Inrichten Klankbordgesprekken burgemeester en raad Handreiking MinBinZa

Klankbordgesprekken •

Introductie op het deel klankbordgesprekken In conditie blijven Na de benoeming begint het echte werk. Hoewel de eerste weken nog in het teken staan van wederzijds kennismaken en inwerken, ontstaan kort daama al de eerste beelden van en over elkaar. Het is dan altijd spannend hoe de verwachtingen, die wederzijds zijn gewekt, in de prakrijk uitpakken. Na de eerste weken van kennismaken is het daarom goed om met elkaar het gesprek aan to gaan over het weder~ijdse etvaringen en verwachringen: Hoe gaan we elkaar feedback geven? Wanneer doen we dat in de vorm van klankbordgesprekken? Wanneer spreken we elkaar op een meer formele en wanneer op een meer informele wijze? Wat venvachten we van elkaar? Hoe eerder na de benoeming hierover goede werkafspraken worden gemaakt, hoe beter. In die zin zijn `benoemen' en `klankborden' nauw met elkaar verbonden. Voor de vorm en inrichtingvan de klankbordgesprekken gelden geen wettelijke verplichringen. Rol commissaris van de Koning en gemeenteraad De burgemeester wordt benoemd, herbenoemd en ontslagen door de Kroon. Om die reden spreekt de commissaris van de Koning, namens de Kroon, in ieder geval na @en jaar, na drie jaar en na vijf jaarvan de (her)benoeming met de burgemeester over het funcrioneren. De samenwerkingsrelatie tussen burgemeester en gemeenteraad is echter ookvan groot belang.

De gemeentenad doet een aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelariesover de benoeming, herbenoeming en het ontslag van de burgemeester. En de gemeente waar de burgemeester in funcae is, betaalt het salaris van de burgemeester (en ook de uitkering als dit aan de orde is). Het is daarom zinvol, zo niet noodzakelijk, om als burgemeester goede en gestructureerde feedback to ontvangen van en to geven aan de gemeenteraad. Over hoe dit'klankborden' in de prakdjk kan worden ingewld, gaat dit deel van de handreiking.

.

.~ , ~ IW/

Deelnemers Compacte afvaardiging Een klankbordgesprek is een gesprek tussen de burgemeester en de gemeenteraad. In de prakrijk betekent dat een gesprek tussen de burgemeester en een afvaardiging van de gemeenteraad. Wie en hoeveel nadsleden worden afgevaardigd ligt nergens vast. Er zijn dan ookverschillende inwilingen, zowel in aantal als in persoon (varierend van alle fracrievoorLitters tot'enkele' raadsleden die ervaring hebben met het voeren van dergelijke gesprekken). Bij voorkeur zijn een of enkele leden van de vemouwenscommissie bij benoeming ook betrokken bij de klankbordgesprekken. Op die manier is niet alleen de burgemeester zelf degene die vanaf het begin betrokken is. Het is ook nadzaam het aantal deelnemers niet overbodig groot to maken. Dit vergroot de leans dat er een echt gesprek ontstaat en bovendien krijgt iedere deelnemer zo een leans deel to nemen aan het gesprek. Een to grote delegatie vanuit de gemeenteraad heeft als risico dat het een eenzijdig vraaggesprek wordt, tervvijl het gesprek als Joel heeft om op basis van gelijkwaardigheid feedback to geven en to ontvangen en mogelijke verbeteringen to bespreken. Een afvaardiging van drie tot vijf leden ligt voor de hand. Uiteraard moet de feedbackwel voldoende recht doen aan de opvattingen die binnen de gemeenteraad Leven over het functioneren van de burgemeester.

