Instelling evaluatiecommissie burgemeester en raad 2021 Bijlage Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad 2008

Gemeente

I~laricu~n ~~~

RAADSBESLUlT Hummer: 2008143 Datum: 23 september 2008

De raad van de gemeente Blaricum: gelezen het voorstel van het presidium d.d. 2 September 2008; overwegende, dat de burgemeester - in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid - er recht op heeft tijdens zijn ambtsperiode van de gemeenteraad to Koren hoe over zijn functioneren wordt gedacht; overwegende dat aok de raad het recht heeft van de burgemeester fe vernemen hoe hij over het functioneren van de raad denkt; gefezen het voorstel van het presidium d.d. 2 September 2008; gelet op de artikelen 147 jo. 'f49 en artikel 84 van de Gemeentewet; besluit: vast to stellen de navolgende verordening: Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Begripsomschrijvingen A~tikel 1 In deze verordening wordt verstaan ander: a gesprekken: evaluatiegesprekken namens de raad met de burgemeester; b evaluatiecommissie: de evaluatiecommissie bedoeld in artikel 2; c adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien; d commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie, Algemene bepalrngen Artikel 2 1. De raad stelt een evaluatiec~mmissie in, die gespreklcen voe~t met de burgemeester. 2. De gesprekken vinden tenminste eenmaal perjaar plaats.

DaeJ van de verordening Artikel 3 Deze verordening geeft invulling aan de wens om to komen tot een gestructureerde evaluatiemethode van het wederzijds functioneren van burgemeester en raad ter verbetering van beider functioneren en samenwerking. Procedure en tijdschema Artikel 4 1. De griffier agendeert en organiseert de evaluatiegesprekken. 2. Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier waken voorafgaand aan het vaortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.

Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad 2008 Concept: 74 Juli 2008

Samensfelling cammissie Artikel 5 1. Qe commissie bestaat in principe uit de fractievoorzitters. De raad kan per evaluatieronde anders besluiten. 2. De raad benoemt geen plaatsvervangende leden. 3. De evaluatiecommissie last zich bijstaan door de griller. Voorzitterschap van de evaluatiecommissie Artikel 6 1. Ue evaluatiecommissie wordt vonrgezeten door de waarnemend voorzitter van de raad. 2. De leden van de evaluatiecommissie wijst uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter aan. 3. De voorzit~er leidf het gesprek. 4. De votirzi~ter treedt, voor zover nadig, op als woordvaerder. Geheimhouding Artiicel 7 ~. De evafuatiecomrnissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de vergadering. 2. be voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare br~nnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden, behoudens het bepaafde in lid 6 van artike! 8, is niet toegestaan. 4.

De evaluatiecommissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen Hoch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die gees lid zijn van de evaluatiecommissie, Hoch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 8, lid 9 en artikel 10, [id 4. 5. De evaluatiecommissie, Hoch de raad heft de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, op. 6. De evaluatiecommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarb~rgd bij hit beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaaks en tijdstip van de gesprekken. 7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de evaluatiecommissie van kracht. 8. Het in dit artikel bepaaide is van overeenkamstige foepassing op de griffier en de adviseurs Voorbereiding gesprek Artikel 8 1. De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeest~r krijgen de g~legenheid nm, voor zover van toepassing, het vaorgaande evaluatieverslag in t~ zien. 2. De laden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan to leversn. 3. Uiterfijk twee waken voor het g~sprek ontvang~n de laden van de evaluatiecommissie en de burgem~~ster namens d~ voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, t~jdstip, agenda en bespreekpunten. 4.

Het commissielid die niet in staat is het gesprek bij to woven, dealt dit tijdig mee. 5. Bij verhindering van meer dan een lid van de evaluatiecommissie zorgt de griffier voor yen nieuwe afspraak. 6. a - Ter verkrijging van een zo breed mogelijk beeld van het functioneren van de burgemeester en van de raad, worden de ervaringen en meningen van wethouders en de gemeentesecretaris meegenomen in het gesprek. b - De eva(uatiecommissie vraagt het college en de gerneentesecretaris om schriftelijke input die binnen het college, inclusief burgemeester, is afgestemd. Dit gebeurt op basis van enkele heldere vragen. Het gesprek Artike[ 9 1. be gesprekken en de vergaderingen vinden plaats in beslotenheid. 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de laden van de evaluatiecommissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerds bespreekpunten toe to Iichten. 3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. Verardening Evaluatlegesprekken burgemeester en road 2008 Concept: 14 JuH 2OQ8

z

4. De volgende onderwerpen kunnen tijdens het gesprek worden besproken: a de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fracfievoorzitters; b de burgemeester in het proces van dualisme; c de burgemeester als voorzitter van het college; d de burgemeester als coordinator van beleid, kwaliteifsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeui(le, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid; f de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; g de burgemeester als ambassadeur en g~zicht van de gemeente in de regia, provincie, rijk en Europa; h de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; i de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit; j de burgemeester en zijn, aan de prafielschets gerelateerde, competenties. 5. In een tweeds deel van het gesprek kan warden gesproken over de antwikkelingen van de gemeente. Verslaglegging Artikel 10 1. Door de griffier wordt hit evaluatieverslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de evaluatiecommissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 2. Net verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. 3.

Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. 4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgeme~ster en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd. Archivering Artikel 11 1. De griller draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronderhet afschrift van het vastgestelde verslag. 2. Na hit aftreden van de burgemeester worden alle betreifende stukken door de griffier vernietigd. Slatartikelen Artikel 12 Deze verQrdening treedt in werking een dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweeds lid van de Gemeentewet. 1. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad gemeente Blaricum. 2. Deze verordening treedt in werking met ingang vin de dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweeds lid van de Gemeentewet Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad d.d. 23 September 20Q8.

De hoer P.C.M. de Groot

Mevrouw J.N, de Zwart-Blacf~

griffier,

Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad 20D8 Concept: 14 Juii 2x08

Toelichting bij de Verardening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad gemesnte Blaricum. Algemeen Om evaluatiegesprekken tussen burgemeester en de raad to reguleren verdient ern verordening de voorkeur boven het maken van afspraken. Zo'n verordening helpt om het proces van evaluatiegesprekken tussen de burgemeester en de raad structureel en transparant to maEcen. Artikel 2 In lid 2 wardt de frequentie van de gesprekken bepaald, De frequentie van een jaarlijks evaluatieg~sprek met de burgemeester en de raad heeft als doel dat zowel de burgemeest~r GIs de raad — tijdens een formeel moment - regefmatig van elkaar horn hoe aver elkaars function~ren wordt gedacht, Artikel 3 In dit artikel wardt het wederzijds karakt~r van het gesprek benadrukt. Zowel het functioneren van de burgemeester als van de raad en d~ samenw~rlcing worden besproken. Artikel 4 Lid 2 'Drie van de gesprekken warden gevoerd vier waken voorafgaand aan de voortgangsgesprekken die de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft'. De termijn van vier waken is geEcazen om voldoende tijd to hebben om het verslag van het evaluatiegesprek op to stellen en door de gesprekdeelnemers to laten vaststellen. De burgemeester heeft dan binnen een redelijke termijn duidelijkheid en het vers(ag kan vervolgens dienen als basis voor het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert.

