Nagekomen bijlage 1: Brief rekenkamerdirecteur raad Beuningen 2023-3 Jaarstukken Beuningen 2022

Aan de gemeenteraad van Beuningen

Malden, 22 juni 2023 Betreft: Jaarstukken Beuningen 2022

Geachte leden van de raad, Ieder voorjaar ontvangt u van het college van B&W de jaarstukken waarin het college aan u verantwoording aflegt over hetgeen er het afgelopen jaar is uitgevoerd en met welk resultaat. Nadat de organisatie de jaarstukken heeft opgemaakt en het college deze heeft vastgesteld spreekt de accountant zijn oordeel uit over de getrouwheid en de rechtmatigheid. Een oordeel over de in de jaarstukken opgenomen beleidsverantwoording is daar vooralsnog geen onderdeel van. Terwijl dit juist voor de gemeenteraad buitengewoon belangrijke informatie is om te kunnen vaststellen of de door de raad in de begroting gedane ‘bestuurlijke bestelling’ door het college is uitgevoerd. En of deze activiteiten hebben bijgedragen aan de door de gemeenteraad vastgestelde doelen. Sinds de dualisering en de invoering van de programmabegroting hebben we het daarmee over de verantwoording op de eerste twee W-vragen, namelijk ‘wat willen we bereiken’ en ‘wat gaan we ervoor doen’. In uw jaarstukken opgenomen in de programmaverantwoording. Bevindingen Met het oog op de behandeling van de jaarstukken in uw gemeenteraad, heb ik een quickscan uitgevoerd naar de kwaliteit van de beleidsinhoudelijke verantwoording uit de jaarstukken 2022 aan de hand van (door mij willekeurig gekozen) vier van de negen raadsprogramma’s.

Omwille van de tijd1 heb ik me daarbij geconcentreerd op de tweede W-vraag. Op de vraag dus of het college heeft verantwoord of en op welke wijze uw ‘bestelling’ is gerealiseerd. Dat laat onverlet dat het mij niet is ontgaan dat u in uw programma’s doelen heeft opgenomen die u graag zou willen bereiken en die leidend zouden moeten zijn voor de begrote activiteiten. In het verlengde daarvan merk ik op dat hetgeen is opgenomen bij ‘wat hebben we bereikt’ over het algemeen informatie is die gaat over hetgeen is gedaan of dermate algemeen is dat van enige adequate effectbepaling niet gesproken kan worden. Ter illustratie, in programma 1 heeft u bijvoorbeeld als doelstelling opgenomen om crisissituaties te voorkomen en het taboe op schulden te verminderen. Hierop wordt verantwoord dat het college zich hiervoor blijft inzetten en u een beleidsnota schuldhulpverlening heeft vastgesteld. Dit is natuurlijk geen verantwoording ten aanzien van het bereikte effect. Je zou hier verwachten dat het college heeft gemeten in welke mate het beleid effect heeft gehad en of er al van enig doelbereik sprake is. Hoe kunt u anders ooit beoordelen of u tevreden kunt zijn en of de gekozen aanpak daaraan heeft bijgedragen? Het opnemen van zogenaamde outcome-indicatoren die iets zeggen over het doelbereik kan daarbij behulpzaam zijn.

Buiten de (verplichte) BBV-indicatoren heb ik die, met uitzondering van de ‘beweegnorm’ in het programma maatschappelijke ondersteuning, niet aangetroffen. De overige opgenomen facultatieve indicatoren zijn over het algemeen outputindicatoren die niets zeggen over het bereik in het licht van de 1e W-vraag (wat willen we

1

Om nog van relevantie te kunnen zijn diende deze quickscan immers tijdig gereed te zijn voorafgaand aan de vergadering van uw auditcommissie op 22 juni 2023.

1

bereiken?). Ook een duiding van de betreffende indicatoren of een streefwaarde (wanneer zijn we tevreden) is bij de indicatoren niet opgenomen. Het is dan ook niet duidelijk wat de betreffende indicator nu precies indiceert. Wat betreft het onderdeel waarop ik me mij met name heb gericht, het antwoord op de vraag of er daadwerkelijk wordt gerapporteerd op de door u bestelde activiteiten, stel ik vast dat dit maar in zeer beperkte mate het geval is. Wanneer u de jaarstukken 2022 naast de vastgestelde begroting 2022 legt zult u -net als ik- ontdekken dat deze verantwoordingsinformatie (nog) verre van compleet is. Er wordt veelvuldig verantwoord over activiteiten die niet in de begroting staan en er wordt regelmatig niet verantwoord over activiteiten die daar wel in staan. En voor de volledigheid, er wordt natuurlijk ook verantwoord over activiteiten die wel in de begroting waren opgenomen. De mate waarin dit gebeurt kent afhankelijk van de door mij onderzochte (vier van de negen) programma’s een behoorlijke variatie.

Verder merk ik op dat er afkortingen en termen worden gebruikt die niet worden uitgelegd en is er regelmatig sprake van het overnemen van identieke passages uit de begroting die soms nog zijn geformuleerd in de toekomende tijd, zoals ‘in 2022 werken we verder aan..’ of ‘dat blijven we ook in 2022 doen’.2 Dat is opmerkelijk voor een document dat beoogt terug te kijken. Het is plezierig te kunnen vaststellen dat de gemeente Beuningen haar financiële positie in 2022 heeft kunnen versterken, waarbij de belangrijkste kengetallen een duidelijke verbetering laten zien. Dat laat onverlet dat een begroting en dat jaarstukken niet alleen maar financiële documenten zijn. Sterker nog, primair zouden zij u in staat behoren te stellen om inhoudelijke kaders te stellen en deze achteraf te controleren. Kortom, heeft het college onze bestelling uitgevoerd en heeft dit ook daadwerkelijk bijgedragen aan de door ons gestelde doelen? En daar voldoen uw jaarstukken (nog) niet (geheel) aan. Beuningen is wat dat betreft, vergeleken met veel andere gemeenten, overigens geen uitzondering.

Advies over het vervolg Uit het gesprek dat ik op 22 juni jl. heb gehad met uw auditcommissie en uw portefeuillehouder en uw organisatie heb ik begrepen dat er inmiddels een proces is gestart gericht op een grotere volwassenheid van het P&C-proces. Mijn advies is dan ook om het voorafgaande in dit proces mee te nemen. Gegeven hetgeen dit naar verwachting betekent voor de organisatie en de gemeenteraad en de inmiddels gevorderde voorbereidingen voor de begroting 2024, adviseer ik u om deze verbeterslag te starten gericht op de begroting 2025, respectievelijk de jaarstukken 2025. Met vriendelijke groet,

Harry Smeets Directeur Rekenkamer Beuningen

Bijlage Onderlinge vergelijking 2e W-vraag in de Begroting 2022 en Jaarstukken 2022, onderdeel programmaverantwoording.

2

Jaarrekening, pagina 43

2