Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek Grip op bedrijfsvoering

Raadsvoorstel Onderwerp Zaaknummer Behandelaar Status

: Rekenkameronderzoek ‘Grip op bedrijfsvoering’ : 553255 : Esther Jonkman : Openbaar

Besluit om De navolgende aanbevelingen (als besluit) vast te stellen en het college te verzoeken deze ten behoeve van de gemeenteraad voor te bereiden, respectievelijk op te volgen: 1.

2. 3.

4. 5.

6.

Concreet te bepalen wat u als gemeenteraad voor inhoudelijke ambities heeft en in het verlengde daarvan met uw organisatie en toe te zien op de (daarbij aansluitende) ontwikkeling van de bedrijfsvoering; Het college van B&W te verzoeken de organisatievisie en het daarvan afgeleide organisatieplan te actualiseren; Concreet aan te geven welke informatie u, op welke wijze beschreven, opgenomen wenst te zien in de paragraaf bedrijfsvoering en u uitvoeriger dan nu het geval is -periodiek- laten informeren over de ontwikkeling van de organisatie en de formatieomvang gekoppeld aan het gemeentelijk takenpakket; Toe te zien op de opvolging van evaluaties; De controlerende taak van de raad ten aanzien van de bedrijfsvoering, nadrukkelijker dan nu het geval is, te beleggen bij uw auditcommissie en deze commissie te verzoeken om de gemeenteraad schriftelijk over haar bevindingen ten aanzien van de bedrijfsvoering te rapporteren, met name naar aanleiding van de managementletter en de (paragrafen bedrijfsvoering in de) jaarstukken en begroting; Jaarlijks -eventueel in informele setting- de ontwikkeling van de bedrijfsvoering met het college en de ambtelijke organisatie te bespreken en daarbij ook de ontwikkeling van de wijze waarop deze aansluit aan de ambitie om invulling te geven aan burgerparticipatie mee te nemen.

Inleiding De kosten voor de gemeentelijke bedrijfsvoering maken over het algemeen een groot en niet onbelangrijk deel van de Beuningse begroting uit. Zonder organisatie en zonder medewerkers zouden bestuurlijke wensen niet verder komen dan de raadszaal of de B&W-kamer, de gemeentelijke bedrijfsvoering dus. De gemeentelijke overheid kenmerkt zich in de afgelopen twee decennia door een enorme dynamiek. Zo waren de implementatie van de decentralisaties op het sociaal domein (2015) en de implementatie van de Omgevingswet (2024) majeure opgaven. Daarnaast is de gemeentelijke overheid de voor burgers niet alleen de meest nabije overheid, maar ook een overheid die bovengemiddeld veel te maken heeft gehad met wets- en taakwijzigingen. En daarmee ook te maken heeft met mondige inwoners die hun rechten op het gemeentehuis komen verzilveren en inspraak verlangen bij ontwikkelingen die hen rechtstreeks aangaan. Dit heef gevolgen (gehad) voor de gemeentelijke bedrijfsvoering. De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de wijze waarop de gemeenteraad van Beuningen invulling heeft gegeven (of kunnen geven) aan zijn kaderstellende rol en in hoeverre heeft de gemeenteraad invulling gegeven (of kunnen geven) aan de controlerende taak ten aanzien van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Kortom, hoe houdt de gemeenteraad van Beuningen grip op de bedrijfsvoering?

De tijdens het onderzoek gehanteerde definitie van ‘bedrijfsvoering’ is conform de definitie die de Algemene Rekenkamer hier aan heeft gegeven, i.c. de bedrijfsprocessen binnen een gemeente om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren alsmede de sturing en beheersing daarvan.1 Beoogd effect De rekenkamer heeft tot taak om de controlerende rol van de gemeenteraad te versterken en zo een bijdrage te leveren aan de verbetering van het beleid en de beleidsuitvoering door het gemeentebestuur. De rekenkamer heeft met dit onderzoek beoogt de gemeenteraad inzage te geven in de rol van de gemeenteraad ten aanzien van de gemeentelijke bedrijfsvoering en de wijze waarop daar aan in de gemeente Beuningen concreet invulling is gegeven. Voorts doet de rekenkamer een beperkt aantal aanbevelingen om de invulling -door de gemeenteraad- van deze rol te versterken. Argumenten 1.1 De rekenkamer doet onderzoek naar doelmatig-, doeltreffend- en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Iedere Nederlandse gemeente heeft verplicht een onafhankelijke rekenkamer die de periodiek onderzoek doet naar de doeltreffendheid- doelmatigheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid.

