Jaarstukken 2024 Blaricum - Paragraaf Bedrijfsvoering aanpassing versie 27 juni 2025

Aanpassing Paragraaf Bedrijfsvoering Onderstaande tekst is de aangepaste tekst in de paragraaf Bedrijfsvoering en dient ter vervanging van de tekst die onder de betreffende alineakopjes staat op de pagina’s 107 t/m 109 uit de jaarrekening “Jaarstukken 2024 Blaricum – Versie Raad concept 25 juni 2025”. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De totale rechtmatigheidsfouten in de rechtmatigheidsverantwoording ad € 1.384.190 overschrijden de verantwoordingsgrens van € 1.194.769, 3% (van de totale lasten inclusief mutaties reserves). Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting.

” Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen (zowel baten als lasten) in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Dit jaar zijn voor het eerst slotwijzigingen. Hierbij zijn begrotingsafwijkingen die onrechtmatig zijn en boven 25k voorgelegd aan de gemeenteraad ter accordering. Hiermee zijn de begrotingsonrechtmatigheden door aanpassing van de begroting 2024 voor 31-12-2024 gecorrigeerd. Voor de jaarrekening 2024 is bij de eindejaar controle de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Geconstateerd is dat de totale begrotingsonrechtmatigheid (overschrijding lasten) ad € 517.426 bedraagt (inclusief lastenoverschrijdingen overhead, algemene dekkingsmiddelen en vennootschapsbelasting). Er is een grote verbeterslag gemaakt in vergelijking met jaarrekening 2023 waar de begrotingsonrechtmatigheid inclusief overhead, dekkingsmiddelen en vennootschapsbelasting € 1.122.463 bedroeg. De getroffen maatregelen door C&F (samen met de lijnorganisatie) n.a.v. de jaarrekening 2023 in combinatie met de slotwijziging heeft bijgedragen aan het beter in control hebben van de aan de begroting ten grondslag liggende budgetten. De lastenoverschrijdingen boven € 25.000 hebben zich voorgedaan binnen de volgende programma’s: 1. Bestuurszaken 3.

Openbare orde en veiligheid 10. Grondexploitatie, dorpsvernieuwing en economische zaken Algemene dekkingsmiddelen

€ 229.668 € 27.745 € 56.283 € 169.758

De begrotingsonrechtmatigheid binnen programma Bestuurszaken heeft als grootste oorzaak een onvoorziene bijstorting van de voorzieningen pensioen wethouders en wachtgeld ad € 296.131, die na een actuariële berekening einde jaar is gedaan en te laat was voor de slotwijziging. Dit geldt overigens ook voor de andere BEL gemeenten.

Binnen het programma openbare orde en veiligheid viel de gemeentelijke bijdrage voor de brandweer hoger uit dan initieel bij de kadernota werd aangegeven met € 40.432. Dit is per abuis niet meegenomen met de slotwijziging. Dit geldt ook voor de andere BEL gemeenten. Binnen programma grondexploitatie, dorpsvernieuwing en economische zaken is de Blaricummeent met € 62.924 overschreden. Het project was in 2022 als grondexploitatie afgesloten. Voor de toen nog af te ronden werkzaamheden is in 2022 een kostenraming opgesteld die niet toereikend was voor de werkzaamheden die in 2023 en 2024 zijn uitgevoerd. Binnen het programma algemene dekkingsmiddelen zijn de grootste lastenoverschrijdingen veroorzaakt vanwege kasgeldleningen die zijn aangetrokken en de rentekosten die hoger uitvielen dan geraamd, overschrijding van € 28.333. Ook heeft een hogere dotatie voorziening dubieuze debiteuren plaatsgevonden dan geraamd wat heeft geleid tot een lastenoverschrijding van € 35.472. Daarnaast zijn ten onrechte diverse boekingen inzake WOO-kosten geboekt dan wel gecorrigeerd zonder BTW. Hier dienen correctieboekingen plaats te vinden, wat een lastenoverschrijding van € 117.854 met zich meebrengt. De beheersmaatregel: voor de actieve budgetten bij de begroting 2026 de oorzaken van de betreffende overschrijdingen verwerken in de ramingen en tijdig de begroting bijstellen.

De begrotingsonrechtmatigheden € 517.426 vallen onder de categorieën van het controleprotocol Blaricum en zijn passend binnen het beleid, waarmee de overschrijdingen acceptabel rechtmatig worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. Met onze verbijzonderde interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert en aan de verantwoordingsgrens die door de gemeenteraad is vastgesteld. In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: personeel, inkoopfacturen, treasury, aanbestedingen en overige geldoverdrachten, misbruik en oneigenlijk gebruik. Rechtmatigheidsfouten bij aanbestedingen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht worden indien zij samen met de twee andere criteria boven de verantwoordingspercentage van 3% uitkomen. Wij hanteren de rapporteringstolerantie die ook met de accountant is afgesproken van € 25.000. Aanbestedingsrechtmatigheid De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit.

In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Uit de eindejaar controle zijn zes financiële onrechtmatigheidsfouten geconstateerd van totaal € 866.764. De eerste fout betreft het onrechtmatig contract drukwerken die als onrechtmatig in de jaarrekening 2023 al meegenomen was tot en met het jaar 2025. Uit de jaareinde controle is gebleken dat dit contract nog doorloopt en is de onrechtmatige doorloop van het contract in 2026 meegenomen in de jaarrekening 2024 ad € 67.392.

