelijke om de vergelijkende cijfers van het vorige begrotingsjaar in de programmabegroting 2025 op te nemen. Op deze wijze gaat er geen informatie verloren.

1.4 De programmastructuur is bottom-up opgesteld Onze budgethouders hebben meegedacht met de opbouw van de voorliggende programmastructuur.

1.5 Het maakt een uniforme financiële administratie mogelijk. De financiële administratie wordt in 2025 opnieuw wordt ingericht mede als gevolg van de aanbesteding van een nieuw financieel pakket. Door te starten met de programma’s, daarna de producten en daarna kostenplaatsen/soorten zijn we in staat een uniforme administratie op te zetten voor de drie gemeenten. Dat werkt efficiënt zowel voor C&F, de administratie, maar juist ook voor de budgethouders. Hierdoor is er minder kans is op fouten, een betere beheersing mogelijk en kan er beter gestuurd worden op resultaten.

1.6 We worden hiermee in staat gesteld beter te sturen en verantwoording af te leggen. Het ontbreekt op dit moment aan een onderverdeling van de programma’s in producten. Het aan de raad om programma’s vast te stellen en de hierin opgenomen te realiseren

doelstellingen. Hierbij alloceert de raad op het niveau van de programma’s het budget

(geld). Het is vervolgens aan het college om binnen deze programma’s de doelen en het geld te alloceren aan de verschillenden producten. Daarom werken we nu, tegelijk met het opstellen van de programmabegroting 2025, ook een productenstructuur uit waardoor er een verfijnde allocatie van geld en doelen mogelijk is om een betere sturing en verantwoording mogelijk te maken voor zowel raad als college.

1.7 Het is de bevoegdheid van de raad om de programmastructuur vast te stellen. Binnen het Besluit Begroting en Verantwoording, de Gemeentewet en de financiële verordening zijn afspraken gemaakt op welk niveau de raad bevoegd is en welk niveau het college. Zo is het aan de raad om de programmastructuur vast te stellen. Duurzaamheid Niet van toepassing

Pagina 3 van 5

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Besluit Begroting en Verantwoording Gemeentewet Financiële verordening Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie Om de uniformiteit te waarborgen is dit voorstel ingediend bij alle BEL gemeenten. Kanttekeningen

1.1 Bij een afwijkend besluit in de raad dienen we voor alle gemeenten een nieuw voorstel te maken. Een van de belangrijkste voorwaarden voor een efficiënte P&C is de uniformiteit van de programmastructuur binnen de drie BEL gemeenten. Niet zozeer op de inhoud van de programma’s (het beleid), maar wel op de structuur van de programma’s. Indien er bij een van de drie BEL gemeenten een afwijkend besluit wordt genomen, zullen we opnieuw naar de “tekentafel” gaan en voor alle drie de gemeenten een nieuw uniforme programmastructuur voorstellen. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Begrotingswijziging nodig? Nee Uitvoering Na besluitvorming richten we onze P&C documenten in conform de nieuwe programmastructuur. Het eerste product waarin dit zichtbaar wordt is de kadernota 2025 gevolgd door de programmabegroting 2025. Zoals aangegeven onder de argumenten ontbreekt het op dit moment aan een onderverdeling van de programma’s in producten. Het aan de raad om programma’s vast te stellen en de hierin opgenomen te realiseren

doelstellingen. Hierbij alloceert de raad op het niveau van de programma’s het budget

(geld). Het is vervolgens aan het college om binnen deze programma’s de doelen en het geld te alloceren aan de verschillenden producten. We ontwikkelen nu een productenstructuur die in de programmabegroting 2025 zal worden verwerkt. Communicatie De uitwerking van de programmastructuur wordt zichtbaar in de openbare P&C documenten. Bijlagen 1. Raadsvoorstel uniforme programmastructuur 2025 en verder 2. Raadsbesluit uniforme programmastructuur 2025 en verder

Pagina 4 van 5

3. Inrichting programmastructuur 2025 en verder Steller B. Luttekes(blutte). Registratiedatum 28 februari 2024

Pagina 5 van 5