Bijlage 3 Inkoopvoorwaarden GIBIT 2023

Inkoopvoorwaarden GIBIT 2023 Artikelen

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Realisatie Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag www.gibit.nl 5 december 2023

Inhoud I. Algemeen deel Artikel 1. Begrippen Artikel 2. Toepasselijkheid Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst Artikel 4. Uitvoering overeenkomst Artikel 5. Transport, eigendom en risico van Producten Artikel 6. Implementatie ICT Prestatie Artikel 7. Afhankelijkheid van en afstemming met derde partijen Artikel 8. G  emeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, Interoperabiliteitseisen, normen en standaarden Artikel 9. Acceptatie Artikel 10. Onderhoud en ondersteuning Artikel 11. Vergoeding, facturatie en betaling Artikel 12. Garanties Artikel 13. Algoritmische toepassingen Artikel 14. Documentatie en informatie Artikel 15. Productmanagement Artikel 16. Aansprakelijkheid Artikel 17. Verzekering Artikel 18. Geheimhouding Artikel 19. Overmacht Artikel 20. Intellectuele eigendom Artikel 21. Toegang tot data en autorisaties Artikel 22. Derdenprogrammatuur Artikel 23. Vervanging personeel Artikel 24. Opschorting, opzegging en ontbinding Artikel 25. Controlerecht en medewerking audits bij Opdrachtgever Artikel 26. Exit-plan, overstap, beperkte voortzetting, overdracht en verlengd gebruik Artikel 27. Toepasselijk recht en geschillen

II. Privacy, beveiliging en archivering

4 4 6 7 7 8 8 9 10 10 12 14 15 15 16 16 17 17 18 18 18 20 20 21 21 23 24 25

26

Artikel 28. Verwerkersrelatie Artikel 29. Informatiebeveiliging Artikel 30. Archivering

26 26 26

III. Dienstverlening op Afstand

28

Artikel 31. Algemeen Artikel 32. Acceptatieprocedure Artikel 33. Opgeslagen gegevens Artikel 34. Onderhoud en Beschikbaarheid Artikel 35. Periodieke derdenverklaring Artikel 36. Waarborgen continuïteit

3

28 28 28 28 29 29

I. Algemeen deel Artikel 1. Begrippen Deze Inkoopvoorwaarden maken onderdeel uit van de GIBIT 2023. In deze voorwaarden worden de navolgende begrippen met een (begin)hoofdletter gebruikt (begrippen kunnen zowel in enkelvoud als in meervoud worden gebruikt): 1.1

1.2 1.3

1.4

1.5

1.6 1.7

1.8

1.9 1.10

1.11

1.12 1.13 1.14 1.15 1.16

4

Acceptatie: de formele goedkeuring van (onderdelen van) de ICT Prestatie, afzonderlijk en in samenhang met elkaar, door middel van een succesvol uitgevoerde (integrale) Acceptatieprocedure dan wel op grond van het bepaalde in artikel 9.10. Acceptatieprocedure: de testprocedure waarmee kan worden aangetoond dat de ICT Prestatie geen Gebrek(en) bevat. Aflevering: de bezorging door Leverancier van de tot de ICT Prestatie behorende Producten op de bij de Overeenkomst bepaalde wijze, blijkend uit een door Opdrachtgever afgegeven bewijs van ontvangst daarvan. Algoritmische toepassing: een ICT Prestatie die (mede) bestaat of zal gaan bestaan uit – al dan niet nog te ontwikkelen – software waarmee op geautomatiseerde wijze voorspellingen worden gedaan, beslissingen worden genomen en/of adviezen worden gegeven door gebruik te maken van data-analyse, statistiek en/of zelflerende logica. Applicatielandschap: het geheel van interne en externe systemen, software, databanken, koppelingen, apparatuur, ICT-infrastructuur en hulpmiddelen die voor de Opdrachtgever de geautomatiseerde informatievoorziening vormt waarbinnen de ICT Prestatie ingepast wordt. Beschikbaarheid: de mate waarin de ICT Prestatie daadwerkelijk beschikbaar is voor Opdrachtgever en gebruikt kan worden. Bestek: de aan Leverancier ter beschikking gestelde documenten (incl.

nadere toelichtingen en wijzigingen) waarin de organisatie van Opdrachtgever, de ICT Prestatie en het door Opdrachtgever beoogde gebruik daarvan alsmede de aanbestedingsprocedure zijn beschreven en toegelicht. Conversie: het converteren en migreren van gegevensbestanden van Opdrachtgever van het oude systeem naar de nieuwe ICT Prestatie, zonder daarbij de volledigheid, de integriteit en de metadata van de gegevens aan te tasten. Correctief Onderhoud: het opsporen en herstellen door Leverancier van Gebreken die Opdrachtgever hem heeft gemeld of die Leverancier anderszins bekend zijn geworden. Derdenprogrammatuur: Programmatuur waarvan zowel (a) de intellectuele eigendomsrechten geheel niet bij Leverancier en/of een aan Leverancier gelieerde vennootschap rusten als (b) waarbij Leverancier niet in staat is bepaalde ontwikkelingen aan / wijzigingen in die programmatuur af te dwingen. Dienstverlening op Afstand: het door Leverancier door middel van technieken voor communicatie op afstand aan Opdrachtgever ter beschikking stellen van de ICT Prestatie (zoals cloud, ASP, SaaS, PaaS). Documentatie: de documentatie als bedoeld in artikel 14. Functiehersteltijd: de periode gelegen tussen het moment waarop een Gebrek bij Leverancier wordt gemeld en het moment waarop dit is verholpen. Gebrek: Het niet of niet volledig voldoen van de ICT Prestatie aan het Overeengekomen gebruik.

Gebruiksrecht: het recht op grond waarvan Opdrachtgever bevoegd is tot het gebruik van de ICT Prestatie binnen de kaders als gesteld in de Overeenkomst. Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen: het door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en VNG Realisatie op www.gibit.nl gepubliceerde en van tijd tot tijd bijgewerkte document met een gebundelde verzameling van normen en standaarden voor ICT-producten en -diensten.

1.17

1.18 1.19

1.20

1.21 1.22 1.23

1.24

1.25 1.26 1.27

1.28

1.29 1.30

1.31 1.32 1.33

1.34 1.35

1.36

5

GIBIT 2023: de Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox, bestaande uit de Inkoopvoor­ waarden, de toelichting op die voorwaarden, de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen en diverse tools voor gemeenten, een en ander zoals gepubliceerd op www.gibit.nl. ICT Prestatie: alle door Leverancier op grond van de Overeenkomst te leveren goederen, waaronder Producten, Gebruiksrechten en diensten. Implementatie: het geheel van handelingen en activiteiten dat nodig is om alle onderdelen van de ICT Prestatie, afzonderlijk en in onderlinge samenhang, in gebruik te kunnen nemen in de organisatie van Opdrachtgever, zodanig dat alle gebruikers van Opdrachtgever ermee kunnen werken overeenkomstig het Overeengekomen gebruik. Tot de Implementatie behoort tevens de Conversie, het realiseren van de voor het Overeengekomen gebruik noodzakelijke Koppelingen en het uitvoeren van de Acceptatieprocedure. Implementatieplan: het plan van aanpak voor de Implementatie, waarin een concrete uitwerking is opgenomen van de door de betrokken partijen in dit kader te verrichten activiteiten, de te implementeren en/ of te ontwikkelen ICT Prestatie, de verantwoordelijkheden van Leverancier en Opdrachtgever en de tijdsplanning. Inkoopvoorwaarden: de onderhavige inkoopvoorwaarden, zoals vastgesteld door de VNG …...

Innovatief Onderhoud: het beschikbaar stellen door Leverancier aan Opdrachtgever van Upgrades van de ICT Prestatie. Interoperabiliteitseisen: de in de Overeenkomst opgenomen eisen die aan de ICT Prestatie worden gesteld om gegevens uit te kunnen wisselen met of anderszins samen te kunnen werken met andere onderdelen van het Applicatielandschap. Jaarvergoeding: de gemiddelde jaarlijkse vergoeding, te berekenen door de Vergoeding te delen door de initieel beoogde looptijd van de Overeenkomst in jaren. Voor Overeenkomsten zonder looptijd, of met een looptijd korter dan 1 jaar, staat de Jaarvergoeding gelijk aan de Vergoeding. Koppeling: de systematiek voor uitwisseling van gegevens tussen enerzijds de ICT Prestatie en anderzijds (onderdelen van) het Applicatielandschap. Leverancier: de partij waarmee Opdrachtgever een Overeenkomst gesloten heeft. Maatwerkprogrammatuur: specifiek ten behoeve van Opdrachtgever te ontwikkelen of ontwikkelde (i) Programmatuur of (ii) aanpassingen in of inrichtingen van Standaardprogrammatuur. Onderhoud: Correctief Onderhoud, Preventief Onderhoud, Innovatief Onderhoud en gebruikersondersteuning, een en ander voor zover overeengekomen en zoals nader uitgewerkt in de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst en de (eventuele) SLA. Opdrachtgever: de partij ten behoeve waarvan de Overeenkomst wordt gesloten.

Overeengekomen gebruik: het door Opdrachtgever beoogde gebruik van de ICT Prestatie zoals dat ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst voor Leverancier (al dan niet op basis van de offerteaanvraag of andere aan de Overeenkomst voorafgaande documenten) bekend was of op grond van artikel 3 voor Leverancier bekend behoorde te zijn, een en ander voor zover dat gebruik in de Overeenkomst niet uitdrukkelijk is uitgesloten of beperkt. Overeenkomst: de afspraken tussen Opdrachtgever en Leverancier met betrekking tot de levering van de ICT Prestatie, waarvan de Inkoopvoorwaarden onderdeel uitmaken. Personeel: de door partijen bij de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen. Preventief Onderhoud: het treffen van maatregelen door Leverancier ter voorkoming van Gebreken en andere technische problemen en andere daarmee verband houdende vormen van dienstverlening, al dan niet door het ter beschikking stellen van Updates. Product: de zaak die Leverancier op basis van de Overeenkomst aan Opdrachtgever levert. Programmatuur: het geheel van de door Leverancier te leveren programmatuur (software). Programmatuur kan worden onderscheiden in Standaard-, Derden- of Maatwerkprogrammatuur en Koppelingen.

Reactietijd: de tijd waarbinnen Leverancier op een melding door Opdrachtgever van een Gebrek en andere verzoeken van Opdrachtgever om dienstverlening adequaat moet reageren.

1.37

1.38

1.39 1.40

1.41 1.42

1.43

Service Levels: ten aanzien van Onderhoud en andere overeengekomen vormen van dienstverlening in de Overeenkomst opgenomen eisen en prestatienormen zoals normen omtrent Beschikbaarheid en Reactie- en Functiehersteltijden. Service Level Agreement (SLA): de nadere overeenkomst met betrekking tot het Onderhoud, waaronder begrepen het soort Onderhoud dat wordt verleend en de daarop toepasselijke Service Levels. Standaardprogrammatuur: voor algemeen gebruik ontwikkelde Programmatuur die niet exclusief aan Opdrachtgever beschikbaar wordt gesteld. Update(s): een opvolgende versie (ongeacht naamgeving of nummering) van de ICT Prestatie waarin Gebreken zijn hersteld en/of de werking van de ICT Prestatie anderszins is verbeterd. Upgrade(s): een opvolgende versie (ongeacht naamgeving of nummering) van de ICT Prestatie met in overwegende mate nieuwe of gewijzigde functionaliteiten. Vergoeding: de in totaal voor de ICT Prestatie overeengekomen dan wel (indien dit hoger is) feitelijk betaalde prijs, waaronder begrepen de begroting van de werkzaamheden waarvoor geen (vaste) prijs is overeengekomen (alles excl. BTW), voor de overeengekomen dan wel (indien dit langer is) feitelijke looptijd.

Verwerkersovereenkomst: de bij de Overeenkomst gevoegde verwerkersovereenkomst, althans bij gebreke daarvan de ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) tot standaard verklaarde Standaard Verwerkersovereenkomst, zoals beheerd door de Beheergroep VWO van de VNG.

Artikel 2. Toepasselijkheid 2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

6

Tenzij anders overeengekomen zijn de Inkoopvoorwaarden van toepassing op en maken de Inkoopvoorwaarden deel uit van alle aanvragen, offertes, aanbiedingen, opdrachtbevestigingen, bestellingen, overeenkomsten en alle andere rechtshandelingen tussen Opdrachtgever en Leverancier die betrekking hebben op de in de Overeenkomst gespecificeerde en daarmee samenhangende ICT Prestatie. De Inkoopvoorwaarden bestaan uit drie hoofdstukken: i. hoofdstuk I (dat altijd van toepassing is); en ii. hoofdstuk II inzake privacy, beveiliging en archiefbeheer (dat aanvullend van toepassing is indien met de ICT Prestatie gegevens van Opdrachtgever worden verwerkt); en iii. hoofdstuk III inzake Dienstverlening op Afstand (dat aanvullend van toepassing is bij het verlenen van Dienstverlening op Afstand). De toepasselijkheid van enige algemene of specifieke voorwaarden of bedingen van Leverancier, onder welke benaming ook, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Dit geldt ook wanneer er later naar dergelijke voorwaarden wordt verwezen. Mocht enige bepaling van de Inkoopvoorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, of mocht enige bepaling van de Inkoopvoorwaarden naar het oordeel van de rechter niet van toepassing of ongeldig zijn, dan zal slechts de betreffende bepaling als niet geschreven worden beschouwd, maar zullen de Inkoopvoorwaarden voor het overige volledig van kracht blijven.

Partijen zullen in overleg treden om de betreffende niet toepasselijke of ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe bepaling, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de eerdere bepaling in acht zal worden genomen. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de Inkoopvoorwaarden en het bepaalde in de Overeenkomst of een ander document, geldt de volgende rangorde (bij tegenstrijdigheid prevaleert het document hoger in rangorde; bij strijdigheid tussen documenten van gelijke rang prevaleert het meest recente document): i. Licentie- en onderhoudsvoorwaarden voor Derdenprogrammatuur, doch louter voor zover het de Derdenprogrammatuur betreft, en mits is voldaan aan de informatieverplichtingen als bedoeld in artikel 22.1; ii. nadere overeenkomsten en bijlagen bij de Overeenkomst, zoals het Implementatie­ plan, de SLA, de Verwerkersovereenkomst of het exit-plan;

2.6 2.7

iii. de Overeenkomst; iv. de Inkoopvoorwaarden, waarbij de hoofdstukken II en III in voorkomend geval prevaleren op het bepaalde in hoofdstuk I. Tenzij in de Overeenkomst of de Inkoopvoorwaarden uitdrukkelijk anders bepaald is het regelend recht uit de wet onverkort (aanvullend) van toepassing. Wijzigingen van en aanvullingen op de Inkoopvoorwaarden gelden slechts indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. De wijziging en/of aanvulling geldt slechts voor de in artikel 2.1 bedoelde Overeenkomst.

Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst 3.1 3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

Een aanvraag voor een offerte of een andere uitnodiging tot het doen van een aanbod bindt Opdrachtgever niet. Alvorens een aanbod aan Opdrachtgever te doen heeft Leverancier zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van: i. de doelstellingen, in verband waarmee Opdrachtgever de Overeenkomst wil aangaan; ii. de organisatie en het Applicatielandschap van Opdrachtgever, voor zover van belang voor de aanvraag of het aanbod. Indien en voor zover Leverancier beschikt over onvoldoende informatie om aan de in het vorige lid bedoelde verplichting te voldoen, dient zij hieromtrent navraag te doen bij Opdrachtgever. Opdrachtgever zal alle in redelijkheid verlangde informatie aan Leverancier verstrekken (tenzij deze vertrouwelijk van aard is en in redelijkheid ook niet onder een geheimhoudingsovereenkomst verstrekt kan worden). Bij het doen van een aanbod zal Leverancier: i. rekening houden met de in de vorige twee leden bedoelde informatie; en ii. de uit die informatie voortvloeiende risico’s en de in dat kader benodigde beheersmaatregelen in het aanbod adresseren (“risicoanalyse”), behoudens het bepaalde in artikel 4.3; iii. overige risico’s die hij voorziet benoemen; iv. voldoen aan artikel 22.1; v. voor zover het aanbod ziet op Producten: specificeren of de producten nieuw, refurbished of tweedehands zijn.

In geval van een aanbesteding in de zin van de Aanbestedingswet worden de in de leden 2 t/m 4 bedoelde verplichtingen begrensd door de inhoud, aard en omvang van het Bestek. Een overeenkomst komt eerst tot stand nadat hetzij (1) Opdrachtgever een schriftelijk aanbod van Leverancier schriftelijk heeft aanvaard, (2) partijen een schriftelijk opgemaakte overeenkomst hebben ondertekend of (3) Leverancier uitvoering geeft aan een schriftelijke opdracht van Opdrachtgever.

Artikel 4. Uitvoering overeenkomst 4.1 4.2

7

Overeengekomen termijnen gelden alleen als vast en fataal indien zulks uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen. De volgende termijnen zijn – in afwijking van het vorige lid – in alle gevallen fataal: i. een in de Overeenkomst of het Implementatieplan opgenomen specifieke eind­ datum voor de Implementatie (waarbij daarmee verband houdende tussentijdse opleverdata niet fataal zijn); ii. indien het Overeengekomen gebruik omvat dat de Implementatie of de levering van Updates en/of Upgrades tijdig voor de inwerkingtreding van (een wijziging in) Wet- en regelgeving is afgerond: de ingangsdatum van die (gewijzigde) Wet- en regelgeving.

4.3

4.4

De in artikel 3.4ii) bedoelde risicoanalyse kan ook – behoudens bij een aanbesteding als bedoeld in artikel 3.5 – eerst na totstandkoming van de Overeenkomst, doch voorafgaand aan de Implementatie, worden uitgevoerd. Indien het voorstel van Leverancier over de wijze waarop met gesignaleerde risico’s wordt omgegaan voor Opdrachtgever niet aanvaardbaar is, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst per direct te ontbinden, zonder schadeplichtig te zijn, doch tegen vergoeding van de tot dan toe door Leverancier gemaakte kosten (waaronder de kosten voor het uitvoeren van de risicoanalyse). Opdrachtgever zal zijn verplichtingen uit de Overeenkomst en de daarmee samenhangende nadere overeenkomsten (Implementatieplan, SLA, etc.) nakomen en steeds de daartoe redelijkerwijs vereiste medewerking verlenen.

Artikel 5. Transport, eigendom en risico van Producten 5.1 5.2

5.3

5.4 5.5 5.6

Leverancier verricht de Aflevering in één keer, tenzij anders overeengekomen. Partijen controleren bij Aflevering van Producten visueel op hoeveelheid en aan de buitenkant waarneembare beschadiging. Bij een geconstateerde beschadiging hoeft Opdrachtgever het Product niet in ontvangst te nemen. Dit laat de verplichting van Leverancier tot tijdige Aflevering onverlet. Opdrachtgever verstrekt Leverancier een bewijs van ontvangst voor de in ontvangst genomen Producten. Dit bewijs laat de rechten van Opdrachtgever uit hoofde van de Overeenkomst onverlet. Leverancier maakt zoveel mogelijk gebruik van duurzame verpakkingsmiddelen en draagt zorg voor een milieuvriendelijke afvoer daarvan. Het risico van beschadiging of verlies van Producten gaat bij Aflevering over op Opdrachtgever. Voor zover de Overeenkomst strekt tot eigendomsoverdracht, vindt deze overdracht plaats bij Acceptatie door Opdrachtgever. Leverancier staat er alsdan voor in dat het Product hem in volledige eigendom toebehoort, daarop geen eigendomsvoorbehoud, beperkt recht of beslag van een derde rust en vrij is van andere lasten en beperkingen.

Artikel 6. Implementatie ICT Prestatie 6.1

6.2

6.3

8

Tenzij in de Overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald, of de ICT Prestatie naar zijn aard niet geïmplementeerd kan worden, zal Leverancier zorgdragen voor de Implementatie van de ICT Prestatie in de organisatie van Opdrachtgever, overeenkomstig het (voor zover van toepassing) hieromtrent bepaalde in de Overeenkomst en het Implementatieplan. Indien er ten tijde van ondertekening van de Overeenkomst nog geen Implementatieplan is opgesteld, zal dit op eerste verzoek van een der partijen binnen redelijke termijn alsnog in onderling overleg tussen partijen worden opgesteld. Leverancier is penvoerder van het Implementatieplan. De kosten voor het opstellen van het Implementatieplan liggen besloten in de Vergoeding. Indien wordt overgegaan tot het opstellen van een Implementatieplan, zal dit plan het navolgende vermelden (steeds voor zover van toepassing): i. Gedetailleerde beschrijving van de doelstellingen van het project om te komen tot de Implementatie van de ICT Prestatie alsmede de randvoorwaarden en de geldende kaders en normen, mede in het licht van de uitgevoerde risicoanalyse; ii. De projectorganisatie inclusief de wijze van verslaglegging en de wijze van projectmanagement; iii. De werkverdeling en verdeling van verantwoordelijkheden, waaronder de van Opdrachtgever verlangde inzet en beschikbaarheid; iv.

Een overzicht van de benodigde Koppelingen, de functionele specificaties daarvan en de eventuele medewerking van derde partijen die voor het aanleggen daarvan vereist is;

v.

6.4 6.5

6.6

De relatie tussen de ICT Prestatie en de andere onderdelen van het Applicatie­ landschap en de eventuele medewerking van derde partijen die gelet op die relatie voor de Implementatie vereist is; vi. De deelleveringen (‘milestones’) van het project en de functionele specificaties voor de deelleveringen waaraan moet worden voldaan (in relatie tot het Overeen­ gekomen gebruik); vii. Het tijdschema van de Implementatie (inclusief de deelleveringen), overeenkomstig de eisen die in de Overeenkomst aan de planning zijn gesteld; viii. De wijze waarop iedere deellevering wordt opgeleverd; ix. De wijze waarop de Acceptatieprocedure zal worden uitgevoerd; x. De wijze waarop de Conversie zal plaatsvinden; xi. De wijze waarop Opdrachtgever middels opleidingen/trainingen vertrouwd zal worden gemaakt met het gebruik en het (technisch en functioneel) beheer van de ICT Prestatie, voor zover overeengekomen. Omtrent de voor Implementatie eventueel vereiste medewerking en afhankelijkheid van derde partijen is het bepaalde in Artikel 7 van toepassing. Indien tijdens de Implementatie blijkt dat aanpassingen aan het Applicatielandschap noodzakelijk zijn die Leverancier niet heeft voorzien in het aanbod en/of de in artikel 3.4ii) bedoelde risicoanalyse, doch wel had behoren te voorzien, komen de kosten voor de betreffende aanpassingen voor rekening van Leverancier.

Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid en in staat om na afloop van de (initiële) Implementatie, op verzoek van Opdrachtgever, gedurende de looptijd van de Overeenkomst aan de Implementatie gerelateerde of anderszins aan de ICT Prestatie verwante aanvullende werkzaamheden te verrichten. Op het tot stand komen van dergelijke nadere afspraken is het bepaalde in artikel 3 van overeenkomstige toepassing. Tenzij anders overeengekomen is op deze werkzaamheden het bepaalde in de al bestaande Overeenkomst van toepassing.

