Bijlage 02 Handreiking gemeentelijke opvang Oekraine at22000904.pdf

Openingstijden Maandag t/m vrijdagxx:xx tot xx:xx uur Zaterdag en zondag xx:xx tot xx:xx uur Voor medische vragen en klachten moeten de asielzoekers zich wenden tot de lokaal georganiseerde zorg.

TANDARTSEN De dichtstbijzijnde tandartsenpraktijk is: Hier de naam, adres- en contactgegevens van de participerende tandarts Bel voor tandheelkundige hulp bovenstaand nummer. Indien deze praktijk geen dienst heeft, wordt u via het antwoordapparaat verwezen naar de dienstdoende tandartsenpraktijk. VERLOSKUNDIGE ZORG Een verloskundige kan door de huisarts ingeschakeld worden.

GGD GGD- contactgegevens van de betrokken GGD toevoegen, eventueel met link naar www.GGD.nl waar de informatie te vinden is.

51

BIJLAGE IV INFORMATIE VOOR ZORGVERLENERS OVER BEWONERS IN DE GOO Algemeen Bewoners in de GOO van de gemeente hebben geen korte intake gehad bij het COA. Met het oog op eventueel direct benodigde medische behandeling, maar ook met het oog op Covid-19 en andere infectieziekten, is het van belang een dergelijke intake te organiseren. Hierbij kan GGD-GHOR mogelijk een rol spelen. Het is van belang om uitleg te geven aan bewoners over de organisatie van de zorg, de rol van verschillende hulpverleners (huisarts, GGD), en de kosten die hier wel of niet aan verbonden zijn. Zorgkosten

Voor het overgrote deel van de vluchtelingen uit Oekraïne zal gelden dat zij op grond van de Europese Richtlijn tijdelijke bescherming rechtmatig verblijf zullen hebben in Nederland. Voor de meesten zal ook gelden dat zij geen zorgverzekering (in Nederland) hebben afgesloten of kunnen afsluiten. De zorgaanbieder kan de kosten declareren bij het CAK op basis van de subsidieregeling medisch noodzakelijke zorg aan onverzekerden. De subsidieregeling verwijst naar art. 11, Zvw. Zorg uit het basispakket wordt vergoed, waarbij geen sprake is van een verplicht eigen risico. Langdurige zorg niet. Voor de langdurige zorg geldt dat hierover nog afspraken moeten worden gemaakt. Een andere wijze waarop de zorgkosten kunnen worden gedeclareerd, wordt uitgewerkt. In deze fase is declaratie via het CAK de enige mogelijkheid. Wanneer een patiënt wel is ingeschreven bij de Regeling Medische zorg Asielzoekers (RMA), dan verzorgt RMA Healthcare de uitvoering van de RMA. Meer informatie over de RMA kunt u vinden via: www.rmasielzoekers.nl. De patiënt die in een GOO verblijft heeft recht op medische zorg uit het basispakket, zonder dat er sprake is van een verplicht eigen risico. Huisartsenzorg De gemeente waar de opvanglocatie is gevestigd, dient afspraken te maken met lokale huisartsen en huisartsenposten over de zorg aan vluchtelingen uit Oekraïne.

De gemeente draagt zorg voor randvoorwaarden om huisartsenzorg goed te kunnen leveren.

Verloskundigen Voor verloskundigen praktijken.

kan

gebruik worden

gemaakt van

de

lokale

verloskundige

Tandarts en Mondzorg Heeft een bewoner acute ernstige pijn aan het gebit en/of kauwklachten? Alleen dan is deze zorg mogelijk. Declareren

52

De zorgaanbieder kan de kosten declareren bij het CAK op basis van de subsidieregeling medisch noodzakelijke zorg aan onverzekerden. De subsidieregeling verwijst naar art. 11, Zvw. Zorg uit het basispakket wordt vergoed. Langdurige zorg niet. Een andere wijze waarop de zorgkosten kunnen worden gedeclareerd wordt uitgewerkt. In deze fase is declaratie via het CAK de enige mogelijkheid.

53

BIJLAGE BIJ DEEL F BIJLAGE I

COMMUNICATIE Een GOO vraagt veel van alle betrokken partijen. Gezamenlijk willen we ons goed voorbereiden op de inzet van een GOO. Voor het bevorderen van draagvlak is het belangrijk om duidelijk aan te geven wat de GOO is, waarom het nodig is, waarom de gemeente JA heeft gezegd, wie betrokken zijn in het proces en wie welke verantwoordelijkheid heeft. DE DOELGROEPEN In deze paragraaf zijn de belangrijkste stakeholders benoemd. Tevens is hun rol in de communicatie beknopt toegelicht. Interne communicatie gaat vooraf aan externe communicatie. Intern: ^

College van B&W

^

Presidium/fractievoorzitters en leden gemeenteraad

^

Medewerkers gemeente, in het bijzonder betrokken afdelingen/teams

^

Hulpdiensten: politie en brandweer

^

Gezondheidzorg (GZA/GGD/GHOR/Huisarts)

Extern: ^

Vluchtelingen uit Oekraïne (Oekraïners maar ook derdelanders die rechtmatig verblijf hadden in Oekraïne voor 24 februari 2022)

•

Direct omwonenden

•

Overige omwonenden

•

Belanghebbenden (eigenaars/verhuurders/gebruikersvan de locatie)

•

Vrijwilligers

^

Belangenorganisaties (wijkcommissie, ondernemersvereniging, evt. actiegroep, Vluchtelingenwerk)

•

Maatschappelijke organisaties (welzijn, sport, geloofsgemeenschappen)

•

Actiegroepen

^

Inwoners gemeentebreed

•

Media (lokaal en regionaal)

54

Intern College van B&W: heeft een belangrijke rol in het proactief en tijdig informeren en betrekken van alle partijen. Een duidelijke boodschap over nut en noodzaak wordt door het College gegeven. In de boodschap aandacht voor de mogelijke zorgen vanuit de gemeenschap. Nadruk ligt op helder en duidelijk informeren en betrekken. Zorg dat de burgemeester aanwezig is bij die momenten die voor zowel inwoners als de asielzoekers van belang zijn, zoals bij informatiebijeenkomsten en bij de aankomst van de eerste vluchtelingen uit Oekraïne (gasten van de gemeente). Presidium/fractievoorzitters en leden gemeenteraad: worden zo spoedig mogelijk, in ieder geval, voordat externe communicatie plaatsvindt, geïnformeerd voor maatschappelijk en politiek draagvlak. Het presidium/fractievoorzitters worden persoonlijk geïnformeerd, de leden van de gemeenteraad kunnen via e-mail geïnformeerd worden. Medewerkers van de gemeenten: kunnen vragen krijgen over de GOO dus moeten tijdig hierin meegenomen worden. Zeker die medewerkers die een cruciale rol vervullen in informatieverstrekking naar inwoners (callcenter, woordvoerder, communicatie). Hulpdiensten: politie en brandweer de hulpdiensten worden voorafgaand door de gemeente geïnformeerd over de komst van een GOO. Gezondheidszorg: Vluchtelingen in de GOO hebben recht op huisartsenzorg.

Extern Vluchtelingen uit Oekraïne: worden opgevangen in de GOO en zijn gasten van de gemeente. Zij zullen vragen hebben en willen weten waar ze aan toe zijn. Informeer ze en wees eenduidig in de communicatie. Zorg dat alle medewerkers dezelfde boodschap geven over (de duur van) het verblijf in de GOO. Zorg voor simpele en heldere informatie (eventueel visueel) in verschillende talen. Direct omwonenden: hebben direct te maken met de komst van de GOO. Het is belangrijk dat zij optimaal geïnformeerd zijn en weten wanneer en waarom er een GOO komt en tot hoe lang. Omwonenden worden via een brief uitgenodigd voor een (laagdrempelige) informatiebijeenkomst. Eigenaren/verhuurders/gebruikers van de locatie: worden gelijktijdig met direct omwonenden geïnformeerd over het gebruik van de locatie voor de GOO. Het moet duidelijk zijn waar de gebruikers tijdens het gebruik van de locatie terecht kunnen voor hun activiteiten en tot wanneer dit duurt. De eigenaren informeren de gebruikers van de locatie nadat de gemeente heeft gecommuniceerd. Overige inwoners van de gemeenten moeten, nadat direct omwonenden zijn geïnformeerd, op de hoogte gesteld worden van de komst van de GOO. Overige inwoners kunnen via een persbericht of een bericht in de plaatselijke krant hierover geïnformeerd worden.

Let op: afhankelijk van waar de locatie is gelegen, kan het noodzakelijk zijn om ook inwoners uit buurgemeenten te informeren. Vrijwilligers zijn hard nodig om asielzoekers tijdens het verblijf in de GOO te voorzien van een dagbesteding. Het informeren van vrijwilligersorganisaties door middel van een brief kan bijdragen aan de betrokkenheid. Ga, zodra bekend is dat er een GOO komt, in gesprek met vrijwilligersorganisaties. Uit de vluchtelingencrisis van 2015/2016 is gebleken dat de hulp van vrijwilligers cruciaal is voor het goed laten verlopen van een GOO. Als er geen vrijwilligersorganisatie is, zorg dan voor een vrijwilligerscoördinator.

