Raadsvoorstel Benoeming accountant voor de controle van de jaarrekening 2022 - 2029

Raadsvoorstel Onderwerp

Nummer(agenda) Registratienummer Registratiecode Auteur Status

: Benoeming accountant voor de controle van de jaarrekening 2022 - 2029 : : bb22.00690 : *bb22.00690* : Carlo Bisselink : Openbaar

Raadsvergadering

22 november 2022

Commissie 1 Datum Commissie 2 Datum B&W-vergadering Portefeuillehouder

S&B 22 november 2022

8 november 2022 A.M. Steeg

Samenvatting De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten die de raad ondersteunt bij het uitoefenen van zijn controlerende rol. In artikel 2 lid 1 van de Controle verordening van de gemeente Beuningen - volledig: verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beuningen (art. 213 Gemeentewet) - is bepaald dat de benoeming tot de bevoegdheid van de gemeenteraad behoort. De accountant is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van de accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Na afronding van de controle van het verslagjaar 2021 is de overeenkomst afgelopen met accountant Baker Tilly N.V.. Met dit voorstel wordt voor de komende 8 verslagjaren 2022 -2029 voorgesteld een (nieuwe) accountant te benoemen. Het laatste verslagjaar wordt uiteraard gecontroleerd in 2030. De peiode van 8 jaar is voorzien van tussentijdse beoordelingsmomenten waarbij eerst: twee maal twee jaren en vervolgens vier jaren aangegaan worden. Tussentijds zijn er kortom een 3-tal evaluatiemomenten tussen partijen over de wederzijdse tevredenheid waarbij de mogelijkheid bestaat wel of niet met elkaar verder te gaan. Besluit om Baker Tilly N.V.

, welke de uitkomst is van het aanbestedingstraject, te benoemen tot accountant voor de accountantswerkzaamheden over de boekjaren 2022 tot en met 2029 voor de Gemeente Beuningen.

Inleiding Het contract met onze huidige accountant is na de controle van het verslag 2021 afgelopen. Dit houdt in dat voor de controle van de toekomstige jaren een nieuwe overeenkomst met een accountant moet worden afgesloten. Op basis van de Controle verordening gemeente Beuningen is de gemeenteraad het orgaan dat de opdracht verstrekt voor de accountantscontrole voor het onderdeel Gemeente Beuningen. Voor de Gemeenschappelijke Regeling belastingsamenwerking Munitax is het College het bevoegd orgaan. Het aanbestedingsproces voor de accountantsdiensten voor de boekjaren 2022 t/m 2029 zijn opgestart in de vorige collegeperiode. Ook de auditcommissie is tussentijds geïnformeerd over de in gang gezette Europese aanbesteding van accountantsdiensten. Op basis van de uitkomsten van de accountantscontroleverslagen, managementletters en auditcommissie bijeenkomsten is een programma van eisen opgesteld. Het resultaat van het doorlopen aanbestedingstraject wordt hierbij aan u voorgelegd. Een gespecialiseerde inkoopbureau heeft de Europese aanbesteding begeleid. De aanbesteding is gestart bij het einde van de vorige collegeperiode. De aanbesteding is vervolgens uitgezet in de markt tijdens het vormen van een nieuw college. De auditcommissie is geïnformeerd over de lopende gang van zaken rondom de aanbesteding. Hiermee bestond de aanbestedingscommissie (ondanks wisselende

samenstelling) uit auditcommissie leden, de portefeuillehouder Financiën, afdelingshoofd Informatie en bedrijfsvoering (waaronder Financiën valt), adviseur interne controle en senior financieel adviseur financiën. De aanbestedingscommissie werd ondersteund door externe inkoopspecialisten bekend met Europese aanbestedingen. Beoogd effect Het aanwijzen van een accountant die het beste voldoet aan het opgestelde programma van eisen en daarmee te komen tot een nieuwe overeenkomst met de accountant. Argumenten Argument 1

