A. Annotatie AB ODRN 16 december 2020

Memo Ja Van Aan Datum Onderwerp

: Mariëtte van Oers : Burgemeester en wethouders : 1 december 2020 : Annotatie Algemeen Bestuur ODRN 16 december 2020

Registratienummer : INT20.0876 Registratiecode : *INT20.0876* Op 16 december 2020 vindt een vergadering plaats van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ODRN. Deze memo beperkt zich tot de agendapunten waarover een standpunt nodig is van het AB ODRN. Aanpassingen PDC 2020 en actualisatie PDC 2021 (agendapunt 4) Elk jaar wordt er door de ODRN een producten diensten catalogus (PDC) opgesteld waarmee financiële invulling wordt gegeven aan de producten en projecten die door de opdrachtgevers worden afgenomen. 2020 In de PDC 2020 zijn er een tweetal producten aan de PDC toegevoegd. 2021 ODRN werkt aan een vereenvoudiging van de PDC die uit veel minder producten zal bestaan. Daarnaast wordt de PDC herijkt voor verschillen tussen daadwerkelijke inzet en de normtijden. Deze aanpassingen zijn niet meer haalbaar voor 2021 omdat aanpassingen financiële effecten geven die niet in de begrotingen van opdrachtgevers vertaald zijn. Daarom is voorgesteld om de productprijzen 2021 alleen te indexeren met 2,2% zoals deze in de Begrotingsrichtlijn Regio Nijmegen is opgenomen. Daarnaast is voor 2021, conform eerdere besluitvorming, een tariefsverhoging van € 6 naast de indexering van toepassing. Voorgesteld wordt om in te stemmen met aanpassingen van de PDC 2020 en met de actualisatie van de PDC 2021 en deze vast te stellen.

Inzet bestemmingsreserve EED (agendapunt 7) Bij besluit van uw bestuur van juli 2018 is in 2018 € 100.000 van het positief exploitatiesaldo gereserveerd ten behoeve van de energietransitie. In 2020 verwacht de ODRN van het totaalbedrag € 61.853 in te zetten. Het restant van € 38.147 schuiven we door naar 2021. Voor gemeente Beuningen is in 2021 daarmee 16.000 beschikbaar voor energiecontroles en een alternatief energie gerelateerd project. Voorgesteld wordt om in te stemmen met de inzet van de bestemmingsreserve voor de energietransitie, volgens de vermelde verdeling.

Wijziging artikel 4 Financiële verordening (agendapunt 9) Op 1 oktober is een wijziging van artikel 4 van de financiële verordening voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Hiermee zijn de spelregels voor begrotingswijzigingen beschreven. Dergelijke spelregels waren eerder niet schriftelijk vastgelegd. De praktische toepassing heeft geleid tot wat onduidelijkheden en onwenselijkheden. Daarom wordt voorgesteld om een aantal wijzigingen in artikel 4 van de financiële verordening 2016 van de ODRN door te voeren. Voorgesteld wordt om in te stemmen met de wijziging van artikel 4 van de Financiële verordening 2016 ODRN. Disclaimer: 1. Het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit meerdere leden. Dit betekent dat de individuele inbreng van Beuningen alleen dan resultaat heeft als dit wordt gedragen door de meerderheid van het AB. 2. In de verslaglegging van het AB komt de individuele inbreng van haar leden niet terug en wordt volstaan met een afsprakenlijst. 3. Soms zijn de onderwerpen die op de agenda van een AB vergadering staan van ondergeschikt belang.

2

AGENDA Vergadering

: Algemeen Bestuur

Datum vergadering : 16 december 2020 Tijd

: 13 – 15 uur

Locatie

: Digitaal (bericht volgt nog)

1.

Opening

2.

Mededelingen Mondelinge toelichting: - Oplevering werkplannen 2021 - Brief ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties - Ontwikkelingen in het werkveld

3.

Verslag en besluitenlijst:  Concept-verslag vergadering Algemeen Bestuur d.d. 4 november 2020  Concept-besluitenlijst vergadering Algemeen Bestuur d.d. 4 november 2020 Zie bijgevoegd concepten Voorstel: vaststellen conform concepten

4.

