Ontwerpbegroting BEL Combinatie 2023 Bijlage Ontwerpbegroting 2023
Tekst van het document
PROGRAMMABEGROTING 2023 MEERJARENRAMING 2024 - 2026
1
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE ...................................................................................................................2 AANBIEDING ...........................................................................................................................4 UITGANGSPUNTEN..................................................................................................................5 LEESWIJZER .............................................................................................................................6 BEL COMBINATIE.....................................................................................................................8 PROGRAMMA'S ......................................................................................................................9 ORGANISATIEONTWIKKELING/HRM ................................................................................................ 9 FINANCIËN ...................................................................................................................................... 11 INFORMATIE EN ICT........................................................................................................................ 13 BEDRIJFSONDERSTEUNING ............................................................................................................
14 OVERIGE DIENSTVERLENING .......................................................................................................... 15 PARAGRAFEN ........................................................................................................................ 16 PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING ..................................................................................................... 16 PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ................................................... 18 PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN .......................................................................... 24 PARAGRAAF FINANCIERING ........................................................................................................... 26 OVERIGE PARAGRAFEN .................................................................................................................. 29 FINANCIËLE ONTWIKKELINGEN BEGROTING 2023 .................................................................. 30 ONTWIKKELING MEERJARENPERSPECTIEF (exclusief maatwerk) .................................................. 30 Maatwerk gemeenten .................................................................................................................... 33 ONTWIKKELINGEN GEMEENTELIJKE BIJDRAGE BEL-GEMEENTEN ............................................
36 FINANCIËLE BEGROTING ........................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN .......................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Toelichting baten en lasten ........................................................................................................... 39 Incidentele baten en lasten ........................................................................................................... 42 Structurele mutaties reserves ....................................................................................................... 42 Structureel en reëel evenwicht ..................................................................................................... 43
UITEENZETTING FINANCIËLE POSITIE ............................................................................................. 44 Investeringsplanning 2023- 2026 .................................................................................................. 44 Staat van reserves ......................................................................................................................... 45 2
BIJLAGEN .............................................................................................................................. 46 BIJLAGE I: BEREKENING FINANCIËLE KENGETALLEN ...................................................................... 46
3
AANBIEDING Voor u ligt de programmabegroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026 van de BEL Combinatie. De BEL Combinatie is de gemeenschappelijke regeling waarin het ambtelijk apparaat van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren is ondergebracht. Wij focussen ons op een goede dienstverlening aan onze inwoners enerzijds en aan de drie gemeenten als opdrachtgever anderzijds. Wij sluiten aan bij de (maatschappelijke) opgaven van de drie gemeenten en richten daarvoor onze organisatie op een zo efficiënt mogelijke wijze in. In deze begroting zijn de financiële ontwikkelingen uit de kaderbrief 2023 verwerkt. In deze kaderbrief zijn, in afwijking van de normale procedure, alleen de autonome ontwikkelingen meegenomen. Zoals u kunt lezen in het programma 'Organisatieontwikkeling/HRM' zijn wij van mening dat er voor de organisatie aanvullende investeringen nodig zijn om een goede dienstverlening in de toekomst te kunnen blijven garanderen. Daarvoor worden in de aanloop van de gemeentebegrotingen voorstellen in een zogenaamde 'meerjaren keuze nota' aan het bestuur en vervolgens aan de raden voorgelegd. Hierover vindt dan kort na de zomervakantie besluitvorming plaats. Deze begroting heeft daarmee een sober karakter gekregen doordat alleen de autonome ontwikkelingen zijn meegenomen. De omvang van de begroting is daardoor ook wat beperkter van omvang geworden.
4
UITGANGSPUNTEN Bij het opstellen van de begroting zijn de uitgangspunten van de kaderbrief 2023 gehanteerd. Hierin staan alleen de autonome ontwikkelingen genoemd. Een toelichting op deze ontwikkelingen wordt in hoofdstuk 4 'Financiële Ontwikkelingen Begroting' gegeven
Bezuinigingen In het meerjarig perspectief in de BEL begroting van 2021 – 2024 is een aantal bezuinigingen opgenomen. Hieronder staat het totaal aan bezuinigingen dat verwerkt is in deze begroting. Het bedrag is het saldo van de bezuinigingen en investeringen. Het saldo van 2024 is verder structureel verwerkt. 2023
2024
Overeengekomen taakstellende bezuiniging BEL Combinatie -281.449 -385.793
Een project dat nog loopt en mogelijk financiële gevolgen heeft, is de uitbesteding van de belastingtaken. De structurele kosten voor de uitbesteding van de belastingtaken, per 1 januari 2023, zijn nog niet 100 % duidelijk. Indien noodzakelijk zal hiervoor nog een begrotingswijziging worden ingediend. De Corona pandemie lijkt over haar hoogtepunt heen te zijn. Hoewel Covid nog onder ons is, gaan wij ervan dat de pandemie geen financiële effecten meer zal hebben voor de begroting van 2023. Momenteel vraagt de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne veel tijd van de crisisorganisatie. De hoop en de verwachting is dat voor het jaar 2023 de extra werkdruk weer lager zal zijn. Omdat de kosten hiervan lastig voorspelbaar zijn en ook grotendeels worden gedekt door extra rijksbijdragen, is hier in de begroting 2023 geen rekening mee gehouden. In de begroting 2023 wordt ook altijd het maatwerk van de gemeenten meegenomen. De basis hiervoor is de DVO 2022 die begin 2022 is opgesteld. Het maatwerk is in beeld gebracht in de kaderbrief 2023 en in deze begroting verwerkt.
5
LEESWIJZER De begroting 2023 bestaat uit: het algemene beleid van de BEL Combinatie, het programmaplan, de paragrafen, de financiële ontwikkelingen, de ontwikkelingen gemeentelijke bijdrage voor de BELgemeenten, de financiële begroting en de bijlagen. Tenzij anders vermeld zijn alle bedragen in euro’s en afgerond op hele getallen. Door deze afronding kan een optelverschil ontstaan. Duiding ‘resultaat’ in de financiële tabellen: Bedrag +:
resultaat is negatief (verlies)
méér uitgaven of minder inkomsten dan begroot
Bedrag - :
resultaat is positief (winst)
minder uitgaven of méér inkomsten dan begroot
Hieronder worden de verschillende onderdelen van de programmabegroting kort beschreven. BEL Combinatie Hier wordt kort de doelstelling, missie, visie en kernwaarden van de BEL Combinatie beschreven. Daarnaast zijn de relevante beleidskaders weergegeven. Programma’s In het programmaplan staan de programma’s, waarbij per programma de doelstellingen beschreven zijn evenals de wijze waarop deze doelstellingen verwezenlijkt zullen worden. Paragrafen In de paragrafen worden de onderwerpen behandeld die van belang zijn voor het inzicht in de financiële positie van de BEL Combinatie. De voorgeschreven paragrafen betreffen: bedrijfsvoering, weerstandvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen en financiering. De paragrafen verbonden partijen, grondbeleid en lokale heffingen zijn voor de BEL Combinatie niet van toepassing. Financiële ontwikkelingen begroting 2023 In dit hoofdstuk staan de financiële ontwikkelingen voor de begroting 2023. Ontwikkelingen gemeentelijke bijdrage BEL-gemeenten Dit hoofdstuk toont het effect van de financiële ontwikkelingen bij de BEL Combinatie op de financiële bijdrage van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren aan de gemeenschappelijke regeling.
Financiële begroting Samen met het overzicht van baten en lasten is de ‘financiële begroting’ het deel van de begroting dat de basis vormt voor de controle van de rechtmatigheid en het oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening door de accountant. Dit onderdeel bestaat uit de meerjarige geprognosticeerde balans, de investeringsplanning, een overzicht van reserves en tot slot het overzicht van het EMUsaldo. Bijlagen 6
De bijlagen bestaan uit de berekening van de financiële kengetallen en het overzicht van de taakvelden.
7
BEL COMBINATIE De doelstelling voor de BEL Combinatie is het leveren van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering van de door de deelnemende gemeenten opgedragen taken. Missie:
het professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming. Hier zit in dat we werknemers willen die voor die opdrachtgevers kunnen werken; het leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening; door samenwerking meer efficiëntie, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van de ‘couleur locale’ (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten; (bestuurlijke) innovatie; een wendbare en weerbare organisatie die soepel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen.
Visie: “Wij staan als professionals voor eigenaarschap en commitment van de uitvoering van de gemeentelijke vraagstukken. De BEL Combinatie is de werkorganisatie van drie gemeenten met elk een eigen bestuur. Wij leveren klantgerichte, zelfbewuste, flexibele en professionele dienstverlening aan de bestuurders en inwoners van de drie BEL-gemeenten en aan onze collega’s. Wij stellen ons ondernemend op, en richten ons op de vraag en het resultaat. Wij leggen verantwoording af en gebruiken de feedback van onze klanten om het nog beter te doen.”
Kernwaarden:
Publiek Ondernemerschap: wij zijn flexibel. We zien wat inwoners en bestuurders nodig hebben en we zijn in staat om dat te leveren. We kijken vooruit en houden rekening met toekomstige ontwikkelingen. Hierin liggen kansen en geen bedreigingen. Openheid: we spreken collega’s aan op wat we van ze nodig hebben. Dat doen we professioneel, met oog voor de relatie en het resultaat. We kunnen onze opdrachtgevers en gesprekspartners (inwoners, ondernemers, vertegenwoordigers van instellingen) vanuit onze professionele houding aanspreken op wat wij van ze nodig hebben en wat zij van ons mogen verwachten. Professionaliteit: iedere medewerker kent zijn sterke kanten en hij kent ook zijn minder sterke kanten. We vertrouwen op elkaars kwaliteit. We kennen onze rol als zakelijke dienstverlener. Vanuit die rol benaderen wij onze opdrachtgevers en inwoners et cetera. Samenwerking: we hebben elkaar nodig om tot een beter resultaat te komen. We staan open voor elkaar en houden rekening met elkaars belangen. We zijn in staat om de juiste partijen bij elkaar te brengen om met behulp van elkaars expertise het beste resultaat te bereiken.
8
PROGRAMMA'S ORGANISATIEONTWIKKELING/HRM De afgelopen jaren zien we in toenemende mate versnelling en intensivering van maatschappelijke ontwikkelingen waar we als gemeentelijke overheid adequaat op in willen spelen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het potentieel van en in onze samenleving, waarbij we steeds vaker de samenwerking met inwoners opzoeken, om samen met hen zaken voor onze 3 dorpen te realiseren. Maar denk ook aan overheidsparticipatie, waarbij juist inwoners initiatief & regie nemen en de gemeente min of meer aanschuift en inwoners initiatieven ondersteunt. Daarnaast hebben de afgelopen jaren geleerd dat we in toenemende mate te maken kunnen krijgen met een onstabielere wereld om ons heen, zoals de Corona pandemie en de recente Oekraïne-crisis. Maar ook het afnemende vertrouwen van inwoners in de overheid is een belangrijk maatschappelijk thema waar we ons van bewust moeten zijn. Ten slotte zien we dat de administratieve en financiële eisen die aan de gemeentelijke overheid worden gesteld steeds hoger worden, denk bijvoorbeeld aan de verschillende decentralisaties in het Sociaal Domein, de Wet Open Overheid en de invoering van de Omgevingswet. Dit alles speelt zich af in een uitermate gespannen arbeidsmarkt, waarbij het ingewikkeld is om goede medewerkers te behouden en aan te trekken, oftewel “te vinden en te binden”.
Om nieuwe ontwikkelingen door te voeren, maar ook het reguliere werk goed te kunnen uitvoeren is het van belang dat de BEL-organisatie (en daarmee onze medewerkers) zich voortdurend ontwikkelt. En dat is de afgelopen 14 jaren ook gebeurd! Wij merken echter in toenemende mate dat de kloof tussen wat wordt gevraagd van de BEL Combinatie en wat geboden kan worden groter wordt. Waar we in aanvang van ons bestaan ons richtten op een goede uitvoering en het goed bedienen van onze raden en inwoners, zien we dat er ook een steeds groter beroep wordt gedaan op het strategisch denkvermogen van medewerkers, vanwege complexe vraagstukken die we het hoofd moeten bieden. We zijn weliswaar een organisatie die ruim 30.000 inwoners bedient, maar die nog steeds relatief klein is. Door de toenemende complexiteit zien we dat er op regionaal niveau steeds meer gezamenlijk wordt opgepakt. Denk aan samenwerking met gemeenten als Huizen en Baarn, maar ook aan andere netwerken, zoals de samenwerkingsverbanden in de beide Regio’s en de Metropool Regio Amsterdam (MRA). Ten slotte zien we in toenemende mate dat taken in Regie worden uitbesteed (bijv. heffen en waarderen), waardoor we in eigen huis het opdrachtgeverschap goed moeten beleggen. Zowel bestuurlijk als ambtelijk moeten we hier op gelijkwaardig niveau in kunnen optreden.
Zowel in de rol van opdrachtgever als opdrachtnemer wordt er hierin steeds meer van ons gevraagd. Omdat
9
we deze benodigde competenties nog niet op alle beleidsterreinen kwalitatief en kwantitatief voldoende in huis hebben, zien we een toenemende werkdruk bij de zittende medewerkers. Om dit op te lossen springen medewerkers voor elkaar in, en doen wat met prioriteit nodig is, maar zien we daardoor meer en meer dat beheer en uitvoering van het reguliere dagelijkse werk onder druk staat en in kwaliteit achteruit dreigt te gaan. Daarom is besloten om fundamenteel te gaan bezien wat nodig is om toekomstbestendig te blijven. De gemeenteraden zijn hierover geïnformeerd. Dit proces is begin 2022 gestart, waarbij alle stakeholders betrokken worden. Vanzelfsprekend worden reeds bestaande rapporten die de afgelopen jaren over de BELcombinatie zijn verschenen hierbij betrokken: het rapport van WagenaarHoes, en de benchmark van Berenschot. Ook rapporten van de accountant zoals de managementletter zullen we als onderlegger meenemen. De uitkomst moet leiden tot een meerjarig organisatieontwikkelprogramma met thema’s waar we ons als BEL Combinatie, zowel bestuurlijk als ambtelijk op willen gaan richten. Daarnaast willen we in beeld hebben van wat nodig is om deze doelen te bereiken, zowel qua inspanning als financieel. Dit beeld zal de komende maanden duidelijk worden, waarna de benodigde middelen in de gemeentelijke begrotingen van 2023 e.v. opgenomen moeten gaan worden.
Maar niet alles kan wachten op dit plan. Enkele actuele vraagstukken willen we in 2022 al oppakken, om in een latere fase fundamenteler vorm te geven. We denken bijvoorbeeld aan het invullen van de vele vacatures, het vormgeven van de samenwerking met de nieuwe colleges en gemeenteraden en het goed inspelen op de huidige Oekraïne- en Corona crisis. Daarnaast worden er het komend jaar een aantal verbeteringen opgepakt of doorgezet, zoals de verbetering van de planning & control cyclus, het integraal beheer van de openbare ruimte en de versterking van de bestuursadvisering. Ten slotte ligt er een bestuursopdracht om de BEL Combinatie vorm te geven als regie organisatie, waarbij opgemerkt moet worden dat er verschillende wijzen zijn om een regie organisatie vorm te geven, waarbij regie niet per definitie het uitbesteden van taken inhoudt. Ook dit traject wordt vervolgd en krijgt een plaats in het organisatie-ontwikkelprogramma.
