Uitbesteden belastingtaken aan Huizen Bijlage Eindrapport verkenningsfase

EINDRAPPORT VERKENNINGSFASE OVERDRACHT BELASTINGTAKEN Gemeenten Blaricum Laren en Huizen

Involon BV Saltshof 1020, 6604 EA Wijchen Postbus 168, 6600 AD Wijchen Telefoon Contactpersoon E-mail

06-34 75 55 42 J. (Jan) Thomas j.thomas@involon.nl

Datum Kenmerk Versie

28 juni 2021 550.110.01 1.0 (definitief)

INHOUD

1

Inleiding _____________________________________________________________________________ 5

2

Managementsamenvatting _______________________________________________________________ 6

3

Uitgangspunten ________________________________________________________________________ 8 3.1

Inleiding ________________________________________________________________________ 8

3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3

Samenwerkingsvorm ______________________________________________________________ 8 Juridische samenwerkingsvorm ______________________________________________________ 8 Personeel _____________________________________________________________________ 10 Regisseur belastingen Blaricum en Laren _____________________________________________ 12

3.3 Scope ________________________________________________________________________ 13 3.3.1 Gegevensbeheer ________________________________________________________________ 13 3.3.2 Overige onderdelen ______________________________________________________________ 14

4

3.4

Toetredingseisen ________________________________________________________________ 18

3.5

ICT ___________________________________________________________________________ 19

Kosten______________________________________________________________________________ 21 4.1

Incidentele kosten _______________________________________________________________ 21

4.2

Structurele kosten _______________________________________________________________ 23

4.3

Besparingen BEL Combinatie ______________________________________________________ 24

5

Uitgangspunten _______________________________________________________________________ 25

6

Projectvervolg ________________________________________________________________________ 27 6.1

Fasering_______________________________________________________________________ 27

6.2

Bestuurlijk proces _______________________________________________________________ 28

7

Risico’s _____________________________________________________________________________ 29

8

Bijlagen _____________________________________________________________________________ 30 8.1

Onderbouwing samenwerkingsvormen _______________________________________________ 30

8.2

Toetredingsscan ________________________________________________________________ 35

8.3

Vergelijking bestaande belastingverordeningen ________________________________________ 38

Overdracht belastingtaken gemeente Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 3 van 43

8.4 Projectorganisatie implementatiefase ________________________________________________ 41 8.4.1 Het projectteam _________________________________________________________________ 41 8.4.2 Werkgroepen ___________________________________________________________________ 41 8.4.3 implementatiefase _______________________________________________________________ 42 8.4.4 Op te leveren producten Spoor A Juridisch ____________________________________________ 42 8.4.5 Op te leveren producten Spoor B Personeel ___________________________________________ 42 8.4.6 Op te leveren producten Spoor C Financieel ___________________________________________ 42 8.4.7 Op te leveren producten Spoor D Inrichting systemen en koppeling Huizen ___________________ 42 8.4.8 Op te leveren producten Spoor E Communicatie _______________________________________ 43 8.4.9 Op te leveren producten Spoor F Gegevensstromen ____________________________________ 43 8.4.10 Op te leveren producten Spoor G Processen __________________________________________ 43

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 4 van 43

1

INLEIDING

De gemeenteraad van Laren heeft op 25 november 2020 het college van Laren de opdracht gegeven het college van Huizen formeel te verzoeken de belastingtaken over te nemen per 1 januari 2022. De gemeente Blaricum had dit reeds eerder aan de gemeente Huizen gevraagd. De gemeente Huizen is in september 2020 gestart met een project om de overdracht van de belastingtaken van de gemeente Blaricum te realiseren. In de eerste weken zijn onderlinge afspraken gemaakt over de projectorganisatie en is onderzocht wat wordt verstaan onder de term “belastingtaken”. Nadat bekend werd dat ook de gemeente Laren de belastingtaken over wilde dragen aan de gemeente Huizen zijn de uitgangspunten met betrekking tot de projectorganisatie heroverwogen. Op 14 december 2020 hebben de gemeenten Blaricum, Laren en Huizen een gezamenlijke opdracht verleend voor het aanstellen van één projectleider. De overdracht wordt daarmee gezien als één project met twee opdrachtgevers: de gemeente Huizen en de BEL Combinatie). Met dit rapport wordt aan de besturen gerapporteerd over de uitkomst van de verkenningsfase op basis waarvan de besturen van de drie gemeenten een go/no go besluit kunnen nemen. In dit rapport wordt verder inzichtelijk gemaakt, welke vervolgstappen genomen moeten worden om bij een go tot een succesvolle overdracht te komen.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 5 van 43

2

MANAGEMENTSAMENVATTING

De overdracht van de uitvoering van de belastingtaken kan het beste gerealiseerd worden middels de centrumgemeenteconstructie, vergelijkbaar met de Soza-HBEL-constructie. Er hoeft daarmee niet een apart publiekrechtelijk gerechtspersoon te worden opgericht en er kan worden aangesloten bij de bedrijfsvoering processen van de gemeente Huizen. Onder de belastingtaken worden beschouwd de volledige uitvoering van de Wet WOZ, het heffen en het innen van de gemeentelijke heffingen. De heffingen die momenteel niet door het team Heffen, Waarderen en Invordering worden opgelegd en geïnd worden niet overgedragen en blijven achter bij de BEL Combinatie. In de verkenningsfase zijn de belastingverordeningen van 2021 als uitgangspunt gehanteerd. Voor specifieke onderdelen van het primaire proces zijn in de verkenningsfase de uitgangspunten vastgesteld. Er wordt naar gestreefd om de uitvoeringsbeleid zoveel mogelijk te harmoniseren. Dit beleid wordt vastgelegd in de belastingverordeningen, welke worden vastgesteld door de gemeenteraden. De gemeenteraden hebben de vrijheid om belastingverordeningen te wijzigen, maar dit kan betekenen dat de uitvoeringskosten wijzigen. Om de overgang een succes te maken moeten de gegevens aan kwaliteitseisen voldoen. Hierover zijn afspraken gemaakt. Aangegeven is dat met de huidige werkplannen en verbeterplan tijdig aan de gestelde eisen kan worden voldaan.

Voor de inrichting van de ICT zijn twee leveranciers nodig (voor de belastingapplicatie en voor de waarderingsapplicatie). Er wordt voor de samenwerking gewerkt in één applicatie. De gegevens van de gemeenten Blaricum en Laren worden gescheiden van de gegevens van de gemeente Eemnes en worden toegevoegd aan de gegevens van de gemeente Huizen. De overdracht van belastingtaken is een proces dat zorgvuldig moet worden uitgevoerd. Het is een belangrijke inkomensbron voor de gemeenten en raakt de burgers en ondernemers van de gemeenten direct. Een overgang per 1 januari 2022 is om die reden technisch niet realiseerbaar. Omdat de processen met betrekking tot de uitvoering van de wet WOZ, de belastingheffing en -invordering jaarcyclisch zijn, is een startdatum van 1 januari 2023 het meest efficiënt. De implementatie van de nieuwe ICT-omgeving leidt ook tot verandering van de omgeving voor de gemeente Huizen. De gemeente Huizen heeft aangegeven deze kosten niet door te berekenen. De incidentele kosten zijn als volgt: Blaricum Incidentele kosten

€ 208.802

Laren

Huizen

€ 225.898

€ 28.350

Het grootste component van de incidentele kosten betreffen de ontvlechting van de belastinggegevens van Blaricum en Laren van de gemeente Eemnes, deze samenvoegen met de belastinggegevens van de gemeente Huizen en de inrichting van de “nieuwe” belastingapplicatie. Hiervoor is een raming afgegeven door de softwareleverancier. De exacte kosten worden bekend na het kwartier maken in de implementatiefase. De structurele extra kosten voor de gemeente Huizen zijn beperkt. Het betreffen kosten die verrekend worden via de overhead. Door de overheadberekening (procentuele verdeling op basis van fte’s per afdeling) worden de uitvoeringskosten van het team Belastingen, WOZ en Verzekeringen wel iets hoger.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 6 van 43

Voor de gemeenten Blaricum en Laren staan er tegenover de nieuwe structurele kosten bij de gemeente Huizen, besparingen bij de BEL Combinatie. Structurele kosten

Blaricum € 418.859

Laren € 431.709

Besparingen Verschil

€ 282.317 - € 136.542

€ 304.938 - € 126.771

Vanwege het bovengemiddeld aantal WOZ-bezwaren bij de gemeenten Blaricum en Laren worden de extra bezwaren op basis van nacalculatie berekend. Deze zijn dus niet opgenomen in de structurele kosten.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 7 van 43

3 3.1

UITGANGSPUNTEN

INLEIDING De verkenning had als doel om antwoord te geven op de volgende vragen: - Welke taken wel en welke taken niet worden overgedragen door Blaricum en Laren; - Wat zijn de KPI’s voor het huidige kwaliteitsniveau voor de gemeenten Blaricum, Huizen en Laren; - Wat zijn de minimumeisen voor de overdracht aan het kwaliteitsniveau van de processen en gegevens van de gemeenten Blaricum en Laren; - Hoe moet de roadmap er uit zien voor de overdracht (nadere detaillering vervolgfases); - Wat is de financiële impact van de overdracht van taken. Om deze vragen te beantwoorden zijn er vijf deelonderzoeken uitgevoerd: Samenwerkingsvorm:

Wat is de beste juridische samenwerkingsvorm en wat zijn de gevolgen voor het personeel?

Scope:

Welke taken worden overgedragen?

Toetredingsscan:

Wat zijn de kwaliteitseisen aan processen en gegevens?

ICT:

Welke aanpassingen zijn nodig in de ICT?

Kosten:

Wat zijn de besparing voor de BEL Combinatie, alsmede de implementatiekosten en de structurele kosten?

3.2

SAMENWERKINGSVORM 3.2.1

Juridische samenwerkingsvorm Uitgangspunt Nr Uitgangspunt 1

Voor de uitvoering van de belastingprocessen wordt gebruik gemaakt van de centrumgemeenteconstructie, vergelijkbaar met de Soza-HBEL.

Belastingheffing is een overheidstaak. Gemeentelijke belastingen kunnen alleen worden geheven op basis van een door de gemeenteraad vastgestelde verordening. Na vaststelling van de verordening controleert de gemeenteraad het college van B&W bij de uitvoering van de verordening. Naast het college zijn de heffings- en de invorderingsambtenaar verantwoordelijk voor het uitvoeren van de belastingverordening. In de gemeentewet én de belastingwetgeving zijn voor hen specifieke bevoegdheden opgenomen. De heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar worden door het college van B&W aangewezen met een aanwijzingsbesluit en zijn een bestuursorgaan in het kader van de Awb. De heffingsambtenaar is door middel van attributie bevoegd belastingaanslagen op te leggen. De invorderingsambtenaar is op basis van attributie bevoegd de belastingen in te vorderen. De heffings- en invorderingsambtenaar kan de aan hen geattribueerde bevoegdheden, mandateren aan bepaalde medewerkers. Ook de medewerkers die belast zijn met de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen moeten door het college worden aangewezen, zo ook de belastingdeurwaarders. Op deze wijze beschikken deze

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 8 van 43

medewerkers over bepaalde bevoegdheden op het gebied van het heffen en het innen, zoals die in verschillende wetten zijn opgenomen voor de rijksbelastingen. De medewerkers die in bovengenoemde rollen zijn aangewezen, hebben toegang tot belasting- en WOZgegevens en vallen daarmee onder een strikte geheimhoudingsplicht die is opgenomen in de belastingwetgeving. In al deze rollen kunnen ook ambtenaren (onbezoldigd) worden aangewezen van andere gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, samenwerkingsverbanden en externe leveranciers. Tijdens de verkenningsfase is uitgebreid onderzoek gedaan naar de verschillende vormen van samenwerking. Voor de uitvoering van de belastingtaken van de gemeenten Blaricum en Laren is de centrumgemeenteconstructie als de meest geschikte vorm beoordeeld. De Gemeentewet bevat een specifieke regeling voor de centrumgemeenteconstructie bij een belastingsamenwerking. Bij deze centrumgemeenteconstructie is de uitvoeringsorganisatie ondergebracht bij één van de deelnemende gemeenten (de centrumgemeente). De colleges van B&W van de deelnemende gemeenten wijzen de heffings- en invorderingsambtenaar bij de centrumgemeente aan, zo ook de medewerkers belastingen en de deurwaarders. Deze heffings- en invorderingsambtenaar is dan een bestuursorgaan van alle deelnemende gemeenten, terwijl zij formeel in dienst zijn van de centrumgemeente.

Bij een centrumgemeenteconstructie is er geen afzonderlijk bestuur van de belastingsamenwerking en daarmee geen eigen begroting en jaarrekening. Het personeel is in dienst bij de centrumgemeente. De centrumgemeenteconstructie heeft als voordeel dat er geen nieuwe rechtspersoon moet worden opgericht, omdat wordt aangehaakt bij een bestaande gemeente. Dit maakt ook dat de juridische constructie verhoudingsgewijs licht is. Nadeel is dat deze constructie een zekere onevenwichtigheid in zich heeft, omdat de centrumgemeente in praktische zin in verhouding tot de andere gemeenten veel invloed heeft op de uitvoering. De gezamenlijke belastingsamenwerking is immers in zijn organisatie ondergebracht, waardoor de lijnen naar het college van de centrumgemeente altijd korter zijn dan de lijnen naar de colleges van de andere gemeenten. De centrumgemeenteconstructie is met name bruikbaar in gevallen waarin een of enkele kleine gemeente(n) gaan samenwerken met een grotere gemeente. Voor een samenwerking tussen meerdere gemeenten met elk een aanzienlijke omvang is het echter de vraag of deze constructie recht doet aan de verhouding tussen de betrokken gemeenten. Nu de belastingsamenwerking op de begroting en jaarrekening van de centrumgemeente rust, behoudt de centrumgemeente doorslaggevende zeggenschap over de beheersmatige en financiële aspecten van de samenwerking.

De andere gemeenten hebben een dienstverleningsovereenkomst met de centrumgemeente, hetgeen aanzienlijk minder zeggenschap geeft dan als zij zouden meebeslissen over de begroting en jaarrekening van het samenwerkingsverband; zij hebben daarmee materieel geen gelijke positie. In de dienstverleningsovereenkomst (de DVO) worden afspraken gemaakt over de inlichting- en verantwoordingsplicht. De centrumgemeenteconstructie is de samenwerkingsvorm die gebruikt wordt voor de samenwerking tussen de gemeente Huizen en de gemeenten Blaricum, Laren & Eemnes binnen het sociaal domein. Over deze HBEL-samenwerking zijn de ervaringen positief.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 9 van 43

Voordelen centrumgemeente • Er behoeft geen publiekrechtelijke rechtspersoon te worden opgericht en daarmee draagt deze niet bij aan de bestuurlijke drukte; • Aangesloten kan worden bij de financiële-, HRM-, ICT- en huisvestingondersteuning van de centrumgemeente; • Personeel komt in dienst bij de centrumgemeente; • Bij innovaties en investeringen wordt meegelift met de centrumgemeente; • Heeft zich bewezen bij de betrokken gemeenten, zie de Soza-HBE-constructie. Nadelen centrumgemeente • Het bestuur van de centrumgemeente kan meer invloed hebben; • De toetredende gemeenten hebben geen zeggenschap over de begroting van de centrumgemeente; een goede DVO is daarmee van groot belang voor de partners onderling. Voor een complete afweging van de verschillende samenwerkingsvormen wordt verwezen naar de bijlage in paragraaf 5.1. 3.2.2

Personeel

Uitgangspunten Nr Uitgangspunt Mens volgt Werk, conform de Wnra. 1 2

De werkzaamheden bij de BEL Combinatie worden niet verdeeld per gemeente. Om de besparingen (formatie) te bepalen is gerekend met de verdeelsleutel uit de DVO.