Dit betekent dat de afvaardiging van de gemeenteraad in haar proces goed nadenkt over de wijze waarop de gemeenteraad input lean aandragen voor het klankbordgesprek. Geen poliNeke samensteUing Een evenwichrige afspiegeling van de gemeentenad is belangrijk. Dit betekent niet dat alle fracries vertegenwoordigd dienen to zijn. Het beoordelen van het wederLijds funcrioneren is immen geen poliriek of beleidsinhoudelijk doe1. Een evenredige vertegenwoordigingvan opposiriepartijen en coalitiepartijen of een afvaardiging uit alle partijen lean de suggestie wekken dat de polirieke overtuiging erwel toe doet. Achtergrond leden Bij de samenstelling van de afvaardiging van de gemeenteraad voor het klankbordgesprek is het belangrijkvooral leden to vinden die elkaar qua competendes goed aanwllen. Een diverse en evenwichrige samenstelling is daarom belangrijk. Daamaast is het goed ervoor to zorgen dat de mensen die het klankbordgesprek voeren voldoende'status en statuur' hebben. Dit helpt om to voorkomen dat het bijvoorbeeld een eenzijdig `gesprek' wordt van de burgemeester in de richting van raadsleden, of dat er onvoldoende diepgang in het gesprek zit. Het succes van de gesprekken wordt zowel bepaald door de organisarie als door de deelnemers aan het gesprek.

Zorg daarom dat de commissie zo is samengesteld dat de raadsleden het gezamenlijk in zich hebben om zuiver, integer en duidelijk feedback to geven op de verschillende aspecten van het functioneren van de burgemeester. Voorzitter Voor een goed en overiichtelijkverloopvan de klankbordgesprekken is het aanwijzen van een voorzitter of gespreksleiderwenselijk. De voorcitter waarborgt als procesbegeleider het open en lerende karaktervan het gesprek. Naast het Leiden van de vergadering op de meer vergadertechnische aspecten en het helpen scheppen van een open sfeer, dient de vooriitter to waken voor politiek geladen bijdragen. De voorLitter moet ook de gelijkwaardigheid bewaken en daarvoor bijvoorbeeld letten op de verdeling van de spreektijd. Gelet op het beperkte aantal deelnemers aan het gesprek, lean de voorzitter ook inhoudelijk deelnemen aan het gesprek. Het staat iemand vrij to kiezen voor voorzitterschap/gespreksleiding door een raadslid (bijvoorbeeld de nestor of de plaatsvervangend vooczitter van de gemeenteraad of de voor~itter

Betekenis van klankbordgesprekken Net als in een `normale' functie is het belangrijk in gesprek to blijven over vervvachringen, ambities en (persoonlijke) uitdagingen. Dit geldt ook in het verkeer tussen een burgemeester en de gemeenteraad. In dit hoofdstuk noemen we dat `klankborden'. Het woord `klankborden' staat voor het over en weer delen van signalen. Zoals vroeger een klankbord boven een preekstoel gebruikt werd om het geluid to versterken, kan een klankbordgesprek dienen als middel om signalen luid en duidelijk met elkaar to delen. Het gaat dan om signalen die een burgemeester nodig heeft om to weten hoe hij of zij het doet, of hoe mensen tegen hem of haar aankijken en hem of haar ervaren. Het gaat vooral ook om signalen die de burgemeester kansen bieden succesvol to zijn en to blijven. En andersom gaat het om signalen die een gemeenteraad nodig heeft over het functioneren van de raad aan het hoofd van de gemeente. Klankbordgesprekken bieden een gestructureerdebasis om deze signalen met elkaar to delen, maar er is meer nodig. Een dergelijk gesprek vraagt namelijk ook om een bepaalde cultuur. Een cultuur waarin gemeenteraad en burgemeester elkaar open en eerlijk tegemoet treden. Dit vraagt van de burgemeester en de gemeenteraad signaalgevoeligheid en reflecterend vermogen en legt bij hen de verantwoordelijkheid Weer om duidelijke, maar ook bruikbare signalen of to geven.

Het vraagt ook van beide partijen to reageren op signalen zoals men zelf graag ziet dat anderen reageren. Dit betekent dat het klankbordgesprek een tweerichangsgesprek is, wat vraagt om oefening, maar ook om regelmaat. Tweerichtingsverkeer "It takes two to tango", gemeenteraad en burgemeester hebben elkaar nodig voor een goed onderling samenspel. Dit maakt dat het belangrijk is dat in een klankbordgesprek ookwordt stilgestaan bij het functioneren van de gemeenteraad. Dat gebeurt als het goed is ook in het dagelijkse verkeer tussen gemeenteraad en burgemeester in bijvoorbeeld het presidium. Naast deze meer informele momenten is het echter goed hiervoor ook een bewust moment to markeren. Een moment waarop de burgemeester niet zozeer een oordeel velt, als wel benoemt hoe de werkwijze van de gemeenteraad van invloed is op zijn of haar eigen functioneren. De burgemeester kan de gemeenteraad bijvoorbeeld suggesties aan de hand doen die kunnen bijdngen aan een beter funcrioneren van hem- of haar~elf en aan de onderlinge samenwerking. Daarbij dient de burgemeester zich to realiseren dat de gemeenteraad geen uniform blok is, maar bestaat uit verschillende fracaes met uiteenlopende meningen en srijlen.