Aanpassingen PDC 2020 en actualisatie PDC 2021 Zie bijgevoegd voorstel en bijlage Voorstel: besluiten conform voorstel

5.

Stand van zaken financiën Mondelinge toelichting stand van zaken per einde november

6.

Rechtmatigheidsverklaring Dagelijks Bestuur Zie bijgevoegde notitie ter informatie Voorstel: voor kennisgeving aannemen

7.

Inzet bestemmingsreserve EED Zie bijgevoegd voorstel Voorstel: besluiten conform voorstel

8.

Stand van zaken Ontwikkelagenda ODRN Mondelinge toelichting aan de hand van presentatie

9.

Wijziging artikel 4 Financiële verordening Zie bijgevoegd voorstel Voorstel: besluiten conform voorstel

10.

Rondvraag

11.

Sluiting

2020 11 04 ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt

Onderwerp voorstel

Besluit over voorstel

Opmerking/toelichting

Nummer

Openbaar

20201104.5

Financiën: a. Aanpassing van de begroting 2020 en 2021

Conform

Er is afgesproken een document naar de raad van Berg en Dal te sturen waarin aangegeven wordt dat het AB van de ODRN akkoord is gegaan om te korten op begroting via de werkplannen.

AB 2020.15

ja

AB 2020.16

ja

AB 2020.17

ja

20201104.6

Evaluatie toeslag € 15 Conform

20201104.7

Controleprotocol ODRN 2020 Conform Opdracht aan accountant Conform

Aldus besloten in vergadering van het Algemeen Bestuur ODRN d.d. 4 november 2020, Nijmegen, 4 november 2020 De voorzitter,

De secretaris,

VERSLAG Vergadering Datum vergadering Aanwezig Afwezig Overig

: Algemeen Bestuur ODRN : 4 november 2020 : Dhren. Van der Meer (voorzitter), Brink, Gerrits, Verheul, Vergunst, Versluijs, Waas en mevr. Prins (sec) : Mevr. H. Tiemens en dhr. L. Litjens (namens de kring van gemeentesecretarissen) : Mevr. J. Tiemens, dhren. Van Bohemen (gast Quarant), Kraan en Jacobs (plaatsvervangend notulist)

1.

Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Hij geeft aan dat Geert-Jan Schulkes er helaas niet bij is en dat hij is getroffen door corona. Hij vraagt hoe het met hem gaat. De secretaris geeft aan dat het nog niet zo goed gaat, maar wel herstellende. Voorlopig wordt hij nog niet terug verwacht. Het voorstel wordt door de secretaris gedaan om, naast een kaart die wordt gestuurd vanuit de organisatie, ook een kaart namens het bestuur te sturen. De voorzitter geeft aan dat er een namens het bestuur een kaartje gestuurd wordt naar Geert Jan Schulkes. Er wordt aangegeven dat dhr. Jacobs als plaatsvervangend notulist de vergadering zal notuleren.

2.

Mededelingen De voorzitter geeft aan dat de secretaris een paar mededelingen heeft en geeft de secretaris het woord. De secretaris geeft aan dat er de vorige keer gesproken is over een heidag en dat er inmiddels een datum gepland is op 18 december. Deze wordt voorbereid. Er wordt overwogen om ook een soort eerste en tweede ring te maken voor leden van het TACO. En ook bij het OGO wordt een dergelijke heisessie voorbereid om met elkaar het opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap te doorleven. Verder geeft de secretaris aan dat de ODRN, naar aanleiding van het vorig overleg, een kort en bondig memo heeft verstuurd wat door de leden van het AB kon worden gebruikt als toelichting op de bestuursrapportage aan de raden. Daar is verder geen reactie op geweest en daarom is de secretaris ervanuit gegaan dat het in goede aarde is gevallen en nuttig is geweest. Mocht dat niet het geval zijn dan verneemt de secretaris dat graag. De voorzitter vraagt of iemand wil reageren op de memo en of iemand deze ook heeft gebruikt. Dhr. Waas, Vergunst en Versluijs geven aan dat ze de memo doorsturen naar de raad.

3.