10
FINANCIËN In 2020 is het verbeterplan ‘Duidelijkheid & Aandacht’ ontwikkeld. Hiermee geven we sturing aan de verbetering van de bedrijfsvoering in het algemeen en die van Financiën in het bijzonder. Dit projectplan richt zich op de onderdelen financiële basis op orde, procesbeheersing/kwaliteitszorg en de gewijzigde invulling van de opdrachtgeversrol. In de afgelopen jaren hebben we hiervoor de diverse financiële functies doorgelicht. Dit heeft onder andere geleid tot de aanstelling van een onafhankelijke concerncontroller, het benoemen van nieuwe financiële aanspreekpunten voor de gemeenten en het versterken van de financiële advisering van de organisatie (de diverse teams). Hiermee hebben we de vereiste duidelijkheid gerealiseerd en zijn de verantwoordelijkheden (eigenaarschap) belegd. Alle interim-functies (op een uitzondering na) hebben we inmiddels ingevuld door acht nieuwe vaste medewerkers. De jaren 2022 en 2023 staan in het teken van de (verdere) implementatie van alle verbetervoorstellen, het bouwen aan een op elkaar ingespeeld team (vanwege de vele nieuwe medewerkers bij C&F) en het borgen van de diverse werkprocessen bij P&C en de Financiële administratie. Tenslotte zullen we de P&C-cyclus gaan herinrichten, waarbij de focus ligt op het nog beter in control komen op alle budgetten (inclusief die van de gemeenten).
Om dit alles te kunnen realiseren zijn de volgende speerpunten benoemd: 1. De Dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de gemeenten: het opstellen van de DVO willen we direct gaan koppelen aan de gemeentelijke begrotingen. De monitoring daarvan gaan we vervolgens invullen via periodieke voortgangsrapportages en voortgangsgesprekken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. 2. Het gaan uitbrengen van een adequate tussentijdse rapportage voor het BEL bestuur en de gemeenten. Hierin confronteren we zowel de voortgang van de beleidsrealisatie als de besteding van de budgetten (inclusief mensuren) voortaan met elkaar. 3. Het financieel beheer optimaliseren en het efficiënter inrichten van de financiële administratie door maandafsluitingen, maandelijkse budgetgesprekken, het voeren van een verplichtingenadministratie en het zoveel als mogelijk digitaliseren van de werkprocessen. 4. Het voorbereiden op en het uitbrengen van de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor is een 0,5 fte extra formatie beschikbaar gesteld. 5. Het opvolgen van aanbevelingen van de externe accountant enerzijds en die vanuit de verbijzonderde interne controle anderzijds. Uitbesteding belastingtaken Het jaar 2022 staat in het teken van de voorbereidingen op de uitbesteding van de gemeentelijke belastingtaken en de bestuurlijke vorderingen. Deze gaan per 1 januari 2023 naar Huizen en Baarn.
Externe partijen begeleiden het in- en outsourcingstraject binnen de BEL Combinatie. De regiefunctie, die met ingang van 2023 nodig is voor de verbinding tussen de BEL Combinatie en de uitvoerende partijen, werken we ook dit jaar uit. Per 1 januari 2023 implementeren we dit en nemen dit op in ons formatie overzicht. De structurele kosten voor de uitbesteding van de belastingtaken
11
zijn nog niet voor 100 % duidelijk. Indien noodzakelijk dienen we hiervoor nog een begrotingswijziging in.
12
INFORMATIE EN ICT Het jaar 2022 staat in het teken van een aantal belangrijke ontwikkelingen: 1. Op basis van het programma Wet Open Overheid (WOO) maken we in 2023 een begin met de grootschalige verbetering van onze informatiehuishouding. Ook zetten we de eerste stappen in het openbaar beschikbaar maken van een aantal nieuwe categorieën documenten. 2. Het nader invulling geven van het nieuwe meerjarig I & ICT beleid om daarmee tegemoet te komen aan de (dienstverlenings)ambities van de BEL gemeenten 3. Verder aanscherpen van de Privacy & Security procedures om ervoor te zorgen dat onze informatiebeveiliging op orde blijft en blijft voldoen aan de steeds scherpere eisen en regels. 4. Er komt een heroriëntatie op ons applicatielandschap. Dit doen we om er zeker van te zijn dat we de juiste keuzes blijven maken voor een toekomstbestendig, flexibel, duurzaam en efficiënt applicatielandschap. Deze ontwikkelingen kunnen we deels binnen de bestaande financiële kaders realiseren, maar vergen afhankelijk van de ambities mogelijk ook extra geld. Deze extra gelden nemen we mee in de meerjaren keuze nota.
13
BEDRIJFSONDERSTEUNING In 2023 richt Bedrijfsondersteuning zich met name op verdere professionalisering. Op deze manier spelen we op een nog effectievere en efficiëntere manier in op de (toekomstige) behoeften van de organisatie. Naar verwachting vragen de volgende projecten en thema's de nodige aandacht in 2023. Facilitaire zaken Op het gebied van facilitaire zaken staat vooral de verdere implementatie van het hybride werken op de agenda. Een deel van onze inventaris (bureaus en stoelen) is afgeschreven en deze vervangen we mogelijk. Ook investeren we in technische hulpmiddelen. Voor het hybride werken is een krediet opgenomen van € 120.000,-. Inkoop & aanbesteding Op het gebied van inkoop gaat de aandacht uit naar de begeleiding van de aanbestedingen en het nog beter inbedden van het hernieuwde inkoopbeleid en daarnaast naar het uitvoering geven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer. Gegevensbeheer Dit jaar besteden we extra aandacht aan de samenwerking met de gemeente Huizen en Baarn in het kader van gegevensuitwisseling en -afstemming.
14
OVERIGE DIENSTVERLENING De BEL Combinatie is primair een dienstverlenende organisatie voor de inwoners en bedrijven van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Contact met inwoners en bedrijven is de kerntaak van de BEL Combinatie. Het eerste contact verloopt in veel gevallen via de medewerkers van het team Publiek. Bij meer complexe zaken ondersteunen we de inwoners en bedrijven vanuit de vakafdelingen. Dit geldt bijvoorbeeld voor vragen rondom vergunningen, ruimtelijke plannen, openbaar groen, afval, onderwijs, sport, huisvesting, et cetera. Sommige zaken vragen om persoonlijke dienstverlening. In andere gevallen wordt er steeds meer gebruik gemaakt van onze digitale informatievoorziening. Verkiezingen Provinciale staten In 2023 vinden de verkiezingen voor de Provinciale Staten en de waterschapsverkiezingen plaats. De BEL Combinatie faciliteert het stemmen in de drie gemeenten. Gladheidsbestrijding De BEL Combinatie voert al jaren de gladheidsbestrijding uit voor de BEL-gemeenten. Het uitvoeren van de gladheidsbestrijding wordt gezien als een parel in de dienstverlening voor de gemeenten. Gladheidsbestrijding is een zware en intensieve taak die werknemers tot 55 jarige leeftijd als onderdeel van het reguliere werk kunnen beschouwen. Daarna vindt invulling plaats op vrijwillige basis.
Door het vergrijzende personeelsbestand en de wens van de gemeenten om het aantal kilometers te strooien weg/fiets- en voetpad te vergroten, moeten we kijken naar de toekomstbestendigheid van de gladheidsbestrijding in eigen beheer. Het onderzoek hiernaar stond al enige tijd op de rol, maar is door omstandigheden niet uitgevoerd. In 2022 gebeurt dit alsnog. Omgevingswet Na jaren van uitstel gaan we er van uit dat de Omgevingswet op 1 januari 2023 ook echt in werking treedt. Het programma is in 2022 weliswaar afgerond. Pas tijdens het ontwikkelen van zowel de omgevingsvisie als het omgevingsplan in 2023 zal echt blijken wat de impact van de wet is op de manier waarop we in de BEL combinatie met initiatieven, beleid en plannen in de fysieke leefomgeving omgaan. Budget voor het opstellen van de omgevingsvisies en omgevingsplannen is in 2021 beschikbaar gesteld bij het vaststellen van het programmaplan. Naast de inspanning die medewerkers de komende jaren binnen de DVO zullen leveren, is enige vorm van coördinatie voor de verdere ontwikkeling en monitoring nodig. Bereikbaarheid Team Publiek speelt een belangrijke rol in de bereikbaarheid van onze organisatie. Het telefonische informatiepunt, het klant contact centrum (KCC), is in de huidige omstandigheden een onmisbaar onderdeel voor de bereikbaarheid en vormt een belangrijke schakel in het werken op afstand.