Het tweerichtingsverkeervraagtvan de burgemeester signaalgevoeligheid en reflecterend vermogen en legt bij de gemeentenad de verantwoordelijkheid Weer duidelijke, maar ook bruikbare signalen of to geven. Wanneer beginnen? Gezien de relarie russen gemeenteraad en burgemeester is het regelmatig voeren van klankbordgesprekkenvan wezenlijk belang. Nadat de burgemeester is benoemd, is het verstandig zo snel mogelijk met elkaar om tafel to gaan en afspnken to maken over de manier waarop en de frequenrie waarmee het klankborden vorm en inhoud dient to krijgen. Als norm geldt hierbij dat er jaarlijks een formeel klankbordgesprek plaauvindt. Tijdpad Voor de normale klankbordgesprekken is het wenselijk ongeveer zes weken voor een gesprek to starten met de voorbereidende werkzaamheden. Het gesprek met het oog op de herbenoeming vraagt om een specifiek rijdpad dat is afgestemd op een rijdige herbenoeming (het hoofdstuk `herbenoemen' staat uitgebreid sril bij deze stap). Het is verstandig ruim voldoende tijd to nemen voor de voorbereiding van een klankbordgesprek. De ervaring is dat dit zich uitbetaalt in de kwaliteit van het gesprek.

\_I

van de vertrouwenscommissie) of door een exteme gespreksleider. Een externe begeleiding kan extra markeren dat de aard van dit gesprek anden is dan de reguliere contacten van een nadslid met de burgemeester. Het verdient dan wel aanbeveling dat zowel de nadsleden als de burgemeester hiermee voonf instemmen. Ook dient de geheimhouding to alien rijde goed gewaarborgd to worden. Dit kan door de exteme gespreksleider een geheimhoudingsverklaring to laten ondertekenen. Vervanging De gemeenteraad kan vooraf beslissen op Welke wijze met ziekte of afwezigheid van een afgevaardigd raadslid wordt omgegaan. Zeker bij een compacte afvaardigingvan de gemeenteraad kan de afwezigheid van een van de raadsleden goed worden gevoeld. Een oplossing hiervoor is een raadslid als reserve aan to wijzen. Uiteraard kan ook worden afgesproken dat er geen vervanging plaatsvindt. Hoe de keuze ook uitpakt, het is aan to nden dat hierover aan de voorkant afspraken worden gemaakt, zodat het niet van de persoon of de situarie afhangt hoe de afwezigheid wordt opgelost. Rol raadsgrif~ier Het ligt voor de hand dat de raadsgrifFier, als secretaris van de commissie, de klankbordgesprekken procesmaag en logisdek ondenteunt. Dit betekent bijvoorbeeld het vaststellen van de datum waarop het gesprek plaauvindt, het opstellen van een concept-agenda, het versturen van de agenda en de verslaglegging van het gesprek.

Ook ligt het voor de hand dat de raadsgriffier het vertrouwelijk dossier beheert van alle voorgaande gesprekken. De raadsgriffier kan verder een waardevolle rol vervullen in het zichtbaar maken en vastleggen van de verschillende keuzes die gemaakt kunnen worden bij het inrichten van de klankbordgesprekken. Frequentie Planninggesprekken Gezien de voile agenda's van betrokkenen is het verstandig om de data van klankbordgesprekken in een zo vroeg mogelijk stadium vast to leggen (inclusief deadlines en termijnen in de voorbereiding en nazorg), bijvoorbeeld via een vaste plek in de jaarplanning. De ervaring leert dat agenda's op de kortere termijn heel snel vollopen. Een vroegtijdige planning dnagt bij aan een transparante werkwijze voor iedereen en voorkomt dat de feedback impliciet of expliciet words gestuurd door recente ervaringen en emoaes. Voorkom to alien rijde dat de riming van het kiankbordgesprek een issue wordt. Wanneer aan het begin van een benoemingsperiode voor iedereen duidelijkvast staatwanneer de gesprekken plaatsvinden, dan kunnen omstandigheden geen rol spelen in de beeldvorming over het moment waarop zo'n gesprek plaatsvindt.