De tweede fout betreft een gezamenlijke aanbesteding voor de drie BEL gemeenten voor een sociale dienst, die onterecht niet EU aanbesteed is. Er is wel door bevoegd bestuursorgaan een afwijkingsbesluit genomen om vanwege zwaarwegende maatschappelijke gronden af te wijken van de EU wet- en regelgeving. De totale waarde van de aanbesteding kwam boven de EU aanbestedingsgrens uit. De contractwaarde per gemeente is meegenomen als fout ad € 270.000. Deze fouten tellen mee in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente Blaricum. De derde, vierde fout en vijfde betreffen onrechtmatige contracten uit jaarrekening 2023 en jaarrekening 2022, waarvan de uitgaven hoger zijn dan het onrechtmatig bedrag dat meegenomen was in 2023. Deze hogere uitgaven zijn in 2024 onrechtmatig: voor ingenieursdiensten € 52.046, voor onderhoud groen € 100.053, voor openbaar groen € 15.250. De zesde fout is veroorzaakt door een financiële beheershandeling door de gemeenschappelijke regeling HBEL Huizen. Gemeente Huizen heeft Jeugdzorg maatwerkvoorzieningen buiten de gecontracteerde leveranciers (DPL) aanbesteed voor BEL gemeenten, waarbij niet is voldaan aan de Europese aanbestedingswet. Het gaat hier om een fout van € 362.023.

De kadernota rechtmatigheid bepaalt dat de onrechtmatigheid, hoe onterecht het ook voelt, voor rekening is van de gemeente Blaricum omdat, de baten en lasten worden verantwoord in de jaarrekening van de deelnemende gemeente Blaricum en gemeente Huizen verantwoord alleen de uitvoeringskosten en vergoeding van de gemeenten als baten. Maatregelen ter verbetering, die ook aanbevolen zijn in de jaarrekening 2023, zijn nog steeds in uitvoering: 1. Contractenregister. Er wordt gewerkt aan een inkoopformulier dat standaard ingevuld en verplicht moet worden en de implementatie van het centrale contractregister is vergevorderd. 2. Contractmanagement. Er wordt gewerkt aan de implementatie van contractmanagement om beter grip te krijgen op afloop van contracten en crediteuren meer zicht is op uitnutting van contractwaarden. 3. Kennissessies aanbestedingen. N.a.v. de geconstateerde rechtmatigheidsfouten worden kennissessies samen met team Inkoop voor de lijnorganisatie georganiseerd, waarin het ontstaan van de fouten worden behandeld en kennis over aanbesteden wordt gedeeld. 4. Wat betreft de onrechtmatigheid jeugdzorg buiten DPL HBEL, is na bekendmaking van de onrechtmatigheid is dit opgepakt om het onder te gaan brengen bij de Regio Gooi & Vechtstreek. Hier is een uitvoeringsplan ‘overdragen lokale overeenkomsten voor maatwerkvoorzieningen Wmo en Jeugd’ vastgesteld.

De planning is dat dit plan voor einde van 2025 uitgevoerd is en de onrechtmatige lokale zorgcontracten bij de Regio zijn onderbracht. Daarnaast is sprake van onvoldoende duidelijke controle informatie betreffende een inkoopcontract stedenbouwkundige advisering. Dit contract is als onduidelijk aangemerkt € 87.455. Het onduidelijke inkoopcontract geldt ook voor de overige BEL gemeenten. De omvang de onduidelijkheid valt onder de verantwoordingsgrens en hoeft daarom niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Er moet op korte termijn helderheid komen over dit inkoopcontract om indien nodig de juiste aanbestedingsprocedure te volgen. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. Het gaat hierbij om derden die misbruik maken van de gemeentelijke regelingen.

Er is (nog) geen gemeentebreed beleid m.b.t. misbruik en oneigenlijk gebruik. Het toetsen van misbruik en oneigenlijk gebruik is meegenomen in de verbijzonderde interne controles, die uitwijzen dat bij de gemeente Blaricum geen gevallen van misbruik of oneigenlijk gebruik zijn.

Frauderisico De gemeente Blaricum wil een betrouwbare en geloofwaardige organisatie zijn voor BEL-gemeenten en hun burgers, medewerkers, ondernemers, partners en opdrachtgevers. Frauderisicomanagement is onderdeel van integriteitsbeleid.

Onder fraude verstaan we opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente Blaricum, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen”. In alle geledingen van de organisatie is voldoende bewustzijn aanwezig over frauderisico’s en de manier waarop deze beheerst worden. Er zijn geen fraude gevallen geconstateerd. Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor privacy en informatiebeveiliging, zoals de BIO en de jaarlijkse verantwoording via de Ensia Audit. Daarnaast worden beheersmaatregelen, zoals functiescheiding, ter voorkoming van fraude gecontroleerd in (verbijzonderde) interne controles. Een frauderisico analyse is nog in ontwikkeling en wordt opgepakt samen met een breder risicomanagement. In 2025 willen wij verdere stappen hierin zetten, o.a. door het opzetten van een fraude risicoanalyse (FRA) om frauderisico beheersing nog beter in processen in te bedden.