3

De inschatting van de verdeling van werkzaamheden voor de invordering van publieke en private invordering is gemaakt op basis van ureninzet uit het verleden.

4

Om de uitvoering van de WOZ- en belastingprocessen goed uit te kunnen voeren is een regierol bij de latende gemeenten nodig.

Overgang van onderneming Sinds de invoering van de Wnra is het Burgerlijk Wetboek (BW) ook op de overheid van toepassing. Dat betekent dat bij de overgang van een ‘onderneming’ rechten en plichten van werknemers behouden blijven. Voor het vaststellen of er sprake is van een overgang van een onderneming, gelden verschillende criteria: • Er moet sprake zijn van een ‘economische eenheid’. Het nastreven van publieke dienstverlening als doelstelling, zoals bij deze beoogde overdracht, valt onder dit begrip; • Er moet sprake zijn van ‘identiteitsbehoud’. Nu de uit te voeren taken identiek blijven is hier sprake van; • Er moet sprake zijn van een overgang op grond waarvan de overeenkomst, fusie of splitsing plaatsvindt. Ook aan dit criterium wordt voldaan. Formatie BEL Combinatie en aandeel overgang naar gemeente Huizen Ten behoeve van de uitbesteding van de belastingtaken van de gemeenten Blaricum en Laren aan de gemeente Huizen wordt rekening gehouden met de verhouding in de bijdragen van deze gemeenten aan de BEL Combinatie voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Daarnaast is het van belang om op te merken dat de formatie die wordt ingezet ten behoeve van de uitvoering van de publiekrechtelijke invordering, wordt meegewogen in de uitbesteding. Het invorderingsproces van de privaatrechtelijke vorderingen blijft de BEL Combinatie uitvoeren voor Blaricum en Laren.

Op basis van de ureninzet uit het verleden wordt gerekend met de volgende verhoudingen:

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 10 van 43

Onderdeel

Aandeel

Publiekrechtelijk invordering Privaatrechtelijk invordering Totaal

0,83 0,17 1,00

De formatie en de daarbij behorende middelen van Heffen & Waarderen en Invordering ziet er als volgt uit: Heffen, Waarderen & Invordering Formatie Bedrag Specialist Belastingen Administratief medewerker Belastingen Medewerker Belastingen Specialist Invordering Medewerker Invordering Functioneel beheer Belastingen Totaal Formatie & Budget

3,66 2,06 0,78 1,00 1,56 0,80 9,86

212.321 118.951 51.035 65.582 89.847 59.395 597.130

Op basis van de verschillende verdeelsleutels dient rekening te worden gehouden met de volgende verdeling bij de BEL Combinatie voor de gemeenten Blaricum en Laren: Functies in Fte’s Heffen, Waarderen & Invordering Specialist Belastingen Administratief medewerker Belastingen Medewerker Belastingen Specialist Invordering Medewerker Invordering Functioneel beheer Belastingen Totaal Formatie & Budget

Formatie 3,66 2,06 0,78 1,00 1,56 0,80 9,86

Blaricum 33,73% 1,23 0,69 0,26 0,28 0,44 0,27 3,18

Laren 36,25% 1,33 0,75 0,28 0,30 0,47 0,29 3,42

Op basis van bovenstaande wordt 6,60 fte (= 3,18 + 3,42) van de formatie ingezet voor Blaricum en Laren. Van deze formatie zal een deel achterblijven voor de account-/regiehouder die de schakel moet zijn tussen Blaricum en Laren enerzijds en Huizen anderzijds. Functies in euro’s Heffen, Waarderen & Invordering

Budget

Specialist Belastingen Administratief medewerker Belastingen Medewerker Belastingen Specialist Invordering Medewerker Invordering Functioneel beheer Belastingen Totaal Formatie & Budget

212.321 118.951 51.035 65.582 89.847 59.395 597.130

Blaricum 33,73% 71.616 40.122 17.214 18.434 25.254 20.034 192.674

Laren 36,25% 76.966 43.120 18.500 19.811 27.141 21.531 207.069

De formatie van 6,60 fte kan wordt uitgedrukt in euro’s. Dit komt dan uit op € 399.743. In dit bedrag is de 1,82% salarisverhoging voor 2022 nog niet verwerkt. Hier geldt dezelfde opmerking dat er budgettair rekening moet worden gehouden met het bekostigen van een regiefunctionaris die de “linking pin” is tussen Blaricum, Laren en Huizen. Dit betekent dat de werkelijke besparing op personeel lager uitvalt.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 11 van 43

Momenteel is een deel van de formatieplaatsen bij de BEL Combinatie ingevuld met vast personeel. Over de verdeling van vaste medewerkers tussen de gemeenten Baarn en Huizen en de maatstaf daarvoor, is nog geen besluit genomen. Bij een positief besluit door de gemeenteraden zal in de implementatiefase de exacte invulling van de nieuw benodigde formatie voor het team Belastingen, WOZ en Verzekeringen bij de gemeente Huizen, berekend worden. Dit nieuwe formatieplan vormt vervolgens het uitgangspunt voor de inpassing van medewerkers van de BEL Combinatie. De HRM-professionals van de BEL Combinatie en de gemeenten Huizen werken dit stappenplan samen nader uit in de implementatiefase. Het medezeggenschapstraject zal doorlopen worden, in dit geval een adviesaanvraag aan de ondernemingsraad en het bereiken van overeenstemming met het Lokaal Overleg van beide organisaties (de vakorganisaties).

3.2.3

Regisseur belastingen Blaricum en Laren

Voor de uitvoering van de Wet WOZ wijzen de colleges van de gemeente Blaricum en Laren de heffingsambtenaar bij de gemeente Huizen aan. Om de uitvoering van de WOZ- en belastingprocessen bij de gemeente Huizen goed te laten verlopen is een regierol bij de latende gemeenten essentieel. De gemeenten Blaricum en Laren zijn voornemens om voor deze regierol een regisseur bij de BEL Combinatie aan te stellen als de linking-pin tussen beide gemeenten. Deze regisseur heeft onder meer de volgende taken

• • • • •

•

De regisseur heeft periodiek afstemmingsoverleg met de gemeente Huizen; De regisseur is het eerste aanspreekpunt voor de eigen organisatie op het gebied van de WOZ en belastingen en adviseert op het gebied van de wettelijke ontwikkelingen, zowel aan de ambtelijke organisatie als de portefeuillehouder; De regisseur informeert de eigen organisatie, zowel ambtelijk als bestuurlijk, periodiek over de wijze van uitvoering door de externe partij; De regisseur is het eerste aanspreekpunt van gemeente voor de gemeente Huizen op het gebied van de WOZ, heffen en innen van gemeentelijke heffingen; De regisseur is verantwoordelijk voor de interne, integrale afstemming binnen de gemeente naar aanleiding van vragen die door de gemeente Huizen aan de gemeenten Blaricum en Laren worden gesteld, zoals bijvoorbeeld het opvragen van bouwdossiers en informatie die moet worden aangeleverd vanuit diverse organisatieonderdelen van de gemeente; De regisseur is verantwoordelijk voor het opvragen van kengetallen (zoals aantallen objecten) die benodigd zijn voor het opstellen van rekenmodellen voor kostendekkende tarieven, voor de begroting, de paragraaf lokale belastingen en de voor de jaarrekening van de gemeenten Blaricum en Laren. Het opstellen van deze producten blijft plaatsvinden bij de BEL Combinatie.