Vanuit de gemeenschap bemerkten wij als gevolg van corona een toename van het telefoon- en emailverkeer van ongeruste inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Het tijdig beantwoorden van vragen is een speerpunt geweest in het afgelopen jaar. Tegelijkertijd constateren we dat inwoners nog niet altijd op tijd teruggebeld worden of dat de wachttijd aan de telefoon lang is. De meetbaarheid van onze bereikbaarheid is en blijft een aandachtspunt. We zijn op weg naar meetbare servicenormen. In 2022 zullen we een meetplan opleveren die we zullen delen met onze gemeenteraden en inwoners.
15
PARAGRAFEN PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING In de programmaverantwoording is de stand van zaken van de uitvoering van het programma Bedrijfsvoering beschreven. Deze paragraaf bedrijfsvoering richt zich op formatie, opleidingsbudget en inhuur extern personeel. Formatie De totale formatie voor de BEL Combinatie in 2023 bedraagt 203,06 fte. Hierin hebben we de bezuinigingen (incl. kwaliteitsimpuls) verwerkt. De volgende tabel geeft een overzicht van het totaal aantal fte’s per teams. Formatie (basis) BEL Combinatie 2023
Fte’s
Directie Vergunningen, handhaving, juridische zaken Communicatie/HRM Publiek Control & Financiën Ruimtelijke ontwikkeling Openbare ruimte Maatschappelijke ontwikkeling Bedrijfsondersteuning Buitendienst
5,00 30,04 12,51 21,34 27,04 18,86 13,31 21,68 20,72 32,56
Formatieplan 2023
202,56
In deze formatie zit ook de uitbreiding van de formatie met 0,5 fte voor de rechtmatigheid (kaderbrief 2023) en het maatwerk. Voor 2023 gaat het om 2 fte voor de Boa’s voor de gemeente Laren en om 5,05 fte voor het team JGT voor de gemeente Eemnes. Maatwerk wordt veelal toegevoegd aan de formatie wanneer het een langdurig karakter heeft. Het wordt meegenomen als maatwerk zolang de kosten niet volgens de normpercentages over de gemeente worden verdeeld. Formatie maatwerk BEL Combinatie 2023
Fte’s
Gemeente
Handhaving (Boa) Maatschappelijke ontwikkeling (team JGT) Formatieplan 2023 maatwerk
2,00 5,05 7,05
Laren Eemnes
Zoals reeds aangekondigd in de vorige begroting zijn de teams Ruimtelijke Ontwikkelingen en Openbare Ruimte gesplitst en vallen ze nu onder een aparte teamleider. Inhuur extern personeel De BEL Combinatie huurt extern personeel in om drie verschillende redenen: vanwege ziektevervanging, vacaturevervanging en projecten.
16
Voor vacaturevervanging geldt dat dit moet plaatsvinden binnen de geplande loonsom. Deze inhuur wordt dus gedekt uit vacatureruimte. Voor ziektevervanging is het ‘inhuurbudget ziektevervanging’ van € 637.000 beschikbaar. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden die door de gemeenten beschikbaar worden gesteld. Opleidingsbudget Opleidingen en trainingen zijn essentiële instrumenten in de beoogde ontwikkeling van medewerkers en organisatie en in het duurzaam inzetbaar houden van medewerkers. Bovendien dragen ze in positieve zin bij aan de kwaliteit van de dienstverlening. Er is € 285.000 beschikbaar voor medewerkers om zich zowel persoonlijk als professioneel verder te ontwikkelen. Invoering rechtmatigheidsverantwoording De verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen komt nog nadrukkelijker bij de gemeenten c.q. het bestuur van de BEL Combinatie te liggen. Dat betekent dat we zelf via een zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording inzicht moeten gaan geven in de mate van rechtmatig handelen, dan wel in de geconstateerde afwijkingen daarin. Daarmee komt dan het separate accountantsoordeel voor de financiële rechtmatigheid te vervallen. De invoering van deze nieuwe wet- en regelgeving is al een aantal keren uitgesteld, maar zal waarschijnlijk met ingang van het kalenderjaar 2022 van toepassing zijn.
In 2022 gaan we ons daarom voorbereiden op deze wijziging van verantwoordelijkheden, zodat we begin 2023 in staat zullen zijn deze verantwoording te kunnen geven. Voor de uitbreiding van deze wettelijke taken hebben we 0,5 fte extra capaciteit voor de (verbijzonderde) interne controle functie aan de formatie toegevoegd.
17
PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING Algemeen Conform het BBV komt in deze paragraaf het beleid over de weerstandscapaciteit en de risico’s, de inventarisatie van de risico’s, de inventarisatie van de weerstandcapaciteit en tot slot de confrontatie van de risico’s met het beschikbaar weerstandsvermogen. Beleid inzake weerstandscapaciteit en de risico’s De BEL Combinatie wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin de BEL Combinatie in staat is om eventuele (grote) financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen van belang. In 2022 stellen we een nieuwe nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen op. Met de vaststelling van deze nota schept het BEL-bestuur een kader voor de borging van een bewust gekozen niveau van weerstandsvermogen met risicomanagement. Dit gewenste niveau van weerstandsvermogen maakt het mogelijk de bestaande dienstverlening in stand te houden, ook al doet zich een financieel nadeel voor dat door zijn omvang niet kan worden opgevangen door de exploitatie. Het feit dat de BEL Combinatie een gemeenschappelijke regeling is op basis van de WGR, heeft een ander rechtsgevolg dan dat van bijvoorbeeld de deelnemende gemeenten.
De deelnemende gemeenten zijn op grond van de gemeenschappelijke regeling gezamenlijk aansprakelijk voor de financiële resultaten van het samenwerkingsorgaan, inclusief de risico’s en financiële tegenvallers, omdat de uitgaven ter zake van samenwerkingsverbanden een verplichte uitgaaf in de jaarrekening vormen. In theorie zou de BEL Combinatie zich dus niet druk hoeven te maken over de risico’s die uit de bedrijfsvoering voortvloeien, omdat de gevolgen daarvan immers op voorhand zijn afgedekt. De gemeenten daarentegen zouden hun aandeel in deze risico’s binnen hun weerstandsvermogen op moeten vangen. Een dergelijke constructie is vanuit praktisch oogpunt niet gewenst, omdat het 'bijspringen' van de deelnemers bij onvoorziene omstandigheden de nodige gevolgen heeft. Zodra zich een onverwachte situatie voordoet leidt dit tot een (tussentijds) verzoek van de BEL Combinatie aan de deelnemers om extra financiële middelen. Alle deelnemers moeten dan een besluit laten nemen door de gemeenteraad, omdat deze organen over het budgetrecht beschikken. Om adequaat en effectief te kunnen reageren op de financiële gevolgen van risico’s die zich voordoen zal de BEL Combinatie moeten beschikken over een weerstandscapaciteit. Hierdoor is de BEL Combinatie in staat om risico’s financieel zelf op te vangen. Er hoeft dan geen afzonderlijk beroep gedaan te worden op de deelnemers.
