Functiebeschrijving en -waardering griffier en medewerker (1)

Functiebeschrijving Functiebenaming Functiecode Org. onderdeel: Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling

: Medewerker raads- en commissiezaken : Griffie : : 02 juni 2023 : Raad 26 september 2023

Plaats in de organisatie: De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier. Doel van de functie: Administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning van de raadsgriffier, de raadsgriffie, de raad en commissies. De medewerker raads- en commissiezaken heeft een coordinerende functie tussen verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie op het vakgebied. Functie-inhoud: Ondersteunt de raadsgriffier, de raadsgriffie, de raad, de commissies en de voorzitter bij administratieve en/of organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de raad, waaronder: • Voorbereiden van vergaderingen, zoals het opstellen van de agenda, het bewaken van de tijdigheid van aanleveren van stukken en het gereedmaken van verzendingen; • Vervangen van de raadsgriffier bij diens afwezigheid in commissies en presidium/fractievoorzittersoverleg; • Het ondersteunen tijdens vergaderingen, zoals het bijhouden van stemmingen, toezeggingen en notities, het optreden als gastheer/vrouw en coördineren van facilitaire zaken; • Het ondersteunen na vergaderingen, zoals het verwerken van raadsbesluiten en het eventueel opstellen van de besluitenlijst; • Verwerken van moties, amendementen en toezeggingen in de daartoe geëigende (digitale) systemen; • Het coördineren van digitale wijzigingen op verschillende digitale plekken; •

Het bewaken van uitbetalingen in het financieel product. Verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de raadsgriffier en de raadsgriffie waaronder: • Het beheren en muteren van (digitale) bestanden, archieven en documentatiesystemen; • Het organiseren, coördineren en begeleiden van raads- en commissieactiviteiten en projecten. Deze projecten worden zelfstandig geïnitieerd, gecoördineerd en uitgevoerd, eventueel in samenwerking en in overleg met derden; • Uitvoering geven aan werkzaamheden die voortvloeien uit de ontwikkelde strategische beleidsconcepten van de gemeenteraad; • Heeft een adviserende taak op het gebied van beheersmatige aspecten over optimalisatie en aanpassing van processen en uitvoeringsregels; • Het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan (financieel) administratieve producten.; Verricht dienstverlenende en/of helpdesk werkzaamheden met betrekking tot de raadsgriffie, waaronder: • Het behandelen van (eenvoudige) vragen van raadsleden, commissieleden, college, collega’s, samenleving en instellingen; • Verricht of coördineert uitvoering beheerswerkzaamheden van applicaties en informatiesystemen betrekking hebbende op de raadsgriffie;

Functieprofiel Medewerker raads- en commissiezaken versie juni 2023

2

•

Verricht overige werkzaamheden passend binnen de doelstelling van de functie.

Competenties: -Doorzettingsvermogen; -Flexibiliteit; -Klantgerichtheid; -Zorgvuldigheid; -Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid; -Stress bestendig

Indicatieve functie-eisen: - MBO Werk- en denkniveau; - Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen;

Belangrijkste contacten: Intern: Griffier, raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie. Extern: Andere overheden (voornamelijk in BEL verband) en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties.