Bijlage 02: Stappenplan participatie bij initiatieven

Bent u initiatiefnemer? Zo betrekt u anderen Betrekken van buren en omwonenden bij uw initiatief is heel belangrijk. Dit noemen we participatie. Anderen betrekken is altijd verstandig. Zo zijn zij op de hoogte van de plannen, het kan een beter plan opleveren en het kan bezwaren voorkomen. Bij een aanvraag voor een omgevingsvergunning bent u verplicht om aan te geven of u wel of niet participatie hebt toegepast. In bepaalde gevallen is participatie verplicht. U mag altijd zelf bepalen hoe de participatie er uitziet. Wij controleren of u participatie heeft toegepast maar de wijze waarop u dit invult bepaalt niet of u wel of geen vergunning krijgt. Heeft u een plan, idee of initiatief in de leefomgeving van de gemeente Beuningen? Hier leest u hoe u om kunt gaan met participatie. STAP 0: Bepaal of u aan participatie gaat doen Check of u verplicht bent om participatie toe te passen voor uw plan, idee of initiatief. Bent u dit niet verplicht dan is het nog steeds verstandig wel participatie toe te passen. De wijze waarop is natuurlijk sterk afhankelijk van de impact van uw initiatief op de omgeving. Bij een eenvoudige aanbouw of dakkapel op een woning is het misschien voldoende uw buren te informeren, terwijl het bij de bouw van een of meer woningen of een bedrijfspand verstandig is de participatie met de buurt goed te organiseren.

Grote impact: participatie verplicht Heeft uw plan veel gevolgen voor mensen of organisaties in de omgeving, dan moet u ervoor zorgen dat zij betrokken worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een uitbreiding van uw bedrijf. In andere gevallen is participatie niet verplicht maar wel aan te raden, zoals het informeren van uw buren bij het bouwen van een dakkapel. Het is dus belangrijk dat u eerst controleert of deze verplichting geldt voor uw plan, idee of initiatief. In deze lijst <link naar lijst> staat bij welke initiatieven u verplicht bent om participatie toe te passen. Participatie, hoe dan? De manier waarop u participatie toepast, is niet voorgeschreven. Om u te helpen, vindt u hierbij een stappenplan. Wij adviseren u om de stappen zoveel mogelijk te volgen als uw initiatief verder gaat dan de ‘eenvoudige dakkapel’. STAP 1: Breng het effect, de betrokkenen en hun belangen in beeld Welk effect heeft uw plan, idee of initiatief? Denk bijvoorbeeld aan geluid, geur, uitzicht en milieu. En voor wie hebben deze effecten gevolgen? Dit zijn de direct belanghebbenden. Denk erover na wat hun belang is, hoe groot dat is en of het tijdelijk of blijvend is. Verandert hun uitzicht bijvoorbeeld? Is er sprake van geuroverlast? Zijn er ook indirect betrokkenen? Dit zijn bijvoorbeeld bewonersinitiatieven of een milieugroep.

STAP 2: Maak een plan voor de participatie Nu u het effect van uw plan, de betrokkenen en hun belangen in beeld heeft, kunt u een plan maken voor de participatie. Daarbij is het belangrijk dat u bedenkt wat de invloed van de betrokkenen is. Mogen zij meebeslissen, wilt u uw plannen verrijken met hun ideeën of wilt u de betrokkenen alleen informeren? Hiermee schept u duidelijkheid voor uzelf en de anderen. STAP 3: Ga in gesprek Voer uw plan uit. Zorg dat direct betrokkenen, zoals omwonenden, als eerste informatie van u krijgen en dat zij zich kunnen voorbereiden op het gesprek. Dit gesprek kan veel vormen hebben, bijvoorbeeld een werksessie of informatieavond. Maak in het gesprek duidelijk welke ruimte er is om

mee te denken en mee te beslissen en wat u doet met de uitkomst van de gesprekken. Probeer in de gesprekken alle ideeën, zorgen, bezwaren en belangen boven tafel te krijgen. STAP 4: Maak een verslag en vraag om een reactie Leg elk gesprek in hoofdlijnen vast in de vorm van een kort verslag, waarin u de ideeën, zorgen, bezwaren en belangen weergeeft. Geef daarbij ook aan of u uw plannen wel of niet aanpast naar aanleiding van de opmerkingen en waarom. Stuur het verslag naar de belanghebbenden met de vraag om voor een bepaalde datum schriftelijk te reageren. Voeg deze reactie toe aan uw gespreksverslag(en) en vermeld daarbij van wie de reactie is. STAP 5: Vertel wat u gaat doen Houden mensen die uw gesproken heeft, vast aan hun bezwaren, leg dan uit wat u met het bezwaar gaat doen en waarom (bijvoorbeeld: er is niets aan uw bezwaar te doen want er zijn wettelijke eisen). Bij grotere plannen is het verstandig om alle belanghebbenden, ook degenen die niet bij de gesprekken aanwezig waren, te laten weten wat de opbrengsten van de gesprekken zijn en wat u verder gaat ondernemen. STAP 6: Dien uw aanvraag in Als het participatieproces is afgerond, is het tijd voor een aanvraag voor een omgevingsvergunning, Voeg bij uw aanvraag een kort verslag van de participatiestappen die u heeft ondernomen.

Beantwoord daarin de volgende vragen: Heeft u alle belanghebbenden gesproken? Hoe zijn de gesprekken met omwonenden en andere partijen verlopen? Zijn er bezwaren die bij meerdere omwonenden leven? Heeft u op basis van de gesprekken aanpassingen in uw plan doorgevoerd en zo ja welke? Voeg ook de gespreksverslagen toe bij de aanvraag. Het besluit Het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad beslist over uw initiatief. Zij controleert of u aan participatie heeft gedaan en bekijkt naast de inhoud van de aanvraag ook de opbrengsten uit de gesprekverslagen en de samenvatting van het participatieproces. De gemeente laat u weten wat het besluit is en hoe dat tot stand is gekomen.