Op basis van ervaringscijfers is met deze rol circa 0,11 fte (schaal 10) per gemeente nodig, op basis van een gemiddelde inzet van 4 uur per week per gemeente. Het betreft dus geen volledige functie, maar de hiervoor genoemde taken. Het is gebruikelijk om deze taken te beleggen bij een financieel adviseur en deze te combineren met bijvoorbeeld het coördineren van de belastingverordening, de onderliggende rekenmodellen en de rol van heffings- en invorderingsambtenaar van de belasting die niet worden overgedragen. Hiermee worden de financiële effecten op de formatie als volgt Blaricum

Laren

Besparing formatie Inzet regisseur

192.674 -9.152

207.069 -9.152

Totaal

183.522

197.917

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 12 van 43

SCOPE Voor de uitvoering van de Wet WOZ, het heffen en het innen van belastingen zijn goede gegevens essentieel. Het beheren van vastgoedgegevens is een actueel onderwerp, omdat er landelijk wordt gewerkt aan een samenhangende objectenregistratie (lees: de SOR). Die nieuwe registratie is een vervolgstap voor de vastgoedgerelateerde basisregistraties op het stelsel van basisregistraties en zal volgens planning in 2025 moeten starten. Om deze redenen is er bij de bepaling van de scope uitgebreid onderzoek gedaan naar het gegevensbeheer. Bij het bepalen van de scope is niet alleen gekeken naar de huidige situatie, maar ook naar het mogelijk anticiperen op ontwikkelingen in de nabije toekomst. 3.3.1

Gegevensbeheer

Uitgangspunten Nr Uitgangspunt bij de overdracht belastingtaken gaat het beheer van de WOZ-administratie volledig mee met de 1 overdracht van de belastingtaken. 2

Gemeente Huizen en de BEL Combinatie streven ernaar om samen de SOR te realiseren.

x o o o o o

x x x

x x x x x

x x

x

heffing hondenbelasting

o x x x

heffing marktgelden

x

heffing lijkbezorgingsrechten

heffing riool

heffing afvalstoffen

heffing OZB

x x x x x

o o

x

o x x

o x o

x o

o

o

invordering

o o x o o

woz bezwaar

x o x

kwijtschelding

x x x o o

x

heffing Leges

o

x x x

heffing precariobelasting

x x x x o x

heffing toeristenbelasting

WOZ objectafbakening Basisregistratie Adressen en Gebouwen Basisregistratie Kadaster Basisregistratie Personen Nieuwe Handelsregister (NHR/KvK) Basisregistratie Grootschalige Topografie Omgevingsvergunning Vraagprijzen (iWOZ) Informatie belanghebbende Infomatie andere afdeling gemeente

woz marktanalyse en waardering

G EG EV EN SB EH EE R

woz secundaire objectkenmerken

BR O NN EN

woz primaire objectkenmerken

In onderstaande tabel is aangegeven welke bronnen voor welke proces(onderdelen) relevant zijn. Voor de gegevens uit de basisregistraties wordt gebruik gemaakt van de (kopie)gegevens in de WOZ-administratie. In het overzicht zijn niet meegenomen fotomateriaal (luchtfoto, obliekfoto, cyclomediafoto’s) en openbare bronnen als ruimtelijkeplannen.nl, etc. Voor een goede uitvoering van de Wet WOZ moeten alle relevante data beschikbaar zijn en het juiste kwaliteitsniveau hebben.

woz-objectafbakening

3.3

x x

x o

x x

x

o

o x x

x o

x

x uitvoering van het proces is afhankelijk van het brongegeven, moet gebruik maken van de bron/basisregistratie o uitvoering van het proces kan gebruik maken van de genoemde bron Samenhangende Object Registratie

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 13 van 43

Momenteel wordt landelijk gewerkt aan de Samenhangende Objectenregistratie. Binnen de SOR worden (delen van de) WOZ, BAG en BGT gebundeld in één administratie. Door de invoering van de SOR wordt de inwinning en bijhoudingen van gegevens efficiënter. Doelstelling is dat de SOR in 2025 start, maar er is nog niet bekend hoe deze exact vorm krijgt. Toelichting bij de uitgangspunten 1.

bij de overdracht belastingtaken gaat het beheer van de WOZ-administratie volledig mee met de overdracht van de belastingtaken.

De BEL Combinatie en de gemeente Huizen hebben afgesproken dat de uitvoering van de Wet WOZ (incl. WOZ-administratie) volledig wordt meegenomen in de overdracht van de BEL Combinatie naar de gemeente Huizen per 1 januari 2023. Zij hebben tevens afgesproken dat er een goede servicelevel agreement (SLA) en dienstverleningsovereenkomst (DVO) moet komen die ervoor zorgt dat de uitwisseling van data tussen de WOZ en de overige administraties bij de BEL Combinatie goed verloopt. Aspecten als beschikbaarheid van data en kwaliteitsbewaking worden hierin meegenomen. 2.

Gemeente Huizen en de BEL Combinatie streven ernaar om samen de SOR te realiseren.

De BEL Combinatie en Huizen hebben uitgesproken dat zij ernaar streven om de SOR in gezamenlijkheid te realiseren voor de gemeenten Huizen, Blaricum en Laren. Het bundelen van de administraties zorgt voor efficiency en een kleinere foutgevoeligheid. In de komende jaren wordt de uitwerking hiervan ter hand genomen.

3.3.2

Overige onderdelen

Klantcontacten Er komt een gezamenlijk en uniform briefpapier voor alle te versturen documenten. Het gezamenlijke briefpapier draagt bij aan een goedkoper en eenvoudiger implementatieproces. Het beheer van deze documenten en met name de uitvoering van de primaire processen worden hierdoor efficiënter. In de communicatie wordt gebruik gemaakt van de telefoonnummers en de e-mailadressen van de uitvoerende organisatie bij de gemeente Huizen. Burgers en ondernemers komen zo altijd direct bij de uitvoerenden terecht in plaats van dat ze een of meerdere keren moeten worden doorverbonden. Internetpagina’s en het digitaal loket zijn zichtbaar op de websites van de verschillende gemeenten, maar verwijzen technisch door naar de internetpagina van de uitvoerende organisatie. Hiermee wordt een efficiencyslag gemaakt, omdat de gedeelde informatie (bijvoorbeeld uitleg over de WOZ-waardering) maar eenmalig bijgewerkt hoeft te worden. Burgers van de gemeenten Blaricum en Laren die hebben aangegeven om de aanslagen digitaal te ontvangen krijgen daarnaast de aanslag ook per post. De voorkeur is uitgesproken om deze werkwijze te continueren. Bij de aanslagen worden geen acceptgiro's meegestuurd. Rond de aanslagoplegging zal de informele bezwaarafhandeling zoals die nu geldt voor de gemeente Huizen, ook worden ingezet voor de gemeenten Blaricum en Laren.

In dit kader wordt de burger en de ondernemer op een eenvoudige manier de mogelijkheid geboden om contact op te nemen met de uitvoerende organisatie. In het informele contact worden gegevens uitgewisseld, waarmee formele bezwaarprocedures voorkomen kunnen worden. De huidige informele interactie na het verzenden van de beschikking bij de gemeenten Blaricum en Laren worden hiermee gecontinueerd.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 14 van 43

Er komen geen belastingbalies in de gemeenten Blaricum, Laren of op het kantoor van de BEL Combinatie. Tijdens de implementatiefase wordt gekeken welke mogelijkheden er komen voor de afgifte van documenten door burgers en de levering van documenten door de gemeenten. Uitgangspunten Nr 1 2 3

Uitgangspunt Er wordt één huisstijl gebruikt voor alle documenten. De huisstijl wordt opgesteld in samenwerking met de afdelingen communicatie. In de communicatie wordt gebruik gemaakt van de telefoonnummers en e-mailadressen van de gemeente Huizen. Digitale communicatie vindt plaats op de site van de gemeente Huizen. De latende gemeenten verwijzen naar deze site, maar communiceren niet zelf over overgedragen taken.

4

Net als in de huidige situatie komen er geen belastingbalies in de gemeente Blaricum en/of Laren. Ook komt er geen belastingbalie op het kantoor van de BEL Combinatie.

5

Uitgangspunt is dat de huidige werkwijze bij de gemeente Blaricum en Laren met betrekking tot verzending van aanslagen (digitaal en/of post) gecontinueerd blijft. Er worden geen acceptgiro's met de aanslagen meegestuurd.