Het is raadzaam dat burgemeester, raadsgriffier en kabinetschef ervoor zorgen dat de planningen van de gesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester enerzijds en gesprekken van burgemeester met de commissaris van de Koning andeizijds op elkaar worden afgestemd. Gemeenteraadsverldezingen Het is een gegeven dat een raadsperiode en een benoemingsperiode van de burgemeester niet synchroon lopen. Een burgemeester is benoemd voor een periode van zes jaar en de gemeenteraad kent een cyclus van vier jaar. Een aandachupunt is dat fikse verschuivingen in de gemeenteraad als gevolg van de verkiezingsuiulag Hier betekenen dat er om die reden ook geheel nieuwe eisen aan de burgemeester kunnen of mogen worden gesteld. Uitgangspunt blijft de profielscheu. Bij de planning van de data voor de gesprekken is het daarom nadzaam rekening to houden met de verkiezingsdata van de komende raadsverkiezingen. In de weken voor en na deze verkiezingen zal weinig animo bestaan om veel rijd to steken in hetvoorbereiden van het klankbordgesprek, waardoor het effect ervan mogelijk beperkter is. De samenwerking is nog van korte duur of er is to weinig ervaring met elkaars funcrioneren. Bij een wisseling kan de

~.J

Vijfde jaar, 3e fase: Richting herbenoeming In het vijfde jaar zal het gesprek meer dan voorheen gaan over de mogelijkveranderende omgeving en de eisen die dit stelt aan het profiel en de competenries van het gemeentebestuur en de burgemeester. Een gesprek in het vijfde jaarvan de benoemingsperiode staat onvermijdelijk in het licht van de herbenoeming. Het risico bestaat dat evalueren van het functioneren dan alleen nog maar in het teken staat van de vraag `functioneer ikvoidoende of onvoldoende voor herbenoeming'. Deze onderliggende vraag overschaduwt dan een open reflectie op de verschillende kanten van het burgemeesterschap. Hieruitvolgen twee aandachtspunten. Zorg, ten eerste, dat het klankbordgesprek recht doet aan de veelzijdigheid van het ambt. Zorg, ten tweede, dat ervoldoende mogelijkheid bestaat dat een burgemeester nog een reele kans heeft om met de feedback aan de slag to gaan (en besef dat die mogelijkheid er minder is bij een klankbordgesprek inhet vijfde jaarvan de benoemingsperiode dan bijvoorbeeld in het tweede jaar).

formeel herbenoemingsgesprek [ndien de burgemeester, via de commissaris van de Koning, to kennen heeft gegeven in aanmerking to willen komen voor herbenoeming volgt ernog een officieet herbenoemingsgesprek (de randvoorwaarden van een dergelijk gesprekworden uitgebreid besproken in het hoofdstuk `herbenoemen').

Voorbereiden Referenties en inwinnen van inlichtingen/informaNe Raadsleden overlien slechu een beperkt deel van het funcrioneren van de burgemeester, omdat veel van het werkvan de burgemeester zich buiten hun blikveld afspeelt. Dat geldt bijvoorbeeld voor het terrein van openbare orde veiligheid, waaraan burgemeesters 40%tot wel 7o~a van hun rijd besteden. Het is daarom belangrijk dat de gemeenteraad zich laat informeren over de andere rollen van de burgemeester. Dat kan bijvoorbeeld door het college, de gemeentesecretaris, andere raadsleden, de raadsgriffier, collega-bestuurders, ondememers, een poliriefuncrionaris of de officiervan justitie to vragen to reflecteren op hun samenwerking met de burgemeester. Ook de burgemeester zelf kan suggesries doen voor gesprekspartners van buiten de gemeenteraad, bijvoorbeeld ambtenaren die signalen vanuit het ambtelijk apparaat kunnen inbrengen of samenwerkingspartners. Het inwinnen van informarie bij externen is niet alleen van belang voor het klankbordgesprek in het jaarvoorafgaand aan de herbenoeming, maar zeker ook in de eerdere jaren. Zo kan het functioneren van een burgemeestervanuit meerdere perspectieven worden geevalueerd en kan die informatie gedurende de hele zittingstermijn van de burgemeesterworden meegewogen in de beoordelingvan diens functioneren en bij het, zo nodig, maken van verbeterafspnken.