Concept- verslag d.d. 1 oktober 2020 / concept-besluitenlijst 1 oktober 2020 Dhr. Verheul stelt dat het onderwerp over de gastheerschap niet is besproken in het OGO en stelt de vraag of dat de discussie hierover alleen intern speelt bij de ODRN. De secretaris geeft aan dat het niet in het OGO thuis hoort. Algemeen Bestuur stemt in met het verslag en de besluitenlijst en besluit conform.

4.

Onderzoek Quarant naar zaaksysteem De voorzitter geeft dhr. Kraan het woord in afwachting van dhr. Bohemen. Dhr. Kraan geeft een toelichting. Hij geeft aan dat het huidige zaaksysteem niet zo slecht is, maar wel unieke mogelijkheden toelaat en daardoor kwetsbaar is. De vraag is, als het wordt vervangen, wanneer is dan het beste moment hiervoor? Hij geeft aan dat hij dit het liefst voor de invoering van de omgevingswet zou willen, maar dit wordt afgeraden, o.a. omdat de

1

markt op dit moment zeer verzadigd is en de ontwikkelagenda van de ODRN al zo vol is. Het advies is om na de invoering van de omgevingswet een nieuw zaaksysteem in te voeren, maar wel alvast te beginnen met de processen ervoor. Bijgevoegd aan het agendapunt is de planning hoe de vervanging tot stand gaat komen, waarbij de verschillende beslismomenten worden aangegeven. Er is echter nog geen duidelijkheid over de benodigde middelen. Dit komt later zodra het proces wordt opgestart. De voorzitter geeft aan dat optie drie uit het voorstel nu voorligt en vraagt om reacties. Dhr. Verheul vraagt wat Druten en Wijchen hiervan vinden. Dhr. Gerrits geeft aan een verkenning te hebben gedaan. Er wordt nu nagedacht over het scenario om via een opensource, openwave genaamd, te werken. Op die manier participeren op wat er komen gaat. Het voordeel van openwave is dat deze compatible is. Er zijn meer regio’s die ermee werken. Deze optie lijkt het meest aantrekkelijk. Het wordt al veel toegepast, relatief goedkoop en mogelijk geen aanbesteding nodig. Dhr. Bohemen schuift aan en wordt door de secretaris gevraagd om eventuele vragen te beantwoorden. Dhr. Vergunst stelt de vraag waar welk deel is belegd en daar scherp op te blijven.. Dhr. Waas kan zich vinden in het voorstel. Het is te kort om voor de invoering van de omgevingswet de invoering van een nieuw systeem nog te realiseren.

Het is verstandig om dat daarna te doen, maar het wel volgend jaar op te pakken. Dhr. Versluijs vond het een helder rapport en verstandig om niet hals over kop, maar in alle rust, als de markt rustig is geworden, in te voeren. Dhr. Verheul geeft aan blij te zijn met de lijn van Druten en Wijchen. Alleen heeft hij wel een vraag over de kanttekening waarin staat om de verwachtingen bij stellen, omdat er geen maatwerk meer geboden zou worden en wat dat betekent. De voorzitter brengt de opmerking in om vooral ook alvast te beginnen met de voorbereidingen, maar de winkel wel open blijft en stelt de vraag hoe dat gegarandeerd wordt. Daarnaast de opmerking en vraag of en hoe de andere systemen van de andere OD’s hierbij passen. Dhr. Van Bohemen geeft aan dat het bijstellen van de verwachtingen vooral intern is gericht op de ODRN. In de afgelopen jaren zijn er veel behulpzame maatwerkonderdelen gebouwd om de medewerkers te ondersteunen in het uitvoeren van hun taak. Als de ODRN zich confirmeert aan de meer marktconforme oplossingen dan zal er minder detailmaatwerk mogelijk zijn dan nu. Het houdt dus in om nu alleen maatwerk te leveren enkel tot wat strikt noodzakelijk is en de medewerkers goed begeleiden in dat proces. Als de route gevolgd wordt dan zal dat geen probleem zijn zolang een oplossing gefaseerd in gebruik genomen gaat worden.

