B&W RIB 9 mei 2023 - Startnotitie Rechtmatigheidsverantwoording 2023 BEL Combinatie en BELgemeenten Bijlage

Startnotitie Rechtmatigheidsverantwoording 2023 voor de BEL Combinatie en de BEL-gemeenten

BLARICUM

Concerncontrol Mei 2023

EEMNES

LAREN

Samenvatting Voor de BEL Combinatie en de BEL-gemeenten is van belang dat zij een onderbouwing moet opstellen voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023. Naast verandering in rollen en verantwoordelijkheden zal landelijke wetgeving op onderdelen wijzigen en zullen kaders en verordeningen aangepast worden. Deze startnotitie geeft inzicht in verschillende uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverklaring 2023. De VNG, geeft structurerende, richtinggevende keuzes, als basis voor rechtmatigheidsverklaring. Naast de VNG hebben onze accountant en de portefeuillehouders-financiën hierover richtinggevend advies gegeven. De keuzes zijn in deze startnotitie deels al vastgelegd en moeten komende maanden deels nog verder uitgewerkt worden. Met deze startnotitie rechtmatigheidsverklaring worden de geadviseerde keuzes voor onze organisaties meegegeven en wat deze keuzes voor de BEL Combinatie en de BEL-gemeenten betekent. Daarmee is de startnotitie de aftrap van een proces, waarbij de BEL Combinatie en de colleges van de BEL-gemeenten de gemeenteraden uitnodigt om de rechtmatigheidsverklaring samen verder uit te werken.

In de eerste helft van 2023 worden de nodige kaderstellende besluiten, zoals de normenkaders, de controle verordeningen en het Intern controleplan uitgewerkt. Ook moeten er afspraken worden gemaakt over de diepgang van college- en raadsbesluiten met financiële impact, maar ook op het gebied van communicatie en rapportage momenten. Zo ontstaat een integraal kader voor de uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording. De volgende uitgangspunten zijn op basis van de richtinggevende gegevens:  de raad te informeren om de financiële rechtmatigheidsverklaring als uitganspunt te houden;  de raad te informeren de verantwoordingsgrens en de goedkeuringstolerantie onveranderd te laten:  de raad te informeren dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening wordt opgenomen;  de raad te informeren om in de paragraaf bedrijfsvoering alle rechtmatigheidsafwijkingen bij de jaarrekening te rapporteren en zodra er tussentijds fouten en/of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens geconstateerd worden, dan wordt de raad daarover geïnformeerd. Bovengenoemde punten en andere kaderstellende nota’s en verordeningen dienen (nog) voorgelegd te worden aan, en daarna vastgesteld door de gemeenteraden van de gemeenten.

De uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording vraagt een enorme inspanning van de concerncontroller en de interne controle medewerkers, maar ook van de proceseigenaren van de (financiële) processen, die hierbij betrokken worden. Er zijn de afgelopen maanden al flinke stappen gezet, de resultaten zijn opgenomen in deze startnotitie. Komende maanden wordt de wijze waarop de verschillende keuzes en maatregelen voor de rechtmatigheidsverklaring vastgelegd en verder uitgewerkt.

2

Inhoudsopgave Samenvatting .......................................................................................................................................... 2 Inleiding................................................................................................................................................... 4 1. Introductie Rechtmatigheid ................................................................................................................ 5 1.1 Wat houdt rechtmatigheid ook alweer in? ................................................................................... 5 1.2 Wat verklaart de rechtmatigheidsverklaring nu helemaal? ......................................................... 5 1.3 Wat verandert er? ......................................................................................................................... 5 1.4 Welke verschillende soorten rechtmatigheid zijn er? .................................................................. 6 1.5 Uit welke criteria bestaat de rechtmatigheidstoets? ................................................................... 7 1.6 Waarom is rechtmatigheid zo belangrijk? .................................................................................... 8 1.7 Hoe wordt de rechtmatigheid geborgd in een gemeente? ..........................................................

8 1.8 Uitgangspunt voor de BEL Combinatie en de BEL-gemeenten ..................................................... 8 2 Rollen rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................. 9 2.1 Gemeenteraad .............................................................................................................................. 9 2.2 College van B&W........................................................................................................................... 9 2.3 Accountant .................................................................................................................................... 9 2.4 Kwaliteitsmedewerkers en proceseigenaren.............................................................................. 10 2.5 Interne auditors interne controle medewerkers ........................................................................ 10 2.6 Ambtelijke organisatie ................................................................................................................ 10 3 Activiteiten rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................... 11 3.1 Processen rechtmatigheidsverantwoording ...............................................................................

11 3.2 Interne controle .......................................................................................................................... 11 3.3 Verbijzonderde interne controle ................................................................................................ 12 3.4 Opstellen rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................ 12 4 Fundament voor de rechtmatigheidscontrole ................................................................................... 13 4.1 Normenkader .............................................................................................................................. 13 4.2 Controleprotocol en de controleverordening............................................................................. 13 4.3 Rechtmatigheidscriteria .............................................................................................................. 13 4.4 Risicoprofiel................................................................................................................................. 14 4.5 Management letter accountant .................................................................................................. 14 4.6 Overige controlebevindingen ..................................................................................................... 14 5.