Documenten Momenteel worden documenten bij de BEL Combinatie opgeslagen in de applicaties van Pink, VRiS en mogelijk in het zaaksysteem. Voor de Basisregistratie WOZ geldt een bewaartermijn van brondocumenten van twaalf jaar. Voor de documenten met betrekking tot de heffing en de invordering is dit zeven jaar. De wens is om zo min mogelijk historische documenten te converteren naar de gemeente Huizen. Voor een goede uitvoering van de WOZen belastingprocessen moeten deze gegevens vanaf 2023 bij de BEL Combinatie raadpleegbaar blijven. In de werkgroep ICT moet samen met de softwareleveranciers bekeken worden wat de mogelijkheden zijn. Toezicht op de naleving van wettelijke archiefvoorschriften wordt bij de gemeenten Blaricum en Laren uitgevoerd door het Streekarchief Gooi en Vechtstreek (SAGV). Voor de gemeente Huizen is dit het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen (GGMH). Genoemde toezichthouders hebben een gezamenlijke richtlijn informatiebeheer bij wijziging, uitbesteding en afstoting van taken opgesteld. De kwaliteitseisen die worden gesteld door beide archieven zijn hiermee gelijk. Er zijn daardoor geen extra eisen die tijdens de overdracht van de taken gerealiseerd moeten worden. Uitgangspunt Nr Uitgangspunt 6

De overdracht van taken zal worden uitgevoerd met de toepassing van de richtlijn informatiebeheer bij wijziging, uitbesteding en afstoting van taken.

Verordeningen en tarieven Bij de overdracht van belastingtaken 2023 wordt uitgegaan van de geldende verordeningen van 2021. Ingrijpende wijzigingen in de verordeningen, zoals de heffingsmaatstaf, kunnen effect hebben op de kosten (incidenteel en structureel). In het geval de gemeenten Blaricum en/of Laren dergelijke wijzigingen overwegen zullen deze tijdig met de gemeente Huizen gecommuniceerd worden, zodat de consequenties voor de processen en de kosten bepaald kunnen worden. In de SLA of DVO zullen de procedures en termijnen voor het implementeren van dergelijke wijzigingen en/of nieuwe belastingen worden vastgelegd.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 15 van 43

Voor de precariobelasting op kabels en leidingen is er sprake van een tegenovergesteld effect. Op 22 mei 2017 is in het staatsblad (Stb. 2017, 196) de wet tot inwerkingtreding van de wet afschaffing precariobelasting op nutsnetwerken gepubliceerd. Vanaf 1 januari 2022 mag deze niet meer geheven worden. Werkzaamheden met betrekking tot deze heffing blijven achter bij de latende gemeenten. De belastingverordeningen van de middelen die worden overgedragen, worden na de overdracht van de taken opgesteld door de uitvoerende organisatie, omdat daar de fiscaal-juridische kennis aanwezig is. Input wordt geleverd door de latende gemeenten. Onder deze input wordt in ieder geval verstaan de tarieven en kostenonderbouwingen voor de bestemmingsheffingen en rechten, zo ook inzake gewenste aanpassingen (maatstaf, inflatiecorrecties, belastingplichtige etc.). Kosten die worden toegerekend aan de bestemmingsheffingen en rechten zijn immers alleen bekend bij de latende gemeenten (de activiteitenbegroting en/of in vastgestelde rekenmodellen). De uitvoerende organisatie verzorgt de ontvangst, registratie en afhandeling van de bezwaarschriften. Indien de argumenten in het bezwaarschrift betrekking hebben op de kostenonderbouwing (bijv. bij de leges) wordt het advies opgesteld door de latende gemeenten.

De verordeningen 2023 worden opgesteld door de latende gemeenten in overleg met de uitvoerende organisatie (zie ook harmonisatie). Het bestuurlijk proces voor het doen vaststellen van de verordeningen blijft sowieso bij de latende gemeenten, zo ook het publiceren en het bekendmaken van de verordeningen.

Uitgangspunten Nr Uitgangspunt 7 8 9

Uitgangspunt voor overdracht zijn de belastingverordeningen 2021. Uitzondering is de precariobelasting op kabels en leidingen. De werkzaamheden met betrekking tot deze heffing blijven achter bij de latende gemeenten. Het opstellen van belastingverordeningen wordt overgedragen aan uitvoerende organisatie. Latende organisatie zorgt voor input, vaststelling raad en publicatie.

Bestuursinformatie In de SLA of DVO worden afspraken gemaakt over het leveren van gegevens voor de kadernota, begroting, jaarrekening en paragraaf lokale heffingen. Het leveren van deze gegevens is een onderdeel van de basiswerkzaamheden van de uitvoerende organisatie. Het daadwerkelijk opstellen van deze documenten blijven werkzaamheden voor de latende gemeente. Dit geldt ook voor verzoeken om aanvullende informatie vanuit de organisatie, raadsvragen, persvragen, etc. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door de regisseur belastingen bij de latende gemeenten, waarbij de uitvoerende organisatie op verzoek gegevens aanlevert. Hoe wordt omgegaan met deze en mogelijk andere aanvullende wensen wordt vastgelegd in de SLA of DVO. In de SLA of DVO wordt de werking van de P&C cyclus vastgelegd en daarmee ook de periodiciteit en diepgang van tussentijdse rapportages. Voor de uitvoering van de Wet WOZ wordt gebruik gemaakt van de standaardrapportages aan de Waarderingskamer (aprilinventarisatie, oktoberinventarisatie en de inventarisatie kwaliteit taxaties). Uitgangspunt Nr

Uitgangspunt

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 16 van 43

10

Het leveren van rapportages aan de latende gemeente wordt gerelateerd aan de P&C cyclus van de gemeente Huizen en aan de bestaande rapportages aan Waarderingskamer

Harmoniseren belastingverordeningen Een belastingverordening is de weerslag van het belastingbeleid (bijvoorbeeld gedragsbeïnvloeding met maatstaf en tarief) en het uitvoerend beleid (bijvoorbeeld de termijn van betaling en het aantal betalingstermijnen). Met het harmoniseren van het uitvoerend beleid wordt efficiency bereikt, zodat zoveel als mogelijk dit beleid wordt geharmonieerd. Belastingbeleid zijn politieke keuzes. Tijdens de implementatiefase kunnen er vanuit het project voorstellen worden gedaan om de belastingverordeningen ook te harmoniseren op het belastingbeleid. De wethouders hebben aangegeven hier open voor te staan, als de voordelen opwegen tegen de nadelen. Hierbij valt onder andere te denken aan de rioolheffing en de hondenbelasting. Uitgangspunten Nr 11

Uitgangspunt De belastingverordeningen 2023 worden zoveel mogelijk geharmoniseerd op het uitvoerend beleid.

12

Tijdens implementatiefase worden de mogelijkheden onderzocht van harmonisatie van het belastingbeleid. Mogelijke aanpassingen worden middels apart voorstel voorgelegd in bestuurlijk overleg.

Heffing Bij de overdracht van de taken per 1 januari 2023 is het uitgangspunt dat er geen aanslagen van oude jaren worden opgelegd door de nieuwe uitvoerende organisatie. Onder oude jaren wordt verstaan belastingjaar 2022 en eerder. Uitgangspunt is dat de belastingen die momenteel door het team Belastingen van de BEL Combinatie worden opgelegd, overgaan naar de gemeente Huizen. De aanslagen voor de niet groot-kohier belastingen (bijvoorbeeld leges, lijkbezorgingsrechten, marktgelden) worden opgelegd door andere afdelingen van de BEL Combinatie zoals Financiën en Vergunning & Handhaving. Daarom blijven deze achter bij de BEL Combinatie. Voor een volledig overzicht van de heffingsprocessen wordt verwezen naar bijlage 6.3.

Uitgangspunten Nr 13

Uitgangspunt Alleen heffingen en deelprocessen van de kleinere belastingen die nu worden opgelegd door team Belastingen worden overgedragen.

14

Er worden na overdracht geen oude aanslagen meer opgelegd. Oud is belastingjaar 2022 en ouder.

