03 Bijlage 3: Bedrijfsplan versterkte regio.pdf

Opgavegeld

Naast het procesgeld is opgavegeld het andere deel van de begroting van de regio. De opgaven kennen elk hun eigen begroting. Een aantal spelregels zijn hierbij uitgangspunt. a. Elke opgave beschikt over een eigen begroting en budget en legt verantwoording af over de besteding van middelen b. Deze begroting bestaat uit middelen voor de uitvoering en middelen voor capaciteit die nodig is om tot uitvoering te komen. Hierbij hoort ook inzet van communicatie, bijeenkomsten en andere benodigde middelen. Opgavemanagers en het opgaveteam worden dus betaald uit deze opgavebegroting. c. De kosten voor een opgave worden verdeeld naar rato van het inwonertal van de deelnemende gemeenten op basis van de meest recente CBS-cijfers zoals bekend op 1 januari. In uitzonderingsgevallen kan hiervan worden afgeweken. d. Het regiobureau heeft en geeft inzicht in alle geldstromen, zowel die van het procesgeld als die van het opgavegeld. e. Gedurende de looptijd van de opgave kan er geld in de vorm van een 'projectbegroting' bij het regiobureau staan. f. Als er na afronding van de opgave nog geld over is, dan geldt voor de teruggave de afgesproken verdeelsleutel bij de inleg. g. De gemeenten die aan een opgave deelnemen, staan financieel garant voor deze opgave.

Zij vrijwaren de gemeente die niet deelnemen aan de betreffende opgave voor kosten en risico's die aan de opgave zijn verbonden of daaruit voortvloeien. h. De aan een opgave deelnemende gemeenten ondertekenen een werkovereenkomst waarin de afspraken over onder andere financiële afwikkeling en mandaat zijn vastgelegd, zodat facturering en verrekening mogelijk zijn. i. Voor de medewerkers in het opgaveteam geldt een uniforme verrekeningssystematiek, bepaald door het regiobureau, zodat aan de voorkant duidelijk is wat detachering van een medewerker financieel betekent. Daarnaast wordt zo de administratieve last voor het regiobureau beperkt. j. Dekking van het opgavegeld bestaat uit bijdragen van de deelnemende gemeenten en van samenwerkingspartners (waaronder subsidies). k. Gemeenten die aan een opgave deelnemen, dragen zorg voor dekking van hun aandeel in het opgavegeld vanuit hun lokale begroting. In veel gevallen betreft het budgetten die al lokaal voor de opgave worden ingezet. l. Bij de besluitvorming over de opgave moet duidelijk zijn wat de (financiële) spelregels zijn bij later meedoen bij uitvoering van de opgave of eerder dan voorzien niet meer meedoen bij uitvoering van de opgave.

3 Zoals eerder genoemd, krijgt de gemeente Mook en Middelaar 507 korting op de inwonerbijdrage aan het procesgeld vanwege de unieke situatie dat het als enige regiogemeente gelegen is in de Provincie Limburg.

Bedrijfsplan versterkte Regio Arnhem-Nijmegen 25

5.5

Fiscale aspecten

Er is sprake van een openbaar lichaam dat rechtspersoonlijkheid bezit en zelfstandig handelt in het maatschappelijk verkeer. Een openbaar lichaam kan contracten en convenanten sluiten, personeel in dienst nemen, fondsen beheren en een publiek of privaat samenwerkingsverband oprichten. Het openbaar lichaam kan de btw op de kosten die zij maakt zoals de btw op de kosten van het regiobureau, advieskosten en kosten van regionale ontmoetingen onder voorwaarden via de btw-transparantiemethode doorschuiven naar de deelnemende gemeenten. De deelnemende gemeenten kunnen de btw die is doorgeschoven vervolgens compenseren bij het btw-compensatiefonds. 5.6

