Procesmemo totstandkoming participatiebeleid

Memo Onderwerp Nummer(agenda) Registratienummer Registratiecode Auteur Status

: De totstandkoming van het Beuningse participatiebeleid : : bb22.00658 : *bb22.00658* : Werkgroep vergadermodel / participatie : Openbaar

Raadsvergadering

20 december 2022

Commissie 1 Datum

S&B 7 december 2022

Portefeuillehouder

F.M.H.P. Houben

Samenvatting De gemeente Beuningen heeft participatie en bewonersbetrokkenheid hoog in het vaandel, waarbij de visie ‘Ruimte om mee te doen’ uitgangspunt is. Om de participatie te voorzien van nadere kaders, een concrete werkwijze en instrumenten die bijdragen aan eenduidigheid en helderheid voor alle partijen, wordt er in 2023 gericht aandacht besteed aan participatiebeleid. Dit gebeurt in een proces van interactieve beleidsvorming dat leidt tot een helder, concreet en eenduidig houvast. De stappen om hiertoe te komen, zijn afgestemd en besproken in de raadswerkgroep vergadermodel / participatie. In de eerste helft van 2023 wordt in de samenleving en de gemeente input opgehaald en beleid opgesteld, in de tweede helft van 2023 vinden de communicatie en implementatie plaats. Kennisnemen van Het proces van de totstandkoming van het Beuningse participatiebeleid en de communicatie en implementatie daarvan.

Inleiding Beuningen staat voor grote en complexe opgaven. De samenleving en de gemeente pakken die samen op. Alleen zo wordt alle potentie benut. Een goed samenspel tussen de gemeente Beuningen en alle samenwerkingspartners is daarom belangrijker dan ooit. In diverse projecten en activiteiten van de gemeente denken, doen en praten inwoners, ondernemers en partners mee. En de gemeente doet, denkt en praat mee in initiatieven van inwoners, ondernemers en partners. In de Beuningse visienota ‘Ruimte om mee te doen’ staan uitgangspunten die nog steeds relevant en actueel zijn: Wij geven samen met burgers, instellingen en organisaties een nieuwe betekenis aan onze rol als overheid voor “het algemeen belang”. Het werk schuift van kader stellend, regelgevend en handhavend naar oplossingsgericht meedenken en het mogelijk maken van bijdragen aan dit algemeen belang, ook over regelgeving en beperkingen heen. Er is nu behoefte aan een helder, concreet en eenduidig kader en werkwijze. In 2022 is zowel in het Beuningse raadsprogramma als in het coalitieakkoord de ambitie opgenomen om hieraan in deze bestuursperiode gericht aandacht te besteden. Dit door een kadernota / werkwijze en instrumenten met elkaar op te stellen.

De werkgroep vergadermodel / participatie heeft in twee bijeenkomsten in september 2022 en november 2022 samen met portefeuillehouder participatiebeleid Frans Houben en strategisch adviseur Esther Mollema gebrainstormd over de totstandkoming van de nota en de werkwijze. Op basis van deze bijeenkomsten is het proces in grote lijnen opgesteld dat in deze memo te lezen is.

1

DOEL Het doel van het opstellen van Beuningse participatiekaders is om de samenleving, de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie van de gemeente Beuningen een helder, concreet en eenduidig houvast te geven als het gaat om participatie. Met alle in- en externe betrokkenen wordt dit in een integraal, interactief en zorgvuldig proces tot stand gebracht.

UITGANGSPUNTEN Bij de totstandkoming van participatiebeleid gelden de volgende uitgangspunten: - De visie ‘Ruimte om mee te doen’ is nog steeds relevant. Met deze visie als basis wordt nu een kadernota participatie opgesteld. - Participatie betreft zowel betrokkenheid van inwoners bij initiatieven van en de gemeente als vice versa. - In de kadernota wordt beschreven wat wordt verstaan onder participatie (definitie) en wat de uitgangspunten, kaders en rollen zijn. - Van de kadernota maken een werkwijze en instrumentarium (‘participatieladder’) deel uit. - Praten over hoe we participatie vorm gaan geven, doen we op een maximaal participatieve manier. De stukken komen tot stand met input van alle interne en externe partijen die bij participatie betrokken zijn (interactieve beleidsvorming) - Hierbij wordt de manier van input ophalen en het gesprek aangaan, afgestemd op de betrokken groep. - Het proces kent twee fases. In de eerste helft van 2023 wordt in de samenleving en de gemeente input opgehaald en beleid opgesteld, in de tweede helft van 2023 vinden de communicatie en implementatie plaats. - We richten dit proces en de communicatie erover zodanig in dat iedereen de kans krijgt om mee te doen, zich betrokken voelt en zich ook betrokken blijft voelen.