De uitdagingen .................................................................................................................................. 15 Bijlagen.................................................................................................................................................. 16 Bijlage 1: Voorbeeldtekst rechtmatigheidsverantwoording teamleiders......................................... 16 Bijlage 2: Voorbeeldtekst rechtmatigheidsverantwoording college ................................................ 17 Bijlage 3: Toelichting processen en werkwijze Verbijzonderde Interne Controle ............................ 18 3

Bijlage 4: De drie rechtmatigheidscriteria ........................................................................................ 22

Inleiding Vanaf verslagjaar 2023 gaan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en de colleges van de BEL-gemeenten door middel van een rechtmatigheidsverantwoording inzicht geven in de mate van rechtmatig handelen. Daarmee komt het separate accountantsoordeel over de financiële rechtmatigheid met ingang van 2023 te vervallen. De externe accountant geeft vanaf dat moment alleen nog een controleverklaring af met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Dat vraagt afstemming tussen het bestuur dan wel het college en de organisatie. Deze startnotitie vormt het begin van het proces voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de onderbouwing daarvan in de jaarrekening. De startnotitie gaat in op de uitgangspunten, kaders, informatievoorziening en rollen. Het gaat dan bijvoorbeeld over de vaststelling van het normenkader, het herzien van de controleverordening, het vaststellen van de verantwoordingsgrens, de wijze waarop de interne organisatie van de verantwoording is vormgegeven en of eventuele tussentijdse informatievoorziening plaatsvindt.

4

1. Introductie Rechtmatigheid Voordat we het ‘Rechtmatigheidsverklaring’ induiken is het belangrijk kort de rechtmatigheidsverklaring1 te behandelen op de volgende onderdelen: Wat houdt rechtmatigheid ook alweer in? Wat verklaart de rechtmatigheidsverklaring nu helemaal? Wat verandert er? Welke verschillende soorten rechtmatigheid zijn er? Uit welke criteria bestaat de rechtmatigheidstoets? Waarom is rechtmatigheid zo belangrijk? Hoe wordt de rechtmatigheid geborgd in een gemeente? Uitgangspunt voor de BEL Combinatie en de BEL-gemeenten Het is belangrijk een goed begrip van deze punten te hebben om de reikwijdte van de rechtmatigheidsverklaring te bepalen en om het aan alle betrokkenen uit te kunnen leggen.

1.1 Wat houdt rechtmatigheid ook alweer in? Een gemeente verkrijgt, verwerft en besteedt publiek geld en moet daarbij voldoen aan Wet- en regelgeving (het normenkader). Met de rechtmatigheid wordt getoetst of dit daadwerkelijk zo is.

1.2 Wat verklaart de rechtmatigheidsverklaring nu helemaal? Er is veel onduidelijkheid over wat nu precies met de rechtmatigheidsverklaring wordt verklaard. En termen als rechtmatigheidsverklaring en In Control Statement lopen continu door elkaar heen. Het is belangrijk om te beseffen dat een College van B&W bij het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring in de huidige vorm enkel een uitspraak doet over de financiële rechtmatigheid. Een gemeente kan hieraan dus enkel ontlenen dat zij financieel rechtmatig handelt. Voor een volledige rechtmatigheidsverklaring zal de gemeente de fiscale en de juridische rechtmatigheid moeten insluiten. En voor een In Control Statement zal de gemeente ook de doeltreffendheid en de doelmatigheid van beleid en uitvoering moeten toetsen. Het mag dus duidelijk zijn dat de financiële rechtmatigheid een belangrijk, doch slechts beperkt onderdeel is van een groter geheel. Willen wij als overheden dat onze inwoners (en bedrijven) 100% op ons vertrouwen, dan zullen we niet alleen over het financiële handelen verantwoording moeten afleggen, maar ook over de vraag of we wel de juiste dingen op de juiste manier hebben gedaan. Kortom dan dient de financiële rechtmatigheid van nu, de opstap te zijn naar een volledig In Control Statement in de toekomst.

1.3 Wat verandert er? Door de wetswijziging veranderen de rollen en verantwoordelijkheden van gemeenteraad, college en accountant. Op 27 september 2022 heeft besluitvorming door de eerste kamer plaatsgevonden over de wetswijziging Wet versterking decentrale rekenkamers. Onderdeel van deze wetswijziging is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording zal voor de eerste keer gaan gelden voor het verslagjaar 2023, waarbij de vaststelling van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening zal plaatsvinden in het kalenderjaar 2024. In de figuur op de volgende pagina is de situatie geschetst zoals deze was en zoals deze wordt met ingang van boekjaar 2023.

1

De modeltekstrechtmatigheidsverklaring en de kadernota rechtmatigheid zijn als bron gebruikt.

5

Voor de organisatie is van belang dat zij een onderbouwing moet opstellen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Naast verandering in rollen en verantwoordelijkheden zal landelijke wetgeving op onderdelen wijzigen en zullen enkele gemeentelijke verordeningen aangepast worden.

1.4 Welke verschillende soorten rechtmatigheid zijn er? Gemeenten willen inwoners (en bedrijven) verzekeren dat zij rechtmatig handelen en een betrouwbare overheid zijn. Het is dan wel belangrijk het onderscheid te kennen tussen de verschillende vormen van rechtmatigheid en hun reikwijdte. Ruwweg zijn er vier smaken om aan het College van B&W voor te leggen: 1. De Financiële Rechtmatigheid De organisatie doet wat zij moet doen om de financiële rechtmatigheid te verantwoorden. Zo voldoet de gemeente aan wet- en regelgeving in, maar loopt nog altijd fiscale en juridische risico’s die mogelijk negatieve financiële gevolgen hebben. Het College van B&W geeft dus uitsluitend een rechtmatigheidsverklaring af over de financiële beheershandelingen.

