Raadsvoorstel Inkoopbeleid 2025

Raadsvoorstel Onderwerp Zaaknummer Behandelend team Status

: Inkoopbeleid 2025 : 662583 : Informatie en Bedrijfsvoering, Inkoop : Openbaar

Besluit om 1. De leidraad inkoop-en aanbesteding gemeente Beuningen 2014 in te trekken

Inleiding Het huidige inkoopbeleid dateert uit 2014 en is sterk verouderd. Vanwege nieuwe Europese en nationale wet- en regelgeving is het inkoopbeleid geactualiseerd. Hierbij is rekening gehouden met de volgende uitgangspunten: Lokale werkgelegenheid, innovatief aanbesteden, duurzaam inkopen en social return. Dit heeft geresulteerd in het Inkoopbeleid Beuningen 2025. De Aanbestedingswet 2012 is hierin verwerkt en er is rekening gehouden met alle door jurisprudentie ontstane wijzigingen. Het Inkoopbeleid Beuningen 2025 is door het college van Burgemeester en Wethouders op 14 januari vastgesteld. In het verleden is de leidraad inkoop- en aanbesteding gemeente Beuningen 2014 door de gemeenteraad vastgesteld. De leidraad inkoop- en aanbesteding gemeente Beuningen 2014 moet door de gemeenteraad te worden ingetrokken. Beoogd effect Actueel inkoopbeleid waarmee doelmatig, rechtmatig en integer wordt ingekocht. Hiermee wordt ingespeeld op de bestuurlijke ambities rondom maatschappelijke ontwikkelingen.

Argumenten 1.1 Het Inkoopbeleid Beuningen 2025 beoogt een doelmatige en rechtmatige inkoop almede een realisatie van gemeentelijke beleidsdoelstellingen Een belangrijke doelstelling van het inkoopbeleid is, naast de borging van doelmatige en rechtmatige inkoop, dat de gemeente met haar inkoopfunctie ook concreet kan bijdragen aan het realiseren van een aantal gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Het nieuwe inkoopbeleid zorgt voor meer transparantie in het inkoopproces, waardoor het makkelijker wordt om kosten te beheersen en efficiënt gebruik te maken van beschikbare middelen. Door duidelijke richtlijnen te stellen voor aanbestedingen en contractbeheer, door het toepassen van standaard werkdocumenten en door het gebruik van een inkoopstartnotitie komen we meer in control bij de uitvoering van onze inkooptrajecten. Dit draagt bij aan rechtmatig en doelmatig uitgevoerde inkoop waarbij de gemeentelijke beleidsdoelstellingen niet uit het oog worden verloren. Het gaat om de volgende doelstellingen: Het stimuleren van •

Lokale werkgelegenheid

• • •

Innovatief aanbesteden Duurzaam inkopen Social Return

Door het verbeteren van de vastlegging van de gevolgde inkoopprocedure wordt de verantwoording richting de accountant voor de rechtmatigheidstoetsing makkelijker. Door het implementeren van het nieuw beleid kunnen medewerkers die te maken hebben met inkoop binnen onze gemeente meer gestandaardiseerde processen en methodes volgen. Dit zorgt voor een hogere professionaliteit, betere kennis en vaardigheden binnen het team, en maakt het makkelijker om inkopen op een kwalitatief hoogwaardige manier te doen. Belangrijke aanpassingen binnen het inkoopbeleid zijn: • Toepassen van een inkoopstartnotitie waardoor door middel van het 4 ogen-principe vooraf aan een inkooptraject de aanbestedingsprocedure, de genomen keuzes met betrekking tot het toepassen van de beleidsdoelstellingen en de uitgenodigde partijen worden getoetst. • Werken via vaste processen, vastgelegd in Engage en gemonitord door het zaaksysteem. • Overeenkomsten worden centraal beheerd en gemonitord op looptijd. • De drempelwaarde voor het enkelvoudig onderhands aanbesteden van werken gaat van € 45.000,- naar € 150.000,-. 2.1 Het van toepassing verklaren van de VNG-model algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Beuningen 2025 draagt bij aan een beter risicomanagement De nieuwe inkoopvoorwaarden dragen bij aan een beter risicomanagement.