De rekenkamer komt zelfstandig tot de keuze van de onderzoeksonderwerpen en houdt daarbij in de praktijk rekening met hetgeen er leeft aan wensen in de gemeenteraad, actuele maatschappelijke en beleidsmatige ontwikkelingen en de hoeveelheid door de gemeenteraad beschikbaar gestelde middelen. Bevindingen en conclusies, voorzien van aanbevelingen worden door de rekenkamer – ter vaststelling- aangeboden aan de gemeenteraad. 1.2 Bedrijfsvoering is onlosmakelijk verbonden met het realiseren van de politiek vastgestelde inhoudelijke doelen. Zonder gemeentelijke organisatie, zonder gemeentelijke bedrijfsvoering kan er geen uitvoering worden gegeven aan de opdrachten en afspraken tussen gemeenteraad en college van B&W. De bedrijfsvoeringsprocessen zorgen er immers voor dat de programma’s (kunnen) worden uitgevoerd. 1.3 De gemeenteraad heeft een cruciale rol in het bewaken, sturen en vormgeven van de bedrijfsvoering van de gemeente. De gemeenteraad heeft een cruciale rol in het bewaken, sturen en vormgeven van de bedrijfsvoering. Dat doet hij ten aanzien van de volgende aspecten: 1. Vaststellen van beleidskaders en financiële grenzen; 2. Vaststellen van kaders en visies op voor de bedrijfsvoering, zoals het vaststellen van beleidsplannen ten aanzien van informatiemanagement, inkoop en aanbesteding, dienstverlening of duurzaamheid; 3.

Maken van strategische keuzes over de (ontwikkelings-)richting van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Dit kan betrekking hebben op investeringen, samenwerking met andere gemeenten, digitalisering en duurzaamheid; 4. Het houden van toezicht en controle op de gemeentelijke bedrijfsvoering, zoals het monitoren van de uitvoering van beleid, het evalueren van resultaten en het controleren van de financiën. Kanttekeningen 1.1 Het college en de gemeenteraad moeten niet op elkaars stoel gaan zitten De gemeenteraad stelt (vooraf) de bedrijfsvoeringskaders vast. Het college is belast met de uitvoering van het beleid en moet proberen de gestelde doelen ten aanzien van de bedrijfsvoering te realiseren. De wijze waarop deze doelstellingen gerealiseerd worden is aan het college. De door de gemeenteraad vastgestelde kaders moeten voldoende ruimte bieden aan het college om het beleid ook daadwerkelijk te kunnen realiseren. Het is van belang dat de raad op hoofdlijnen stuurt en niet in detail en het college vooraf deze hoofdlijnen laat vaststellen en rapporteert.

1 Algemene Rekenkamer, Basisonderzoek bedrijfsvoering, 2003

Financiën Dit onderzoek is zelfstandig uitgevoerd door de directeur rekenkamer, passend binnen de door de gemeenteraad daarvoor beschikbaar gestelde middelen. De hiermee -ten laste van het rekenkamerbudget gebrachte lasten- bedroegen circa € 3.500,-. Tijdpad Het onderzoek is uitgevoerd in de periode januari t/m juni 2024. Duurzaamheid Aan het voorstel (zelf) zitten geen duurzaamheidsaspecten. De in het onderzoek gedane aanbevelingen kunnen ertoe leiden dat de gemeenteraad beter grip krijgt op de duurzaamheid van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Communicatie Het rapport wordt openbaar op het moment dat het raadsvoorstel en het rapport worden aangeboden aan de gemeenteraad. De ambtelijke organisatie en het college zijn in de gelegenheid gesteld om te reageren op de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Evaluatie Naar aanleiding van dit raadsvoorstel volgt geen evaluatie. Mogelijk vindt er in de toekomst een (rekenkamer-) onderzoek plaats naar de doorwerking van eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken. Binnen een dergelijk onderzoek zal dit voorstel worden meegenomen. Bijlagen 1. Rapport ‘Bedrijfsvoering in Beuningen’, kaderstelling en monitoring door de gemeenteraad van de gemeentelijke bedrijfsvoering Beuningen 2015-2022, inclusief bestuurlijke reactie. Namens de directeur Rekenkamer, Esther Jonkman griffier