B&W RIB 6 april 2021 - ENSIA Bijlage Verantwoordingsrapportages BAG
Tekst van het document
Verantwoordingsrapportage 2020 Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder BEL Combinatie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren
INHOUDSOPGAVE Verantwoordingsrapportage 2020 .......................................................................................................................... 1 1
2
Inleiding ........................................................................................................................................................... 3 1.1
Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) ..................................................................................... 3
1.2
Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG ................................................................................ 3
1.3
BAG 2.0 uitdaging in 2020 ..................................................................................................................... 4
1.4
Het belang van de BAG .......................................................................................................................... 4
1.5
Leeswijzer .............................................................................................................................................. 5
Bestuurlijke verantwoording ........................................................................................................................... 6 2.1
Inleiding ................................................................................................................................................. 6
2.2
Wat hebben we in 2020 gedaan ............................................................................................................ 7
2.2.1
Kwaliteitsborging ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.2.2
Wegwerken achterstanden ................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.2.3 Ketenproces en informatiesystemen VTH-BAG praatplaat ontworpen ............. Error! Bookmark not defined. 2.3 2.3.1
3
4
Overzichtsdiagram deelscores volgens ENSIA model .........................................................................8
2.4
Toelichting op de uitkomsten ................................................................................................................ 9
2.5
Verbetermaatregelen .......................................................................................................................... 10
Zelfevaluatie 2019 ......................................................................................................................................... 11 3.1
Borging processen ............................................................................................................................... 11
3.2
Tijdigheid ............................................................................................................................................. 13
3.3
Volledigheid ......................................................................................................................................... 15
3.4
Juistheid ............................................................................................................................................... 16
3.5
stand van zaken verbetermaatregelen 2018 en migratie BAG 1.0BAG 2.0 ..................................... 17
Actiepunten en aanbevelingen ..................................................................................................................... 18 4.1
Verbeterpunten voor 2020 n.a.v. de zelfevaluatie BAG ...................................................................... 18
4.1.1
Borging van de processen ................................................................................................................18
4.1.2
Tijdigheid ..........................................................................................................................................18
4.1.3
Volledigheid......................................................................................................................................18
4.1.4
Juistheid ...........................................................................................................................................18
4.2 5
Uitkomsten/ Overzichtsdiagrammen .................................................................................................... 8
Actieplan .............................................................................................................................................. 19
Bijlagen .......................................................................................................................................................... 20
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 2 van 20
1 Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Vanaf 1 juli 2018 is de BAG één basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers.
Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.
1.2 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. De BEL Combinatie voert als gemeenschappelijke regeling voor haar deelnemende gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren de uitvoeringstaken uit en ontsluit de gegevens naar de LV BAG. De verantwoording wordt in 1 BEL-rapportage uitgewerkt en aan het bestuur van de BEL Combinatie ter verantwoording voorgelegd, alsook aan de afzonderlijke colleges en raden van de deelnemende gemeenten aangeboden om de verantwoording namens de gemeenten uitvoering te kunnen geven. Het college van burgemeester en wethouders van de afzonderlijke gemeenten is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. De verantwoordingrapportages zijn door de afzonderlijke gemeenten verantwoord op 6 april 2021 door de colleges B&W Blaricum, Eemnes en Laren en vervolgens aangeboden aan de raden van de afzonderlijke gemeenten. De besluiten van de afzonderlijke colleges zijn verwerkt in deze eindrapportage (bijlage). Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 3 van 20
verantwoording af te leggen aan het bestuur van de BEL Combinatie en de gemeenteraden van de afzonderlijke gemeenten over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.