BETROKKENEN Het is van belang om van alle partijen de ervaringen met participatie en de ideeën hierover te verzamelen en te verwerken in de kadernota / werkwijze. Op deze manier sluiten deze stukken aan bij de ervaringen en ideeën, is er al bekendheid over de aanpak en wordt de werkwijze omarmd. Elke betrokkene heeft een eigen rol en inbreng die het uitgangspunt vormt voor het betrekken van deze partij in dit proces. In onderstaand schema is dit samengevat: Belanghebbende

Rol en inbreng in het proces

Samenleving

De samenleving heeft recente participatie-ervaringen met de gemeente of heeft ideeën over hoe men betrokken wil worden. Door inwoners, ondernemers en andere partners zoals maatschappelijke organisaties hierop te bevragen en dit te verwerken in de aanpak, kunnen we participatie zodanig inrichten dat die daadwerkelijk aansluit bij de belanghebbenden. Er vindt al veel participatie plaats en in dat proces vinden de gemeente Beuningen en de samenleving elkaar. Om ook de mensen te bereiken die de weg (nog) niet vinden richten we het proces van input ophalen zodanig in dat iedereen maximaal kan deelnemen. Bijvoorbeeld door ook digitale bijeenkomsten te organiseren. Dit blijkt goed te werken om jongeren en jonge ouders input te laten leveren. In dit proces stellen we zowel abstracte als concrete vragen aan de samenleving. De vragen ‘hoe wilt u betrokken worden bij plannen van de gemeente’ en ‘hoe kan de gemeente meewerken aan uw initiatieven’ zijn veel abstracter dan de vraag ‘welke ervaringen heeft u met meedoen met of door de gemeente, wat ging daar goed en wat zou u willen dat er beter gaat?’. De eerste vraag is niet voor alle inwoners te

2

beantwoorden. Voor de laatste vragen richten we ervaringstafels in, waar inwoners ervaringen kunnen delen. Raad

De gemeenteraad neemt vanuit haar kaderstellende rol een besluit over de kadernota participatie. Daarnaast geeft de raad concrete inbreng over de ervaringen met en ideeën over participatie, onder andere via de informatiebijeenkomst op 7 februari.

Raadswerkgroep vergadermodel / participatie

De werkgroep denkt mee over het proces van de totstandkoming, leest mee met de conceptstukken en vervult de rol van ambassadeur richting de gemeenteraad. De leden van de werkgroep zijn daarnaast uiteraard ook welkom bij de bijeenkomsten voor de gemeenteraad en kunnen daar hun ervaringen met en ideeën over participatie inbrengen.

College

Net als de samenleving en de raadsleden heeft ook het college ervaringen met en ideeën over participatie. Ook deze worden betrokken in de totstandkoming van de stukken. Wethouder Frans Houben is daarnaast portefeuillehouder participatiebeleid.

Organisatie

De ambtelijke organisatie heeft concrete en recente ervaring met participatie. Een interne werkgroep van ambtenaren levert input over wat er goed is gegaan, wat er beter kan en hoe ze participatie voor zich zien.

FASERING Om de verschillende stappen in het proces en het resultaat per stap helder te kunnen definiëren, is de volgende fasering opgesteld: 1. Procesinrichting nov + dec ‘22 a. Input raadswerkgroep plus organisatie voor proces / stappenplan b. Proces / stappenplan wordt opgesteld en besproken in de raad Op dit moment bevinden we ons in deze fase. Het resultaat van deze fase is dat de uitgangspunten en grote lijnen van het proces en de planning om te komen tot een kadernota en instrumentarium zijn afgestemd en vastgelegd in een procesnota, zodat de verdere voorbereiding kan starten. 2. Voorbereiden januari ‘23 In deze fase gaan we de voorbereidingen treffen voor de ‘ophaalfase’. Dat wil zeggen het uitwerken van het plan om bij de verschillende groepen input op te halen, en het organiseren hiervan. Bijeenkomsten, online en fysiek, en andere middelen zoals bijvoorbeeld een digitale enquête maken hier deel van uit. Het resultaat van deze fase is dat er een gedetailleerde uitwerking ligt van hoe we de verschillende groepen gaan betrekken om input op te halen en dat de voorbereidingen hiervoor zijn getroffen. 3. Ophaalfase feb – april ‘23 a. Beeldvormende bijeenkomst voor de raad b. Participatie met stakeholders In deze fase gaan we bij de belanghebbenden daadwerkelijk de input ophalen over participatie.