Als de route goed uitpakt dan is er mogelijk een oplossing die reeds ook bij vijf andere omgevingsdiensten in gebruik is en dan is niet alleen informatie-uitwisseling eenvoudiger aan het worden, maar ook het beheersbaar delen van de kennis en het van elkaars expertise gebruik maken. Er komen aanmerkelijk minder knooppunten zodat er makkelijker kennis kan worden gedeeld. De voorzitter geeft aan dat het dus opgelost wordt. Dhr. van Bohemen stelt dat het in elk geval de lijn is die nu goed onderzocht moet worden. Dhr. Verheul stelt nog een aanvullende vraag wanneer er duidelijkheid komt over wat de kosten zijn en in hoeverre dit binnen het budget blijft of dat het substantieel anders wordt. Het is van belang dat scenario drie ook een financieel plaatje kan opleveren. Dhr. van Bohemen geeft aan dat dit door Druten en Wijchen wordt onderzocht en als vervolgstuk naar het AB toekomt. Het Algemeen Bestuur kan zich vinden om in principe in te stemmen met scenario 3 van het advies: WRS na de invoering van de Omgevingswet te vervangen waarbij de voorbereiding in 2021 ter hand wordt genomen en in te stemmen met het Plan van Aanpak en besluit conform. 5.

Financiën: a. Aanpassing van de begroting 2020 en 2021 De voorzitter geeft aan dat de vorige keer al inhoudelijk over de begrotingsaanpassing is gesproken en dat het nu gaat om de formele besluitvorming. Dhr. Verheul wijst op een motie die door de Raad van Berg en Dal is aangenomen over de noodzaak van bezuinigingen. De voorzitter geeft aan dat dit besproken wordt bij het Dagelijks Bestuur, maar vraagt om een toelichting. Dhr. Verheul geeft aan dat de raad vraagt aan de gemeenschappelijke regelingen om te bezuinigen en dhr. Verheul stelt de vraag hoe daarmee om te gaan. De voorzitter stelt de vraag of het in dit geval gaat om een zienswijze op de begroting 2021. Dit wordt bevestigd door dhr. Verheul. De voorzitter ligt toe dat er is afgesproken dat er niet bezuinigd wordt op de tarieven, omdat deze al verhoogd zijn, maar dat het via de werkplannen wordt opgelost. Dit is teruggekoppeld aan de deelnemende partijen. Mevr. J. Tiemens vult dit aan door aan te geven dat de bezuiniging al in de meerjarenbegroting is verwerkt. De voorzitter doet het

2

voorstel om nog een notitie op te stellen die richting de raad van Berg en Dal gebruikt kan worden. Dhr. Brink gaat in op de vorige keer besproken PIOFAH kosten en dat deze inzichtelijk en concreter zouden worden gemaakt. Vooruitlopend daarop wordt geconstateerd dat dit in de prognose al is opgehoogd. Kan hier eerst duidelijkheid over worden gegeven? Dhr. Kraan geeft aan dat er in eerste instantie uit het perspectief van de ODRN sprake was van meerkosten voor de vierkante meters en dat dit is uitgezocht en dat nu blijkt dat er een realistische onderbouwing onder ligt en daarmee de gastheerovereenkomst ook een realistische overeenkomst is. Dhr. Brink stelt dit antwoord de vorige keer ook ontvangen te hebben en wil meer inzicht en onderbouwing. De voorzitter geeft aan dat de ODRN in overleg is, maar dat er rekening mee moet worden gehouden dat deze hogere kosten meegenomen moeten worden. Hij neemt aan dat het een maximumbedrag betreft. Dhr. Waas verduidelijkt dat de kostenopgave reëel is. Mevr. J. Tiemens voegt er aan toe dat het gesprek in de afrondende fase is, maar er wordt naar gestreefd om dit in het AB van 16 december inhoudelijk te behandelen en de uitkomsten 2020 en het contract 2021 te agenderen. Het Algemeen Bestuur besluit conform voorstel en stemt in met de actualisatie van de begroting 2020 en 2021. b. Stand van zaken financiën Mevr. J.

Tiemens geeft een toelichting. Er is een actualisatie gemaakt tot en met september. De omzet heeft zich gunstig ontwikkeld. Onderaan de streep wordt een klein plus verwacht. De secretaris vat samen dat het spannend blijft tot de laatste dag. De voorzitter vraagt of er nog behoefte is aan verdere vragen. Dhr. Waas merkt wel op dat de ODRN nog steeds op een heel dun draadje loopt. 6.

