Bijlage 1 Informatiebeleid 2025-2028

Informatiebeleid 2025-2028

Inleiding Digitalisering heeft grote gevolgen voor hoe we leven, wonen en werken. Het verandert de samenleving ingrijpend. De invloed van de digitale transformatie is overal merkbaar: het internet, smartphones en apps zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijks bestaan. Nieuwe technologieën als generatieve artificiële intelligentie (AI) zullen die impact alleen maar vergroten. We moeten ons als gemeente goed voorbereiden op deze fundamentele verandering. Anders lopen we het risico dat kansen worden gemist. Maar we lopen ook het risico dat er producten en diensten worden ontwikkeld die het maatschappelijk belang niet dienen en grote risico’s met zich meebrengen. De overheid heeft eind 2022 de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren vastgesteld. Deze werkagenda geeft vorm aan het waardengedreven en mensgericht digitaliseren. Om zo kansen te benutten en risico’s te mitigeren. De Werkagenda omvat vijf sporen: Digitaal Fundament: • Iedereen kan meedoen in het digitale tijdperk • Iedereen kan de digitale wereld vertrouwen • Iedereen heeft regie op het digitale leven Digitale Overheid • Een digitale overheid die waardengedreven en open werkt voor iedereen Caribisch deel Koinkrijk • Het versterken van de digitale samenleving in het Caribisch deel van het Koninkrijk Het vijfde spoor is voor ons niet relevant en blijft buiten beschouwing.

Gemeente Beuningen wil haar dienstverlening aan inwoners, ondernemers en organisaties, optimaliseren als een betrouwbare overheid. Hiervoor sluiten we aan bij de vier sporen van de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren. ▪ We houden onze informatievoorziening op orde zodat we voldoen aan wet/regelgeving, we kunnen aanhaken bij landelijke ontwikkelingen en we onze ambities rondom dienstverlening kunnen uitvoeren. ▪ Naast de al lopende implementaties van bekende wet- en regelgeving komt er de aankomende jaren ook veel nieuwe wet- en regelgeving op ons af, zeker rondom informatiebeveiliging en privacy. ▪ Daarnaast zijn er, naast de Werkagenda, nog andere landelijke ontwikkelingen zoals de transparante overheid, Common Ground, etcetera. Uiteraard volgen we al deze ontwikkelingen en haken we zoveel mogelijk aan. ▪ Tenslotte hebben we onze eigen ambities rondom dienstverlening, vertaald in ons nieuwe dienstverleningsconcept.

Pijler 1 (Digitale) Dienstverlening In deze veranderende maatschappij volgen ontwikkelingen elkaar snel op en veranderen ook de behoeften van inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke instellingen. Ze verwachten een dienstverlening van de overheid die te vergelijken is met die van zakelijke dienstverleners. De huidige samenleving stelt hoge eisen aan de zelfredzaamheid van inwoners. Hoewel technologische ontwikkelingen bij velen zorgen voor gemak, is er ook een groep die niet mee wil of kan doen. Juist in deze tijd blijkt hoe belangrijk en handig het is dat inwoners digitaal bij ons terecht kunnen. En juist nu blijkt ook hoe belangrijk het is dat iedereen kan blijven meedoen. Dienstverlening gaat over de diensten en producten die we als gemeente leveren, hoe we deze diensten en producten leveren en hoe we hierover communiceren met onze inwoners. Uitgangspunten en kaders ▪ We sluiten aan bij de opgaven en doelen uit de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren omdat digitalisering de fundamenten van onze samenleving raakt. ▪ We implementeren een nieuw dienstverleningsconcept waarbij de mens centraal staat. ▪ We kijken over de grenzen van onze eigen organisatie; de dienstverlening door onze ketenpartners namens ons sluit aan bij ons dienstverleningsconcept.

▪ We zijn toegankelijk en makkelijk benaderbaar voor iedereen, zowel in het digitale Huis van de Gemeente als in het fysieke Huis van de Gemeente. ▪ Beuningen maken we samen; we werken samen om onze dienstverlening te verbeteren, want dienstverlening is van ons allemaal. Doelen tot en met 2028 ✓ We zetten verder in op digitale toegankelijkheid voor iedereen. ✓ Via de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer wijzen we een digitaal kanaal aan voor al onze producten en diensten en zorgen we dat deze kanalen voldoen aan de wet. ✓ We gebruiken duidelijke taal in onze communicatie zodat iedereen ons begrijpt. ✓ We stellen informatie waar mogelijk openbaar beschikbaar. Daardoor zijn inwoners en ondernemers in staat snel en gemakkelijk hun weg te vinden en zich te informeren over zaken die hun leefomgeving direct raken.

