Raadsvoorstel aanpassingen Beunings Bestuursmodel

Raadsvoorstel Onderwerp Nummer(agenda) Registratienummer Registratiecode

: Aanpassingen Beunings Bestuursmodel : : bb23.00486 : *bb23.00486*

Auteur Status

: M. van de Venne : Openbaar

Raadsvergadering Commissie 1 Datum Portefeuillehouder

10 oktober 2023

Werkgroep Vergadermodel

Samenvatting Sinds februari 2022 werkt de gemeenteraad Beuningen volgens het Beunings Bestuursmodel. De werkgroep Vergadermodel heeft na 1 jaar werken met dit model een evaluatie uitgevoerd. Terloops zijn er al een aantal verbeterpunten in de praktijk aangepast. Tijdens de raadsbijeenkomst op 1 september 2023 zijn met de aanwezige leden alle aanpassingen van het Beunings Bestuursmodel besproken. Middels dit raadsbesluit worden alle aanpassingen in het Beunings Bestuursmodel doorgevoerd. Besluit om De volgende aanpassingen van het Beunings Bestuursmodel, zoals zijn voorgesteld door de werkgroep Vergadermodel en zijn besproken tijdens de raadsbijeenkomst op 1 september 2023 vast te stellen: 1a. De definitie van beeldvorming (de raad wordt geïnformeerd), zoals beschreven in argument 1a; 1b. De definitie van oordeelsvorming (de raad discussieert), zoals beschreven in argument 1b; 1c. De definitie van een informatiebijeenkomst (de raad luistert), zoals beschreven in argument 1c; 1d. De definitie en de werkwijze van een technische vraag, zoals beschreven in argument 1d; 1e. Twee woordvoeders per agendapunt, met uitzondering van het agendapunt ‘gemeenschappelijke regelingen’ tijdens de commissievergaderingen 1f. Het doorgeven van de woordvoeders per fractie aan de griffie te schrappen; 1g. Het agendapunt ‘controle’ van de commissievergaderingen te schrappen; 1h.

Een nieuw agendapunt ‘mededelingen van vertegenwoordigers werkgroepen / commissies in te stellen; 1i. De collegeleden tijdens de oordeelsvorming niet meedoen met de discussie; 1j. Een raadsvoorstel kan alleen maar als ‘niet besluitrijp’ beoordeeld worden door de leden van de gemeenteraad bij de vaststelling van de agenda van de raadsvergadering wanneer er essentiële informatie ontbreekt aan het raadsvoorstel of wanneer er nieuwe informatie over het onderwerp is ontvangen; 1k. De beeldvorming en oordeelsvorming van een raadsvoorstel worden achtereenvolgend behandeld; 1l. De lijst met openstaande toezeggingen en moties wordt niet besproken in de commissievergaderingen; 1m. De lijst met ingekomen stukken en mededelingen wordt in de raadsvergadering vastgesteld, waarbij de griffie een advies geeft over de afdoening van een ingekomen stuk; 1n. De termijn voor het indienen van vragen voor een commissie- of raadsvergadering is 16:00 uur ’s middags de dag voor de commissie- of raadsvergaderingen; 1o. Voor een schriftelijke vraag, een rondvraag (commissie), de vragenronde (raadsvergadering), een technische vraag of een vraag bij een ingekomen stuk gebruiken de raads- en commissieleden het format ‘vraag stellen’; 1p. Een inwoner of andere belanghebbende spreekt achter het katheder in en neemt na het inspreekmoment plaats op de publieke tribune; 1q.

De organisatie van ‘Raad op Locatie’ terug te brengen naar twee maal per jaar in plaats van vier maal per jaar. 1r. ‘Te gast bij de raad’ niet meer te organiseren. 2. De werkgroep Vergadermodel op te heffen. 1

Inleiding Sinds februari 2022 werkt en vergadert de gemeenteraad volgens het Beunings Bestuursmodel. Het doel van dit nieuwe bestuursmodel is efficiënter vergaderen, het versterken van de rol van de raad en het bevorderen van het politieke debat. Gaandeweg komen we er samen achter wat er goed gaat en waar er nog ruimte is voor verbetering. In het raadsvoorstel was opgenomen dat het model na 1 jaar geëvalueerd zou worden. Door het werken met het Beunings Bestuursmodel en de twee trainingen hierover heeft de werkgroep Vergadermodel een overzicht gemaakt van de belangrijkste verbeter- en aandachtspunten. De leden van de werkgroep hebben zelf deze verbeterpunten besproken in hun eigen fractie met de vraag of zij akkoord gaan met de verandervoorstellen en of nog eventuele aanvullingen zijn. Het college van B&W heeft de gelegenheid gehad om te reageren op deze verbeter- en aandachtspunten. Dat geldt ook voor de leden van de Agendacommissie vanuit hun voorzittersrol. Middels dit raadsbesluit stelt de werkgroep voor een aantal aanpassingen in het Beunings Bestuursmodel door te voeren. De wijzigingen die betrekking hebben op het reglement van orde van de gemeenteraad en de verordening op de raadscommissies komen in een ander raadsvoorstel aan bod in de raadsvergadering van 10 oktober 2023.