Het nadeel van een algemene reserve bij de BEL Combinatie is dat de deelnemers niet zelf over deze middelen kunnen beschikken. Daarom is het van belang de algemene reserve van de BEL Combinatie beperkt te houden en aan vaste richtlijnen te koppelen. Voor de bepaling van het niveau van de algemene reserve wordt verwezen naar hoofdstuk vier. Risicomanagement De BEL Combinatie streeft diverse doelstellingen na. De ervaring leert dat door allerlei factoren het 18
risico bestaat dat deze doelstellingen niet worden gerealiseerd. Een deel van deze factoren is vooraf niet te voorzien, maar voor een groot deel van deze factoren geldt dat dit wel het geval is. Als deze factoren vooraf in beeld zijn kan er ook actief op gestuurd worden om te voorkomen dat het risico zich voordoet, of kunnen maatregelen worden getroffen om de effecten van het risico op te vangen. Het vooraf in beeld brengen van risico’s en het nemen van maatregelen naar aanleiding van deze risico’s is ‘risicomanagement’. Visie op risicomanagement Voor het risicomanagement past de BEL Combinatie een integrale aanpak toe waarbij niet alleen de financiële gevolgen van risico`s worden onderkend, maar ook de gevolgen voor de reputatie van de BEL combinatie, verstoring van de operationele processen en belemmeringen van programmadoelstellingen. Inzicht krijgen en houden in de risico`s begint bij risicobewust handelen van onze medewerkers. Onze medewerkers nemen dagelijks de risico`s mee bij hun besprekingen en het maken van beleidskeuzes. Binnen onze BEL Combinatie wordt nog weinig het gesprek gevoerd over programmadoelstellingen voor de risico’s, de beheersmaatregelen en de verschillende verantwoordelijkheden. Integrale verantwoordelijkheid voor het management, met maximale ruimte voor de professionaliteit van het management is hierbij het uitgangspunt.
Hiermee sluit het beleid aan op de besturingsfilosofie van de andere gemeenten. Beleid maken en beleid uitvoeren brengt risico’s met zich mee. Dit betekent dat het belangrijk is dat iedere medewerker proactief nadenkt over en handelt op de mogelijke gevolgen van deze risico`s. Risicomanagement draagt bij aan het realiseren van doelstellingen. Voor doelrealisatie is het belangrijk om in kaart te brengen met welke risico`s de doelstellingen zijn omgeven. Daarbij kijken we niet alleen naar de eigen omgeving en organisatie maar ook naar de externe omgeving. Aan risicomanagement zit ook een politieke kant: de mate waarin de BEL Combinatie risico’s neemt en afdekt is een politieke afweging. Risicomanagement is dus onderdeel van de hele organisatie. Uitgangspunten en doelstellingen risicomanagement De uitgangspunten en doelstellingen van het risicomanagementbeleid kunnen als volgt worden weergegeven: Uitgangspunten risicomanagementbeleid
We zijn ons bewust van het feit dat we risico’s lopen en communiceren open over deze risico’s en de wijze waarop we met deze risico’s omgaan.
Risico’s maken we expliciet zichtbaar in onze besluitvormingsprocessen inclusief de wijze waarop we deze risico’s beheersen of op kunnen (en willen) vangen.
We zijn ons niet alleen bewust van risico’s in onze eigen organisatie, maar ook van de risico’s in organisaties waarmee we ‘verbonden’ zijn en de mogelijke impact van deze risico’s op onze eigen organisatie.
We accepteren dat een risicoprofiel nooit 100% volledig kan zijn.
Risicomanagement helpt besluitvorming inzichtelijker te maken en daarmee voegt het waarde toe aan de kwaliteit van de besluitvorming.
19
We leren van risico’s en incidenten die zich, ondanks een adequaat risicomanagement, hebben voorgedaan en nemen passende maatregelen om herhaling te voorkomen.
Risicomanagement is onderdeel van integraal management waarmee de teamleider verantwoordelijk is voor het tijdig beheersen van en communiceren over risico`s binnen zijn of haar beleidsterrein.
Tweemaal per jaar, bij de begroting en de jaarrekening(en) worden de risico’s door de teamleiders geactualiseerd en worden de te nemen beheersmaatregelen benoemd.
Doelstellingen risicomanagementbeleid De belangrijkste doelstellingen van het risicomanagementbeleid zijn: 1. Het vooraf inzichtelijk maken van de risico’s die de BEL Combinatie loopt zodat bij besluitvorming daarmee bewust rekening wordt gehouden. 2. Het stimuleren en vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie. 3. Voorkomen dat het optreden van risico’s een negatief effect heeft op het uitvoeren van het beleid en daarmee het realiseren van de doelstellingen van de BEL Combinatie. 4. Het voldoen aan de wettelijke vereisten rondom weerstandsvermogen en risicobeheersing die in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) vast liggen. 5. Het vastleggen van de methodiek en richtlijnen/normen voor het bepalen van het benodigde weerstandsvermogen. Kaders weerstandsvermogen Op basis van de gemeenschappelijke regeling dienen de deelnemende gemeenten ervoor zorg te dragen dat de BEL Combinatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Als uitvoeringsorganisatie voor drie gemeenten bestaat er een zeer nauwe verbondenheid tussen de BEL Combinatie en de deelnemende gemeenten. De activiteiten van de BEL Combinatie zijn direct gerelateerd aan de gemeenten en keuzes die binnen de gemeenten gemaakt worden.
Strikt genomen hoeft de BEL Combinatie dus niet over weerstandsvermogen te beschikken om haar risico’s af te dekken. Echter de BEL Combinatie is wel een op zichzelf staande organisatie en dient als zodanig in staat te zijn om slagvaardig en adequaat op te kunnen treden. Ook wanneer hier de inzet van incidentele middelen voor benodigd is. Daarom moet de BEL Combinatie echter wel over “wat vet op de botten” kunnen beschikken. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit wordt gedefinieerd als de middelen en mogelijkheden waarover de BEL Combinatie kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Het is als het ware een buffer om er voor te zorgen dat de organisatiedoelstellingen niet in gevaar komen, als risico’s werkelijkheid worden. De weerstandscapaciteit kan bestaan uit verschillende posten, zoals:
Algemene reserve 20
Bestemmingsreserves
Stille reserves
Post onvoorzien
De BEL Combinatie kent op dit moment alleen een algemene reserve.
Inventarisatie van de weerstandscapaciteit De incidentele weerstandscapaciteit is het bedrag dat in de reservepositie vrij aanwendbaar is.
Ratio weerstandsvermogen Algemene reserve
€ 114.719
Bestemmingsreserves
€0
Gerealiseerd resultaat o.b.v. resultaatbestemming 2020
€0
Beschikbare weerstandscapaciteit
€ 114.719
Benodigde weerstandscapaciteit
€ 750.000
Ratio
0,15
Algemene reserve De stelregel die voor de algemene reserve (=weerstandscapaciteit) wordt gehanteerd is dat het maximumniveau van de algemene reserve vierhonderdduizend euro bedraagt. De inschatting van de hoogte van vierhonderdduizend euro is gebaseerd op basis van de geïnventariseerde risico’s van de voorgaande jaren van de BEL Combinatie. Een ander argument om voor deze hoogte van de algemene reserve te kiezen is dat de geïnventariseerde risico’s van de afgelopen jaren van de BEL Combinatie zich niet gelijktijdig voor zullen doen. Ratio weerstandvermogen BEL Combinatie In deze begroting bedraagt de ratio weerstandsvermogen BEL combinatie 0,15 en is daarmee onvoldoende om onderstaande risico’s af te dekken. Inventarisatie van de risico’s Bij de inventarisatie van de risico’s zijn 4 risico’s geïdentificeerd waarbij een inschatting is gemaakt van de mate van de kans dat het daadwerkelijk op zal treden. Hieronder worden alle risico’s met een geschat financieel effect van € 20.000 of meer genoemd en toegelicht. Het betreft hier de risico’s welke bekend zijn op het moment van aanbieden van de begroting.