Pijler 2 Informatiebeveiliging & Privacybescherming Er is een separaat informatiebeveiligingsbeleid. Er is echter een nauwe samenhang tussen dat beleid en dit informatiebeleid. Het een kan niet zonder het ander. Dit informatiebeleid volgt het vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid en vertaalt die uitgangspunten naar de informatievoorziening. Informatiebeveiliging De samenleving digitaliseert in snel tempo. Dat stelt hoge eisen aan de digitale veiligheid. Inwoners en ondernemers vertrouwen erop dat hun persoonlijke en gevoelige gegevens bij de gemeente in veilige handen zijn. Cyberincidenten doen zich steeds vaker voor; onze digitale veiligheid staat op het spel. Beveiliging, risicoanalyses en maatregelen zijn noodzakelijk om de digitale weerbaarheid van de gemeente te verhogen. Privacybescherming Nieuwe ontwikkelingen in de informatiesamenleving zorgen voor enorme kansen. Inwoners en ondernemers hebben baat bij de economische groei die nieuwe technologieën kunnen opleveren, zoals het Internet of Things (IoT), algoritmes en Artificiële Intelligentie (AI). Zo kan de opkomst van grote datastromen nieuwe inzichten opleveren en kan AI helpen om slimme (geautomatiseerde) beslissingen te nemen. Deze ontwikkelingen leiden echter ook tot nieuwe vraagstukken, bijvoorbeeld omtrent de bescherming van de privacy, autonomie en grondrechten van inwoners.

Uitgangspunten en kaders De gemeente Beuningen is een betrouwbare partner voor inwoners, bedrijven en ketenpartners. Dit bereiken we door passende maatregelen te treffen om risico’s af te dekken en om, in het geval van incidenten, de eventuele gevolgschade (impact) van deze incidenten te beperken. De gemeente Beuningen beschermt de gegevens van de inwoners en bedrijven. Het voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) werkt door in de gehele gemeentelijke organisatie en in nagenoeg alle processen. Er is steeds een structureel integrale afweging nodig tussen waarden als privacy en informatieveiligheid enerzijds en het oplossen van maatschappelijke opgaven anderzijds. We zorgen ervoor dat we digitale innovaties ethisch verantwoord realiseren. Doelen tot en met 2028 ✓ We voldoen voor zowel informatiebeveiliging als privacybescherming aan volwassenheidsniveau 3 (ook bekend als de fase ‘vastgesteld’) zoals geadviseerd in het rekenkameronderzoek ‘Weten wat je moet weten’ uit 2022. ✓ We vergroten het bewustzijns- en kennisniveau van bestuurders, managers en medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming. ✓ We implementeren de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), inclusief de aanpassingen naar aanleiding van de Network and Information Security Directive 2 (NIS2).

✓ We implementeren het Information Security Management System (ISMS) om zo risicomanagement rondom informatiebeveiliging en privacybescherming in te bedden in de organisatie. ✓ We voeren standaard Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit bij de aanschaf van nieuwe applicaties en de inzet van nieuwe technologie. ✓ Er vindt altijd een ethische afweging plaats bij de ontwikkeling en inzet van algoritmen en AI. ✓ Privacy is onderdeel van de integrale afweging bij de aanschaf en inzet van nieuwe dienstverlening en nieuwe producten (privacy by design). ✓ We wisselen informatie veilig uit. We kunnen op elk moment laten zien wat we met gegevens doen. ✓ We hergebruiken gegevens als dat mag. De AVG geeft hiervoor richtlijnen en in het verwerkingsregister leggen we vast welke gegevens we in welke processen gebruiken. Dit register is openbaar en zo is onze dienstverlening transparant.

Pijler 3 Datagedreven Werken Meer en meer beseffen we dat de informatievoorziening een cruciale rol speelt bij het ontwikkelen en monitoren van beleid maar ook bij het implementeren van een integrale dienstverlening. Datagedreven (of informatie gestuurd) werken is niet meer weg te denken uit onze samenleving. Toch hebben we binnen onze gemeente nog weinig ingezet op deze nieuwe manier van werken. We herkennen een drietal sporen: 1. Informatieproducten kunnen tweeledig worden ingezet: ▪ De organisatie is in staat om de uitvoering van beleid te monitoren op basis van data-analyses (informatie achteraf, dashboards). ▪ De organisatie is in staat om data-analyses uit te voeren ter voorbereiding op beleidsvoornemens (feitelijke onderbouwing van beleid). 2. Robotisering zet je in om routinematige handelingen geautomatiseerd uit te laten voeren. Een robot voert een eenvoudige opdracht uit, maar kan niet zelf denken of leren. Door inzet van robotisering neemt de foutgevoeligheid binnen een proces af en neemt de efficiëntie toe. 3. AI kan op basis van algoritmes patronen identificeren in data om op basis daarvan voorspellingen te doen. AI kan ook leren en put uit databronnen. Door de inzet van AI neemt de foutgevoeligheid ook af en nemen efficiëntie en effectiviteit toe.