6

2. De Financiële en de Fiscale Rechtmatigheid De organisatie zet een extra stap door de financiële rechtmatigheid uit te breiden met de fiscale beheershandelingen. De fiscaliteit is voor een accountantscontrole vaak niet materieel, maar kan significante financiële gevolgen hebben. Door de financiële én de fiscale beheersmaatregelen te toetsen heeft de gemeente een completer financieel beeld. Het College van B&W geeft nu een rechtmatigheidsverklaring af over de financiële en de fiscale beheershandelingen. Dus over alle handelingen met een financieel karakter. 3. De Juridische Rechtmatigheid De organisatie doet wat zij moet doen om een volledige rechtmatigheidsverklaring af te geven. Hiervoor hanteert zij de juridische rechtmatigheid, de mate waarin de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving en die toeziet op alle financiële en niet-financiële beheershandelingen. Het College van B&W geeft nu daadwerkelijk een complete rechtmatigheidsverklaring af. 4. In Control Statement Naast de juridische rechtmatigheid neemt de organisatie ook de doeltreffendheid en de doelmatigheid van haar handelen op in haar verklaring. Het College van B&W verklaart met een In Control Statement dat zij de juiste dingen, juist doet. De gemeente handelt niet alleen rechtmatig maar ook doeltreffend en doelmatig.

1.5 Uit welke criteria bestaat de rechtmatigheidstoets? De financiële rechtmatigheidstoets op de financiële beheershandelingen betekent het toetsen van de volgende 3 criteria2: Begrotingscriterium “Financiële beheershandelingen voor beleid, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s”. (Bron: Besluit accountantscontrole decentrale overheden) Voorwaardencriterium “Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen, die zijn opgenomen in de bedrijfsprocessen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur”. (Bron: Besluit accountantscontrole decentrale overheden) Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium “De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens, die door De belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en Regelgeving”. (Bron: Besluit accountantscontrole decentrale overheden).

2

De overige 6 controlecriteria betreffen de getrouwheid en blijven onderdeel van de accountantscontrole.

7

1.6 Waarom is rechtmatigheid zo belangrijk? Rechtmatigheid is van essentieel belang voor het vertrouwen in de overheid. Inwoners (en bedrijven) moeten er op kunnen vertrouwen dat overheden enerzijds publieke gelden rechtmatig verkrijgen, verwerven en besteden én anderzijds, dat hier een goede controle op is.

1.7 Hoe wordt de rechtmatigheid geborgd in een gemeente? Een gemeente neemt beheersmaatregelen op in haar bedrijfsprocessen en -huishouding. Deze beheersmaatregelen dienen ervoor te zorgen dat de gemeente bij de uitvoering van haar werkzaamheden voldoet aan Wet- en regelgeving.

1.8 Uitgangspunt voor de BEL Combinatie en de BEL-gemeenten Uitgangspunt voor de BEL Combinatie en de BEL-gemeenten is voor de financiële rechtmatigheidsverklaring te kiezen. Dat is ook het advies van onze accountant. Bij de financiële rechtmatigheidsverklaring voldoet de organisatie aan de wettelijke verplichting en maakt gebruik van de bouwstenen die er al zijn. Daarnaast hoeft de organisatie geen nieuwe dingen te leren en kan de werkwijze snel operationaliseren. Tegenargumenten zijn dat de organisatie enkel een financiële rechtmatigheidsverklaring afgeeft en arbeidsintensief is. Ook levert de gekozen werkwijze amper stuurinformatie op. De maatschappelijke ontwikkelingen (en de ontwikkelingen binnen het vakgebied audit en control) vragen steeds nadrukkelijker om een In Control Statement van een organisatie. Voor organisaties die daadwerkelijk willen verantwoorden dat zij de juiste dingen, juist doen is het gelukkig zo dat je niet direct in het diepe hoeft te springen. Je kan gefaseerd naar een In Control Statement toegroeien, startende met de financiële rechtmatigheid. Waar de organisatie zich bewust van moet zijn is dat bij welke keuze de organisatie ook neemt er een gefaseerde aanpak nodig is. Dat zorgt namelijk voor een uitvoeringsplan en groeipad voor de komende jaren die een samenhangend geheel vormen, in plaats van losse onsamenhangende onderdelen.

Dit laat echter onverlet dat een organisatie kan kiezen enkel te voldoen aan de nieuwe wetgeving door alleen de financiële rechtmatigheid te realiseren. Het mag duidelijk zijn dat er veel meer mensen betrokken zijn bij de rechtmatigheid en de rechtmatigheidsverklaring dan enkel en alleen de afdelingen control en financiën.

8

2 Rollen rechtmatigheidsverantwoording 2.1 Gemeenteraad De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het College, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. Hierbij is van belang dat de gemeenteraad: • De keuze maakt over de vorm van rechtmatigheidsverantwoording; • De verantwoordingsgrens vaststelt; • De goedkeuringstolerantie vaststelt; • Aangeeft aan het College van B&W, wat over de rechtmatigheid in Bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen moet worden.