Planning ä controlcyclus

De begroting van de GR wordt aangeboden via de reguliere cyclus die geldt voor de verbonden partijen. De begroting levert input voor de gemeentelijke kader- of perspectiefnota. Deze bestaat uit de bureau- en proceskosten (inwonersbijdrage). Tegelijkertijd wordt een eerste concept-opgavebegroting aangeboden voor de financiën die met de opgaven zijn gemoeid. Met dit laatste kunnen de gemeenten in hun begroting opgavegeld reserveren. Raden kunnen bij de bespreking van deze eerste indicatieve begroting nog zaken meegeven voor de opgaven. Die worden verwerkt en de opgaven worden verder uitgewerkt. In het najaar worden deze, gebundeld in de regionale agenda, aangeboden aan de gemeenteraden, zodat deze definitief verwerkt kunnen worden in de meerjaren(programma)begroting van de gemeenten. De jaarrekening over het afgelopen jaar wordt gelijk met de begroting voor het volgend jaar aangeboden aan de deelnemende gemeenten. DB voegt commentaren Ontwerp

waarin de zienswijzen zijn

begroting avervat bij de ontwerpbegroting le co ncept opg ave Radí?n geven AB s begr oting--------------------------------- ^ zien.swijze op begrotirng vast 8 weken begrot nq aan DB naar raden

15 april

ca 15 juni

Begroting aange everd bj Gedepijteerde sta ten

1 augustus

Regional e agenda inclusie opgave begroti ng naar rat en

ca. 15 september

5.7 Evaluatie Het algemeen bestuur draagt zorg voor de evaluatie van het algemeen functioneren en de werkwijze van de Regio Arnhem-Nijmegen aan het begin van het kalenderjaar waarin algemene raadsverkiezingen in de gemeenten plaatsvinden. Het doel hiervan is dat het oude bestuur nog kennis kan nemen van de uitkomsten van de evaluatie, deze van commentaar kan voorzien en mee kan geven in de overdracht naar het nieuwe bestuur. De voorbereidingen voor de evaluatie zullen dan na de zomer van het jaar voor de verkiezingen al gestart moeten worden. De eerste evaluatie zou dan al begin 2022 plaats moeten vinden. Dit zal te vroeg zijn om de effecten van de nieuwe opzet goed in beeld te kunnen brengen. Het AB kan kiezen of ze de evaluatie uitstellen of dat ze kiezen voor een 'lichte evaluatie' voor de eerste ervaringen. 5.8

Risicoparagraaf

Risico Niet alle gemeenten doen mee in de opgaven

Beheersmaatregel Is het niet deelnemen nog niet definitief, dan kan energie worden gestoken in het duiden van de

Bedrijfsplan versterkte Regio Arnhem-Nijmegen 26

Risico

Niet iedereen doet mee aan de GR

Beheersmaatregel (lokale) effecten van een opgave (raads- en bestuursadviseur) en het scherp krijgen van de reden(en) van twijfel over deelname. Is de deelname aan een opgave definitief en blijkt dat niet alle gemeenten deelnemen, dan zal per opgave bekeken moeten worden wat de gevolgen hiervan zijn. Dit hangt af van het aantal gemeenten dat niet deelneemt De opgavemanager zal in beeld moeten brengen welke consequenties het heeft voor de uitvoeringsagenda van de opgave en of het nodig is om aanvullende middelen te verwerven. Dan zal bekeken moeten worden wat dit betekent voor het draagvlak van de samenwerking en voor de inwonersbijdrage. Verdere stappen hangen af van hoeveel gemeenten het betreft.

De capaciteit in de opgaven komt niet rond

Als dit te maken heeft met specifieke kennis, ervaring of competenties, dan kunnen mensen extern worden ingehuurd. Is het niet mogelijk om interne mensen vrij te maken, dan zullen netwerkdirectie en bestuur met elkaar bekijken wat er wel mogelijk is. Prioriteren en temporiseren van (delen van) opgaven kan hierbij een instrument zijn.

Als er op enig moment een einde komt aan de samenwerking, heeft dit gevolgen voor de medewerkers van het regiobureau.

Het uitgangspunt is dat de mensen in dienst zijn van het regiobureau om te voorkomen dat een specifieke gemeente belast wordt met langjarige detacheringen. Het betreft niet dusdanig veel mensen dat plaatsing op een andere plek een probleem zal vormen, mocht het tot opheffing komen. Een andere mogelijkheid is om in eerste instantie te werken met een tijdelijke arbeidsovereenkomst. De democratische legitimatie voor zowel colleges als raden vraagt om veel afstemmingsmomenten met grote groepen. Er is gekozen voor de meest eenvoudige vorm die democratisch legitiem is. Iedereen zal moeten wennen aan deze nieuwe manier van werken; daarin moeten alle betrokkenen energie steken.

