00 Raadsvoorstel Beunings Bestuursmodel

Raadsvoorstel raadsvoorstel Zaak BPR E SO.00000002 de gemeenteraadJa Onderwerp : Beunings Bestuursmodel Raadsvergadering Nummer(agenda) : Commissie Registratienummer : bb22.00010 Datum Registratiecode : Commissie 2 Auteur : M. Hermans (griffier) Datum Status : Openbaar B&W-vergadering Persgesprek : Portefeuillehouder

: : : : : : :

25 januari 2022 FAZ n.v.t. n.v.t. Raadswerkgroep Vergadermodel

Samenvatting De Raadswerkgroep Vergadermodel, onder voorzitterschap van de burgemeester en waarvoor alle fracties zijn uitgenodigd om hieraan deel te nemen, is tot een advies gekomen om een ander vergadermodel in de gemeente Beuningen te introduceren. Het betreft een pakket van adviezen, gepresenteerd als ‘Beunings Bestuursmodel’. De concrete resultaten c.q. voorstellen van de werkgroep zijn als bijlagen toegevoegd en maken onderdeel uit van het concept besluit. De werkgroep merkt op dat het welslagen van het ‘Beunings Bestuursmodel’ deels een instrumentele benadering kent (structuur), maar toch vooral afhankelijk is van de wijze waarop het model de komende periode wordt toegepast en de wijze waarop we met elkaar (gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie) omgaan (cultuur).

Besluit om 1. Het ‘Beunings Bestuursmodel’ bestaande uit: a. aanvullende spelregels raads- en commissievergaderingen, b. overzicht ‘Gereedschapskist van een raadslid’, met aangepaste spelregels, c. formats ‘Schriftelijke vragen art. 39’, ‘Vragenronde’, d. aangepaste opbouw/agendasetting commissievergaderingen (format), e. onderscheid informatiebijeenkomst, beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende behandeling, f. introductie en onderscheid Fractievoorzittersoverleg en Agendacommissie, g. samenvoeging huidige commissies Samenleving en FAZ tot de commissie ‘Samenleving en Bestuur’, in combinatie met de uitbouw van informatiebijeenkomsten, h. vervallen ‘Open Podium’ en de introductie van ‘Raad op locatie’, i. het benoemen van commissieleden, maar niet meer in relatie tot een bepaald werkgebied, j. het intensiveren van de kaderstellende rol van de gemeenteraad, vast te stellen. 2. Het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2022’ vast te stellen. 3. Het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad’ d.d. 17 december 2019 te laten vervallen. 4. De ‘Verordening op de raadscommissies 2022’ vast te stellen. 5. De ‘Verordening op de raadscommissies 2019’ te laten vervallen.

Inleiding De gemeenteraad praat al geruime tijd over de vergaderwijze van de gemeenteraad en wil een verbeterde werkwijze. Met het oog op een nieuwe raad in 2022 is afgesproken om een werkgroep uit de gemeenteraad samen te stellen en ‘na te denken over hetgeen goed gaat en beter kan en over de effecten die dit heeft op een vergadermodel’. Deze werkgroep wil een creatieve, Beuningse manier van vergaderen vinden. Daarbij wordt het midden gezocht tussen efficiënt vergaderen en aantrekkelijk vergaderen voor inwoners. In het algemeen mag er voor partijen meer ruimte zijn om hun standpunt toe te lichten en met elkaar in debat te gaan. Daarnaast is een doel van de raadswerkgroep om met voorstellen te komen die leiden tot een versterking van de rol en de positie van de gemeenteraad. Beoogd effect Met de introductie en uitvoering van het ‘Beunings Bestuursmodel’ en, daaruit voortvloeiend, de vaststelling van een geactualiseerd ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad’ en een geactualiseerde ‘Verordening op de raadscommissies’, wordt bovengenoemd doel bereikt. Argumenten 1. Efficiënter vergaderen van de gemeenteraad. 2. Effectiever vergaderen van de gemeenteraad. 3. Het bevorderen van het politieke debat. 4. Het versterken van de rol en de positie van de gemeenteraad.

Kanttekeningen/opmerkingen Per onderdeel van het ‘Beunings Bestuursmodel’ volgen hier enkele toelichtende opmerkingen: a. Aanvullende spelregels raads- en commissievergaderingen. Naast het vaststellen van een ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad’ en een ‘Verordening op de raadscommissies’, acht de raadswerkgroep het van belang om aanvullend een aantal spelregels te hanteren. b. ‘Gereedschapskist van een raadslid’. In een geactualiseerd overzicht ‘Gereedschapskist van een raadslid’, zijn de middelen van een raadslid beschreven: wanneer zet een raadslid welk middel in en welke spelregels horen daarbij? c. Formats ‘Schriftelijke vragen art. 39’, ‘Vragenronde’. Ter verheldering van de betekenis en status van door raadsleden en/of fracties gestelde vragen en de daarbij passende afhandelingsprocedure, is het voor zowel raad, college als ambtelijke organisatie effectief, efficiënt en gebruiksvriendelijk om met afgesproken formats te gaan werken. d. Aangepaste opbouw/agendasetting commissievergaderingen (format). De vernieuwde opbouw van de agenda van een commissievergadering kent een onderscheid tussen onderwerpen die beeldvormend, oordeelsvormend of controlerend aan de orde worden gesteld. Grote onderwerpen die informatief meer tijd vragen worden in afzonderlijke informatiebijeenkomsten behandeld. e.