Het bevragen van de hiervoor genoemde personen kost tijd. Denk hierbij aan inhoudelijke voorbereiding, toelichting van de aard van het gesprek en wijze van omgaan met de inhoud van het gesprek, het gesprek zelf, de terugkoppeling over inhoud van het gesprek en toelichten van het vervolg en hoe daarbij wordt omgegaan met dit gesprek. Daar komt bij, dat de gemeentenad er rekening mee dient to houden dat de opgehaalde informatie nog om een interpretarieslag vraagt. Het is daarom belangrijk dat de gemeenteraad bij het inrichten van de klankbordgesprekken goed nadenkt over de vraagwelke personen de gemeenteraad op welk moment benadert om input to leveren voor het klankbordgesprek. Ook is het belangrijk to kijken Haar de onderlinge verhoudingen met de burgemeester en de belangen die zij vertegenwoordigen. Het tijdig informeren van de burgemeester over het inwinnen van informarie is zeerwenselijk, waarbij de vertrouwenscommissie ook de burgemeester zelf kan vragen namen aan to dragen van personen die een goed beeld hebben van haar of zijn funcrioneren.

Keuzemarge • Over de omvang van de afvaardiging uit de gemeenteraad, het aantal gesprekken per benoemingsperiode, de voorbereiding op de gesprekken, de agenda, verslaglegging en status van gemaakte afspraken moeten keuzes gemaakt. Tips • Een compacte afvaardiging van de gemeenteraad vergroot de kans dat er een echt gesprek ontstaat. • De intentie om gesprekken to voeren met betrokkenen uit de omgeving van de burgemeester is een goede manier om informatie vergaren. Het blijft uiteraard wel een individuele keuze van de beoogde gesprekspartners of zij hieraan willen meewerken. Sommige respondenten vinden het ongemakkelijk om feedback to geven over de burgemeester of geven feedback liever een-op-een. Die afweging moet uiteraard gerespecteerd worden. • Regelmatige klankbordgesprekken zorgen voorroutine en bevorderen een cultuur van reflectie. • Wees als gemeenteraad beduchtvoorwitte vlekken. Vraag daarom derden input aan to leveren voor de gesprekken met de burgemeester. • Vraag de burgemeester namen aan to dragen van personen die een goed beeld hebben van haar of zijn functioneren ten behoeve van het klankbordgesprek. • Plan de klankbordgesprekken zo vroeg mogelijk in. Dat voorkomt dat later het beeld ontstaat dat er iets mis zou zijn en dat er daarom een gesprekwordt ingepland. • Klankbordgesprekken dienen geen politiek doel.

Laat dat dan ook niet (onbedoeld) tot uitdrukking komen in de samenstelling van de afvaardiging van de gemeenteraad.

Stap z / Voorbereiden op het klankbordgesprek Ij }.,'I r:. Resultaat • De agendapunten voor het klankbordgesprek staan vast, de afvaardiging van de gemeenteraad heeft een compleet beeld van het functioneren van de burgemeesterverkregen en Naar inhoudelijke bijdrage onderling afgestemd. Beirokkenen • Afvaardiging van de gemeenteraad: step in samenspraak met de burgemeester en met ondersteuning van de griffier de agenda op voor het klankbordgesprek en stemt onderling haar gezamenlijke inbreng vastvoor het stangesprek. • De raadsgriffier: nodigt alie betrokkenen uitvoor het gesprek, het aanleveren van input en draagt zorg voor de agenda. • De burgemeester: draagt ondeiwerpen/agendapunten aan voor het startgesprek. • Informanten: leveren op basis van een duidelijkvraag input aan voor het klankbordgesprek.

De profielschets is een structurerend element in klankbordgesprekken De basis voor het verzamelen van informatie over het functioneren is de profielschets. Hierin staan de competenties en vaardigheden benoemd op basis waa~van de burgemeester is geselecteerd of herbenoemd. Daamaast zijn het verslag van het vorige gesprek en de uitkomsten van eventueel eerder uitgevoerd assessment een belangrijke bron.

