Programma Wet Open Overheid Bijlage Programmaplan implementatie WOO

Programmaplan Implementatie Wet open overheid

Versie 1.1 Status: Nog niet vastgesteld Auteurs: David Bakker, Mark Berntssen, Melissa van Bijsterveld en Esther Kriek

Inhoud Aanleiding

2

Achtergrond: Rijksprogramma Duurzame Digitale Informatiehuishouding

2

Doelstelling

3

Scope

3

Ambitie

3

Opdrachtgever / Opdrachtnemer

4

Planning en aanpak

5

Financiën

6

Communicatie

7

Overzicht van bijlagen

8

1

Aanleiding Op 26 januari 2021 nam de Tweede Kamer de Wijzigingswet Wet open overheid (hierna Woo) aan, de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Daarom kent deze wet de verplichting om uit eigen beweging bepaalde informatie openbaar te maken. Met de komst van de Woo worden we verplicht documenten in meerdere categorieën actueel, betrouwbaar, actief en snel openbaar te maken. Dat betekent: niet meer wachten tot ernaar wordt gevraagd zoals onder de Wob gangbaar was. Daarmee verplicht de Woo ons om onze (digitale) informatiehuishouding op orde te brengen. Daar waar de laatste verplichting strijdig is met de realisatie van het actief openbaar maken conform de Wet Open Overheid zal dit worden benoemd. De BEL Combinatie en haar deelnemende gemeenten werken voor een deel al op deze wijze, maar met deze nieuwe wet zullen we nog meer dan we nu al doen rekening moeten houden met het digitaal publiceren van onze documenten. Met deze wet wil de overheid realiseren dat “overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is”. Naast het verbeteren van de kwaliteit van onze informatie, zullen wij onze huidige processen aan moeten passen en ter ondersteuning van deze processen bepaalde technische zaken anders moeten inrichten.

Tevens zal het belangrijk zijn de benodigde bewustwording binnen de organisatie te realiseren. In de Woo is aangegeven dat een goede informatiehuishouding een basis is om het doel van de wet te bereiken. In de Woo staat aangegeven dat de gemeente ervoor zorgt dat de documenten die zij ontvangt, vervaardigd, of anderszins onder zich heeft in een goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Dit staat op een zelfde wijze in de Archiefwet van 1995 beschreven maar wordt in de Woo nogmaals aangehaald en verder uitgebreid naar de duurzame toegankelijkheid van (digitale) documenten. De implementatie van de Woo zal geleidelijk plaatsvinden over de periode van 2022 tot en met 2026. Vanwege de duur en de omvang van de implementatie van de wet en alles wat daarbij komt kijken is besloten om dit op te zetten als een programma in plaats van een project. Op deze manier zal er een stuurgroep richting geven aan het programma en controle houden op de begroting. Daarnaast zal er op uitvoerend niveau een programmaboard zijn die handen en voeten zal geven aan de verschillende deelprojecten van het programma. Op een later moment zal verder worden ingegaan op deze aanpak.

Achtergrond: Rijksprogramma Duurzame Digitale Informatiehuishouding In de Woo wordt specifiek aandacht besteed aan de (digitale) informatiehuishouding van bestuursorganen. De achtergrond daarvan is het probleem bij de uitvoering van de Wob waarbij bestuursorganen niet altijd weten welke informatie er is en niet altijd snel over de juiste informatie kunnen beschikken. Door maatregelen te treffen ter verbetering van de (digitale) informatiehuishouding zal sneller en makkelijker op verzoeken om informatie beslist kunnen worden en zal het bijdragen aan de actieve openbaarmaking van informatie. Er wordt door het ministerie van Binnenlandse Zaken een meerjarenplan opgesteld waarin de lange termijn doelen ter verbetering van de wijze waarop digitale documenten worden vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd en ontsloten zijn opgenomen. Daarnaast worden de verschillende 2

stappen om dit op korte termijn te bereiken beschreven. Ook biedt het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding hulp bij de te treffen maatregelen voor het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten. De hierboven beschreven goede (digitale) informatiehuishouding is de basis voor de openheid, transparantie en terugvindbaarheid die nodig is voor de uitvoering van de Woo. Hieruit kan worden geconstateerd dat het realiseren van een goede (digitale) informatiehuishouding een vereiste is voor het juist uitvoeren van de Woo. Naast de Wet open overheid zijn er ook vergelijkbare wetten die recentelijk zijn ingegaan of binnenkort in werking treden. Twee voorbeelden hiervan zijn de Wet elektronische publicaties en de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer. Beide zijn als deelprojecten opgenomen in het Programma Woo en staan in bijlage 1 nader toegelicht. Deze verscheidene wetten op het gebied van informatiebeheer en openbaarheid van informatie geven aan hoe belangrijk het is om aandacht te besteden aan deze onderwerpen binnen onze organisatie.