Artikel 7. Afhankelijkheid van en afstemming met derde partijen 7.1

7.2

7.3

7.4

9

Omtrent de voor eender welke werkzaamheden eventueel noodzakelijke medewerking van derde partijen, niet zijnde hulppersonen van een Partij, geldt het bepaalde in dit artikel. De verantwoordelijkheid voor het tijdig vaststellen en aan de andere Partij melden dat medewerking van derde partijen als bedoeld in lid 1 noodzakelijk is rust, tenzij anders overeengekomen, op de volgende Partij: i. in het geval van Dienstverlening op afstand: bij Leverancier; ii. bij andere ICT Prestaties dan Dienstverlening op afstand: bij Opdrachtgever. Zodra is vastgesteld dat de medewerking van derde partijen noodzakelijk is, zullen hiertoe op eerste verzoek van een der Partijen binnen redelijke termijn nadere afspraken worden gemaakt over: i. de identiteit van die derde partijen; ii. de van die derde partijen verlangde medewerking (mede indachtig hun rol bij de betreffende onderdelen van het (beoogde) Applicatielandschap of eventuele Koppelingen in kwestie); iii. de rol van iedere Partij in de aansturing van die derde partijen; iv. de verantwoordelijkheid voor de coördinatie van de verschillende betrokken derde partijen; v. eventuele (al dan niet beperkte) volmachten om de andere Partij jegens die derde partijen te vertegenwoordigen; vi. de door die derde partijen te maken kosten en de verdeling daarvan tussen Partijen; vii.

de kosten voor de werkzaamheden in verband met de coördinatie van die derde partijen en de verdeling daarvan tussen Partijen. De in lid 3 bedoelde nadere afspraken kunnen worden vastgelegd in (een nieuwe versie van) een bestaand document (zoals een Implementatieplan of een exit-plan) dan wel in een separaat document.

7.5

7.6

Partijen zullen de betreffende derde partijen bij het maken van de in lid 3 bedoelde nadere afspraken zo veel mogelijk op voorhand betrekken en, waar mogelijk, onderdeel laten uitmaken van de nadere afspraken of hen deze nadere afspraken laten onderschrijven. Indien bij afhankelijkheid van derde partijen als bedoeld in dit artikel een Acceptatieprocedure of ketentest niet slaagt, en Leverancier aantoont dat dit niet aan hem toerekenbaar is, dan: i. wordt voor wat betreft het betreffende onderdeel van de Acceptatieprocedure of de ketentest er geacht geen sprake te zijn van een Gebrek; en ii. wordt de ketentest of Acceptatieprocedure voor het overige vervolgd; en iii. zal een overleg plaatsvinden met alle betrokken partijen teneinde nadere afspraken te maken om te komen tot een passende oplossing. Het initiatief voor dit overleg wordt genomen door de in lid 2 aangewezen Partij. Zodra partijen overeenstemming hebben bereikt over de passende oplossing, zullen zij deze vastleggen in een (gewijzigd of aanvullend) Implementatieplan. artikel 6 is van overeenkomstige toepassing op het opstellen/wijzigen van dit plan. Voor zover het uitvoeren van dit plan leidt tot meerwerk, zal dit niet aanvangen dan na uitdrukkelijke instemming van Opdrachtgever.

Artikel 8. Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, Interoperabiliteitseisen, normen en standaarden 8.1

8.2

8.3

8.4

8.5

Tot het Overeengekomen gebruik behoort dat de ICT Prestatie voldoet aan de: i. ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst voor de functie en het werkings­ gebied van de betreffende ICT Prestatie in de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen voorgeschreven Interoperabiliteitseisen, normen en standaarden; ii. in de Overeenkomst (nader) gespecificeerde overige Interoperabiliteitseisen, normen en standaarden. Leverancier voert voorafgaand aan de Implementatie de preventieve testen uit die in voornoemde normen, eisen en standaarden zijn voorgeschreven. Deze testen worden uitgevoerd op een omgeving die niet voor productieve doeleinden van Opdrachtgever wordt gebruikt. Leverancier overlegt op eerste verzoek het testrapport waaruit blijkt dat de ICT Prestatie aan voornoemde norm(en) voldoet Leverancier is niet verplicht de in het vorige lid bedoelde preventieve testen uit te voeren indien hij een rapportage kan overleggen of naar een openbare vindplaats voor een dergelijke publicatie kan verwijzen waaruit blijkt dat voornoemde testen reeds in positieve zin zijn afgerond op exact dezelfde versie van de ICT Prestatie en met vergelijkbaar Overeengekomen gebruik. Gedurende de Acceptatieprocedure zal worden getoetst in hoeverre de ICT Prestatie na Implementatie bij Opdrachtgever daadwerkelijk voldoet aan hetgeen in lid 1 is benoemd.

Indien en voor zover de ICT Prestatie mede bestaat uit Koppelingen, zal – als onderdeel van de Acceptatieprocedure – een ketentest worden uitgevoerd. Daarbij wordt getoetst of de Koppelingen voldoen aan de Interoperabiliteitseisen en of het Applicatielandschap na Implementatie nog correct zal functioneren.

Artikel 9. Acceptatie 9.1

10

Indien er geen Implementatieplan is opgesteld, of dit plan geen beschrijving bevat van de wijze waarop de Acceptatieprocedure wordt uitgevoerd, zal op eerste verzoek van Opdrachtgever alsnog in een schriftelijk testprotocol worden vastgelegd op welke wijze de Acceptatieprocedure zal worden uitgevoerd. Artikelen 6.2 en 6.3 zijn van overeen­ komstige toepassing op het opstellen van dit testprotocol.

9.2

9.3

9.4 9.5

9.6

9.7

9.8

9.9

9.10

11

Tenzij in de Overeenkomst, het Implementatieplan of het in het vorige lid bedoelde testprotocol anders is bepaald, is de Acceptatieprocedure als volgt: i. Na iedere levering van (delen van) de ICT Prestatie, wordt de betreffende levering door Opdrachtgever getest op Gebreken. Door partijen wordt daarbij een testverslag opgemaakt en ondertekend. In dit testverslag zal worden vastgelegd of de ICT Prestatie Gebreken vertoont en voorts of de ICT Prestatie (deels) is goedgekeurd, dan wel afgekeurd; ii. Binnen een redelijke termijn, althans de daartoe in de Overeenkomst gespecificeerde termijn, na de datum van de ondertekening van het testverslag, zal Leverancier een planning afgeven waarbinnen de in het testverslag vastgelegde Gebreken voor rekening van Leverancier worden verholpen; iii. Leverancier zal na afloop van de in het vorige lid bedoelde termijn (het gedeelte van) de bijgewerkte ICT Prestatie opnieuw ter Acceptatie middels de Acceptatieprocedure voorleggen. De in het kader van de Acceptatieprocedure gehanteerde termijnen en (bijgestelde) planningen dienen te passen in de algehele planning van de Overeenkomst of het Implementatieplan en mogen niet tot vertraging leiden.

Het behoort het tot de zorgplicht van Leverancier de termijnen en de (voortgang van) de Implementatie en Acceptatieprocedure te bewaken en zo nodig Opdrachtgever te waarschuwen of (vanwege de medewerkingsverplichting) aan te manen. Indien en voor zover tijdens de Acceptatieprocedure sprake is van medewerking en afhankelijkheid van derde partijen, is het bepaalde in artikel 7 van toepassing. Indien (delen van) de ICT Prestatie bij het voor de tweede maal doorlopen van de (integrale) Acceptatieprocedure op Gebreken wordt/worden afgekeurd, is Opdrachtgever gerechtigd om: i. de Overeenkomst – geheel of gedeeltelijk – zonder nadere ingebrekestelling buiten rechte te ontbinden, waarbij geldt dat Leverancier dan tevens binnen de kaders van artikel 16 aansprakelijk is voor de door Opdrachtgever geleden en te lijden schade; of ii. onverminderd zijn recht op vergoeding (binnen de kaders van artikel 16) van de reeds geleden schade Leverancier toe te staan de Gebreken alsnog voor diens rekening te herstellen; of iii. de ICT Prestatie onder een nader overeen te komen voorwaarde voorwaardelijk te accepteren, waarbij geldt dat indien Leverancier niet tijdig aan de bij de voorwaardelijke acceptatie gestelde voorwaarden voldoet, het bepaalde onder i van toepassing is.