2.2 College van B&W De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur ligt, nu en straks, bij het College van B&W. Het College van B&W richt daarvoor de administratie en interne beheersing zodanig in, dat het verantwoording kan afleggen. Het gehele College van B&W is verantwoordelijk voor het vermijden van rechtmatigheidsfouten en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen om dit te voorkomen. De staatsrechtelijke verantwoordelijkheid bestond al. Het afleggen van verantwoordelijkheid door College van B&W ondersteunt de verantwoordelijkheidsverdeling tussen gemeenteraad en het College van B&W. Hierbij is het volgende van belang. Het College van B&W: • Neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. • Neemt een toelichting op in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag, over de Financiële rechtmatigheid. Kern daarbij is beheersing, rapportage en maatregelen.

2.3 Accountant De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording – straks een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt straks geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college zal immers de rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant zal uitsluitend toetsen of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Hierbij wordt beoordeeld of de rechtmatigheidsverantwoording: • Juist, toereikend en volledig is; • Geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt; • Bij volksvertegenwoordigers geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten. Dit maakt dat afstemming en overleg met de accountant over de wijze waarop door de gemeente de rechtmatigheidsverantwoording wordt vormgegeven noodzakelijk is. Op deze manier wordt voorkomen dat de accountant alsnog zelf (delen van) de rechtmatigheidsverantwoording over doet omdat deze van mening is onvoldoende te kunnen steunen op de bevindingen van de gemeente.

9

2.4 Kwaliteitsmedewerkers en proceseigenaren De kwaliteitscontrole of interne controle wordt uitgevoerd door de lijnorganisatie. De kwaliteitscontrole is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen en maakt het mogelijk om verantwoording hierover af te leggen. Werkzaamheden die hiervoor in beeld komen zijn gegevensgerichte controlewerkzaamheden zoals steekproeven/detailcontroles en cijferanalyses. Een voorbeeld is het zelf uitvoeren, gedurende het jaar, van de steekproef zoals de accountant die nu voorschrijft. Door gedurende het jaar de kwaliteitscontroles uit te voeren, kunnen snel maatregelen worden genomen bij constateringen, waardoor herstelacties worden geminimaliseerd en verdere fouten worden voorkomen. De kwaliteit van de werkzaamheden gaat omhoog. De kwaliteitscontrole vormt de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.

2.5 Interne auditors interne controle medewerkers De verbijzonderde interne controle (VIC) wordt uitgevoerd door de interne auditors (uit de derde lijn) en heeft als doel om, onafhankelijk van de teams die de interne controle hebben uitgevoerd, vast te stellen of de interne controlemaatregelen (controle binnen de processen) zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt. Met behulp van de verbijzonderde interne controle wordt op onafhankelijke wijze getoetst of de teams de interne controlemaatregelen naleven. De VIC vormt hiermee het sluitstuk voor de rechtmatigheidsverantwoording

2.6 Ambtelijke organisatie Primair zijn de proceseigenaren (teamleiders in de eerste lijn) verantwoordelijk. Zij moeten “in control” willen zijn. In control zijn betekent: borgen van processen en systemen. Dit moet aantoonbaar zijn. Interne audit kan samen met de interne controleurs en de proceseigenaren en ondersteunen. Veranderingen in verantwoordelijkheden brengt een cultuurverandering met zich mee. Van belang is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording te verankeren in de organisatie. Om de proceseigenaren mee te nemen in hun rol wordt voorafgaand aan het opstellen van de uiteindelijke rechtmatigheidsverantwoording hun input gevraagd in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording voor de proceseigenaren.

10

3 Activiteiten rechtmatigheidsverantwoording 3.1 Processen rechtmatigheidsverantwoording Het jaar 2023 zal in het teken staan van de bepaling van de diepgang van de werkzaamheden die nodig zijn om een onderbouwde en betrouwbare rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen geven hierbij zijn de volgende uitgangspunten van belang: • Een pragmatische aanpak; • Aansluiting bij het fundament vanuit de accountantscontrole; • Wettelijk verplicht, zo eenvoudig en efficiënt (kosten/ inzet) als kan en op basis van gerichte inzet op onderdelen waar de gemeente een hoog/hoger risico loopt. Op basis hiervan zal in overleg met het management en in afstemming met de accountant gekeken worden welke processen binnen de gemeente voor de rechtmatigheidsverantwoording minimaal gecontroleerd moeten worden. Het gaat hierbij om processen met een hoog (financiële en maatschappelijke) omvang/ risico’s. Actuele procesbeschrijvingen vormen de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. In deze procesbeschrijvingen dient aandacht te zijn voor functiescheiding, zichtbare controlehandelingen en maatregelen (voldoende waarborgen t.a.v. betrouwbaarheid van gegevensverwerking). De teamleider is als proceseigenaar verantwoordelijk voor: • het bereiken van de doelen van het proces; • de interne beheersmaatregelen die hiervoor moeten worden getroffen; • en daarmee voor de procesbeschrijving.

In bijlage 3 zijn de processen die periodiek deel uit maken van de controle. Afhankelijk van de omvang, de risico’s en de bevindingen in de voorgaande jaren worden de processen eens in de één, twee of drie jaar gecontroleerd.