1w I

~ ~

~~

~~~

Neem nooit zomaar genoegen met de input van een referent. Er kunnen specifieke redenen zijn waarom een bepaald oordeel wordt gegeven. Een illustratie is het volgende. Het college van B&W vormt een team. Als commissieleden input vragen van wethouders, dan bestaat de kans dat de input touter posirief is, omdat men niet wit roddelen over een teamlid, dan wet dat men de echte opvattingen voor zich houdt (`de wile was Hier buiten hangen'). Het is ook zaak om'van horen zeggen' to vermijden. Bepaal in samenspraak met de burgemeester wie de informanten zijn.

z.z Inhoudelijke voorbereiding Een goed gesprekvraagt om inhoudelijke voorbereiding. De onderwerpen die aan bod komen in het gesprek, kunnen bijvoorbeeld worden verdeeld over de raadsleden. Uiteraard dient de voorzitter in het gesprek voldoende ruimte aan de andere raadsvertegenwoordigers to bieden om aanwllende opmerkingen of vragen rond het onderwerp to plaauen, zonder dat er onnodige dubbelingen optreden. Een gedegen inhoudelijke voorbereiding betekent dat de ondecwerpen en vragen die in ieder geval aan bod moeten komen vooraf en zo mogelijk schriftelijk worden voorbereid. Dat draagt bij aan het bondig en helder formuleren van vragen. Het voorkomt ook dat het gesprek to snel over persoonlijke indrukken gaat of meest recente ervaringen.

i.3 Training Het geven van feedback is een kunst op zich. Zeker wanneer er kritiek is op het functioneren van de burgemeester, is het belangrijk dat de juiste woorden worden gekozen. Als raadsleden zich onzeker voelen in het geven van feedback, verdient het aanbeveling hiervoor een training to volgen. Nodig hiervoor bijvoorbeeld de trainer uit die ook de vertrouwenscommissie heeft getraind inhet selecterenvan de burgemeester. Daamaast is bij het kabinet van de commissaris van de Koning vaak een overzicht opvraagbaarvan geschikte bureaus die dergelijke trainingen veriorgen.

Keuzemarge • Er zijn keuzemarges rondom het kiezen van referenten en de wijze waarop de referenties worden opgehaald. Voorbeelden van die marges zijn: keuze voor de referenten (bijvoorbeeld wet of Hier koppelen aan bepaalde rotten/taken) en acrd van het contact met referenten (zoals individuele gesprekken, digitaal raadplegen of groepsgesprekken). Tips • Pak in voorbereiding op het gesprek het verslag van de vorige vergadering(en) erbij. • Scherm de wijze van informatievergaring Hier of van de burgemeester. Goede burgemeesters staan open voor feedback en proberen hier ook hun voordeel mee to doen. • Nodig een trainer (bijvoorbeeld de trainervan de venrouwenscommissie) uit om de raadsleden to trainen in het voeren van klankbordgesprekken. • Geef het goede voorbeeld: feedback geven begint met zelf ook openstaan voor het zien en benoemen van eigen ontwikkelpunten. • Neem als burgemeester een actieve rot in de voorbereiding. Hoe beret de voorbereiding, hoe waardevoller de gesprekken.

•

4 ~~

~ ~

~~ti t\'~/ ~ _.

Gericht op de toekomst en vertrouwelijk Hoewel het functioneren in het verleden en het heden centraal staat, is het gesprek vooral gericht op de toekomst: nagaan wat beide partijen van elkaarvervvachten, zodat de verwachtingspatronenvan beide partijen gerynchroniseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld door to zorgen dat problemen worden verholpen, zodat de samenwerkingverbetert. Een klankbordgesprekis alrijd striktvemouwelijk.

3.z Opbouw gesprek Zoals besproken bij het onderdeel 'frequentie' kunnen de accenten per gesprek verschillen. In grote lijnen kunnen de volgende elementen aan bod komen in een klankbordgesprek: • terugblik op gemaakte afspraken uit het voorgaande gesprek; • reflecae op profielscheu/rollen burgemeester; • reflecae op rollen gemeenteraad; • toekomstverkenning; • gemeentelijke ontwikkelingen; • gevolgen van ontwikkelingen voor inwlling ambt burgemeester/gemeentenad; • afspraken. Terugblik op gemaakte afspraken Om lijn en ontwikkeling aan to brengen in de gesprekken helpt het om to werken met het vastleggen van acriepunten. Een volgend gesprek kan