55

Belangenorganisaties (wijkcommissie, ondernemersvereniging, evt. actiegroep, Vluchtelingenwerk). Betrek belangenorganisaties vroegtijdig en kijk wat zij kunnen betekenen voor de doelgroep. Media (landelijk, regionaal en lokaal). Nadat direct omwonenden en eigenaren/beheerders van de locatie op de hoogte zijn gesteld, worden media geïnformeerd via een persbericht en/of persbriefing. Om draagvlak te bevorderen en om inwoners meer gevoel te laten krijgen bij de GOO kan een persrondleiding, indien dat mogelijk is voorafgaand aan opening van de GOO, helpen. COMMUNICATIE VOOR, TIJDENS EN NA DE GOO Voor de komst van een GOO: ^

Interne communicatie gaat voor externe communicatie (college, hulpdiensten,). Informeer deze belanghebbenden kort voorafgaand en in vertrouwelijkheid.

^

Daarna informeren van fractievoorzitters, gemeenteraad en de samenleving.

^ Informeer, waar mogelijk, direct omwonenden met een laagdrempelige informatiemarkt. Stel de direct omwonenden in de gelegenheid om vragen te stellen aan verschillende tafels/kraampjes (organiseer dit eventueel op de desbetreffende locatie). De burgemeester loopt rond en haalt vragen op. Niet om de GOO ter discussie te stellen, maar om in gesprek te blijven. ^

Persrondleiding door de locatie.

^ Maak simpele en heldere informatie voor de asielzoekers in verschillende talen. Neem hierin ook de coronamaatregelen mee en waar asielzoekers terecht kunnen met vragen. Tijdens het in gebruik zijn van de GOO: ^ Houd doelgroepen zowel intern als extern op de hoogte van de opvang via social media, website en lokale radio/tv. ^

Wees open en transparant over datgene wat gebeurt op locatie

^ Deel proactief wat gebeurt op locatie. Doe dit zelfs dagelijks. Laat dagelijks een van de leden van het college een update geven (dit stelt je ook in de gelegenheid als er zaken nodig zijn om een oproep te doen) • Ga met media door de locatie tijdens de opvang van de vluchtelingen, dit zorgt voor draagvlak. ^ Maak goede afspraken met vrijwilligers over het gebruik van social media (wat kan wel en wat kan niet, dit ook in het kader van de privacy van vluchtelingen). ^

Blijf in gesprek met de vluchtelingen en wees eenduidig in de communicatie.

56

Bij incidenten binnen de GOO Incidenten binnen de GOO worden door de politie in de basis behandeld zoals alle andere incidenten binnen instellingen, namelijk met terughoudendheid in de woordvoering. Als het om een zwaarder incident gaat met flinke politie-inzet, dan wordt juist ingezet op open en transparante communicatie om maatschappelijke onrust te voorkomen. De woordvoering ligt hiervoor in eerste instantie vanuit de gebruikelijke alarmeringsprocessen bij de politie, maar het is gebruikelijk om bij zwaardere incidenten afstemming te zoeken met de verantwoordelijke gemeente Uitgangspunten zijn: -

Mocht de woordvoerder van de politie zelf geen contact zoeken, neem contact op met de mediadesk van de politie van de betreffende eenheid om een gezamenlijke woordvoeringslijn af te stemmen. Deze is 24/7 bereikbaar via het piketnummer.

-

Zorg vanuit gemeente en politie goed wat er is gebeurd of verklaard en doe de woordvoering neutraal en feitelijk. Laat je niet opjagen door de media die snel info willen hebben.

-

Geef geen nationaliteiten van betrokkenen. Vaak is de oorzaak van conflicten helemaal niet gerelateerd aan de nationaliteit, maar komt het voort uit alledaagse irritaties die kunnen ontstaan in een groep mensen die dichtbij elkaar wonen.

-

Houd rekening met de terminologie. Probeer indien mogelijk zo concreet en neutraal mogelijk te benoemen welke groep(en) er bij het incident betrokken is. Dit om stereotypering te voorkomen.

Bij incidenten buiten de GOO Bij incidenten buiten de GOO (bijvoorbeeld diefstal of onzedelijk gedrag) waarbij mogelijk een vluchteling uit Oekraïne betrokken is, ligt de woordvoering bij de politie. De politie handelt bij deze incidenten net als bij andere incidenten. De politie neemt de aangifte op en probeert de verdachte aan te houden. De kans is groot dat de media hier extra aandacht voor zullen hebben en ook de gemeente en het COA zullen benaderen voor extra informatie. -

Mocht de woordvoerder van de politie zelf geen contact zoeken, neem contact op met de mediadesk van de politie van de betreffende eenheid. Deze is 24/7 bereikbaar via het piketnummer, zie https://www.politie.nl/contact/pers.

-

De politie blijft bij de feiten en zal uitleggen wat de politie met de zaak doet of kan doen.

-

De vraag of een betrokkene een vluchteling uit Oekraïne is, wordt vaak gesteld. De politie beoordeelt mensen niet op hun maatschappelijke/culturele status en houdt rekening met de privacy van betrokkenen. Dit betekent dat de politie van betrokkenen enkel de leeftijd en woonplaats meldt. Is alleen een land van herkomst bekend, dan wordt dat gemeld.

57

Communicatie na de opvang in de GOO (nazorgcommunicatie) Doel van de nazorg aan eigen personeel, hulpdiensten en eventuele vrijwilligers is, naast het bieden van praktische informatie, ook het bieden van handelingsperspectieven en het beperken van mogelijke psychische en/of gezondheidsklachten. Het is heel belangrijk om waardering uit te spreken voor de getoonde inzet en begrip te vragen voor de collega's die de komende tijd nog werkzaamheden hebben in de nafase. ^

Brief naar direct omwonenden/bedrijven

^

Brief naar vrijwilligers (bedankbrief)

^

Persbericht

^

Bericht op de website/social media

Doelgroepen: ^

Medewerkers die direct ingezet zijn bij de opvanglocatie

^

Medewerkers die ingezet zijn op het gemeentehuis om processen in goede banen te leiden (crisisteam, etc.).

^

College van B&W en Management

^

Hulpdiensten

•

Vrijwilligers

Betrokkenen: ^

Gemeentelijk personeel

^

Professionele hulpverleners

Activiteiten: Voor interne medewerkers: Bijeenkomst voor medewerkers die direct ingezet zijn bij de opvanglocatie en medewerkers die ingezet zijn op het gemeentehuis om processen in goede banen te leiden (crisisteam, KCC etc.). •

Oproep voor intern personeel met behoefte aan nazorg

^

Oproep voor intern personeel om signalen bij andere collega's ook te melden

^

Monitoren behoefte aan (professionele) nazorg

^

Interne communicatie

^

Evaluatie

Voor College/Management: •

Interne communicatie: Informeren over proces nazorg

•

Begeleidingsadvies aan management

58

^

Handvatten over herkennen van signalen en benodigde acties

^

Indien nodig doorverwijsadvies naar professionele hulpverleners

Voor hulpdiensten: Hulpdiensten zullen in de regel zelf de nazorg van de hulpverleners oppakken. Het verdient aanbeveling om dit te checken.

59

BIJLAGE II

ALGEMENE CHECKLIST COMMUNICATIE

Bij aanbod GOO » Artikel op de website over aanbod GOO met evt. daarbij de veelgestelde vragen » Bij bekendmaken van de locatie al bewonersbrief aan direct omwonenden versturen. » Interne communicatie opstarten: o Politiek: gemeenteraad informeren over besluit o Medewerkers: medewerkers van de eigen gemeente informeren over het besluit en wat daarbij de verwachtingen zijn over de inzet van het eigen personeel. o Gebruikers van de locatie die ingezet wordt Bij (mogelijke) verlenging GOO » Benadruk de verlenging in de communicatiemix en bedien daarbij vooral de volgende doelgroepen: o Direct omwonenden o Gemeenteraad o Eigen medewerkers en ingezette vrijwilligers o Eigenaren/gebruikers van de locatie die ingezet wordt o Overige inwoners gemeente Bij sluiten GOO » Bij sluiting denk aan extra communicatie voor vooral de volgende doelgroepen: o Direct omwonenden o Gemeenteraad o Eigen medewerkers en ingezette vrijwilligers o Eigenaren/gebruikers van de locatie die ingezet wordt » Geef in de communicatie aan waarom de opvanglocatie sluit. » Communiceer wanneer de vluchtelingen vertrekken en organiseer dat medewerkers en vrijwilligers afscheid kunnen nemen. » Zorg voor een gezamenlijk informele afsluiting, direct na vertrek asielzoekers en opruimen locatie. Geef de burgemeester daarbij een informele rol.

» Communiceer met de eigenaren/gebruikers van de locatie over moment dat locatie weer normaal gebruikt kan worden. » Zie ook plan van aanpak nafase Na sluiting GOO » Organiseer een formele afsluitbijeenkomst, waarbij iedereen bedankt wordt en waarbij teruggekeken kan worden op de afgelopen periode. De burgemeester/college hebben hierbij een belangrijke rol. » Stuur een bedankje naar alle medewerkers van de gemeente, extra inzet van andere gemeenten/organisaties en vrijwilligers. » Zie ook plan van aanpak nafase Overige » Gemeenten kunnen door andere gemeenten gebeld worden met vragen over de aanpak en lessons learned. Vraag het klantencontactcentrum [of anders] om deze vragen af te vangen en verwijs eventueel door naar de Veiligheidsregio.

60