Denk aan vragen als: wat zijn de uitgangspunten voor en de ervaringen met participatie, wat gaat goed en wat kan beter, hoe wil men betrokken worden, wat is een bruikbaar en passend instrument? De aftrap hiervoor is de informatieavond voor de gemeenteraad op 7 februari 2023. Daarna vinden de andere bijeenkomsten / sessies / enquêtes plaats. Het resultaat van deze fase is een overzicht van de input die de verschillende betrokkenen hebben ingebracht en die de basis vormt voor het schrijfproces. 4. Schrijfproces mei ‘23 In de maand mei wordt de verzamelde input uit de ophaalfase verwerkt in een concept kadernota die met de werkgroep wordt voorbesproken. Het resultaat van deze fase is dat er een compleet, integraal, 3

gedragen en besluitrijp stuk voorligt. 5. Besluitvorming juni + juli ‘23 De kadernota wordt op 6 juni in het college, op 22 juni in de commissie Samenleving en Bestuur en op 11 juli in de gemeenteraad besproken. Het resultaat van deze fase: de nota is besproken en er is een besluit is genomen. Dit kan uiteraard betekenen dat er aanpassingen en aanvullingen in de nota plaatsvinden. 6. Informeren en trainen juli – dec ‘23 Uitgaande van bespreking en vaststelling door de gemeenteraad op 11 juli start de volgende fase. Inwoners horen via communicatie over de nota en het instrument en wat dit concreet betekent. De werkwijze wordt in de werkprocessen opgenomen. De organisatie wordt op de hoogte gebracht over en getraind in de nieuwe werkwijze. Het resultaat van deze fase is dat de samenleving en de gemeente op de hoogte zijn van de nota en de werkwijze zodat men klaar is om ermee te starten. 7. Monitoren 2024 - 2025 Bij een nieuwe werkwijze is het van belang om te blijven volgen hoe het loopt. Monitoring, evaluatie en bijstellen maken daarom deel uit van een integrale aanpak. Hoe dit proces eruit gaat zien, worden opgenomen in de nota en werkwijze. Visueel ziet deze fasering er als volgt uit:

Bijlagen Bijlage 1

: Visienota ‘ruimte om mee te doen’

WIE DOET WAT Portefeuillehouder participatiebeleid Frans Houben zal in afstemming met de werkgroep vergadermodel / participatie het Beuningse participatiebeleid tot stand brengen. Hierbij wordt hij geadviseerd en ondersteund door strategisch adviseur Esther Mollema en bureau Stroom (www.bureaustroom.nl). EERSTE VERVOLGSTAPPEN - Deze memo wordt besproken in de commissie Samenleving en Bestuur van 7 december - De opmerkingen en aanvullingen worden verwerkt in het proces - Op 7 februari 2023 is de aftrap van de ‘ophaalfase’ (informatiebijeenkomst voor de gemeenteraad)

4

Bijlage 1: Bureau Stroom Bureau Stroom ondersteunt (lokale) overheden bij bewonersparticipatie en omgevingsprojecten. Hiervoor vervullen we verschillende rollen: van adviseur en procesbegeleider tot uitvoerder en omgevingsmanager. Maatwerk kenmerkt de aanpak, want geen opgave en opdrachtgever zijn gelijk. Dialoog en kennisdeling staan centraal. Van het meenemen van de opdrachtgever op procesniveau tot dialoog met de omgeving voor gedragen en verbeterde plannen. Drie projecten uit het portfolio van Stroom: ’t Zoet gemeente Breda en provincie Noord-Brabant | Naast de historische binnenstad en het HSLstation van Breda wordt een gebied van 46 voetbalvelden groot getransformeerd tot een hoogstedelijk nieuw stadsdeel: ‘t Zoet. In de visiefase ondersteunt Bureau Stroom de Gemeente Breda en Provincie Noord Brabant bij de participatie, placemaking en positionering van ’t Zoet. Onderdelen van dit project zijn: procesbegeleiding, stakeholderdialoog, een online participatieplatform, expert- en inloopbijeenkomsten en navolgbaarheid van de resultaten. Participatieplan Ontwikkeling Stationsgebied Elst | Voor de ontwikkeling van stationsgebied in Elst worden verschillende deelprojecten uitgevoerd. Bureau Stroom schreef een participatieplan om alle participatieactiviteiten binnen de verschillende projecten samen te brengen en te stroomlijnen.

Het doel was het bevorderen van het bestuurlijke proces rondom de participatieactiviteiten. Transitievisies Warmte gemeente Pekela en gemeente Woerden | Samen met Witteveen + Bos schreven we visies voor een aardgasvrij Pekela en Woerden. Met de inzet van verschillende participatievormen stelden we met bewoners en ketenpartners uitgangspunten voor de visie op. De visie voor Woerden werd genomineerd tot beste raadsstuk vanwege het heldere taalgebruik.

5