Artikel 5 De deelnemers zijn ook degenen die het gesprefc voarbereiden. Orr die redenen is het niet verstandig daar ook plaatsvervangende laden bij to betrekken. Dat zou afbreuk kunnen doen aan towel een gedegen voorbereiding van het gesprek door de deelnemers als het vertrouwelijke Ecarakter daarvan. Artikel 7 Lid 3 regelt, dat betrakkenen voarkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. Hiermee is bedoeld to zeggen, dat in de voorbereiding betrokkenen alleen gebruik kunnen maken van eigen Ecennis en ~rvaring, van openbare bronnen en van voor dit dael vertrauwelijk verkregen informatie van wethouders en gemeentesecretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of averleg met derden (towel binnen als buiten het gemeentehuis} is uitgesloten. Geheimhauding moat voarkomen dat de privacy van de betrokkenen geschonden wordt en de bestuurskr~cht afneemt. Daarnaast kan het bevragen van derden leiden tot belangenverstr~ngeling. Artike) 8 Lid 1 de laden van de evaluatiecornmissie krijg~n de gelegenheid om het evaluatieverslag van het laatstgehoud~n gesprek in to zien zodat zij weten Welke afspraken er zijn gemaakt. Bovendien haeft de samenstelling van de commissi~ niet noadzakelijlc dezelfde to zijn als in het voorgaande evaluatieg~sprek. Daarnaast kan gekozen worden om ook de voorgaande verslagen to laten inzien.

Het inzien van hit evaluatieverslag geb~urt op de kamer en in aanwezigheid van d~ griffier. Vin het verslag worden Been kopie~n gemaakt. Mgt lid 6 van dit artikef wordt de evaluatie van hit functioneren van de burgemeester binnen het college en in relatie tat de organisatie mogelijk gemaakt. Artikel 9 Lid 3 de profielschets is uitgangspunt voor het gesprek. Op basis van dat profiel heeft de vertrouwenscommissie de burgemeester voorgedragen voor benoeming. In lid 5 wordt de mogelijkheid geboden om vervolgens ook over de gevolgen van maatschappelijke ontwikkelingen voar het functioneren van het gemeentebestuur to spreken. 8ij een nieuwe procedure voor (her}benoeming lcunnen maatschappelijke ontwikkelingen in de gemeente reden zijn tot het opstellen van een nieuwe prafielschets. in bijvoorbeeld het laatste gesprek, waarbij ook de herbenoeming een bespreekpunt kan zijn, kunnen de ideeen vaor het bijstellen of het apstellen van esn nieuwe profielschets voortvloeien uit het bespreekpuntover de taekomst van de gemeente. Daze uitkomst kan de voorzitter aan de raad terugmelden.

Ver~rdening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad 2008 Concept: 1A Jull 2008

~

Artikel 'IQ Lid 1 regelt de verslaglegging van het gesprek. Het door de griffier opgestefde canceptverslag wordt voargelegd aan de laden van de evaluatiec~mmissie en de burgemeester. Binnen een door betrokkenen of to spreken termijn dienen zij hierop to reageren. Het verslag wordt in drievoud opgesteld en ondertekend zodat zowel de burgemeester, de commissie als commissaris van de Koningin een exemplaar heeft. Het verslag wordt door ondertekening van zowel de laden als de burgemeesfer vastgesteld. De burgemeester kan ervoor kiezen het verslag alleen voor gezi~n to ondertekenen. In dat geval dient de burgemeester ervoor to zargen dat een zienswijze aan het verslag wordt toegevoegd. Dit zou onder meer een verdieping of uitwerking van gemaakte afspraak of afspraken fcunnen inhouden. Een termijn van 10 werkdagen is dan een redelijke termijn om een en ander to laten bezinken en to heroverwegen. Daarnaast is het dan nog sfeeds mogelijk om het evaluatieverslag met zienswijze tijdig Haar de commissaris van de Koningin to sturen. Een mooiere oplossing is om nogmaals met dezelfde deelnemers aan het gesprek 'om tafel to gaan' en de 'pijnpunten' uit het verslag to bespreken zodat kan worden uitgesloten dat er wallicht sprake is van een misverstand. [n dat geval kan het verslag worden aangepast.

Artikel 11 Onder geheimhouding archivering door de griffier wordt verstaan het opbergen van het verslag op een voor anderen niet toegankelijke wijze. Dat kan zijn in een gesloten en verzegelde enveloppe. de kiwis van de gemeente is daartoe in veal gemeenten de geeigende bewaarplaats.

Verordenfng Evaluatfegesprekken burgemeester en raad 2008 Concept: 14 ju112008

5