3.2 Interne controle Interne controle (of informatiecontrole) is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over het bereiken van doelstellingen op het gebied van: • De effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen; • De betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging; • De naleving van relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures; • Het bewaken van activa of waarden; • Risicomanagement en risicobereidheid. Met de het inrichten van de interne controle wordt bepaald hoe de rechtmatigheidscontroles worden ingericht en uitgevoerd, eventueel gecontroleerd en op welke manier hierover de bevindingen worden gerapporteerd en vastgelegd. Dit resulteert in een intern controleplan per proces. Per intern controleplan zijn de volgende onderwerpen opgenomen: • Inleiding en controledoelstelling(en) van het proces; • Financiële omvang van het proces en andere wetenswaardigheden van het proces; • IT-systemen; • Wet- & regelgeving (normenkader); • Bevindingen/aanbevelingen; 11

• Nieuwe ontwikkelingen; • Controleaanpak

Uitgangspunt van het interne controleplan zijn de eerder opgestelde procesbeschrijvingen. Vanuit de activiteiten in het controleplan stellen de kwaliteitsmedewerkers hun controlememorandum op. De eerste helft van 2023 wordt gebruikt om de interne controleplannen op te stellen. Zodra deze gereed zijn, wordt de uitvoering getoetst vanuit de VIC. Daarna zullen ze jaarlijks worden geactualiseerd.

3.3 Verbijzonderde interne controle De verbijzonderde interne controle heeft als doel om onafhankelijk van de teams die de interne controle hebben uitgevoerd, vast te stellen of de interne controlemaatregelen (controle binnen de processen) zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt. Met behulp van de verbijzonderde interne controle wordt op onafhankelijke wijze getoetst of de teams de interne controlemaatregelen naleven. Dit wordt gedaan op basis van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Jaarlijks worden diverse processen getoetst of de procesbeschrijving moet worden geactualiseerd. Bij deze toets wordt gekeken naar de opzet van het proces en het bestaan van het proces in de vorm van de lijncontrole. Gedurende het jaar worden diverse processen op de werking van de beheersmaatregelen zoals omschreven in de (geactualiseerde) procesbeschrijving en het interne controleplan beoordeeld. In bijlage 3 wordt de werkwijze van de verbijzonderde interne controle nader uitgelegd.

3.4 Opstellen rechtmatigheidsverantwoording Het college rapporteert dat de financiële transacties rechtmatig zijn en binnen de voorafgestelde verantwoordingsgrens door de raad, wanneer de bevindingen vanuit de ‘onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording’ onder de gestelde verantwoordingsgrens blijven. Het college rapporteert of en zo ja, welke financiële transacties niet (geheel) rechtmatig zijn en binnen de voor afgestelde verantwoordingsgrens door de raad, wanneer de bevindingen vanuit de ‘onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording’ de verantwoordingsgrens overschrijden. In dat geval geeft het college aan waar de bevindingen/afwijkingen betrekking op hebben en voor welk bedrag. Het format voor de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in bijlage 2.

12

4 Fundament voor de rechtmatigheidscontrole 4.1 Normenkader Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de VIC relevante regelgeving van hogere overheden en de gemeente zelf. Dit is wet- en regelgeving die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen en door de gemeenteraad of hogere overheden is vastgesteld en voorgeschreven. Het normenkader dient uiterlijk voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole te zijn vastgesteld. Overeenkomstig de kadernota rechtmatigheid (Bado) is het normenkader rechtmatigheid namelijk een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving. Het college stuurt het normenkader naar de raad. De raad hoeft dit normenkader niet expliciet (jaarlijks) vast te stellen, maar kan het normenkader ook bevestigen door het voor kennisgeving aan te nemen.

4.2 Controleprotocol en de controleverordening Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. De controleverordening beschrijft de regels die gelden voor de controle van de jaarrekening. De verantwoordingsgrens zoals opgenomen in de controleverordening moet worden bepaald. De accountant hanteert 1% bij de accountantscontrole, bij 0% moeten we alles rapporteren en bij 3% wordt er minder snel gerapporteerd. Ook mogelijk is een groeimodel: de eerste jaren 3% en later 1%. De raad moet worden meegenomen in deze keuze en speelt hierbij een rol. Het controleprotocol en controleverordening worden waar nodig geactualiseerd (jaarlijks) en vastgesteld door de Raad.

4.3 Rechtmatigheidscriteria Rechtmatigheidscriteria In de literatuur en wetsgeschiedenis worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden. Er zijn in totaal negen rechtmatigheidscriteria. Van deze criteria wegen er zes mee voor het getrouwheidsoordeel en drie voor het rechtmatigheidsoordeel. De rechtmatigheidsverantwoording ziet dus toe op deze laatste drie criteria. De negen rechtmatigheidscriteria zijn: 1. Calculatiecriterium Het calculatiecriterium betreft de juistheid van het verantwoorde bedrag. 2. Valuteringscriterium Het valuteringscriterium betreft het verantwoorden van baten en lasten op de periode waarop deze betrekking hebben. 3. Adresseringscriterium Bij het adresseringscriterium gaat het om de betaling aan de (juiste) rechthebbende. 4. Volledigheidscriterium Bij het volledigheidscriterium gaat het om de volledigheid van de opbrengsten.

13

5. Aanvaardbaarheidscriterium Passen de activiteiten zowel ten aanzien van de lasten als baten binnen de doelstellingen van de organisatie? 6. Leveringscriterium Bij het leveringscriterium gaat het er om of de juiste tegenprestatie is geleverd/ontvangen. 7. Voorwaardencriterium Is bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen gehandeld in overeenstemming met de geldende regelgeving? 8. Begrotingscriterium Passen de uitgaven binnen de door de raad geautoriseerde begroting? 9. Misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) criterium Zijn voldoende waarborgen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik De bovenste zes criteria zien toe op de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door het College. Er is dus sprake van overlap. Over deze criteria wordt niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze zes criteria blijven wel onderdeel uitmaken van het control-framework van het College. Daarnaast blijven deze criteria onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant. Blijven over de laatste drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium, misbruik & oneigenlijk gebruik. Deze komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording.