1.3 BAG 2.0 uitdaging in 2020 Op 1 juli 2019 is de nieuwe wet BAG 2.0 in werking getreden. Deze nieuwe wet heeft onder andere geleid tot een nieuw informatiemodel. Dit nieuwe informatiemodel IMBAG 2.0 is de nieuwe basis van zowel de LVBAG als de lokale BAG applicatie. Deze overgang van het oude naar het nieuwe informatiemodel houdt in dat de bestaande gegevens in de LV getransformeerd moeten worden van IMBAG 1.0 naar IMBAG 2.0. Om de transformatie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 efficiënt en uniform te laten verlopen zijn er transformatieregels opgesteld. In 2019 is veel aandacht en tijd besteed aan deze overgang op basis van deze regels mogelijk te maken. Tevens is de inrichting van een nieuw kwaliteitsregime één van de belangrijkste veranderingen bij de overgang naar de gewijzigde BAG wet- en regelgeving. Dit kwaliteitsregime is beschreven in het Kwaliteitskader 2018 op Geobasisregistraties.nl. In 2020 is vooral gefocust op nadere invulling van kwaliteitsmanagement om invulling te geven aan genoemd kwaliteitskader.
1.4 Het belang van de BAG De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven, eigenaren van percelen en WOZ-waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 4 van 20
1.5 Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de uitvoeringsorganisatie BEL Combinatie aan de (namens de deelnemende gemeenten1), de bronhouders en aan de toezichthouder. De BEL Combinatie legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. De afzonderlijke gemeenten leggen hierover de eindverantwoording af. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de beantwoording weergegeven. In hoofdstuk 4 zijn actiepunten een aanbevelingen uitgewerkt voor 2021.
1
Omdat de gemeenten zelf verantwoordelijk zijn, besluiten ze zelf in hun eigen colleges over de verantwoording en rapporteren dit via de BEL Combinatie als uitvoeringsorganisatie.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 5 van 20
2 Bestuurlijke verantwoording 2.1 Inleiding Het beheer van de BAG in algemene zin is in artikel 2 van de Wet BAG opgedragen aan Burgemeester en Wethouders. De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren hebben als bronhouder, voor de bijhouding van de BAG, de BEL Combinatie aangewezen om voor de uitvoering zorg te dragen. De uitvoering van de Wet BAG is hiermee structureel geborgd. Er is een beheerder aangesteld en diverse ambtenaren zijn aangewezen voor de uitvoeringstaken (mandaatbesluit uitvoering Wet basisregistratie adressen en gebouwen (BAG)). Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie; de tijdigheid behoeft hierin nog verbetering. Alle attribuutgegevens die in de brondocumenten zijn opgenomen en die relevant zijn voor de BAG, worden in de registratie opgenomen. Terugmeldingen (in- en extern) worden behandeld conform de voorschriften en de inhoudelijke kwaliteit van de registratie wordt gewaarborgd door goede werkafspraken met andere teams binnen de BEL Combinatie. Ook zijn de processen ingericht in goede relatie met andere basisregistraties zoals de BRP, BGT en WOZ. Ook in 2020 is hieraan extra aandacht besteed om ervoor te blijven zorgen dat processen en registraties op elkaar blijven aansluiten.
In algemene zin kan worden gesteld dat de uitvoering van de wet BAG conform de opzet wordt uitgevoerd en de BEL gemeenten ook in 2020 voldoen aan de gestelde norm.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 6 van 20
2.2 Wat hebben we in 2020 gedaan In 2020 is naast de uitvoering van de reguliere werkzaamheden extra aandacht gegaan naar de opvolging van de voor 2020 genoemde actiepunten en aanbevelingen. Zo zijn belangrijke stappen in de nauwere samenwerking en afstemming met VTH en WOZ. Is nieuw beeldmateriaal voor 2021 en verder geborgd, net als de inzet van expertise voor het inmeten van de diverse objecten. Er is in 2020 extra aandacht besteed aan de verbetering van het proces tussen BAG en BGT en de BAG en de WOZ. Daarnaast is er veel energie gestoken in de verwerking van de mutatiesignalering 2019 en 2020. De actiepunten die nog niet geheel zijn afgerond en/of die ook in 2021 extra aandacht behoeven zijn opgenomen in het actieplan voor 2021.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 7 van 20
2.3 Uitkomsten/ Overzichtsdiagrammen Voor alle verschillende taken die worden uitgevoerd, is de totale score van de uitvoering net boven de wettelijk vastgestelde norm. De verschillende taken die uitgevoerd worden voor de BAG, zijn ingedeeld in 4 categorieën, te weten: Borging van de processen, Tijdigheid, Volledigheid en Juistheid. In de navolgende tabellen wordt nader inzicht gegeven in waarden, punten en percentages behaald resultaat. De s ores
ehaald resultaat zij hier a i de ta el opgenomen
Onderdeel Blaricum Eemnes Laren
Borging Processen 80 80 80
Tijdigheid
Volledigheid 0 5 0
Juistheid 40 40 40
40 40 40
Tabel 1 overzicht behaalde scores BAG taken in percentages
2.3.1
Overzichtsdiagram deelscores volgens ENSIA model
Het totaal aan BAG taken scoort gemiddeld 80%. De norm is 75%. In onderstaand diagram is te zien hoe door de bronhouders wordt gescoord met betrekking tot de verschillende taken rond de BAG. Onderdeel Deelscore Borging Proces Deelscore Tijdigheid Deelscore Volledigheid Deelscore Juistheid Puntentotaal BAG lijst
Waarde Blaricum 80
Waarde Eemnes 80
0
Waarde Laren
Maximale Score 80
80
Gemiddelde score afgerond in % 100
5
0
45
0
40
40
40
40
100
40
40
40
40
100
160
165
160
205
78-80
Tabel 2 overzichtsdiagram bronhouders deelscores
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 8 van 20
2.4 Toelichting op de uitkomsten De conclusie van de zelfevaluatie 2020 is dat de kwaliteit van de BAG-registratie goed is. De scores van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren, respectievelijk 78%, 80% en 78%, liggen in lijn met de vereisten van het ministerie. En zijn gelijk aan die van 2019. Een correcte uitvoer van de wet BAG is geborgd en de volledigheid en juistheid van de gegevens in de registratie is goed. Voor 3 van de 4 categorieën van de BAG taken is de maximaal mogelijke score behaald. De categorie tijdigheid behoeft nog steeds verbetering. In de navolgende paragrafen wordt een en ander nader toegelicht per categorie. Borging processen" afgeronde score 100%. De processen zijn goed op orde en worden met kwaliteitsmonitoring steeds geëvalueerd en bijgeschaafd. De uitvoering ervan vereist wel de aandacht om vooral in alle ketenprocesstappen de goede werking te blijven borgen. Omdat niet alle stappen in de ketenprocessen altijd even goed worden uitgevoerd, komt bijvoorbeeld de tijdigheid in gedrang. We nemen hierop adequate maatregelen, die zichtbaar resultaat laten zien in onze kwaliteitsmonitor. Aangaande de categorie Tijdigheid afgeronde score 0 %. Deze score wordt veroorzaakt door een rest achterstand in verwerking van ingemeten pandgeometrie, en beperkt door late aanlevering van brongegevens vanuit VTH aan BAG.
De rest achterstand wordt momenteel weggewerkt, en de late aanlevering van brongegevens is met VTH overlegd, het proces is hierop aangescherpt, maar hebben in de praktijk nog tot onvoldoende verbeteringen geleid. Met de Volledigheid afgeronde score % van de BAG-registratie wordt bedoeld of alle BAG-relevante objecten in de registratie zijn opgenomen. De BEL Combinatie controleert voor alle deelnemende gemeenten alle verleende vergunningen op BAG-relevantie. Tevens wordt jaarlijks door middel van luchtfotovergelijkingen bekeken of de registratie volledig is. We scoren hier 100%. Uit de voorgaande toetsingen is de volledigheid van de registratie gebleken. Juistheid afgeronde score 100%. De gegevens in de BAG-registratie dienen overeen te komen met wat in de onderliggende brondocumenten vermeld is. Uit de dagelijkse werkzaamheden blijkt dat de gegevens in de registratie juist zijn. Structureel onderzoek naar de juistheid, waaronder jaarlijkse vergelijkingen tussen BAG en WOZ en BRP worden uitgevoerd. Daarnaast maken we gebruik van de maandelijkse vergelijking tussen BAG en BGT door Kadaster.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 9 van 20
2.5 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft het Dagelijks Bestuur BEL Combinatie en de colleges gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren? Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces Verbetermaatregelen ten aanzien van Tijdigheid
Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid
Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid
Verbetermaatregelen
1.
Nog verder intensiveren overleg en afstemming met VTH 2. Vergroten scope van zelfcontrole door VTH 1. Nadrukkelijkere dagelijkse controle door BAG registrator. 2. Focus leggen op het inspecteren van vergunde objecten (worden die wel/niet gerealiseerd). Dit om ervoor te zorgen dat de termijnen van registeren in de BAG niet worden verlopen. 1. Maandelijks overleg tussen BAG WOZ BGT (SOR) 2. Per kwartaal consistentiecontroles inzake metadata WOZ object versus BAG object Implementeren van automatische koppelingen en/of verbetering van eenduidige procedurele uitwisseling tussen BAG-BGT, BAG-WOZ, BAG-VTH.
Tabel 3 Verbetermaatregelen
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 10 van 20
3 Zelfevaluatie 2020 3.1 Borging processen Met de onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd Antwoord in de organisatie? 1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?
Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.
Toelichting op gegeven antwoord:
De organisatie heeft de voorspelbare pieken inzichtelijk en de niet-voorspelbare pieken geduid. Voor het dagelijks beheer en de reguliere kwaliteitscontroles heeft men meer dan één fte beschikbaar gesteld, verdeeld over meerdere personen. Dit jaar is echter veel (extra) aandacht uitgegaan naar afstemming BAG-WOZ (m2-m3 / bouwjaren).
2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd?
Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAGgerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.
Toelichting op gegeven antwoord:
De vervanging van het beheer van de BAG is bij twee medewerkers belegd. De BAG registrator kan worden vervangen door een medewerker basisregistraties en door een gegevensbeheerder 1. Deze personen zijn door het mandaatbesluit bevoegd en beschikken over voldoende de kennis en vaardigheden om adequaat de werkzaamheden over te nemen.
3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?
Ja: De processen zijn op schrift gesteld
Toelichting op gegeven antwoord:
Het huidige processenhandboek sluit aan op de huidige processen en , de softwarematige ondersteuning. In het processenhandboek staan de rollen en taken van alle domeinen binnen de BEL Combinatie beschreven.
4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd?
Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden nageleefd
Toelichting op gegeven antwoord:
De reguliere BAG registrator en zijn vervangers nemen deel aan de regionale BAG intervisie bijeenkomsten en aan het Gemeentelijk Geoberaad. De resultaten uit het Kadaster dashboard worden maandelijks door de BAG registrator geëvalueerd. De BAG registrator voert het dagelijkse beheer, inclusief storingsmeldingen, over de BAG applicatie, zodat de ervaring van de leverancier ook direct bij hem binnenkomt. De BAG registrator overlegt proactief met VTH, BGT en RO over objecten die "in de pipeline" zitten zodat BAG bewustzijn bij VTH, BGT en RO onderhouden wordt.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 11 van 20
Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd Antwoord in de organisatie? 5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit Ja van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:
Dit jaar is het bestaande processchema "BEL BAG Samenhangende kwaliteitsborging" geupdate.
6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?
Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.
Toelichting op gegeven antwoord:
De geometrische kwaliteitseisen zijn belegd in de opdrachtverstrekking naar de leveranciers van de luchtfoto's, en de landmeetkundige dienst. Kartering en controle op de luchtfoto's gebeurt conform een advies hierover van Hans Prins aan VNG van september 2019.
7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?
Ja
Toelichting op gegeven antwoord:
De mandaatbesluiten zijn in 2019 herzien n.a.v. BAG 2.0.
8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?
Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.
Toelichting op gegeven antwoord:
Er worden voldoende beheermaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG. Bijvoorbeeld door uitvoeren van jaarlijkse mutatiesignalering, regelmatig overleg met VTH.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 12 van 20
3.2 Tijdigheid Er is een lage score (Eemnes) tot geen score (Blaricum en Laren) op het onderdeel tijdigheid. De lage scores werden veroorzaakt door enerzijds problemen met de migratie van de informatiesystemen BAG en VTH en anderzijds met een langere inleercurve van onze medewerkers vergunningverlening, waarbij zij de communicatie vanuit VTH naar BAG op een nieuwe werkwijze moeten uitvoeren. Een actie wordt te laat verwerkt in het VTH-systeem, waardoor de keten erna ook te laat acties in de werkvoorraad ontvangt. Dit is en blijft handwerk en kan niet verder worden geautomatiseerd. Een tijdelijke monitoring van deze werkzaamheden en de bespreking ervan in het directieteam, is een uitstekend hulpmiddel gebleken om te komen tot verbetering hierin. Hierdoor is met name de categorie tijdigheid nog niet op orde en voldoet het niet aan de gestelde wettelijke verplichting op datagebied om minimaal 98% van de gevallen te voldoen. De BAG-processen zijn op een goede manier vormgegeven en vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd. Dit blijkt uit een goede inrichting van de BAG-processen, een geüpdatet processenhandboek en een passend mandaat- en delegatiebesluit. Deze documenten worden ieder jaar herijkt en bij grotere wijzigingen opnieuw ter formele vaststelling ter besluitvorming voorgelegd.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 13 van 20
Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd?
Antwoord
1. Neem de actualiteitspercentages voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken.
Het actualiteitspercentage ligt in meer dan 2 maanden van de ENSIA-periode onder de 95%
Toelichting op gegeven antwoord:
Door de extra aandacht die is gegaan naar het verwerken van de uitkomsten uit de afstemming met de WOZ en het verwerken van de extra hoeveelheid mutatiesignaleringen zijn er enkele dossiers abusievelijk te laat geregistreerd in de BAG. De aanlevering vanuit VTH is tijdig gebeurd in tegenstelling tot eerdere jaren.
2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies er olge s Alle rapportages .
Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden van de ENSIA-periode onder de 95%
Toelichting op gegeven antwoord:
Afgelopen jaar hebben we gemiddeld 675 mutaties per maand verricht aan panden. Dit hebben wij gedaan naar aanleiding van de nieuwe wetgeving BAG 2.0. Het gros van de panden zijn nieuwe objecten die voldoen aan de eisen van de BAG en die hebben we voor een groot gedeelte opgevoerd. Dit kunnen we aantonen in het BGT dashboard. Helaas heeft het BAG dashboard niet deze mogelijkheid. Dit kunnen we wel aantonen met een eigen Excel tabel waar zowel BAG als BGT registrator in werkt. Het BAG dashboard van januari 2021 zal aantonen dat dit inclusief de achterstanden van de verwerkingstermijnen geometrie is.
3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek ENSIA (VOE) Het VOE-percentage ligt in meer dan 2 maanden van de voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de ENSIA-periode onder de 95% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Ver erki gster ij i O derzoek ENSIA VOE . Kies Alle rapportages . Toelichting op gegeven antwoord:
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Door de extra aandacht die is gegaan naar het verwerken van de uitkomsten uit de afstemming met de WOZ en het verwerken van de extra hoeveelheid mutatiesignaleringen zijn er enkele dossiers abusievelijk te laat geregistreerd in de BAG. De aanlevering vanuit VTH is tijdig gebeurd in tegenstelling tot eerdere jaren.
Pagina 14 van 20
3.3 Volledigheid Worden alle objecten, die voldoen aan de Antwoord objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen? 1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor zijn verleend in de registratie opgenomen? (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie Toelichting op gegeven antwoord:
Conform wetgeving toetst de BAG-beheerder alle vergunningen op BAG relevantie. Uit de luchtfoto, vergelijkingen van de afgelopen jaren blijkt dat deze methodiek passend is; alle vergunde objecten, zijn opgenomen in de registratie. Op basis van de luchtfoto's wordt tevens onder meer de illegale bebouwing en bouwvergunning vrije bouw gesignaleerd.
2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)
Ja
Toelichting op gegeven antwoord:
Terugmeldingen uit de Kadaster terugmeldvoorziening komen automatisch via Topdesk binnen bij de BAG registratie. Correctieverzoeken van belanghebbenden komen nog sporadisch binnen via telefoon of email en worden volgens het reguliere proces verwerkt.
3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend?
Ja
Toelichting op gegeven antwoord:
Terugmeldingen vanuit de Kadaster terugmeldvoorziening worden conform voorschrift behandeld en teruggekoppeld. Correctieverzoeken van belanghebbenden worden als regel via de email teruggekoppeld.
4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?
Ja
Toelichting op gegeven antwoord:
1 - Mutatiesignalering wordt jaarlijks uitgevoerd door een extern bedrijf en vindt plaats op basis van vergelijking van luchtfoto's, BAG geometrie en BGT geometrie. De mutatiesignalering wordt eerst in BGT verwerkt, de BAG relevante objecten worden dan inclusief correcte geometrie doorgezet naar BAG registratie. Hierdoor is de consistentie tussen signaleringen BGT en BAG geborgd. 2 - Maandelijks overleg tussen BAG en BGT waar gekeken wordt naar de samenhangende objecten n.a.v. BAG-BGT kwaliteitsdashboard van het Kadaster in een zelfgemaakte Excel tabel.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 15 van 20
3.4 Juistheid Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?
Antwoord
1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?
Ja
Toelichting op gegeven antwoord:
Attribuutgegevens worden overgenomen uit vergunningen en meldingen die vanuit VTH worden gearchiveerd. Geometrische attributen worden overgenomen uit SHAPE bestanden die worden opgeslagen. PostNL-berichten met postcode gegevens worden opgeslagen in ons Topdesk meldingensysteem. In ambtelijke verklaringen worden de te muteren attributen benoemd, en de verklaringen worden opgeslagen.
2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?
Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.
Toelichting op gegeven antwoord:
Conform de opzet wordt de uitval in het kwaliteitsdashboard maandelijks doorgenomen en waar, nodig gecorrigeerd.
3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?
Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.
Toelichting op gegeven antwoord:
Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Jaarlijkse vergelijkingen combineren we zoveel mogelijk met lopende projecten waarin de vergelijkingen ook zijn opgenomen. In 2020 zijn onder meer vergelijkingen gemaakt t.b.v. BAG-WOZ-project. Project Openbare Ruimte Labels (ORL's) inzake straatnamen zijn vergelijkingen gemaakt met de BGT. November 2020 bouwjaren project met de WOZ. Ook maken we gebruik van de aangeboden vergelijkingen uit het dashboard van het Kadaster.
4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief?
Ja: Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder.
Toelichting op gegeven antwoord:
De brondocumenten zijn fysiek raadpleegbaar in het archief. Digitaal zijn de gegevens rondom het BAG-object te vinden in de applicatie I-objecten van PinkRoccade Local Government.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 16 van 20
3.5 stand van zaken verbetermaatregelen 2018 en migratie BAG 1.0BAG 2.0 In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen en migratie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 weergegeven. In de zelfevaluatie ENSIA BAG 2018 heeft u één of meer verbetermaatregelen aangekondigd.
Antwoord
1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?
De verbetermaatregelen zijn grotendeels gerealiseerd
Toelichting op het gegeven antwoord:
Aan de zijde van VTH zijn de nodige verbeteringen doorgevoerd waardoor de tijdigheid en actualiteit enorm is toegenomen, echter aan de zijde van de BAG is deze niet altijd even goed zichtbaar doordat de verwerking aan de BAG zijde soms vertraging heeft opgelopen. Hiervoor is een nieuw verbeterpunt opgenomen. Ook de samenwerking is vele malen intensiever geworden, maar ook daar kan nog een extra stap in gezet worden zoals opgenomen als verbeterpunt. De verbetermaatregel implementeren automatische koppelingen geo domein: Tussen de huidige BAG applicatie i-Objecten (PinkRoccade Local Government) en BGTapplicatie (GISKIT) bestaat nog geen bewezen StUFkoppeling. In 2021 zal de BEL combinatie haar geo applicatie landschap gaan evalueren. De komende periode zal vooral ingezet worden in een uitwisseling die gebaseerd is op eenduidigheid, vastgelegd en procedureel is.