Het bepaalde in het vorige lid is niet van toepassing indien Leverancier aantoont dat Acceptatie wordt onthouden als gevolg van Gebreken die Opdrachtgever redelijkerwijs bij het voor de eerste maal doorlopen van de Acceptatieprocedure had moeten constateren. Voor Gebreken die niet binnen de overeengekomen planning kunnen worden opgelost, kan met wederzijds goedvinden worden besloten om tijdelijk een acceptabele workaround aan te brengen en/of om hiervoor later een oplossing te vinden. Gebreken die (individueel noch gezamenlijk) niet in de weg staan aan het gebruik voor productieve doeleinden van (het betreffende onderdeel van) de ICT Prestatie, kunnen geen grond vormen voor niet-Acceptatie, onverminderd de verplichting van Leverancier om die op korte termijn te herstellen. Indien de ICT Prestatie in deelleveringen wordt geleverd, vindt na iedere levering een Acceptatieprocedure plaats en vindt na Acceptatie van het laatste deel van de ICT Prestatie vervolgens een integrale Acceptatieprocedure plaats, waarbij de gehele ICT Prestatie alsmede de samenhang van deelleveringen (‘som der delen’) op Gebreken wordt getoetst. Er is pas sprake van Acceptatie na het succesvol doorlopen van de integrale Acceptatieprocedure.

Acceptatie wordt geacht te hebben plaatsgevonden indien Opdrachtgever de ICT Prestatie voor productieve doeleinden in gebruik heeft genomen binnen zijn organisatie, tenzij de ingebruikname van de ICT Prestatie voor productieve doeleinden verband houdt met vertragingen of tekortschieten aan de zijde van Leverancier.

Artikel 10. Onderhoud en ondersteuning Algemeen 10.1

10.2 10.3

10.4

Tenzij anders overeengekomen, verricht Leverancier Onderhoud aan de ICT Prestatie tegen de in de Overeenkomst beschreven vergoeding. Het Onderhoud gaat in vanaf de Acceptatie van (het betreffende deel van) de ICT Prestatie. De hierna te beschrijven voorwaarden gelden als (minimum) voorwaarden voor Onderhoud, tenzij hiervan in de Overeenkomst/SLA is afgeweken. Het Onderhoud omvat, tenzij anders overeengekomen, ten minste de volgende diensten: i. Correctief Onderhoud; ii. Preventief Onderhoud; iii. Innovatief Onderhoud; iv. Gebruikersondersteuning. Uitgangspunt bij Onderhoud is dat dit op zodanige wijze plaatsvindt dat dit minst verstorend is voor de bedrijfsprocessen van Opdrachtgever. Onderhoud dat verstorend is of kan werken voor de bedrijfsprocessen van Opdrachtgever wordt bovendien zo mogelijk tijdig vooraf aangekondigd.

Bereikbaarheid, melden storingen en Gebreken 10.5 10.6 10.7 10.8

Leverancier is in het kader van Onderhoud in ieder geval bereikbaar op werkdagen tussen 09.00-17.00 uur. Bij Leverancier kunnen zowel Gebreken als andere storingen worden gemeld. Onder gebruikersondersteuning wordt in ieder geval verstaan het beantwoorden van vragen in verband met het Overeengekomen gebruik. Indien en voor zover Leverancier bewijst dat een storing of Gebrek niet aan hem toerekenbaar is, is hij niet verplicht tot herstel daarvan. Indien Opdrachtgever niettemin opdracht geeft tot het pogen tot voornoemd herstel, is Leverancier gerechtigd de kosten gemoeid met het herstel separaat door te berekenen.

Service Level Agreement 10.9

10.10

10.11

12

Leverancier verklaart zich bereid om – indien en voor zover zulks niet reeds geregeld is in de Overeenkomst – op eerste verzoek van Opdrachtgever een of meer Service Level Agreements (SLA’s) te sluiten, waarin concrete Service Levels ter zake van het in lid 3 bedoelde Onderhoud worden vastgelegd en waarin maatregelen zijn opgenomen ter zake van het al dan niet halen van de afgesproken Service Levels. De gevolgen van het niet halen van Service Levels worden in de Overeenkomst/ SLA geregeld, met dien verstande dat bij: i. het niet halen van dezelfde Service Levels gedurende meerdere achtereenvolgende meetperiodes; of ii. het gedurende een periode van 6 aaneengesloten meetperiodes 3x niet halen van dezelfde Service Levels Opdrachtgever gerechtigd is: i. van Leverancier een verbeterplan te verlangen waarmee deze binnen een meet­ periode alsnog conform de overeengekomen Service Levels zal presteren; of ii. een overleg op directieniveau te eisen van Leverancier. Indien de Leverancier dergelijk overleg weigert, of indien Opdrachtgever de uitkomst van dergelijk overleg onbevredigend acht, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst en/of de SLA(‘s) (gedeeltelijk) te ontbinden.

Een verbeterplan als bedoeld in het vorige lid en/of eventueel in de SLA bedongen maatregelen laten de overige rechten van Opdrachtgever onverlet, waaronder begrepen het recht om naast de maatregel de door hem geleden schade te verhalen. Betaalde sancties (als onderdeel van de afgesproken maatregelen) worden in mindering gebracht op de eventueel te betalen schadevergoeding.

Preventief en Innovatief Onderhoud 10.12

10.13

10.14

In het kader van Preventief en/of Innovatief Onderhoud garandeert Leverancier ten minste: i. dat de ICT Prestatie steeds tijdig zal blijven voldoen aan de voor het Overeengekomen gebruik relevante Wet- en regelgeving; ii. dat de ICT Prestatie steeds tijdig geschikt zal blijven voor gegevensuitwisseling met de overige relevante onderdelen van het Applicatielandschap (voor zover bekend bij Leverancier) en in dat kader aan de overeengekomen Interoperabiliteitseisen zal blijven voldoen; iii. dat eventuele door de NCSC of anderszins publiekelijk uitgebrachte veiligheids­ adviezen die (mede) zien op de ICT Prestatie zo spoedig mogelijk worden opgevolgd en het risico op misbruik door het tijdig uitbrengen van Updates en/of Upgrades of anderszins zo spoedig mogelijk zal worden gemitigeerd; iv. dat de ICT Prestatie door middel van het tijdig uitbrengen van Updates en/of Upgrades steeds tijdig zal blijven voldoen aan nieuwe versies van normen die in de Overeenkomst als vereiste normen zijn gespecificeerd; v. dat bij het uitbrengen van Updates en/of Upgrades de performance van de ICT Prestatie ten minste gelijk blijft en dat de ICT Prestatie blijft voldoen aan het Overeengekomen gebruik. Op verzoek van Opdrachtgever verzorgt Leverancier de Implementatie van Updates en Upgrades.

De bepalingen omtrent Implementatie en Acceptatie zijn in dat geval van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat bij Implementatie van een Update in beginsel geen Acceptatieprocedure zal plaatsvinden. Opdrachtgever is – behoudens in de situatie als bedoeld in artikel 34.3 (generieke Dienstverlening op Afstand) – gerechtigd het gebruik en/of de Implementatie van Updates en Upgrades te weigeren, zonder dat dit afbreuk doet aan het door Leverancier te verlenen Onderhoud, met dien verstande dat: i. er geen sprake is van een tekortkoming van Leverancier in het kader van Onderhoud indien een bepaald Gebrek in een Update en/of Upgrade is verholpen en Opdrachtgever de ingebruikname van die Update of Upgrade weigert; ii. Opdrachtgever maximaal 18 maanden mag achterlopen in het in gebruik nemen van Update en/of Upgrade, bij gebreke waarvan Leverancier na het verstrijken van die periode gerechtigd is de aantoonbare meerkosten voor het blijvend moeten verlenen van Onderhoud op (het betreffende onderdeel van) de door Opdrachtgever gebruikte ICT Prestatie in rekening te brengen.

Rapportage en controle 10.15

10.16

Leverancier zal periodiek aan Opdrachtgever rapporteren over de mate waarin de overeengekomen Service Levels zijn nagekomen en over het niveau van de diensten, waaronder in ieder geval begrepen de Beschikbaarheid en het Onderhoud. De inhoud en frequentie van deze rapportage kan nader omschreven zijn in de Overeenkomst of SLA. Na ontvangst van het rapport kan door Opdrachtgever worden vastgesteld of Leverancier zijn verplichtingen uit hoofde van het Onderhoud, waaronder de door hem gegarandeerde Service Levels, heeft gehaald, al dan niet door inschakeling van een derde overeenkomstig artikel 25.