4.4 Risicoprofiel In gesprekken met de organisatie kan worden ingegaan op fraudesignalen. Een best practice is om jaarlijks een frauderisicoanalyse op te stellen en deze te bespreken in de organisatie met directie, college en rekening- of auditcommissie. Doel van de frauderisicoanalyse is te onderzoeken en toetsen of bestaande procedures ‘fraudeproof’ zijn. Naast fraudesignalen wordt gekeken naar de effectiviteit van de beheersmaatregelen en de scoping van de financiële stroom.

4.5 Management letter accountant De bevindingen van de accountant kunnen aanleiding zijn om de procesbeschrijving en het interne controleplan per proces aan te passen. Vanuit de VIC wordt dan beoordeeld of deze bevindingen op passende wijze zijn verwerkt in de procesbeschrijving en het interne controleplan in opzet en bestaan. Vanuit de beoordeling van de werking van de beheersmaatregelen wordt beoordeeld of de aanpassingen het gewenste effect hebben gehad gedurende het jaar.

4.6 Overige controlebevindingen Naast de management letter van de accountant zijn ook de eigen controle bevindingen vanuit de interne controle en de VIC-rapportages input om de procesbeschrijvingen en het interne controleplan aan te passen.

14

5. De uitdagingen 1. Onvoldoende capaciteit en kwaliteit om de rechtmatigheidsverantwoording 2023 zelfstandig vorm te geven. Om de organisatie voor te bereiden op de rechtmatigheidsverantwoording moet de nodige capaciteit beschikbaar zijn. Niet alleen van de auditors maar ook van de organisatie, proceseigenaren, etc. Het voorbereiden van de organisatie op de rechtmatigheidsverantwoording heeft prioriteit. 2. Voorbeeldgedrag vanuit de directie is van belang. Er moet aandacht zijn voor de relatie ambtelijke organisatie en college. Vanuit audit/VIC wordt gezorgd voor een heldere communicatie richting de organisatie. Ook worden de proceseigenaren en kwaliteitsmedewerkers vanuit de natuurlijke adviesfunctie begeleid waar nodig.

15

Bijlagen Bijlage 1: Voorbeeldtekst rechtmatigheidsverantwoording teamleiders Verantwoordelijkheid teamleiders als proceseigenaar. In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft de proceseigenaar aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, van proces X rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen, en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording kent een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt xx% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x.

Conclusie De procesmanager is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties van het proces X (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: Om deze afwijkingen weg te nemen of geconstateerde verbeterpunten uit te voeren zullen de volgende maatregelen worden getroffen:

16

Bijlage 2: Voorbeeldtekst rechtmatigheidsverantwoording college Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders. In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van Burgemeester en Wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante weten regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt xx% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x. Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

De geconstateerde afwijkingen betreffen: In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie hij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

17

Bijlage 3: Toelichting processen en werkwijze Verbijzonderde Interne Controle Toelichting processen Onderstaande processen maken periodiek deel uit van de controle. Afhankelijk van de omvang, de risico’s en de bevindingen in de voorgaande jaren worden de processen eens in de één, twee of drie jaar gecontroleerd. Hieronder staat globaal toegelicht wat gecontroleerd wordt en wat aandachtspunten zijn. In de werkplannen staat uitgebreider beschreven wat er wordt getoetst. In deze bijlage staan de gekozen processen die in 2022 worden gecontroleerd. Aanbestedingen Aanbesteding is een belangrijk proces waarbij de gemeente veelvuldig in aanraking komt met regelgeving. Het risico bestaat eruit dat onrechtmatige aanbestedingen kunnen leiden tot schadeclaims van de benadeelde partij. Dat laatste is nog niet voorgekomen. Wel is de afgelopen jaren regelmatig geconstateerd dat er zich onrechtmatigheden voordeden ten aanzien van de aanbestedingen. De laatste twee jaar is het aantal onrechtmatigheden sterk verminderd doordat er meer aandacht voor een juiste aanbesteding is gekomen. Structurele risico’s zien we alleen nog bij ICT. Algemene Uitkering De inkomsten van de gemeente zijn in belangrijk mate afkomstig uit de Algemene Uitkering (ca 40%). Vanwege de omvang van de uitkering en de schommelingen die hierbij optreden, is het van belang dat die uitkering tijdig en juist wordt berekend.

Van belang zijn daarbij de eigen gegevens en het kunnen verklaren van eventuele schommelingen. Hierbij worden zelden onrechtmatigheden aangetroffen. Begraafrechten Bij de Interne Controle wordt bekeken of de in rekening gebrachte bedragen overeenkomen met de geldende verordening. In 2016 is ook de volledigheid beoordeeld. De conclusie daarvan was dat de volledigheid onvoldoende kan worden vastgesteld. Inmiddels is gebleken dat er meer procesinformatie aanwezig is dan in 2016 verondersteld werd. Er wordt in 2022 gekeken of op basis daarvan de volledigheid kan worden vastgesteld. Begrotingswijzigingen Juiste begrotingswijzigingen zijn van belang zijn voor de vastlegging van het financiële speelterrein van het college en daarmee de rechtmatigheid van de uitgaven en inkomsten. Door de Interne Controle wordt getoetst of de begroting op een juiste manier is aangepast op de besluitvorming door de Raad en het AB. Bij de jaarrekening wordt door de accountant nog bekeken of de begroting mogelijk onrechtmatig is overschreden door het college. Belastingen (OZB, riool, afval) Bij de belastingen wordt bekeken of de tarieven juist zijn berekend en of de onderliggende bestanden kloppen (qua subject en object indien van toepassing). Naast de juistheid en volledigheid van de gegevens is de waardering van objecten van belang.