De samenwerking is bestuurlijk en ambtelijk te log gemaakt. Daardoor gaat er te veel energie in de besluitvormingsprocessen zitten en niet in de opgaven.

De flexibiliteit en slagkracht van de samenwerking staan onder druk omdat iedereen overal iets over wil vinden.

Ook hier geldt dat de nieuwe regionale manier van werken om een omslag vraagt. Het uitgangspunt is vertrouwen. Door goede opgaven en een heldere organisatie ontstaat dit vertrouwen. Als je samen iets wil bereiken voor de regio dat verder gaat dan alleen het belang van je eigen gemeente, dan hoort daarbij dat je niet over ieder detail iets hoeft te zeggen. Door goede opgaven en een heldere organisatie ontstaat dit vertrouwen.

Bedrijfsplan versterkte Regio Arnhem-Nijmegen

Tl

Risico

Beheersmaatregel

In de praktijk lukt het niet om opgavegericht te werken omdat veel gemeenten nog behoorlijk sectoraal georganiseerd zijn. Dit geldt ook voor andere samenwerkingspartners. Hierdoor staat de integraliteit onder druk, een basisprincipe van het opgavegericht werken.

Het is niet mogelijk om vanaf dag 1 deze denk- en werkwijze bij gemeenten te realiseren. We moeten beseffen dat het tijd kost om het opgavegericht werken uit te leggen en te stimuleren. Hierin hebben de netwerkdirectie en de regio-coördinatoren een belangrijke rol. Zij zullen samen met de opgavemanagers de dwarsverbanden tussen de bestaande taakgebieden moeten leggen. Zo wordt de verbinding tussen het eigen werk en de opgave, tussen het lokale en het regionale, voor de collega's in de gemeenten helder.

De omvang van de netwerkdirectie plus hun lokale belang bemoeilijkt het opereren als één geheel

Dit wordt ondervangen doordat een compacte selectie uit de netwerkdirectie eerste aanspreekpunt is. Daarnaast moet er worden geïnvesteerd in het goed laten functioneren van dit gremium; hier moeten het regiobureau en de regiodirecteur aandacht aan geven.

Bedrijfsplan versterkte Regio Arnhem-Nijmegen 28

Bijlage 1: Inzet ambtelijke capaciteit voor de opgaven Zoals al aangegeven in hoofdstuk 3 wordt bij de voorbereiding van de opgaven geïnventariseerd wat er aan mensen en middelen nodig is om uitvoering te kunnen geven aan de opgave. Deze middelen voor de uitvoering en middelen voor menskracht landen in de opgavenbegroting. De verdeling van personele kosten gaat naar rato van de inwonersaantallen van de deelnemende gemeenten. Zeggen de raden ja tegen deelname aan de betreffende opgave, dan zijn er dus middelen beschikbaar om een opgaveteam te kunnen bemensen en aan de uitvoering te gaan werken. Opgaveteams Het werken met dedicated opgaveteams leidt tot kwaliteit en slagkracht voor de opgaven. Mensen worden vrijgemaakt om voor 40 tot 100 0Zo van hun tijd voor de betreffende regionale opgave te gaan werken. Het gaat hier in ieder geval om een opgavemanager, ondersteuning, inhoudelijke expertise en eventuele projectleiders. Omdat de opgaven verschillen qua inhoud, omvang en organisatie, verschillende deze opgaventeams ook van elkaar. Gedacht kan worden aan een omvang van 6 tot 7 fte. Er ontstaat efficiencywinst ten opzichte van de huidige situatie doordat er niet steeds werkgroepen worden geformeerd met 18 gemeentelijke vertegenwoordigers. Uiteraard wordt wel gezorgd voor geregelde terugkoppeling naar alle gemeenten.