Onderhoud Derdenprogrammatuur 10.17

Op het Onderhoud van Derdenprogrammatuur zijn in afwijking van de voorgaande leden van dit artikel de eventueel overeenkomstig artikel 22 kenbaar gemaakte voorwaarden van toepassing.

Latere SLA 10.18

13

Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid om, voor zover oorspronkelijk is overeengekomen dat Leverancier geen of slechts onderdelen van het in lid 3 bedoelde Onderhoud verricht, op eerste verzoek van Opdrachtgever alsnog in overleg te treden om te komen tot een Service Level Agreement (SLA).

Artikel 11. Vergoeding, facturatie en betaling 11.1 11.2

11.3

11.4

11.5

11.6 11.7

11.8

11.9

11.10

14

De door Opdrachtgever ten behoeve van de ICT Prestatie aan Leverancier te betalen vergoedingen zijn vastgelegd in de Overeenkomst. De facturering van de vergoedingen vindt, tenzij anders overeengekomen, als volgt plaats. Van eenmalige vergoedingen is 30% eerst opeisbaar na integrale Acceptatie. Periodieke vergoedingen zijn bij vooruitbetaling verschuldigd, doch 30% van de vergoedingen is eerst opeisbaar na integrale Acceptatie. Voor Derdenprogrammatuur is 100% verschuldigd bij levering. Het bepaalde omtrent uitgestelde opeisbaarheid is niet van toepassing indien voor de ICT Prestatie geen Acceptatieprocedure wordt uitgevoerd. Voor de resterende 70% van de eenmalige en periodieke vergoedingen worden in de Overeenkomst afspraken gemaakt. Indien Leverancier aantoont dat de op grond van artikel 10.12 te verrichten werkzaam­ heden redelijkerwijs niet te voorzien waren of disproportioneel in omvang zijn, is hij gerechtigd dat onvoorziene en/of disproportionele deel van de werkzaamheden als meerwerk in rekening te brengen, mits daarvoor vooraf toestemming is verkregen van Opdrachtgever. Het uitblijven van toestemming ontslaat Leverancier van de plicht tot het verrichten van het meerwerk. Meerwerk wordt tijdig aan Opdrachtgever gemeld, steeds apart gefactureerd en komt niet voor vergoeding in aanmerking dan na instemming van Opdrachtgever.

Meerwerk wordt verricht tegen de in de Overeenkomst daartoe vermelde tarieven dan wel, bij gebreke daarvan, tegen de reguliere tarieven van Leverancier. Een factuur dient te voldoen aan de wettelijke eisen alsmede de eisen die in de Overeenkomst worden gesteld. Facturen dienen uiterlijk binnen drie maanden nadat de betreffende werkzaamheden opeisbaar zijn geworden te worden verstuurd. Alle werkzaamheden die voor een jaarwisseling zijn verricht dienen uiterlijk op 6 januari te zijn gefactureerd, tenzij anders overeengekomen. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen na ontvangst factuur, tenzij anders overeengekomen. Leverancier verzendt de factuur elektronisch overeenkomstig de geldende eisen voor facturatie zoals opgenomen in de in artikel 8.1 bedoelde Gemeentelijke ICT-kwaliteits­ normen, tenzij anders overeengekomen. Jaarlijks per 1 januari kunnen de overeengekomen (jaar)tarieven en doorlopende vergoedingen door Leverancier worden aangepast, mits deze aanpassing minimaal één maand voorafgaand is aangekondigd.

Een stijging is gelimiteerd tot maximaal de (eventuele) stijging van het op het moment van aankondiging laatst door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) gepubliceerde definitieve prijsindexcijfer dienstenprijzen commerciële dienstverlening en transport (index 2015=100), althans de opvolger daarvan, voor groep J62, althans J6202, over het gehele jaar in vergelijking met het prijsindexcijfer van het jaar daarvoor van diezelfde index. Leverancier is voorts gerechtigd de aantoonbare prijsstijging van Derden-programmatuur door te belasten, mits deze prijsstijging ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst nog niet voorzienbaar was. Indien de prijzen van Derdenprogrammatuur gedurende de looptijd van de Overeenkomst dalen, zal Leverancier voor Derdenprogrammatuur steeds slechts de actuele (verlaagde) prijs in rekening brengen. Indien Leverancier zich overigens geconfronteerd ziet met omstandigheden die niet voorzien, voorzienbaar noch toerekenbaar zijn en die leiden tot een aanzienlijke verhoging van de kosten van de ICT Prestatie (>= 10% van de Vergoeding), zal hij Opdrachtgever daarover informeren. Alsdan zullen Partijen op korte termijn in overleg treden omtrent de vraag of voornoemde situatie zich inderdaad voordoet en zo ja, in hoeverre de kostenverhoging naar redelijkheid en billijkheid zal worden vergoed.

Opdrachtgever is gerechtigd om in plaats van toe te stemmen in het vergoeden van de kostenverhoging de ICT Prestatie te beperken of de Overeenkomst te beëindigen. Bij een beëindiging is het bepaalde in artikel 24.6, aanhef en onder (i) van overeenkomstige toepassing.

11.11

11.12

Indien en voor zover de vergoeding en/of het aantal Gebruiksrechten voor het gebruik van de ICT Prestatie afhankelijk is gesteld van een aan Opdrachtgever gerelateerd getal dat aan wijziging onderhevig is (zoals inwoneraantal, oppervlakte werkgebied, etc.), en in de Overeenkomst geen moment is bepaald voor vaststelling van dat getal (en daarmee de wijziging van de vergoeding), dan zal dit éénmaal per jaar en wel per 1 januari worden gedaan. Het bepaalde in dit artikel omtrent Derdenprogrammatuur geldt alleen voor zover Leverancier heeft voldaan aan het bepaalde in artikel 22.1.

Artikel 12. Garanties 12.1

12.2

12.3

Leverancier garandeert dat: i. de ICT Prestatie de overeengekomen eigenschappen zal bevatten en voldoet aan het Overeengekomen gebruik; ii. hij alleen Personeel inzet dat beschikt over de overeengekomen dan wel voor het verrichten van de ICT Prestatie benodigde vaardigheden en kwalificaties, rekening houdend met de aard van de te leveren ICT Prestatie en de wijze waarop Leverancier zich als deskundige heeft gepresenteerd. Hij garandeert tevens dat het door hem ingezette Personeel voldoet aan de eisen die dienaangaande aan een vergelijkbare dienstverlener als redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot mogen worden gesteld; iii. indien de fabrikant van een aan Opdrachtgever verkocht Product omwille van de veiligheid van het Product een modificatie daarvan voorschrijft, Leverancier ervoor zorgt dat die modificatie zo spoedig mogelijk kosteloos hetzij door hemzelf hetzij door de fabrikant van het Product wordt uitgevoerd. iv. hij tot ten minste tot 2 jaar na datum van Acceptatie Onderhoud kan plegen op de ICT Prestatie. v. de ICT Prestatie voldoet en bij Onderhoud zal blijven voldoen aan de voor het Overeengekomen gebruik relevante Wet- en regelgeving.

Indien Opdrachtgever tijdens de looptijd van de Overeenkomst op enig tijdstip constateert dat de ICT Prestatie of delen daarvan niet voldoen aan voornoemde garanties, zal Opdrachtgever Leverancier hiervan schriftelijk of per e-mail en in spoedgevallen ook telefonisch op de hoogte stellen. Indien Leverancier van mening is dat Opdrachtgever geen beroep kan doen op de garantiebepalingen, omdat de afwezigheid van een Gebrek niet behoort tot de gegarandeerde eigenschappen of de aanwezigheid van het Gebrek terug te voeren is op niet aan Leverancier toe te rekenen oorzaken of op niet door Leverancier geleverde of geadviseerde Programmatuur of apparatuur, rust de bewijslast terzake op Leverancier. Met een ‘garantie’ of ‘garanderen’ wordt in deze Inkoopvoorwaarden een resultaatsverbintenis bedoeld met de bewijslastverdeling als bedoeld in het vorige lid.

