B&W RIB 24 mei 2022 - Fusie Streekarchief

INFORMATIENOTA RAAD BLARICUM Datum vaststelling college: 24 mei 2022 Van

College van b&w

Aan

Gemeente Blaricum - Gemeenteraad

Portefeuillehouder

Zwart-Bloch, J.N. de

Informatie bij

T. Swan, Medewerker DIM 1

Onderwerp Fusie Streekarchief Portefeuillehouder Zwart-Bloch, J.N. de Openbaar Ja Kennisnemen van De voorgenomen stappen om te komen tot één archiefdienst in de Gooi en Vechtstreek. Aanleiding (inleiding) In de loop van de tijd zijn er in de Gooi en Vechtstreek twee archiefdiensten ontstaan: het archief Gooise Meren en Huizen (in Naarden) en het streekarchief Gooi en Vechtstreek (in Hilversum), dat voor Hilversum, Wijdemeren, Laren en Blaricum archieftaken uitvoert. De taken waar deze diensten zich voor gesteld zien, zijn zo omvangrijk dat ze aanleiding zijn geweest om te onderzoeken of het samengaan van deze diensten een goede optie zou zijn. Het onderzoek naar deze optie laat weinig ruimte voor twijfel: fuseren is een uitgelezen kans om te komen tot een robuuste organisatie die beter toegerust is voor de opgaven van archief diensten. In deze mededeling / brief worden de stappen benoemd die Hilversum en Gooise Meren (als primair verantwoordelijk gemeenten voor de huidige archiefdiensten) willen nemen om te komen tot één archief dienst in de Gooi en Vechtstreek. Kernboodschap In de bijlage bij deze mededeling/brief wordt het hoe en waarom van de fusie weergegeven en wordt een beeld neergezet van de nieuwe archiefdienst en wat Pagina 1 van 3

gemeenten daarvan mogen verwachten. De stappen om te komen tot die gefuseerde archiefdienst zijn de volgende: 1. Gezamenlijke informatieve Raadsbijeenkomst organiseren (april/mei 2022) 2. Raadsvoorstel + concept gemeenschappelijke regeling inbrengen in Raden voor zienswijze ( mei/juni 2022) 3. Def. besluit colleges, waarin zienswijze is verwerkt ( juni/juli 2022) 4. Implementatietraject ( juni/juli – dec. 2022) 5. Fusie archiefdiensten per 1 januari 2023 Ad. 1 In een gezamenlijke bijeenkomst van de betrokken raden, wordt het hoe en waarom van de fusie toegelicht en wordt aandacht besteed aan voorgestelde juridische samenwerkingsvorm. Er is daarbij volop gelegenheid tot het stellen van vragen. Ad.2 Aan alle bij de streekarchieven aangesloten gemeenten wordt gevraagd een zienswijze in te brengen op het voornemen om en fuseren en op de juridische vorm waarin de samenwerking wordt gestoken. Ad. 3 De colleges van de betrokken gemeenten nemen een besluit over de fusie en de samenwerkingsvorm, gehoord hebbende de zienswijze van de raden. Ad. 4 Er wordt een implementatietraject ingezet, waarin de twee archieven komen tot een passende werkwijzen voor de nieuwe gefuseerde organisatie. Ad. 5 De daadwerkelijke fusie zal per 1 januari 2023 gerealiseerd worden.

Deze datum geeft niet alleen een duidelijk focus, het maakt het aan alle mogelijk administratieve en financiële verplichtingen te voldoen binnen het boekjaar 2022, zonder dat allerhande overgangsregelingen nodig zijn. De meest cruciale stap in dit proces is het komen tot die nieuwe gefuseerde archiefdienst is het besluit dat alle betrokken gemeenten moeten nemen over de fusie en de daarbij passende juridische samenwerkingsvorm. Uw raad ontvangt ten behoeve van deze stap vanzelfsprekend alle relevant informatie en krijgt alle gelegenheid om uw perspectief op de fusie en wat daarmee beoogd wordt te kennen te geven. Ook als het gaat om de juridische vorm wordt u in de gelegenheid gesteld hierbij wensen en bedenkingen in te brengen. Consequenties en vervolg Met deze stappen nemen alle bij de archieven betrokken gemeenten op (ongeveer) hetzelfde tijdstip hetzelfde besluit. Daarbij beschikken alle gemeenten over dezelfde informatie, inclusief informatie over kosten en de inbreng die zij hebben in het nieuwe samenwerkingsverband.

Pagina 2 van 3

Bijlagen -

Pagina 3 van 3