Van BAG 1.0 naar BAG 2.0: Op 1 juli 2018 zijn de wijzigingen in de wet- en regelgeving van de BAG in werking getreden. De verschillende stappen die de bronhouders in dit verband moeten zetten, zijn in het stappenplan uiteengezet. 2. Is uw gemeente gemigreerd naar een BAG 2.0 beheerapplicatie?
Ja
3. Hoe waren uw ervaringen met de systeemleverancier in relatie tot de BAG-migratie?
De ervaringen met de systeemleverancier waren niet goed en niet slecht
Toelichting op gegeven antwoord:
De leverancier heeft het systeem functioneel aangepast aan BAG 2.0 . Helaas zijn systeemgebreken vanuit de systeemversie BAG 1.0 niet allemaal opgelost. De leverancier heeft ondersteund met het volgen van het stappenplan. Minpunt is dat de leverancier de feitelijke migratie als "standaard procedure" heeft uitgevoerd met te weinig aandacht voor de gemeente specifieke problemen.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 17 van 20
4 Actiepunten en aanbevelingen 4.1 Verbeterpunten voor 2021 n.a.v. de zelfevaluatie BAG 4.1.1 Borging van de processen In 2021 zal nog intensiever overleg en afstemming plaatsvinden met VTH en zal worden aangestuurd op een grotere mate van zelfcontrole door VTH. 4.1.2 Tijdigheid De BAG registrator zal nadrukkelijkere dagelijkse controles uitvoeren en de focus meer leggen op het inspecteren van vergunde objecten (worden die wel/niet gerealiseerd). Dit om ervoor te zorgen dat de termijnen van registeren in de BAG niet verlopen. 4.1.3 Volledigheid Om de volledigheid van de BAG registratie continu te blijven zal maandelijks (afstemmings) overleg tussen BAG WOZ BGT (SOR) plaatsvinden. Daarnaast zullen per kwartaal consistentiecontroles worden uitgevoerd ten aanzien van de metadata WOZ object versus BAG object.
4.1.4 Juistheid Een eenduidige procedurele uitwisseling tussen BAG-BGT, BAG-WOZ, BAG-VTH heeft een zeer positieve invloed op de juistheid van de gegevens en verdient in 2021 de nodige aandacht.
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 18 van 20
4.2 Actieplan Thema
Actie
Actie door
Wanneer
opmerkingen
Herijking van het processenhandboek BAG
BAG beheerder en CIO
Q4 2020
Eerst worden nog stappen geautomatiseerd, daarna wordt het handboek herijkt
Zelfcontrole door VTH
VTH ondersteunt door BAG-beheerder Teamleider VTH
Gedurende 2021
BAG-beheerder Team VTH
Gedurende 2021 Gedurende 2021
Team Bedrijfsondersteuning en Team Belastingen
Elke maand
Kwaliteitsmedewerker gegevensbeheer
Elke maand
Teamleider Bedrijfsondersteuning
Gedurende 2021
Borging processen
Tijdigheid
Volledigheid
Juistheid
Maandelijks rapportage afwijkingen en spiegelen Dagelijkse controles Focus op inspectie vergunde objecten Maandelijks afstemmingsoverleg (inclusief bespreken inconsistenties) Maandelijkse evaluatie aan de hand van kwaliteitsdashboard eenduidige procedurele uitwisseling BAG-BGT, BAG-WOZ, BAG-VTH
Elke maand
Tabel 4 Actieplan
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 19 van 20
5 Bijlagen Hier moeten de collegebesluiten komen van elke gemeente
Verantwoordingsrapportage BAG versie 1.0 -
Pagina 20 van 20