03. Aanvullende spelregels raads- en cievergaderingen

AANVULLENDE SPELREGELS RAADS- EN COMMISSIEVERGADERINGEN Binnen de context van: • Artikel 16 van de Gemeentewet; • ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad’; • ‘Verordening op de raadscommissies 2019’; • de opdracht van de Werkgroep Vergadermodel; en rekening houdend met: • de resultaten van de kennismakingsgesprekken van de griffier a.i. met de fracties; • de resultaten van de enquête /survey bij alle raadsleden; • de reflectiebijeenkomst d.d. 30 juni 2021; • het overleg van de fractievoorzitters d.d. 27 augustus 2021; is behoefte aan aanvullende spelregels met betrekking tot de raads- en commissievergaderingen, zonder dat op voorhand de structuur van het bestuursmodel, dat wil het commissiemodel, ter discussie staat. RAADSCOMMISSIES Onderscheid beeld, oordeel en besluit De Agendacommissie bepaalt op basis van status, complexiteit en gevoeligheid of een raadsvoorstel eerst beeldvormend in de raadscommissies wordt besproken of direct oordeelsvormend. De Griffie adviseert hierover. Uit de opbouw van de agenda van de commissievergadering en de volgorde van de agendapunten blijkt de onderverdeling. In de commissievergadering worden in principe eerst beeldvormende en vervolgens oordeelsvormende agendapunten behandeld, maar niet alle oordeelsvormende agendapunten behoeven een beeldvormende bespreking.

Bij zeer complexe of gevoelige onderwerpen kan de Agendacommissie ervoor kiezen een aparte avond te beleggen (beeld- of oordeelsvormend). Dit kan als themasessie of, indien de situatie erom vraagt, als extra raadscommissieavond. Een commissievergadering heeft een formele status, d.w.z. m.b.t. lidmaatschap (een commissie heeft leden) als m.b.t. procesgang (het maakt onderdeel uit van het politiek-bestuurlijk besluitvormingsproces). Commissievergaderingen zijn in principe altijd openbaar. Ze zijn niet openbaar als hiervoor op advies van de Agendacommissie beslotenheid c.q. geheimhouding is opgelegd. Zie hiervoor het protocol geheimhouding.

Concept versiedatum 21 december 2021

1/4

Een informatiebijeenkomst is in principe openbaar. Er worden voor informatiebijeenkomsten in principe streaming, live-opnames en/of andere opnames gemaakt, tenzij dit vooraf door de Agendacommissie expliciet anders is besloten. Een lid van de Agendacommissie, in principe een plaatsvervangend voorzitter van een raadscommissie, is voorzitter van de informatiebijeenkomst. Beeldvorming: het inwinnen van informatie staat centraal. Inwoners, organisatie en deskundigen geven informatie en/of hun mening met argumentatie. Raadscommissieleden vergaren informatie door het stellen van vragen, maar geven hun mening niet en gaan ook niet met elkaar in discussie. Ook het college kan in dit stadium de informerende partij zijn. Uit de presentatie en opbouw van de agenda blijkt of het agendaonderwerp beeldvormend geagendeerd is. Oordeelsvormend: raadscommissieleden nemen een voorlopig standpunt in en proberen elkaar te overtuigen in het debat. De raadscommissie concludeert of het raadsvoorstel als hamerstuk of bespreekstuk naar de raadsvergadering gaat. De beoordeling of een raadsvoorstel ‘rijp voor bespreking in de raadsvergadering is’, is geen primaire verantwoordelijkheid van de raadscommissie, maar van de Agendacommissie en de gemeenteraad. Besluitvorming (in de raad): het debat over het conceptbesluit en eventuele amendementen en moties, staat hier centraal.

