Raadsvoorstel Uitbreiding team griffie

Raadsvoorstel Onderwerp Zaaknummer Behandelaar Status

: Uitbreiding team griffie : 526920 : Esther Jonkman : Openbaar

Besluit om 1. De formatie van het team griffie structureel uit te breiden van 2,89 fte naar 3,55 fte, waaronder de uitbreiding met een junior raadsadviseur. 2. De jaarlijkse uitzetting te verwerken in de perspectiefnota 2024. Inleiding De werkgeverscommissie is naar aanleiding van diverse gesprekken met de griffier in beraad gegaan over de toekomst van team griffie. Deze gesprekken gingen over de werkzaamheden en de formatie van de griffie in relatie tot de werkdruk, de kwetsbaarheid, de ambitie, de ondersteuning en het takenpakket van de raad van Beuningen. De basis van dit gesprek is het jaarplan 2024 geweest, wat is gepresenteerd in de werkgeverscommissie en aan de fractievoorzitters. Wij hebben geconstateerd dat de huidige formatie van de griffie, in vergelijking met de onderzoeken en het advies vanuit de vereniging voor griffiers, benchmark en in vergelijking met andere griffies, zeer beperkt is. Ook signaleert de werkgeverscommissie dat de werkdruk op de griffie hoog is, waardoor de door de raad gewenste ondersteuning en werkzaamheden niet volledig uitgevoerd worden. Daarom leggen wij u dit voorstel tot een structurele uitbreiding van de formatie voor. Beoogd effect Door de formatie en organisatie van de griffie op orde te brengen, wordt de gemeenteraad op een goede en passende wijze ondersteund. De griffie is daarmee steviger en minder kwetsbaar.

Argumenten 1.1 Het beter in positie brengen van de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol Het belang en het takenpakket van de raad is de afgelopen jaren flink verzwaard en vraagt daardoor meer van de raadsleden en tevens een meer inhoudelijke ondersteuning van en deskundige advisering bij het raadswerk. 1.2 Er zijn meerdere tijdelijke en specifieke projecten Naast de reguliere werkzaamheden zijn er doorlopend specifieke of bijzondere projecten. Stuk voor stuk zijn ze incidenteel, maar het is een patroon gebleken dat er altijd tijdrovende bijzonderheden aan de orde zijn. Daarmee zijn bijzondere projecten een vast onderdeel van het takenpakket van de griffie. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een inwerkprogramma voor de nieuwe gemeenteraad, een procedure (her-)benoeming burgemeester of de aanbesteding van nieuwe audiovisuele middelen in de raadzaal. 1.3 Het verminderen van kwetsbaarheid bij de griffie Doordat er momenteel sprake is van een disbalans tussen het takenpakket en de ambities van de raad aan de ene kant en de formatie van de griffie aan de andere kant, ligt de focus nu het op orde houden van de basiswerkprocessen op de griffie, waardoor voor de meer inhoudelijke (strategische) rol minder tijd overblijft.

Door uitbreiding van een nieuwe functie ‘junior raadsadviseur’ binnen het huidige team griffie en door het verschuiven van werkzaamheden binnen het team, wordt gezorgd voor continuïteit en vervangbaarheid.

1.4 Onderzoek Nederlandse Vereniging van raadsleden en benchmarkrapport griffies anno 2022 De Nederlandse Vereniging van Raadsleden signaleert dat de basisgriffie van kleine gemeenten, die ligt tussen 0,5 tot 3 fte, omhoog moet naar 4 fte om voldoende slagkracht te realiseren om de raad sturend en extern gericht te laten functioneren. Kanttekeningen 1.1 Om werkdruk te verlichten wordt personeel tijdelijk ingehuurd Inhuur is tijdelijk en kostbaar. Het vergt inspanningen om het te regelen en om tijdelijke krachten in te werken. Daarbij draagt het niet bij aan de borging van griffiekennis. Bovendien zijn er geen garanties dat er geschikte kandidaten beschikbaar zijn op de detacheringsmarkt als dat nodig is. Financiën Momenteel bestaat team griffie uit 2,89 fte. De hiervoor opgenomen kosten in de personeelsbegroting 2024 bedraagt ca. € 283.000,=. Middels perspectiefnota is een verzoek tot formatie-uitbreiding opgenomen tot 3,56 fte. Op basis van de aangegeven gewenste formatie zullen begrote personeelskosten op jaarbasis naar verwachting € 63.000,= tot € 68.000,= toenemen. De functie van junior raadsadviseur is nieuw. Het functieprofiel en de waardering volgt. De functie wordt op basis van het landelijke generieke beschrijving volgens de HR21 onderlegger ingeschaald op adviseur V.

Verder pakt de werkgeverscommissie namens de raad de actualisatie van de overige functieprofielen en waarderingen binnen het team griffie op. Tijdspad Als de raad heeft ingestemd met het voorstel voor de uitbreiding van de formatie van de griffie, dan gaat de griffier overeenkomstig het raadsbesluit aan de slag met de uitvoering ervan. Duurzaamheid Er zijn geen duurzaamheidsaspecten. Communicatie Het team griffie wordt hierover geïnformeerd. Evaluatie Bij instemming met het voorstel pakt de griffier de verdere inrichting van de griffie op. De evaluatie vindt plaats tijdens de gesprekken met de werkgeverscommissie en de griffier aan de hand van het jaarplan. De voorzitter van de werkgeverscommissie koppelt hierover terug aan de fractievoorzitters voor zo ver nodig. Dit voorstel is afgestemd met de fractievoorzitters en de burgemeester als adviseur van de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie,

Agnes Meijer

Nicole Bannink

Geeske Lukker

Voorzitter

Lid

Lid

Bijlagen - geen