Uitgangspunten en kaders Een belangrijke voorwaarde voor datagedreven werken is het op orde zijn van (de kwaliteit van) onze data. We moeten in staat zijn deze data te ordenen en te analyseren. Pas dan kan onze data de basis zijn voor betekenisvolle informatie die de gemeente kan helpen stevig onderbouwde beleidsvoornemens uit te werken en deze gedegen te monitoren. De inzet van robotisering vraagt om heldere processen zodat we weten waar we welke routinematige activiteiten uitvoeren. Tot slot lijkt de inzet van AI lijkt zo eenvoudig maar dat is het zeker niet. Als overheidsorganisatie zijn we afhankelijk van veel factoren. Denk aan wetgeving (landelijk en Europees), de snelheid van ontwikkelingen, de blijvende noodzakelijke tussenkomst van menselijk handelen, ethische afwegingen, enz. Doelen tot en met 2028 ✓ We richten een werkgroep Datagedreven Werken in waarin we integrale adviezen geven en beslissingen nemen over de inzet van algoritmen en AI; beveiliging, privacy en ethiek zijn daar een belangrijk onderdeel van. ✓ We zorgen voor een aanspreekpunt binnen de organisatie waar vragen rondom informatieproducten kunnen landen en van waaruit deze worden verder geleid.

✓ We zetten techniek centraal in om Datagedreven Werken te ondersteunen en uit te kunnen voeren volgens de uitgangspunten rondom privacy en ethiek (onderdeel regionale strategische opdracht Regionaal Datagedreven Werken). ✓ We stellen separaat een AI-beleid vast waarin de kaders waarbinnen we met AI werken helder zijn.

Pijler 4 Informatiemanagement, informatiearchitectuur & informatiebeheer Informatiemanagement is een proces dat de informatiebehoeften vanuit onze organisatie vertaalt in onze informatievoorziening. Informatiehuishouding is het geheel aan regels, structuren, processen en voorzieningen gericht op het gebruik en het beheer van informatie. Denk aan het creëren, opslaan, ordenen, bewaren, ontsluiten, verstrekken en vernietigen van informatie. Dit onderdeel omvat een veelheid aan onderwerpen. Informatiearchitectuur, uitgangspunten en kaders ▪ We haken aan op de Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA) inclusief de bijbehorende standaarden, principes en modellen. ▪ We passen de principes van Common Ground toe. Deze hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening heeft de afgelopen jaren kleine stapjes gezet. Inmiddels zorgen landelijke ontwikkelingen ervoor dat we de aankomende periode daadwerkelijk stappen kunnen zetten op dit onderdeel. ▪ We maken zoveel mogelijk gebruik van de gemeenschappelijke Enterpise Service Bus (ESB). We zetten deze niet enkel in voor koppelingen naar on premise applicaties maar juist ook voor cloud-tocloud koppelingen. Zodat we berichtenverkeer goed kunnen monitoren en veilig kunnen laten verlopen. ▪ We zijn aangesloten op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI). ▪ We uniformeren en standaardiseren, volgens de landelijke standaarden.

Gegevensbeheer, uitgangspunten en kaders ▪ Gegevens vormen de bouwstenen voor de sturing, beheersing en uitvoering van de gemeentelijke processen. Gegevens zijn hiermee een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeente. De kwaliteit, actualiteit en volledigheid van gegevens is van groot belang, volgens de informatiearchitectuur GEMMA; deze basisprincipes volgen we. Informatiebeheer, uitgangspunten en kaders ▪ We maken gebruik van één basis archiefsysteem en staan andere archiefsystemen bij uitzondering en beargumenteerd toe. ▪ We zijn aangesloten op en maken gebruik van het regionale e-Depot. ▪ Processen die in een taak specifieke applicatie ondergebracht zijn, blijven daar. ▪ We verankeren procesmanagement in onze organisatie waardoor eigenaarschap, het gedachtengoed Zaakgericht Werken en dienstverlening steeds meer de basis vormen voor ons denken en doen. Doelen tot en met 2028 ✓ We faseren ons oude archiefsysteem volledig uit. ✓ We werken verder aan onze cloudstrategie waarbij we in 2026 al onze grote applicaties in de cloud hebben geplaatst (dit is een onderdeel van de regionale strategische I-agenda). ✓ We werken aan een nieuwe en veilige werkplek, gebaseerd op Microsoft365 en alles dat daarbij hoort (dit is een onderdeel van de regionale strategische I-agenda).

✓ In 2025 hebben we Role Based Access Control (RBAC) volledig geïmplementeerd voor de volledige organisatie en hebben we het beheer hiervan geborgd. ✓ We dragen onze eerste archieven over aan het e-Depot. Denk hierbij aan het Bouwarchief, maar bijvoorbeeld ook aan de overbrenging vanuit ons oude archiefsysteem.