Deze toetsing wordt niet door IC gedaan, maar daarvoor wordt gesteund op het oordeel van de Waarderingskamer. Zij beoordelen jaarlijks de kwaliteit van de WOZ-waarden en of die voldoende is om de aanslagen te mogen opleggen. In 2019 is een poging gedaan de volledigheid te controleren. Hierbij bleek dat de aanwezige informatie onvoldoende is om die volledigheid te garanderen. Bezwaarschriften WOZ Naar aanleiding van de beschikking op de WOZ-waarde kunnen huiseigenaren bezwaar indienen. Toegekende bezwaren hebben gevolgen voor de geplande opbrengst. Het proces is een goede 18

indicator voor de betrouwbaarheid van de taxaties. Gekeken wordt naar de juiste ondertekening, aanwezigheid taxatie, verwerking in de woz registratie en een tijdige afhandeling. Bouwvergunningen Binnen de vergunningen wordt voor de financiële rechtmatigheid alleen gekeken naar de bouwvergunningen omdat daar het meeste geld in omgaat. Het risico hier is met name een verkeerde toetsing met mogelijke claims tot gevolg en het verkeerd berekenen of niet in rekening brengen van de leges. BTW, overige fiscaliteiten De fiscale wetgeving is complex en voortdurend aan verandering onderhevig. Met vier verschillende administraties is het een uitdaging om de inrichting op orde te hebben en te houden. Zowel het volgen van de wetgeving, het proces van de btw-advisering als het inrichten van de administratie zullen in de controle aan de orde komen. Burgerzaken leges Bij burgerzaken komen de leges binnen voor identiteitsbewijzen, rijbewijzen, huwelijken en kleinere zaken die aan de balie worden afgehaald. Er wordt gecontroleerd of alle leges juist zijn berekend en binnengekomen. Een ander vast onderdeel is de controle op het contante geld binnen burgerzaken. In 2019 is geconstateerd dat de eigen rapportages van burgerzaken wel goed worden bijgehouden, maar dat de transparantie naar buiten te wensen overlaat. Een aantal verschillen in betaalde en afgegeven documenten kon niet worden verklaard.

In 2022 zal samen met de afdeling gekeken worden naar een mogelijk transparantere opzet en zullen de resultaten periodiek worden beoordeeld. Grondexploitatie Het ontwikkelen van nieuwe woonwijken en bedrijventerreinen kent vaak een lange looptijd. Met het ontwikkelen zijn over het algemeen hoge kosten gemoeid. En er zijn veel variabelen die de uiteindelijke uitkomsten beïnvloeden. De interne controle richt zich voornamelijk op de actualisatie van de kostprijsberekeningen en de opbrengsten. Binnen de gemeenten zijn er een aantal grondexploitaties die divers zijn van karakter en omvang. Inkopen Het gaat hier vooral om het beoordelen of de factuur door de juiste budgetbeheerder is ondertekend en of de kosten op de juiste plaats zijn verantwoord. Een aspect dat de laatste jaren veel aandacht krijgt, is de prestatieverklaring. De accountant (vanuit strengere wetgeving en vanuit de opkomst van de digitale verwerking van facturen) ziet graag meer zekerheid over het akkoord verklaren van geleverde prestaties. Tot nu toe is die zekerheid gegeven door gegevensgerichte controles te doen. Investeren en activeren Per gemeente wordt zo’n vijf tot acht procent uitgegeven aan kapitaallasten. Bij de Interne Controle wordt bekeken of de investeringen voldoen aan de spelregels zoals deze in de BBV (Besluit Begrotingen en Verantwoording) voorschriften en de eigen verordening staan.

Invordering Bij de invordering wordt bekeken of alle invorderingen juist worden opgeboekt en de mutaties tijdig en juist worden verwerkt. Verder wordt gekeken naar het proces van de aanmaningen en de eventuele incasso via de deurwaarder.

19

Kwijtscheldingen Dit is een klein maar wel gevoelig proces waarbij wordt bekeken of de verleende kwijtscheldingen voldoen aan de regels. Onderwijshuisvesting Op grond van de wet is de gemeente verantwoordelijk voor de financiering van schoolgebouwen voor zover het om nieuwbouw, uitbreiding en eerste inrichting gaat. De schoolbesturen kunnen als uitvoerende instanties hiervoor aanvragen indienen. Bij de Interne Controle wordt getoetst of in het lopende jaar de vergoedingen volgens de verordening zijn toegekend en of de verstrekte vergoedingen in het lopende jaar volgens de toekenning is. Personeel De personele kosten zijn een grote kostenpost voor met name de BEL Combinatie. Centraal in de uitbetaling van de salarissen, staat het muteren van de P&O administratie. Tijdens de interne controle zijn de in- en uitdiensttreding en de daarbij behorende mutaties een belangrijk aandachtspunt. Daarnaast zal specifiek worden gekeken naar het declaratieproces, de vaste gegevens (premies etc.) en de uiteindelijke en feitelijke uitbetaling van de salarissen. Ook wordt gekeken naar de autorisaties voor de verschillende (ICT)systemen. Tijdschrijven Sinds 2015 worden niet alle werkelijke uren meer gedeclareerd bij de gemeenten. Het overgrote deel van de declaratie geschiedt op basis van de begrote bedragen.

Alleen voor projecten, investeringen en de producten riolering en afval worden de werkelijke uren in rekening gebracht. Bij de controle zullen we toetsen in hoeverre er volgens de regels wordt gewerkt en naar de juistheid en volledigheid van de bedragen. Treasury Treasury gaat over financiering, beleggen, betalingsverkeer en kasbeheer. De eerste twee aspecten worden getoetst op de wetgeving (fido en schatkistbankieren) en het eigen treasurystatuut. Betalingsverkeer en kasverkeer zijn wat minder spannend om dat dit going concern activiteiten zijn. Verkregen Subsidies (SISA) In de beginjaren van de BEL besteedde de afdeling P&C veel tijd aan het verkrijgen van een goedkeurende SISA-verklaring. De laatste jaren is het aantal subsidies beperkt en ligt de verantwoording grotendeels bij de SozaHBEL. Verstrekkingen Jeugd en Gezin Veel van de verstrekkingen binnen het Sociale Domein en de WMO worden uitgevoerd door de SozaHBEL. De Interne Controle daarop vindt plaats door SozaHBEL zelf. Alleen de verstrekkingen vanuit het team jeugd en gezin vinden plaats onder directe verantwoordelijkheid van de gemeente Eemnes en worden meegenomen bij de Interne Controle. Voor de financiële rechtmatigheid hoeven we vanuit de gemeente alleen te bekijken of het recht op het verstrekken van zorg op juiste wijze is gebeurd.

Het afwikkelen van de facturen wordt regionaal gedaan en in regionaal verband getoetst. Verstrekte Subsidies De gemeenten verstrekken subsidiegelden aan derden. De interne controle richt zich op de naleving van de subsidieverordening bij het toekennen en verantwoorden van de subsidie (vaststelling) en op het tussentijds verantwoorden van de geleverde prestaties.

20

Werkwijze Interne Controle Bij de uitvoering van de interne controles (VIC) wordt gebruik gemaakt van een standaard werkprogramma. Dit werkprogramma heeft een logische opbouw die het mogelijk maakt om de controles op een reproduceerbare en consistente wijze uit te kunnen voeren. Deze werkwijze is ook bekend bij de accountant. Het werkprogramma met bijbehorend dossier (onderbouwende stukken) en uiteindelijke rapportage per gecontroleerd proces wordt bij de interim controle en jaarrekeningcontrole aangeleverd. Het werkprogramma bestaat uit de volgende onderdelen: A. Planningsfase: in deze fase wordt aan de volgende onderdelen gewerkt: a. Normenkader – uit vastgestelde normenkader per gemeente b. Actuele procesbeschrijving – volgt uit gesprekken met proceseigenaar c. Risicoanalyse – aan de hand van de procesbeschrijving worden de, risico’s, classificatie van risico’s en de interne beheersingsmaatregelen ter afdekking van de risico’s beschreven. d. Bepaling controledoelstelling en controlestrategie eventueel in samenspraak met accountant B. Uitvoeringsfase: a. Bepaling populatie en steekproef i.o.m. accountant b. Controle steekproef-items middels checklist - checklists zijn opgesteld i.o.m. accountant c. Dossiervorming – onderbouwende documenten bij steekproef-items d. Vastlegging bevindingen C. Evaluatie: a. Vastlegging overall bevindingen en aanbevelingen

21

Bijlage 4: De drie rechtmatigheidscriteria In de literatuur en wetsgeschiedenis worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden. Deze criteria zijn vermeld in paragraaf 4.3. De bovenste zes criteria zien toe op de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door het College. Er is dus sprake van overlap. Over deze criteria wordt niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze zes criteria blijven wel onderdeel uitmaken van het control-framework van het College. Daarnaast blijven deze criteria onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant. Blijven over de laatste drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium, misbruik & oneigenlijk gebruik. Deze komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Door de wijziging komt de governance beter in elkaar te zitten. Het college is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen. Dat wordt benadrukt wanneer zij zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft en niet de accountant. De intentie is ook dat de rechtmatigheidsverantwoording leidt tot betere kwaliteit van de interne processen en beheersing van gemeenten. De verwachting is ook dat er meer vooruit gekeken zal worden naar het oplossen van onrechtmatigheden omdat het college ook beheersmaatregelen moet formuleren.

Wat gaat het college doen om bestaande onrechtmatigheden op te heffen of nieuwe te voorkomen? Wat verandert er? Door de wetswijziging veranderen de rollen en verantwoordelijkheden van gemeenteraad, college en accountant. De drie criteria die tot uitdrukking komen in de rechtmatigheidsverantwoording: Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, en ook de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, en ook het begrotingsjaar van belang zijn.”. De financiële beheershandelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de geraamde bedragen is er sprake van een onrechtmatigheid (begrotingsonrechtmatigheid).

Dit omdat de overschrijding een inbreuk vormt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. Misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium) De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&Ocriterium). Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig 22

verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, dan met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude, om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan (de ‘geest van de wet’). Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving.

23