In de bijlage van dit voorstel is een format van de agenda van een commissievergadering als voorbeeld toegevoegd. Beoogd effect Het versterken van de rol en de positie van de gemeenteraad Beuningen, efficiënter en effectiever vergaderen en het bevorderen van het politieke debat. Argumenten 1a. Er is behoefte aan een duidelijke omschrijving van beeldvorming Tijdens ‘beeldvorming’ willen raads- en commissieleden alle relevante informatie op tafel krijgen over een onderwerp, inzicht in mogelijke (beleids)oplossingen of inzicht in te verwachten gevolgen van voorgestelde oplossingen. Raadsleden of commissieleden vergaren informatie door het stellen van vragen, maar geven hun mening of oordeel niet en gaan niet met elkaar in discussie. Tijdens ‘beeldvorming’ vinden er geen presentaties plaats vanuit de organisatie of een externe partij. 1b. Er is behoefte aan een duidelijke omschrijving van oordeelsvorming Tijdens ‘oordeelsvorming’ nemen raadsleden of commissieleden een voorlopig standpunt in, geven hun mening, ideeën, voor- en nadelen en eventuele argumenten. Zij proberen elkaar te overtuigen in het debat. Tevens volgt het oordeel of een raadsvoorstel als een hamerstuk of een bespreekstuk doorgaat naar de eerstvolgende raadsvergadering. 1c.

Er is behoefte aan een duidelijke omschrijving van informatiebijeenkomst Een informatiebijeenkomst houdt in dat er informatie wordt verschaft over een specifiek complex of gevoelig onderwerp aan de raads- en commissieleden. Dat kan bijvoorbeeld door een mondelinge of een schriftelijke presentatie. Een informatiebijeenkomst is bedoeld om nieuwe informatie of feiten duidelijk over te brengen zodat de raads- en commissieleden een zo compleet mogelijk beeld hebben bij een onderwerp. Raads- en commissieleden krijgen de gelegenheid om aanvullende vragen te stellen over een onderwerp. Tijdens een informatiebijeenkomst vindt er geen (politiek) debat plaats en zij geven niet hun mening. Een informatiebijeenkomst heeft geen formele status; een informatiebijeenkomst kent geen formeel lidmaatschap en het kent geen politiek-bestuurlijke besluitvorming. 1d. Vooraf schriftelijk een technische vraag indienen scheelt kostbare commissievergadertijd Een technische vraag heeft als doel het verkrijgen van feitelijke en/of technische informatie. Deze technische informatie helpt raads- en commissieleden om een voorliggend voorstel compleet te begrijpen. In een technische vraag wordt geen (politieke) opvatting gevraagd. Een technische vraag wordt altijd vooraf schriftelijk ingediend. Zo gaat er minder tijd verloren en zorgen we er voor dat een commissievergadering niet onnodig belast wordt.

Het kan zijn dat deze technische informatie niet voor alle raadsleden of commissieleden even relevant is of dat er tijdens een commissievergadering niet direct een antwoord is op een technische vraag.

2

1f. Woordvoerders hoeven niet te worden doorgegeven Het niet meer van tevoren doorgeven van woordvoerders scheelt onnodige administratieve handelingen en bevordert flexibiliteit van de fracties. 1g. Het agendapunt ‘controle’ in de agenda van de commissievergaderingen is tot op heden niet gebruikt In de regels van de raad zijn er diverse manieren om een vraag te stellen aan het college, bijvoorbeeld via de vragenronde tijdens de raadsvergadering of door het indienen van schriftelijke vragen artikel 39. Als een raadslid een onderwerp wil agenderen, kan dit door middel van het indienen van een agenderingsverzoek aan de Agendacommissie. 1h. Er is behoefte aan een agendapunt ‘mededelingen vanuit werkgroepen / commissies In de huidige agendasetting is er geen gelegenheid voor vertegenwoordigers in gemeenschappelijke regelingen of deelnemers aan werkgroepen of commissies om een terugkoppeling te geven aan collega’s. Door het toevoegen van dit agendapunt worden zij in de gelegenheid gesteld om een mededeling te doen. 1i. De commissieleden zijn aan zet om hun oordeel te geven over het voorliggende voorstel De collegeleden doen niet mee in het gesprek tussen de raads- en commissieleden over een raadsvoorstel. Het ‘oordeel’ van het college van B&W is kenbaar gemaakt in het betreffende raadsvoorstel.

