Bijlage 1 Controleprotocol Beuningen 2025-2027

Voor risico’s met een hoge kans, een grote impact of beide dienen (interne) beheersmaatregelen opgezet en geïmplementeerd te worden. Beheersmaatregelen dienen ter mitigatie van risico’s. Er wordt in hoofdlijnen een onderscheid gemaakt tussen preventieve en repressieve beheersmaatregelen. Alleen de beheersmaatregelen die écht noodzakelijk zijn om een beheerste procesgang te garanderen, zijn keycontrols. Deze keycontrols borgen dat risico's die het behalen van de geformuleerde beheerdoelstellingen per proces in gevaar brengen, voldoende worden gemitigeerd. V. Control Framework: In een control frame work (CFW) worden voor de verschillende processen van de gemeente voorgaande stappen bij elkaar gebracht: per proces worden beheerdoelstellingen inzichtelijk gemaakt, de risico’s die realisatie hiervan in gevaar kunnen brengen en de (preventieve en repressieve) key controls die ter mitigatie van de risico’s zijn opgezet. Het CFW vormt de basis om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Overkoepelend IC-plan en controleplannen: Het CFW vormt vervolgens het startpunt voor het uitwerken van een overkoepelend IC-plan (masterplan) en interne controleplannen per proces. Het opstellen van het overkoepelend IC-plan en onderliggende controleplannen, alsook het geven van uitvoering daaraan (de feitelijke controle en

25

Bijlage 5: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2022. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing. Aantal per jaar Afstemmingsplatform

Gemeentesecretaris/ (concern) controller

Periodiek

Financieel management

Minimaal drie

Afdeling

PM

Portefeuillehouder Financiën van de centrumgemeente. College van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente

Drie

PM

Toelichting Het college van B&W van de gemeente Beuningen is opdrachtgever van de accountant. Het afstemmingsplatform is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met dit platform zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming over de nadere invulling van de controle-opdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar het platform. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaar controle (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken in het platform. De gemeentesecretaris en (concern)controller van de gemeente zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interimcontrole (op basis van de concept managementletter) en de eindejaar controle (op basis van het conceptrapport van bevindingen). Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interimcontrole en van de eindejaar controle. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de manager en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interimcontrole en eindejaar controle. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college.

26

Bijlage 6: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interimcontrole

Tijdstip Na afronding van de interimcontrole.

Controleverklaringen en het Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Inhoud Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten over de processen en procedures (beheersingsstructuur), evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Het oordeel over de mate waarin het Financieel Overzicht 2025-2027 en het verantwoordingsdocument 2025-2027een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevings-voorschriften en voldoet aan de eisen van de rechtmatigheidsverantwoording

Gericht aan Directie / Dagelijks bestuur

Bestuur

27