Artikel 13. Algoritmische toepassingen 13.1

15

In aanvulling op het bepaalde in artikel 12 garandeert Leverancier bij een Algoritmische toepassing dat: i. de onderliggende verwerking van data (waaronder begrepen de op basis daarvan getrokken conclusies) rechtmatig is; ii. data volgens een gestructureerde aanpak wordt verwerkt teneinde onder meer sociaal geconstrueerde vertekening, onnauwkeurigheden, fouten, vergissingen en “bias” (ongewenste vooringenomenheid) in deze data zoveel als redelijkerwijs mogelijk te voorkomen; iii. de Algoritmische toepassing nauwkeurig is.

13.2

13.3

13.4 13.5

Leverancier zal van Opdrachtgever ontvangen data niet voor eigen doeleinden verwerken. Leverancier is evenwel gerechtigd om de Algoritmische toepassing te verrijken met van de betreffende data afgeleide gegevens, mits deze verrijking op geen enkele wijze te herleiden is tot Opdrachtgever en – voor zover de data persoons­gegevens betreffen – dit geschiedt overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst.Leverancier is tevens gerechtigd om haar processen te optimaliseren met behulp van de van de betreffende data afgeleide gegevens, mits deze handelingen op geen enkele wijze te herleiden zijn tot Opdrachtgever en – voor zover de data persoonsgegevens betreffen – dit geschiedt overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst. Leverancier zal op eerste verzoek van Opdrachtgever en zonder daarvoor (extra) kosten in rekening te brengen: i. betekenisvolle kwantitatieve en kwalitatieve informatie verschaffen over de bij de Algoritmische toepassing gebruikte data, gebruikte (statistische) modellen en eventuele visualisaties, alsmede alle andere informatie verschaffen die redelijkerwijs vereist is om de werking van de Algoritmische toepassing in algemene zin te kunnen verantwoorden; ii.

in een specifieke situatie op individueel niveau uitleggen waarom de Algoritmische toepassing tot een bepaalde conclusie of beslissing is gekomen, in zodanige mate van detail dat de conclusie/beslissing zo nodig in rechte kan worden getoetst. Opdrachtgever is gerechtigd de in het vorige lid bedoelde informatie met derden te delen. Het controlerecht van artikel 25 strekt zich mede uit tot controle op de correcte werking van voornoemde voorspellings- of beslismodellen/-algoritmes, alsmede van de juistheid van de daaraan ten grondslag liggende data.

Artikel 14. Documentatie en informatie 14.1 14.2 14.3

14.4

Leverancier zal Opdrachtgever voorzien van voldoende en begrijpelijke Documentatie. De Documentatie voor eindgebruikers is in de Nederlandse taal opgesteld, overige documentatie mag ook in het Engels zijn gesteld (tenzij anders overeengekomen). De Documentatie zal zodanig zijn en blijven: i. dat zij een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving geeft van de door Leverancier te leveren ICT Prestatie, alsmede de functies daarvan; ii. dat zij een juiste en volledige beschrijving geeft van de door de Leverancier in het kader van de Implementatie of het Onderhoud gemaakte instellingen/ parametriseringen; iii. dat gebruikers van alle mogelijkheden van de ICT Prestatie gebruik kunnen maken en de werking ervan goed kunnen begrijpen; iv. dat zij geschikt is om op basis hiervan de ICT Prestatie te kunnen testen in het kader van een Acceptatieprocedure; v. dat zij geschikt is om op basis hiervan de ICT Prestatie adequaat te kunnen beheren en te kunnen inpassen in het Applicatielandschap overeenkomstig de documentatie-­ eisen over inpasbaarheid uit de in artikel 8.1 bedoelde Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen. Zodra blijkt dat de Documentatie niet of niet langer juist of volledig is, zal Leverancier de Documentatie zo spoedig mogelijk en op zijn kosten actualiseren.

Artikel 15. Productmanagement 15.1

15.2

16

Onverminderd het eventueel overeengekomen Onderhoud zal Leverancier Opdracht­ gever periodiek en tijdig informeren over de planning en beoogde functionaliteiten voor Upgrades (soms ‘roadmap’ genoemd). Voor zover Leverancier een generiek (fysiek of virtueel) orgaan of platform faciliteert ten behoeve van (een deel van) zijn klanten voor het delen van kennis en ervaring over de ICT Prestatie en/of het bespreken van de (te verwachten) ontwikkelingen van de ICT Prestatie, zal Leverancier Opdrachtgever daar kosteloos en zonder beperkingen toegang toe verlenen.

Artikel 16. Aansprakelijkheid 16.1

16.2

16.3

16.4

16.5

16.6

De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, of jegens de ander onrechtmatig handelt, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door deze aldus geleden en/of te lijden schade. Voor zover nakoming niet reeds blijvend onmogelijk is, of de verbintenis voortvloeit uit onrechtmatige daad of strekt tot schadevergoeding, vindt lid 1 slechts toepassing met inachtneming van het bepaalde in artikel 24.9 omtrent verzuim. De in lid 1 bedoelde aansprakelijkheid voor persoons- en zaakschade en daaruit voortvloeiende schade, is beperkt tot een bedrag van € 1.250.000,– per gebeurtenis. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. De aansprakelijkheid voor overige schade is beperkt tot twee maal de Jaarvergoeding per gebeurtenis. De totale aansprakelijkheid per jaar bedraagt evenwel nooit meer dan vier maal de Jaarvergoeding (ongeacht het aantal gebeurtenissen). Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing: i. in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel en/of; ii. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere partij of diens Personeel; en/of iii. in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 20; iv.

ten aanzien van door de toezichthoudende autoriteit opgelegde boetes: 1. voor zover die boetes ook rechtstreeks aan Leverancier hadden kunnen worden opgelegd, maar niet zijn opgelegd; en 2. onder de voorwaarde dat Opdrachtgever Leverancier: a. onverwijld schriftelijk informeert over een door een toezichthoudende autoriteit gestart onderzoek dat kan leiden tot een boete alsmede over en het bestaan en de inhoud van de opgelegde boete; en b. Leverancier volledig betrekt bij het voeren van verweer tegen die boete althans het aan Leverancier toe te rekenen deel van die boete. Alle verplichtingen met betrekking tot Personeel van Leverancier krachtens de belasting-, zorgverzekerings- en sociale verzekeringswetgeving komen ten laste van Leverancier. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid die daarmee verband houdt. Op deze vrijwaring zijn de voorgaande beperkingen van aansprakelijkheid niet van toepassing.

Artikel 17. Verzekering 17.1

17.2

17

Leverancier heeft zich op een naar verkeersnormen passende en gebruikelijke wijze verzekerd en houdt zich zodanig verzekerd tegen alle aansprakelijkheid voortvloeiende uit de Overeenkomst en de onderhavige voorwaarden, waaronder in ieder geval begrepen beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid, althans biedt anderszins aantoonbaar voldoende waarborgen ter dekking van eventuele aansprakelijkheid. De in het vorige lid bedoelde verzekering/waarborg biedt dekking voor ten minste twee gebeurtenissen als bedoeld in artikel 16.3 en 16.4 per kalenderjaar.

Artikel 18. Geheimhouding 18.1

18.2 18.3 18.4

18.5 18.6

Partijen maken hetgeen hun bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt, en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden, op geen enkele wijze verder bekend behalve voor zover enig wettelijk voorschrift, onderzoek door een bevoegde toezichthouder of uitspraak van de rechter of een door partijen aangewezen geschillenbeslechter hen tot bekendmaking daarvan verplicht, of voor zover bekendmaking noodzakelijk is voor uitvoering van de overeenkomst of voor intern beraad. De in het vorige lid bedoelde verplichting duurt voort tot twee jaar na afloop van de Overeenkomst. Partijen verplichten hun Personeel om de geheimhoudingsverplichting opgenomen in de vorige leden na te komen. De inhoud van de onder de Inkoopvoorwaarden gesloten Overeenkomst(en) als zodanig mag/mogen met andere gemeenten, aan gemeenten gelieerde rechtspersonen en gemeentelijke samenwerkingsverbanden worden gedeeld. Partijen geven alle gegevens die zij van elkaar hebben ontvangen en die vertrouwelijk van aard zijn op eerste verzoek terug. De partij die in dit artikel opgenomen geheimhoudingsverplichting schendt, is aan de andere partij een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van € 10.000,- per overtreding. Samenhangende overtredingen worden daarbij aangemerkt als één overtreding.