Risico
Risico Score
Financieel effect Incidenteel
Structureel
Deelnemende gemeenten
1*5
PM
Herijking gemeentefonds
2*5
PM
Inhuurbudget
1*4
50.000
PM
21
Mobiliteitsbudget Totale risico-inventarisatie
4*5
700.000 € 750.000
€-
Deelnemende gemeenten Op grond van artikel 25 (over uittreding) van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie kan het college en de burgemeester van elke deelnemende gemeente, na vooraf verkregen instemming van de raad van die gemeente, besluiten dat de deelneming aan deze regeling wordt opgezegd. De raden van de overige gemeenten worden over de besluiten geïnformeerd. Een dergelijk besluit kan voor de eerste keer worden genomen zes jaar na het besluit tot deelname aan / toetreding tot deze regeling. Er is daarom sinds 2014 het risico van uittreden van één van de deelnemers. Dit risico is zeer laag door ingebouwde bestuurlijke mechanismen. Daarnaast is het politiekbestuurlijke klimaat binnen de drie deelnemende gemeenten gericht op continuerende samenwerking. Het financiële effect is nagenoeg risicoloos, doordat de daadwerkelijke uittreding pas twee jaar na het jaar van besluitvorming in werking treedt. Het betreffende risico wordt ook als niet heel groot beoordeeld, doordat de consequenties van uittreding voor de uittreder aanzienlijk zijn en om die reden niet snel genomen zal worden. Herijking gemeentefonds Op 2 februari 2021 heeft de minister van BZK de integrale herziening van de verdeling van het gemeentefonds aangeboden aan de ROB (Raad voor het Openbaar Bestuur) voor advies. Invoering van het nieuwe model is beoogd met ingang van het begrotingsjaar 2023.
Binnen de BEL gemeenten is er sprake van nadeelgemeenten. Mogelijkerwijs zal aan de BEL Combinatie worden gevraagd om bij te dragen aan eventuele tekorten door (structurele) bezuinigingen binnen de BEL-begroting. Het is nog onduidelijk hoe een toekomstige bezuinigingsopgave eruit zal zien en daarom is het risico op P.M. gezet. Inhuurbudget In 2020 is ingezet op een koerswijziging die tot gevolg moest hebben dat er geen of minimale tekorten zouden ontstaan op het inhuurbudget (€ 637.000) van de BEL Combinatie. Concreet betekende dit dat het inhuurbudget nog voornamelijk wordt ingezet voor inhuur bij (langdurige) ziektevervanging. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden en vacaturevervanging moet binnen de loonsom plaatsvinden om de gestelde financiële doelstelling te behalen. In 2020 is dit streven deels gehaald en in 2021 is hier aan voldaan. Toch blijft het met de huidige vacatures, de tekorten op de arbeidsmarkt en de gevraagde dienstverlening balanceren op een dun koord. In sommige situaties zal er moeten worden ingehuurd en dat gaat dan in overleg met de gemeenten om de ontstane tekorten toch aan te vullen. In het risicomodel hebben we het risico ingecalculeerd op € 50.000. Mobiliteitsbudget Door intensief HRM-beleid is er de laatste jaren meer beweging gekomen.
Er liggen vaak latente vraagstukken rond duurzame inzetbaarheid aan ten grondslag op het gebied van loopbaan, gezondheid, balans werk-privé of levensfase. Het is belangrijk dit te adresseren. Sommige 22
medewerkers kiezen door die gesprekken, ondersteund met assessments of begeleiding, een andere plek in de BEL Combinatie en anderen kiezen ervoor om buiten de BEL hun loopbaan voort te zetten. Dit zijn natuurlijke processen en meestal komen mensen op eigen kracht verder. Maar wanneer dat niet het geval is, is het van belang om medewerkers vanuit goed werkgeverschap verder te helpen. Daarnaast kan de organisatie ook een bedrijfseconomisch belang (bijvoorbeeld het voorkomen van ww-lasten) hebben om medewerkers hierin te faciliteren. Het is onze visie dat vrijwillige interne en externe mobiliteit een geaccepteerd gespreksonderwerp mag zijn binnen de werkgever-medewerker relatie. Mobiliteit hoort bij een wendbare organisatie. Dit komt niet alleen de medewerker, maar ook de kwaliteit van de organisatie ten goede. De uitkomst van het model geeft een risico aan van € 700.000. Naast deze risico's zijn er een aantal zaken die nog spelen met mogelijke financiële gevolgen. Dat is de Oekraïne crisis, die ook weer een behoorlijke impact heeft op de lopende organisatie. We gaan er echter vanuit dat dit in 2023 niet meer speelt, of in ieder geval minder en geen gevolgen meer heeft voor de lopende bedrijfsvoering. Met ingang van 2023 pakt de BEL Combinatie alleen nog de regiefunctie op de belastingtaken. De precieze invulling van de kosten daarvan zullen dit jaar duidelijk worden.
Vooralsnog zijn er geen aanwijzingen dat de formatie omvang van H&W (ook voor 2023 nog in de begroting), onvoldoende zou zijn om de kosten te dekken.
23
PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN Voor de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is alleen het onderdeel 'gebouwen' van toepassing. In 2009 is het BEL-kantoor in Eemnes in gebruik genomen, waarvan zowel de BEL Combinatie als de gemeente Eemnes voor een deel eigenaar is. De gemeente Eemnes is eigenaar van de bestuursvleugel Eemnes. De BEL Combinatie is ook eigenaar van het pand van de Buitendienst (Gemeentewerf) en de Wijkpost Bijvanck. Voor de drie panden worden meerjarenonderhoudsprogramma’s (mjop's) opgesteld en vertaald naar een meerjarenraming. Deze worden jaarlijks geactualiseerd. Op basis hiervan wordt het onderhoud gepland. Voor financiering van de uitvoering van het meerjarenonderhoud is door de BEL Combinatie gekozen voor de componentenbenadering. De afzonderlijke delen van het gebouw worden dan apart geactiveerd wanneer ze worden vervangen. De activeringsgrens ligt op € 10.000. Daaronder worden de uitgaven direct in de exploitatie als lasten opgenomen. Voor bedragen boven de € 10.000 worden kredieten aangevraagd. Voor de drie BEL-gebouwen zijn investeringen voor uitvoering van het MJOP in de periode 2023-2026 nodig. Deze investeringen staan hieronder toegelicht voor de jaren 2023 en 2024 en zijn, in z'n geheel, opgenomen in het investeringsplan. BEL-gebouwen: investeringen Zuidersingel 5 BEL-kantoor
2023
2024
2025
2026
371.852
183.888
55.556
155.928
-
23.367
-
-
-
-
-
371.852
183.888
78.923
155.928
Zuidersingel 2 Gemeentewerf Levensboom 12 Wijkpost Bijvanck Totaal Investeringen t.b.v. uitvoering MJOP
De kredieten voor het BEL-kantoor zijn in 2023: vervanging van de vloeren (zowel het PVC als de vloerbedekking), vervanging van het schakelmateriaal en het voorzien van de binnenwanden van een nieuwe verflaag. Dit onderhoud stond gepland voor 2024, maar is in overleg met afdeling facilitair naar 2023 verplaatst. Op deze manier kunnen in 2023 de werkplekken (o.a. kantoormeubilair) binnen het BEL- kantoor in zijn geheel worden vernieuwd. De elektrische luchtbevochtiger voor het archief is ook medio 2023 aan vervanging toe. Voor 2024 hebben de investeringen betrekking op vervanging van de vluchtwegaanduiding, vervanging van de gasdetectie installatie parkeergarage, vervanging van de brandmeldinstallatie en vervanging/aanpassing van de speedgate en slagboom parkeergarage. BEL-gebouwen: exploitatie
2023
2024
2025
2026
Zuidersingel 5 BEL-kantoor
11.503
24.915
13.894
-
Zuidersingel 2 Gemeentewerf
17.337
7.576
1.760
-
Levensboom 12 Wijkpost
2.233
-
6.229
414
Totaal
31.073
32.491
21.883
414
Uitgaven t.l.v. de exploitatie t.b.v. uitvoering MJOP
Voor de exploitatie worden er kleinere bedragen aangevraagd. Het gaat dan om vervanging van sanitair, schakelaars, klein schilderwerk, etc.. In de begroting nemen we niet exact deze bedragen op,
24
maar gaan we uit van jaarlijks vaste bedragen waarin ook de kosten van schade en dagelijks onderhoud worden meegenomen.
25
PARAGRAAF FINANCIERING Algemeen Treasurystatuut Per 1 januari 2001 geldt de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt van de wet is het beheersen van financiële risico’s. Dat uit zich in een tweetal randvoorwaarden. De eerste is dat het aangaan en verstrekken van leningen, evenals het verlenen van garanties, alleen is toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De tweede houdt in dat uitzettingen en derivaten een prudent karakter moeten hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico´s. Verder uit het beheersen van risico’s zich in de kasgeldlimiet en renterisiconorm. Deze kwantitatieve randvoorwaarden beogen de renterisico´s te begrenzen die verbonden zijn aan financiering door middel van korte dan wel lange schuld. In het treasurystatuut staat beschreven hoe de BEL Combinatie met beleggingen en leningen omgaat. De belangrijkste doelstellingen zijn:
het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s; het aantrekken van gelden tegen zo laag mogelijke kosten en aanvaardbare condities; het optimaliseren van het renteresultaat.
Financiering en Rente Financieringsbehoefte BEL Combinatie 2023 In 2007 is een lening van € 17.000.000 bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) aangetrokken voor de financiering van het gebouw (inclusief grond) van de BEL Combinatie. Destijds werd de lening afgesloten tegen een vast rentepercentage van 4,755% voor een looptijd van 40 jaar. In 2018 waren de rentestanden beduidend lager. Om deze reden is de lening in dat jaar geherfinancierd tegen een lagere rente. Op dit moment is er geen reden om uit te gaan van nieuwe leningen of het herzien van huidige leningen. Bij de renterisiconorm is dit ook het uitgangspunt geweest. De komende jaren zal de renterisiconorm niet overschreden worden. Eind 2023 gaan we de eerste lening herfinancieren. Leningenportefeuille In onderstaand overzicht is het verloop van de langlopende leningen in 2023 en verder gepresenteerd. Omschrijving
Lening bedrag
BNG 40.112203 6.000.000 BNG 40.112204 6.000.000 BNG 40.112205 6.000.000 BNG 40.112206 5.000.000 Totaal Leningenportefeuille BEL Combinatie
Rente
Saldo
Aflossingen
Saldo
Rentelast
1,15% 1,49% 0,48% 0,72%
1-1-2023 6.000.000 5.183.385 6.000.000 3.043.053 20.226.438
0 212.638 6.000.000 494.528 707.166
31-12-2023 6.000.000 4.971.527 0 2.544.955 19.516.482
2023 69.000 75.271 21.757 19.680 185.709
26
Beleggingsportefeuille De BEL Combinatie heeft geen beleggingen. Renterisiconorm Om ongewenste financiële gevolgen door rentewijzigingen te beperken wordt door het ministerie ook jaarlijks een renterisiconorm aangegeven. Dit is een percentage (20%) van de totale begroting van de gemeenschappelijke regeling. Dit is het maximale bedrag van de totale vaste schuld (minus verstrekte leningen) waarvan de rente herzien mag worden in het lopende jaar. De uitkomst hiervan mag niet overschreden worden, zodat er spreiding van de opgenomen leningen en daarmee van de renterisico’s ontstaat. Bij de vier langlopende geldleningen die nu zijn afgesloten is geen sprake van een renteherzieningstermijn. Renterisiconorm op vaste schuld (bedragen x € 1.000) 1a Renteherziening op vaste schuld o/g
2023 600
1b
Renteherziening op vaste schuld u/g
2
Renteherziening op vaste schuld (1a - 1b)
0
3a
Nieuw aangetrokken vaste schuld
0
3b
Nieuw uitgezette lange leningen
0
4
Netto nieuw aangetrokken vaste schuld (3a - 3b)
0
5
Betaalde aflossingen
6
Herfinanciering (laagste van 4 en 5, minimaal 0)
7
Renterisico op vaste schuld (2 + 6)
600
707 0 600
Renterisiconorm 8
Begrotingstotaal per 1 januari
9
Het bij gemeenschappelijke regelingen vastgesteld percentage
22.871 20%
10
Renterisiconorm
4.574
Toets renterisiconorm 10
Renterisiconorm
7
Renterisico op vaste schuld (2 + 6)
11
Ruimte (+) / Overschrijding (-) (10 - 7)
4.574 600 3.974
Renterisiconorm
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is bedoeld om de renterisico’s op kortlopende (opgenomen) geldleningen te beperken. Jaarlijks wordt door het ministerie aangegeven welk bedrag een gemeenschappelijke regeling mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. De limiet betreft een percentage (8,2%) van het begrotingstotaal. Voor de BEL Combinatie bedraagt de kasgeldlimiet circa € 1,84 miljoen. Wanneer de kasgeldlimiet langer dan twee kwartalen wordt overschreden dient de kortlopende schuld omgezet te worden in een langlopende schuld.
27
Berekening kasgeldlimiet 1. Begrotingstotaal 2. Kasgeldlimiet in % 3. Kasgeldlimiet (1x2) Berekening kasgeldlimiet
2023 22.871.572 8,20% 1.875.469
Omslagrente De omslagrente is de rente die gehanteerd wordt voor het berekenen van de rentecomponent van de kapitaallasten. Met ingang van 2017 dient het percentage jaarlijks berekend te worden aan de hand van de werkelijke rentekosten. Voor 2023 bedraagt de renteomslag 0,64%, deze wordt afgerond naar 1%. Het rentepercentage voor de projectfinanciering (agio van de herfinanciering 2018) bedraagt afgerond 1,5%. Renteomslagpercentage berekening begroting 2023 a.
De externe rentelasten voor de korte en lange financiering
b.
De externe rentebaten (idem)
€ € -/-
185.709 ------------------
Saldo rentelasten en rentebaten
€
185.709
€
-75.272
€
110.437
d1. Rente over eigen vermogen
€
-
d2. Rente over voorzieningen
c.
De rente die aan de grondexploitatie
0
moet worden doorberekend De rente van projectfinanciering die aan
€
-75.272
het betreffende taakveld moet worden toegerekend -/-
Aan de taakvelden toe te rekenen externe rente
------------------
€
-
Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente
€
110.437
e.
De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
€
174.986
f.
Verwacht Renteresultaat op het taakveld Treasury
€
-64.549
Totale boekwaarde
€
22.203.737
------------------
Percentage renteomslag
0,64%
Afgerond percentage
1,00%
28
OVERIGE PARAGRAFEN De overige, door de Commissie BBV verplichte, paragrafen zijn voor de BEL Combinatie niet van toepassing. Hieronder worden de redenen kort toegelicht: Lokale heffingen Sinds 1 januari 2008 zijn de taken voor het opleggen van de lokale heffingen gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording en verwerking van deze baten gebeurt rechtstreeks in de administratie van de betreffende BEL gemeente. Verbonden partijen Er is geen sprake van partijen waaraan de BEL Combinatie zich privaat- of publiekrechtelijk verbonden heeft én waar de BEL Combinatie een bestuurlijk én een financieel belang in heeft. Grondbeleid Sinds 1 januari 2008 zijn de taken op het gebied van het grondbeleid van de gemeenten gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording van de hieraan gerelateerde baten en lasten vindt rechtstreeks plaats in de jaarrekening van de betreffende gemeente.
