Aanpassingen Controleprotocol 2023 Normenkader 2023 Intern Controleplan 2023 rvs

BESLISVOORSTEL RAAD BLARICUM Besluitvormend orgaan Gemeente Blaricum - Gemeenteraad Gemeentecode Blaricum Onderwerp Aanpassingen Controleprotocol 2023, Normenkader 2023 en vaststellen Intern Controleplan 2023 Portefeuillehouder Kennis, A.M. Openbaar Ja Korte inhoud De accountant heeft geconstateerd dat het Controleprotocol 2023 en Normenkader 2023 aangepast dienen te worden om te voldoen aan de geldende wetgeving, voorafgaand aan de start van de accountantscontrole van de Jaarrekening 2023 . Daarnaast dient jaarlijks een Intern Controleplan vastgesteld te worden door de colleges en raden, hetgeen ook nog niet was gebeurd. Besluiten De raad stelt vast: 1. Het gewijzigde Controleprotocol 2023 gemeente Blaricum; 2. Het gewijzigde Normenkader 2023 gemeente Blaricum; 3. Het Interne Controleplan 2023 gemeente Blaricum. Aanleiding voorstel Voorafgaand aan de start van de accountantscontrole van de jaarrekening dient een controleprotocol, een normenkader en een intern controleplan te worden vastgesteld door de gemeenteraad. Deze documenten bevatten nadere richtlijnen voor zowel de uitvoering van de interne controles op volledigheid, juistheid en rechtmatigheid als voor de controle van de jaarstukken door de accountant.

Bij de interim controle heeft de accountant vastgesteld dat de in mei door de raad vastgestelde controleprotocol 2023 en normenkader 2023 niet (helemaal) aan de geldende wetgeving voldeed. Daarnaast had het managementteam en het bestuur van de BEL Combinatie weliswaar een intern

Pagina 1 van 4

controleplan voor 2023 vastgesteld, maar was dit interne controleplan nooit voorgelegd aan de colleges en de raden, zoals de vernieuwde regelgeving wel vereist. Doel Het doel van dit voorstel is om actuele nadere aanwijzingen vast te hebben gesteld voor zowel de interne controles als voor de accountant over de reikwijdte van de controle van de jaarstukken 2023. Toelichting besluit (argumenten) Wijzigingen Controleprotocol 2023 Paragraaf 3.1 is helemaal aangepast. De zogenaamde 'verantwoordingsgrens' en 'rapporteringstolerantie' zijn aangepast conform de laatste aanpassingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV): 1. De verantwoordingsgrens is een door de gemeente vastgesteld bedrag, waarboven de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De raad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de verantwoordingsgrens te bepalen waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen. De Verantwoordingsgrens wordt door de raad op 3% vastgesteld m.i.v. 2023. 2. De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie.

Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. Om goed invulling te kunnen geven aan haar controlerende taak, maar tegelijk niet teveel in details te treden, stelt de raad de rapporteringstolerantie waarboven de accountant fouten of onzekerheden rapporteert, vast op € 25.000. In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van: a. € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn;

b. 10 % indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; c. € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.

Wijziging Normenkader 2023 Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Zonder vastgesteld normenkader kunnen de interne controle en de accountantscontrole niet worden uitgevoerd. Als aanpassing zijn in het

Pagina 2 van 4

Normenkader de jaartallen van de interne- en externe regelgeving in het overzicht weggehaald, zodat dit overzicht altijd betrekking heeft op de laatst vastgestelde en bekend gemaakte versie van deze regelgeving. Vaststelling Interne Controleplan 2023 De colleges van de gemeenten en het bestuur van de werkorganisatie BEL Combinatie dragen zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen (verordening 212 artikel 15). Dit is een belangrijke grondslag om vanuit de Verbijzonderde Interne Controle periodiek de processen te toetsen. Daarvoor dient jaarlijks een intern controleplan opgesteld te worden. Voor 2023 is dit, zoals in eerdere jaren gebruikelijk, alleen voor instemming en vaststelling voorgelegd aan het managementteam en het bestuur van de BEL Combinatie. De interne controles zijn hierop ook al uitgevoerd in 2023. Maar nu is gebleken dat vanaf 2023 de raden en eigen gemeentelijk interne controleplan ook zelf dienen vast te stellen. Het controleplan dient een aantal doelen: 1. Het is een belangrijke pijler waarop de gemeenten en werkorganisatie kunnen steunen voor het signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, zodat tijdig kan worden bijgestuurd. 2. De controles kunnen gebruikt worden om verantwoording af te leggen.

Zowel intern van de proces eigenaren naar de procesverantwoordelijken als de colleges die met ingang van 2023 (financiële)rechtmatigheidsverantwoording afleggen aan de raden. 3. Het bevat de basis voor de verbetercyclus voor de kwaliteit van de interne werkprocessen. De gesprekken met de procesverantwoordelijken over de interne controles (proces en uitkomsten) zijn een input voor deze continue procesverbetering. Duurzaamheid Duurzaamheid is onderdeel van de inrichting van werkprocessen, zoals het proces van inkopen en aanbesteding van werken, en het beheerproces van het gemeentelijk vastgoed. Dit voorstel zelf heeft geen directe duurzaamheidsgevolgen. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader - BADO (besluit accountantscontrole decentrale overheden). - BBV (besluit begroting en verantwoording). - Gemeentewet, artikel 212 (financiële verordening). - Gemeentewet, artikel 213 (controle verordening). Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie De BEL Combinatie voert de interne controles op de rechtmatigheid uit voor de gemeenten. Periodiek worden ook de diensten van een accountantsbureau via aanbesteding afgenomen voor de controle van de jaarstukken, waarbij het

Pagina 3 van 4

Controleprotocol, het Normenkader en het IC-plan belangrijke kaderstellende stukken zijn. Kanttekeningen N.v.t. Financiën Deze besluiten hebben geen financiële consequenties. Zowel de kosten van de interne controle-activiteiten als de kosten van de accountantscontrole zijn opgenomen in de reguliere begrotingen van respectievelijk de BEL Combinatie als de gemeenten. Begrotingswijziging nodig? Nee Uitvoering Na vaststelling door de raden zullen het Controleprotocol 2023, het Normenkader 2023 en het IC-plan 2023 aan de accountant worden overhandigd als basis voor de uitvoering van de controle van de jaarstukken 2023. Communicatie De vastgestelde besluiten zullen via de gebruikelijke wijze extern worden bekend gemaakt. Daarnaast zullen deze documenten intern via het intranet worden bekend gemaakt. Bijlagen 1. Controleprotocol 2023 gemeente Blaricum 2. Normenkader 2023 gemeente Blaricum 3. Interne Controleplan 2023 gemeente Blaricum 4. Raadsbesluit (concept) Steller S. Somai (ssoma) Registratiedatum 02 januari 2024

Pagina 4 van 4