:Het programma van eisen is via Tenderned Europees gepubliceerd. Baker Tilly N.V. en Flynth Accountants B.V. zijn tot inschrijving overgegaan. Op basis van de gestelde eisen zijn de aangeleverde documenten getoetst aan het programma van eisen zoals dit is meegegeven bij de uitvraag. Dit zijn: - Prijs (max 20pt) - Kwaliteit (70pt) o Controleaanpak (max 15pt) o Controlerapportages (max 15pt) o Voortgangsrapportage (max 15pt) o Natuurlijke adviesfunctie (max 10pt) o Flexibiliteit van afspraken en planning (max 15pt) - Presentatie (max 10pt) De beoordeling van de onderdelen van ‘Kwaliteit’ heeft als eerste plaatsgevonden. Hierna zijn de prijsopgaven bekend gemaakt. Dit heeft geleid tot de volgende scores (maximaal 100 punten, waarbij voor de presentatie de laatste 10 punten gescoord konden worden): Baker Tilly N.V.: 73,11 punten Flynth Accountants B.V. : 59,0 punten Gezien het verschil in punten heeft alleen Baker Tilly N.V. een presentatie gehouden omdat Flynth Accountants B.V. met de tenslotte te behalen score geen aanspraak meer kan maken op de hoogste score. Uiteindelijk heeft Baker Tilly N.V. in het bijzijn van de beoordelingscommissie (inclusief auditcommissie) een presentatie verzorgt waarna de totale score van 80,61 punten is gehaald.

Argument 2 Argument 3

:Op basis van de weging van prijs, kwaliteit en presentatie heeft de aanbieding van Baker Tilly N.V. de beste aansluiting op het programma van eisen. :Voor de jaren 2022 tot en met 2029 is door Baker Tilly N.V. een prijs geoffreerd welke uiteraard start in 2022 en waarbij de gemeente Beuningen en belastingkantoor Munitax zijn inbegrepen. De twee prijzen zijn opgebouwd uit diverse onderdelen. Voor de gemeente Beuningen de interim-controle, jaarrekeningcontrole, natuurlijke adviesfunctie en Sisa-verantwoordingen. Voor Munitax de interim-controle, jaarrekeningcontrole en natuurlijke adviesfunctie.

kantekeningen Het gunningadvies is bepalend. De gemeenteraad en het college hebben de bevoegdheid om af te wijken van het gunningsadvies, echter wel met het gevolg dat niet één op één een andere partij gekozen kan worden maar dat de huidige aanbesteding (gemotiveerd) stopgezet dient te worden en de gehele aanbestedingsprocedure opnieuw plaats dient te vinden.

Financiën De geraamde prijs voor de accountantscontrole van Beuningen bedraagt ca € 112.000 excl. btw. Voor de controle van Munitax is ca € 30.000 geoffreerd. Totaal € 142.000 excl. btw. De totaalprijs past niet binnen het bestaande budget van € 120.000 excl. Btw. Wij zullen hiervoor bij de het volgende moment (Perspectiefnota) aanvullend budget aan u vragen. Oorzaak voor de hogere prijs zijn prijsstijgingen en ook een toegenomen hoeveelheid specifieke uitkeringen welke gecontroleerd moeten worden. Meerwerk vindt uitsluitend plaats op basis van een vooraf afgegeven schriftelijke akkoordverklaring van de gemeente Beuningen of Munitax. Tijdspad Selectie van de accountantskantoren heeft plaatsgevonden waarna nu de gemeenteraad (voor Gemeente Beuningen) en het college (Munitax) benoeming van de accountant goed keuren. Voor het college staat dit gepland op 8 november a.s. en voor de gemeenteraad op 22 november 2022. Duurzaamheid n.v.t. Communicatie Na vaststelling door uw college en uw raad van voorliggend voorstel zal een definitieve gunningsbrief naar Baker Tilly N.V. worden gestuurd en de definitieve overeenkomsten worden opgesteld tussen de partijen. De andere partij zal over uw besluit worden geïnformeerd. Evaluatie N.v.t. Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 en 3

:Offerteleidraad aanbesteding :Voorlopige gunning- en afwijzingsbrieven

Burgemeester en wethouders, Dyanne Kocken secretaris

Daphne Bergman burgemeester

Besluit d.d.

Esther Jonkman griffier

Daphne Bergman voorzitter