Invordering Bij de overdracht van de taken per 1 januari 2023, is het uitgangspunt dat er geen invorderingsacties voor reeds opgevoerde vordering van oude jaren worden uitgevoerd door de nieuwe uitvoerende organisatie. Onder oude jaren wordt verstaan belastingjaar 2021 en eerder. De uitvoerende organisatie voert alleen invorderingstaken uit voor publieke vorderingen, waarbij de invordering nu ook wordt uitgevoerd door het team Belastingen. In de SLA/DVO worden nadere afspraken vastgelegd over al deze processen. De private

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 17 van 43

vorderingen en de publieke vorderingen die door andere afdelingen worden geïnd, blijven bij de latende gemeenten. Uitgangspunten Nr 15 16

3.4

Uitgangspunt Alleen de invordering van publieke vorderingen die nu wordt uitgevoerd door team Belastingen van de BEL Combinatie worden overgedragen. Er worden geen invorderingsactiviteiten overgedragen van oude aanslagen. Oud is belastingjaar 2022 en ouder.

TOETREDINGSEISEN Uitgangspunten Nr Uitgangspunt 15

De kwaliteit van de gegevens waaraan de gemeenten Blaricum en Laren moeten voldoen bij realisatie zijn vastgelegd.

16

Indien de kwaliteit niet voldoet aan de gemaakte afspraken worden de herstelacties na de overdracht gerealiseerd door de gemeente Huizen. De kosten hiervoor worden als extra kosten doorberekend.

In de periode januari tot en met maart is de toetredingscan uitgevoerd voor de gemeenten Blaricum en Laren. Hiertoe zijn gegevens opgevraagd van beide gemeenten. Vervolgens zijn tijdens projectgroepoverleggen deze gegevens verdiepend en validerend besproken en zijn de processen doorgenomen. De medewerking aan deze scan was goed, de verstrekte informatie uitgebreid en de houding transparant. Enkele detailgegevens met betrekking tot de uitvoering Wet WOZ konden nog niet geleverd worden. Deze hebben geen invloed op dehuidige beeldvorming. Er zijn afspraken gemaakt over de aanlevering van deze gegevens. Bij de toetredingsscan is rekening gehouden met de volgende processen • Gegevensbeheer; • Waardebepaling; • Aanslagregeling; • Bezwaar; • Beroep; • Debiteurenbeheer; • Dwanginvordering; • Kwijtschelding; De gemeenten Huizen, Blaricum en Laren hebben voor de hierboven genoemde processen gezamenlijk kritieke prestatie-indicatoren (kpi’s) opgesteld. Er is een nulstand opgenomen. In grote lijnen kan gesteld worden dat er geen “lijken in de kast” zijn aangetroffen. Aandachtspunten zijn de WOZ-beschikkingen 2021 voor de bedrijfspanden en het lopend project bij de BEL-combinatie voor het bij de woningen omzetten van de bruto-inhoud naar de gebruiksoppervlakte. Dit zijn aandachtspunten die reeds opgenomen zijn in de werkplanning 2021 van de BEL Combinatie.

In september 2021 volgt een eerstvolgende meting. In die periode start ook het kwartier maken van de ICT plaats. Tijdens het kwartier maken moet worden vastgesteld dat de gegevens van Blaricum en Laren correct over kunnen worden gebracht naar de gemeente Huizen. De toetredingsscan is daarbij een van de hulpmiddelen. Conform de planning is de omzetting naar gebruiksoppervlakte dan afgerond.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 18 van 43

De definitieve meting van de kpi’s vindt plaats voor de start van de realisatiefase. Indien niet wordt voldaan aan de gestelde kpi’s betekent dit niet automatisch dat de overgang niet plaats kan vinden. Uitgangspunt is dat de gemeenten Blaricum en Laren voldoen aan de kpi’s. Indien hieraan niet is voldaan worden na de overgang de werkzaamheden door de gemeente Huizen uitgevoerd. De kosten van deze werkzaamheden worden doorberekend naar de gemeenten Blaricum en Laren. Voor uitvoering van deze werkzaamheden zal een kostenraming worden aangeleverd. Een van de randvoorwaarden van het project is dat de kwaliteit van de processen van de gemeente Huizen niet mag verminderen. De nulstand geeft een objectief beeld van de huidige kwaliteit en kan gebruikt worden bij de evaluatie. Het gedetailleerde overzicht van de kpi’s en de kwaliteit van de gegevens is opgenomen in de bijlage. 3.5

ICT Uitgangspunten Nr Uitgangspunt 1

De ICT moet werkprocessen ondersteunen. De werkprocessen van de gemeente Huizen zijn leidend. De in te richten ICT omgeving moet werken binnen de architectuur van de gemeente Huizen.

2

De kosten voor de ontvlechting van de gegevens van Blaricum en Laren en de samenvoeging met de gegevens van de gemeente Huizen zijn een raming van de leverancier. Na afloop van het kwartiermaken worden de exacte kosten bekend. Dat geldt ook voor de structurele kosten.

De primaire processen voor de uitvoering van de Wet WOZ, het heffen en het innen van belastingen wordt door alle drie de gemeenten uitgevoerd in twee applicaties: een waarderingsapplicatie van TOG Nederland, VRiS en een belastingapplicatie van PINK, Civision. Voor het heffen en innen van belastingen wordt gebruik gemaakt van verschillende modules van PINK. Tussen beide applicaties worden gegevens uitgewisseld. Bij de gemeente Huizen vindt dit plaats via berichtenverkeer, bij de gemeenten Blaricum en Laren gebeurt dit middels bestandsuitwisseling. In 2021 wordt het berichtenverkeer bij de gemeenten Blaricum en Laren ingevoerd. De koppeling met de Landelijke Voorziening WOZ verloopt voor de drie gemeenten middels de PINK applicatie. In de processen van de over te dragen taken wordt veel gebruik gemaakt van gegevens uit externe bronnen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een datadistributiesysteem, PINK Makelaar. Daarnaast zijn er koppelingen met het zaaksysteem en het financiële systeem. Naast het project bij de gemeenten Blaricum en Laren om het berichtenverkeer in te voeren, zijn er nog twee projecten bij de gemeente Huizen die invloed hebben op dit traject. De gemeente Huizen is bezig om het platform waar de PINK applicaties op draaien te migreren naar SAP4Hana. Dit is in de eerste helft van 2021 gerealiseerd.

Omdat deze migratie naar SAP4Hana nog niet is uitgevoerd bij de BEL Combinatie betekent dit dat er bij de conversie van de gegevens een extra stap uitgevoerd moet worden. Daarnaast wordt het datadistributiesysteem gemigreerd naar de cloud van PINK. Dit is een project met een doorlooptijd van circa een half jaar en kan niet parallel lopen met het implementatietraject voor de samenwerking van belastingen. Er is bij de gemeente Huizen vooralsnog besloten om de migratie naar de Cloud uit te voeren nadat de samenwerking voor belastingen is gerealiseerd. Dit betekent dat na de implementatie de PINK makelaar inclusief de koppelingen voor de gemeenten Blaricum en Laren gemigreerd moeten worden. In de eerste fase van de implementatie, zal duidelijk worden of deze volgorde gehanteerd blijft. In de verkenningsfase is geïnventariseerd welke applicaties en koppelingen momenteel worden gebruikt. Daarnaast is ook in kaart gebracht wat de uitgangspunten moeten zijn voor de nieuwe situatie. In hoofdlijnen komen de uitgangspunten erop neer dat de gegevens beheerd worden in één waarderingsapplicatie en één belastingapplicatie. Alle benodigde gegevens komen rechtstreeks van de landelijke voorzieningen binnen bij de gemeente Huizen. De applicaties wisselen onderling gegevens uit middels berichtenverkeer. Er zijn interne koppelingen met financiële systemen en het zaaksysteem.