Doelstelling Het doel van de implementatie van de Woo is (blijvend) voldoen aan de geldende wet –en regelgeving waardoor de organisatie transparanter wordt en zo de kloof tussen overheid en burger wordt verkleind. Daarbij komt dat het op orde brengen van de informatiehuishouding, ook een belangrijk aspect van deze implementatie, zal bijdragen aan het proces van openbaar maken van documenten.

Scope Bij een organisatie breed programma zoals de implementatie van Programma Woo is het belangrijk aan te geven wat binnen en buiten de scope valt. Het op orde brengen van de informatiehuishouding speelt een belangrijke rol in de Woo. De implementatie van Programma Woo omvat ook de bestaande (nog te starten) projecten: Project Documentmanagement en Meerjarenplan Informatiehuishouding 2021-2024. In bijlage 1a staan alle deelprojecten benoemd en toegelicht.

Ambitie In de handreiking van de VNG over de implementatie van de WOO staan een viertal ambitieniveaus beschreven. Deze ambitieniveaus hebben als doel om te bepalen in welke mate de organisatie stukken actief openbaar maakt. De ambitieniveaus zijn opgesteld naar aanleiding van de fasering die vanuit de Rijksoverheid is bekend gemaakt. Waarin ambitieniveau basis deze fasering volgt, medium vooruitloopt op de fasering en plus vooruitloopt op de fasering en meer openbaar maakt dan wettelijk voorgeschreven. Het ambitieniveau zal worden gebaseerd op basis van de huidige situatie (wat maakt de organisatie al actief openbaar), wat verwacht wordt vanuit de Omgevingswet en de wens van de gemeenteraden om al verdere stappen te nemen voor het actief openbaar maken van informatie. De ambitieniveaus zijn als volgt: 1. Ambitieniveau beneden-basis; dit omvat gemeenten die niet voldoen aan de gestelde eisen in de Woo. Er zijn op het moment geen sancties beschreven voor het niet voldoen aan de Woo, wel kan een externe Kamercommissie worden aangesteld die de werkwijze inzake de Woo zal monitoren. 3

2. Ambitieniveau basis; dit omvat gemeenten die kiezen om de wettelijke fasering van de Woo te volgen. Voor elke fase worden de documenten uit de betreffende categorie vanaf de wettelijk verplichte datum actief openbaar gemaakt. 3. Ambitieniveau medium; dit omvat gemeenten die kiezen om aan het wettelijke minimum (basisniveau) voldoen en daarnaast al een aantal extra stukken actief openbaar maken waarvan openbaarmaking (nog) niet wettelijk verplicht is. In praktijk houdt dit in dat de gemeente dan vooruitloopt op de fasering zoals voorgelegd door de VNG. 4. Ambitieniveau plus; dit omvat gemeenten die kiezen om aan het wettelijk minimum (basisniveau) te voldoen en ook al alle stukken uit (nog) niet in werking getreden fases actief openbaar maken. Daarnaast maakt deze gemeente ook stukken actief openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting geldt. Denk bijvoorbeeld ook aan onderliggende informatie. Per ambitieniveau zitten er verschillen in de hoeveel voorbereidingen die er getroffen dienen te worden (incidentele kosten) en zal er ook een verschil zitten in de hoeveel uren die medewerkers maandelijks kwijt zijn aan het openbaar maken van informatie (structurele kosten). In de verdere uitwerking van de implementatie gaan we uit van Ambitieniveau medium, beide op het gebied van planning en kosten.

Met de keuze van dit ambitieniveau focussen we in dit project op de wettelijke uitvoering van de Woo. Gedurende het programma wordt in overleg bekeken of het ambitieniveau naar een hoger plan getild kan worden. Hier zal door de stuurgroep worden besloten of dit binnen de begrote kosten zal passen of niet. Het uitgangspunt zal blijven om met de toegekende gelden van de Rijksoverheid te voldoen aan het minimum van de Woo.

Opdrachtgever/opdrachtnemer De implementatie van de Woo wordt door de regering aan alle overheidsinstanties opgelegd. De regering stelt meerjarig geld beschikbaar (structureel en incidenteel) aan de gemeenten voor de implementatie. Zoals aangekondigd in de mei circulaire van 2021, zie (https://www.rijksoverheid.nl/documenten/circulaires/2021/05/31/meicirculaire-gemeentefonds2021). De implementatie van de Woo is een breed project dat de BEL Combinatie en daarnaast de raden, colleges, griffie, bestuurssecretariaten zal raken. Voor de implementatie geldt dat de opdrachtgevers van dit project de drie colleges van Blaricum, Eemnes en Laren zijn en het BEL bestuur de opdrachtnemer. Zoals eerder benoemd is er vanwege de duur en omvang van de implementatie van de wet gekozen voor een programma structuur in plaats van een project structuur. Daarom is gekozen voor de onderstaande programmaorganisatie:

4

Opdrachtgever: BEL bestuur en colleges van de drie gemeenten. Er zijn voor dit programma twee opdrachtgevers omdat de nieuwe wetgeving beide de medewerkers van de BEL raakt en de besturen en bestuursstaven. Het BEL bestuur is de opdrachtgever voor de uitwerking van het programmaplan voor de BEL medewerkers en de colleges zijn de opdrachtgever voor de uitwerking van het Programmaplan voor de drie gemeenten. Opdrachtnemer: Directeur BEL Combinatie. Stuurgroep: Management team. De stuurgroep zal op hoog niveau sturing en richting geven aan het programma. Daarin zijn zij met name verantwoordelijk voor de planning en de controle op het budget. Het management team heeft hierin ook de functie om het integraal beheer van het programma te borgen. De stuurgroep is er om verantwoording af te leggen aan het BEL Bestuur en de colleges en zal hiervoor regelmatig aan de pols dienen te voelen bij de uitvoerende projectleiders. Projecten: Dit zijn de verschillende deelprojecten die jaarlijks worden uitgevoerd naar aanleiding van de planning van de stuurgroep. Deze projecten worden geleid door een projectleider, dit kan een interne projectleider of externe projectleider zijn. Hierover meer in de volgende paragraaf.

Planning en aanpak De wettelijk vastgestelde fasering voor het actief openbaar maken van de verschillende categorieën is nog niet bekend gemaakt door het ministerie van Binnenlandse Zaken. Naast deze actieve openbaarmaking zal ook de informatiehuishouding in de meest brede zin van het woord worden verbeterd aan de hand van verschillende project zoals beschreven in bijlage 1a. Vanwege de duur, onzekerheid van de wettelijke fasering en de omvang van het verbeteren van de informatiehuishouding en implementatie van de Woo zal er per jaar een planning worden gemaakt van de projecten die er opgepakt gaan worden. De wens van BEL Combinatie is om in 2026 de implementatie van het Programma Woo afgerond te hebben. Zoals eerder benoemd zal er jaarlijks een planning worden gemaakt voor de projecten die zullen worden opgepakt. Hiervoor zal de stuurgroep jaarlijks aan het begin van Q4 bij elkaar komen om de planning voor het opvolgende jaar op te stellen. Hierbij zullen verscheidene factoren in acht worden genomen zoals de fasering van de Rijksoverheid, beschikbare middelen, de informatieplannen van de verschillende teams, de wensen die er zijn binnen de BEL Combinatie, de colleges en gemeenteraden en het dienstverleningsovereenkomst (DVO). Naast het vaststellen van de planning zal de stuurgroep 5

ook borging houden op de voortgang van het programma en dit terugkoppelen naar de opdrachtgevers. Na het bepalen van de planning zal de stuurgroep aan de slag gaan met het aanwijzen van de projectleiders voor de verschillende deelprojecten. De projectleider gaan daarna aan de slag met het schrijven van de projectplannen. Daarbij wordt per project een standaard aanpak voor het schrijven en uitvoeren van de projectplannen gehanteerd: 1. Aanwijzen Proces- en Data-eigenaar 2. Breng de stakeholders in beeld en geef aan hoe zij betrokken worden (BEL combinatie, wethouders, griffiers, secretariaten). 3. Impactanalyse (hoe is het nu (ist)? Hoe moet het zijn (soll)? Hoe komen we er?) a. Wat is het totaal te leveren informatieproduct? b. Welke processen zijn daarvoor nodig? c. Welke data stroomt er door deze processen heen? d. Welke applicaties gaan wij hiervoor gebruiken? e. Welke medewerkers zijn hiervoor nodig? f. Hoe ziet de gewenste organisatie eruit? 4. Beschrijving om te komen van ‘ist’ naar ‘soll’ 5. Uitvoering deelproject Voor 2022 zijn er al een aantal lopende projecten en acties op het gebied van de Woo. Per 1 mei 2022 is de Woo (gedeeltelijk) in werking getreden. Om te kunnen voldoen aan de basis vereisten zijn er verscheidene acties al opgepakt. De medewerkers van de BEL Combinatie zijn ingelicht over de veranderingen in de werkwijze wat betreft van de Wob naar de Woo.