Het bepaalde in dit artikel is onverminderd het recht de daadwerkelijk geleden schade te verhalen (met inachtneming van artikel 16), waarbij betaalde boetes in mindering worden gebracht op de schadevergoeding.

Artikel 19. Overmacht 19.1

19.2

19.3

Een tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, die niet te wijten is aan schuld van een partij en evenmin krachtens, wet, rechtshandeling of in het maatschappelijk rechtsverkeer geldende opvatting voor rekening van de betreffende partij komt, levert overmacht op. Onder overmacht aan de zijde van Leverancier wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan Personeel, stakingen, ziekte van Personeel (m.u.v. pandemie), verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor het verrichten van de ICT Prestatie benodigde goederen dan wel liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen. Een aantoonbare storing van nuts-/ telecomvoorzieningen wordt wel als overmacht beschouwd, tenzij deze veroorzaakt is door Leverancier of de ICT Prestatie juist ziet op het beschikbaar houden van voornoemde voorzieningen. Indien Leverancier terzake van een tekortkoming als bedoeld in lid 1 aanspraak kan maken op enig voordeel dat hij bij behoorlijke nakoming van de Overeenkomst niet zou hebben gehad, vergoedt Leverancier de door Opdrachtgever als gevolg van die tekort­ koming geleden schade tot maximaal de waarde van het in de vorige volzin bedoelde voordeel, met dien verstande dat de vergoeding de overeengekomen beperking van aansprakelijkheid niet mag overstijgen.

Artikel 20. Intellectuele eigendom 20.1

20.2

18

Tenzij anders overeengekomen, berusten alle rechten van intellectuele eigendom op de krachtens de Overeenkomst door Leverancier ter beschikking gestelde ICT Prestatie uitsluitend bij Leverancier of diens licentiegever(s). Alle rechten op de met de ICT Prestatie van Opdrachtgever afkomstige verwerkte gegevens (blijven) rusten bij Opdrachtgever, ongeacht waar deze gegevens staan opgeslagen en ongeacht of de gegevens na initiële ontvangst zijn bewerkt of niet.

20.3

20.4

20.5

20.6

20.7

20.8

20.9

19

Leverancier verleent, behoudens andersluidende afspraken in de Overeenkomst, een Gebruiksrecht op de ICT Prestatie. Indien voor het Gebruiksrecht periodiek een vergoeding verschuldigd is, is de duur van het Gebruiksrecht gelijk aan de looptijd van de Overeenkomst. In overige gevallen is het Gebruiksrecht eeuwigdurend en onherroepelijk. Het Gebruiksrecht omvat in ieder geval het recht de ICT Prestatie (en alle daarin besloten liggende informatie/kennis) te gebruiken voor het Overeengekomen gebruik, alsmede voor testdoeleinden, met inbegrip van alle daarvoor redelijkerwijs noodzakelijke al dan niet tijdelijke verveelvoudigingen en openbaarmakingen. Het Gebruiksrecht omvat niet het recht zelf exploitatiehandelingen te verrichten (waaronder sub-licenties verstrekken, overdragen), tenzij anders overeengekomen. De rechten van intellectuele eigendom op Maatwerkprogrammatuur berusten bij Opdrachtgever. Deze rechten worden hierbij overgedragen door Leverancier aan Opdrachtgever, die deze overdracht hierbij aanvaardt. Deze overdracht ziet op alle huidige en toekomstige rechten in de meest ruime zin van het woord. Leverancier doet voorts – voor zover de wet dat toestaat – onherroepelijk afstand van eventuele persoon­ lijkheidsrechten op de Maatwerkprogrammatuur. Leverancier zal alle broncodes van de betreffende Maatwerkprogrammatuur aan Opdrachtgever ter beschikking stellen.

De eenmalige koopprijs voor deze overdracht wordt geacht besloten te hebben gelegen in de daarvoor overeengekomen prijs. De overdracht en de levering van de rechten en eerder genoemde broncode vindt plaats onder de opschortende voorwaarde van betaling van de betreffende daarvoor overeengekomen prijs. Leverancier garandeert dat de door hem aan Opdrachtgever verstrekte ICT Prestatie geen inbreuk maken op enige intellectuele eigendomsrechten of andere rechten, waaronder persoonlijkheidsrechten, van derden. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever en stelt Opdrachtgever schadeloos voor alle aanspraken van derden gebaseerd op de stelling dat door Leverancier aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde ICT Prestatie, inbreuk maken op bedoelde rechten van die derden, onder voorwaarde dat Opdracht­ gever Leverancier onverwijld schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de aanspraak en de afhandeling van de zaak, waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan Leverancier. Opdrachtgever zal daartoe de nodige volmachten, informatie en medewerking verlenen, zodat Leverancier zich effectief tegen deze aanspraken kan verweren. Indien Opdrachtgever door een derde het recht tot gebruik van de ICT Prestatie of delen daarvan wordt ontzegd (of een dergelijke situatie dreigt), zal (of kan) Leverancier voor zijn rekening en te harer keuze onverwijld hetzij: i.

zorgen dat Opdrachtgever alsnog het recht verkrijgt het gebruik voort te zetten; ii. het inbreuk makende onderdeel vervangen door een ander onderdeel dat geen inbreuk maakt op dergelijke rechten van derden; iii. het inbreuk makende onderdeel zodanig wijzigen dat de inbreuk wordt opgeheven. Bij vervanging of wijziging als onder (ii) en (iii) bedoeld, zal de functionaliteit van de vervangende onderdelen minimaal gelijkwaardig zijn aan de vervangen onderdelen en zullen de garanties van artikel 12 en, voor zover van toepassing, artikel 13 volledig intact blijven. In het geval derden Opdrachtgever ter zake van een beweerdelijke schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, is Opdrachtgever – onverminderd het voorgaande – gerechtigd om de Overeenkomst schriftelijk, buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Een dergelijke ontbinding laat de overige rechten van Opdrachtgever onverlet. Het bepaalde in lid 5 t/m lid 8 is niet van toepassing indien de verweten inbreuk verband houdt met door Opdrachtgever ter gebruik, bewerking, verwerking of onderhoud aan Leverancier ter beschikking gestelde Programmatuur of andere materialen, dan wel met wijzigingen die Opdrachtgever zonder schriftelijke toestemming van Leverancier aan de ICT Prestatie heeft aangebracht.

Artikel 21. Toegang tot data en autorisaties 21.1

21.2

21.3

21.4

Onverminderd het Overeengekomen gebruik van de ICT Prestatie, stelt Leverancier Opdrachtgever gedurende de looptijd van de Overeenkomst in staat om tijdens normale kantoortijden dan wel overeengekomen beschikbaarheidstijden toegang te krijgen tot de met de ICT Prestatie specifiek ten behoeve van Opdrachtgever verwerkte gegevens, alsmede de daarbij specifiek ingestelde (instellingen met betrekking tot) autorisaties en de specifiek voor Opdrachtgever gemaakte instellingen (bedrijfsregels, macro’s, etc). Leverancier kan aan de in het vorige lid beschreven verplichting onder meer voldoen door: i. het aanleveren van de in de ICT Prestatie opgeslagen gegevens in een duurzaam en origineel bestandsformaat (inclusief metadata), althans conform de norm voor dataportabiliteit die deel uitmaakt van de in artikel 8.1 bedoelde Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen (indien van toepassing); ii. aan Opdrachtgever Koppelingen ter beschikking te stellen en de daarbij horende Documentatie, teneinde Opdrachtgever in staat te stellen de gegevens/autorisaties middels de Koppelingen op te vragen; iii. aan Opdrachtgever Documentatie te verstrekken met een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving van de aan de ICT Prestatie ten grondslag liggende datamodellen, teneinde Opdrachtgever in staat te stellen de gegevens zelf te ontsluiten.