Matching Voor alle rollen in de opgaveteams wordt een kort profiel opgesteld met daarin de gevraagde kwaliteiten, kennis en ervaring. Het behalen van resultaten in de opgaven staat of valt immers met de juiste mensen op de juiste plek. De gevraagde rollen worden opengesteld voor alle medewerkers bij de gemeenten, gelieerde (gemeentelijke) organisaties en samenwerkingsorganisaties. De taak van de netwerkdirectie hierbij is om medewerkers te inspireren en ruimte te bieden om hierop te reageren. Eén van de kernwoorden van de regio is transparantie, daar kiezen we bij de matching ook voor. De regiodirecteur en ambtelijk opdrachtgever matchen eerst de opgavemanager. Deze wordt daarna betrokken bij het opstellen van de profielen en het matchen van de overige rollen. Uitgangspunt is: de beste persoon op de plek. De taak van de regiodirecteur is echter ook om te kijken of er wel sprake is van een evenwichtige verdeling over de regio, om zo veel als mogelijk lokale verbinding te houden. Dit criterium moet dus ook nadrukkelijk meegewogen worden. In geval van twijfel of discussiepunten kunnen deze door de regiodirecteur, in overleg met de opgavemanagers, worden voorgelegd aan de netwerkdirectie. Een wens hierbij is om binnen de opgaveteams ook kansen te creëren voor medewerkers om in het team te leren van andere collega's en het werk in de regio.

Dit wordt nadrukkelijk ook in de matching betrokken. Verrekening Alle gemeenten krijgen een factuur van het regiobureau voor hun aandeel in de opgavenbegroting. Dit omvat dus ook middelen voor inzet van personeel. De medewerkers die gematcht worden in een opgaveteam worden gedetacheerd bij het regiobureau. Voor hen geldt een uniforme verrekeningssystematiek, bepaald door het regiobureau, zodat aan de voorkant voor gemeenten duidelijk is wat detachering van een medewerker financieel betekent. Daarnaast wordt zo de administratieve last voor het

Bedrijfsplan versterkte Regio Arnhem-Nijmegen 29

regiobureau beperkt. De betreffende gemeente stuurt het regiobureau een factuur voor de detachering van deze medewerker, conform de uniforme verrekeningssystematiek. De financiële vergoeding maakt het redelijk dat er functie-eisen worden gesteld en zorgt zo voor professionaliteit. Daarnaast biedt deze aanpak de leverende organisatie de gelegenheid om adequate vervanging te regelen. Als een gemeente haar berekende personele inzet ook daadwerkelijk in menskracht levert, speelt zij 'quitte'. Er zal in dit geval wel over en weer gefactureerd worden. Indien er minder in menskracht geleverd wordt, draagt de gemeente dus met name financieel bij. Indien er meer menskracht geleverd wordt, dan volgens de berekeningen noodzakelijk, krijgt die gemeente meer financiële middelen dan ingelegd. Getracht wordt om zo veel als mogelijk van de eerste optie uit te gaan. Naast de inzet van de dedicated opgaveteams zal er in de uitvoering van de opgaven geregeld extra inzet van expertise worden gevraagd om verschillende projecten tot uitvoering te brengen. Het gaat dan om het toeleveren van lokale kennis en lokale bijdragen aan de voorbereiding en uitvoering van projecten. We beschouwen die inzet als behorend tot het reguliere werkpakket van de individuele gemeenten en de betreffende medewerkers. De individuele gemeentelijke organisaties zorgen, net als nu, voor het leveren van dit werk.

Hier vindt op regionaal niveau geen verrekening voor plaats. In geval van discussie over deze inzet kan dit door de regiodirecteur of een gemeentesecretaris worden geagendeerd in de netwerkdirectie. Tot de opdracht van het dedicated opgaveteam hoort altijd het informeren van medewerkers uit de 18 gemeenten voor wie de opgave relevant is voor hun lokale werk. Samengevat in spelregels » De opgavemanagers functioneren voor de duur van hun opdracht als gedetacheerd medewerker van het regiobureau, ook al worden ze betaald vanuit opgavengeld. Inhoudelijk worden ze, binnen de kaders van de opdracht, aangestuurd door hun bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever. » De capaciteit voor de uitvoering van de opgaven wordt binnen elke opgave vooraf begroot via een capaciteitsraming. » Er wordt gewerkt met dedicated opgaveteams » De kosten van de inzet van de opgavemanagers, projectleiders en projectmedewerkers worden als proceskosten geraamd en meegenomen in de opgavenbegroting. De inzet van medewerkers in de opgaveteams wordt vervolgens tegen vastgestelde tarieven vergoed aan de leverende gemeenten. » De opgavemanagers, projectleiders en projectmedewerkers worden voor de duur van de opgave vanuit de gemeente/samenwerkingspartners gedetacheerd bij het regiobureau.