Daarnaast moet het mogelijk zijn om de gegevens van Blaricum en/of Laren op termijn te ontvlechten indien daar de wens toe is en moet de relatie met het zaaksysteem voldoen aan de Archiefwet.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 19 van 43

De leverancier van de waarderingsapplicatie, TOG Nederland, heeft aangegeven geen problemen te voorzien en heeft inmiddels een offerte opgeleverd waarbij de eenmalige acties in kaart zijn gebracht. De kosten zijn inzichtelijk gemaakt in de paragraaf incidentele kosten. De leverancier van de belastingapplicatie, PINK, heeft aangegeven dat de incidentele kosten voor de samenvoeging in totaal € 341.000 kost. Dit is een ruwe raming. De exacte kosten, zowel incidenteel als structureel, voor de PINK-applicaties worden na afronding van het kwartier maken bekend. Voor de structurele kosten is rekening gehouden met de huidige kostenstructuur van de gemeente Huizen. Een kostenbesparing op ICT-gebied is op basis van de nu bekende gegevens niet vast te stellen. Omdat de structurele automatiseringskosten bij de gemeente Huizen in de overheadskosten worden meegerekend, zullen eventuele verschillen tussen deze raming en de werkelijke kosten relatief weinig effect op de structurele kosten. Omdat de invorderingsprocessen voor de oude vordering door de BEL Combinatie worden afgerond, dient men in 2023 nog te beschikken over een belastingsysteem waarin gemuteerd kan worden. Na 2023 kan de BEL Combinatie volstaan met een raadpleegversie. Een deel van de huidige koppelingen bij de BEL Combinatie zijn vanaf 2023 niet meer nodig.

Daarnaast zal ook het aantal licenties afnemen bij de BEL Combinatie, omdat er minder medewerkers gebruik zullen maken van de PINK Suite.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 20 van 43

4 4.1

KOSTEN

INCIDENTELE KOSTEN Uitgangspunten Nr 1 2 3

Uitgangspunt De incidentele kosten worden op basis van werkelijke kosten verdeeld tussen de BEL Combinatie en de gemeente Huizen. De incidentele kosten voor de BEL Combinatie worden verdeeld tussen Blaricum en Laren op basis van de huidige DVO. Voor de inrichting van de belastingapplicatie en de conversie van de gegevens zijn nog geen kosten aangeleverd door de leverancier. Hiervoor zijn aannames gemaakt op basis van ervaringen.

De incidentele kosten zijn de eenmalige kosten die gemaakt worden om de overgang van de belastingtaken te realiseren. De invordering van oude belastingaanslagen worden niet overgedragen. De verwachting is dat in de tweede helft van 2022 belastingaanslagen worden opgelegd en dat in het begin van 2023 nog werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door de BEL Combinatie. Deze uitvoeringskosten worden ook meegenomen in de incidentele kosten. De incidentele kosten worden verdeeld over de gemeente Huizen en de BEL Combinatie. De incidentele kosten zijn als volgt opgebouwd: Blaricum en Laren

Toelichting Huizen

Waarderingsapplicatie Inrichting nieuwe VRiS-omgeving Realisatie koppeling Decos

€ 2.000 € 6.000

Implementatie E-loket

€ 4.000

€ 1.000 Conform offerte TOG 31 maart € 3.000 Conform offerte TOG 31 maart Conform offerte TOG 31 maart

Totaal implementatie TOG

€ 12.000

€ 4.000

Belastingapplicatie

inrichting koppelingen ontvlechting gegevens belastingpakket

koppeling landelijke voorzieningen + opwerken uitval inrichting belastingapplicatie techniek

Gegevens samenvoegen Totaal implementatie PINK

€ 341.000

Realiseren koppelingen voor de gemeenten Blaricum en Laren en evt, aanpassen koppeling Huizen Gegevens Blaricum en Laren ontvlechten van de gemeente Eemnes Realiseren nieuwe koppeling en opwerken nieuw ontstane uitval (mutaties en berichten tijdens mutatiestop) Kosten inrichting door Pink Gegevens Blaricum en Laren overbrengen van BEL naar Huizen, migreren naar SAP4Hana en samenvoegen met gegevens Huizen. Kosten zijn ramingen (definitieve opgave volgt na kwartier maken)

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 21 van 43

Vervolg volgende pagina Overig

publieke vorderingen 2023

€ 15.000

Functioneel inrichten applicatie door € 10.000 Huizen € 13.000 Externe projectleiding Geen extra kosten. Binnen bestaande contracten worden minimale kwaliteitseisen gerealiseerd Tijdelijke invorderingswerkzaamheden in 2023 voor oudere jaren

Totaal overig

€ 61.000

€ 23.000

Onvoorzien 5%

€ 20.700

€ 1.350

Totaal implementatie

€ 434.700

€ 28.350

inrichting belastingapplicatie proces projectleiding

€ 20.000 € 26.000

€0

kwaliteitseisen toetredingsscan

Voor een verdere verdeling tussen de gemeenten Blaricum en Laren worden de uitgangspunten van de DVO van de BEL Combinatie gehanteerd. aandeel DVO Blaricum Laren totaal

verhouding B:L

33,73 36,25 69,98

48% 52% 100%

Verdeling kosten Blaricum en Laren Blaricum

Laren

Waarderingsapplicatie Inrichting nieuwe VRiS-omgeving Realisatie koppeling Decos

€ 964 € 2.892

€ 1.036 € 3.108

Implementatie E-loket

€ 1.928

€ 2.072

Totaal implementatie TOG PINK inrichting samenwerkingsmakelaar cloud ontvlechting gegevens belastingpakket koppeling landelijke voorzieningen + opwerken uitval inrichting belastingapplicatie techniek

€ 5.784

€ 6.216

€ 163.680

€ 177.320

€ 9.640 € 12.532 €0

€ 10.360 € 13.468 €0

publieke vorderingen 2023

€ 7.230

€ 7.770

Totaal overig

€ 29.402

€ 31.598

Onvoorzien 5%

€ 9.936

€ 10.764

€ 208.802

€ 225.898

totaal implementatie PINK (raming) Overig inrichting belastingapplicatie proces projectleiding kwaliteitseisen toetredingsscan

Totaal implementatie

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 22 van 43

4.2

STRUCTURELE KOSTEN Uitgangspunten Nr 1

Uitgangspunt De structurele kosten worden verdeeld tussen de BEL Combinatie en de gemeente Huizen op basis van het aantal objecten.

2

Externe kosten die specifiek worden gemaakt voor een gemeente worden niet verdeeld (momenteel alleen externe kosten hondenbelasting Laren)

3

De gemeenten Blaricum en Laren hebben een hoog percentage bezwaarschriften WOZ. De kosten (uitvoeringskosten en proceskosten) worden op basis van nacalculatie doorberekend.

Bij de bepaling van de structurele kosten zijn de processen van de gemeente Huizen leidend. Op basis van de huidige werkwijze bij de gemeente Huizen is een raming gemaakt van de benodigde extra inzet voor de werkzaamheden van de gemeente Blaricum en Laren. Voor de nieuwe processen (hondenbelasting en riool grootverbruik) is gebruik gemaakt van ervaringscijfers. De kosten voor automatisering, werkplekken, kcc, etc. wordt bij de gemeente Huizen via de overhead verrekend. Deze methodiek is ook gehanteerd bij de bepaling van de structurele kosten. Voor de bepaling van de structurele kosten zijn eerst de totale uitvoeringskosten voor de belastingen van de drie gemeenten bepaald. Vervolgens heeft er een verdeling plaatsgevonden van deze kosten op basis van het aantal WOZ-objecten van de gemeente. Dit is een praktische en realistische verdeling, omdat de belastingmiddelen vergelijkbaar zijn en het uitgangspunt is dat de uitvoering van het beleid zoveel mogelijk wordt geharmoniseerd. Het opslagpercentage voor de algemene kosten als gevolg van het toetreden door Blaricum en Laren komt hiermee op 158%. De verdeling van de kosten is als volgt:

Blaricum Huizen Laren TOTAAL

Objecten 5.953 20.651 6.093 32.697

Aandeel 18,21% 63,16% 18,63% 100,00%

De totale structurele kosten te verdelen wordt hiermee: Begroting 2021 Producten

Lasten

9401000 Kosten combinota (print en mailservice)

26.784

9401001 Kosten invordering/deurwaarder

16.000

9401020 Drukwerk/vakliteratuur 9401070 Toeristenbelasting controle ATMP

Opslag obv WOZ-objecten

Lasten totaal BHL

158,33%

278.788

700 1.420

9301000 WOZ, kosten waardebepaling exclusief proceskosten (externe taxateur)

131.175

438100 Goederen en diensten algemeen (subtotaal)

176.079

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 23 van 43

Loonkosten belastingen Huizen met uitbreiding

1.142.963

Aandeel belastingen overheadkosten Huizen met uitbreiding

939.798

Loonkosten belastingen (subtotaal) Huizen met uitbreiding

2.082.761

2.082.761

LASTEN TOTAAL

2.361.549 Opslag obv WOZ-objecten

Baten 9401050 Opbrengst aanmaningen

-13.500

9401051 Opbrengst dwangbevelen

-25.000

538110 Vergoeding invorderingskosten (totaal)

-38.500

LASTEN TE VERDELEN

158,33%

-60.958 2.300.592

Bij de berekening van de structurele kosten zijn twee uitzonderingen gemaakt. Kosten voor derden die worden gemaakt voor één gemeente, worden doorberekend aan die gemeente. Deze hebben tot nu toe alleen betrekking op de hondenbelasting van de gemeente Laren. Daarnaast is het percentage WOZ-bezwaren in de gemeente Blaricum en Laren ver boven het landelijk gemiddelde en het huidige percentage van de gemeente Huizen. De uitvoeringskosten met betrekking tot de extra bezwaren worden apart berekend bij de structurele kosten. Naast de uitvoeringskosten heeft dit ook effect op de proceskostenvergoeding. De totale structurele kosten zijn: VERDELING lasten te verdelen hondencontrole

Blaricum

totaal

418.859

Huizen Laren totaal 1.453.024 428.709 2.300.592 3.000 3.000

418.859

1.453.024

431.709

2.303.592

Voor de berekening van de extra bezwaren is gerekend met het laatst gepubliceerde aantal bezwaren door de Waarderingskamer (stand 15 april 2021). Voor de proceskostenvergoeding is gerekend met de werkelijke kosten van 2020. In onderstaande tabel staat vermeld wat op basis van deze aantallen de extra kosten zouden zijn.

Onderwerp Bezwaarafhandeling Proceskostenvergoeding Totaal

4.3

Blaricum 35.506

Laren 48.746

53.349 88.855

57.302 106.048

BESPARINGEN BEL COMBINATIE

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 24 van 43

5

UITGANGSPUNTEN

Nr 1

Uitgangspunt Verdeling van de besparingen bij de BEL Combinatie vindt plaats op basis van de huidige DVO

2

Bij de besparingen wordt gekeken naar de bedragen in de begroting. Er wordt niet gekeken naar de werkelijke kosten.

De belastingtaken van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren zijn momenteel belegd bij de BEL Combinatie. De formatie en de daarbij behorende middelen zijn zowel op begrotings- als op rekeningbasis verdeeld op basis van een afgesproken DVO-verdeling bij de BEL Combinatie. Deze verdeling ziet er als volgt uit: DVO-verdeling Blaricum Eemnes Laren Totaal DVO

33,73% 30,02% 36,25% 100,00%

Bij de besparingen is rekening gehouden met bovenstaande verdeling en van de begrote bedragen. De werkelijke kosten, zoals vermeld in de jaarrekening 2020 worden voor de besparing buiten beschouwing gelaten. De besparing op het formatiebudget is als volgt: Formatie Heffen, Waarderen & Invordering

Blaricum

Laren

Specialist Belastingen

71.616

76.966

Administratief medewerker Belastingen

40.122

43.120

Medewerker Belastingen

17.214

18.500

Specialist Invordering

18.434

19.811

Medewerker Invordering

25.254

27.141

Functioneel beheer Belastingen

20.034

21.531

Regisseur belastingen

-9.152

-9.152

183.522

197.917

Totaal Formatie & Budget

De regisseur belastingen is een “negatieve” besparing. Dit zijn nieuwe taken die ontstaan door het laten uitvoeren van de belastingtaken door een andere organisatie (zie paragraaf regisseur belastingen Blaricum en Laren). Naast de besparingen op het formatiebudget zijn er ook besparingen op algemene kosten:

Overige posten in de gemeentelijke begroting Perceptiekosten gemeentelijke heffingen Toeristenbelasting controle

Blaricum

Laren

6.830

7.000

800

Hondenbelasting controle

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

3.000

Pagina 25 van 43

Uitbestede werkzaamheden

38.885

41.500

Proceskosten No cure No pay – bureau

7.015

4.780

iWOZ

375

410

Kosten LV WOZ

840

870

Bijdrage Waarderingskamer

1100

1140

Opbrengsten invorderingskosten (saldo)

-2.000

0

totaal kosten

53.845

58.700

De werkelijke besparing voor beide gemeenten is iets groter zijn. Omdat bij de structurele kosten rekening is gehouden met de verhoging van de salariskosten per 2022 wordt deze ook meegenomen in de besparing. De BEL Combinatie heeft aangegeven dat er alleen een besparing in de overheadkosten gerealiseerd kunnen worden in een gedeelte van de automatisering. Alle overige kosten vanuit belastingen die worden toegerekend aan de overhead kunnen vanwege door verschillende oorzaken (waaronder contractuele verplichtingen) niet worden bespaard.

Besparingen

Blaricum

Laren

Salariskosten

183.522

197.917

Verhoging salariskosten 2022

3.340

3.602

Kosten belasting in begroting

53.845

58.700

Automatiseringskosten

41.610

44.719

totaal kosten

282.317

304.938

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 26 van 43

6

FASERING

Q2 2023

Q1 2023

Q4 2022

Q3 2022

Q2 2022

Q1 2012

Q4 2021

Q3 2021

Q2 2021

Voor het project wordt de volgende fasering gehanteerd: verkenningsfase, implementatiefase, realisatiefase, nazorgfase. Dit rapport is het eindproduct van de verkenningsfase. Na een positief besluit door de gemeenteraden worden de volgende vervolgfasen uitgevoerd. Geadviseerd wordt om te starten met acties voor de implementatiefase na een positief besluit van Colleges, waarbij geen verplichtingen worden aangegaan, zodat optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare doorlooptijd.

Q1 2021

6.1

PROJECTVERVOLG

hoofdfases verkenningsfase bestuurlijke besluitvorming samenwerking Go/No Go implementatiefase - kwartiermaken ICT bestuurlijke besluitvorming GR implementatiefase realisatiefase nazorg decharge Implementatiefase: - Hoe wordt de toetreding gerealiseerd (zowel ontvangende als latende partij); - Voorbereidingen voor de realisatie; - Opstellen personeelsplan; - Testen van de conversie. Realisatiefase: - Realiseren toetreding; - Uitvoeren conversie. Nazorg: - Rapporteren over de eerste resultaten van de nieuwe organisatie; - Rapport opstellen met mogelijke kansen. Decharge: - Geven van decharge aan het projectteam; - Ontbinding van projectstructuur, overgang van projectorganisatie naar beheerorganisatie.

Overdracht belastingtaken gemeenten Blaricum en Laren naar gemeente Huizen

Pagina 27 van 43

6.2

BESTUURLIJK PROCES Het overdragen van de taken vraagt meer dan alleen een raadsbesluit waarin tot samenwerking wordt besloten. Gedurende de implementatie- en/of realisatiefase moeten de volgende besluiten genomen worden: Besluit

Wie

Uiterlijk voor

Vaststellen Gemeenschappelijke

Gemeenteraden van alle

31 maart 2022

Regeling HBL Belastingen

deelnemende gemeenten

(inclusief SLA en DVO) Aanwijzen Heffingsambtenaar

Colleges van B&W van alle

31 december 2022

deelnemende gemeenten Aanwijzen Invorderingsambtenaar

Colleges van B&W van alle

31 december 2022

deelnemende gemeenten Aanwijzen medewerkers

Colleges van B&W van alle

belastingen

deelnemende gemeenten

Aanwijzen deurwaarder

Colleges van B&W van alle

31 december 2022 31 december 2022

deelnemende gemeenten Vaststellen

Gemeenteraden van alle