hier dan ook het beste mee beginnen. Op deze manier ontstaat meteen een heldere verbinding met eerder gevoerde gesprekken. Op deze manier wordt ook voorkomen dat elk gesprek een herhaling van zetten is. Reflectie op profielschets/rollen burgemeester De basis voor het beoordelen van het funcrioneren van de burgemeester is de profielschets van de burgemeester. De profielschets dient daarom altijd betrokken to worden in de voorbereiding van het gesprek en tijdens het gesprek uitdrukkelijk aan bod to komen. Het gaat dan om alle onderdelen van de profielschets: context van de gemeente, verwachangen op rollen/taken en het competentiemodel van de burgemeester en eventuele overige wensen/ criteria.

Reflectie op rollen gemeenteraad De burgemeester bespiegelt het functioneren van de gemeenteraad. In dit gesprek kan ook worden aangesloten bij de rollen die de gemeenteraad vervult (vertegenwoordiger, kadersteller en controleur). Deze rollen en taken vormen, samen met de vastgestelde nadsverordeningen f onder meer het Reglementvan Orde, waarin de huishoudingvan de gemeenteraad is geregeld) het uitgangspunt voor het gesprek over het funcaoneren van de gemeenteraad. De bestuurscultuur en onderlinge omgang kan eveneens ondenverp van gesprek zijn. Toekomstverkenning Na het aantreden van de nieuwe burgemeester staan de vennderingen niet sril. De inhoud van de profielscheu zal daarom alrijd moeten worden afgezet tegen de achtergrond van de gebeurtenissen in de periode waarop het gesprek betrekking heeft. Met andere woorden: het is belangrijk de rollen en taken van de burgemeester betekenis to geven tegen de achtergrond van de actuele omstandigheden en verhoudingen. Daarbij past wel een kanttekening. Hoewel burgemeesters moeten kunnen schakelen, zijn zij wel wie zij zijn. En daarom zijn zij ook welbewust benoemd. Het kan daarom niet zo zijn dat gedurende een benoemingsperiode volstrekt andere vaardigheden en/of een volstrekt andere stijl wordt gevraagd. En, de profielschets blijft to allen rijde het uitgangspunt.

•

.~`3~;~~)ll~~~t~Y~ilr_dj~~t'.,~;t-~IYI~i E?li Fl i'k;~jlVl!Y'lli~i

~j

~ ,,'i

Resultaat • Een evenwichrig verslag dat recht doet aan de toon en de inhoud van het gesprek. • Gemaakte afspraken liggen vast en hiervoor zijn verantwoordelijken benoemd. Betrokkenen • De raadsgriffier: stelt het verslag op. • Gespreksdeeinemers: ondertekenen het verslag (alien of een afvaardiging), na instemming.

In stap 4 van de klankbordgesprekken zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen: i. Verslaglegging z. Ondertekening van het venlag 3. Wie bewaart het verslag

4.i Verslaglegging De nadsgriffier, als secretaris van de commissie die de klankbordgesprekken voert, draagt zorg voor het verslag van het klankbordgesprek. Daarbij is het verstandig aan het begin van het gesprek afspraken to maken over de wijze waarop het verslag wordt gestructureerd (bijvoorbeeld Welke kopjes worden gebruikt). Zodoende heeft iedereen vooraf alvast hetzelfde beeld van de vorm en presentarie van de uitkomst. Bij het'inregelen van de gesprekken' vraagt de verslaglegging in ieder geval op drie punten om aandacht: • inhoud van het venlag; • omvangvanhetverslag. Inhoud van het verslag Zorg voor een evenwichtige verslaglegging. Dat betekent dat de verslagen recht doen aan de inhoud en steer van het gesprek. Het gaat dan bijvoorbeeld om de toon van het gesprek, de centrale boodschap, heldere conclusies en duidelijke verwachtingen en vervolgafspraken. Van een evenwichag verslag is sprake als de toon van de feedback in het evaluadegesprek doorklinkt op het papier (en als die toon ook ruim na het gesprek nog steeds duidelijk naar voren komt bij lezing). De toon kan heel goed verschillen per alines, omdat het aannemelijk is dat het gesprek zowel goede punten als verbeterpunten, aandachtspunten, afspnken en twijfelpunten bevat. Een vee] gestelde vraag is hoe om to gaan met de opvatting van de minderheid c.q.