Onderscheid informatiebijeenkomst, beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende behandeling. In ‘Aanvullende spelregels raads- en commissievergaderingen’ is het onderscheid nader geschetst. In informatiebijeenkomsten kunnen grote en/of belangrijke onderwerpen voldoende ruimte krijgen voor een nadere toelichting en gesprek. De fasering in beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming geeft gelegenheid voor de verschillende onderdelen van de politiek-bestuurlijke besluitvorming. f. Introductie en onderscheid Fractievoorzittersoverleg en Agendacommissie. Het Fractievoorzittersoverleg en de Agendacommissie hebben elk een eigen, afzonderlijke taak en verantwoordelijkheid. Deze zijn voor beide organen beschreven in het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad’.

Pagina 2 van 4

g.

Samenvoeging huidige commissies Samenleving en FAZ tot de commissie ‘Samenleving en Bestuur’, in combinatie met de uitbouw van informatiebijeenkomsten. Bij de keuze voor een samenvoeging van de commissie Samenleving en de commissie FAZ spelen de volgende overwegingen:  terugkijkend over een langere periode is geconstateerd dat de agenda’s voor beide commissies (zeer) beperkt zijn;  beperkte agenda’s leiden veelal tot gespreksstof waarvoor het overleg niet bedoeld is en dat is voor de commissies Samenleving en FAZ ook aan de orde;  voor de informatieve bespreking van diverse thema’s is met de nieuwe werkwijze meer ruimte gecreëerd in informatiebijeenkomsten;  voor een gemeente met deze schaalgrootte, kent de gemeente Beuningen bovengemiddeld veel raadscommissies, die bovendien veelal lang duren;  voor de personele bezetting van de raadscommissies hoeft dit geen gevolgen te hebben;  met deze nieuwe werkwijze wordt rekening gehouden met de wens om het commissiestelsel in stand te houden en toch effectiever en efficiënter te vergaderen, waarbij de lokale samenleving volop mogelijkheden heeft om mee te doen, meer mogelijkheden voor het politieke debat zijn en de rol en positie van de raad versterkt wordt. h. Vervallen ‘Open Podium’ en de introductie van ‘Raad op locatie’. Het ‘Open Podium’ als onderdeel van de raadsagenda heeft tegenwoordig een beperkte werking en invulling.

Er wordt niet of nauwelijks gebruik van gemaakt. In plaats daarvan wordt ‘Raad op locatie’ georganiseerd. De raad of een vertegenwoordiging daarvan gaat een aantal keren per jaar op locatie zitten om het gesprek aan te gaan met inwoners en/of vertegenwoordigers uit de lokale samenleving. In de eerste helft van 2022 volgt een nadere invulling over de vorm en de inhoud van ‘Raad op locatie’. i. Het benoemen van commissieleden, maar niet meer in relatie tot een bepaald werkgebied. Met de nieuwe werkwijze kunnen fracties per vergadering zelf kiezen wie namens hun fractie deelneemt aan de behandeling van een onderwerp in de commissievergadering en is dit niet meer afhankelijk van hun benoeming. j. Het intensiveren van de kaderstellende rol van de gemeenteraad. Ter versterking van de rol en de positie van de gemeenteraad zijn er diverse mogelijkheden om de kaderstellende rol van de gemeenteraad meer vorm en inhoud te geven. Op korte termijn zal daarom gestart worden met:  een planning & controlcyclus nieuwe stijl, met een kaderstellend debat in het voorjaar;  startnotities over grote onderwerpen, alvorens onderwerpen nader uitwerking krijgen;  notities van raadsleden en/of fracties om het beeldvormende gesprek in de raad te bevorderen. In kader van de komende raadsverkiezingen wordt overwogen om een raadsakkoord, -plan of agenda te maken.

Financiën Met de introductie van het ‘Beunings Bestuursmodel’ zijn in principe geen extra kosten gemoeid. Mogelijk kan de vorm en inhoud van ‘Raad op locatie’ beperkte extra kosten met zich mee brengen. Tijdspad 1. Het startpunt van de introductie van het ‘Beunings Bestuursmodel’ is februari 2022. 2. Het betreft een groeimodel, waarin ervaringen zullen worden opgedaan en al werkende weg bijstellingen zullen plaatsvinden. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie Na besluitvorming zal het besluit op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt. Daarvoor wordt advies van Communicatie ingewonnen.

Pagina 3 van 4

Evaluatie Na een jaar zal de werkwijze een evaluatiemoment kennen. De Griffie zal de voortgang van de uitvoering van deze nieuwe werkwijze monitoren en de evaluatie uitvoeren. Bijlagen 1. Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2022 at22000014 2. Verordening op de raadscommissies 2022 at22000015 3. Aanvullende spelregels raads- en commissievergaderingen at22000016 4. Gereedschapskist van een raadslid’ at22000017 5. Formats ‘Schriftelijke vragen art. 39’, ‘Vragenronde’ at22000018 6. Aangepaste opbouw/agendasetting commissievergaderingen (format) at22000019

De Raadswerkgroep Vergadermodel, D. Bergman, Voorzitter

Besluit d.d.

Pagina 4 van 4