Ook zijn de websites van de drie gemeenten aangepast met informatie over de Woo. Hier staat onder andere ook benoemd dat er per 1 mei 2022 een Contactfunctionaris Woo is aangesteld en hoe deze bereikbaar is. Daarnaast zijn de standaardbrieven aangepast naar de nieuwe wetgeving. Ook zullen een aantal deelprojecten al worden uitgevoerd in 2022. Twee van deze deelprojecten zijn de implementatie van de Wet elektronische publicaties en de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer omdat beide per 1 januari 2023 ingaan. Daarnaast wordt het project van het afronden van de digitalisering van de bouwdossiers opgepakt wegens grote behoefte bij verscheidene teams en de uitvoering van dit project veel tijdwinst zal opleveren. Het uitgangspunt voor het plannen van de diverse projecten op het gebied van actieve openbaarmaking, tevens gebruikt voor de onderbouwing van de financiële kosten, is als volgt:    

Fase 1 (2023): PLOOI nog niet beschikbaar. Focus ligt op proces- en beleidsverbetering. Fase 2 (2024): Start publiceren met PLOOI, inclusief technische zaken regelen. Fase 3 (2025): Uitbreiding publiceren met PLOOI, inclusief proces beschrijving. Fase 4 (2026): Uitbreiding publiceren met PLOOI, inclusief proces beschrijving.

Financiën In de meicirculaire zijn alle gemeenten geïnformeerd over de compensatie die zijn zullen ontvangen voor de kosten die zullen worden gemaakt in verband met de uitvoering van de Woo. Als bijlage 1b is een overzicht bijgevoegd met een toelichting van de verdeling van de gelden over de verschillende 6

posten en gemeenten zoals begroot door de Rijksoverheid. Deze verdeling is aangehouden bij het maken van de begroting voor het Programma (bijlage 2). Op basis van de begroting (bijlage 2a) kan dus worden gesteld dat het volledige bedrag dat door het Rijk beschikbaar wordt gesteld voor 20222026 in het kader van de implementatie van de Woo noodzakelijk is.

Communicatie Het programma Woo is zodanig veelomvattend dat het de gehele organisatie zal raken in de komende vijf jaar. Om deze reden is het van belang om goed de interne communicatie in te regelen. Naast dat de medewerkers van de BEL Combinatie de gevolgen van de implementatie zullen merken zal de Woo ook impact hebben op burgers en bedrijven, denk met name aan de overgang van de Wob-verzoeken naar Woo verzoeken en de mogelijke openbaarmaking van correspondentie tussen de gemeente en bedrijven. Kortom, een hoop partijen zullen in de komende vijf jaar dienen worden meegenomen. Externe communicatie De eerste stappen in de externe communicatie naar burgers toe is al genomen. Op de websites van de drie gemeenten is er per 1 mei 2022 al een kopje over de Woo geplaatst en welke wijzigingen dit met zich meebrengt voor burgers bij het indienen van een Woo verzoek. Er zal nog een aanpassing worden gedaan voor het kopje Wob waar in de toekomst enkel verwezen zal worden naar de Woo met de uitleg dat de Woo de Wob heeft vervangen. Daarnaast is het van belang om in de komende jaren ook duidelijk te maken via de websites welke informatie wij al actief openbaar maken en waar deze informatie te vinden is. Dit zal naar verwachting het aantal Woo verzoeken doen afnemen. In de communicatie naar bedrijven die met ons samenwerken zullen we als BEL Combinatie ook een stap dienen te zetten.

In de nieuwe wetgeving omtrent het openbaar stellen van informatie bij een Woo-verzoek zal er in sommige gevallen ook meer openbaar worden in de communicatie tussen gemeente en bedrijven. Het is goed om hier als gemeente op voorhand onze partners over in te lichten. Interne communicatie Voor de interne communicatie zullen een aantal kanalen worden gebruikt. Er is al een kort bericht geplaatst op intranet na het MT van 7 juni. Daarnaast heeft er op 11 juli een algemene informatiesessie plaatsgevonden waarbij informatiemanagement en juridische zaken samen een toelichting hebben gegeven over de Woo. Intranet is voor korte updates over de stand van zaken over het programma en de planning van de komende tijd een snelle en makkelijke manier om informatie te delen. Hierin zal informatiemanagement het voortouw nemen en waar nodig andere collega’s betrekken. Een tweede belangrijke manier van interne communicatie is het geven van trainingen. Dit is een belangrijk onderdeel van het project documentmanagement, wat onderverdeeld is in negen knelpunten (zie Bijlage 1a). Het project documentmanagement kan worden gezien als de basis van het verbeteren van onze informatiehuishouding en zal ook in 2023 prioriteit krijgen in de planning.

Hierbij kan worden gedacht aan onderwerpen als zaakgericht werken, werken met Corsa en Alfresco, welke documenten moeten worden bewaard en waar slaan we die dan op, etc.

7

Bijlagen Bijlage 1a: Toelichting van de deelprojecten van Programma Woo Bijlage 1b: Verdeling van Woo gelden van Meicirculaire 2021 Bijlage 1c: Nulmeting Informatiehuishouding BEL Combinatie Bijlage 1d: Toezichtrapport Informatiebeheer van de streekarchieven Bijlage 2a: Begroting Programma Woo

8