Elk debat eindigt met besluitvorming. Fracties proberen in en via het debat elkaar te overtuigen, compromissen te smeden en verantwoording aan de inwoners af te leggen over hun standpunt. Het is niet de bedoeling discussies uit de raadscommissies (uitgebreid) te herhalen. Het is de bedoeling dat, indien dit toch gebeurt, raadsleden elkaar hier in de vergadering onderling op aanspreken en dit niet louter een verantwoordelijkheid van de voorzitter laten zijn (zelfreflectie). Inspreken Inwoners en belanghebbenden hebben spreekrecht over niet-geagendeerde onderwerpen en geagendeerde onderwerpen. Zij melden zich tenminste 24 uur van tevoren bij de Griffie aan. We gaan coulant om met de 24-uursregel. Wanneer inspreken bij een niet-agendeerd agendapunt plaatsvindt, blijkt dit uit de toelichting bij het agendapunt ‘Inspreken’. Wanneer inspreken bij een geagendeerd agenda plaatsvindt, blijkt dit uit de toelichting bij het betreffende geagendeerde agendapunt. Het inspreken is bedoeld als een middel voor inwoners en belanghebbenden om een betoog te kunnen houden. Na het betoog hebben raadsleden de mogelijkheid om – ter verduidelijking – vragen te stellen en de inspreker heeft de mogelijkheid om antwoord te geven. Na het geven van het antwoord wordt het inspreken in principe beëindigd. Het is niet de bedoeling om aansluitend discussie te voeren.

Er wordt geen discussie met de inspreker gevoerd. Politieke discussie vindt plaats tijdens de behandeling van het betreffende onderwerp zoals aangegeven op de agenda.

Concept versiedatum 21 december 2021

2/4

Documenten betreffende ‘informatie aan de raad’, die geagendeerd zijn ter controle van het college (vragen stellen), worden tijdens de commissievergadering altijd na de raadsadviezen behandeld, ook als er insprekers zijn. Agendering door fracties De Griffie stuurt uiterlijk de donderdag voor de agendacommissievergadering een overzicht van alle toegestuurde informatienota’s naar de raad. Elke fractie die een informatienota, beantwoording van schriftelijke vragen of ander onderwerp voor de raadscommissie wil agenderen, laat dit op de dag van de agendacommissievergadering uiterlijk 15.00 uur aan de Griffie weten. Daarbij geeft de fractie duidelijk aan: welke informatienota of ander onderwerp zij geagendeerd wil hebben, waarom en met welk doel. Vragen en/ of discussiepunten zijn duidelijk vermeld. Dit is hieronder verder toegelicht. De fractie geeft aan wat het doel van de agendering is door één van onderstaande ‘smaken’ te kiezen: 1. Controleren college: de indiener wil vragen aan een collegelid stellen. Procedure: 1. de indiener geeft aan de Griffie de hoofdvragen door; 2. de indiener stelt tijdens de raadscommissievergadering de vragen aan het collegelid, hetcollegelid beantwoordt daarna de vragen; 3. de indiener en andere fracties krijgen de mogelijkheid aanvullende vragen aan het collegelid testellen; 4. het collegelid beantwoordt de aanvullende vragen.

Fracties mogen dus geen vragen aan elkaar stellen. Er vindt geen discussie plaats. 2. Oordeelsvorming: de indiener wil met andere fracties in gesprek en in discussie. Procedure: 1. de indiener levert bij de Griffie een korte notitie aan, waarin aanleiding, doel bespreking,achtergrondinformatie over het onderwerp en discussievragen duidelijk zijn verwoord; 2. de raadscommissie behandelt de notitie in twee termijnen. 3. Beeldvorming: de indiener wil met andere fracties samen meer inzicht krijgen in een bepaalde kwestie, vaak door inwoners, organisaties en/ of deskundigen uit te nodigen. Procedure: 1. de indiener levert bij de Griffie een korte notitie aan, waarin aanleiding, doel bespreking, achtergrondinformatie over het onderwerp en vragen duidelijk zijn verwoord; de indiener geeftook aan wie hij voor de commissievergadering wil laten uitnodigen; 2. de raadscommissie behandelt de notitie/ kwestie in twee vragenrondes. Het vergaren van informatie staat centraal, er vindt dus geen discussie plaats. Rondvraag P.M.

Concept versiedatum 21 december 2021

3/4

Schriftelijke vragen artikel 39 Om de status en betekenis van de diverse mogelijkheden om vragen helder te stellen, helder te hebben worden formats ingevuld ten behoeve van: • Technische schriftelijke vragen • Schriftelijke vragen artikel 39 Vaststelling agenda Raadsleden geven wijzigingsvoorstellen 24 uur van tevoren aan de Griffie door. RAADSVERGADERING Vaststelling agenda en afhandeling ingekomen stukken Raadsleden geven wijzigingsvoorstellen 24 uur van tevoren aan de Griffie door. Indiening, ondertekening en toelichting moties en amendementen P.M.

Raadswerkgroep Vergadermodel, 21 december 2021.

Concept versiedatum 21 december 2021

4/4