De nieuwe inkoopvoorwaarden van de VNG zijn gezamenlijk tot stand gekomen met marktpartijen. De opgenomen voorwaarden maken duidelijk welke risico’s er zijn, bijvoorbeeld op het gebied van leveranciersverantwoordelijkheid, leveringszekerheid, aansprakelijkheid en betalingstermijnen. Dit helpt om geschillen te voorkomen en de kans op problemen tijdens de uitvoering van contracten te minimaliseren. De nieuwe inkoopvoorwaarden kunnen ons beter beschermen tegen ongewenste gevolgen van contractuele relaties, zoals schadeclaims, wanprestatie of contractbreuk. De voorwaarden over garanties, aansprakelijkheid en contractbeëindiging, kunnen onze belangen beter veiligstellen en misbruik of verlies van publieke middelen voorkomen. Bijna alle gemeenten passen de VNG model inkoopvoorwaarden toe. 3.1 De inkoopvoorwaarden voor ICT (GIBIT 2023) zorgen voor duidelijke en transparante afspraken bij de inkoop van ICT-diensten- en producten. De GIBIT 2023 zijn inkoopvoorwaarden die speciaal zijn opgesteld voor de inkoop van ICT diensten en -producten. De GIBIT-voorwaarden (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden voor ICT) zijn specifiek ontwikkeld om te zorgen voor duidelijke en transparante afspraken bij de inkoop van ICT-diensten en producten door gemeenten.

Het toepassen van de GIBIT-voorwaarden biedt gemeenten tal van voordelen: het vermindert risico’s, waarborgt juridische en financiële bescherming, zorgt voor een eerlijke verdeling van verantwoordelijkheden en verplichtingen, en versterkt de kwaliteit van de ICTdiensten en producten die worden ingekocht. Het is een essentieel instrument voor gemeenten die efficiënt, transparant en compliant willen inkopen op het gebied van ICT. De GIBIT 2023 inkoopvoorwaarden zijn marktconform en worden door de meeste gemeenten in de regio reeds toegepast. 4.1 De leidraad inkoop-en aanbesteding gemeente Beuningen 2014 moet worden ingetrokken. Bij het vaststellen van nieuw beleid dient het oude beleid te worden ingetrokken. 5.1 Het mandaat en delegatieregister wordt aangepast onverminderd dit voorstel.

De mandaten in het nieuwe inkoopbeleid sluiten niet aan op het huidige mandaat en delegatieregister. Het mandaat en delegatieregister wordt begin 2025 hierop aangepast. Kanttekeningen Indien besloten wordt dit beleid en deze voorwaarden niet vast te stellen, dan valt de gemeente Beuningen terug op verouderde regelgeving. Daarmee loopt de gemeente Beuningen extra risico’s.

Financiën Het vaststellen van inkoopbeleid Beuningen 2025 leidt niet tot een kostenuitzetting. De nieuwe inkoopvoorwaarden kunnen ons beter beschermen tegen ongewenste gevolgen van contractuele relaties, zoals schadeclaims, en kunnen daarmee een financieel voordeel opleveren t.o.v. het huidige beleid. Tijdspad Per 14 januari 2025 is het nieuwe inkoopbeleid van kracht worden. Duurzaamheid Met vaststelling van het nieuwe inkoopbeleid neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Zie voor verdere onderbouwing het inkoopbeleid. Communicatie/Participatie • Samen met het team communicatie zal er een plan van aanpak worden gemaakt om de organisatie en leveranciers te infomeren. • Het Inkoopbeleid en de algemene voorwaarden worden bekendgemaakt via officiële bekendmakingen.nl en op overheid.nl geplaatst. Daarnaast wordt het ook op onze website en op intranet geplaatst. Evaluatie Na vier jaar wordt het inkoopbeleid geactualiseerd. Bijlagen - Bijlage 1: Inkoopbeleid Beuningen 2025 - Bijlage 2: VNG-model algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Beuningen 2025 - Bijlage 3: Inkoopvoorwaarden GIBIT 2023 - Bijlage 4: Inkoopstartnotitie Beuningen versie 241126

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders

Dyanne Kocken secretaris

Daphne Bergman burgemeester