» De rollen van opgavemanager, projectleider en projectmedewerker worden bij voorkeur ingevuld door collega's uit de 18 gemeenten of komen van onze samenwerkingspartners in de betreffende opgave, vanwege de inhoudelijke en organisatorische verbinding en om eigen medewerkers kansen te bieden. Als er geen passende expertise binnen de gemeenten of onze samenwerkingspartners te vinden is, kan externe capaciteit worden ingehuurd. Het besluit hierover ligt bij de regiodirecteur (in afstemming met de netwerkdirectie). » Werken in de regionale samenwerking vraagt specifieke competenties/capaciteiten. Hiervoor wordt een profiel opgesteld dat wordt gebruikt bij het aantrekken van medewerkers. Bedrijfsplan versterkte Regio Arnhem-Nijmegen 30

»

De netwerkdirectie zorgt voor een adequate bezetting van de in de opgaven afgesproken capaciteit én voor een onderling evenwichtige belasting van de individuele gemeentelijke organisaties.

»

Voor de aansluiting van alle inhoudelijke medewerkers uit de 18 gemeenten vindt geen verrekening plaats. Dit zijn de deelnemers aan de regionale ambtelijke platformen, ambtenaren die periodiek worden geïnformeerd over de opgaven of mensen die incidenteel hun (lokale) expertise beschikbaar stellen. Het gaat in dit laatste geval dan om het toeleveren van lokale kennis en lokale bijdragen aan de voorbereiding en uitvoering van projecten.

Bedrijfsplan versterkte Regio Arnhem-Nijmegen 31

Colofon Dit bedrijfsplan voor de regio Arnhem-Nijmegen is één van de resultaten van het proces voor versterking van de regionale samenwerking. Naast dit bedrijfsplan zijn een gemeenschappelijke regeling, een regionale visie en een agenda met regionale opgaven ontwikkeld. Deze stukken zijn opgesteld in opdracht van de stuurgroep versterking regionale samenwerking die daarbij steeds in contact stond met de colleges en raden van de gemeenten in de regio. De leden van de Stuurgroep Regionale versterking:

Stuurgroep Hubert Bruls

burgemeester gemeente Nijmegen

Nick Derks

wethouder gemeente Wijchen

Sylvia Fleuren

wethouder gemeente Berg en Dal

Ahmed Marcouch

burgemeester gemeente Arnhem

Lucien van Riswijk

burgemeester gemeente Zevenaar (voorzitter)

Jasper Verstand

wethouder gemeente Renkum

Helga Witjes

wethouder gemeente Lingewaard

Arne van Hout

gemeentesecretaris Nijmegen, Kring Gemeentesecretarissen

Jan Herman de Baas

kwartiermaker Versterking regionale samenwerking

Henk van den Berg

secretaris Regio Arnhem-Nijmegen (secretaris)

Ondersteund door een projectteam, bestaande uit medewerkers van gemeenten uit alle delen van de regio. In verschillende werkbijeenkomsten zijn vele ambtelijke deskundigen van de 18 gemeenten intensief betrokken bij het opstellen van het bedrijfsplan en de gemeenschappelijke regeling voor de regio Arnhem-Nijmegen. Maar ook betrokkenen en experts buiten de regio hebben hun kennis en ervaring over regionale samenwerking gedeeld en zo dit proces en de resultaten verrijkt. Zonder de betrokkenheid van al deze personen had dit resultaat niet tot stand kunnen komen.

Bedrijfsplan versterkte Regio Arnhem-Nijmegen 32