onvrede bij een van de deelnemers over een passage in het verslag. Het spreken over meerderheden en minderheden past in de regel bij politieke afwegingen. Een klankbordgesprek is een professioneel gesprek. Dit neemt echter niet weg dat er een verschil van inzicht kan bestaan over de welting van elementen uit het gesprek. De verslaglegging gebeurt doorgaans in twee ronden: i) een conceptversie en z) een definirieve versie. Omgaan met opmerkingen bij het concept (waaronder afwijkende opvattingen) kan op verschillende manieren: wijzigingen of opmerkingen kunnen een-op-een worden venuerkt, of er kan een kanttekening in het verslag worden gemaakt. Een laatste mogelijkheid kan zijn (als er is sprake van een zodanigvergaand verschil) dat het nodig is om nader in gesprek to gaan. Een waarborg voor een goed verslag is om djdens de gesprekken zelf to werken met tussenajdse samenvattingen.

1

.~-: ~~ ~:; ~i

Stap 5 / Communicatie met de commissaris van de Koning Resultaat De commissaris van de Koning is op de hoogte van de inhoud van de gesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester. Betrokkenen • Raadsgriffier: zendt het verslag van de klankbordgesprekken aan de commissaris van de Koning. Bij vragen of bijzondere omstandigheden kan de raadsgriffier contact opnemen met het kabinet van de commissaris van de Koning. • Kabinet commissaris van de Koning: betrekt het verslag van het klankbordgesprek in de voorbereiding op voortgangsgesprekvan commissarisvan de Koning en de burgemeester.

In stap 5 van de klankbordgesprekken zijn ertwee onderdelendie de aandacht verdienen: ~. Voorbereiden gespreksvoering tussen commissaris van de Koning en burgemeester z. Planning

5.i Voorbereiden gespreksvoering tussen commissaris van de Koning en burgemeester De commissaris van de Koning voen, net als de gemeenteraad, gesprekken met de burgemeester. Deze gesprekken worden vaak aangeduid als voortgangsgesprekken. Om een goede indruk to krijgen van het wedercijdse functioneren is het voor commissarissen van de Koning van zwaarwegend belang dat zij over de verslagen van de gesprekken tussen raad en burgemeester beschikken. Dit geldt nog nadrukkelijker in het geval van een (dreigende) problemaasche situaae. De commissaris van de Koning beziet dan namelijk of de verhoudingen zijn to herstellen of dat er sprake is van een blijvend verstoorde verhouding. Gelet op de rol van de commissaris van de Koning is een goede informatiepositie cruciaal. De minister van BZK heeft in de circulaire'Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming' aangedrongen op het ter beschikking stellen aan de commissaris van de Koning van het verslag van klankbordgesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester. De geheimhouding wordt in dat geval niet geschonden. Het is raadzaam vroegtijdig in het proces wederzijdse wensen en vecwachringen door to nemen. In de regel is het de nadsgriffier die het verslag van de klankbordgesprekken aan de commissaris van de Koning zendt. Parallel daaraan kan ook de burgemeester bij de commissaris zelf mondeling verslag doen van het klankbordgesprek.

Maar juist voor het evenwichtige beeld, is het van belang dat de commissaris ook beschikt over de zienswijze van de vertrouwenscommissie, zoals die in het verslag is verwoord.

5.i Planning Vaak vinden de klankbordgesprekken voonfgaand plaats aan het gesprek dat de burgemeester met de commissaris van de Koning voert. De gesprekscycli tussen burgemeester en vemouwenscommissie en burgemeester enerlijds en tussen burgemeester en commissaris van de Koning anderzijds zijn daarom bij voorkeur goed op elkaar afgestemd. Het verdient de aanbeveling dat de griffier tijdig na aantreden van een nieuwe burgemeester contact zoekt met het kabinet van de commissaris om de planningen mast elkaar to leggen. De uitkomsten van de klankbordgesprekken kunnen dan (door het toezenden van het vastgestelde verslag) in de gesprekken met de commissaris van de Koning worden meegenomen. In dat geval is het verstandig de klankbordgesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester uiterlijk acht weken

•

~~ LJ

~~

~~ ~~~