Tijdens de discussie bij het agendapunt ‘oordeelsvorming’ zitten de collegeleden in de buitenste ring van de raadzaal. Bij uitzondering kan de portefeuillehouder het woord vragen via de voorzitter / de griffier. Dit kan in het geval dat een tegenstrijdigheid of onjuistheid naar voren komt in het gesprek tijdens oordeelsvorming. 1j. De gemeenteraad bepaalt of een raadsvoorstel wel of niet besluitrijp is De gemeenteraad gaat over zijn eigen agenda. De commissie staat het vrij om een oordeel te geven over het al dan niet besluitrijp zijn van een raadsvoorstel en dit mee te delen aan de gemeenteraad. De griffie noteert tijdens de commissievergadering voor welke fracties het raadsvoorstel ‘niet besluitrijp’ is, met daarbij een motivatie. Maar het besluit om een raadsvoorstel niet te behandelen gebeurt altijd bij de vaststelling van de raadsagenda. Mocht er bijvoorbeeld een (klein) verslag ontbreken bij een raadsvoorstel, kan dit verslag tussen de commissievergadering en de raadsvergadering als nagekomen bijlage worden gedeeld met de raadsleden. 1k. Het onderscheid in beeld- en oordeelsvorming wordt duidelijker voor commissieleden In de praktijk werkte het onderscheid in aparte agendapunten van de beeldvorming en de oordeelsvorming niet goed.

Doordat een raadsvoorstel binnen hetzelfde agendapunt eerst in de beeldvorming en hierna direct in de oordeelsvorming terugkomt, kan de commissievoorzitter het onderscheid in deze twee fases beter duiden. 1l. De behandeling van de toezeggingen en moties vindt niet meer plaats tijdens de commissievergaderingen De behandeling van de toezeggingen en moties nam veel tijd in beslag tijdens de commissievergaderingen. Alle toezeggingen zijn in het raadsinformatiesysteem te vinden. Commissieleden hebben de mogelijkheid om via de rondvraag of een schriftelijke vraag een vraag te stellen over een toezegging. 1m. De behandeling van de lijst met ingekomen stukken en mededelingen vindt niet meer plaats tijdens de commissie- en raadsvergaderingen De behandeling van de lijst met ingekomen stukken en mededelingen nam veel in beslag tijdens de commissievergaderingen en de raadsvergaderingen. In de nieuwe werkwijze kan een lid van de raad een schriftelijke vraag stellen over een ingekomen stuk. Deze vraag wordt behandeld tijdens de raadsvergadering. 1n. Het tijdig indienen van een vraag zorgt voor een gedegen antwoord Om de raads- en commissieleden een gedegen antwoord te kunnen geven op een ingediende vraag voor een commissie- of raadsvergadering, is het van belang dat een vraag tijdig binnen is bij de griffie om de vraag zo snel mogelijk te kunnen uitzetten in de organisatie. 1o.

Een format voor verschillende categorieën vragen Voor een schriftelijke vraag, een rondvraag (commissie), de vragenronde (raadsvergadering), een technische vraag of een vraag bij een ingekomen stuk gebruiken de raads- en commissieleden het format ‘vraag stellen’. 1p. Insprekers nemen geen plaats meer achter de raadstafel

3

Wanneer een inspreker ‘aan tafel’ zit bij de raads- en commissieleden, kan het de indruk wekken dat de inspreker mee mag doen met de discussie of mag reageren op de portefeuillehouder. Na het inspreken achter het katheder neemt de inspreker weer plaats op de publieke tribune. 1q. ‘Raad op Locatie’ wordt minder frequent georganiseerd In plaats daarvan wordt aangesloten bij bijvoorbeeld de Lichtjesavond en de nieuwe inwonersavond. Daarnaast worden de Kindergemeenteraad en Democracity jaarlijks georganiseerd. 1r. ‘Te gast bij de raad’ wordt niet meer georganiseerd Omdat er geen belangstelling is vanuit de inwoners wordt ‘te gast bij de raad’ niet meer georganiseerd. In plaats daarvan wordt de cursus ‘Politiek Actief’ twee keer in een raadsperiode georganiseerd. 2.1 Na evaluatie is gebleken dat de werkgroep overbodig is geworden De werkgroep heeft haar taak volbracht. De deelnemende leden worden bedankt voor hun nuttige en constructieve inbreng in de afgelopen periode. Kanttekeningen N.v.t. Financiën De aanpassingen van het Beunings Bestuursmodel leveren geen extra kosten op. Tijdspad Door dit raadsbesluit treden de aanpassingen in het Beunings Bestuursmodel direct in werking. Gelijktijdig met dit raadsvoorstel wordt voorgesteld ook het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies aan te passen. Duurzaamheid N.v.t.

Communicatie Alle leden van de raad, commissie en college worden van de wijzigingen op de hoogte gebracht door middel van een informatiemail. Evaluatie De werkwijze en het verloop van de vergaderingen wordt geëvalueerd tijdens de Agendacommissievergaderingen en het fractievoorzittersoverleg. Bijlagen 01. Format opbouw agendasetting commissievergaderingen Namens de gemeenteraad Beuningen,

Besluit d.d.

Esther Jonkman griffier

Corry van Rhee-Oud Ammerveld voorzitter 4

5