Evaluatie toeslag € 15 De voorzitter geeft een korte samenvatting. Dhr. Verheul voegt er aan toe dat in de uitwerking nog niet vaak wordt verwezen naar het feit dat er extra inhuur nodig is. Daar moet wel sprake van zijn. De voorzitter vult aan er ook realistisch naar de werkplannen en daarmee de begroting moet worden gekeken. Het Algemeen Bestuur besluit conform voorstel.

7.

Controleprotocol ODRN 2020 en opdracht aan accountant Het Algemeen Bestuur besluit conform voorstel.

8.

Stand van zaken Ontwikkelagenda ODRN Dhr. Kraan geeft inzicht in de voortgang en een inkijk in de ontwikkelagenda middels een voorbereide presentatie. De voorzitter complimenteert het overzicht en beschouwt het als goede input voor de heisessie.

9.

Stand van zaken adviezen accountant n.a.v. Jaarverslag 2019 Mevr. J. Tiemens geeft aan gevolg te hebben gegeven aan bijna alle aanbevelingen van de accountant. Enkele aspecten komen terug in het dashboard. Verder is het onderhandenwerk teruggebracht en het inkoopbeleid geactualiseerd. Beide laatste punten komen terug bij het DB. Verder werd er vorig jaar een verschil van vijfenvijftigduizend euro gesignaleerd. Dat is dit jaar rechtgezet en in de systemen hersteld. Mevrouw Tiemens krijgt complimenten voor de voortvarende aanpak van de aanbevelingen.

10.

Knelpunten BOA-capaciteit Milieu De voorzitter geeft het woord aan de secretaris. De secretaris geeft aan dat dit onderwerp in oktober in het OGO is behandeld en over twee weken komt het daar weer terug. Het betreft een vraagstuk dat aansluit op de punten van de ontwikkelagenda. Er wordt kort ingegaan op het belang van de BOA en de bijdrage die vanuit de provincie is gevraagd om te kunnen voldoen aan de landelijke handhavingsstrategie. Uitleg over de landelijke handhavingsstrategie is middels een bijlage met het AB gedeeld. Het pleidooi wordt gedaan om voldoende BOA capaciteit beschikbaar te hebben.. Er wordt aangegeven dat het een mooi signaal is om hier in gezamenlijkheid op te trekken. Alle BOA-capaciteit wordt per opdrachtgever in de werkplannen opgevoerd en elke opdrachtgever stelt dit voor haar eigen gemeente vast maar in totaliteit levert dit pas voldoende basis om de capaciteit beschikbaar te hebben. Het past niet om over en weer een scherpe onderlinge boekhouding hiervan te hanteren Dhr. Verheul vindt de oproep terecht en als allen erachter staan dan ondersteunt hij het voorstel. Dhr. Brink stelt de vraag wat onontkoombaar is en waar ruimte is om te

3

kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting. De secretaris geeft aan dat het wettelijk verplicht is de inspanning te leveren zodra er zich een casus voordoet. Dat is door de ODRN vertaald naar uren. De voorzitter vraagt wat de repercussies zijn als er geen capaciteit beschikbaar is. De secretaris geeft aan dat het dan minder goed gaat met de veiligheid in de gemeente. Dhr. Versluijs stelt de vraag hoe het komt dat het bedrag in eerste instantie te laag was. Er wordt geen oorzaak vermeld. De secretaris geeft aan wat er in eerste instantie opgenomen was en wat er nu nodig is. Dhr. Versluijs stelt de aanvullende vraag hoe het komt dat dit nog niet was opgenomen. De secretaris haalt drie voorbeelden aan wat de verschillen zijn. De voorzitter vat samen dat de oproep is om de ambtenaren te vragen dit op te nemen in de werkplannen. Dhr. Waas geeft aan in het stuk de samenwerking en gezamenlijkheid terug te lezen uit het voorstel en verwijst ook naar de verplichting ervan. 11.

Rondvraag Dhr. Brink doet de mededeling dat er in het college van Druten een portefeuillewisseling plaats gaat vinden en dat de portefeuille ODRN overgaat naar dhr. Springveld. Dhr. Brink verlaat daarmee het AB en dhr. Springveld zal bij het eerstvolgende AB aanschuiven namens Druten.

12.

Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering.

4