29
FINANCIËLE ONTWIKKELINGEN BEGROTING 2023 ONTWIKKELING MEERJARENPERSPECTIEF (exclusief maatwerk) Uitgangspunt voor de begroting 2023 van de BEL Combinatie is de primaire begroting 2022 van de BEL Combinatie. Hierin zijn de eerste drie begrotingswijzigingen van 2021 verwerkt. De autonome ontwikkelingen zoals opgenomen in de kaderbrief 2023 van de BEL Combinatie zijn hier vervolgens aan toegevoegd. Onderstaand overzicht geeft aan wat hoe de begroting, exclusief maatwerk, is opgebouwd. In een volgende paragraaf wordt het maatwerk toegelicht. Meerjarenperspectief 2023-2026 (exclusief maatwerk)
2023
2024
2025
2026
(+ = nadeel; - = voordeel) Meerjarenbegroting 2022-2025
20.847.392 20.741.174 20.741.174 20.741.174
Kaderbrief 2023 autonome ontwikkelingen Saldo begroting 2023 -2026
831.891
830.537
830.114
828.111
21.679.283 21.571.711 21.571.288 21.569.285
Toelichting Autonome ontwikkelingen kaderbrief 2023 Hieronder staat hiervan de financiële samenvatting van de autonome ontwikkelingen waarvan de onderdelen vervolgens worden toegelicht. Autonome ontwikkelingen a. Cao-akkoord 2021-2022 b. Thuiswerkvergoeding c. Verlof en vitaliteit d. Pensioenpremies e. Consumentenprijsindex (CPI) f. WSGO g. Wettelijke eis rechtmatigheidsverantwoording h. Representatie / bindingsactiviteiten i. Diverse toelagen j. Wet Open Overheid (WOO) Totale autonome ontwikkelingen
2023 2024 2025 336.572 335.218 335.218 18.000 18.000 18.000 50.000 50.000 50.000 0 0 0 278.319 278.319 277.896 4.000 4.000 4.000 46.000 46.000 46.000 44.000 44.000 44.000 55.000 55.000 55.000 budget in gemeentelijke begrotingen 831.891 830.537 830.114
2026 335.218 18.000 50.000 0 275.893 4.000 46.000 44.000 55.000 828.111
Salarissen cao effect Er is een cao-akkoord voor de gemeenten voor 24 maanden (1 januari 2021 – 1 januari 2023). Dit akkoord bevat onder andere afspraken over het salaris, de harmonisatie van verlof en het mogelijk maken van verlofsparen. De salarisstijging die voor de begroting 2023 relevant is, is de verhoging per 1 december 2021 met 1,5% en per 1 april 2022 met 2,4%. De cao loopt af op 1 januari 2023. In de kadernota 2022 van de BEL was al rekening gehouden met een stijging (stelpost), dit bedrag is verrekend met de werkelijke stijging. Kanttekening bij de salarisstijging is dat gemeenten hiervoor worden gecompenseerd via de loon- en prijscompensatie in de Algemene Uitkering (meicirculaire 2023). 30
Effect Cao-akkoord 2021-2022 Salarissen en sociale lasten begroot Salarisstijging 1,5 % Salarisstijging 2,4 % Totale stijging Stelpost salarissen (Kadernota 2022) Mutatie salarissen en sociale lasten
2023 15.175.747 227.636 364.218 591.854 -255.282 336.572
2024 15.107.993 226.620 362.592 589.212 -253.994 335.218
2025 15.107.993 226.620 362.592 589.212 -253.994 335.218
2026 15.107.993 226.620 362.592 589.212 -253.994 335.218
Thuiswerkvergoeding In de cao is een thuiswerkvergoeding van € 2 per dag opgenomen. Dit bedrag (€ 18.000) nemen we vooralsnog op in de Begroting 2023. Voor de thuiswerkvergoeding vanaf 2023 worden weer nieuwe cao afspraken gemaakt op basis van de ontwikkeling van het thuiswerken en de wet- en regelgeving daaromtrent. Verlof en vitaliteit Alle medewerkers hebben vanaf 2023 recht op zes bovenwettelijke vakantiedagen, bovenop de al bestaande wettelijke twintig vakantiedagen. Er is een overgangsrecht afgesproken voor medewerkers die nu meer vakantiedagen of andersoortig verlof hebben. Door deze mogelijkheid om verlof te mogen sparen tot maximaal 3.600 uur, ontstaat het risico dat:
medewerkers vóór het behalen van hun spaardoel vertrekken bij de BEL Combinatie en het verlof moet worden uitbetaald; medewerkers doorbetaald verlof opnemen (sabbatical bv.), waarvoor het nodig is inhuurkrachten in te zetten. Daarnaast wordt het met ingang van augustus 2022 mogelijk om betaald ouderschapsverlof in te zetten tegen 100% doorbetaling van het salaris. Dit kan als gevolg hebben dat medewerkers gebruik maken van de mogelijkheid om maximaal zes tot negen weken aansluitend doorbetaald ouderschapsverlof op te nemen. Wanneer dit in het eerste levensjaar van het kind wordt opgenomen, ontvangt de BEL Combinatie een terugbetaling/vergoeding van het UWV van 50%. In latere jaren zijn de kosten volledig voor de BEL Combinatie. Dit is een individuele keuze van de BEL-medewerker. Ook bij dergelijk lange verlofperiodes zal externe inhuur nodig zijn om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. De financiële impact wordt ingeschat op € 50.000 structureel. Pensioenpremies 2022 Het ABP geeft aan dat de premie voor het ouderdoms- en nabestaandenpensioen in 2022 gelijk blijft aan die van 2021 namelijk 25,9%. De werkgever betaalt ongeveer 70% van de premie. Zoals in eerdere kadernota’s of kaderbrieven is aangegeven wordt er geen stelpost opgenomen voor een mogelijke stijging van de premies vanaf 2023.
Consumentenprijsindex 2023 Jaarlijks wordt de inflatie gemeten op basis van de consumentenprijsindex (CPI). In voorgaande jaren hanteerden we een berekening op basis van een schatting. Met ingang van dit jaar is door de financieel portefeuillehouders voorgesteld om bij de BEL Combinatie een systematiek te hanteren waarbij we de schatting over meerdere jaren laten lopen. In het indexcijfer zit dan jaarlijks een 31
correctie voor het teveel of tekort aan prijscompensatie van voorgaande jaren. Voor 2023 ziet dat er als volgt uit: CEP 2022 inflatie
2020
2021
2022
2023
a
Prijs overheidsconsumptie
1,6%
0,9%
4,8%
3,3%
b
Nationale consumenten prijsindex (cpi)
1,3%
2,7%
5,2%
2,4%
c
Prijsindex kadernota (2/3 x a + 1/3 x b)
1,5%
1,5%
4,9%
3,0%
d e
Gehanteerde index voorgaande jaren Correctie over voorgaande jaren (c - d)
1,5% 0,0%
1,5% 0,0%
1,6% 3,3%
0,0% 3,0%
prijsindex 2023
6,3%
Bron: MEV, 9 maart 2022 Dit resulteert in een prijscompensatie van 6,3% over ca. 4,4 miljoen aan materiele budgetten (o.a. onderhoud, licenties, inhuur derden, belastingen) wat neerkomt op € 278.000. Dit is een behoorlijke wijziging ten opzichte van voorgaande jaren. De prijsstijgingen zijn al ingezet door de coronacrisis met wereldwijde tekorten door productie- en leveringsproblemen. Daarnaast heeft de oorlog in de Oekraïne gevolgen voor de energieprijzen. Over maart is hierdoor al een historische 12% aan inflatie genoteerd. Voor de lange termijn is de verwachting wel dat de inflatie weer terug gaat naar de lage cijfers. Deze 6,3% wordt dan ook gezien als een eenmalige uitschieter. Net als bij de stijging van de salarissen geldt ook voor de prijsverhoging dat er een compensatie plaatsvindt via de Algemene Uitkering. Het bedrag is als een stelpost opgenomen in de begroting en zal worden gebruikt om de verwachte prijsstijgingen van contracten en inkopen op te vangen. Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (WSGO) Sinds de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) in 2020 valt de BEL Combinatie onder de WSGO, waaraan een bijdrage van ruim € 4.000 aan contributie is verplicht. Dit bedrag is structureel en eerder niet in de begroting van de BEL Combinatie meegenomen.