Bijlage 1: Plan van aanpak

Nieuwe huisvesting gemeente Beuningen Toelichting Plan van Aanpak ontwerp en realisatie Stuurgroep augustus 2025

Stand van zaken en vraag Stand van zaken proces: • Verschillende scenario’s onderzocht voor de nieuwe huisvesting. Gekozen door de raad voor scenario: Vernieuwbouw 2 laags voor een stichtingskostenbudget van 11,1 mio excl. BTW; • Programma van Eisen opgesteld. Moet nog worden vastgesteld; • Duurzaamheidsambitie wordt nog opgesteld en vastgesteld. Vraag aan HEVO: • Stel een Plan van Aanpak op voor het ontwerp- en realisatieproces van de nieuwe huisvesting;

Plan van Aanpak: De stappen in het proces

Processtappen Samenstellen Aanbesteding strategie Europese aanbesteding architect

Schetsontwerp Voorontwerp

Inkoop overige adviseurs MVO Technisch Ontwerp (Bestek)

4

Plan van Aanpak: Projectstructuur & Stakeholders

Projectorganisatie Besluitvormend

Stuurgroep

Besluit voorbereidend

Werkgroep Inkoop

Projectgroep huisvesting

Werkgroep huisvesting Gemeentehuis

Werkgroep Anders werken

Sturen op projectkaders Strategisch

Uitvoerend

Gebruikersgroepen

OR

werkgroep Raad

Werkgroep Bouwplan procedures

Klankbordgroep

O.T / B.T. Gemeentehuis 6 6

Risico & kansen matrix

7

Plan van Aanpak: Definiëren: Keuzes maken

√ √ √

Ambitiedocument Duurzaam & Circulair bouwen Doel: gezamenlijk bepalen welke ambities voor duurzaam & circulair bouwen mee te geven aan het Ontwerp Team

Analyse: Welk beleid hanteert de gemeente voor duurzaam, natuur inclusief en klimaat addaptief, gasloos? bouwen

Workshop: Kennis over duurzaam en circulair bouwen Wat zijn quick wins en wat streven we na (voorbeelden)

9

Bouworganisatievormen Doel: gezamenlijk bepalen welke bouworganisatievorm het beste past bij dit project om op basis daarvan de juiste samenstelling van en uitvraag voor het Ontwerpteam te bepalen

Analyse (vragenlijst): Wat zijn de risico’s en belangen voor de Opdrachtgever en de belangrijkste stakeholders Workshop: Kennis (welke vormen, voor- en nadelen) Resultaten van de analyse Conclusies en voorkeur

10

Onderbouwd advies met voorkeurvorm ter besluitvorming van de Stuurgroep

Plan van Aanpak: Van P.v.E. naar ontwerp

Plan van Aanpak: Inkopen / aanbesteden

Welke aanbestedingen en inkoopmomenten • Ontwerp Team: • Architect -> Europese aanbesteding • Constructeur -> MVO • Installatie adviseur -> Waarschijnlijk MVO • Bouwfysisch adviseur -> MVO • Eventueel aanvullen indien aanvullende expertise nodig, zoals adviseur duurzaam & circulair bouwen • Bouw Team (neven aannemers): • Indien nodig aannemer grondwerken (bouwrijp maken) • Bouwkundig aannemer -> Europese aanbesteding • E-installateur -> Europese aanbesteding • W-installateur -> Europese aanbesteding • Leveranciers inrichtingsonderdelen • AV middelen -> MVO • Losse inrichting -> Nader te bepalen – Mogelijk Europese aanbesteding • Keuken inrichting -> MVO • Overige inventaris -> 1 op 1 of MVO • Verhuisbedrijf

13

Plan van Aanpak:

Plan van Aanpak: Begeleiding Opdrachtgever & Stakeholders

Wijze waarop HEVO de Opdrachtgever, belangrijkste stakeholders en omwonenden meeneemt in keuzes • Wij hebben oog voor de betrokkenheid van iedereen en zorgen voor goede communicatie en onderbouwde informatie, zodat betreffende stakeholders weloverwogen keuzes kunnen maken. • Wij stellen samen met de Projectgroep een communicatieplan op, waarin we o.a. opnemen wanneer welke communicatie plaatsvindt en aan welke stakeholder, afgestemd op de overall planning. • Wij plannen samen met het Ontwerpteam en Projectgroep gedurende de ontwerpfase de momenten van overleg en terugkoppeling in (denk aan workshops, gebruikers overleggen, etc.) afgestemd op de overall- en detailplanning, zodat tijdig keuzes gemaakt kunnen worden van grof naar fijn. • We zorgen voor complete faserapportages zodat Opdrachtgever / Stuurgroep de juiste besluiten kunnen nemen. Daarnaast leggen wij gedurende het gehele proces keuzes voor waar nodig. • We denken mee met de Opdrachtgever gedurende het gehele proces en waar mogelijk zelfs enkele stappen vooruit en proberen daarmee Opdrachtgever en de belangrijkste stakeholders te ontzorgen.

16

Planning

Processtappen en grove planning Samenstellen Aanbesteding strategie Europese aanbesteding architect

Schetsontwerp Voorontwerp

Inkoop overige adviseurs MVO Technisch Ontwerp (Bestek)

18

1-2 maanden

5-6 maanden

8-12 maanden

sept-okt 2025

nov 2025 april 2026

april 2026 dec. 2026

5-6 maanden jan 2027 juni 2027

12-18 maanden juni 2027 dec 2028