Inrichten Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2023 Verordening 2023

De raad van de gemeente Blaricum: gelezen het voorstel van het presidium d.d. 8 mei 2023; overwegende, dat de burgemeester - in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid - er recht op heeft tijdens zijn/haar ambtsperiode van de gemeenteraad te horen hoe over zijn/haar functioneren wordt gedacht; overwegende dat ook de raad het recht heeft van de burgemeester te vernemen hoe hij over het functioneren van de raad denkt; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 8 mei 2023; gelet op artikel 84 en de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet en artikel 5.1, lid 2b van de Woo; besluit: vast te stellen de navolgende verordening:

Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Blaricum 2023 Begripsomschrijvingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a gesprekken: klankbordgesprekken namens de raad met de burgemeester; b klankbordgroep: de klankbordgroep bedoeld in artikel 2; c adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien; d commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie. Algemene bepalingen Artikel 2 1. De raad stelt een klankbordgroep in, die gesprekken voert met de burgemeester. 2. De gesprekken vinden tenminste éénmaal per jaar plaats. Doel van de verordening Artikel 3 Deze verordening geeft invulling aan de wens om te komen tot een gestructureerde evaluatiemethode van het wederzijds functioneren van burgemeester en raad ter verbetering van beider functioneren en samenwerking. Procedure en tijdschema Artikel 4 1. De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken. 2. Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft. Samenstelling klankbordgroep Artikel 5 1. De klankbordgroep wordt gevormd door twee fractievoorzitters. Deze zijn voor alle klankbordgesprekken, die in de raadsperiode 2022 -2026 worden gehouden, benoemd. 2. De raad kan plaatsvervangende leden benoemen. 3.

De klankbordgroep laat zich bijstaan door de griffier.

1

Voorzitterschap van de klankbordgroep Artikel 6 Dit artikel is niet van toepassing. Geheimhouding Artikel 7 1. De klankbordgroep legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de vergadering. 2. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden, behoudens het bepaalde in lid 6 van artikel 8, is niet toegestaan. 3. De klankbordgroep verstrekt slechts inzage in de verslagen aan raadsleden die geen lid zijn van de klankbordgroep, behoudens het bepaalde in artikel 8, lid 1 en artikel 10, lid 4. 4. De klankbordgroep, noch de raad heft de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, op. 5. De klankbordgroep treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de klankbordgroep van kracht. 7.

Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en de adviseurs (artikel 8, lid 6). Voorbereiding gesprek Artikel 8 1. De leden van de klankbordgroep en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande evaluatieverslag in te zien. 2. De leden van de klankbordgroep en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de klankbordgroep en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 4. Een lid van de klankbordgroep dat niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee. 5. Bij verhindering van meer dan één lid van de klankbordgroep zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. 6. a - Ter verkrijging van een zo breed mogelijk beeld van het functioneren van de burgemeester en van de raad, kunnen de ervaringen en meningen van wethouders en de gemeentesecretaris worden meegenomen in het gesprek. b - De klankbordgroep vraagt het college en de gemeentesecretaris om (schriftelijke) input die binnen het college, inclusief burgemeester, is afgestemd. Dit gebeurt op basis van enkele heldere vragen. Het gesprek Artikel 9 1. De gesprekken en de vergaderingen vinden plaats in beslotenheid. 2.

Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de klankbordgroep als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. 4. De volgende onderwerpen kunnen tijdens het gesprek worden besproken: a de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters; b de burgemeester in het proces van dualisme; c de burgemeester als voorzitter van het college; d de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid; f de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; g de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa; h de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; i de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;

2

j de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties. 5. In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente. Verslaglegging Artikel 10 1. Door de griffier wordt het verslag van het klankbordverslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de klankbordgroep en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. 3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. 4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd. Archivering Artikel 11 1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. 2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Slotartikelen Artikel 12 1. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Blaricum 2023. 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad d.d. 30 mei 2023.

mevrouw T.D. de Jong griffier,

mevrouw drs. B.M. de Reijke MBA voorzitter,

3

Toelichting bij de Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Blaricum 2023 Algemeen Om klankbordgesprekken tussen burgemeester en de raad te reguleren verdient een verordening de voorkeur boven het maken van afspraken. Zo’n verordening helpt om het proces van klankbordgesprekken tussen de burgemeester en de raad structureel en transparant te maken. Artikel 2 In lid 2 wordt de frequentie van de gesprekken bepaald. De frequentie van een jaarlijks klankbordgesprek met de burgemeester en de raad heeft als doel dat zowel de burgemeester als de raad – tijdens een formeel moment - regelmatig van elkaar horen hoe over elkaars functioneren wordt gedacht. Artikel 3 In dit artikel wordt het wederzijds karakter van het gesprek benadrukt. Zowel het functioneren van de burgemeester als van de raad en de samenwerking worden besproken. Artikel 4 Lid 2 ‘Drie van de gesprekken worden gevoerd vier weken voorafgaand aan de voortgangsgesprekken die de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft’. De termijn van vier weken is gekozen om voldoende tijd te hebben om het verslag van het klankbordgesprek op te stellen en door de gesprekdeelnemers te laten vaststellen. De burgemeester heeft dan binnen een redelijke termijn duidelijkheid en het verslag kan vervolgens dienen als basis voor het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert.

Artikel 5 De deelnemers zijn ook degenen die het gesprek voorbereiden. Om die redenen is het niet verstandig daar ook plaatsvervangende leden bij te betrekken. Dat zou afbreuk kunnen doen aan zowel een gedegen voorbereiding van het gesprek door de deelnemers als het vertrouwelijke karakter daarvan. Artikel 6 Dit artikel is niet van toepassing door de kleine samenstelling van de klankbordgroep. Artikel 7 Lid 3 regelt, dat betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. Hiermee is bedoeld te zeggen, dat in de voorbereiding betrokkenen alleen gebruik kunnen maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders en gemeentesecretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden (zowel binnen als buiten het gemeentehuis) is uitgesloten. Geheimhouding moet voorkomen dat de privacy van de betrokkenen wordt geschonden en de bestuurskracht afneemt. Daarnaast kan het bevragen van derden leiden tot belangenverstrengeling. Artikel 8 Lid 1 de leden van de klankbordgroep krijgen de gelegenheid om het verslag van het laatstgehouden gesprek in te zien, zodat zij weten welke afspraken er zijn gemaakt. Bovendien hoeft de samenstelling van de klankbordgroep niet noodzakelijk dezelfde te zijn als in het voorgaande klankbordgesprek.

Daarnaast kan gekozen worden om ook de voorgaande verslagen te laten inzien. Het inzien van het klankbordgesprek gebeurt op de kamer en in aanwezigheid van de griffier. Van het verslag worden geen kopieën gemaakt. Met lid 6 van dit artikel wordt de evaluatie van het functioneren van de burgemeester binnen het college en in relatie tot de organisatie mogelijk gemaakt. Artikel 9 Lid 3 de profielschets is uitgangspunt voor het gesprek. Op basis van dat profiel heeft de vertrouwenscommissie de burgemeester voorgedragen voor benoeming. In lid 5 wordt de mogelijkheid geboden om vervolgens ook over de gevolgen van maatschappelijke ontwikkelingen voor het functioneren van het gemeentebestuur te spreken. Bij een nieuwe procedure voor (her)benoeming kunnen maatschappelijke ontwikkelingen in de gemeente reden zijn tot het opstellen van een nieuwe profielschets. In bijvoorbeeld het laatste gesprek, waarbij ook de herbenoeming een bespreekpunt kan zijn, kunnen de ideeën voor het bijstellen of het opstellen van een nieuwe profielschets voortvloeien uit

4

het bespreekpunt over de toekomst van de gemeente. Deze uitkomst kan de voorzitter aan de raad terugmelden.

Artikel 10 Lid 1 regelt de verslaglegging van het gesprek. Het door de griffier opgestelde conceptverslag wordt voorgelegd aan de leden van de klankbordgroep en de burgemeester. Binnen een door betrokkenen af te spreken termijn dienen zij hierop te reageren. Het verslag wordt in drievoud opgesteld en ondertekend zodat zowel de burgemeester, de commissie als commissaris van de Koningin een exemplaar heeft. Het verslag wordt door ondertekening van zowel de leden als de burgemeester vastgesteld. De burgemeester kan ervoor kiezen het verslag alleen voor gezien te ondertekenen. In dat geval dient de burgemeester ervoor te zorgen dat een zienswijze aan het verslag wordt toegevoegd. Dit zou onder meer een verdieping of uitwerking van gemaakte afspraak of afspraken kunnen inhouden. Een termijn van 10 werkdagen is dan een redelijke termijn om een en ander te laten bezinken en te heroverwegen. Daarnaast is het dan nog steeds mogelijk om het klankbordgesprek met zienswijze tijdig naar de commissaris van de Koningin te sturen. Een mooiere oplossing is om nogmaals met dezelfde deelnemers aan het gesprek ‘om tafel te gaan’ en de ‘pijnpunten’ uit het verslag te bespreken zodat kan worden uitgesloten dat er wellicht sprake is van een misverstand. In dat geval kan het verslag worden aangepast.

Artikel 11 Onder geheimhouding archivering door de griffier wordt verstaan het opbergen van het verslag op een voor anderen niet toegankelijke wijze. Dat kan zijn in een gesloten en verzegelde enveloppe. De kluis van de gemeente is daartoe in veel gemeenten de geëigende bewaarplaats.

5